Projekthandbuch. Sage Software erfolgreich einführen.

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1 Sage Software erfolgreich einführen. 1

2 Inhalt. 1 Einführung Besonderheiten Projektteam Lenkungsausschuss Projektteam des Kunden Key-User des Kunden Projektmanager Sage Business Partner Projektteam Sage Business Partner Projektabwicklung Kick-Off Meeting Projektraum beim Kunden Projektplan Installation Konzeptphase Customizing Testkonvertierung Schulungen Test- / Parallelbetrieb Regelung Test- / Echtbetriebsunterstützung Abnahme customized System Echtbetrieb Endabnahme Optimierung des Systems Projekttools und Formulare Projektplan Meilensteinplan Offene-Punkte Liste Tätigkeitsnachweis Notizen und Ergänzungen Bestätigung des es

3 Einführung. Sie haben das für die Implementierung einer Sage Lösung mit hohem Funktionsumfang vor sich. Dieses Handbuch dient der standardisierten Organisation und Durchführung des Projektmanagement und ist gleichzeitig der Leitfaden für die Durchführung des gemeinsamen Projekts. Als wurde es für eine Vielzahl von Fällen entwickelt, gegebenenfalls müssen der Sage Business Partner und der Kunde entscheiden, ob und in welchen Teilen Anpassungen an die konkreten zu regelnden Situationen und evtl. an die Rechtsentwicklung erforderlich sind. Die Inhalte der Projektabwicklung (Projektphasen des Consulting) sind nachfolgend beschrieben. Die hier beschriebenen Richtlinien, Abläufe, Tools und Formulare sind für das Projekt bindend und müssen bei der Abwicklung des Projektes angewendet und eingehalten werden. Der Kunde und der Sage Business Partner führen die Implementierung einer Sage Lösung eigenverantwortlich durch. Eine vertragliche Beziehung zur Firma Sage wird durch die Anwendung der Empfehlungen dieses s nicht begründet. Ansprüche können aus der Anwendung dieses s gegen Sage weder vom Kunden noch vom Sage Business Partner geltend gemacht werden. Auch dieses Handbuch und die hierin enthaltenen Empfehlungen vermögen weitergehende und auf das einzelne Projekt zugeschnittene einzelvertragliche Abreden zwischen dem Sage Business Partner und dem Kunden nicht zu ersetzen. Für Auswirkungen auf die Rechtspositionen der Parteien kann die Firma Sage auch bei Befolgung der hier niedergelegten Empfehlungen keine Haftung übernehmen. 3

4 Einführung. Grundbedingungen Die Unterstützung der Geschäftsleitung ist für den Erfolg des Projekts unabdingbar. Im besonderen bedeutet dies, dass die Geschäftsleitung folgende Aufgaben erfüllt: Regelmäßige Weitergabe von angemessenen Projektinformationen (z.b. regelmäßig erscheinende Newsletter oder regelmäßig stattfindende Besprechungen) Positives Einschreiten der Geschäftsleitung, z.b. durch die Zuteilung der adäquaten Prioritäten, besonders im Bereich der Ressourcen Die Geschäftsleitung zeigt Interesse auf der Ebene der tatsächlichen Projektdurchführung Das Projekt hat oberste Priorität! Wenn alles andere wichtiger ist als das Projekt, stehen die Chancen zum Erreichen der Projektziele schlecht. Der Kunde hat eine Mitwirkungspflicht. Ohne die Einbringung des Kunden ist eine erfolgreiche Umsetzung des Projektes so gut wie nicht möglich. Das Projektziel muss klar und exakt formuliert werden. Durch ein verändertes Projektziel ändert sich natürlich auch das Projekt. In einem solchen Fall wird ein geänderter Projektplan erstellt, der der neuen Situation angemessen ist. Es erübrigt sich, festzustellen, dass dies Auswirkungen auf die Kosten und die Laufzeit des Projekts haben kann. Anregungen zur Förderung des Teamgeistes innerhalb der Projektgruppe 4

5 Besonderheiten. Es ist von größter Wichtigkeit, dass vom Projektteam des Kunden gleichzeitig kein anderes Projekt begonnen oder durchgeführt wird, welches das gegenwärtige Projekt direkt oder indirekt beeinflussen kann. Wissenstransfer ist das Schlüsselwort des Projekts. Die Projektteilnehmer müssen dem Wissenserwerb gegenüber aufgeschlossen sein, z.b. durch die Teilnahme an Schulungen, auch eigenständig über die normale Arbeitszeit hinaus. Der interne Projektleiter und die (Key-)User werden von Consultants des Sage Business Partners geschult. Engpässe in der Durchführung des Projekts können häufig aus folgenden Gründen entstehen: Mangel an Weisungsbefugnis des internen Projektleiters Flexibilität innerhalb des Unternehmens Know-how Motivation Zeit (führt zu längerer Laufzeit) Unterschätzung des tatsächlichen Arbeitsaufwands Scheitern bei der Einhaltung von Zusagen Mangel an Klarheit in der Kommunikationsstruktur den Zuständigkeiten und Aufgaben den gewählten Verfahren/Implementierungsprozeduren Seitens der Geschäftsführung sowie der Projektleitung des Kunden ist durch angemessene Maßnahmen sicherzustellen, dass diese Engpässe im Vorwege wie auch im Verlauf des Projekts ausgeschlossen werden. 5

6 Projektteam. 3.1 Lenkungsausschuss (empfohlen bei Projektlaufzeiten > 6 Monaten) Teilnehmer: Mitglied der GF des Kunden Projektleiter des Kunden Projektleiter des Sage Business Partners Mitglied der GF des Sage Business Partners Aufgaben: Periodische Tagung je nach Status des Projektes Überprüfbare Ziele, Meilensteine und Randbedingungen setzen Projektcontrolling durchführen Genehmigung von Teilprojekten / Planung Entscheidung bei Interessenkonflikten der Projektgruppen Entscheidung über Neuausrichtung bei Nichterreichung der Ziele oder Prioritätsänderungen Abnahme von Projektergebnissen, Meilensteinkontrolle, Gesamtprojekt 3.2 Projektteam des Kunden Die Projektleitung des Kunden steht in einem angemessenen Rahmen für das Projekt zur Verfügung. Sie ist befugt, bestimmte Änderungen in der Organisation zu fordern. Es ist wichtig, dass die interne Projektleitung direkt an einer evtl. Umstrukturierung der betrieblichen Abläufe, die für die Einführung / Umstellung auf das Sage Produkt erforderlich sind, beteiligt ist. Sie spielt eine zentrale Rolle im Projekt und muss dabei in der Lage sein, die verschiedenen Benutzer zu unterstützen und zu beraten. Je nach Größe des Projektes gibt es eine, zwei oder drei Hierarchien innerhalb des Projektteams (z.b. Projektleiter des Kunden, Key-User, Endanwender ). 3.3 Key-User des Kunden Diese Mitarbeiter sind i.d.r. die wichtigsten Know-how-Träger zur Abwicklung der operativen Geschäftsprozesse. Aufgaben Definition und Dokumentation der fachlichen Anforderungen Mitarbeit bei Tests, Datenübernahme Erstellen von Arbeitsanweisungen und Schulungsunterlagen für den Enduser Teilnahme an Schulungen => Erlernen der Software für den Fachbereich Gegebenenfalls Schulung der Enduser Echtbetriebsunterstützung 6

7 3.4 Projektmanager Sage Business Partner Aufgaben: Planung und Koordination von Projektaktivitäten (Projektplan) Überwachung des Projektfortschritts Koordination der externen und internen Mitarbeiter Qualitätssicherung Informations- und Berichtspflicht an den Lenkungsausschuss, insbesondere bei Projektabweichung Teilnahme an den Lenkungsausschusssitzungen Vorbereitung und Teilnahme von Projektsitzungen Bereinigung von Konfliktsituationen Periodische Projektbesprechungen Ansprechpartner zu Projektablauf und Koordination der Aktivitäten Freigabe und Abnahme von Projektphasen, Meilensteinen, Konzepten 3.5 Projektteam Sage Business Partner Das Team setzt sich aus den Spezialisten der einzelnen Bereiche zusammen, die vom Projektmanager gesteuert und kontrolliert werden (Consulting fachbereichsbezogen + Projektleitung). Je nach Umfang der Lösung (z.b. Drittlösungen) kommen im Auftrag des Sage Business Partners ggf. auch Mitarbeiter von Partnerunternehmen zum Einsatz. 7

8 Projektabwicklung. Die systematische Implementierung von Sage ERP-Lösungen erfolgt nach dem Projekteinführungsmodell der Sage Software GmbH. Planung Angebotserstellung Funktionale Spezifikation Grobkonzept / Workshop Meilensteinplan erstelllen Vertriebsunterstützung Systemspezifikation Angebot erstelllen Konzeptphase Projektorganisation Anwendungskonzept Kick of beim Kunden Abnahme Anwendungskonzept Hardware-Installation Software-Installatiion Realisierung Nutzung Einführungsvorbereitung Installation Echtbetrieb Systemtest Test-Datenmigration Software-Erweiterungen Auslieferungstest Einführung / Strategie Lieferung Kundeninstallation Customizing Abnahme Customized System Testbetrieb Echt-Datenmigration Endabnahme-Service Software-Service Hardware-Service Produkt-Training Individual-Training / Coaching Projektmanagement Die Einführung der Software besteht aus zwei Teilen: Implementierung. In diesem Teil werden alle wesentlichen Prozessunterstützungen implementiert und integriert, damit der kontinuierliche Geld- und Warenfluss weiterhin gewährleistet ist. Kontinuierliche Verbesserung / Optimierung des Systems. In diesem Teil werden die implementierten Unternehmensfunktionen nach den Erfordernissen erweitert und verbessert. Im Folgenden werden die wesentlichen Themen und die einzelnen Phasen eines Projektes beschrieben. 8

9 4.1 Kick-Off Meeting Nach Auftragserteilung wird in Zusammenarbeit mit dem Kunden das Projekt der Geschäftsleitung bzw. dem Projektverantwortlichen und dem Projektteam vorgestellt. Dabei wird das Projekt strategisch in die richtige Richtung gelenkt. In erster Linie wird dabei das Projekt mit seinen Inhalten, sowie der Projektplan/ -organisation und -strategie präsentiert. 4.2 Projektraum beim Kunden Der Kunde wird den Projektmitarbeitern des Sage Business Partners für die Dauer der Projektlaufzeit einen Raum/Platz mit Telefon PC-Arbeitsplatz im Kundennetzwerk oder Netzwerkanschluss für Laptop Internet-Zugang Drucker zur Verfügung stellen 4.3 Projektplan Nach Vertragsabschluss wird gemeinsam mit der Projektleitung des Kunden der Projektplan erstellt und die Projektorganisation und -strategie definiert. Basis für den Projektplan ist der grobe Meilensteinplan (Erstentwurf des Sage Business Partners), der dann in den einzelnen Phasen und Aktivitäten verfeinert und mit Terminen, detaillierten Meilensteinen, Vorgängen und Ressourcen versehen wird. In der Projektorganisation werden die einzelnen Personen ihrer Rolle im Projekt zugeordnet. Die Organisation wird in einem Organigramm dokumentiert oder einfach nur als Text beschrieben. Für die Einführungsstrategie müssen folgende Punkte geklärt werden: Notwendigkeit/Umfang eines Test- oder Parallelbetriebes Stufenweise Einführung in einzelnen Abteilungen/ Bereichen, Standorten oder Mandanten oder Big Bang Stufenweise Einführung von verschiedenen Softwaremodulen oder kompletter Umfang Weitere Zwänge, z.b. Betriebsurlaub, Messe, Wartung Altsystem läuft aus Die definierte Einführungsstrategie wird in einem Protokoll festgehalten. 9

10 Projektabwicklung. 4.4 Installation Nach der Lieferung der Hard- und Software erfolgt die Installation entsprechend der im Vertrag vereinbarten Leistungen durch den Sage Business Partner. Installation Hardware: Server ins Netz einbinden Einrichtung Fernwartung Datensicherung nach Vorgabe des Kunden aktivieren Clients installieren und ins Netz einbinden Drucker einrichten und ins Netz einbinden Installation Software: ERP Eventuell Zusatzmodule Gegebenenfalls Übergabe der Datenträger Nach der Installation ist der Lieferschein / bzw. die Übernahme vom Kunden zu unterzeichnen, eine evtentuell im Vertrag definierte Teilrechnung wird nun fakturiert. Durch den Sage Business Partner wird auf dem Server ein Projektverzeichnis angelegt, das in den folgenden Projektphasen den Ablageort für Projektzubehör darstellt. Ebenfalls fertigt er ein Installationsprotokoll an und legt es im Projektverzeichnis ab. 4.5 Konzeptphase Das existierende Grobkonzept aus der Presales-Phase muss jetzt detailliert ausgearbeitet werden und kann folgende Bestandteile haben: Workflow (Abläufe definieren und beschreiben) Definition und Beschreibung der Organisation und Abläufe in Grob- und Feinkonzepten Beschreibung der Geschäftsprozesse und firmen-/ branchenspezifischen Anforderungen in Anlehnung an die zu implementierende Sage Lösung (falls möglich bzw. gewünscht mit konvertierten Testdaten) Anpassungskonzept, falls Anpassungsprogrammierungen notwendig werden Achtung! Ein Muss ist die Beschreibung der Geschäftsprozesse (Standard) und falls notwendig ein Anpassungskonzept. Das Konzept muss vom Kunden abgenommen werden! Ab diesem Zeitpunkt wird die Offene Punkte-Liste geführt. Diese Liste ist keine Fehlerliste, sondern eine ToDo- Liste für das gesamte Projekt-Team. 10

11 Ablauf Anpassungskonzept Nach Erstellung und Freigabe, Prüfung durch den realisierenden Developer Consultant des Sage Business Partners Abnahme des Konzeptes durch den Kunden Aufwandschätzung und Angebot durch den Sage Business Partner Bestellung des Kunden Realisierung durch den Sage Business Partner und Installation der Anpassungen beim Kunden in der Testumgebung Test beim und durch/mit den Kunden Schriftliche Abnahme der Software durch den Kunden und Installation in der Echtumgebung durch den Sage Business Partner Achtung! Aufgrund des zum Zeitpunkt des Vertragsabschlusses nicht bekannter Anpassungsanforderungen entstehen zusätzliche, ungeplante und somit auch separat kostenpflichtige Aufwendungen für Konzepterstellung, Realisierung, Implementierung, Test und Abnahme. 4.6 Customizing Das System muss entsprechend den Anforderungen durch einen Consultant des Sage Business Partners parametrisiert und dokumentiert werden. In manchen Projekten ist der Einsatz von Developer Consultant notwendig (Anpassung von Formularen, Reports). Tätigkeiten Parametrisierung durchführen Benutzerberechtigungen einstellen Formulare, Listen oder Masken anpassen Dokumentation der Tätigkeiten Die Programmierungen des Developer Consultant stellen Ergänzungen bzw. Veränderungen der Sage Standardsoftware dar und sind nicht Bestandteil der Standardwartung. Die vom Developer Consultant durchgeführten Tätigkeiten werden durch diesen protokolliert und im Projektverzeichnis abgelegt. Für einen Releasewechsel sind diese Protokolle und Dokumentationen vom Kunden nachzuhalten und dann in Zusammenarbeit mit dem Sage Business Partner auf Ihre weitere Notwendigkeit hin zu prüfen. Ziel dieser Maßnahme ist es, auch langfristig nur die unbedingt erforderlichen Anpassungen im Projekt zu belassen. 11

12 Projektabwicklung. Ansprechpartner für die Erweiterung / Pflege dieser Programmierungen ist der Projektmanager des Sage Business Partners. 4.7 Testkonvertierung In jedem Fall wird eine Testkonvertierung der Daten durchgeführt. Nur so kann die Software optimal getestet und die Anwender praxisgerecht geschult werden. Achtung! Der Kunde muss die Konvertierung schriftlich abnehmen und diese damit für den Echtbetrieb freigeben. 4.8 Schulungen Es muss grundsätzlich ein Schulungsplan erstellt werden, der regelt welche User (Key- oder Enduser) wann (Termine) wie lange (Dauer) wo (Raum) mit welchem Inhalt (Agenda) mit welchem Equipment (Server, Daten, PC, Drucker, Beamer, Flip-Chart) mit welchen Unterlagen durch wen (Trainer) qualifiziert werden. Achtung! Die Schulungen werden immer fachspezifisch auf die Anforderungen des Unternehmens und der Abteilung abgestimmt. Schulungen der Enduser werden nur mit der voll funktionsfähigen Software (Customized System incl. Anpassungen) und auf Basis einer Testkonvertierung je nach Vereinbarung durch die Key-User des Anwenders oder durch einen Trainer des Sage Business Partners durchgeführt. Die Erstellung der Schulungsunterlagen ist mit dem Kunden zu klären. Es wird empfohlen, die Schulungsunterlagen für die Enduser durch die Key- User des Kunden auf Grundlage der existierenden Sage Dokumentationen und den Ausarbeitungen aus der Konzeptphase erstellen zu lassen. 12

13 4.9 Test- / Parallelbetrieb Mit dem Test- bzw. Parallelbetrieb sind folgende Ziele verbunden: Prüfung Korrektheit der Daten Prüfung Funktionalität der Software Prüfung Funktionalität und Integration vorhandener Schnittstellen und gegebenenfalls angebundener Fremdprodukte Abwicklung des Tagesgeschäftes und die damit verbundenen Geschäftsprozesse, auch bezüglich des Volumens Sicherheit in der Anwendung und dem Handling Achtung! Der Probebetrieb muss durch den Sage Business Partner gecoacht / begleitet werden Regelung Test- / Echtbetriebsunterstützung Für den Echtbetrieb muss beidseitig, rechtzeitig geregelt werden: Wer macht wann, wie lange, was Wie erfolgt die Bearbeitung der offenen Punkte (OP-Liste) und Zusammenarbeit mit dem ggf. involvierten Development Consultant(s) (rechtzeitig informieren) Erstellung (durch Key-User des Kunden) und Nutzung von Checklisten für den Testbetrieb zur Sicherstellung, dass alle existierenden Geschäftsprozesse mit der Umsetzung der Software getestet sind Achtung! Die definierte Vorgehensweise wird in einem Protokoll festgehalten. 13

14 Projektabwicklung Abnahme customized System Der Projektmanager des Sage Business Partners erklärt die Bereitschaft des Systems für den Echtbetrieb. Der Kunde (Projektleiter / Leistungsausschuss) bestätigt dies mit der Abnahme schriftlich und gibt damit das System für den Echtbetrieb frei. Diese Abnahme muss spätestens 14 Tage vor Echtstart durchgeführt werden. Erfolgt zu diesem Zeitpunkt keine Abnahme bedeutet dies eine automatische Verschiebung des Echtbetriebes. Achtung! Der Kunde muss die Konvertierung schriftlich abnehmen und diese damit für den Echtbetrieb freigeben Echtbetrieb Der Echtbetrieb beginnt mit der Freigabe des Systems (incl. der Daten im Falle einer Datenmigration) durch die Projektleitung (ggf. Lenkungsausschuss). Damit ist ein wichtiger Meilenstein erreicht. Ab dem ersten Tag in der Echtumgebung muss Support für die Enduser verfügbar sein (Unterstützung Echtbetrieb). Hier ist der Kunde im gleichen Maße wie der Sage Business Partner gefordert. Dieser Support ist in dem Protokoll der Einführungsstrategie und im Projektplan dokumentiert. Die Echtbetriebsunterstützung und die weitere System- und Anwenderbetreuung sind i.d.r. nicht Auftragsbestandteil. 14

15 4.13 Endabnahme Mit der schriftlichen Endabnahme bestätigt der Kunde die ordnungsgemäße Leistungserfüllung des Vertrags. Diese Abnahme ist fix im Projektplan als Meilenstein zu hinterlegen. Damit verbunden ist, soweit im Auftrag nicht anders vereinbart, die Schlussfaktura, die vom Projektmanager des Sage Business Partners angestoßen wird, sowie der Laufzeitbeginn für die Serviceverträge. Achtung! Im Vertrag ist eine angemessene Testphase vor dem Echtbetrieb zu vereinbaren und es ist festzulegen, dass die Nutzung und die Inbetriebnahme der Software durch den Anwender nach der Testphase einer Abnahme gleich steht Optimierung des Systems In der Echtbetriebsphase entstehen oft neue Anforderungen und Wünsche, die zur Optimierung des System umgesetzt werden. Diese Themen müssen sorgfältig geprüft und getrennt werden in: Lieferumfang/Vertragsbestandteil Standard (Customizing) Zusatzaufwendung, die immer ein Angebot des Sage Business Partners an den Kunden und bei nachhaltigem Realisierungswunsch des Kunden seine Bestellung zur Folge hat Des weiteren müssen die definierten Abläufe und das Handling der Benutzer geprüft werden. Werden dabei Probleme / Optimierungspotenziale festgestellt, sollten Nachschulungen durchgeführt werden, die der Sage Business Partner dem Kunden gesondert anbieten wird. 15

16 Projekttools und Formulare. 5.1 Projektplan Zur Abwicklung von Projekten wird ein Projektplan erstellt, der einen Überblick über Aufgaben, Termine, Status und Ressourcen verschafft. Der Projektplan wird vom Projektmanager des Sage Business Partners geführt. 5.3 Offene-Punkte Liste In diesem Excel-Tool werden die abzuarbeitenden Themen protokolliert und dokumentiert. Die OP-Liste wird vom Projektteam gemeinsam geführt und liegt im Projektverzeichnis. 5.2 Meilensteinplan Dieser stellt eine grobe Planung der Projektphasen dar und wird vom Projektmanager des Sage Business Partners geführt. Achtung! Der Meilensteinplan dient auf keinen Fall als Projektplan und damit zur Projektabwicklung! 5.4 Tätigkeitsnachweis Auf den Tätigkeitsnachweisen wird jede Dienstleistung für die Faktura vermerkt. Es ist stets die Auftragsnummer / -position anzugeben, damit die Leistungen den Positionen des Basisauftrags zugeordnet und so das Budget überwacht werden kann. Mit der Unterschrift des Kunden erkennt dieser die auf dem Tätigkeitsnachweis vermerkten Leistungen an. 16

17 Notizen und Ergänzungen. 17

18 Notizen und Ergänzungen. 18

19 Bestätigung des es. Dieses ist ergänzender Vertragsbestandteil. Es hat die Zustimmung folgender Personen gefunden und wurde von diesen genehmigt:... Name Projektverantwortlicher Kunde... Name Projektmanager Sage Business Partner Ort, Datum Unterschrift Ort, Datum Unterschrift 19

20 Plant das Schwierige da, wo es noch leicht ist. Tut das Große da, wo es noch klein ist. Alles Schwere auf Erden beginnt stets als Leichtes. Alles Große auf Erden beginnt stets als Kleines. Laotse Technische, formale und druckgrafische Änderungen vorbehalten. Stand Mai 2009 Sage Software GmbH Emil-von-Behring-Straße Frankfurt am Main Telefon: Fax: Internet:

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