Webinar: Redaktionsabläufe anpassen in OJS Christina Riesenweber & Dennis Twardy, Center für Digitale Systeme, Freie Universität Berlin

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1 Webinar: Redaktionsabläufe anpassen in OJS Christina Riesenweber & Dennis Twardy, Center für Digitale Systeme, Freie Universität Berlin DFG-Projekt Nachhaltige OJS-Infrastruktur zur elektronischen Publikation wissenschaftlicher Zeitschriften

2 Inhalte 1) Über das Projekt 2) Wie funktioniert der OJS-Redaktionsworkflow? 3) Welche technischen Anpassungsoptionen gibt es? 4) Welche konzeptuellen Anpassungsoptionen gibt es? 5) Fragen der Teilnehmer/innen 2

3 1) Über das Projekt 3

4 1 ) Über das Projekt Nachhaltige OJS-Infrastruktur zur elektronischen Publikation wissenschaftlicher Zeitschriften Center für Digitale Systeme, Freie Universität Berlin Universitätsbibliothek Heidelberg Kommunikations- Informations-, Medienzentrum, Universität Konstanz Laufzeit: , + weitere 12 Monate in Vorbereitung Gefördert von der Deutschen Forschungsgemeinschaft (DFG) In Zusammenarbeit mit dem Public Knowledge Project (PKP) und open-access.net (IPOA) 4

5 Arbeitsbereiche 5

6 Services Support-Services Anfragen von Nutzer/innen im deutschsprachigen Raum Support für Redaktionen, Institutionen, Wissenschaftler/innen, Studierende, Verlage -Support bei technischen Fragen Telefonische Beratung für Journal-Gründungen Einführender Redaktions-Workshop Ansprechpartner/innen an allen 3 Projektstandorten Webinare zu OJS-spezifischen Einzelthemen Workshops Anleitungen 6

7 Projektwebseite Projektwebseite Aktuelle Informationen zu OJS Neuigkeiten und Veranstaltungen Netzwerk für OJS-Dienstleister Newsletter 7

8 Informationsplattform ojs.open-access.net Grundlegende Informationen zu OJS Zielgruppenspezifische Darstellung Hinweise für neue Nutzer/innen 8

9 Das Netzwerk Wer kann Teil des Netzwerks werden? technische Infrastruktureinrichtungen, die OJS als Hosting-Dienstleistung für mehrere Open-Access-Zeitschriften bereitstellen oder entsprechende Dienstleistungen planen Institutionen, die OJS-Dienstleistungen zur Unterstützung der Wissenschaft primär nicht-profitorientiert anbieten Bibliotheken, Rechenzentren und Universitätsverlage unabhängige Forschungsinstitute und -gesellschaften 9

10 2) Wie funktioniert der OJS- Redaktionsworkflow? 10

11 Autor/in: Submission 11

12 Redakteur/in: Übersicht 12

13 Redakteur/in: Review 13

14 Gutachter/in: Peer Review 14

15 Redakteur/in: Übersicht 15

16 Redakteur/in: Copyediting 16

17 Redakteur/in: Layout & Proofreading 17

18 Leser/in 18

19 3) Welche technischen Anpassungsoptionen gibt es? 19

20 Technische Anpassungen Rubriken & Rubrikredakteure Einreichung Rubriken: Rubriken der Zeitschrift Rubrikredakteure: Rubriken der Zeitschrift > Rubrikredakteur/innen Autorenrichtlinien: Setup 3.1 Begutachtung Redaktion Begutachtungsrichtlinien: Setup 2.2 Gutachter-Datenbank: Setup 2.7 Begutachtungsverfahren: Setup 2.2 Formulare: Begutachtungsformulare Lektorat: Setup 4.5 Layout: Setup 4.6 Korrekturlektorat: Setup 4.7 Veröffentlichung Informationen für Leser/Bibliothekare/Autoren: Setup Templates Bearbeiten von Templates: -Vorlagen 20

21 4) Welche konzeptuellen Anpassungsoptionen gibt es? 21

22 Rollen in OJS Journal Manager / Zeitschriftenverwalter/in Editor / Redakteur/in Section Editor / Rubrikredakteur/in Reviewer / Gutachter/in X Herausgeber/in Copyediting / Lektorat Layout Proofreading / Korrekturlektorat Eine Person kann mehrere Rollen übernehmen! 22

23 Journal Manager / Zeitschriftenverwalter/in Zugriff auf Setup der Zeitschrift Kleinere technische Anpassungen Zugriff auf Texte und Metadaten über die Zeitschrift Verwaltung von Informationstexten, Kontaktinformationen, Handreichungen etc. Keine Verantwortung für Inhalte der Zeitschrift auf Artikelebene 23

24 Redaktion Editor / Redakteur/in Zugriff auf alle eingereichten Artikel Rechte zur Zuweisung von Artikeln an (Rubrik-) Redakteur/in Verwaltung des Begutachtungs- und Publikationsprozesses Einrichtung und Veröffentlichung von Ausgaben Section Editor / Rubrikredakteur/in Zugriff nur auf zugewiesene Artikel Verwaltung des Begutachtungs- und Publikationsprozesses 24

25 Reviewer / Gutachter/in Zugriff nur auf zur Begutachtung zugewiesene Artikel Archivzugriff nur für tatsächlich begutachtete Artikel 25

26 X Herausgeber/in Passende Rolle in Abhängigkeit von tatsächlichen Tätigkeiten A) Hrsg. prüft alle eingehenden Artikel und weisen sie (Rubrik-) Redakteuren zu Herausgeber/in = Redakteur/in B) Redakteur/in prüft alle eingehenden Artikel und legt sie Hrsg. vor Herausgeber/in = Gutachter/in C) Hrsg. organisiert und verwaltet den Begutachtungsprozess Herausgeber/in = (Rubrik-) Redakteur/in 26

27 Lektorat und Layout Copyediting / Lektorat (~ Lektorat, Korrektorat) Inhaltliche Korrektur des Beitrags vor dem Layout Korrektur von Stil, Rechtschreibung, Zeichensetzung, Formalia Layout (~ Satz, Design, Fahnenerstellung) Überführung der Textdatei in Publikationsformat (HTML, PDF, EPUB) Proofreading / Korrekturlektorat (~ Fahnenkorrektur, Abschlusslektorat) Abschließende Prüfung des Publikationsformats auf (formale) Satzfehler 27

28 Beispielworkflows Ein/e Herausgeber/in als Gatekeeper Ein/e Herausgeber/in (als EDITOR) wählt aus eingehenden Manuskripten aus, und weist diese bestimmten (Rubrik-) Redakteuren (als (SECTION) EDITORS) zur Bearbeitung zu. Diese organisieren Begutachtungsverfahren mit Gutachter/innen. Anonyme Begutachtung durch Hrsg. nicht möglich. Runde 1: extern Gutachter/in als Herausgeber/in als EDITOR Redakteur/in als (SECTION) EDITOR Gutachter/in als Gutachter/in als 28

29 Beispielworkflows Mehrere Herausgeber als Gatekeeper Redakteur/in (als EDITOR) leitet alle eingehenden Manuskripte in einer ersten Begutachtungsrunde an mehrere Hrsg. (als ). Hrsg. empfehlen mögliche Gutachter/innen. Anonyme Begutachtung durch Hrsg. möglich. Wenn Hrsg. positiv entscheiden, leitet Redakteur/in eine zweite Begutachtungsrunde mit externen Gutachter/innen (als ) ein. Runde 1: intern Runde 2: extern Redakteur/in als EDITOR Herausgeber/in als Redakteur/in als EDITOR Gutachter/in als Herausgeber/in als Gutachter/in als Herausgeber/in als Gutachter/in als 29

30 Beispielworkflows Heft mit Gastherausgeber/innen Redakteur/in oder Herausgeber (als EDITOR) nimmt alle Beiträge entgegen und weist sie den Gastherausgeber/innen (als ) in einer ersten Begutachtungsrunde zu. Herausgeber/in oder Redakteur/in als EDITOR Runde 1: Gasthrsg. Gasthrsg. als Gasthrsg. als Herausgeber/in oder Redakteur/in als EDITOR Runde 2: extern Gutachter/in als Gutachter/in als Gasthrsg. als Gutachter/in als 30

31 Redaktionsmodelle Minimal: 1 Person + Gutachter/innen Herausgeber/in als EDITOR Gutachter/in als Herausgeber/in als COPYEDITOR / LAYOUTER / etc. Standard: 1 Redakteur/in + X Herausgeber/innen Redakteur/in als EDITOR Hrsg. als Gutachter/in als Redakteur/in als COPYEDITOR / LAYOUTER / etc. Komplex: X Redakteur/innen + X Herausgeber/innen + Dienstleister Redakteur/in als EDITOR Hrsg. als COPY- EDITOR LAYOUT PROOF- READER 31

32 Kommunikation des Workflows Stellen Sie sicher, dass allen Beteiligten der Workflow bekannt ist Geben Sie Personen, die selten mit OJS arbeiten, Handreichungen (Autor/innen, Gutachter/innen) Verzichten Sie nicht auf persönliche Kommunikation: auch digitale Zeitschriften profitieren von regelmäßigen Redaktionssitzungen, Herausgeber- und Beiratstreffen 32

33 5) Fragen der Teilnehmer/innen 33

34 Workflow Editing / Redaktion Kann man die Vorgänge Editing, Layout und Proofreading zusammenfassen oder muss jeder Schritt einzeln durchgeführt werden? Prinzipiell kann OJS so konfiguriert werden, dass ein (Section-) Editor (Rubrik-/ Redakteur/in) vollständig für die redaktionelle Bearbeitung einer Einreichung zuständig ist. Werden Layout und Proofreading nicht auf dedizierte Personen aufgeteilt, sind die Grenzen zwischen den Schritten fließender. Proofreading selbst ist zudem nicht zwingend notwendig, um einen Artikel zu veröffentlichen. Eine weitere Straffung ist nicht vorgesehen und für normale Einreichungen auch nicht sinnvoll. Den kürzesten Weg zur Veröffentlichung stellt das Quick Submit Plug-In dar, bei dem sofort ohne Review o.ä. eine Druckfahne eingefügt werden kann. Muss man Sections haben um Section-Editors anzulegen? Ja. OJS erfordert mindestens eine Section (Rubrik). Diese ist auch standardmäßig bereits eingerichtet ( Articles ). Der Vorteil ist, dass Section-Editors nur Rechte innerhalb der ihnen zugewiesenen Sections haben, nicht jedoch auf Zeitschriftenebene. Section-Editors können also keine Ausgaben anlegen oder Ausgaben veröffentlichen. 34

35 Log-In für Gutachter/innen Gibt es eine Möglichkeit, dass Gutachter/innen ohne OJS-Log-In auf den Begutachtungsprozess zugreifen können? Nein, alle Gutachter/innen müssen in OJS in der Rolle Reviewer (Gutachter/in) angemeldet sein und benötigen einen eigenen Account. Was ist der One-Click-Zugang für Gutachter/innen? Damit ist ein Link gemeint, der in versendeten s enthalten sein kann und der die Gutachter/innen direkt am System in ihrem eigenen (zuvor erstellten) Account anmeldet. Wie können Redakteur/innen auch als Gutachter/innen agieren? Um als Gutachter/in im Begutachtungsprozess zu agieren, müssen Redakteur/innen auch für die Rolle Reviewer (Gutachter/in) in OJS angemeldet bzw. freigeschaltet sein. 35

36 s anpassen Kann man die -Vorlagen in mehreren Sprachen hinterlegen? Ja, die -Vorlagen können für alle installierten Interface-Sprachen angepasst werden. Kann ich bei einem mehrsprachigen Journal einem Autor oder Reviewer eine Sprache zuweisen? Nein, das ist zu diesem Zeitpunkt nicht möglich. Sie können aber über die ausgewählte GUI-Sprache (also die von Ihnen verwendete Sprache der Benutzeroberfläche) die verwendete Sprache der -Templates beeinflussen. 36

37 Backups und Archivierung Bietet OJS eine Möglichkeit zur Datensicherung an? Nein, mit Ausnahme von LOCKSS (s.u.) bietet OJS keine automatisierte Lösung zur Datensicherung an. Dies muss auf Server-Ebene geschehen und ist auf Anwendungsebene in der Regel auch nicht sinnvoll. Prinzipiell ist es allerdings möglich, die XML-Export-Funktion von OJS zu nutzen, um manuell sämtliche Ausgaben und/oder Artikel im XML-Format zu exportieren. Gleiches gilt für die Daten der angemeldeten Benutzer. Gibt es eine Schnittstelle zur Meldung von Artikeln/Ausgaben an die DNB? Nein, zur Zeit nicht. Eine solche Schnittstelle zur automatisierten Meldung ist aktuell in Arbeit. Aktuell müssen Meldungen manuell erfolgen. Sprechen Sie gegebenenfalls auch mit Ihrer Heimbibliothek. Diese haben häufig bereits etablierte Meldewege (z.b. Hotfolder, o.ä.). Unterstützt OJS LOCKSS? Ja. Seit Juni 2016 gibt es die Möglichkeit für OJS-Journals, sich kostenlos dem PKP Private LOCKSS Network (PLN) anzuschließen (siehe und auf diesem Wege die Daten der Zeitschrift zu sichern. 37

38 Publikationsformate Gibt es ein Plug-In zur automatischen Generierung von XML-Fahnen? PKP arbeitet zur Zeit an einer Plug-In-Lösung. Ein Veröffentlichungstermin ist bisher noch nicht bekannt. Gibt es einen Workflow zur Erstellung von PDFs, EPUB oder HTML-Dateien? Nein, OJS ist kein Dokument-Editor. Die Überführung des Manuskripts in die gesetzte Fahne gleich welchen Formates wird außerhalb von OJS mit einem entsprechenden Tool (z.b. InDesign, LaTeX, HTML-Editor, etc.) oder per Export aus einem Textverarbeitungssystem vorgenommen. 38

39 Kontakt www. Christina Riesenweber Dennis Twardy Center für Digitale Systeme, Freie Universität Berlin Arbeitsbereich E-Publishing Stand vom Erstellt und bereitgestellt von. Dieses Material steht unter der Creative-Commons-Lizenz Namensnennung 3.0 Deutschland. Um eine Kopie dieser Lizenz einsehen zu können, besuchen Sie bitte 39