Kurzbeschrieb JS - Auftragsbearbeitung

Transkript

1 Kurzbeschrieb JS - Auftragsbearbeitung Unsere Auftragsbearbeitung eignet sich für die meisten Branchen. Das Modul enthält die Bausteine - Artikelverwaltung - Kundenverwaltung - Auftragsbearbeitung Artikelverwaltung Nachfolgend sehen Sie den Printscreen einer Eingabemaske für die Artikel. Im Grundpreis ist diese Standardmaske enthalten. Mit einem kleinen Mehrpreis (Fr bis 200. ) lässt sich diese Maske auf Ihre individuellen Bedürfnisse anpassen. Sei es, das Sie in mehreren Sprachen fakturieren möchten oder Sie benötigen mehrere Preise für verschiedene Währungen. Das Programm ist so aufgebaut, dass es sich die anderen Module automatisch an die individuellen Masken anpassen. Beispiel einer Artikelmaske 1

2 Ist ein Artikel auf dem Schirm aufgerufen können Sie mit Funktionen Waren Ein-/Ausgänge erfassen Stückliste für diesen Artikel erfassen Lagerbewegungen anzeigen Etikette drucken Zusätzliche Textzeilen für diesen Artikel eingeben Preisänderungen vorbereiten Kundenrückstände anzeigen Lieferantenbestellungen anzeigen Spezialpreise für Kunden erfassen Artikel kopieren auf eine andere Artikel-Nr. vorhandene Bilddateien anzeigen Ferner gehören zum Lieferumfang Selbst definierbare Listenausdrucke bei Artikellisten. Etikettendruck auf Endlosetiketten oder Export für Druck mit Word. Mit dieser Funktion können auch Artikeldaten in eine.txt Datei exportiert werden und dann z.b. mit Excel weiterbearbeitet werden. Mit Spezialpreise drucken, können Sie eine Liste mit den individuell pro Kunde und Artikel zugeteilten Verkaufspreisen drucken. Rabatte können Sie auf 4 verschiedenen Ebenen vergeben Pro Kunde und pro Artikel Pro Kunde und Warengruppe Auf Kundengruppe und Warengruppe Einen ausführlicheren Beschrieb der Lagerverwaltung können Sie unter dem Punkt Lagerverwaltung im Internet unter unter JS-Software als PDF-Datei herunterladen oder betrachten 2

3 Kundenverwaltung Nachfolgend sehen Sie den Bildschirmausdruck einer Eingabemaske für die Kunden. Im Grundpreis ist diese Standardmaske enthalten. Mit einem kleinen Mehrpreis (Fr bis 200. ) lässt sich diese Maske auf Ihre individuellen Bedürfnisse anpassen. Jedes nur erdenkliche Feld kann für Sie eingebaut werden. Das Programm ist so aufgebaut, dass sich die anderen Programm-Module automatisch an die individuelle Maske anpassen. Beispiel einer Kundenmaske.. Ist ein Kunde aufgerufen, so können Sie mit den nebenstehenden Buttons diverse Zusatzfunktionen ausführen. Zusatzseite für individuelle Bemerkungen Alle Rechnungen der letzten 10 Jahre betrachten Individuelle Rabatte des Kunden auf die 99 Warengruppen Etikette direkt auf kleinen Drucker senden Bezüge des Kunden pro Artikel mit Angabe des letzten Bezugs Adresse auf einen neuen Kunden kopieren Sämtliche Rückstände des Kunden ansehen Adresse des Kunden direkt in Word-Dokument übergeben Zur Auswertung stehen zur Verfügung selbstdefinierbare Kundenlisten. Etikettendruck auf Endlosetiketten oder Export für Serienbriefe mit Word. Mit dieser Funktion können auch Kundendaten in eine.txt Datei exportiert werden und dann z.b. mit Excel weiterbearbeitet werden. 3

4 Auftragsbearbeitung Nachfolgend werden die verschiedenen Funktionen der Auftragsbearbeitung beschrieben. Je nach Bedarf können wir Ihnen eine individuelle Fakturierzeile gestalten. Als Option ist es auch möglich einen Grössenraster einzufügen. Die Berechnung der Zeile kann auf verschiedene Arten erfolgen Menge x Preis x Rabatt = Betrag Menge x Verkaufseinheit x Preis x Rabatt = Betrag Menge x Preis = Betrag Der Preis kann per 1, 100 oder 1000 im Artikel definiert werden. - Auftragsnummer automatisch oder manuell - Rechnungsabschluss in den Zeilen oder unten auf der Fusszeile - 3 verschiedene Mwst-Sätze pro Rechnung möglich - Nach Eingabe autom. Sortierung nach Artikelnummer oder Warengruppen möglich - Ein Auftrag kann maximal 3000 Zeilen enthalten - Aufträge und Rechnungen können bis zu 10 Jahre gespeichert und nochmals abrufbar bleiben - Rückstandsbearbeitung mit manueller oder automatischer Nachlieferung - verschiedenen Zeilenmodi für gespeicherte Artikel, freie Artikel, Pauschalzeile, Textzeilen - Rabatt oder Zuschlag auf Vorzeile oder auf Subtotal - Einzahlungsscheindruck ESR/BESR integriert in Formular oder auf A4 separat - Druck auf Formulare oder Einzelblatt. Vorgedruckte Formulare oder alles durch Programm gestaltet - Wahlweise Druck Ihres Logos und Briefkopfes in Farbe oder S/W - Abruf von Textbausteinen - Bestehende Aufträge in neuen Auftrag kopieren (auch schon verbuchte Aufträge) u.v.m. Zur Illustration geben wir nachstehend einen Auftrag ein Als erstes erscheint die Kundenmaske. Sie können direkt einen neuen Kunden erfassen oder die bestehenden Kunden abrufen. Sie haben die Möglichkeit, die Adresse oder Konstanten für den folgenden Auftrag zu ändern, ohne das der Kundenstamm dadurch geändert wird. Ist alles richtig klicken Sie auf weiter oder Enter und gelangen auf die Seite mit den Auftragszeilen. Wie Sie sehen ist diese Seite nur teilweise im Grafikmodus. Es hat sich gezeigt, dass die Eingabe über die Tastatur mit Bestätigung der Felder mit Enter um einiges schneller ist als mit der Maus. 4

5 Modus A für Artikel ab Artikelstamm Es wird der aktuelle Bestand im Kopfbalken angezeigt zusätzlich die letzten Bezüge des Kunden für den gewählten Artikel mit den verrechneten Mengen, Preisen und Rabatten. Ist im Artikelstamm der Einkaufspreis vermerkt, wird auch die Marge auf die jeweiligen Lieferungen angezeigt. Modus H - Im Kopfbalken werden bei jedem Modus oben die möglichen Funktionen angezeigt. H + S = Subtotal H + R = Rabatt /Zuschlag auf Subtotal H + V = Rabatt/Zuschlag auf die vorangehende Zeile H + P = Positionstotal H + Z = autom. Rekapitulation aller Positionstotale und Schlusstotal 5

6 Modus T Nur ein Text und dann einen Pauschalbetrag ohne Menge x Preis Da bei einem manuell erfassten Betrag kein Einstandspreis hinterlegt ist, fragt das Programm diesen ab, damit die Margenstatistik auch für diese Zeile erstellt werden kann. Modus G In diesem Modus können Sie Texte über die ganze Zeile Schreiben. Mit der Taste F7 können in diesem Modus auch ganze Textbausteine abgerufen werden Mit der Taste F5 können Sie Informationen über bereits für diesen Kunden fakturierte Aufträge abrufen. Sie können wählen für welchen Zeitraum die Suche erfolgen soll. Sie sehen dann die entsprechenden Rechnungen. Wenn Sie bei Suchen nach einen Begriff eingeben z.b. Drucker so werden nur die Rechnungen angezeigt, auf denen irgendwo Drucker steht Sind alle Zeilen einer Rechnung/Offerte erfasst, so betätigen Sie die Taste F4 und die Zeilen werden gespeichert. Es erscheint die folgende Maske 6

7 Hier wählen Sie den Typ des Dokumentes. Wenn Sie bei Direktlieferung einen Haken machen, werden die Artikel nicht aus dem Lager abgebucht. Die Texte Betrifft bis Sachbearbeiter können individuell für Sie festgelegt werden (max. 10 individuelle Abfragefelder sind möglich). Ist im Artikelstamm das Gewicht der Artikel hinterlegt, so wird das Totalgewicht des ganzen Auftrages angezeigt. Ebenso der Auftragswert für eine allfällige Portoverrechnung. Versandtexte oder hier auch Namen der Sachbearbeiter können in den Konstanten hinterlegt werden und dann mit Mausklick oder Eingabe der Nummer abgerufen werden. Mit der Taste F4 oder Klick auf OK gespeichert. wird der Auftrag gespeichert, mit F7 direkt gedruckt und Für den Druck können Sie bestimmen, ob der Briefkopf mit Ihrem Logo gedruckt werden soll oder ob nur ein weisses Papier gedruckt werden soll. z. Original mit Briefkopf und 2 Kopien ohne Briefkopf. Der Einzahlungsschein kann im Formular oder aus einem sep. Schacht oder sogar auf einem sep. Drucker im gleichen Arbeitsgang ohne weiteres zutun gedruckt werden. Nun ist der Auftrag gespeichert und die Artikel sind im Lager abgebucht oder reserviert. Rückstände sind beim Kunden vermerkt. Bis zur definitiven Verbuchung des Auftrages, kann dieser jederzeit nochmals aufgerufen, geändert oder nochmals gedruckt werden. Sie gehen in das Programm Aufträge ändern und geben die Auftragsnummer oder den Namen des Kunden ein. Wählen Sie den gewünschten Auftrag aus und mit Doppelklick oder Enter kann dieser korrigiert werden. 7

8 Mit den Programmen B E können Sie die Dokumente drucken ohne zuerst den Auftrag aufzurufen. Wenn Sie mit Programm F den Uebertrag in die Statistik und die Debitoren gemacht haben, können die Rechnungen oder Gutschriften nicht mehr geändert, sondern nur noch ausgedruckt werden. Mit Programm G können Sie eine Liste der Rückstände nach Kunden- oder nach Artikelnummer ausdrucken. Datenaustausch H erlaubt einzelne Aufträge vom System wegzukopieren (z.b. von/nach Hause oder vom/zum Vertreter. Es können auch nur der Artikelstamm oder die Kunden kopiert werden. Das Programm Statistik enthält folgende Statistiken Jede dieser Statistiken ist auch als Bruttomargenstatistik vorhanden 8

9 Dieses Programm erlaubt es die vorhandenen Dokumente selektiv in Listenform auszudrucken oder auf dem Bildschirm zu betrachten. Um z.b. einen Ueberblick über die bereits verrechneten Aufträge zu erhalten geben Sie die Selektion wie oben vorgegeben ein. Es erscheint folgende Liste Dies war eine kleine Uebersicht über unsere Auftragsbearbeitung. Das Programm enthält noch viele weitere Funktionen oder wir bauen Ihre individuellen Wünsche gerne in unser Programm ein. Verlangen Sie unser Angebot. Bei Interesse stehen wir Ihnen für eine unverbindliche Demo bei uns im Geschäft gerne zur Verfügung. Hägendorf, 21. September