Daten erfassen, berechnen und gestalten

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1 Excel 2010 Aus- und Fortbildungszentrum Daten erfassen, berechnen und gestalten Excel 2010 Freie Hansestadt Bremen

2 Impressum Herausgeber Aus- und Fortbildungszentrum für den bremischen öffentlichen Dienst Doventorscontrescarpe 172C Bremen Redaktion und Koordination Lehreinheit für Informationstechnologien Aus- und Fortbildungszentrum Doventorscontrescarpe 172C Bremen Tel.: +49 (0) Hotline: Die Texte, Bilder und Grafiken sind ein Angebot des Aus- und Fortbildungszentrums. Sie dienen ausschließlich dem persönlichen Service und der persönlichen Information der Nutzerin und des Nutzers und der bremischen Dienststellen, Einrichtungen und Betriebe. Eine Vervielfältigung, Veröffentlichung oder Speicherung in Datenbanken sowie jegliche Form der gewerblichen Nutzung oder die Weitergabe an Dritte ist nicht gestattet. Das Copyright für Texte, Bilder und Grafiken liegt beim Aus- und Fortbildungszentrum.

3 Inhalt 3 1. Excel-Bildschirm Der Bildschirm beim Start Das Menüband im Detail Symbolleiste für den Schnellzugriff Arbeitsergebnisse am Bildschirm darstellen 8 2. Daten in eine Tabelle eingeben Bearbeiten der Daten Löschen der Daten Formeln eingeben Rechenzeichen für die Formeleingabe Funktionen benutzen Rechengenauigkeit Zellbezüge Relative Bezüge Absolute Bezüge Gemischte Bezüge Gestalten einer Tabelle Gruppe Schriftart und Ausrichtung Gruppe Zahlen Gruppe Formatvorlagen Bedingte Zahlenformate Autoausfüllen, Kopieren und Verschieben Autoausfüllen Kopieren Verschieben Formate kopieren Tabellenstruktur Einfügen und Löschen von Zeilen und Spalten Verschieben von Zeilen oder Spalten Markiertechniken Arbeitsergebnisse drucken Kopf- und Fußzeilentools Registerkarte Seitenlayout Drucken Umgang mit Tabellenblättern Grundfunktionen Verknüpfen 39

4 Inhalt Listen sortieren und filtern Sortieren Filtern Tastenschlüssel Allgemeine Tastenschlüssel Bewegen in der Tabelle Markieren in der Tabelle Weitere nützliche Tastenkombinationen 44 Lernmaterial 47 Tipps & Tricks 47 Softwarehilfe (Mail-Hotline) 47

5 Excel-Bildschirm 5 1. Excel-Bildschirm Wenn Sie Excel starten, können die Menübänder unterschiedlich aussehen. Das hängt von der Größe des Bildschirms ab. Je größer der Bildschirm desto mehr Befehle sehen Sie. 1.1 Der Bildschirm beim Start Titelleiste mit Dateinamen und Programmtitel. Schaltflächen zum Minimieren, Maximieren/Verkleinern und Schließen. Registerkarte Datei mit den Befehlen Neu, Öffnen, Speichern, Drucken etc. (Backstage- Ansicht). Schließen mit erneutem Klick auf Datei. Symbolleiste für den Schnellzugriff mit den Symbolen Speichern, Rückgängig und Wiederherstellen. Menüband mit Registerkarten Start, Einfügen, Seitenlayout etc. und den dazugehörigen Gruppen, für die Registerkarte Start z. B. die Gruppen Zwischenablage, Schriftart, Ausrichtung, Zahl etc. Menüband minimieren: Doppelklick auf eine Registerkarte oder über das Symbol Menüband minimieren. Hinweis: Je nach Bildschirmgröße können die Befehle im Menüband unterschiedlich aussehen, weil das Menüband sich automatisch anpasst. Symbol zum Erweitern der Bearbeitungsleiste.

6 Excel-Bildschirm 6 Bearbeitungsleiste mit Namenfeld und Symbol Funktion einfügen. Bildlaufleisten mit Rollbalken. Schieberegler zur Änderung des Zooms. Klicken auf die %-Angabe öffnet das Dialogfeld Zoom. Symbole zur Änderung der Ansicht: Normal, Seitenlayout, Umbruchvorschau. Statuszeile. Tabellenblätter. Symbol Tabellenblatt einfügen Das Menüband im Detail Die Registerkarte Datei führt in die Backstage-Ansicht. Hier finden Sie u. a. das Speichern und Öffnen sowie das Drucken und den Bereich Optionen. Um das Besondere dieser Registerkarte darzustellen, ist sie farblich hervorgehoben. Für Excel ist dies die Farbe Grün. Neben der Registerkarte Datei sind die übrigen Standardregisterkarten angeordnet. Gibt es weitere Karten, sind diese als so genannten Add-ins z. B. von anderen Programmen eingefügt worden. Sie können auch selber neue Registerkarten erstellen. Die jeweils aktive Registerkarte ist hell unterlegt. Außerdem gibt es besondere Registerkarten (Tools), wenn man z. B. Diagramme erzeugt und markiert hat. In jeder Registerkarte gibt es ein Menüband, das Gruppen enthält. Auf der Registerkarte Start finden Sie die Gruppen Zwischenablage, Schriftart, Ausrichtung, Zahl usw. Wenn Sie auf eine andere Registerkarte klicken, erscheint ein anderes Menüband mit anderen Gruppen. Bei einigen Gruppen gibt es kleine Pfeile. Wenn Sie auf diese Pfeile klicken, öffnen sich Dialogfelder. In den Gruppen gibt es Befehle bzw. Befehlsgruppen. Sie können die Befehlsgruppen am kleinen schwarzen Dreieck erkennen. Wenn Sie auf das Dreieck klicken, wird eine Liste weiterer Befehle angezeigt. Wenn Sie nur auf einen Befehl zeigen, wird eine Erläuterung zu diesem Befehl angezeigt.

7 Excel-Bildschirm 1.3 Symbolleiste für den Schnellzugriff Oberhalb der Registerkarte Start finden Sie die Symbolleiste für den Schnellzugriff. Diese enthält bereits die Symbole für das Speichern, Rückgängig machen und Wiederherstellen. Wollen Sie weitere Symbole hinzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen. 7 Sie finden hier z. B. die Symbole für das Drucken und Öffnen, die eventuell ganz sinnvoll sein können. Wenn Sie das Symbol für Seitenansicht und Drucken einfügen, haben Sie einen schnelleren Zugang zur Druckvorschau und zum Drucken. Positionen, die angehakt sind, wurden bereits ausgewählt. Außer den hier aufgeführten Symbolen, können Sie noch weitere Symbole einfügen, wenn Sie Weitere Befehle wählen. Mit dem letzten Eintrag bestimmen Sie, ob die Symbolleiste unterhalb des Menübandes angezeigt werden soll.

8 Excel-Bildschirm Arbeitsergebnisse am Bildschirm darstellen Wenn Sie Ihre Daten eingeben, bearbeiten und gestalten, arbeiten Sie in der Normalansicht von Excel. Auf der Registerkarte Ansicht können Sie für die Darstellung am Bildschirm umfangreiche Einstellungen vornehmen, u. a. für die Gruppen Arbeitsmappenansichten, Anzeigen, Zoom und Fenster. In der Gruppe Arbeitsmappenansichten gibt es die Normalansicht, die Seitenlayoutansicht und die Umbruchvorschau. Diese Ansichten können Sie auch über die Symbole in der Statusleiste auswählen. Die Normalansicht zeigt im Gegensatz zum Seitenlayout keine Ränder, somit auch keine Kopf- und Fußzeilen. Die Umbruchvorschau zeigt, an welchen Stellen ein Seitenumbruch automatisch erstellt wird. Sie können zusätzlich zu den vorhandenen Arbeitsmappenansichten benutzerdefinierte Ansichten erstellen oder die Datei als Ganzer Bildschirm anzeigen lassen. Diese Ansicht verlassen Sie mit der ESC-Taste. In der Gruppen Anzeigen können Sie verschiedene Elemente der Arbeitsmappe durch das Anhaken sichtbar machen. Die Position Lineal ist nur in der Ansicht Seitenlayout anklickbar. In der abgebildeten Ansicht sehen Sie den Bildschirm mit Gitternetz, den Überschriften (Spalten A, B, C usw., Zeilen 1, 2, 3 usw.) der Bearbeitungsleiste.

9 Excel-Bildschirm In der folgenden Abbildung sind die Häkchen in der Gruppe Anzeigen entnommen. 9 Wenn Sie in der Gruppe Zoom auf den Befehl Zoom klicken, wird das Dialogfeld Zoom geöffnet. Hier können Sie Prozentsätze anklicken, eine individuelle Größe oder den markierten Bereich einzoomen. Das Symbol für Fenster einfrieren bewirkt, dass Sie einen markierten Bereich wie auch im Dialogfeld Zoom passend vergrößern können. Das Symbol 100% setzt den gezoomten Bereich wieder auf 100% zurück. Wenn Sie eine Tabelle haben, die über mehrere Bildschirmseiten hinausgeht, ist es sinnvoll, dass die Tabellenüberschriften sichtbar bleiben. Markieren Sie dazu die Zeile unterhalb der Überschriftenzeile. In der Abbildung unten steht der Cursor in Zelle A7. Wenn Sie nun in der Gruppe Fenster, den Befehl Fenster einfrieren auswählen, klicken Sie auf den Eintrag Fenster einfrieren. Sobald Sie den Bildschirm rollen, bleibt die Überschrift von Zeile 1 bis 6 stehen. Der Eintrag Oberste Zeile einfrieren bewirkt, dass die Zeile 1 eingefroren wird. Der Eintrag Erste Spalte einfrieren fixiert die Spalte A.

10 Daten in eine Tabelle eingeben Daten in eine Tabelle eingeben Daten, die Sie in Excel erfassen, sind entweder Texte oder Zahlen. Die Eingabe der Daten erfolgt in die jeweils ausgewählte Zelle. In der Abbildung unten sehen Sie, dass die Zelle B4 ausgewählt ist. Der Zellzeiger, das schwarze Rechteck auf der Zelle, zeigt es an. Auch im Namenfeld steht die Zelladresse B4. Das dicke weiße Plus auf der Zelle ist der Mauszeiger. In Zelle B2 steht ein Text. Er wird nach Bestätigen der Eingabe linksbündig ausgerichtet. In Zelle B3 steht eine Zahl. Sie wird automatisch rechtsbündig ausgerichtet. Sobald Sie mit der Eingabe der Daten beginnen, wird die Zelle aktiviert. Sie erkennen es daran, dass in der Bearbeitungsleiste der Text oder die Zahl nochmals erscheint. Gleichzeitig werden die Symbole für Abbrechen und Eingeben aktiv. In der Zelle selber ist der Mauszeiger nun ein Cursor. Zum Abbrechen der Eingabe klicken Sie entweder auf das Symbol in der Bearbeitungsleiste oder drücken Sie die ESC-Taste. Zum Bestätigen der Eingabe gibt es verschiedene Möglichkeiten: - Klicken Sie auf das Eingeben-Symbol in der Bearbeitungsleiste. Der Zellzeiger bleibt auf der Zelle stehen und die Eingabe ist abgeschlossen. Das macht immer dann Sinn, wenn Sie den Inhalt der Zelle anschließend kopieren wollen. - Drücken Sie auf die Return-Taste. Die Eingabe ist abgeschlossen und der Zellzeiger springt auf die Zelle darunter. Das ist dann sinnvoll, wenn Sie nach unten weitere Daten eingeben wollen. - Drücken Sie auf die Tab-Taste. Die Eingabe ist abgeschlossen und der Zellzeiger springt auf die Zelle rechts daneben. Das ist dann sinnvoll, wenn Sie nach rechts ausfüllen wollen. 2.1 Bearbeiten der Daten Wollen Sie den Inhalt einer Zelle überschreiben, klicken Sie auf die Zelle und schreiben einfach los. Sobald Sie mit der Eingabe beginnen, wird die Zelle aktiv und nimmt den neuen Inhalt auf. Dann bestätigen Sie und der Inhalt der Zelle ist überschrieben, d. h. der ursprüngliche Inhalt ist gelöscht. Wollen Sie den Inhalt der Zelle bearbeiten, machen Sie einen Doppelklick auf die Zelle. Die Zelle wird aktiv und Sie können an der gewünschten Stelle die Korrektur vornehmen. Abschließend bestätigen Sie die Korrektur.

11 Daten in eine Tabelle eingeben Löschen der Daten Eine Zelle oder ein Bereich bestehen hauptsächlich aus dem Inhalt und der Formatierung. Um den Inhalt einer Zelle oder eines Bereichs zu löschen, klicken Sie auf die Zelle oder markieren einen Bereich und drücken die ENTF-Taste. Wollen Sie Format und Inhalt löschen, - klicken Sie im Menüband auf die Registerkarte Start. - Wählen Sie ganz rechts im Menüband in der Registerkarte Start die Gruppe Bearbeiten. Hier finden Sie ein Radiergummisymbol. Wenn Sie auf den Listenpfeil daneben klicken, werden alle möglichen Löschoptionen angezeigt. - Alle löschen bedeutet, dass alles gelöscht wird, was in der Zelle oder dem markierten Bereich vorhanden ist: Formate, Inhalte, Kommentare und/oder Hyperlinks könnten in der Zelle stehen. Wenn Sie beispielsweise nur die Formate löschen wollen, wählen Sie den entsprechenden Punkt aus der Liste aus.

12 Formeln eingeben Formeln eingeben Um eine Berechnung einzugeben, klicken Sie zunächst auf die Zelle, die das Ergebnis enthalten soll. Tippen Sie das Gleichheitszeichen ein. Das Gleichheitszeichen leitet die Formel ein. Klicken Sie nun die erste Zelle an, mit der Sie rechnen wollen. Im Beispiel ist dies die Zelle C2. Dieser Zellbezug wird in die Formel eingefügt. Die Zelle selber erhält einen blinkenden Rand als Hinweis darauf, dass sie ausgewählt wurde. Als nächstes geben Sie ein Rechenzeichen ein, z. B. das Pluszeichen. Klicken Sie dann auf die Zelle, deren Inhalt zum Inhalt der Zelle C2 addiert werden soll. Sobald Sie die zweite Zelle angeklickt haben, drücken Sie die Return-Taste. Die Eingabe der Formel ist beendet. Das Ergebnis wird in der Zelle angezeigt. In der Bearbeitungsleiste wird die Formel angezeigt. Sie können auch die Zellbezüge eintippen. Da man aber genau schauen muss, mit welchen Zellen man rechnen will, ist das Anklicken der Zellen einfacher. 3.1 Rechenzeichen für die Formeleingabe Über die Tastatur können Sie die folgenden Rechenzeichen eingegeben: Schreibmaschinentastatur Ziffernblock Pluszeichen Minuszeichen Malzeichen Geteiltzeichen Prozentzeichen + + +

13 Formeln eingeben 3.2 Funktionen benutzen Funktionen sind vordefinierte Formeln. Nach dem Gleichheitszeichen stehen der Funktionsname und immer ein Klammerpaar. Meistens stehen in den Klammern Argumente, die durch Semikola voneinander getrennt werden. Die bekannteste Funktion ist Summe, z. B.: = Summe(P2:P5) Summe Funktionsname Enthält die Rechenvorschrift, in diesem Fall Addition der Argumente. ( ) Klammern Zwischen dem Funktionsnamen und der öffnenden Klammer darf kein Leerzeichen stehen! P2:P5 ein Argument Hier ein Bereich. Die grundlegenden Funktionen, die genauso aufgebaut sind wie die Summenfunktion, sind an der gleichen Stelle zu finden wie die Summenfunktion selbst. Wenn Sie den Inhalt mehrerer Zellen addieren wollen, ist es sinnvoller die Summenfunktion zu benutzen. Da das Addieren von Zahlen die häufigste und einfachste Art einer Berechnung ist, stellt Excel hier verschiedene Methoden zu Verfügung. In der Abbildung steht der Zellzeiger unter den zu addierenden Werten. Auf der Registerkarte Start, in der Gruppe Bearbeiten finden Sie das Symbol Autosumme. Wenn Sie den Mauszeiger auf das Symbol bewegen, wird das Symbol näher erläutert. Wenn Sie das Symbol anklicken, wird in der Zelle, in der der Zellzeiger steht, ein Vorschlag unterbreitet: =SUMME(P2:P5) Der entsprechende Zellbereich ist in der Formel dunkel unterlegt. Das hat den Vorteil, dass Sie einen anderen Bereich markieren können. Wenn Sie die Return -Taste drücken, wird in der Zelle das Ergebnis und in der Bearbeitungsleiste die Formel angezeigt. Alternativ zu dieser Vorgehensweise können Sie auch vorher die Zahlen markieren und dann auf das Summensymbol klicken. Es erscheint sofort das Ergebnis ohne vorherigen Vorschlag. 13

14 Formeln eingeben 14 Klicken Sie auf den Listenpfeil neben dem Wort AutoSumme. Eine Liste von Funktionen wie Mittelwert, Anzahl, Max und Min wird dort angeboten. Die Funktion Mittelwert berechnet den Durchschnitt aus dem Bereich P2:P5. Die Funktion Anzahl berechnet, wie viel Zahlen in dem Bereich P2:P5 stehen. Die Funktion Max berechnet den höchsten Wert aus dem Bereich P2:P5. Die Funktion Min berechnet den geringsten Wert aus dem Bereich P2:P5. Die Funktionen, die Sie in der Liste neben dem Symbol Autosumme finden, können Sie auch in die Statusleiste eintragen. - Klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Statusleiste. - Setzen Sie einen Haken vor die entsprechende Funktion. - Sobald Sie einen Zahlenbereich markieren, wird das Ergebnis in der Statuszeile angezeigt.

15 Formeln eingeben 15 Einen Überblick über alle Funktionen erhalten Sie folgendermaßen: - Klicken Sie auf die Registerkarte Formeln. - In der Gruppe Funktionsbibliothek finden Sie die einzelnen Kategorien als Symbol abgebildet. Dieselben Kategorien sind auch im Funktionsassistenten aufgelistet. Wenn Sie den Funktionsassistenten benutzen wollen, klicken Sie auf das Symbol Funktion einfügen. - Im Listenfeld Kategorie auswählen steht die Voreinstellung auf Zuletzt verwendet. Sie können den Punkt Alle auswählen und erhalten eine alphabetische sortierte Liste der Funktionen. - Wenn Sie beispielsweise die Funktion Runden auswählen, gelangen Sie in den zweiten Schritt des Funktionsassistenten. - Hier können Sie die Argumente eintragen, indem Sie sie eingeben oder in dem dahinter liegendem Tabellenblatt die entsprechende Zelle anklicken. - Wenn Sie den Cursor in ein Argumentenfeld positioniert haben, sehen Sie im unteren Bereich des Funktionsassistenten eine kleine Erläuterung zu diesem Feld. - Stehen alle notwendigen Argumente an den dafür vorgesehenen Stellen, klicken Sie auf die Schaltfäche OK. Wenn Sie eine Funktion (ihren Namen und die Anzahl sowie die Reihenfolge der Argumente) kennen, können Sie die Zelle anklicken, in der das Ergebnis stehen soll und die Funktion eingeben. Sobald Sie mit der Eingabe beginnen, erscheinen ein oder mehrere Vorschläge. Sie können den Vorschlag übernehmen, in dem Sie auf die Tab-Taste drücken. Der Funktionsname erscheint vollständig. Ebenso eine geöffnete Klammer. Sie müssen jetzt nur noch die entsprechenden Argumente eingeben oder auswählen.

16 Rechengenauigkeit Rechengenauigkeit Excel rechnet grundsätzlich mit den in der Bearbeitungszeile angezeigten Werten oder, wenn eine Zelle eine Formel enthält, mit den intern errechneten genauen Werten - unabhängig von der Darstellung auf dem Bildschirm. Wenn Zahlen über das Format gerundet dargestellt werden, ändert sich trotzdem nicht der Wert der Zahl. Wenn Sie mit den in der Tabelle dargestellten Werten weiter rechnen wollen, müssen Sie für die jeweilige Datei folgendes einstellen. - Klicken Sie in die Backstage-Ansicht Datei, dort auf die Excel-Optionen - In den Excel-Optionen klicken Sie den Abschnitt Erweitert an. - Setzen Sie ein Häkchen bei Genauigkeit wie angezeigt. - Bestätigen Sie mit der Schaltfläche OK. - Die folgende Meldung bestätigen Sie ebenfalls mit der Schaltfläche OK. Die Meldung wirkt sich nur auf selbst eingegebene Daten aus. Wenn Sie eine Zahl mit 4 Nachkommastellen eingeben, diese auf 2 Stellen formatieren, gehen die restlichen Nachkommastellen verloren. Formelzellen werden immer wieder neu berechnet, deshalb hat diese Meldung keine Auswirkungen auf Formelzellen.

17 Zellbezüge Zellbezüge Ein Bestandteil von Formeln und Funktionen sind Zellbezüge. In Excel werden Formeln möglichst nicht mit konkreten Zahlen erstellt, sondern mit Bezügen. Unten im Beispiel heißt es in Zelle B3 also nicht = , sondern =A1+A2. Werden die Eingaben verändert, ändert sich automatisch das Ergebnis der Formel. Ein weiterer Vorteil, Zellbezüge zu benutzen, liegt darin, dass Formeln kopiert werden können. Kopieren einer Formel bedeutet, dass Wege beschrieben werden. Es gibt zwei Arten der Wegbeschreibung: 5.1 Relative Bezüge Der Rechenweg in B3 lautet: Nimm den Inhalt aus A1 addiere den Inhalt aus A2 hinzu. Es wird der Weg ausgehend von der Ergebniszelle beschrieben: Gehe 2 Zeilen nach oben und 1 Spalte nach links, Gehe 1 Zeile nach oben und 1 Spalte nach links Zieht man am Ausfüllkästchen die Formel nach unten in B4, lautet die Formel jetzt zwar A2+A3, trotzdem ist der Weg gleich geblieben: Gehe 2 Zeilen nach oben und 1 Spalte nach links, Gehe 1 Zeile nach oben und 1 Spalte nach links Zieht man am Ausfüllkästchen die Formel nach rechts in C3, lautet die Formel nun: =B1+B2, trotzdem ist der Weg gleich geblieben: Gehe 2 Zeilen nach oben und 1 Spalte nach links, Gehe 1 Zeile nach oben und 1 Spalte nach links. Die Formel passt sich also relativ zu ihrer Ergebniszelle an. Soll sich die Formel nicht anpassen, so setzt man absolute Bezüge.

18 18 Zellbezüge 5.2 Absolute Bezüge Werden Dollarzeichen z. B. vor die Spalte A und vor die Zeile 1 gesetzt, passt sich dieser Bezug nicht an, wenn die Formel in die Zelle B4 gezogen wird. Aus dem Bezug A2 wird A3, weil dort keine Dollarzeichen stehen. 5.3 Gemischte Bezüge Wird die Formel nach rechts gezogen, wird aus dem Bezug A2 (ohne Dollarzeichen) der Bezug B2. Der Bezug $A$1 passt sich nicht an. Gemischte Bezüge bedeuten, dass entweder nur die Zeile oder nur die Spalte ein Dollarzeichen bekommt. Im ersten Bezug wird die Zeile 1 festgehalten, im zweiten Bezug die Spalte A. Die Dollarzeichen erzeugt man am besten, indem man in den Bezug hineinklickt und die Funktionstaste F4 drückt. Der Bezug wird absolut gesetzt. Nochmaliges Drücken der F4-Taste bewirkt einen gemischten Bezug. Die Taste F4 hat 4 Bezüge: absolut $A$1, relativ A1 und zwei gemischte Bezüge $A1 und A$1.

19 Gestalten einer Tabelle Gestalten einer Tabelle Ein wesentlicher Aspekt bei der Arbeit mit Excel ist das Gestalten der Daten. Sie können Zahlen und Texte in Zellen oder Zellbereichen gestalten. In der Excelversion 2010 werden bereits vorgefertigte Gestaltungsmerkmale - wie Designs - angeboten. Bereits auf der Registerkarte Start finden Sie die wesentlichen Elemente, die Sie für das Gestalten einer Tabelle gebrauchen. Zellen und Bereiche können Sie mit den Gruppen Schriftart und Ausrichtung gestalten. In der Gruppe Zahl sind alle Zahlenformate zusammengefasst. Die Gruppe Formatvorlagen enthält vorgefertigte Formate für Zellen und Zellbereiche sowie für die ganze Tabelle. 6.1 Gruppe Schriftart und Ausrichtung An einem Beispiel soll das Gestalten mit der Gruppe Schriftart und Ausrichtung gezeigt werden. - Markieren Sie eine Zelle oder einen Bereich, um dann die Gestaltung vorzunehmen. In der Abbildung ist dies der Bereich E1:A1. Ausgangspunkt der Markierung ist die Zelle E1. Diese ist hell unterlegt. In der Bearbeitungsleiste steht der Inhalt der Zelle. - Klicken Sie die folgenden Befehle in der Gruppe Ausrichtung an: - Der gesamte Inhalt der Zellen wird sichtbar gemacht, in dem ein Zeilenumbruch in der Zelle erzeugt wird.

20 Gestalten einer Tabelle 20 - Der ausgewählte Befehl zentriert den markierten Inhalt zwischen oberem und unterem Zellrand. Wenn Sie den Mauszeiger ein wenig auf dem Symbol verweilen lassen, wird unterhalb der Befehlsgruppe angezeigt, was dieser Befehl bewirkt. - Klicken Sie die folgenden Befehle in der Gruppe Schriftart an: - Sie können den Schriftgrad vergrößern, indem Sie eine Zahl eingeben oder Sie klicken auf das Symbol daneben. Wenn Sie auf einer Zelle stehen oder einen Bereich markiert haben, der Formatierungen enthält, können Sie erkennen, um welche Formatierung es sich handelt. Die ausgewählten Formatierungen für diesen Bereich sind gelb markiert. 6.2 Gruppe Zahlen An demselben Beispiel wie oben, soll das Gestalten mit den Zahlenformaten gezeigt werden. - Markieren Sie den Zahlenbereich (B2:E8), um die Zahlen mit dem Währungsformat zu versehen. - Klicken Sie in der Gruppe Zahlen auf das Symbol für Währung. - Sobald Sie auf das Symbol geklickt haben, erscheint in dem Feld darüber die Kategorie Buchhaltung. Die Zahlen werden mit dem -Zeichen und zwei Nachkommastellen versehen. Zusätzlich werden sie etwas nach links eingerückt. Die Null wird als Strich dargestellt. Wenn Sie auf das Listenfeld in der Kategorie Buchhaltung klicken, wird Ihnen eine Liste von Formaten angezeigt. Das dritte Format von oben ist das Währungsformat. Wenn Sie das Währungsformat auswählen, wird das -Zeichen eingefügt und die Zahlen stehen rechtsbündig. Die Nullen werden als 0,00 dargestellt. - Excel stellt Ihnen diverse Zahlenformate zur Verfügung. Sie können aber auch selber Zahlenformate definieren. Um ein eigenes Zahlenformat zu erzeugen, gehen Sie wie folgt vor:

21 Gestalten einer Tabelle - Klicken Sie dazu auf das Feld Mehr oder auf den Pfeil in der Gruppe Zahlen. - Das Dialogfeld Zellen formatieren wird geöffnet. - Wählen Sie auf der Registerkarte Zahlen das Format für die Gestaltung der Zahl aus. - Klicken Sie anschließend auf Benutzerdefiniert Tragen Sie im Feld Typ den gewünschten Text ein. Den Text müssen Sie in Anführungszeichen schreiben. Im Feld Beispiel sehen Sie eine Vorschau der Zahl. - Abschließend bestätigen Sie die Eingabe mit OK. - Benutzerdefinierte Zahlenformate werden zusammen mit der Arbeitsmappe gespeichert und können in allen Tabellen dieser Mappe verwendet werden. Die eigenen Zahlenformate sind im Dialogfeld Zellen formatieren, Registerkarte Zahlen, Kategorie Benutzerdefiniert am Ende der Liste zu finden.

22 Gestalten einer Tabelle Gruppe Formatvorlagen Sie können die Tabelle zusätzlich noch mit Zellenformatvorlagen gestalten. Sie markieren einen Bereich und klicken auf das Listenfeld Zellenformatvorlagen. Wenn Sie mit der Maus nur auf die Vorlagen zeigen, wird in einer Live-Vorschau dem markierten Bereich die Vorlage zugewiesen. Sie können so mit der Maus über die Formatvorlagen fahren, um sich in Vorschau die Auswirkung der Formate auf den markierten Bereich anzuschauen. In der Abbildung weist der Mauszeiger auf die Vorlage Akzent1. Wenn Sie die Formatvorlage für den markierten Bereich übernehmen wollen, klicken Sie einfach in die gewünschte Formatvorlage. Sie können jedem markierten Bereich oder jeder einzelnen Zelle jedes Format zuordnen. Wenn Sie genauer auf die Formatvorlagen schauen, erkennen Sie, dass es bestimmte Kategorien gibt. Beispielsweise für Überschriftenbereiche oder für Ergebnisbereiche. Zusätzlich zu den vorhandenen Formatvorlagen können Sie auch neue definieren. 6.4 Bedingte Zahlenformate Daten, die eine bestimmte Bedingung erfüllen, können Sie mit einer Formatierung hervorheben. Dies gilt nicht nur für Zahlen. Auch Texte können in Abhängigkeit von Bedingungen (z. B. alle Texte, die mit den Buchstaben zwischen D und F anfangen) formatiert werden. - Markieren Sie die Zellen, die Sie formatieren möchten (Im Beispiel ist dies der Bereich E2:E7). - Wählen Sie im Menüband die Registerkarte Start. - Klicken Sie in der Gruppe Formatvorlagen auf Bedingte Formatierung, wählen Sie den Eintrag Regeln zum Hervorheben von Zellen und dann Größer als.

23 Gestalten einer Tabelle 23 - Im Dialogfeld können Sie nun einen Wert eingeben (im Beispiel 2000). Sind die Zahlen im markierten Bereich größer als dieser Wert, werden die entsprechenden Zellen hellrot eingefärbt. - Sie können die Auswirkung als Vorschau im markierten Bereich sehen. - Im Listenfeld, in dem der Eintrag hellroter Füllung 2 steht, können Sie weitere Farben auswählen. Natürlich müssen Sie darauf achten, dass die Formatierung auch Sinn macht. In dem Beispiel werden unterschiedliche Ausgabearten mit einander verglichen. Das macht natürlich wenig Sinn. Sinnvoller wäre hier, die monatliche Entwicklung der einzelnen Kostenarten zu vergleichen. Beispielsweise könnten Sie den Bereich B4:D4 markieren und in der Gruppe Bedingte Formatierung den Befehl Datenbalken auswählen. In der Vorschau können Sie erkennen, dass die Länge der Farbbalken von der Höhe des Wertes in der Zelle abhängt. Alle bedingten Formate ändern sich, wenn der Wert in der Zelle verändert wird. Sie können die bedingte Formatierung löschen, indem Sie auf den Punkt Regeln löschen klicken.

24 Autoausfüllen, Kopieren und Verschieben Autoausfüllen, Kopieren und Verschieben Sie können sich das Eingeben der Daten erleichtern, indem Sie das Autoausfüllen und Kopieren benutzen. Autoausfüllen bedeutet, dass Daten in angrenzende Zellen übertragen werden. Wenn die Daten in einem anderen Bereich stehen sollen, können Sie die Daten verschieben. 7.1 Autoausfüllen Wenn Sie eine Datenreihe erzeugen oder eine Formel kopieren wollen, können Sie das Ausfüllkästchen benutzen. Das Ausfüllkästchen befindet sich unten rechts am Zellzeiger. Setzen Sie den Mauszeiger auf das Ausfüllkästchen, so dass sich die Form des Mauszeigers in ein dünnes Kreuz verwandelt. Dann können Sie nach rechts oder nach unten ziehen. führt die Reihe fort. Es gibt bereits vorgefertigte Datenreihen. Wenn Sie einen Monatsnamen oder einen Wochentag eingeben und am Ausfüllkästchen ziehen, wird eine entsprechende Reihe gebildet. Am Mauszeiger erscheint der jeweils nächste Eintrag. Wenn Sie eine Zahlenreihe bilden möchten, müssen Sie zunächst zwei Anfangswerte eingeben. Anschließend markieren Sie beide Werte und ziehen am Ausfüllkästchen. Excel berechnet den Abstand der beiden Zahlen (hier: +1) und Wenn Sie ein Datum eingeben und ziehen, wird tageweise weitergeführt. Je nach Eingabe erscheint nach dem Ausfüllen ein "Smarttag". Wenn Sie auf das Smarttag klicken, werden Ihnen verschiedene Möglichkeiten geboten, nachträglich die eingefügten Inhalte zu verändern. Bei einer Kombination aus Text und Zahl, wird der Text kopiert und die Zahl fortgeführt. In dem Beispiel wird der Text durch den Punkt dargestellt. Texte oder Zahlen, die allein in einer Zelle stehen, werden kopiert

25 Autoausfüllen, Kopieren und Verschieben 25 Eine Formel wird kopiert und in ihren Bezügen angepasst. 7.2 Kopieren Mit Kopieren können Sie Daten in angrenzende Zellen oder in andere Bereiche innerhalb desselben Tabellenblattes, in andere Tabellenblätter, andere Excel-Dateien oder in Dateien anderer Programme übertragen. Der Vorgang an sich ist immer gleich: - Markieren Sie die Zelle oder den Bereich, der kopiert werden soll. Ist der Bereich klein, können Sie mit dem dicken weißen Kreuzmauszeiger markieren. Im Beispiel sehen Sie, dass bei der Zelle A1 begonnen wurde. Diese Zelle ist hell, die restliche Markierung blau unterlegt. - Sobald der Bereich markiert ist, gibt es verschiedene Möglichkeiten, den Kopiervorgang einzuleiten. - Klicken Sie im Menüband auf die Registerkarte Start. - Dort wählen Sie ganz links die Gruppe Zwischenablage. - Hier finden Sie das Symbol für Kopieren - oder Sie benutzen den Tastenschlüssel STRG und C (siehe Kapitel 12). - Alternativ können Sie mit der rechten Maustaste in den markierten Bereich klicken. An zweiter Stelle finden Sie dort ebenfalls das Symbol für Kopieren. Um den markierten Bereich erscheint ein Laufrahmen. - Klicken Sie nun in der gleichen Tabelle oder in einer anderen Tabelle die erste Zelle an, die die Daten aufnehmen soll. - Im Beispiel sehen Sie, dass in der Statuszeile ein Hinweis steht. - Drücken Sie nun die Return-Taste. Die Daten werden an der entsprechenden Stelle eingefügt.

26 Autoausfüllen, Kopieren und Verschieben 26 Neben dieser einfachen Möglichkeit des Kopierens gibt es weitere Methoden. - Klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Zielzelle. - Es erscheinen nun verschiedene Einfügeoptionen. - Wenn Sie mit dem Mauszeiger auf die Optionen zeigen, wird Ihnen bereits im Hintergrund das Aussehen des kopierten Bereichs in der so genannten Livevorschau angezeigt. - Wenn Sie, wie in der Abbildung dargestellt, die erste Position auswählen, werden die Formatierung und die Formeln kopiert. - Alternativ zu dieser Möglichkeit können Sie den Tastenschlüssel STRG und V benutzen. - Die zweite Auswahlmöglichkeit kopiert nur die Werte. Die Summenformel in Zelle B8 fehlt. Auch die fett gestalteten Zellen und die Rahmen fehlen - Die dritte Auswahlmöglichkeit fügt nur die Formeln, Texte und Zahlen ein. Die Formate werden nicht mit übernommen. - Die vierte Auswahlmöglichkeit dreht (Transponiert) den kopierten Bereich und passt die Formel an. Die Formate werden ebenfalls kopiert - Die fünfte Auswahlmöglichkeit übernimmt nur die Formate, wie man an Hand der Rahmen erkennen kann. Würden Sie in die Zellen, die vorher fett formatiert waren, Einträge vornehmen, würden diese automatisch fett formatiert.