Wie wir kommen nicht (so schnell) an unsere Daten ran?

Transkript

1 Wie wir kommen nicht (so schnell) an unsere Daten ran? Damit Backups bei kartellrechtlichen und internen Untersuchungen nicht zum Problem werden. Helmut Sauro, Senior Consultant

2 Was wir tun Wir sind spezialisiert darauf, Fakten, Indizien und Beweise in elektronisch gespeicherten Daten zu finden, zu analysieren und zu bewerten bzw. gelöschte Daten wiederherzustellen. Unsere Expertise Ediscovery-Vorreiter: 1985 USA, 1996 Deutschland Durchschnittlich 10 Jahre Erfahrung in der Ediscovery-Industrie Team besteht aus erfahrenen Anwälten, Beratern und IT-Spezialisten Eines der größten Labore Europas für Datenrettung und Forensik am Standort Böblingen 2 Proprietary and Confidential

3 Dienstleistungen und Software Unsere Dienstleistungen umfassen den gesamten Ablauf von forensischen Untersuchungen und Ediscovery-Projekten State-of-the-Art Software für Sammlung, Aufbereitung und Sichtung von Dokumenten (ediscovery.com Review, Relativity, Nuix, Encase etc.) geben ein Höchstmaß an Flexibilität Preisgekrönte Predictive Coding - Technologie / Relativity Awards Managed Document Review Services (Projektjuristinnen/Projektjuristen) Partner: PERCONEX Spezialisten für Tape Recovery und Tape Migration (Wiederherstellen und Aufbereiten von Daten aus Backup-Systemen) 3 Proprietary and Confidential

4 Internationale Kapazitäten - lokale Kompetenz Nordamerika Europa Asien / Pazifik Rechenzentrum Datenrettung/Forensik Softwareentwicklung ediscovery.com Onsite / Relativity mobile vollständige Ediscovery-Lösung

5 Tätigkeitsfelder Datendiebstahl Datenmissbrauch Produkthaftung Spionage/Sabotage Kartellrechtsverstöße Post-merger Due Diligence Kapitalverbrechen Mord/ Entführung Litigation/ Arbitration Arbeitszeitbetrug Steuerdelikte Exportkontrolle Compliance Audits/ Internal Investigations Insolvenzverfahren Geldwäsche/ Korruption M&A 5 Proprietary and Confidential

6 Unternehmen investieren lieber in ihre Zukunft, als in ihre Vergangenheit. Alte Daten sind Kosten, kein Investment. 6 Proprietary and Confidential

7 Ablauf einer Datenanalyse bei internen Untersuchung Anlass: Compliance Audit Bundeskartellamt / Europäische Kommission Sammlung Forensische Untersuchung Aufbereitung Sichtung Produktion Sammlung und Kontrolle der Daten ( IT-Landkarte!) Entwicklung einer Strategie für die Datenauswertung Wiederherstellung gelöschter Daten Suche nach versteckten Informationen Übertragung der Daten auf einen Server Filtrierung der Daten nach Stichwörtern u.a. Ausschluss von Duplikaten Auswertung interner Dokumente nach Relevant Nicht relevant Privilegiert etc. Lieferung der Untersuchungsergebnisse (z.b. Excel, TIF, etc.) 7

8 Warum interessiert das Unternehmensjurist(inn)en? Die Informationen müssen rechtzeitig aufbereitet und bereit gestellt werden Schnelle Aufklärung des Verstoßes Risikominimierung (finanzielle Risiken, Reputation etc.) Qualität Kosten Die Qualität der Informationen muss gewährleistetet werden Die Kosten müssen durch adäquates Vorgehen überschaubar gehalten werden 8

9 Präventive Maßnahmen Auswirkungen auf Zeit und Qualität IT-Landkarte planen IT-Landkarte: Organisation, Struktur und Aufbau der IT-Landschaft Lage der relevanten Daten (Server, Exchange-Datenbank)? Sind die Daten zugänglich, und durch wen? Sind die Daten lesbar? Wie lassen sich die Daten filtern? Hohe Komplexität von IT-Strukturen in Unternehmen und eine Vielzahl verschiedener Speichermedien erfordern ein strukturiertes Vorgehen. Backup-Bänder? 9

10 Probleme mit Backups - Szenarios: Sie müssen schnell spezifische s, Mailboxes oder ganze Exchange- Datenbanken aus Ihren Archiven extrahieren. Ihre IT plant ein Upgrade der Backup-Infrastruktur oder möchte diese ersetzen, Sie brauchen aber weiterhin Zugang zu archivierten Daten für Compliance Audits oder behördliche Anfragen. Als Folge eines Mergers oder einer Akquisition haben Sie plötzlich vielfache und unterschiedliche Backup-Infrastrukturen. Sie wissen nicht, welche Daten auf welchen Bändern zu finden sind. Ihre IT kann Backup-Bänder nicht lesen, weil diese physikalisch beschädigt oder die Daten korrupt sind. 10 Proprietary and Confidential

11 Praxisbeispiel: Ein international agierender Automobilzulieferer führte eine interne Untersuchung zu aktuellen Verdachtsmomenten durch. Dafür war in einem zweiten Schritt Zugriff auf s aus dem Zeitraum erforderlich. Die entsprechenden Exchange-Datenbanken wurden auf Backup-Bändern aufbewahrt. Das Unternehmen hatte über viele Jahre einen externen Dienstleister mit der Datensicherung und der Aufbewahrung der Backup-Bänder beauftragt. Nach Beendigung der Zusammenarbeit wurden die Bänder an das Unternehmen übergeben. Neben der Problematik der Lagerung im Unternehmen, war keine Technologie vorhanden (weder Hardware noch Software), um die Backup-Bänder überhaupt auslesen zu können. Ein Beschaffung der Technologie wäre mit sehr hohen Kosten verbunden gewesen. Unter den mehreren Hundert Bändern befanden sich auch solche mit nicht marktüblicher Backup-Software, für die es keine standardisierten Lösungen auf dem Markt gab. Die IT-Abteilung des Unternehmens hatte zudem eine neue Leitung und ein vollständig neues IT-Team. Es war kein Zugang zu den erforderlichen Daten möglich und die Anwälte des Unternehmens mussten die Dokumentensichtung unterbrechen. 11 Proprietary and Confidential

12 Das Problem wurde gelöst: Mit der Technologie, Wissen und Kapazitäten, um Daten auf Sicherungsbändern zu erkennen, zu extrahieren und zu verarbeiten von einem Band bis hin zu Tausenden im Bandarchiv eines Unternehmens wurden die Daten in neue Speicherformate migriert und für das Document Review verfügbar gemacht. Dazu wurde proprietäre Software verwendet, die das Auslesen und Extrahieren der Daten aller gängigen Arten von Backup-Software erlaubt. Experten programmierten Lösungen für nicht gängige Backup-Software. Für das Unternehmen bedeutete das aber eine ungewollte zeitliche Verzögerung. 12 Proprietary and Confidential

13 Lösung für ein präventives Backup-Management Sammlung Forensische Untersuchung Aufbereitung Sichtung Produktion Data Advisor Online Katalog-Management Erstellen von Backup-Katalogen aus verschiedenen Medien und Systemen in einem einzigen und einfach zugänglichen Inventar. Gespeichert in einer sicheren Umgebung. Zugang online mit persönlichem und sicherem Login. Vorteile: Sie haben schnell Zugriff auf Information, die Sie für Compliance, Investigations und Litigations brauchen. Sie können entscheiden, welche Daten Sie dazu migrieren müssen. Sie reduzieren Zeit und Kosten für die Pflege nicht mehr erforderlicher Daten. Sie erhalten in einer extrem wichtigen Phase einer Untersuchung einen Zeitvorsprung. 13

14 Ihr Ansprechpartner: Helmut Sauro Senior Consultant T F M hsauro@krollontrack.com 14 Proprietary and Confidential