Archivierung & ILM für SharePoint

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1 Doxis4 SharePoint ILM Manager Archivierng & ILM für SharePoint Die einzige Lösng, die as BLOB Storage revisionssichere Archivierng macht SharePoint nd BLOB SharePoint nd Archivierng SharePoint nd ECM RBS vs. Stbs Dieses White Paper beschreibt, woraf bei der Archivierng mit SharePoint z achten ist nd gibt Antworten af die folgenden Fragen: Wie realisiert man eine revisionssichere Archivierng mit SharePoint ot-of-the-box, mit einem Add-on oder doch besser per Integration mit einem klassischen ECM-System? Welche SharePoint-Schnittstellen kommen in Frage nd welche sind z bevorzgen? Und womit setzt sich der Doxis4 SharePoint ILM Manager von anderen Lösngen ab?

2 Inhalt 2 Einführng 3 The SharePoint Pzzle 4 ECM nd SharePoint 4 Revisionssichere Archivierng mit SharePoint? 5 Storage & ILM mit SharePoint 6 Archiv-Integration für SharePoint Grndlagen 8 Grndlegende Anforderngen zr Archivierng mit SharePoint 8 Zr Technik Vergleich der Lösngsansätze 12 EBS vs. RBS nd deren K.O. Kriterien 12 Record Center WebService ( Official File WebService ) 13 Link-Datei 14 Zsammenfassng nd Featre-Vergleich der Lösngsansätze 15 Integration von Doxis4 nd SharePoint 18 Doxis4 SharePoint ILM Manager 18 Doxis4 SharePoint Portal Connector 19 Fazit 20

3 Einführng Dieses Dokment beschreibt, wie sich Microsoft SharePoint 2010 & 2013 (nachfolgend SharePoint ) m Fnktionen für die revisionssichere Archivierng nd für das Information Lifecycle Management (ILM) erweitern lassen. Dabei werden verschiedene Technologien betrachtet nd bewertet, sowie die Stärken der Lösng der SER mit dem Doxis4 SharePoint ILM Manager afgezeigt. Znächst wird aber erlätert, warm ein externes ECM-System nötig ist, m die Anforderngen der revisionssicheren Archivierng, der StorageVirtalisierng nd der Verlagerng von Dateien bzw. Binärdaten ( BLOBs binary large objects ) af nterschiedliche Speichersysteme zsammen mit SharePoint erfüllen z können. 3

4 The SharePoint Pzzle ECM nd SharePoint Viel ist bereits darüber disktiert worden, ob SharePoint ein vollständiges ECM-System ist oder nicht. Diese müßige Diskssion soll an dieser Stelle nicht geführt werden, da sie wenig zielführend ist. Viel wichtiger ist die Erkenntnis, dass es nterschiedliche Arten von ECM-Systemen gibt. So fällt SharePoint eher in die Kategorie social content management, während klassische ECM-Systeme in der Kategorie transactional content management angesiedelt sind. Aber ach eine solche Kategorisierng wird weder den klassischen ECM-Systemen noch SharePoint gerecht, da die Übergänge hier fließender sind. We se SharePoint for Collaboration and Social bt not ECM We only se SharePoint for web content management/intranet/portal We have no plans to se SharePoint We only se SharePoint for BPM and workflow We previosly sed SharePoint for ECM bt no longer do 0 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% 40% Abb.1 Verwendng von SharePoint als ECM-System (Qelle: AIIM The SharePoint Pzzle - adding the missing pieces ) Wenn es nterschiedliche Arten von ECM-Systemen gibt, dann liegt das vor allem an nterschiedlichen Anforderngen, Anwendngsfällen nd Zielgrppen. Die Frage latet also nicht, ob SharePoint ein ECM-System ist oder nicht, sondern für welche Anwendngsfälle SharePoint geeignet ist nd für welche eher nicht. So nbestritten, wie die Stärken von SharePoint sind, so nbestritten gilt das ach für die Schwächen, gerade wenn man Anwendngsfälle as dem Bereich transactional content management betrachtet, woz wiederm 1 Die Begrifflichkeit wrde von Gartner geprägt, ist jedoch sicherlich ach ein wenig Marketing-getrieben bezeichnete Gartner SharePoint als portal-enabled content management. Wenn man noch ein and collaboration platform ergänzt, so erhält man wohl am ehesten eine treffliche Bezeichnng. Gerade mit SharePoint 2013 bewegt sich SharePoint stärker in die Richtng social content als in Richtng klassisches ECM (siehe.a. 4

5 gemäß AIIM-Definition für ECM2 die Disziplinen captre, imaging, store & preserve gehören. Ach die Vorgang- nd Aktenverwaltng gelten als eher bescheiden.3 Diese Sichtweise ergibt sich ach as dem AIIM Indstry Watch White Paper The SharePoint Pzzle - adding the missing pieces 4, wobei hier vor allem die Art der Ntzng interessant ist (vgl. ach Abb. 1). Entsprechend wird hetztage von einer daerhaften Koexistenz von SharePoint nd ECM-Systemen asgegangen.6 However, most are not sing SharePoint as their primary ECM system and almost half rn alternative ECM systems alongside SharePoint. 5 Revisionssichere Archivierng mit SharePoint? Ebenso wird disktiert, ob man SharePoint als revisionssicheres Archiv ntzen könne, allerdings erfolgt diese Diskssion weniger häfig, da ein solches Anliegen von vielen Verantwortlichen als kritisch gesehen wird. Sollte SharePoint als SAP- oder -Archiv im Einsatz sein, so dürfte es sich m exotische Fälle handeln. Dennoch lohnt sich hier ein genaerer Blick statt nr der Behaptng, dass SharePoint zr revisionssicheren Archivierng nicht geeignet sei. Denn die 2 Siehe 3 Um dies as nabhängiger Qelle z belegen, sei hier af die Einschätzng von Pentadoc in verwiesen: Obwohl der SharePoint mit der Version 2010 in dem klassischen ECM-Fnktionsbereich detlich afgeholt hat, fehlen ihm im Standard nach wie vor einige Basisfnktionen, die ihn z einem vollwertigen ECM-System machen würden. Hiernter fallen die immer wieder genannten Themen des papierbasierten Dokmenteneingangs, vom einfachen Scannen nd Verschlagworten, über die atomatisierte Dokmentklassifikation bis hin zr Beleglesng, sowie die daerhaft revisionssichere Ablage in einem anwendngsnetralen Format af dem Storagesystem. Aßerdem ist der SharePoint von einem echten Aktenmanagement wie es hete die Vielzahl von Systemen der klassischen ECM-Hersteller bietet noch ein Stück entfernt. Ach im Bereich der systemgestützten Geschäftsprozessbearbeitng (Workflow) reichen die detlich erweiterten Basisfnktionen des SharePoint nicht as bzw. sind sehr komplex, so dass hier häfig af Ergänzngslösngen von Drittherstellern wie Nintex oder K2 zrückgegriffen wird Im Grnde gilt SharePoint somit schon als eigene Systemklasse, der ECM-Systeme gegenübergestellt werden, was SharePoint hinreichend adelt! 6 Vgl. ach 5

6 gesetzlichen Vorgaben sind grndsätzlich technik-netral, so dass mit entsprechenden organisatorischen Maßnahmen im Grnde jedes System GoBS-konform betrieben werden kann. Einzhalten sind hier vor allem die Vorgaben as IDW PS 880 nd IDW RS FAIT 3. Die Frage latet also vielmehr: wie hoch sind die organisatorischen Hürden, m mit SharePoint ein revisionssicheres Archiv z betreiben nd welche Unterstützng bietet SharePoint af technischer Ebene, m system-seitig die wichtigsten Anforderngen erfüllen z können? Eine entsprechende Bewertng kann hierbei einem Bericht der KPMG as 2011 entnommen werden, der im Aftrag von Microsoft erstellt wrde. Es handelt sich dabei nicht m ein Zertifikat, sondern m einen Bericht, den KPMG als WhitePaper bezeichnet.7 Neben der fast obligatorischen Feststellng, dass man mit den nötigen organisatorischen Maßnahmen ach mit SharePoint revisionssicher archivieren kann, zeigt das KPMG WhitePaper ach dediziert af, welche Restriktionen in SharePoint system-seitig existieren, die drch organisatorische Maßnahmen asgeglichen werden müssen, so dass eine Integration mit Partner-Prodkten z bevorzgen ist. Dies betrifft vor allem die Anforderng der nveränderbaren Speicherng. Lösngsansätze werden in diesem Dokment beschrieben. Um dabei mit einem anderen ECMSystem nicht in dieselben Probleme wie mit SharePoint z lafen, sollte das ECM-System eine IDW PS 880 Zertifizierng vorweisen können so wie Doxis4! Storage & ILM mit SharePoint SharePoint basiert af einer dezentralen Mlti-Farm Architektr, bei der jede Farm eine eigene Datenbank-Instanz z geordnet ist nd es pro Farm verschiedene Content-Datenbanken gibt, die als eigenen DatenbankSchemata angelegt werden. Innerhalb einer Content Datenbank werden die Binärdaten ( Binary Large Object oder BLOBs ) aller Dokmente in einer BLOB-Spalte einer zentralen Tabelle abgelegt. Die Content-Datenbank ist logisch über SiteCollections, Sites nd Listen strktriert. Bis hete gibt es Empfehlngen von Microsoft, die die Größe der Content Datenbank beschränken (4 GB), ach wenn die initialen Restriktionen inzwischen detlich asgeweitet wrden. Die Speicherng der BLOBs im MS SQL Server stellt aber as Gründen des Backp/Recovery oftmals ein Problem dar (abgesehen von den Anforderngen an die nveränderliche Speicherng). 7 KPMG: Compliance mit Microsoft SharePoint 2010 Eine Analyse der wichtigsten Fnktionen nach detschem Handels- nd Steerrecht ( 8 As Remote BLOB Storage (RBS) is an add-on featre pack for Microsoft SQL Server. RBS is designed to move the storage of binary large objects (BLOBs) from database servers to commodity storage soltions. If the content databases in Microsoft SharePoint Server 2013 are 4 gigabytes (GB) or larger, consider sing RBS as part of yor data storage soltion 6

7 Was versteht man nter Information Lifecycle Management (ILM)? Information Lifecycle Management (ILM) ist ein Konzept, mit dem die Informationen eines Unternehmens über ihren gesamten Lebenszykls hinweg entsprechend ihres Wertes aktiv verwaltet werden können [m eine optimale Balance zwischen Kosten, Zgriffszeit, Asfallsicherheit & Recovery sowie weiterer Eigenschaften wie Revisionssicherheit z erreichen] (Lünendonk) Um diese technischen Probleme der Skalierng der Datenbank in den Griff z bekommen, hat Microsoft mit SharePoint 2007 die sog. EBS-Schnittstelle ( external binary storage provider ) eingeführt. Mit SharePoint 2010 folgte zsätzlich die RBS-Schnittstelle ( remote binary storage provider ), die genaer gesagt eine Schnittstelle des MS SQL Server 2008 R2 ist nd ab SharePoint 2010 nterstützt wird. Beide Schnittstellen werden weiter nten genaer bewertet. In Smme ergeben sich damit die folgenden Restriktionen bzgl. der SharePoint Storage Infrastrktr: Keine Unterstützng verschiedener Speichertechnologien für fixed content (wie EMC Centerra, EMC VNX FLR, Hitachi HCP, HP icas, HP IAP, IBM IA, NetApp SnapLock) nd damit keine nveränderliche Speicherng (WORM) als zentrale Vorassetzng der revisionssicheren Archivierng Keine Unterstützng von Clod-Storage-Services, so dass keine hybride Speicherinfrastrktr für eine on primise SharePoint Installation geschaffen werden kann Keine Storage-Virtalisierng als Basis für ILM nd damit, keine einfache Migration af nee Speichertechnologien m über viele Jahre nd Jahrzehnte den Zgriff af die Daten sicherzstellen (eine Verlagerng alle 5 bis 7 Jahre gilt bei der Archivierng als üblich nd notwendig) Damit ebenso keine ILM-Fnktionen zr Verlagerng von Dokmenten af verschiedene Speichersysteme af Basis ihrer Wertigkeit im Geschäftsprozess Afwendiges Backp & Recovery für MS SQL Server, afgrnd sehr großer Datenvolmina 7

8 Archiv-Integration für SharePoint Grndlagen Grndlegende Anforderngen zr Archivierng mit SharePoint Bevor wir die verschiedenen technischen Lösngsansätze betrachten, mit denen sich Dokmente (bzw. deren BLOBs) in ein ECM-System oder ach nr in ein anderen Speicher-System verlagern lassen, sollten wichtige grndlegende fnktionale Anforderngen an eine Lösng skizziert werden. Welche Anforderngen von der SER Integration, dem Doxis4 SharePoint ILM Manager, erfüllt werden, wird ergänzend mit angegeben. Anforderngen - Doxis4 SharePoint ILM Manager Verlagern nd Verlinken oder nr Kopieren nd Löschen? Um ein Dokment as SharePoint af ein nveränderbares Speichersystem abzlegen oder in ein Archiv-System z übernehmen, gibt es sehr nterschiedliche technologische Ansätze. Die Ablage einer Kopie nd optional ein Löschen in SharePoint sind recht einfach möglich, aber sicher nicht hinreichend für eine mfassende Lösng. Entscheidend ist, dass in SharePoint ein Stb oder Link hinterbleibt oder hinterbleiben kann, so dass der Bentzer weiterhin über SharePoint ganz normal af das Dokment zgreifen kann, bis ach der Stb über eine Regel entfernt wird. Was sich trivial anhört, ist jedoch ein entscheidender technologischer Knackpnkt, af den das Kapitel Zr Technik Vergleich der Lösngsansätze näher eingeht. Archivierng verschiedener SharePoint Items, nicht nr Dokmente In SharePoint werden nicht nr Dokmente in Dokmentbibliotheken verwaltet, sondern verschiedene Arten von Items in Listen. Ein Dokment stellt eine spezielle Asprägng eines Items dar. Ein Item kann ach mehrere Anhänge enthalten, während ein Dokment immer gena eine Datei repräsentiert. Entsprechend mss eine Lösng in der Lage sein, verschiedene Arten von Items z archivieren. 8 ( )

9 Storage-Virtalisierng Unterstützng verschiedener Speichersysteme Eine naive direkte Anbindng eines Speichersystems über die RBS Schnittstelle ( remote blob store ) von SharePoint ohne eine Abstraktionsschicht, die von der Speichersystemtechnologie abstrahiert, bringt kam eine Verbesserng im Vergleich zm vorhandenen BLOB-Storage von SharePoint. Eine Lösng mss transparent für SharePoint die BLOBs af ggf. verschiedenen Speichersystemen verwalten nd zwischen diesen ebenso transparent verlagern können. Diese Anforderng wird ach als storage-agnostic bezeichnet nd sie ist wichtig, m eine langfristige Lesbarkeit as Revisionsgründen z ermöglichen, die ein Wechsel der Speichertechnologie mit beinhaltet. Doxis4 verfolgt (natürlich) diesen Ansatz nd bindet bspw. die folgenden Speichersysteme transparent an: Doxis4 safelock, UDOJkeboxen, EMC Centera, EMC VNX FLR, IBM SSAM API, Hitachi HCP, HP icas, HP IAP, NetApp SnapLock, SAN/NAS-Filer, Clod-Storage (Amazon S3, Google Storage oder Microsoft Azre). Wenn man nr ein spezielles Speichersystem direkt als RBS-Provider für SharePoint einbindet, kommt eine ebenso direkte Aslagerng von BLOB af dieses Speichersystem nicht hinas. Umfassendes, regelbasiertes ILM Um z entscheiden, welche Dokmente nd Items as SharePoint verlagert werden sollen, mss die Lösng ein mfassendes Regelwerk bieten, mit dem sich die Verlagerng anhand verschiedener Kriterien atomatisieren lässt. Zsätzliche sollte per Konfigration eine manelle Archivierng einzelner Dokmente oder ganzer Ordner möglich sein. Übernahme von Dokmentattribten mss möglich sein Eine der wichtigsten Anforderngen ist, dass die Dokmentattribte as SharePoint mit in das ECM-System übernommen werden können. Daneben ist diese Anforderng aber ach essentiell, wenn man Dokmente as verschiedenen Informationsqellen in einem ECMSystem als zentrales Repository ablegen nd die Dokmente z Akten zsammenfassen möchte. Ohne die nötigen Metadaten bleibt ansonsten das Informationsobjekt im ECM-System dmm. 9

10 Übernahme der in SharePoint gesetzten Afbewahrngsfrist (InPlace Records) Die Anforderng der Übernahme der Dokmentattribte ist schon allein deswegen nötig, m eine in SharePoint definierte Afbewahrngsfrist letztlich bis zm Speichersystem weitergeben z können, m eine nveränderbare Speicherng drchgängig nterstützen z können nd die fehlenden Basteine des SharePoint In-place Records Management z ergänzen. Regel-basierte Vergabe von Afbewahrngsfrist im Archiv Oftmals entstehen afbewahrngspflichtige Dokmente in SharePoint jedoch ach, ohne dass das SharePoint In-place Records Management dafür gentzt werden soll. Vielmehr soll hierfür gerade die regel-basierte Archivierng eingesetzt werden, die gena diese Dokmente in Archiv überführt nd dann gemäß diesen Regeln eine Afbewahrngsfrist setzt. Letztlich sollte beide Anwendngsfälle nterstützt werden. Dokmente im Original übernehmen ach mit SharePoint 2013 Shredded Storage Die Lösng mss kompatibel zm Shredded Storage Featre von SharePoint 2013 sein. Ach wenn vom Prinzip ein RBS Provider af der reinen Storage-Ebene atomatisch mit Shreddred Storage klar kommt, so wäre ach hier eine native Anbindng eines Speichersystems fatal: af diesem landet dann nicht mehr das Originaldokment, sondern nr noch zerstückelte BLOBs, die nr SharePoint wieder zsammensetzen kann (zmal SharePoint 2013 proprietäre Byte-Informationen vor jedes BLOB schreibt!). In einem Archiv wird man gena das nicht haben wollen, sondern das richtige Dokment nverändert im Originalformat. Beyond SharePoint : Integration anderer Informationsqelle Viele der Argmente, die für die Einführng einer Archivierng von Dokmenten as SharePoint sprechen, gelten für Archivierng as anderen Qellen wie s, File-Server, SAP etc.-ebenfalls. Eine singläre, af SharePoint redzierte Betrachtngsweise würde hier z einem Wildwchs an Lösngen führen nd den einheitlichen Umgang mit nstrktrierten Dokmenten erschweren Mit Doxis4 Gateway V8.7 9

11 Replikation nd Asfallsicherheit Um hochverfügbare Szenarien abbilden z können, mss der externe Storage Provider in der Lage sein, die gespeicherten BLOBs z replizieren nd hochverfügbar bereitzstellen, da die Replikation nicht mehr über die Datenbank erfolgt. Übergreifende Dedplizierng Gerade in -, File- nd SharePoint-Servern liegen identische Dokmente in vielen Kopien vor: so findet sich die aktelle Unternehmenspräsentation ( die mit den hochaflösenden Grafiken ) in diversen -postfächern, Grppenlafwerken nd SharePoint-Sites. Dies erzegt ein enormes Potenzial für Einsparngen von Speicherplatz. Eine Dedplizierng bzw. Single Instance Speicherng mss jedoch über verschiedene Systeme hinweg erfolgen können. Erzegng von Langzeitformaten (PDF/A) Für den Anwendngsfall der Archivierng sollte eine über Regeln gesteerte Wandlng aller gängigen Desktop- nd Office-Formate nach PDF/A möglich sein. Dies schließt die Wandlng von PDF nach PDF/A sowie ggf. eine OCR-Lesng von TIFF-Dokmenten mit ein. Asbafähig m weiterführende ECM-Fnktionen Mit der Speicherng eines SharePoint-Dokments über einen externen Storage Provider kann man znächst eine reine BLOB Storage Optimierng erreichen. Allerdings mss es hierbei nicht bleiben. Bindet man über den Storage-Provider ein ECM-System an, so dass die Lösng in einem zweiten Schritt sehr leicht asbafähig, ohne dass man sich im ersten Schritt darüber Gedanken machen mss. Wiederherstellng nd Synchronisation Docment Lifecycle Spport As Archivsicht werden Dokmente am Ende der Bearbeitng in das Archiv übernommen. Allerdings gibt es viele weitere Anwendngsfälle, bei denen man ein Dokment bereits frühzeitig in ein ECMSystem übernehmen möchte, ohne dass asgeschlossen werden kann, dass die Dokmente in SharePoint nochmal geändert werden. Die Integration mit einem ECM-System sollte in der Lage sein, Dokmente in SharePoint wiederherzstellen nd Änderngen der Dokmente in SharePoint (sofern erlabt), als nee Versionen wieder mit dem ECM-System z synchronisieren. 11

12 IDW PS 880 Zertifiziert Schließlich sollte das integrierte ECM-System über eine IDW PS 880 Zertifizierng verfügen, m gerade das Fehlen dieser Zertifizierng bei SharePoint aszgleichen. Zr Technik Vergleich der Lösngsansätze Nach der Darstellng der wichtigsten Anforderngen zr SharePoint-ArchivIntegration wird die erste Anforderng das Hinterlassen eines Stbs oder Links in SharePoint as technischer Sicht näher betrachtet. Dies führt ns z einer Analyse verschiedener Lösngsansätze, mit denen sich Dokmente nd andere SharePoint- Items in ein externes Speicher- oder ArchivSystem aslagern lassen. Das Ergebnis der Analyse ist der Vergleich von RBS ( EBS ( Record Center WebService ( Official File WebService ) ( Link-Datei nd deren Vor- nd Nachteile, die nten tabellarisch dargestellt werden. EBS vs. RBS nd deren K.O. Kriterien Wie bereits oben erwähnt, gibt es zwei nterschiedliche SharePoint Schnittstellen, mit denen sich BLOBs die eigentlichen Binärdaten der Dokmente nicht im MS SQL Server speichern, sondern af andere Systeme mlenken lassen. Über die Vor- nd Nachteile von EBS nd RBS finden sich im Internet zahlreiche Informationen10, so dass an dieser Stelle nr eine krze Zsammenfassng gegeben wird: Grndsätzlich wäre RBS der EBS Schnittstelle in fast allen Belangen überlegen, wenn sie nicht ein K.O. Kriterim für den hier beschriebenen Anwendngsfall hätte: der Zgriff af die Attribte des Dokments ist bei RBS nicht oder nicht ohne weiteres möglich. Anders formliert: SharePoint kennt zwar die externe BlobId, mit der der Zgriff af das externe Speicher-System erfolgt. Das externe Speicher-System kennt aber mgekehrt nicht die zgehörige SharePoint DokmentId. Betrachtet man diese Einschränkng nr as dem Blickwinkel der reinen Externalisierng der BLOBs as dem MS SQL Server in ein externes Speicher-System (wie dies z.b. Avepoint oder Metalogix tn), so erscheint dies znächst belanglos. Und da (nr) für diesen Anwendngsfall die RBS 10 Siehe.a. grdge-match.html 12

13 Schnittstelle geschaffen wrde, wird an dieser Schnittstelle ach das BLOB, nicht aber die DokmentId übergeben. Betrachtet man die Anwendngsfälle von Archivierng nd ILM nd neben einer reinen Speicher-Anbindng ach die Anbindng eines Archiv-Systems, so wird schnell klar, warm ohne Kenntnis der Dokment-Id nd damit ohne Kenntnis der Dokmentattribte keine Lösng möglich ist. Ohne Kenntnis der in SharePoint verwendeten Dokmentattribte, den Metadaten des Dokments, ist ach die in SharePoint gesetzte Afbewahrngsfrist nicht bekannt nd kann weder an ein Speicher-System mit WORM-Charakter noch an ein Archiv-System weitergegeben werden. Ein klares K.o.-Kriterim! kann eine Verlagerng af das jeweils passende Speicher-System im Sinne des ILM nicht erfolgen ist ach der Content Type des Dokments as SharePoint nicht bekannt, so dass kein Mapping af einen Dokmenttyp im Archiv-System erfolgen kann kann nicht entschieden werden, für welche Dokmente eine Konvertierng nach PDF/A erfolgen soll ist keine sinnvolle Recherche über diese Unterlagen möglich können die Dokmente nicht mit Akten nd Vorgängen im ECM-System verknüpft werden Ein zweites K.O. Kriterim für RBS ergibt sich as der Art nd Weise, wie SharePoint 2013 BLOBs speichert nd an die RBS Schnittstelle gibt, nämlich zerstückelt nd proprietär mit Bytes ergänzt (dies wird als Shredded Storage bezeichnet). Damit kann man BLOBs externalisieren, aber niemals das Originaldokment im Archiv ablegen. Diese K.O. Kriterien existieren bei der EBS Schnittstelle nicht, jedoch wrde diese von Microsoft mit SharePoint 2013 as dem Verkehr gezogen. Damit ist EBS schlicht obsolet. Record Center WebService ( Official File WebService ) Ein ganz anderer Weg ins Archiv wird über den Record Center WebService beschritten, der technisch Official File Web Service 11 heißt ( official file = afbewahrngspflichtiges Dokment). Diese Schnittstelle wird ach von Microsoft verwendet, m Dokmente an das in SharePoint integrierte Record Center z übermitteln, ist mgekehrt aber für das In-place records management nicht relevant. 11 Siehe.a. 13

14 Diese WebService Schnittstelle kann ach von Integratoren implementiert werden, so dass ein Bentzer ein Dokment ach in ein anderes System senden kann. Senden ist hier ach der richtige Begriff, denn nicht nr technisch erfolgt die Integration in SharePoint über die Send to connection Administration, sondern ach für den Endbentzer wird die Fnktionalität als Senden an dargestellt. Dabei ist konfigrierbar, ob das Originaldokment drch einen Link12 ersetzt wird, die immer eine feste aspx Datei darstellt, in die wiederm eine URL eingetragen wird, über die das Dokment noch erreichbar ist. Diese als Link agierende aspx Datei ist letztlich jedoch änderbar nd erlabt keinen vernünftigen Zgriff af das Dokment as MS Office oder dem Windows Explorer. Diese offizielle Archiv-Schnittstelle ist daher letztlich nicht verwendbar. Link-Datei Schließlich bleibt noch die Möglichkeit, das Dokment über die SharePoint API in das Archiv z kopieren nd anschließend in SharePoint drch eine Link-Datei z ersetzen (wie dies neben Doxis4 ach von anderen ECMAnbietern erfolgt). Dieser Lösngsansatz hat grndsätzlich ähnliche Nachteile wie bei der Ersetzng des Dokments drch eine aspx Datei, wie es der Official File Web Service macht. Allerdings können einige Nachteile hier noch drch eigene Implementierngen vermieden werden, so dass dieser Ansatz bevorzgt wird. 12 Verschiedene Probleme, die drch das Ersetzen mit eienr Link-Datei hervorgerfen werden, wrden schon frühzeitig von ECM-Anbietern nterscht, siehe z.b.: Als Konseqenz wrde in der Regel die EBS-Schnittstelle verwendet, teilweise ach RBS. Da EBS aber obsolet ist nd RBS spätestens mit SharePoint 2013 nd Shredded Storage keine Option mehr darstellt, bleiben Link-Datei die einzige technisch mögliche Alterantive. 14

15 Zsammenfassng nd Featre-Vergleich der Lösngsansätze Nachfolgende Tabelle zeigt, welche Featres sind mit den nterschiedlichen Ansätzen zm Stbben, also zm Hinterlassen eines Platzhalters in SharePoint für das archivierte Dokment realisieren lassen. K.o.-Kriterien sind dabei schraffiert dargestellt. Featre RBS als reiner BLOB Storage EBS Record Center WebService Proprietäre Link-Datei Unterstützng für SharePoint 2007 SharePoint 2010 SharePoint 2013 ach für SharePoint Fondation ach für MS SQL Server Standard Edition ach für einzelne Content-DBs, nicht nr gesamte Farm Datenübernahme Regeln af Basis von Dokmentattribten möglich ( ) Übernahme der Dokmentattribte möglich nd damit ach Weitergabe der Afbewahrngsfrist Übernahme der Originaldatei zsammen mit Shredded Storage./. 15

16 Featre RBS als reiner BLOB Storage EBS Record Center WebService Proprietäre Link-Datei Archivierng nd Stbbing ach für versionierte Dokmente für Dokmente mit hinterlegtem FreigabeWorkflow Ja, letzte Version bleibt in DB FreigabeWF startet ne für verschiedene Items, nicht nr für Dokmente FreigabeWF startet ne bedingt Mit archivierten nd gestbbten Dokmenten normal weiterarbeiten drch transparenten Zgriff as SharePoint Portal bedingt bedingt ja i.d.r. MS Office (ÖffnenDialog) MS Windows Explorer (z.b. SharePoint-Fnktion zm Öffnen der Ansicht im Explorer) jeder anderen Anwendng, die per WebDAV af SharePoint-Inhalte zgreift ModifiedBy & ModifiedAt bleiben nverändert Datei-Extension bleibt nverändert Datei-Icon bleibt nverändert Verweise af das Originaldokment bleiben bestehen Stb / Link kann nicht manipliert / versehentlich zerstört werden (z.b. bei Zgriff via WebDAV) 16 Kann indirekt verhindert werden

17 Featre RBS als reiner BLOB Storage EBS Record Center WebService Proprietäre Link-Datei Einflss af SharePoint-Volltext Gestbbte Dokmente weiterhin per Volltext affindbar? Incremental crawl erfasst archivierte Dokmente nicht (da nverändert) Fll crawl erfasst archivierte Dokmente (damit Volltext wieder komplett afgebat werden kann) Übereigenen IFilter denkbar; alternativ kann Link-Datei Aszüge des Volltextextrakts speichern Noch z nterschen? Siehe oben 17

18 Integration von Doxis4 nd SharePoint Die Integrationsstrategie der SER zr Verbindng von SharePoint nd Doxis4 berht af zwei Sälen: 1. Zm einen wird Doxis4 als nternehmensweites ECM-System betrachtet, in das Inhalte as SharePoint einfließen sollen. SharePoint dient dabei als eine Informationsqelle für Doxis4. Ein besonderer Foks wird dabei daraf gelegt, dass die grndlegenden Anforderngen der revisionssicheren Archivierng für SharePoint eingehalten werden nd dass die regel-basierte Archivierng nicht nr für SharePoint, sondern einheitlich ach für die nd File-Archivierng möglich ist. 2. Zm anderen trägt SER dem Umstand Rechnng, dass SharePoint bei den meisten Knden als Portal- nd Collaboration-Plattform eingesetzt wird. Der Zgriff af Informationen in Doxis4 as SharePoint stellt daher die zweite Säle der Integration dar (wobei beide Integrationsarten nabhängig voneinander verwendet werden können nd diese zweite Säle nicht Gegenstand dieses White Papers ist). Doxis4 SharePoint ILM Manager Der Doxis4 SharePoint ILM Manager ist keine Insellösng, sondern basiert af einer einheitlichen Plattform, dem Doxis4 Gateway Service, mit dem sich manell nd/oder regel-basiert Elemente as den folgenden QellSystemen nach Doxis4 übernehmen lassen: 18 MS SharePoint (ach Fondation) MS Windows NTFS Fileserver Beliebige, per CIFS angebndene File-Server MS Exchange IBM Notes/Domino Novell Gropwise

19 Doxis4 SharePoint Portal Connector Während der Doxis4 SharePoint ILM Manager Dokmente as SharePoint nach Doxis4 übernimmt, die weiterhin über SharePoint in Form eines Stbs in SharePoint verlinkt nd transparent verwendet werden können, finden sich in Doxis4 natürlich ach viele weitere Dokmente as anderen Informationsqellen, über die SharePoint keine Kenntnis hat. Um einen Zgriff as SharePoint af beliebige Dokmente in Doxis4 z ermöglichen, dient der Doxis4 SharePoint Portal Connector, der verschiedene Zgriffswege bereitstellt: 1. WebParts: Um Inhalte in Doxis4 z schen nd anschließend z öffnen, können WebParts verwendet werden, die das zentrale Cstomizing des Doxis4 cbedesigner übernehmen nd entsprechend kein gesondertes SharePointCstomizing bedürfen. 2. Doxis4 als Inhaltsqelle der SharePoint Search: Der Doxis4 Portal Connector implementiert das Search Connector Framework von SharePoint implementiert, so dass die SharePoint Search Engine die Inhalte as Doxis4 wie as anderen Informationsqellen ach crawlen nd in einen übergreifenden Volltextindex zsammenführen kann. In diesem Connector gibt man die Bereiche in Doxis4 an, die von SharePoint drchscht werden können. Ebenso kann ein Mapping von Dokmentattribten in Doxis4 af Eigenschaften des Bsiness Connectivity Service (BCS) Modell in SharePoint erfolgen. So kann mit SharePointMitteln ach nach Inhalten in Doxis4 gescht werden. 3. Doxis4 über external content types nd externe Liste einbinden: Die Anbindng über die Bsiness Connectivity Services (BCS) kann ebenfalls gentzt werden, m beliebige Sichten af den Doxis4 Dokmentenbestand als externe Liste nd externen Inhalt in SharePoint flexibel einzbinden. 19

20 Fazit In diesem White Paper wrde afgezeigt, dass die Anbindng eines klassischen ECM-System zr Erfüllng von Archivierngsanforderngen im Kontext von SharePoint im Vergleich z einer reinen Externalisierng von BLOBs z bevorzgen ist. Um z diesem Schlss z kommen, wrden znächst die Probleme von SharePoint in Bezg af Archivierng, Storage-Anbindng nd ILM dargestellt, wie sie sich detailliert.a. im KPMG Bericht finden. SharePoint als Archiv-System anzsehen, bleibt daher ein Mythos. Asgehend davon wrden grndlegende Anforderngen an die Archiv-Anbindng nd deren Unterstützng mit Doxis4 erlätert. As dem technischen Blickwinkel wrde erlätert, dass (leider) nr die Verwendng von Link-Dateien z einer tragfähigen Lösng führt, m ein Stbbing z ermöglichen, d.h. einen Platzhalter in SharePoint af das archivierte Dokment z hinterlassen. RBS ist hierfür keine Alternative. 20

21 DEUTSCHLAND SER Soltions Detschland GmbH Joseph-Schmpeter-Allee 19 D Bonn Internet: x in Detschland: Berlin, Bonn, Dresden, Düsseldorf/Ness, Hambrg, Frankfrt/Main, München, Münster, Nestadt/Wied, Stttgart ÖSTERREICH SER Soltions Österreich GmbH Florido Tower Floridsdorfer Haptstraße 1 A-1210 Wien Tel: Internet: office@ser.at 4x in Österreich: Graz, Klagenfrt, Pasching/Linz, Wien SCHWEIZ SER Soltions Schweiz AG Asserfeldstraße 9 CH-5036 Oberentfelden Tel: Internet: info@ser.ch Whitepaper Archivierng nd ILM für SharePoint, SER b SER Soltions Detschland GmbH. Technische Änderngen, Irrtümer nd Drckfehler vorbehalten. Alle genannten Warenzeichen sind eingetragene Warenzeichen Ihrer Eigentümer. Assagen über gesetzliche, steerliche nd rechtliche Vorschriften gelten als nverbindlich. Änderngen in Konstrktion nd Liefermfang bleiben vorbehalten.