Rahmenkonzept zur Implementierung von Qualitätsentwicklung nach 79, 79a SGB VIII im Landkreis Hildesheim

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1 Landkreis Hildesheim Dezernat 4 Jugendhilfeplanung Rahmenkonzept zur Implementierung von Qualitätsentwicklung nach 79, 79a SGB VIII im Landkreis Hildesheim (Stand )

2 INHALT Präambel Relevante Produkte des Landkreises Hildesheim Steuerung Qualitätsbeauftragte/r Steuerungsgruppe Arbeitsgruppen I Arbeitsgruppen II Ablauf des Qualitätsentwicklungsprozesses Beschreibung der Verfahrensabläufe und Qualitätskriterien je Produkt und Leistung Erarbeitung von Qualitätsindikatoren und Bewertungsinstrumenten Qualitätserhebungen Dokumentation und Berichtswesen Qualitätshandbuch Berichtswesen Zeitlicher Ablauf...8 Anhang...10 Beispiel: Sozialpädagogische Familienhilfe...10 Beispiel: Zusammenarbeit zwischen Vormündern und der Bezirkssozialarbeit

3 Präambel 1 Die örtlichen Träger der Kinder- und Jugendhilfe sind aufgefordert, eine kontinuierliche Qualitätsentwicklung in den verschiedenen Bereichen des SGB VIII zu betreiben. Mit der Einführung des 79a SGB VIII wurde der ohnehin bestehende Auftrag konkretisiert. Mit dem vorliegenden Rahmenkonzept soll eine verbindliche Grundlage zur Qualitätsentwicklung im Landkreis Hildesheim geschaffen werden. Um die Aufgaben der Kinder- und Jugendhilfe nach 2 zu erfüllen, haben die Träger der öffentlichen Jugendhilfe Grundsätze und Maßstäbe für die Bewertung der Qualität sowie geeignete Maßnahmen zu ihrer Gewährleistung für 1. die Gewährung und Erbringung von Leistungen, 2. die Erfüllung anderer Aufgaben, 3. den Prozess der Gefährdungseinschätzung nach 8a, 4. die Zusammenarbeit mit anderen Institutionen weiterzuentwickeln, anzuwenden und regelmäßig zu überprüfen. Dazu zählen auch Qualitätsmerkmale für die Sicherung der Rechte von Kindern und Jugendlichen in Einrichtungen und ihren Schutz vor Gewalt. Die Träger der öffentlichen Jugendhilfe orientieren sich dabei an den fachlichen Empfehlungen der nach 85 Absatz 2 zuständigen Behörden und an bereits angewandten Grundsätzen und Maßstäben für die Bewertung der Qualität sowie Maßnahmen zu ihrer Gewährleistung. ( 79a SGB VIII) Qualitätsentwicklung aus dem Verständnis des SGB VIII heraus beschreibt einen kontinuierlichen Prozess. Demzufolge muss auch dieses Rahmenkonzept regelmäßig überprüft und bei Bedarf fortgeschrieben werden. An den Stellen, wo eine Beteiligung externer Träger, Organisationen etc. als sinnvoll oder notwendig erscheint, sollen diese einbezogen werden. Dabei sind die institutions-/ organisationsspezifischen Eigenheiten zu achten. Dem Jugendhilfeausschuss kommt im Prozess der Qualitätsentwicklung gem. 71 Abs. 2 SGB VIII eine herausgehobene Stellung zu. Die Entscheidungen über das Konzept, die Verfahrensschritte und zu betrachtende Qualitätskriterien werden dort unter dem Aspekt der Weiterentwicklung der Jugendhilfe zu beraten sein. 1. Relevante Produkte des Landkreises Hildesheim Produkte des Fachdienstes Förderung von Kindern in Tageseinrichtungen und Tagespflege Jugendarbeit Jugendsozialarbeit, Erzieherischer Kinder- und Jugendschutz Tageseinrichtungen für Kinder Kreiseigene Jugendeinrichtungen Erziehungsberatung 1 Das vorliegende Konzept orientiert sich an der Orientierungshilfe zur Umsetzung der Regelungen in 79, 79a SGB VIII des Landschaftsverbandes Westfalen-Lippe / Landesjugendamt Westfalen und des Landschaftsverbandes Rheinland / Landesjugendamt Rheinland. Die Orientierungshilfe ist online verfügbar unter: 79_und_ 79a_SGB_VIII.pdf 2

4 Produkte des Fachdienstes Förderung der Erziehung in der Familie (FD 406) Hilfen zur Erziehung (FD 406) Eingliederungshilfe nach 35a SGB VIII (FD 406) Verfahren nach dem Jugendgerichtsgesetz Produkte des Fachdienstes Unterhaltsvorschuss Beistandschaft, Amtspflegschaft und -vormundschaft Produkt des Dezernats Willkommen im Leben Willkommen im Landkreis Hildesheim Fachdienstübergreifendes Produkt PIAF Steuerung 2.1. Qualitätsbeauftragte/r Qualitätsentwicklung ist im SGB VIII dem Bereich Gesamtverantwortung, Jugendhilfeplanung zugeordnet. Die Funktion der/des Qualitätsbeauftragten wird durch die Jugendhilfeplanung wahrgenommen. Aufgaben der/des Qualitätsbeauftragten sind: o Information der Beteiligten über Qualität(smanagement) o Organisation der Steuerungsgruppe o im 1. Jahr regelmäßige, später punktuelle Beratung der Arbeitsgruppen 2.2. Steuerungsgruppe Es wird eine Steuerungsgruppe zur Qualitätsentwicklung gebildet. Dieser gehören an: o Dezernent / Jugendamtsleitung o Fachdienstleitung 405 o Fachdienstleitung 406 o Fachdienstleitung 407 o Jugendhilfeplanung / Qualitätsbeauftragt/e o Steuerungsunterstützung Dezernat 4 o ggf. Mitarbeiter/innen anderer Institutionen (z.b. freie Träger) Die Steuerungsgruppe übernimmt folgende Aufgaben: o Entwicklung und Fortschreibung des Rahmenkonzeptes o Information und Beschlussvorbereitung für den Jugendhilfeausschuss o Fachaustausch über die Arbeit der Arbeitsgruppen o Erstellung und Fortschreibung eines Qualitätshandbuches o Besprechung der regelmäßigen Jahresberichte o Hilfestellung und Beratung bei Schwierigkeiten o Zeit- und Ressourcenplanung 2.3. Arbeitsgruppen I Es werden Arbeitgruppen zur Qualitätsentwicklung in den jeweiligen Fachdiensten zu den Leistungen und Produkten gebildet. Diesen gehören an: o Fachdienstleitung 3

5 o Mitarbeiter/innen o ggf. Mitarbeiter/innen beteiligter Institutionen o beratend: Jugendhilfeplanung Die Arbeitsgruppen übernehmen folgende Aufgaben: o Benennung einer / eines Moderators/in ( Qualitätsbeauftragte/r für den Fachdienst) o Herstellung von Transparenz im Fachdienst wie auch in beteiligten Gremien (z.b. AG 78) o Bereitstellung von Informationen für die Steuerungsgruppe o Planung und Umsetzung des Qualitätsentwicklungsprozesses im Fachdienst 2.4. Arbeitsgruppen II Für Fachdienst und Institutionen übergreifende Produkte (z.b. PIAF ) und Verfahrensabläufe sind gesonderte Arbeitsgruppen zu bilden. Die Zusammensetzung wird innerhalb der beteiligten Organisation(seinheiten) selbst bestimmt. Die Arbeitsgruppen übernehmen folgende Aufgaben: o Beschreibung der Verfahrensschritte o Herstellung von Transparenz o Bereitstellung von Informationen für die Steuerungsgruppe o Planung und Umsetzung des Qualitätsentwicklungsprozesses für die übergreifenden Produkte und Verfahrensabläufe 3. Ablauf des Qualitätsentwicklungsprozesses 3.1. Beschreibung der Verfahrensabläufe und Qualitätskriterien je Produkt und Leistung In den Arbeitsgruppen werden die Produkte und Verfahrensabläufe beschrieben. Die Beschreibung soll sich an dem folgenden Muster orientieren, wobei die individuellen Erfordernisse der Produkte und Verfahrensabläufe berücksichtigt werden sollen. Für jedes Produkt / jede Leistung werden die relevanten Qualitätskriterien herausgearbeitet. Diese werden möglichst auf den Ebenen Strukturqualität, Prozessqualität und Ergebnisqualität beschrieben. Art der Hilfe: Rechtliche Grundlagen: Allgemeine Beschreibung der Hilfeform: Anspruchsvoraussetzungen: Allgemeine Zielsetzung: Umfang / Dauer der Leistung: Ablaufdiagramm: Zur Darstellung des Ablaufes sollen die folgenden Symbole genutzt werden: 4

6 Auslösendes Ereignis: Es passiert etwas (ohne Aktivität der Prozessverantwortlichen) Teilprozess: Bündelung von Tätigkeiten mit einem (Zwischen-)Ergebnis Entscheidung (Verzweigung) im Prozessverlauf: Es folgen mindestens zwei Alternativen (Pfeile) Verknüpfung von Schritten: Entscheidung, Teilprozesse und Schnittstellen Schnittstelle zu einem anderen Prozess Schnittstelle zu einem externen Prozess Ende einer Prozesskette Dokumente, die im Teilprozess zu benutzen sind Beschreibung der Verfahrensschritte: Prozessbeteiligte: Dokumente: Qualitätsziel I: Qualitätskriterium I.1: I.1 Qualitätskriterium I.2: I.2 Qualitätsziel II: Qualitätskriterium II.1: 5

7 II.2 Qualitätskriterium II.2: II.2 Für Produkte und Leistungen, die keine sozialpädagogische Fallarbeit beinhalten, ist der Prozess der Qualitätsentwicklung an dieser Stelle zunächst beendet. Es erfolgt eine regelmäßige Überprüfung und Anpassung der Verfahrensbeschreibung und der Qualitätskriterien. Für Fachdienst und Institutionen übergreifende Arbeitsgruppen ist lediglich eine Vereinbarung zur Zusammenarbeit und ein Flussdiagramm zu erstellen Erarbeitung von Qualitätsindikatoren und Bewertungsinstrumenten Mindestens für die sozialpädagogischen Produkte und Leistungen mit sozialpädagogischer Fallarbeit werden zu den jeweiligen Qualitätskriterien Indikatoren herausgearbeitet, operationalisiert und beschrieben (Anhand welcher Indikatoren kann das Qualitätskriterium gemessen und bewertet werden?). Nach der Festlegung der Qualitätskriterien und -indikatoren erfolgt die Entwicklung und Auswahl eines geeigneten Erhebungsinstrumentes. Sind in den Fachdiensten bereits Evaluationsinstrumente vorhanden (z.b. die jährliche Kundenbefragung im Rahmen der IBN), ist in jedem Fall zu prüfen, ob und wie diese einbezogen werden können, um einen Mehrarbeitsaufwand zu vermeiden. Einhergehend mit der Entwicklung der Erhebungsinstrumente gehen Überlegungen, wie diese zielgruppengerecht eingesetzt werden können Qualitätserhebungen Die Erhebungsinstrumente werden getestet und ggf. modifiziert. Es erfolgen regelmäßige Erhebungen, je nach individueller Vorgehensweise des zielgruppengerechten Einsatzes. Die Auswertungen erfolgen im jeweiligen Fachdienst. Die Ergebnisse werden dem Qualitätsbeauftragten in regelmäßigen Abständen schriftlich berichtet und in der Steuerungsgruppe beraten. 4. Dokumentation und Berichtswesen 4.1. Qualitätshandbuch Die Ergebnisse der Schritte 3.1 und 3.2 aus den Arbeitsgruppen werden in der Steuerungsgruppe beraten, dem Jugendhilfeausschuss vorgelegt und durch den Qualitätsbeauftragten in einem Qualitätshandbuch zusammengeführt. Das Qualitätshandbuch wird regelmäßig fortgeschrieben. Es gilt für alle Mitarbeiter/innen der Jugendamtsfachdienste als verbindliche Handlungsgrundlage. Das Qualitätshandbuch enthält mindestens die Punkte: o Satzung des Jugendamtes o Organigramm des Jugendamtes o Übersicht über die Produkte des Jugendamtes o Je Fachdienst Beschreibung der Arbeitsabläufe und Qualitätskriterien je Produkt und Leistung inkl. der Beschreibungen der Qualitätsindikatoren und Bewertungsinstrumente o Beschreibung der fachdienst- und institutionenübergreifenden Verfahrensabläufe 6

8 4.2. Berichtswesen Der Jugendhilfeausschuss wird jährlich im Rahmen der Jahresberichte der Fachdienste über den Stand der Qualitätsentwicklungsprozesse informiert. Die Information enthält insbesondere o den aktuellen Stand des Qualitätsentwicklungsprozesses und o einen jährlichen Qualitätsbericht zu den Ergebnissen der Qualitätserhebungen. 7

9 5. Zeitlicher Ablauf Organisationaler Rahmen Kernprozesse der Qualitätsentwicklung 10/2013 Steuerungsgruppe Abstimmung des Rahmenkonzeptes Jugendhilfeausschuss Information über Rahmenkonzept Jugendhilfeausschuss Bestätigung oder ggf. Modifikation des Rahmenkonzeptes, Beschlussfassung 02/2014 Steuerungsgruppe Beschlussvorbereitung für den Jugendhilfeausschuss Jugendhilfeausschuss Bestätigung oder ggf. Modifikation der ausgewählten Qualitätskriterien, Beschlussfassung 11/2013 bis Arbeitsgruppen Beschreibung der Arbeitsabläufe, Qualitätskriterien und -indikatoren (Es empfiehlt sich in der ersten Durchführungsphase der Implementierung von Qualitätsentwicklung zunächst je Fachdienst lediglich ein oder zwei Leistungen zu beschreiben, um die Arbeitsbelastung in einem angemessenen Rahmen zu halten und um aus den gewonnen Erkenntnissen für weitere Beschreibungen zu lernen. 2 ) 02/2014 bis 05/2014 Arbeitsgruppen Bildung von Indikatoren zu den beschlossenen Qualitätskriterien, Entwicklung von Instrumenten zur Qualitätsbewertung Beratung durch Qualitätsbeauftragten 2 Im Fachdienst 406 sollten zumindest die Hilfen zur Erziehung und der Prozess der Gefährdungseinschätzung nach 8a SGB VIII einbezogen werden, da hier per Gesetz eine besondere Akzentuierung vorgenommen wurde. 8

10 05/2014 Steuerungsgruppe Beratung über Arbeitsgruppenergebnisse, Vorbereitung des Qualitätshandbuchs ab 06/2014 Kontinuierliche Durchführung der Qualitätsbewertung 08/2014 Steuerungsgruppe Überprüfung der jeweiligen Qualitätsbewertungsverfahren 12/2014 Steuerungsgruppe Vorbereitung des Qualitätsberichts, Beschlussvorbereitung für den Jugendhilfeausschuss zum weiteren Vorgehen 02/2015 Jugendhilfeausschuss Information über Stand des Qualitätshandbuches, Vorstellung des Qualitätsberichtes, Auswahl weiterer Produkte/Leistungen und Qualitätskriterien, Beschlussfassung regelmäßig Sitzungen der Steuerungsgruppe jährlich Jugendhilfeausschuss Information über Stand des Qualitätshandbuches, Vorstellung des Qualitätsberichtes, Auswahl weiterer Produkte/Leistungen und Qualitätskriterien, Beschlussfassung 11/2014 Arbeitsgruppen Übermittlung der Ergebnisse der Qualitätsbewertungsverfahren an Qualitätsbeauftragten Arbeitsgruppen Beschreibung der Arbeitsabläufe und Qualitätskriterien Arbeitsgruppen Bildung von Indikatoren zu den beschlossenen Qualitätskriterien, Entwicklung von Instrumenten zur Qualitätsbewertung Kontinuierliche Durchführung der Qualitätsbewertung Regelmäßige Fortschreibung des Qualitätshandbuches Jährliche Berichterstattung zum Stand der Qualitätsentwicklung im Rahmen der Jahresberichte 9

11 Anhang Beispiel: Sozialpädagogische Familienhilfe Art der Hilfe: Rechtliche Grundlagen: Allgemeine Beschreibung der Hilfeform: Anspruchsvoraussetzungen: Allgemeine Zielsetzung: Sozialpädagogische Familienhilfe 27, 31 SGB VIII Sozialpädagogische Familienhilfe soll durch intensive Betreuung und Begleitung Familien in ihren Erziehungsaufgaben, bei der Bewältigung von Alltagsproblemen, der Lösung von Konflikten und Krisen sowie im Kontakt mit Ämtern und Institutionen unterstützen und Hilfe zur Selbsthilfe geben. Sie ist in der Regel auf längere Dauer angelegt und erfordert die Mitarbeit der Familie. (1) Ein Personensorgeberechtigter hat bei der Erziehung eines Kindes oder eines Jugendlichen Anspruch auf Hilfe (Hilfe zur Erziehung), wenn eine dem Wohl des Kindes oder des Jugendlichen entsprechende Erziehung nicht gewährleistet ist und die Hilfe für seine Entwicklung geeignet und notwendig ist. [ ] (2a) Ist eine Erziehung des Kindes oder Jugendlichen außerhalb des Elternhauses erforderlich, so entfällt der Anspruch auf Hilfe zur Erziehung nicht dadurch, dass eine andere unterhaltspflichtige Person bereit ist, diese Aufgabe zu übernehmen; die Gewährung von Hilfe zur Erziehung setzt in diesem Fall voraus, dass diese Person bereit und geeignet ist, den Hilfebedarf in Zusammenarbeit mit dem Träger der öffentlichen Jugendhilfe nach Maßgabe der 36 und 37 zu decken. [ ] Die SPFH ist die intensivste Form der ambulanten Hilfe zur Erziehung, sie soll die Eigenkräfte der Familie aktivieren und Hilfe zur Selbsthilfe geben. Die Fachkräfte der SPFH sollen dazu beitragen, dass die Familien in die Lage versetzt werden, selber ihre Angelegenheiten zu regeln. Entweder muss also verschüttetes Leistungspotential wieder freigelegt oder aber neues Potential erschlossen werden. Nicht Bevormundung ist angezeigt, sondern Kooperation und Förderung der familiären Eigenkräfte. Die Stärkung der familiären Eigenkräfte soll vor allem dazu beitragen, eine Fremdunterbringung der Kinder außerhalb der Familie zu vermeiden. In den Fällen, wo es bereits zu einer Fremdunterbringung gekommen ist, soll erreicht werden, diese so kurz wie möglich auszugestalten. Insoweit kommt der SPFH nicht nur rein vorbeugende Bedeutung zu, sondern sie ist auch nachgehende Hilfe, z.b. bei einem Einsatz in einer Familie, um die Rückkehr der Kinder etwa aus der Heimerziehung möglichst konfliktfrei zu gestalten. Im Gegensatz zu vielen anderen Hilfen im SGB VIII richtet sich die SPFH nicht nur an eine einzelne, leistungsberechtig- 10

12 te Person, sondern die gesamte Familie ist Empfänger dieser Hilfe. Dabei ist Anspruchsberechtigter der Hilfe die personensorgeberechtigte Person. Für die Fachkräfte in der SPFH bedeutet dies, dass sie sich dem gesamten System Familie widmen müssen und nicht nur Interessen einer einzelnen Person wahrnehmen dürfen. Es wird also dem gesetzlichen Auftrag nicht entsprochen, wenn Mitarbeiter einer SPFH sich ausschließlich als Anwalt der Kinder in der Einsatzfamilie verstehen. Da der Einsatz der SPFH- MitarbeiterInnen unmittelbar in der Familie und damit in deren Privatsphäre erbrachte wird, kann die Hilfe nur wirksam sein, wenn ein absolutes Vertrauensverhältnis zwischen allen Beteiligten besteht. Eine Verkehrung des Leitgedankens der SPFH ist daher festzustellen, wenn zunehmend von Kontrollaufträgen die Rede ist, die eine SPFH in einer Familie zu erbringen hat. (aus: Kunkel, 2011, beck-online) In allen Einzelfällen erfolgt eine umfassende, personen- und familienorientierte (ganzheitliche, nicht leistungsfragmentierte) Leistungsermittlung und Hilfeplanung, die erforderlichen Leistungen werden zeitnah sowie mit hoher Qualität ermittelt, gewährt und erbracht, die Lebenssituation der leistungsberechtigten Kinder, Jugendlichen und Familien wird so weit wie möglich verbessert. Umfang / Dauer der Leistung: Die Hilfe wird bei Einleitung grundsätzlich für 6 FLS/Woche gewährt. Ein geringerer Stundenumfang bei Hilfeeinleitung ist zu vermeiden, um den Beziehungsaufbau positiv gestalten zu können und um dem Freien Träger einen angemessenen Rahmen für eine ausführliche sozialpädagogische Diagnose bereitzustellen. Ein höherer Stundenumfang bei Hilfeeinleitung bedarf einer besonderen Begründung. Ablaufdiagramm: Die Hilfe soll eine Dauer von 2 Jahren nicht überschreiten. Eine darüber hinaus gehende Dauer muss im Rahmen der kollegialen Beratung beschlossen und besonders begründet werden. Die Hilfe ist dann ggf. als kompensatorisch weiterzuführen. 11

13 Zugang zum FD 406 anderer Prozess ggf. Gesprächsvermerk Erstkontakt Prüfung der sachlichen Zuständigkeit Falleinschätzung Ende Entscheidung anderer Prozess HzE-Antrag Ggf. Sorgeerklärung Formular Zuständigkeitsprüfung Falleingabe und Statistik Info51 (allgemeine Beratung) Antragstellung Prüfung der örtlichen Zuständigkeit Eingabe Info51 Weitervermittlung andere Institution Schweigepflichtentbindung Genogramm Schulberichte ggf. externe Gutachten Sozialpädagogische Diagnose Tischvorlage Protokoll der Fallberatung Kollegiale Beratung Protokoll der Fallberatung Ablehnung Entscheidung anderer Prozess Hilfeplan Beendigung und Statistik allg. Beratung in Info51 Eingabe und Statistik ( 31) in Info 51 Kostenverfügung Auswahl des Leistungserbringers Einleitung 1. Hilfeplangespräch nach max. 2 Jahren Hilfeplanfortschreibung Leistungserbringer Hilfeplan Kostenverfügung Verlaufsbericht Entscheidung 12

14 Hilfeplan Kostenverfügung Beendigung und Statistik in Info51 Beendigung Ende anderer Prozess Beschreibung der Verfahrensschritte: (1) Erstkontakt, Prüfung der sachlichen Zuständigkeit, Falleinschätzung: Sobald die/der BezirkssozialarbeiterIn Kenntnis von einem möglichen Hilfebedarf erhält, erfolgt die Prüfung der sachlichen Zuständigkeit gem. 85 SGB VIII. Es erfolgt eine erste Falleinschätzung mit dem Ergebnis kein Hilfebedarf, anderer Prozess (z.b. Erziehungsberatung), Weitervermittlung an externe Institution oder Notwendigkeit HzE. Ggf. ist ein Gesprächsvermerk zu erstellen. (2) Antragstellung, Prüfung der örtlichen Zuständigkeit, Eingabe Info51: Die/der BezirkssozialarbeiterIn nimmt den HzE-Antrag der/des Personensorgeberechtigten entgegen und versieht ihn mit einem Eingangsdatum. Der Antrag muss vollständig ausgefüllt und ggf. von den sorgenberechtigten Elternteilen bzw. dem Vormund unterschrieben sein. Ist nur ein Elternteil sorgeberechtigt, ist dies durch Kopie der Sorgerechtsregelung etc. durch die/den AntragstellerIn nachzuweisen. Fehlt eine Unterschrift, so gilt der Antrag erst dann als gestellt, wenn beide erforderlichen Unterschriften vorliegen. Die/der BezirkssozialarbeiterIn reicht den HzE-Antrag zusammen mit dem Formular zur Prüfung der örtlichen Zuständigkeit an die WJH weiter. Dort erfolgt die Prüfung der örtlichen Zuständigkeit und anschließende Rückmeldung an die/den BezirkssozialarbeiterIn. Die/der BezirkssozialarbeiterIn legt in Info51 einen Fall (allgemeine Beratung) an und erfasst alle relevanten Daten. (3) Sozialpädagogische Diagnose Es erfolgt eine sozialpädagogische Diagnostik inklusive der Erstellung eines Genogramms unter Einbezug aller relevanten Faktoren (Fallgeschichte, Familiensystem, Schule, bestehende oder anzufordernde Gutachten etc.). Die Ergebnisse werden in dem Formular Tischvorlage dokumentiert und an die Teamleitung weitergereicht. Dort erfolgt eine Prüfung der Vollständigkeit und die Aufnahme für die kollegiale Beratung. (4) Kollegiale Beratung Die/der fallzuständige BezirkssozialarbeiterIn stellt den Fall auf der Grundlage der Tischvorlage in der kollegialen Beratung vor. Die Entscheidung über Art und Umfang der Hilfe wird im Zusammenwirken aller anwesenden Fachkräfte des Teams getroffen. Die MitarbeiterInnen der Freien Träger haben lediglich eine beratende Funktion. Wird ein höheres Stundenkontingent als 6 FLS/Woche für erforderlich gehalten, ist dies besonders zu begründen. Die Teamentscheidung ist bindend. Die kollegiale Beratung endet mit dem Ergebnis kein Hilfebedarf (Ablehnung), anderer Prozess (z.b. Erziehungsberatung) oder Einleitung einer Sozialpädagogischen Familienhilfe.. Es wird ein Protokoll der Fallberatung erstellt, aus dem die der Entscheidung zugrunde liegenden Faktoren und der Diskussionsverlauf ausführlich dargelegt wird. 13

15 (5) Auswahl des Leistungsanbieters Die Auswahl des Leistungsanbieters erfolgt nach den jeweiligen Abläufen in den Jugendhilfestationen. (6) Einleitung, 1. Hilfeplangespräch Die Sozialpädagogische Familienhilfe wird mit dem 1. Hilfeplangespräch unter Beteiligung aller relevanten Akteure (BezirkssozialarbeiterIn, Familie, Leistungserbringer und ggf. weiteren Personen) eingeleitet. Es werden konkret formulierte Ziele und Indikatoren zur Zielerreichung (Woran wird festgestellt, dass das Ziel erreicht ist?) erarbeitet. Das Hilfeplangespräch wird im Formular Hilfeplan protokolliert. Es erfolgen Eingaben in Info51: 1. Beendigung und Statistik der allgemeinen Beratung 2. Einleitung und Statistik der Hilfe nach 31 SGB VIII Die Kostenverfügung wird durch die/den BezirkssozialarbeiterIn an die WJH übersandt. (7) Hilfeplanfortschreibung Die erste Hilfeplanfortschreibung erfolgt nach spätestens drei Monaten, die folgenden in max. sechsmonatigen Abständen. Im Vorfeld der Hilfeplanfortschreibung verfasst der Leistungserbringer einen Verlaufsbericht zur Hilfe und stellt diesen der/dem BezirkssozialarbeiterIn 14 Tage vor dem und als Grundlage für das Hilfeplangespräch zur Verfügung. Die Zielsetzungen werden anhand der formulierten Indikatoren zur Zielerreichung bewertet, ggf. modifiziert oder abgeschlossen. Im Bedarfsfall werden weitere Zielsetzungen inklusive der Indikatoren zur Zielerreichung formuliert. Es erfolgt eine Entscheidung über den weiteren Hilfeverlauf. Bei Weiterführung über die Dauer von zwei Jahren hinaus ist der Fall erneut in der kollegialen Beratung zu erörtern und zu entscheiden (Verfahrensschritt 4). Das Hilfeplangespräch wird im Formular Hilfeplan protokolliert. Die Kostenverfügung wird durch die/den BezirkssozialarbeiterIn an die WJH übersandt. (8) Beendigung Sind die Zielsetzungen der Hilfe erreicht oder ist eine Mitwirkung nicht gegeben, wird die Hilfe beendet oder in einen anderen Prozess (z.b. andere Hilfeform) übergeleitet. Das Abschlussgespräch wird im Formular Hilfeplan protokolliert. Die Kostenverfügung wird durch die/den BezirkssozialarbeiterIn an die WJH übersandt. Die Hilfe wird in Info51 beendet und die Statistik wird ausgefüllt. Prozessbeteiligte: Dokumente: o BezirkssozialarbeiterIn o WJH o Leistungsempfänger o Leistungserbringer o ggf. sind weitere Personen / Institutionen hinzuzuziehen o Gesprächsvermerk o HzE-Antrag o Info51 o Schweigepflichtentbindung o Genogramm o Schulbericht o Tischvorlage o Protokoll Fallberatung o Hilfeplan o Kostenverfügung 14

16 Qualitätsziel I: Qualitätskriterium I.1: I.1 Qualitätskriterium I.2: I.2 Qualitätsziel II: Qualitätskriterium II.1: II.2 Qualitätskriterium II.2: II.2 Qualitätskriterium II.3 II.3 Qualitätsziel III: Qualitätskriterium III.1 III.1 Der gesamte Hilfeprozess gestaltet sich partizipativ. 100 % der Adressaten fühlen sich von den Bezirkssozialarbeitern und den Leistungserbringern ernst genommen. Fragebogen unter Einbezug der IBN-Befragung nach Hilfeeinleitung und Hilfebeendigung. 100 % der Entscheidungen werden nachvollziehbar und transparent kommuniziert. Fragebogen unter Einbezug der IBN-Befragung nach Hilfeeinleitung und Hilfebeendigung. Es erfolgt eine detaillierte sozialpädagogische Diagnostik und Hilfeplanung, die zu einer erfolgreichen Hilfe führen. 95 % der Ziele werden mindestens überwiegend erreicht. Kategorien im Hilfeplan (vollständig erreicht / überwiegend erreicht / teilweise erreicht / nicht erreicht) aus den verschiedenen Perspektiven (BSA/ Leistungserbringer / Adressaten) 100 % der Sozialarbeiterstellen sind besetzt Regelmäßige Personalbemessung und Analyse der Stellenvakanzen. 100 % der SPFH sind passgenau eingesetzt. Auswertung der außerplanmäßig oder erfolglos beendeten Hilfen. Die erforderlichen Leistungen werden zeitnah sowie mit hoher Qualität ermittelt, gewährt und erbracht. Die Zeit vom Bekanntwerden eines Hilfebedarfes bis zur Hilfeeinleitung beträgt in keinem Fall mehr als drei Wochen. Kontinuierliche Auswertung der Zeiträume durch die Teamleitungen. 15

17 Beispiel: Zusammenarbeit zwischen Vormündern und der Bezirkssozialarbeit Verfahrensablauf: Rechtliche Grundlagen: Vereinbarung zur Zusammenarbeit zwischen den Amtsvormündern / Privatvormündern / Vereinsvormündern und dem Fachdienst 406 des Dezernates 4 55 ff. SGB VIII i.v.m ff. BGB 1666 BGB Allgemeine Beschreibung: Die bestellten Vormünder sind nach 55 ff SGB VIII i. V. m ff. BGB zuständig für die Aufgaben, für die sie vom Familiengericht für ihre Mündel bestellt sind. Sie nehmen die gesetzliche Vertretung ihrer Mündel wahr und sind damit zuständig für alle persönlichen und rechtlichen Belange des Mündels im Rahmen ihres Wirkungskreises. Da bei der Aufgabenerfüllung der Vormünder häufig Berührungspunkte mit dem Fachdienst 406 Erziehungshilfen entstehen, gibt es für die Zusammenarbeit eine Vereinbarung. Allgemeine Zielsetzung: Zusammenarbeit zwischen Vormündern und BezirkssozialarbeiterInnen optimieren und standardisieren. Umfang / Dauer der Leistung: Gilt solange ein Vormund bestellt ist. Ablaufdiagramm: 16

18 Siehe Prozess 8a SGB VIII Berichte an Familiengericht: nach 1839 und 1631b BGB (Vormund) nach 50 SGB VIII (FD 406) Anrufung des Familiengerichts (FD 406) Familiengerichtsverfahren (FD 406) Information an FD 407 (FD 406) Vorschlag für einen Vormund (FD 407) Schriftliche Information des FD 407 über Ausgang des Verfahrens (FD 406) Entscheidung Beantragung und Durchführung von Zwangsmaßnahmen: Vormund zuständig, ggf. Hinzuziehung FD 406 Antragstellung HzE (Vormund) kein Vormund: Ende anderer Prozess Umgangsregelung: Vormund federführend zuständig (in Absprache mit FD 406) Fallkonferenz: FD 406 zuständig, ggf. ist Vormund zu beteiligen Hilfeplanverfahren: FD 406 zuständig, Vormund verpflichtend zu beteiligen Grundsatz zur vertrauensvollen Zusammenarbeit und Pflicht zur gegenseitigen Information Fortbildung und Austausch mit dem Familiengericht: FD 406 informiert Vormund im Vorfeld, so dass Teilnahme möglich ist Rückführung bei Entweichen aus Jugendhilfeeinrichtung (Vormund) 17

19 Beschreibung der Verfahrensschritte: Anrufung des Familiengerichts Der Fachdienst 406 Erziehungshilfen ruft das Familiengericht im Bedarfsfall gem BGB bzw. nach 8a SGB VIII an. Das Anrufungsschreiben an das Gericht ist vorab oder zeitgleich an den Fachdienst 407 zu geben, damit a) ein geeigneter Privatvormund oder Vereinsvormund ausgewählt und vorgeschlagen werden kann und b) das Verfahren zur Anhörung des zukünftigen Mündels gem. 55 (2) SGB VIII zwischen den Fachdiensten 406 und 407 abgesprochen werden kann Nach Abschluss des Verfahrens wird der Privatvormund, Vereinsvormund bzw. Amtsvormund umgehend durch den Fachdienst 406 Erziehungshilfen über den Ausgang schriftlich informiert. Die für die Aufgabenwahrnehmung erforderlichen Unterlagen und Sachverhalte werden ebenfalls in Kopie zur Kenntnis gegeben. Die Zuständigkeit des bestellten Vormundes/Pflegers beginnt mit dem richterlichen Beschluss. Die Originalausfertigung des Beschlusses erhält der Vormund/Pfleger. Zwangsmaßnahmen Für die Beantragung und Durchführung von Zwangsmaßnahmen, z. B. Herausnahme von Kindern gem. 90 FamFG ist der Privatvormund, Vereinsvormund bzw. Amtsvormund zuständig. Für die Herausnahme kann die Unterstützung vom Fachdienst 406 Erziehungshilfen erbeten werden. Anträge auf HzE Schriftliche Anträge auf Leistungen nach dem SGB VIII werden vom Privatvormund, Vereinsvormund bzw. Amtsvormund beim Fachdienst 406 Erziehungshilfen gestellt und unter Mitwirkung sowie der Beachtung des Wunsch- und Wahlrechtes des Privatvormundes, Vereinsvormundes bzw. Amtsvormundes entschieden. Hilfeplanverfahren Im Rahmen der Hilfeplanung nach 36 SGB VIII wird der Privatvormund, Vereinsvormund bzw. Amtsvormund zu allen Hilfeplangesprächen als Beteiligter eingeladen. Die Erstellung und Fortschreibung des Hilfeplanes ist Aufgabe des Fachdienstes 406 Erziehungshilfen. Der Privatvormund, Vereinsvormund bzw. Amtsvormund bringt die Interessen, Wünsche und Anregungen des Mündels ein. Der Leistungserbringer gibt bestehende Entwicklungsberichte rechtzeitig vor Fortschreibung des Hilfeplanes dem Privatvormund, Vereinsvormund bzw. Amtsvormund zur Kenntnis. Gegenseitige Information Neben den regulären Hilfeplangesprächen finden weitere gemeinsame Gespräche zwischen dem Privatvormund, Vereinsvormund bzw. Amtsvormund und dem Fachdienst 406 Erziehungshilfen statt, wenn Fragen von erheblicher Bedeutung anstehen, wie z. B. Hinweise auf Gefährdung des Mündels oder den Fortgang der Hilfe zur Erziehung betreffend. In jedem Falle gilt der Grundsatz der vertrauensvollen Zusammenarbeit und die Pflicht zur gegenseitigen Information. Fallkonferenzen An der Fallkonferenz kann der Privatvormund, Vereinsvormund bzw. Amtsvormund auf Einladung des fallführenden Sozialarbeiters teilnehmen. Kontakt zum Familiengericht Berichte an das Familiengericht nach 1839 BGB erstellt der Privatvormund, Vereinsvormund bzw. Amtsvormund. Wenn im Rahmen der Ausübung der Personensorge durch den Vormund gerichtliche Maßnahmen erforderlich sein sollten, z. B. Unterbringung des Kindes/Jugendlichen, 18

20 die mit einer Freiheitsentziehung verbunden sind ( 1631 b BGB) erfolgt die Antragstellung durch den Vormund. Berichte im Rahmen der Tätigkeiten nach 50 VIII erstellt der Fachdienst 406 Erziehungshilfen. Die jeweiligen Berichte werden sich gegenseitig zur Kenntnis gegeben. Umgangsregelung Die Umgangsregelung für Mündel und Pfleglinge mit Dritten erfolgt durch den Privatvormund, Vereinsvormund bzw. Amtsvormund ( 1632 BGB) in Absprache mit dem Fachdienst 406 Erziehungshilfen. Bei Meinungsverschiedenheiten geht die Meinung des Vormundes vor. Die Notwendigkeit und der Umfang von Besuchskontakten wird mit der Hilfeplanung festgelegt. Wie in allen anderen Sorgerechtsverfahren führt der Vormund auch die Umgangsregelungen als Beteiligter des gerichtlichen Verfahrens. Die Mitwirkung des Fachdienstes 406 Erziehungshilfen nach dem FamFG bleibt unberührt. Rückführung Die Verantwortung für die Rückführung nach Entweichen aus einer Jugendhilfeeinrichtung liegt beim Vormund. Er sucht sich die Unterstützung der Einrichtung bzw. hält mit dem Fachdienst 406 Erziehungshilfen Rücksprache, wie die Rückführung erfolgen kann. Fortbildung Der Fachdienst 406 Erziehungshilfen lädt die Vormünder zu internen Fortbildungsangeboten und zu den regelmäßig stattfindenden Gesprächen mit dem Familiengericht ein. Prozessbeteiligte: Dokumente: Qualitätsziel I: Qualitätskriterium I.1: I.1 Qualitätskriterium I.2: I.2 o BezirkssozialarbeiterIn o Amtsvormund o Vereins- oder Privatvormund o Mündel o Eltern o Familiengericht o ggf. sind weitere Personen / Institutionen hinzuzuziehen o Vordruck Anfrage Vormund o Vorlage Bericht an Familiengericht FD 406 und Vormünder stehen in engem Kontakt, um eine bestmögliche Entwicklung zu gewährleisten. Es besteht eine vertrauensvolle Zusammenarbeit. Regelmäßige Überprüfung des Verfahrensablaufes und der praktischen Umsetzung in QS-Gesprächen zwischen den Beteiligten. Die Pflicht zur gegenseitigen Information wird beachtet. Regelmäßige Überprüfung des Verfahrensablaufes und der praktischen Umsetzung in QS-Gesprächen zwischen den Beteiligten. 19