Geschäftsprozess: Mandatsannahme Zilahi - Institut für Informatik, JLU-Gießen 2003

Transkript

1 Geschäftsprozess: Mandatsannahme Zilahi - Institut für Informatik, JLU-Gießen 2003 GP Anfrage bearbeiten, Angebot erstellen, Gespräch mit Mandant führen, Mandat annehmen GP Anfrage bearbeiten GP Angebot erstellen TP Anfrage entgegennehmen, TP Anforderungen prüfen, TP Leistungen zuammenstellen TP Kapazitäten prüfen, TP Zuständigkeiten festlegen, TP Umsatz kalkulieren, TP Über Annahme entscheiden Mandatsakte - Anfrage - Auflistung der Anforderungen MA-Kapazitäten, Qualifikationsanforderungen Inhalte der technischen Abwicklung - Belege - Verträge - Vollmachten, Ermächtigungen - Versicherungen - Cheklisten - Formulare - Standards erforderliche Mandantendaten (welche, wann, wer, wie) gesetzliche Vorschriften - Grundsätze der Zusammenarbeit Prüfen der technischen Abwicklung Umsatz kalkulieren Kanzleiakte - Leistungsarten der Kanzlei - StBerGebVer - kalkulierter Umsatz - Angebotsüberwachungsliste GP Gespräch mit Mandant führen Auftragsset zusammenstellen Auftragsset - Auftragsset (Musterordner) - Kanzleibroschüre - Leistungen der Kanzlei - schriftliches Angebot - Mandantennutzen Prüfung des Auftrages (Übernahme der gebühren schriftliches Angebot erstellen Zahlungsweise angeben) Dankschreiben für Auftrag und Vertrauen Beratervertrag erstellen. Vollmacht einholen, Einzugseinmächtigung einholen Gespräch protokollieren Mandatsakte anlegen/pflegen Termin mit Mandanten vereinbaren Gespräch führen Kanzlei, MA vorstellen Angebot erörtern, Honorar vereinbaren GP Mandat annehmen Mandat entgegennehmen

2 Zilahi - Institut für Informatik, JLU-Gießen 2003 Anfrage bearbeiten QM-Regelungen beachten prüfen, ob die Befugnisse zur Mandats-/Auftragsannahme klar geregelt sind prüfen, ob es Regelungen zur Einholung von Informationen über neue Mandanten gibt prüfen, ob deren Inhalt die unterschiedlichen Anforderungen der verschiedenen Tätigkeitsbereiche berücksichtigt werden Anfrage erfassen Art, Datum und Uhrzeit der Anfrage erfassen Leistungsumfang grob ermitteln Gründe für die Kanzleiwahl ermitteln Gründe für den Kanzlei-/Beraterwechsel ermitteln prüfen, ob es sich um einen Neu- oder Folgeauftrag handelt Altmandat prüfen Auftragsänderungen feststellen Auftragserweiterungen feststellen prüfen, ob der Mandant bisher zufrieden war feststellen, was bei der bisherigen Betreuung gut gelöst gewesen ist prüfen, ob die Bedingungen für eine weitere Mandatschaft noch gegeben sind Anfrage an StB weiterleiten Mitarbeiterwechsel feststellen Aufnahme der Daten prüfen, ob besondere Probleme existieren prüfen, ob noch Mandatsverhältnisse zu anderen Steuerberatern bestehen prüfen, ob Interessenkollisionen bestehen (OK = keine Interessenkollision) Seriösität des Mandanten prüfen Auftragsrisiko prüfen (OK = kein Auftragsrisisko) Übereinstimmung mit den Praxiszielen prüfen zeitliche Fähigkeit der Auftragserfüllung prüfen fachliche Fähigkeit der Auftragserfüllung prüfen prüfen, ob zu einer Kontaktaufnahme die Zustimmung des Mandanten vorliegt Rechte und Pflichten aus den Auftragsverhältnissen bei Erweiterungen oder Einschränkungen anpassen den bisherigen Berater über den Kanzleiwechsel des Mandanten informieren Auftragsart/Leistungsart prüfen

3 prüfen, ob die notwendigen Informationen für eine Mandatsprüfung vorliegen Auftragsanforderungen detailliert erfassen Umfang der gewünschten Leistungsart (Standard bzw. individuell) ermitteln Art des Unternehmens (z.b. Spedition, Lebensmittelgroßhandel) ermitteln Rechtsform ermitteln prüfen, ob der Mandant aufgrund der Auftragsanforderungen zur Mandantenstruktur passt prüfen, ob alle Besonderheiten berücksichtigt worden sind prüfen, ob die Auftragsartprüfung abgekürzt werden kann Risiken (Zahlungsfähigkeit des Mandanten) ermitteln wirtschaftliche Leistungsfähigkeit des Mandanten ermitteln prüfen, ob der Vertrag abschließbar ist (gesetzliche Rahmenbedingungen, Qualitätsanforderungen, Zielsetzungen der Kanzlei, Übereinstimmung zwischen Angebot und Auftrag) prüfen, ob standesrechtliche oder andere Gründe gegen die Mandatsannahme sprechen prüfen, ob keine Ablehnungsgründe durch persönliche, verwandtschaftliche, geschäftliche Beziehungen, finanzielle, gesellschaftliche Bindungen vorliegen prüfen, ob das Honorar einen solch wesentlichen Anteil der gesamten Honorareinnahmen ausmacht, dass Besorgnis der Befangenheit begründet wäre beachten, dass Bewertungsgutachten nicht ohne Einverständniserklärung beider Parteien angenommen werden, wenn Käufer und Verkäufer Mandanten sind prüfen, ob eine Angebotsabgabe erforderlich ist prüfen, ob eine Ablehnung des Auftrags sinnvoller als Annahme ist Angebot erstellen Kapazitäten prüfen bestehenden Auftragsbestand prüfen erforderliche Änderungen bei Mandatsannahme feststellen Zeitbedarf grob ermitteln, schätzen gesetzliche Erstellungsfristen bei der Planung berücksichtigen Zeitreserven einplanen zeitliche, saisonale Arbeitsspitzen berücksichtigen zeitliche Mitarbeiterkapazität prüfen derzeitige Zuständigkeiten ermitteln Auftragsbestände der Mitarbeiter ermitteln

4 Auslastungen bzw. freie Kapazitäten ermitteln Einsatz- und Projektpläne einsehen angemessene Reserven für unvorhersehbare Ereignisse einplanen fachliche Mitarbeiterkapazität prüfen Qualifikation den Anforderungen gegenüberstellen (Fach-, Branchenqualifikation) prüfen, ob der Auftrag angenommen werden kann/darf Vertreter bspw. für den Krankheitsfall benennen Qualifikationsstufen der Mitarbeiter im Einsatzplan vermerken Technische Abwicklung festlegen, Terminierung des Auftrags Prüfung und Festlegung der technischen Abwicklung des Auftrags Alle Zahlen, Daten und Fakten sind erfragt und berücksichtigt. Dadurch ist sichergestellt, daß der Sachverhalt ordentlich geprüft wurde. Alle erforderlichen Merkmale für die Entscheidung sind bekannt. Gibt es eine Einzelplanung der Auftragsabwicklung für Beginn und Fertigstellungstermine, Bearbeitungszeiten, Einsatz der Mitarbeiter? Notwendige und mögliche Bearbeitungstermine sind festzulegen. Prüfen, ob die Zeitplanung angemessener Reserven für unvorhersehbare Ereignisse enthält? Im Bedarfsfalle entsprechende Reserven vorsehen. Zuständigkeiten festlegen hauptverantwortlichen Mitarbeiter (vorläufig) benennen Fibu-Sachbearbeiter bennenen Lohn-Sachbearbeiter benennen Jahresabschluss-Sachbearbeiter benennen Steuer-Sachbearbeiter bennenen sonstige Verantwortlichkeiten festlegen sonstige Mitarbeiter, die gegenüber dem Mandanten in Erscheinung treten, benennen Mandantenstammblatt erfassen, pflegen/aufnahme der Daten Mandantenstammdaten erfassen prüfen, ob die Grundlagen des Mandats definiert und schriftlich fixiert sind (Auftragsinhalt mit genauer Leistungsbeschreibung) Umsätze kalkulieren Umsatz kalkulieren

5 feststellen, ob bereits andere Angebote für diesen oder andere Mandanten für die gleiche Dienstleistung erstellt wurden, ggf. als Grundlage für das aktuelle Angebot nehmen prüfen, ob zur Angebotserstellung aufgenommenen Forderungen berücksichtigt wurden erste, grobe Kalkulation des Honorars nach Auftragsarten Angebotsvorlage auswählen Vertragsdauer festlegen Kündigungsfrist festlegen Haftungsumfang festlegen Haftungsbegrenzung festlegen Verantwortlichkeiten erläutern Gebührenregelung erläutern Mitwirkungspflicht des Mandanten erläutern Geltungsbereich des Angebots erläutern Übersichtlichkeit und Verständlichkeit des Angebots prüfen Angebot versenden, oder beim Gespräch überreichen Mandatsannahme entscheiden alle Aspekte zusammenfassend betrachten prüfen, ob die Allgemeinen Geschäftsbedingungen eingehalten werden prüfen, ob der Auftrag angenommen wird Mandant annehmen Mandatsannahme dem Mandanten mitteilen Mandatsannahme dem ehemaligen Steuerberater mitteilen Mandantengespräch führen Kanzlei vorstellen, Angebot erläutern Kanzlei vorstellen Auftragsumfang und Leistungspaket(e) präsentieren Angebot erläutern Geltungsbereich des Angebots erläutern beizubringende Unterlagen sowie der bereits im Haus befindlichen Unterlagen (Bilanz, aktuelle BWA) erläutern mandantenbezogene Informationsschriften und Checklisten aushändigen einzuhaltende Termine und Fristen erläutern rechtliche Regeln der Auftragsdurchführung erläutern

6 zeitlichen Rahmen festlegen Teilschritte zur Projektkontrolle erläutern Form der Ergebnispräsentation erläutern weitere Vorgehensweise zur zukünftigen Zusammenarbeit erläutern regelmäßige Gesprächstermine festlegen (z. B. Banktermin Berater und Mandant oder Buchhaltung im Haus des Mandanten) Vollmachten, Ermächtigungen einholen Honorar vereinbaren Honorargespräch führen Honorarvereinbarung treffen Zahlungsart festlegen (Vorschüsse und jährliche Abrechnung) Höhe der monatlichen Vorschüsse festlegen Pauschalauslagen vereinbaren Einzelauslagen vereinbaren Vertragsdauer und -kündigung vereinbaren Vollmacht zum Bankeinzugsverfahren einholen weitere Vereinbarungen festlegen nächsten Gesprächstermin vereinbaren Beratervertrag erstellen betroffene Mitarbeiter über die Änderungen im Auftrag oder ggf. anstehende Änderungen informieren Beratervertrag schreiben Beratervertrag prüfen Unterschriften einholen Zustellungsvollmacht einholen Einzugsermächtigung einholen sonstige Vollmachten einholen Beratervertrag zur Unterschrift dem Mandanten zuleiten prüfen, ob unterschriebener Beratervertrag in der Kanzlei vorliegt Technische Abwicklung festlegen, Terminierung des Auftrags Prüfung und Festlegung der technischen Abwicklung des Auftrags Alle Zahlen, Daten und Fakten sind erfragt und berücksichtigt. Dadurch ist sichergestellt, daß der Sachverhalt ordentlich geprüft wurde. Alle erforderlichen Merkmale für die Entscheidung sind bekannt.

7 Gibt es eine Einzelplanung der Auftragsabwicklung für Beginn und Fertigstellungstermine, Bearbeitungszeiten, Einsatz der Mitarbeiter? Notwendige und mögliche Bearbeitungstermine sind festzulegen. Prüfen, ob die Zeitplanung angemessener Reserven für unvorhersehbare Ereignisse enthält? Im Bedarfsfalle entsprechende Reserven vorsehen.