Verband der Verantwortlichen für Gemeindefinanzen und Gemeindesteuern des Kantons Basel-Landschaft VGFS-BL. Hanspeter Baumann, BDO AG, Liestal Partner

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1 Verband der Verantwortlichen für Gemeindefinanzen und Gemeindesteuern des Kantons Basel-Landschaft VGFS-BL HANSPETER BAUMANN 29. Januar 2016 Der LOHNAUSWEIS 2016 Hanspeter Baumann, BDO AG, Liestal Partner Betriebsökonom HWV, dipl. Treuhandexperte BDO AG, Liestal Telefon: Seite 2 1

2 Thesen Der Lohnausweis ist die wichtigste Grundlage für die Besteuerung der Arbeitnehmenden. Diese, aber auch die Steuerbehörden vertrauen darauf, dass der Lohnausweis korrekt erstellt wird. Im Grunde genommen ist die Erstellung von Löhnen ganz einfach: Die Treuhänderin/der Treuhänder druckt die Monatslöhne auf Knopfdruck aus. Auf Knopfdruck erfolgt auch die Verbuchung in der Finanzbuchhaltung. Der Lohnausweis ist gewissermassen ein «Abfallprodukt» der Lohnverarbeitung. Stimmen diese Aussagen Ihrer Meinung nach? Seite 3 Wie viele Fehler hat der Lohnausweis? Viele Firmen stellen Lohnausweise aus, welche auf den ersten Blick schon Fehler aufweisen. Wo sehen Sie die Fehler auf dem Lohnausweis von Heinz Muster in der Beilage? Zusatzinformationen Aussendienstmitarbeitender, Firmenstandort Raum Bern Verkaufsgebiet Zürich und Ostschweiz Der Mitarbeitende hat ein Homeoffice im eigenen Einfamilienhaus, welches für die Büroarbeiten verwendet wird Er ist ca. vier Tage pro Woche mit dem Firmenwagen unterwegs Die Spesen werden mit einer Tagespauschale von CHF 50 pro effektivem Reisetag abgerechnet Der effektive Nettolohn ist CHF tiefer als im Lohnausweis ausgewiesen Seite 4 2

3 Agenda Rechtliche Bestimmungen, Unterschrift Verpflegung Geschäftswagen Spesen und Berufsauslagen Bewertbare und nicht bewertbare Lohnnebenleistungen Leistungen ohne Bescheinigungspflicht Unregelmässige Leistungen (Ziff. 3 LoA) und Kapitalleistungen (Ziff. 4 LoA) Der neue was ist neu FABI und Lohnausweis Aus- und Weiterbildungskosten Schlussbemerkungen Seite 5 Rechtliche Bestimmungen Der Arbeitgeber ist verpflichtet, einen LoA zu erstellen Arbeitgeber kann auch ein Privater sein Der Lohnausweis ist eine Urkunde im strafrechtlichen Sinne (Schrift, welche geeignet ist, eine Tatsache von rechtlicher Bedeutung zu beweisen) Falschbeurkundungen sind strafbar Wenn zu tiefe Steuern durch falschen LoA resultieren, dann ist es Steuerbetrug nicht Steuerhinterziehung Für externe Beauftragte besonders heikel (Teilnahmehandlung am Steuerbetrug, Gehilfenschaft, solidarische Haftung für die Steuer) Der Name der verantwortlichen Person ist unter Ziffer «I» anzugeben, damit die verantwortliche Person bekannt ist Als Unterzeichnung gilt auch ein Maschinenaufdruck Seite 6 3

4 Verpflegung, Buchstabe G Wirkung Nur noch halber oder teilweiser Abzug der sogenannten «Verpflegungsmehrkosten» bei der privaten Steuerveranlagung Anzukreuzen bei Abgabe von Lunch-Checks (max. CHF 180 pro Monat) Möglichkeit der Kantinenverpflegung Aussendienstmitarbeitender mit mindestens 50 % Spesenvergütung der Hauptmahlzeiten Seite 7 Geschäftswagen, Buchstabe F Wirkung Kein Wegkostenabzug bei der privaten Steuerveranlagung möglich. Buchstabe «F» Anzukreuzen wenn keine Kosten für den Arbeitsweg anfallen Arbeitgeber stellt Geschäftswagen zur Verfügung Beförderung mittels Sammeltransport (z.b. Uhrenindustrie) Aussendienstmitarbeitender, welche die Kosten für den Privatwagen für mindestens 50 % der Arbeitstage ab Wohnort vergütet erhält Abgabe eines geschäftlich notwendigen Generalabonnements Seite 8 4

5 Steuerliches Konzept Geschäftswagen Ferien Wochenende F Abend Nur Geschäft = Kein Eintrag G und Arbeitsweg = Buchstabe «F» Inkl. Privatnutzung = Buchstabe «F» plus Privatanteil 0,8 % / Mt. Seite 9 Privatanteil Geschäftswagen Nutzung Fahrzeug Lohnausweis Geschäftliche Nutzung Poolfahrzeug Persönlich zugeteiltes Poolfahrzeug Kein Eintrag Zusätzlich: Arbeitsweg Neu FABI Zusätzlich: «Privatnutzung» Feierabend Wochenende Ferien FZ mit fester Einrichtung Vertragliche Beschränkung Klassischer, gemischt genutzter Geschäftswagen Eintrag unter Bst. «F» Keine Aufrechnung des Privatanteils Eintrag unter Bst. «F» und unter Ziff. 2.2: 0,8% pro Monat des Kaufpreises oder gem. Bordbuch Seite 10 5

6 Bewertung Privatnutzung Geschäftswagen Pauschalbewertung Naturallohn Geschäftswagen 0,8 % des Kaufpreises exkl. MWST in Ziffer 2.2 LoA (dieser Lohnbestandteil unterliegt auch den Sozialversicherungen) Mindestens CHF 150 pro Monat (Occasionen sind oft «günstig») Bei Leasing: Leasingbarkaufpreis Bei Eintausch: Nicht der Aufpreis, sondern der Gesamtpreis Arbeitnehmer bezahlt die Benzinkosten für grössere Privatfahrten am Wochenende und in den Ferien Effektiv Führung eines Bordbuchs (Km-Stand vor und nach der Fahrt, gefahrene Km, Zweck, Zielort) Bewertung des Privatanteils (ohne Arbeitsweg) mit 70 Rappen/Km (Ziffer 2.2 LoA) Seite 11 Bewertung Privatnutzung Geschäftswagen Privatgebrauch erheblich eingeschränkt Fest installierte Einrichtungen für Transport von Werkzeugen etc. Nur Verwendung für Arbeitsweg Kein Privatanteil, wohl aber Buchstabe «F» Vertragliche Vereinbarung Verbot der Privatnutzung ab Wohnort Mit Vorteil schriftliche Regelung + glaubhaft Kein Privatanteil, wohl aber Buchstabe «F» Seite 12 6

7 Kostentragung Geschäftswagen / Privatwagen Kostenvermischung Arbeitgeber bezahlt z.b. Auto, Steuer und Versicherung Arbeitnehmender bezahlt z.b. Unterhalt, Benzin, Pneus Vermerk unter Ziffer 15: «Privatanteil Geschäftswagen im Veranlagungsverfahren abzuklären» Spesenabrechnung für Privatwagen Bis 70 Rappen ohne Betragsangabe unter Ziffer LoA Pauschalvergütung (z.b. CHF ) ist unter Ziffer auszuweisen Bei mehrheitlicher Vergütung ab Wohnort ist Buchstabe «F» anzukreuzen Seite 13 Geschäftswagen, problematische Konstellationen Was kann schieflaufen in der Praxis? Kostenvereinbarung mit Arbeitnehmenden, welche nicht der Konzeption der Steuerverwaltung entspricht (ohne Nennung in Ziffer 15 LoA) Steuerumgehung mit Nachfolgeleasing oder Verkauf an Inhaber, Rückkauf als Occasion (tieferer Privatanteil) Inhaber weist Lohnbuchhaltung an, keinen Privatanteil bei ihm aufzurechnen Inhaber fährt angeblich privat praktisch nicht mit dem Geschäftswagen. Die Frau hat ja noch ein Auto (Nachfrage: Familie 2 Kinder, er hat einen Mercedes E-Klasse Kombi, die Frau einen VW Polo) Auch Ehefrau hat einen Geschäftswagen, sie arbeitet jedoch nur wenig für die Firma Der Inhaber hat einen Audi A6 und einen Porsche als Geschäftswagen Etc. Seite 14 7

8 Spesen Was sind Spesen? Auslagenersatz, welcher der Arbeitgeber für die Auslagen des Mitarbeitenden für geschäftliche Zwecke bezahlen muss Arten von Spesen Effektive Spesen (Vergütung gegen Beleg) Pauschalierte Spesen (Vergütung pro effektives Ereignis) Pauschalspesen (Vergütung pro Zeitperiode) Spesenbegrenzung Randziffer (Rz) 52 der Wegleitung Z.B. Hauptmahlzeit bis max. CHF 35, Spesenpauschale von max. CHF 30 Bei Überschreitung muss Betrag angegeben werden (unter LoA) Bei Einhaltung kann das kleine Kästchen unter Ziffer angekreuzt werden Eines von beiden trifft immer zu (Betrag oder Kästchen) Seite 15 Pauschalspesen Regeln für Pauschalspesen Müssen immer (egal ob von Steuerverwaltung genehmigt oder nicht) unter Ziffer 13.2 LoA ausgewiesen werden Müssen in etwa den effektiven Auslagen entsprechen Es gibt Kantone, welche pauschale Repräsentationsspesen nur dann akzeptieren, wenn ein genehmigtes Spesenreglement vorliegt (z.b. BL) Pauschale Repräsentationsspesen dürfen nur an Kadermitarbeitende ausgerichtet werden Diese dürfen bei pauschalen Repräsentationsspesen nur Kosten von über CHF 50 geltend machen (siehe nachfolgend) Seite 16 8

9 Pauschale Repräsentationsspesen, Ziff Die 50-Franken-Regelung Die Regelung ist nur im Musterspesenreglement der SSK ersichtlich, gilt aber auch, wenn dieses nicht eingereicht wurde Auslagen bis CHF 50 pro Ausgabe (Kumulationsverbot, es zählt jede Geldausgabe für sich) sind durch Pauschale abgedeckt und dürfen nicht ausbezahlt werden Ausnahmen v Geschäftsfahrten mit Privatwagen ausserhalb Ortsrayon von 30 Km v Mittag- und Abendessen auf Geschäftsreise Seite 17 Pauschale Repräsentationsspesen Frage aus der Praxis Finanzchef kauft auf Wunsch der Sekretärin auf dem Arbeitsweg Büromaterial für seine Mitarbeiterin von CHF 42 ein. Kann er diesen Betrag abrechnen oder fällt dies unter die Bagatellgrenze? Lösung: Siehe BDO Newsletter Oktober 2014 Seite 18 9

10 DER NEUE LOHNAUSWEIS 2016 Spesen Wichtige Unterscheidung Spesen müssen einerseits von Zulagen abgegrenzt werden, andererseits von Berufsauslagenersatz. Spesen Zulagen Berufsauslagenersatz Entschädigungen für Kosten, die im Rahmen eines dienstlichen Auftrages während der Arbeitszeit entstehen. Geldleistung für Sonderleistung, die über normale Vertragsbedingungen hinausgeht. Ersatz für Auslagen, die vor Arbeitsbeginn oder nach Beendigung der Arbeitstätigkeit anfallen. Steuerfrei Beispiele: Reisespesen, auswärtige Verpflegungskosten, Telefonkosten anlässlich auswärtiger Arbeitstätigkeit etc. Steuerbar Art. 17 DBG Beispiele: Geburts-, Kinderzulagen, Schicht-, Nacht-, Sonntagszulagen, Versicherungsprämien etc. Steuerbar Art. 17 DBG/Abzug Art. 26 DBG Beispiele: Entschädigungen für den Arbeitsweg, Entschädigungen für Bürobenützung zu Hause etc. Seite 19 Berufsauslagen Unterschiede Spesen und Berufsauslagen Spesen ist Auslagenersatz für Kosten während der Arbeitszeit im Rahmen von dienstlichen Tätigkeiten (z.b. Zug, Parkhaus, Verpflegung) Berufsauslagen sind Kosten, welche für die Ausübung des Berufs notwendig sind. Sie fallen vor- und nach der Arbeitszeit an (Aus- und Weiterbildung, Arbeitsweg, Mittagsverpflegung am Arbeitsort) Berufsauslagen und Lohnausweis Beispiel: Büroentschädigung für Aussendienstmitarbeitenden für das Büro im Privathaus von CHF pro Jahr. Unter Ziffer 7 mit Bemerkung «Büroentschädigung» aufführen. Keine AHV auf diesem Betrag geschuldet. Der Arbeitnehmende kann diese Kosten als Berufskosten mit der privaten Steuererklärung geltend machen. Seite 20 10

11 Bewertbare und nicht bewertbare Lohnebenleistungen Bewertbare Gehaltsnebenleistungen Grundsätzlich unter Ziffer 2 in CHF aufführen Nicht bewertbare Gehaltsnebenleistungen Grundsätzlich unter Ziffer 14 in Worten aufführen Seite 21 Bewertbare Naturalleistungen (Rz 26) 1. Ja 1. Leistungen gemäss Freiliste Rz 72 Keine Deklaration Nein 1. Ja 2. Geschenk für ein besonders Ereignis < CHF 500 (gem. AHV Richtlinie) Keine Deklaration Nein Unter Ziffer 2.3 neuer Lohnausweis in CHF aufführen Seite 22 11

12 Ziff. 2: Bewertbare Gehaltsnebenleistungen Definition Bewertbar = Leistungen, die der Arbeitgeber bewerten kann (Wegleitung Rz 26) Was heisst das in der Praxis: Bewertbar sind Leistungen, bei welchen der Wert eindeutig ermittelt werden kann (z. B. Kauf eines Geschenks) Nicht bewertbar sind Leistungen, bei welchen der Wert diskutabel ist (z. B. Entnahme eines Gegenstandes aus der eigenen Produktion: Herstell- oder Selbstkosten, wie wird der Wert berechnet?) Seite 23 Ziff. 2: Bewertbare Naturalleistungen Nicht aufzuführen unter Ziff. 2 sind: Nicht bewertbare Naturalleistungen (siehe Ziffer 14, Rz 62) Bewertbare Lohnnebenleistungen, bei welchen es sich um Geschenke anlässlich besonderer Ereignisse handelt, sofern diese gemäss der AHV-Richtlinie als geringfügig gelten (< CHF 500) Leistungen gemäss Freiliste (Rz 72) Seite 24 12

13 Leistungen ohne Bescheinigungspflicht Gemäss Randziffer 72 der Wegleitung (Auswahl) Reka-Check-Vergünstigungen bis CHF 600 jährlich (Freigrenze, max. 20 % Einschlag) Halbtaxabonnemente der SBB Übliche Weihnachts-, Geburtstags- und ähnliche Naturalgeschenke bis CHF 500 pro Ereignis (keine Freigrenze, Behandlung von Gutscheinen?) Beiträge an Vereins- und Clubmitgliedschaften bis CHF im Einzelfall (keine Freigrenze). Rabatte auf Waren, die zum Eigenbedarf bestimmt und branchenüblich sind Zutrittskarten für kulturelle, sportliche und andere gesellschaftliche Anlässe bis CHF 500 pro Ereignis (keine Freigrenze) Gratisparkplatz am Arbeitsort Gutschriften für Flugmeilen (sie sollten jedoch für geschäftliche Zwecke verwendet werden) Seite 25 Unregelmässige Leistungen, Ziffer 3 LoA Nur relevant bei unterjährigem Arbeitsverhältnis + unterjähriger Steuerpflicht (Tod, Wegzug ins Ausland) Boni (nicht jedoch vertraglicher 13. Monatslohn), Austrittsentschädigungen, Dienstaltersgeschenke etc. Allenfalls werden diese Lohnbestandteile für die Satzbestimmung umgerechnet Angabe ist somit im Interesse des Steuerpflichtigen Aus Sicht des Lohnausweiserstellers können diese Faktoren aber auch unter Ziffer 1 LoA angegeben werden Seite 26 13

14 Kapitalleistungen, Ziffer 4 LoA Abgangsentschädigungen mit Vorsorgecharakter, Kapitalleistungen mit Vorsorgecharakter, Lohnnachzahlungen Allenfalls werden diese Lohnbestandteile zu einem reduzierten Satz besteuert Angabe ist somit im Interesse des Steuerpflichtigen Aus Sicht des Lohnausweiserstellers können diese Faktoren aber auch unter Ziffer 1 LoA angegeben werden Seite 27 DER NEUE LOHNAUSWEIS 2016 Neue Wegleitung Lohnausweis ab Lohnausweise (Zahlungen) ab müssen nach der neuen Wegleitung ausgefüllt werden! Löhne 2015 sind noch nach der alten Wegleitung zu erstellen. Änderungsprotokoll: Rz 17 Vergütungen für den Arbeitsweg bisher: kein Betrag zu deklarieren, «X» im Feld F neu: Betrag deklarieren, kein «X» in Feld F (Y-liche Grüsse von FABI) à Achtung bei Spesenabrechnungen über Fibu, statt Lohnbuchhaltung! Rz 21 neu: 0.8 % des Kaufpreises inkl. sämtlichen Sonderausstattungen 3. Abschnitt fällt weg (bewilligte Privatanteile unter 0.8%) Rz 29 Mitarbeiterbeteiligung, Ausweitung 3. Abschnitt beachten! Rz Abschnitt redaktionell angepasst (ausländische Sozialvers.-beiträge) Rz 52 Effektive Spesenvergütungen 1. Abschnitt redaktionell angepasst/erweitert Seite 28 14

15 DER NEUE LOHNAUSWEIS 2016 Neue Wegleitung Lohnausweis ab Änderungsprotokoll: Rz 57 Übrige effektive Spesen, redaktionell ergänzt, siehe Rz 65a nachfolgend Rz 60 in Form einer Pauschale vergütete besondere Berufskosten von Expats sind neu unter Ziff. 2.3 mit Bemerkung «Pauschalspesen Expatriates» zum Lohn hinzuzurechnen (bisher Ziff ) Rz 61 Weiterbildung: Anzeigepflicht ab CHF 12'000 fällt weg Rz Abschnitt redaktionell erweitert um «Personalvergünstigungen an nahestehende Personen sind in Ziff. 2.3 zu deklarieren» Rz 65 Genehmigtes Spesenreglement, Hinweis betr. kein «X» in Ziff Rz 65a Expat-Spesen / Hinweis auf Expat-Ruling unter Bemerkungen (Ziff. 15) angeben «Expatriateruling durch Kanton» Rz 70 gelöscht bzw. Rz 70 komplett ersetzt: Angabe Drittauszahlung Mitarbeiterbeteiligung fällt weg! Seite 29 DER NEUE LOHNAUSWEIS 2016 Neue Wegleitung Lohnausweis ab Änderungsprotokoll: Rz 70 neu: Geschäftswagen für Mitarbeitende im Aussendienst: Hinweis unter Bemerkungen (Ziff. 15) des %-ualen Aussendienstanteils!! (Y-liche Grüsse von FABI) Rz 72 Beiträge an Vereine und Clubs bis CHF neu: «.. nicht aber Abos für Fitnessclubs» Rz 72 ergänzt um: «Rabatte auf Waren, die zum Verzehr und Eigenbedarf.» Rz 74: Der Lohnausweis ist für den Arbeitnehmer bestimmt. Einige Kantone, zurzeit die Kantone BS, BL (allenfalls Abschaffung per Ende 2016), BE, JU, LU (nur noch 2015), NE, SO, VD und VS verlangen zudem von den Arbeitgebern, dass sie ein Exemplar des Lohnausweises direkt der kantonalen Steuerverwaltung zustellen. Seite 30 15

16 FABI FINANZIERUNG UND AUSBAU DER BAHNINFRASTRUKTUR Gesetzliche Grundlage Direkte Bundessteuer - Art. 26 Abs. 1 Bst. a DBG: 1 Als Berufskosten werden abgezogen: a. die notwendigen Kosten bis zu einem Maximalbetrag von Franken für Fahrten zwischen Wohn- und Arbeitsstätte; Basis Kantonale Gesetze - Art. 9 Abs. 1 StHG: 1 Von den gesamten steuerbaren Einkünften werden die zu ihrer Erzielung notwendigen Aufwendungen und die allgemeinen Abzüge abgezogen. Zu den notwendigen Aufwendungen gehören auch die mit dem Beruf zusammenhängenden Weiterbildungs- und Umschulungskosten. Für die notwendigen Kosten für Fahrten zwischen Wohn- und Arbeitsstätte kann ein Maximalbetrag festgesetzt werden. Seite 31 FABI FINANZIERUNG UND AUSBAU DER BAHNINFRASTRUKTUR Grundsatz FABI mehr Steuern durch Reduktion Abzug Berufsauslagen? Nein, sofern Arbeitswegkosten weniger/gleich CHF ausmachen! Zu beachten: Unselbständigerwerbende: CHF (à CHF 0.70/km) à Arbeitsweg von max km/jahr/20 km/tag Selbständigerwerbende: Auf die Selbständigerwerbenden findet FABI keine Anwendung! Geschäftsfahrzeuginhaber: Bei Geschäftsfahrzeuginhabern wird - neben dem Privatanteil von 9.6 % - ab die Differenz zur FABI-Begrenzung von CHF neu als übriges Einkommen in der privaten Steuererklärung aufgerechnet; Keine Aufrechnung im Lohnausweis à keine Sozialversicherungsfolgen! à keine MWST-Folgen (gem. SSK) Seite 32 16

17 DER NEUE LOHNAUSWEIS 2016 Aus- und Weiterbildungen 1/2 Änderung der bundesrechtlichen Bestimmungen per Abzugsfähigkeit Geltendes Recht Neues Recht Weiterbildung (im engeren Sinn) Ja Ja Ausbildung zum beruflichen Aufstieg Nein Ja Freiwillige Umschulung Nein Ja Durch Umstände bedingte Umschulung Ja Ja Wiedereinstieg Ja Ja Erstausbildung Nein Nein Liebhaberei, Hobby Nein Nein Seite 33 DER NEUE LOHNAUSWEIS 2016 Aus- und Weiterbildungen (2/2) Änderungen der bundesrechtlichen Bestimmungen per Die steuerliche Ungleichbehandlung zwischen beruflicher Ausbildung und Weiterbildung wird aufgehoben. Privat: Selbstbezahlte Aus- und Weiterbildungskosten sind bis zu einem Maximalbetrag von CHF steuerlich abzugsfähig. Geschäft: Bezahlt der Arbeitgeber die Aus- und Weiterbildungskosten, gelten diese immer als geschäftsmässig begründete und stellen beim Arbeitnehmer darum nie steuerbares Einkommen dar (unabhängig von der Höhe). Seite 34 17

18 DER NEUE LOHNAUSWEIS 2016 Wo können wir Unterstützung bieten? Hinweis auf Lohnausweis-App von BDO Für alle wichtigen Fragen im Alltag zum Thema «LOHNAUSWEIS» hat BDO eine App entwickelt! Mittels Volltext- und Stichwortsuche sowie direktem Antippen auf dem Lohnausweisformular finden Sie darin Antworten und Beispiele. Die ipad- und Android-App steht Ihnen gratis als Download im itunes-store und im Google-Play-Store zur Verfügung. Seite 35 DER NEUE LOHNAUSWEIS 2016 Wo können wir Unterstützung bieten? Beilagen BDO Newsletter Lohnausweis Nr. 1 8 BDO Newsletter November 2015 BDO Newsletter vom Dez «FABI Umsetzung bei Geschäftswagen» Vorsicht Musterspesenreglement der SSK FAQ der SSK zum Lohnausweis Wegleitung 2016 zum Lohnausweis der SSK Neuer versus alter Lohnausweis Merkblatt N2 der ESTV zu Naturalleistungen Muster-Lohnausweis mit diversen Fehlern Seite 36 18

19 UMSETZUNG IN DER PRAXIS Wo können wir Unterstützung bieten? Lohn ist eine der Kernkompetenzen von BDO, wir erstellen für mehr als Kunden die Löhne (ca Lohnabrechnungen/Mt) Wir informieren Sie gerne mit dem BDO Newsletter laufend über wichtige Punkte Seite 37 HABEN SIE FRAGEN? Seite 38 19