Customized Net Conference Powered by Cisco WebEx Technology Event Center

Transkript

1 BENUTZERHANDBUCH Net Conferencing h l M ti C t Customized Net Conference Powered by Cisco WebEx Technology Event Center Zugang zum WebEx Event Center (nur beim ersten Zugang) Wechseln Sie zu: Wählen Sie den Link für die Anmeldung, Manage My Meetings (Meine Konferenzen verwalten). Geben Sie Ihren Benutzernamen und Ihr Kennwort ein. (Hinweis: Wenn Sie keinen Benutzernamen und kein Kennwort für Manage My Meetings (Meine Konferenzen verwalten) haben, klicken Sie auf der E-Meetings-Startseite auf den Link Need to Register (Registrierung erforderlich) und befolgen Sie die Anweisungen.) Wählen Sie die Registerkarte NET CONFERENCING. Klicken Sie unter Customized Net Conference Applications (Anwendungen von Customized Net Conference) auf den Link Event Center. Speichern Sie die URL unter Ihren Favoriten. In Zukunft können Sie dann über Manage My Meetings (Meine Konferenzen verwalten) auf das Event Center zugreifen oder die URL direkt über Ihre Favoriten aufrufen und sich anmelden. ( Diese Event Center-Bedienungsanleitung soll Sie damit vertraut machen, wie Sie eine Veranstaltung planen und veranstalten und wie Sie Ihr Abonnement für Instant Meeting-Audiokonferenzen integrieren. Einrichten Ihres Instant Meeting-Abonnements für Audiokonferenzen: Bitte stellen Sie sicher, dass Ihr Audiokonto im Bereich My Audio (Mein Audio) Ihres My WebEx-Kontos (Mein WebEx) eingerichtet ist. Wählen Sie die folgenden Einstellungen: o Klicken Sie auf Add account (Konto hinzufügen) oder Edit (Bearbeiten), um ein bestehendes Telekonferenzkonto zu ändern. 1

2 Edit Teleconference Account (Telekonferenzkonto hinzufügen bzw. bearbeiten) Geben Sie die Daten Ihres Instant Meeting-Abonnements für Audiokonferenzen ein: Kostenlose Einwahlnummer, gebührenpflichtige Einwahlnummer, Gastgeber-Zugangscode, Teilnehmer-Zugangscode (Hinweis: Wenn Sie nicht über eine gebührenpflichtige Nummer verfügen, geben Sie Ihre kostenlose Nummer ein. Lassen Sie das Feld für die gebührenpflichtige Nummer nicht leer.) Klicken Sie auf OK oder Update (Aktualisieren). Fügen Sie Ihre Instant Meeting-Audio- Abonnementnummer ein. Startseite des WebEx Event Centers Auf der Event Center-Startseite können Sie Veranstaltungseinstellungen vornehmen, Hilfe erhalten, eine Veranstaltung abhalten, auf Aufzeichnungen zugreifen und vieles mehr. Jeder Bereich bietet zusätzliche Optionen, um Ihre Einstellungen weiter individuell anzupassen. Das Event Center kann bis zu 3000 Teilnehmer handhaben. Host an Event (Eine Veranstaltung abhalten) In diesem Bereich stehen folgende Optionen zur Verfügung: Schedule an Event (Eine Veranstaltung planen) Site Events (Veranstaltungen des Standorts) Templates ( -Vorlagen) Registration Questions (Fragen zur Anmeldung) Survey Questions (Fragen für Umfragen) My Event Recordings (Meine Veranstaltungsaufzeichnungen) 2

3 Schedule an Event (Eine Veranstaltung planen) Um eine Veranstaltung zu planen, sind mehrere Einstellungen erforderlich: Grundlegende Informationen Geben Sie den Event Type (Veranstaltungstyp), den Event Name (Veranstaltungsnamen) sowie das Event password (Veranstaltungskennwort) ein und bestätigen Sie das Kennwort in Confirm password (Kennwort bestätigen). Wählen Sie entweder ein Programm aus der Dropdown-Liste Program (Programm) oder klicken Sie auf Add a new program (Ein neues Programm hinzufügen). Füllen Sie gegebenenfalls die Informationen unter Create a Program (Ein Programm erstellen) aus. 3

4 Date and Time (Datum und Uhrzeit) Wählen Sie das Datum, die Startzeit und die Dauer. Wählen Sie die Zeitzone für Ihre Sitzung. Geben Sie an, ob Teilnehmer sich frühzeitig einschalten können. Geben Sie an, ob Teilnehmer auch eine Verbindung zum Telekonferenzservice herstellen können. Wählen Sie die Uhrzeit für den Reminder (Erinnerung per ) an den Konferenzleiter. Teleconference (Telekonferenz) Die Telekonferenzdaten, die Sie im Bereich My Audio (Mein Audio) Ihrer My WebEx-Konteneinrichtung (Mein WebEx) eingegeben haben, werden im Bereich Teleconference (Telekonferenz) angezeigt. Sie können diese Konteninformationen bearbeiten, falls Sie ein anderes Konto verwenden möchten. Bitte wählen Sie alle zutreffenden Optionen: Attendees call in (Teilnehmer wählen sich ein) Teilnehmer wählen die veröffentlichte Audio-Konferenznummer. Attendees receive a call back (Teilnehmer erhalten einen Rückruf) Die Audiobrücke wählt die Teilnehmer an und synchronisiert die Audio- und Internetsitzungen in der Meeting-Konsole. Allow access to teleconference via global numbers (Zugang zu Telekonferenz über globale Nummern zulassen) Teilnehmer erhalten Zugang zu einer Liste globaler Zugangsnummern, die sie für die Audio-Konferenzsitzung wählen können. Mute upon entry for all participants (Bei Zugang alle Teilnehmer stummschalten). Wenn Sie mehr als ein Konto eingegeben haben, können Sie es unter Teleconference Service (Telekonferenzservice) durch Klicken auf das Optionsfeld neben dem zutreffenden Konto wählen. Wenn die Informationen nicht stimmen oder aktualisiert werden müssen, können Sie sie durch Klicken auf die Schaltfläche Edit (Bearbeiten) unter den Audioinformationen ändern. Sie können auf Schedule This Event (Diese Veranstaltung planen) klicken oder mit den Einstellungen fortfahren. Event Descriptions and Options (Veranstaltungsbeschreibungen und Optionen) - Ab diesem Abschnitt sind die Einstellungen optional. Universal Communications Format (UCF) Sie können Dateien im Universal Communications Format (UCF) der Seite Event Information (Veranstaltungsinformationen) hinzufügen, von der Teilnehmer die Dateien herunterladen und auf ihren Computern in den Cache-Speicher aufnehmen können, bevor die Veranstaltung beginnt. Die Bereitstellung von Material vor der Veranstaltung ist besonders für Teilnehmer mit langsamerer Internetverbindung nützlich, da die Aufnahme von Dateien in den Cache-Speicher die Ladezeit während der Veranstaltung wesentlich verringern kann. Hinweis: Bevor Sie der Seite Event Information (Veranstaltungsinformationen) Material hinzufügen können, müssen Sie es zunächst in Ihre persönlichen Ordner im Bereich My WebEx (Mein WebEx) Ihrer Event Center-Website hochladen. o So fügen Sie der Seite Event Information (Veranstaltungsinformationen) Veranstaltungsmaterial hinzu: Auf der Seite Schedule an Event or Edit Event (Eine Veranstaltung planen oder Veranstaltung bearbeiten) gehen Sie zu Event Description & Options (Veranstaltungsbeschreibung und Optionen ) und klicken dann neben Event material (Veranstaltungsmaterial) auf den Link zum Hochladen von Veranstaltungsmaterial. Die Seite, die dann geöffnet wird, zeigt die Dateien bzw. Ordner an, die in Ihren persönlichen Ordnern im Abschnitt My WebEx (Mein WebEx) Ihrer Event Center-Website gespeichert sind. 4

5 o Wenn Sie die Dateien nicht in Ihre persönlichen Ordner hochgeladen haben, klicken Sie auf Browse (Durchsuchen), um die Datei auszuwählen, und klicken dann auf Upload (Hochladen). Sie können nur jeweils eine Datei hochladen. Wählen Sie das Optionsfeld neben dem Ordner, der die Dateien enthält, die Sie der Seite Event Information (Veranstaltungsinformationen) hinzufügen möchten. Die Dateien im ausgewählten Ordner werden angezeigt. Markieren Sie die Kontrollkästchen für die Dateien, die Sie der Seite Event Information (Veranstaltungsinformationen) hinzufügen möchten, und klicken Sie dann auf Add (Hinzufügen). Die von Ihnen hinzugefügten Dateien werden im Bereich Event material (Veranstaltungsmaterial) angezeigt. Optional: Geben Sie Beschreibungen der Dateien in die Textfelder Description (Beschreibung) ein. Bei der Planung einer Veranstaltung können Sie eine Webseite oder Website festlegen, die nach dem Ende der Veranstaltung angezeigt wird. Create Survey (Umfrage erstellen) Wählen Sie eine der folgenden Optionen: Wenn Sie zum ersten Mal eine Umfrage nach der Veranstaltung auf Ihrer Event Center-Website erstellen, klicken Sie auf Create post-event survey (Umfrage nach Veranstaltung erstellen). Wenn Sie zuvor Umfragen als Vorlagen gespeichert haben, klicken Sie auf Select survey (Umfrage auswählen). In dem Fenster, das dann geöffnet wird, klicken Sie auf Create New Survey (Neue Umfrage erstellen). Geben Sie ein Umfragethema und einen Einführungstext ein. Optional: Klicken Sie auf Add (Hinzufügen), um eine Abbildung für die Kopf- oder Fußzeile hinzuzufügen. Um Fragen für die Umfrage hinzuzufügen, klicken Sie auf Text Box (Textfeld), Check Boxes (Kontrollkästchen), Option Buttons (Optionsfelder), Drop-Down List (Dropdown-Liste) oder My Survey Questions (Meine Umfragefragen). Wählen Sie eine der folgenden Optionen: o Um die Umfrage für diese Veranstaltung zu speichern, klicken Sie auf Save (Speichern). o Um die Umfrage als Vorlage zur weiteren Verwendung und auch für diese Veranstaltung zu speichern, klicken Sie auf Save As Template (Als Vorlage speichern). Geben Sie einen Vorlagennamen für diese Umfrage ein oder speichern Sie sie als eine vorhandene Vorlage und klicken Sie dann auf Save (Speichern). o Klicken Sie auf OK - Use This Survey (OK - Diese Umfrage verwenden). o Auf der Seite Schedule an Event or Edit Scheduled Event (Eine Veranstaltung planen oder geplante Veranstaltung bearbeiten) und im Abschnitt Post-event survey (Umfrage nach der Veranstaltung) wählen Sie eine dieser Optionen: Display survey in pop-up window (Umfrage in Popup-Fenster anzeigen) - Legt fest, dass diese Umfrage in einem separaten Fenster angezeigt wird. Display survey in main browser window (instead of destination URL) (Umfrage im Browser-Hauptfenster anzeigen (statt der Ziel-URL) - Legt fest, dass diese Umfrage im Hauptfenster angezeigt wird. Hinweis: Wenn Sie Display survey in main browser window (instead of destination URL) (Umfrage im Browser-Hauptfenster anzeigen (statt der Ziel-URL)) wählen und gleichzeitig eine Ziel-URL festlegen, die nach der Veranstaltung angezeigt werden soll, wird die Zielseite nach der Veranstaltung nicht angezeigt. 5

6 Attendees and Registration (Teilnehmer und Anmeldung) Create Invitation List (Einladungsliste erstellen) o Sie können Kontakte aus einem vorhandenen Adressverzeichnis wählen oder neue Kontakte auf Ihrer Event Center- Website hinzufügen. o Wenn Sie eine große Anzahl von Kontakten in einer Verteilerliste haben, können Sie die Verteilerliste in das CSV- Format (Comma-Separated Values, durch Komma getrennte Werte) importieren. o Klicken Sie auf Create invitation list (Einladungsliste erstellen). Fügen Sie im neuen Fenster Folgendes hinzu: Neue Teilnehmer, die noch nicht als Kontakte in einem Ihrer Adressverzeichnisse aufgeführt sind Kontakte und Kontaktgruppen, die bereits in Ihren Adressverzeichnissen auf der Event Center-Website aufgeführt sind Verteilerliste im CSV-Format o Klicken Sie auf Registration Form (Anmeldeformular), um die Fragen bei der Anmeldung anzupassen. o Klicken Sie unter Approval Required (Genehmigung erforderlich) auf Yes (Ja) und klicken Sie auf Setup Approval Rules (Genehmigungsregeln festlegen). 6

7 Presenters & Panelists (Moderatoren und Diskussionsteilnehmer) Um eine Einladungsliste zu erstellen und Diskussionsteilnehmer zu Ihrer Veranstaltung einzuladen, klicken Sie auf Create invitation list (Einladungsliste erstellen). o Fügen Sie im neuen Fenster Folgendes hinzu: Neue Teilnehmer, die noch nicht als Kontakte in einem Ihrer Adressverzeichnisse aufgeführt sind Kontakte und Kontaktgruppen, die bereits in Ihren Adressverzeichnissen auf der Event Center-Website aufgeführt sind Verteilerliste im CSV-Format Messages ( -Nachrichten) Bei der Planung einer Veranstaltung können Sie im Bereich Messages ( -Nachrichten) unter den verschiedenen Arten von E- Mail-Nachrichten an Teilnehmer wie Anmeldestatus, Erinnerungen und Folgenachrichten wählen. Das automatische WebEx- -System sendet die ausgewählten -Nachrichten zu den von Ihnen festgelegten Zeitpunkten. Zudem können Sie die Vorlagen durch Bearbeiten, Neuanordnen oder Löschen des Inhalts und der Variablen - Codetext, den Event Center als Platzhalter für Ihre spezifischen Veranstaltungsinformationen verwendet - individuell anpassen. So greifen Sie auf diesen Bereich zu Klicken Sie auf Messages ( -Nachrichten). o Klicken Sie zum Anpassen einer Vorlage für eine -Nachricht auf den Link dieser -Nachricht. Klicken Sie beispielsweise zum Anpassen der Einladungs- an Teilnehmer auf den Link Attendees (Teilnehmer). o Um einen Typ von -Nachricht an Teilnehmer auszuwählen, markieren Sie das entsprechende Kontrollkästchen. Markieren Sie beispielsweise das Kontrollkästchen Thank You for Attending (Danke für Ihre Teilnahme), um eine Folge- nach Ende der Veranstaltung zu verschicken. Schedule this Event (Diese Veranstaltung planen) Wenn Sie die nötigen Optionen auf der Seite Schedule an Event (Eine Veranstaltung planen) festgelegt haben, klicken Sie auf Schedule This Event (Diese Veranstaltung planen). Auf der Seite Send Event s (Veranstaltungs- s senden) wählen Sie die Empfänger und klicken dann auf Send Now (Jetzt senden). 7

8 Die Veranstaltung starten Öffnen Sie Ihre Event Center-Website. Unter Host an Event (Eine Veranstaltung abhalten) klicken Sie auf Site Events (Veranstaltungen des Standorts). Suchen Sie Ihre Veranstaltung und klicken Sie auf Start (Starten). Die Konferenzleiter-Konsole Die Konferenzleiter-Konsole ist eine übersichtliche und anwenderfreundliche Benutzeroberfläche, die vertraute Microsoft Windows -Menüs verwendet, um die Steuerung einer Konferenz sehr intuitiv zu gestalten. Konferenzleiter können wählen, nur die Fenster während der Konferenz geöffnet zu haben, die für sie am wichtigsten sind und die ihnen die Teilnehmer, Chat, Notizen oder Video zeigen. Einfache Registerkarten erleichtern das Wechseln von einer Präsentation zur anderen. Symbolleiste Teilnehmer Chat F&A Recorder Umfragen Media Viewer Teilnehmerliste Chat Teilnehmen an einer Telekonferenz Konferenzleiter und Teilnehmer können sich auf verschiedene Weise in die Audiokomponente der Konferenz einschalten. Sie können die Audiobrücke anrufen: Den Teilnehmern werden die Instant Meeting-Audiokonferenzinformationen angezeigt, damit sie sich in die Konferenz einwählen können. Konferenzleiter und Teilnehmer können aber auch Ihre Telefonnummer eingeben, um einen Rückruf anzufordern. Einwahl in die Konferenz: Wenn Teilnehmer die Meeting-Konsole öffnen, wird die Einwahlnummer auf der Registerkarte Info und im Bereich Meeting Information (Konferenzinformationen) angezeigt. Neben gebührenpflichtigen und kostenlosen Nummern stehen auch globale Nummern zur Verfügung

9 Rückruf - Konferenzleiter und Teilnehmer können ihre Telefonnummer eingeben, um einen Rückruf vom Konferenzservice anzufordern. Dadurch werden die Audio- und Internetsitzungen synchronisiert, so dass jeder Anwender mit seinem Namen im Teilnehmerfeld identifiziert wird. Zudem wird die Funktion Aktiver Sprecher aktiviert (siehe Abschnitt Telephone (Telefon): Identify Active Speaker (Aktiven Sprecher identifizieren).) Invite Participants (Teilnehmer einladen) Über die Schnellstart-Funktion können Sie in der letzten Minute von der WebEx-Konsole aus zusätzliche Teilnehmer zu der Veranstaltung einladen. Klicken Sie auf Invite by (Per einladen) im Bereich Quick Start (Schnellstart). Wählen Sie die Teilnehmer aus, die die Konferenzinformationen vom Event Center erhalten sollen. Teilnehmer erhalten eine Einladung, sich für die Veranstaltung anzumelden. Sie werden dann eingeladen, sich in die Konferenz einzuschalten. 9

10 Bereich Participants (Teilnehmer) Wenn die Teilnehmer sich in die Sitzung einschalten, werden sie im Fenster Participants (Teilnehmer) als Anwesende angezeigt. Aufmerksamkeitsanzeiger Der Konferenzleiter sieht den Aufmerksamkeitsanzeiger neben jedem Teilnehmer, der eine andere Anwendung öffnet, wodurch angezeigt wird, dass er der Sitzung nicht seine volle Aufmerksamkeit widmet. Telephony (Telefonie): Identify Active Speaker (Aktiven Sprecher identifizieren) Das Symbol für den aktiven Sprecher reagiert auf Geräusche während einer Live-Schaltung, wodurch der Konferenzleiter informiert wird, wer derzeit spricht. Dies ermöglicht dem Konferenzleiter auch, Teilnehmer stummzuschalten, wenn bei diesen Hintergrundgeräusche auftreten, die den Ablauf der Konferenz stören könnten. Mit dieser Funktion kann der Konferenzleiter zudem den Sprecher identifizieren, so dass er ihn mit seinem Namen ansprechen kann. Dies ist auch nützlich zum Anfertigen genauerer Notizen. Q&A Teilnehmer können einen privaten Chat an All Panelists (Alle Diskussionsteilnehmer), den Host (Gastgeber) oder Presenter (Moderator) oder den Host & Presenter (Gastgeber und Moderator) senden. Der Gastgeber kann die Frage verbal beantworten oder dem Teilnehmer über den Chat eine Antwort geben. 10

11 Beenden der Veranstaltung Der Gastgeber beendet die Veranstaltung. Save Event Files (Veranstaltungsdateien speichern) Der Gastgeber kann die während der Veranstaltung gemeinsam genutzten Dateien speichern. Schnelle Tipps für Präsentationen Laden Sie die Folien im Voraus hoch. Proben Sie die Präsentation. Bereiten Sie eine Agenda und eine Prüfliste vor. Halten Sie die Konferenz an einem ruhigen Ort ab. Verwenden Sie ein Headset, um die Hände frei zu haben. Nutzen Sie Umfragen, damit sich die Teilnehmer einbringen können. Verwenden Sie das Frage-und-Antwort-Tool, damit Teilnehmer Fragen stellen können. So ist eine besonders intensive Interaktion möglich. Verwenden Sie die Anmerkungstools, um die Präsentation attraktiver zu gestalten. Kontaktieren Sie uns Wenn Sie technische Unterstützung zu Net Conferencing benötigen, können Sie sich telefonisch unter +1 (866) oder +1 (773) an uns wenden. Oder senden Sie eine an Wenden Sie sich an einen Conferencing-Experten, wenn Sie sofort mit jemandem sprechen möchten. Wenn Sie eine Reservierung vornehmen oder ändern möchten, rufen Sie bitte ein Reservierungscenter in Ihrer Nähe an. USA: Europa Hongkong: Japan: Australien Singapur Verizon. Alle Rechte vorbehalten. Customized Net Conference Powered by Cisco WebEx Technology Event Center 10/09. Die Bezeichnungen Verizon und Verizon Business sowie die Logos und alle anderen Namen, Logos und Slogans der Produkte und Dienstleistungen von Verizon sind Handelsmarken und Dienstleistungsmarken oder eingetragene Handelsmarken und Dienstleistungsmarken der Verizon Trademark Services LLC oder ihrer Tochterunternehmen in den USA bzw. anderen Ländern. Microsoft und Windows sind Warenzeichen oder eingetragene Warenzeichen der Microsoft Corporation in den USA sowie anderen Ländern. Alle anderen Marken und Dienstleistungsmarken sind Eigentum der jeweiligen Rechteinhaber. 11