Lizenzverwaltung im Konsortium Baden-Württemberg

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1 Lizenzverwaltung im Konsortium Baden-Württemberg Der Einsatz des ERM Systems Filero Ein Werkstattbericht Weiterbildung der wissenschaftlichen Bibliotheken in Baden-Württemberg Oberwolfach, Dr. Michael Becht, Universitätsbibliothek Freiburg i. Br.

2 Überblick Das Konsortium Baden-Württemberg Allgemeine Informationen Informationsangebot Organisation und Arbeitsweise des Konsortiums Die Lizenzverwaltung im Konsortium Die bisherige Form der Lizenzverwaltung Überlegungen zur Einführung eines ERM Das ERM Filero Das ERM im Erwerbungsprozess Der Mehrwert des ERM Perspektiven und Fragen

3 Das Konsortium Baden-Württemberg Regionalkonsortium zum kosteneffektiven Erwerb von Nutzungsrechten an elektronischen Fachinformationen 51 Teilnehmer: Wissenschaftliche Bibliotheken aus dem Geschäftsbereich des MWK 1999 als Datenbankkonsortium eingerichtet Kooperation mit anderen Regionalkonsortien und der GASCO

4 Spezifika Zentralmittel Keine eigene Rechtsform oder Satzung Organisation ausgeprägte dezentrale Struktur Keine Geschäftsstelle Zentrale Koordination bei der UB Freiburg Gesamtleitung Vertretung nach außen Mittel- und Rechnungsverwaltung Erstellung bzw. Pflege von Titel- und Teilnehmerlisten Verteilte Verhandlungsführung Kooperative Katalogisierung von Konsortialprodukten Steuerungsgremium aus Vertretern der Bibliotheken Eigene Betriebseinrichtung (ReDI)

5 Das Produktspektrum Stand: 2009 Konsortien 17 Datenbanken 6 elektronische Zeitschriftenpakete Subkonsortien 45 Datenbanken 23 elektronische Zeitschriftenpakete 2 E-Book-Pakete ReDI-Angebote Mehr als 760 Datenbanken

6 Akteure bei der überregionalen Beschaffung elektronischer Fachinformation Konsortium Baden-Württemberg 6

7 Die bisherige Form der Lizenzverwaltung Informationsaustausch durch s Briefpost Datenerfassung und Auswertung an unterschiedlichen Stellen und mit unterschiedlichen Mitteln UB Freiburg Führen und Pflegen von Excel-Tabellen (auch für die GASCO) Pflege der Internetseiten Programm zur Abrechnung der Umlagebeiträge und zur Darstellung des BIX-Vorteils

8 Ein Praxisbeispiel eine Anfrage Eine Anfrage vom ReDI-Team Lieber Herr Becht, liegt Ihnen der aktuelle Vertrag fuer Philosopher's Index vor? In der letzten Uebersicht ueber die (Sub)Konsortien, die mir vorliegt, ist fuer Philosopher's Index eine Beschraenkung auf x simultane Zugriffe vermerkt,

9 Ein Praxisbeispiel Das Problem Wo ist der Vertrag? UB Freiburg (Zentrale Koordination)? Rechnungsstelle? Dezernat Periodika? Aktenablage der Zentralen Koordination? -Programm? Persönliche Dokumentenablage? Verhandlungsführer in einer Konsortialbibliothek?

10 Die bisherige Form der Lizenzverwaltung Die Lizenzverwaltung hat funktioniert, war aber aufwändig, fehleranfällig und nicht transparent genug. Perspektiven Weiteres Wachstum und Ausdifferenzierung des Informationsmarktes Auftreten neuer Akteure bei Verlagen und Bibliotheken) Anhaltende Knappheit von Personalkapazitäten Prognose Die Lizenzverwaltung wird in der bisherigen Form an Grenzen stoßen.

11 Überlegungen über die künftige Lizenzverwaltung Verbesserung bzw. Erweiterung der Lizenzinformationen Zugang aller Konsortialteilnehmer zu den Informationen ihrer Konsortialprodukte Schaffung von mehr Transparenz Vereinfachung der Konsortialverwaltung durch kooperative Datenpflege

12 Der Lösungsansatz - die Einführung eines ERM Zentrale Anforderungen an ein ERM: Dokumentation von Erwerbungsinformationen mit einheitlicher Datendarstellung Angebotsinformationen Verträge Rechnungen Nutzungsstatistiken Erstellung von Jahresrechnungen mit Lizenzdetails Ablösung des Kostenumlagesystems Lesezugriff für alle Teilnehmerbibliotheken

13 Das ERM Filero Hohe Funktionalität Beliebig erweiterbares und webbasiertes Dokumentenarchivsystem Speicherung von beliebigen Dokumenten in unterschiedlichen technischen Speicherformaten Direktaufruf von s, Dokumenten (MS Office), PDF s etc. Volltextsuche nach Dokumenten Historische Protokollierung jedes Arbeitsschrittes Erzeugung von Reports Personalisierbare Nutzeroberfläche Kostengünstig Positive Erfahrungen in der UB Freiburg

14 Die Einführung von Filero Finanzierung der Anschaffungskosten durch das MWK Erwerb von 30 Schreibzugriffen für verhandlungsführende Bibliotheken Bereitstellung eines virtuellen Servers (ESX- VMware) durch UB Freiburg Installation Filero-Client Datenbank-Pflege-Tool Einführungsphase: Januar Juli 2009

15 Filero Eingangsbildschirm 15

16 Filero Personalisierte Oberfläche My Filero

17 Filero Lizenzübersicht 17

18 Filero Dokumentanhänge 18

19 Filero Recherche Kategoriensuche 19

20 Filero im Erwerbungsprozess Musterablauf einer Konsortialerwerbung Verschicken der Angebote an regionalen Verhandlungsführer oder an UB Freiburg durch Anbieter bzw. regionale Konsortialstelle. Verschicken der Angebote an Konsortialbibliotheken durch Verhandlungsführer oder durch UB Freiburg. Verschicken der Vertragsunterlagen an Konsortialbibliotheken durch Verhandlungsführer oder durch UB Freiburg. Rückmeldungen der Konsortialbibliotheken an Verhandlungsführer oder an UB Freiburg. Verschicken der unterschriebenen Vertragsunterlagen an Anbieter bzw. an regionale Konsortialstelle. Verschicken der Nutzungsstatistiken an Konsortialbibliotheken durch Anbieter.

21 Der Erwerbungsvorgang und Filero 1 Verhandlungsführer verschickt Angebotsinformationen. Verhandlungsführer stellt Angebotsinformationen in Filero ein. 21

22 Der Erwerbungsvorgang und Filero 2 Verhandlungsführer verschickt Angebotsinformationen. Verhandlungsführer stellt Angebotsinformationen in Filero ein. 22

23 Der Erwerbungsvorgang und Filero 3 Verhandlungsführer verschickt Vertragsunterlagen an Teilnehmerbibliotheken. Verhandlungsführer stellt Vertragsunterlagen in Filero ein. 23

24 Der Erwerbungsvorgang und Filero 4 Verhandlungsführer verschickt Vertragsunterlagen an Teilnehmerbibliotheken. Verhandlungsführer stellt Vertragsunterlagen in Filero ein. 24

25 Der Erwerbungsvorgang und Filero 5 Rückmeldungen der Teilnehmer an Verhandlungsführer. Verhandlungsführer stellt Lizenzinformationen in Filero an. 25

26 Der Erwerbungsvorgang und Filero 6 Teilnehmerbibliothek schickt unterschriebene Vertragsunterlagen an Anbieter oder Verhandlungsführer. Verhandlungsführer stellt unterschriebene Vertragsunterlagen in Filero ein. 26

27 Der Erwerbungsvorgang in Filero 7 Anbieter schickt Nutzungsstatistik an Verhandlungsführer. Verhandlungsführer verschickt Nutzungsstatistik an Teilnehmerbibliotheken. Verhandlungsführer stellt Nutzungsstatistik in Filero ein. 27

28 Der Erwerbungsvorgang in Filero 8 Anbieter schickt Nutzungsstatistik an Verhandlungsführer. Verhandlungsführer verschickt Nutzungsstatistik an Teilnehmerbibliotheken. Verhandlungsführer stellt Nutzungsstatistik in Filero ein. 28

29 Dokumentation des gesamten Erwerbungsvorgangs in Filero 29

30 Der Mehrwert von Filero im Verlauf eines Erwerbungsvorgangs Erwerbungswunsch Neubezug Vertragsverlängerung Erwerbungsprüfung (= Informationsprozess) Erwerbungsentscheidung 30

31 Fragen im Zuge einer Erwerbungsentscheidung Preise und Konditionen? Konsortium? Inhalte? Nutzungsstatistik? Vertrag? 31

32 Die bisherigen Hilfsmittel im Verlauf des Informationsprozesses Preise und Konditionen? Konsortium? Inhalte? Nutzungsstatistik? Vertrag? 32

33 Das künftige zentrale Hilfsmittel im Verlauf des Informationsprozesses Preise und Konditionen? Konsortium? Nutzungsstatistik? Vertrag? Inhalte? 33

34 Offene Fragen und Perspektiven System Weitere Anpassung des ERMs an spezifische Bedürfnisse des Konsortiums E-Books Testzugänge Genauere Angabe der Lizenzeigenschaften Erweiterung der Funktionalität Statistik-Tool Konsortium (Anwender) Vereinheitlichung der Dateneingabe (Datenkonsistenz) Regelung der Zuständigkeiten bei der Dateneingabe Ausbau der Datenbasis

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