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1 ehealth-consulting IT- Gutachten Fachprozesse Spital Jost Tödtli - Oktober 2011

2 Inhaltsverzeichnis - IT-Gutachten Ausgangslage und Zielsetzungen des Spitals Bedürfnis-Analyse IST-Erhebung GAP-Analyse Ergebnisse Unser Consulting-Angebot Seite 2 Oktober 2011 Jost Tödtli

3 Ausgangslage und Zielsetzungen des Spitals Ausgangslage Das Management des Spitals hat eine Unternehmens- und/oder IT-Strategie in Auftrag gegeben. Anhand dieser vorliegenden Unternehmens- und /oder IT-Strategie werden Massnahmen resp. Schwerpunkts-Themen verabschiedet. Zielsetzungen Aufgrund der erstellten IT-Strategie soll die IT-Landschaft harmonisiert werden. Um die Effizienz zu steigern und Kosten zu sparen. Die bestehenden IT-Systeme sollen optimiert und bestmöglich in die administrativen und klinischen Spitalprozesse eingebunden werden. Eventuell sollen neue IT-Lösungen evaluiert und eingeführt werden. Seite 3 Oktober 2011 Jost Tödtli

4 Zielsetzung von IT-Gutachten Um fundierte Transparenz in strategisch wichtige Themen für den Spitalerfolg zu erhalten, dienen IT-Gutachten als Schlüssel. Sie sollen helfen, Antworten auf Fragen zu geben, wie z.b: Wie sieht der derzeitige Status quo der Spital-IT aus? Welche möglichen Schwachstellen existieren hierbei? Wie effizient werden die Applikationen und Systeme benutzt? Bestehende Systeme optimieren, neue evaluieren oder eine Kombination davon? Wird das Personal nach Kapazität und der Qualität entsprechend eingesetzt? Seite 4 Oktober 2011 Jost Tödtli

5 Vorgehensweise des IT-Gutachtens Unternehmens- und IT-Strategie des Spitals Fachprozesse - Klinische Behandlungspfade (Kernaufgaben) Bedürfnis-Analyse IST-Erhebung GAP-Analyse Ergebnisse Erfassung der Anforderungen an die IT und die strategischen Ziele Befragung der Mitarbeitenden resp. der -Gruppen nach deren Bedürfnissen Identifikation der wichtigsten Fachprozesse resp. klinischen Behandlungspfade Bedürfnisse IST-Aufnahme der aktuellen IT-Landschaft Prüfung des bisherigen IT-Konzeptes und der Rahmenbedingungen Erfassung der wichtigsten Fachprozesse durch Einsatz von Erhebungsbögen, Interviews und Begehungen IST-Situation Auswertung der IST- Erhebung Ableitung von Zielen und Anforderungen Vergleich mit Benchmarks und Best Practice Definition der wichtigsten Fachprozesse Ziele & Anforderungen Ergebnisbericht Erarbeitung der SOLL- Konzeption mit den Schwerpunkten Applikationen, Systeme, Infrastruktur, Organisation und Personal Investitions- und Kostenabschätzung Massnahmenplanung SOLL-Konzept, Massnahmenplanung & Ergebnisbericht Seite 5 Oktober 2011 Jost Tödtli

6 1. Bedürfnis-Analyse In der ersten Phase werden die verschiedenen Anspruchsgruppen nach ihren Bedürfnissen befragt. Einige wenige Fragen könnten beispielsweise lauten: Wie stelle ich mir, in meinem Umfeld, einen optimalen Arbeitsprozess vor? Wo möchte ich mehr Zeit haben resp. mehr Zeit einsparen? Welche Kennzahlen (Controlling, Qualitätssicherung) aus den Systemen müsste ich haben? Welche klinischen Behandlungspfade möchten wir gerne zuerst abdecken? Wie soll die Software sein, mit welcher ich täglich arbeite? Seite 6 Oktober 2011 Jost Tödtli

7 2. IST-Erhebung In der zweiten Phase wird die momentane IT-Situation erfasst. Dazu sind folgende Aktivitäten zu machen: Aufnahme der aktuellen IT-Systemlandschaft mit ihren einzelnen Applikationen und Modulen. Prüfung der bisherige IT-Konzepte. Prüfung der Rahmenbedingungen. Erfassung der wichtigsten Fachprozesse. Einsatz von Erhebungsbögen, Interviews und Begehungen. Seite 7 Oktober 2011 Jost Tödtli

8 Beispiel einer Systemlandschaft ORBIS LIS PEP Weitere egate SpeechMike RAP PLEM Seite 8 Oktober 2011 Jost Tödtli

9 Beispiel einer Applikationslandschaft PDM Klinische Applikationen Betriebsführung EDV Klinische Arbeitsplatzsysteme Subsysteme Patienten- & Fallführung (Opale) Arztarbeitsplatz (ORBIS) Med. Dokumentation (ORBIS) Personaleinsatzplanung (PEP) OPS- & Bettenplanung (RAP) Human Resources Finanz- und Rechnungswesen Datenbanken IT-Tools Abrechnung Pflegedokumentation LIS (ORBIS LIS) Lagerbewirtschaftung (APH9) Schnittstellen Briefschreibung (OpenMed) RIS (Conrad) Facility Management egate Verordnungswesen PACS (syngo) Business Intelligence Middleware Leistungsstellenmanagement Menüwahlsystem (OrgaCard) Projektmanagement Betriebssystem Leistungserfassung (PLEM) Anästhesie - IPS Basis-Software OP-Management Archivlösung Netzwerk Codierung / Medizincontrolling Sprachlösung (SpeechMike) Qualitätssicherung Telefonie (HiMed) Eine Applikation kann, je nach Zuordnung, bei den Klinischen Arbeitsplatzsystemen, d.h. integriert oder als Subsystem aufgeführt werden Seite 9 Oktober 2011 Jost Tödtli

10 3. GAP-Analyse Aus der Bedürfnis-Analyse und IST-Erhebung ergeben sich eine Reihe von Fragen, die im Rahmen der GAP-Analyse beantwortet werden müssen, wie beispielsweise: Welche Anwendungen und Systeme werden eingesetzt und wie zukunftssicher sind diese? Bestehende Systeme optimieren, neu evaluieren oder Kombination? Inwieweit werden aktuelle Fachprozesse durch die IT unterstützt? Welche Anforderungen (intern/extern) kommen künftig auf die IT zu? Wie ist die Spital eigene IT-Abteilung personell aufgestellt? Ist das IT-Budget adäquat und ausreichend? Seite 10 Oktober 2011 Jost Tödtli

11 Beispiele von Prozess-Bausteinen Klinischer Behandlungsprozess Anmeldung Aufnahme Diagnose Behandlung Austritt / Verlegung Ressourcenmanagement Leistungserfassung Med. Dokumentation (Ärzte, Pflege, Therapeuten usw.) Berichtswesen LEP-Erfassung Seite 11 Oktober 2011 Jost Tödtli

12 Wenige Beispiele von typischen Prozess-Fragen Werden die Leistungen automatisch aus der med. Dokumentation generiert? Werden LEP-Positionen automatisch aus den Pflegemassnahmen abgeleitet? Kann via elektronischen Hitlisten, Profilen und Textbausteinen gearbeitet werden (Diagnosen, Prozeduren, Leistungen, LEP, Anamnese, Texte)? Existiert ein durchgehendes Ressourcen-Management über alle Bereiche? Sind die Verordnungen, speziell die Medikation, elektronisch historisiert? Können Kennzahlen via Reports aus den jeweiligen Systemen einfach herangezogen werden (ohne Excel-Auswertung )? Werden Qualitätssicherungsbögen (AQC, ASF, MDSi usw.) automatisch befüllt? Sind stets alle notwendigen Patienten- und Falldaten zentral einsehbar? Ist KIS mit Codierungs-/Medizincontrolling-Arbeitsplatz (SwissDRG) optimiert? Seite 12 Oktober 2011 Jost Tödtli

13 4. Ergebnisse Aus der GAP-Analyse, mit der Bestimmung der Ziele und Anforderungen, ergeben sich folgende Resultate und Tätigkeiten: Erstellung des Ergebnisberichtes Erarbeitung der SOLL-Konzeption mit folgenden Schwerpunkt Business-Applikationen Systeme und Infrastruktur Organisation (Prozesse) und Personal Investitions- und Kostenabschätzung Aufbau einer Massnahmen-Planung Seite 13 Oktober 2011 Jost Tödtli

14 Praxis-Beispiele von Ergebnissen Die Ergebnisse von IT-Gutachten sind vielfältig. So können zentrale Resultate beispielsweise lauten: Klinische Behandlungspfade definieren (Best Practice) Optimierung von einzelnen bestehenden Applikationen Neuevaluation von einzelnen Applikationen und Lösungen Einbindung der Fachbereiche in IT relevante Aufgaben Einführung einer differenzierten Supportstruktur Aufbau von Redundanzen im Infrastruktur-Bereich Wir unterstützen Sie bei der Analyse, Evaluation und Umsetzung der optimalsten Lösung Seite 14 Januar 2011 Jost Tödtli

15 Unser Consulting-Angebot Optimierung der Fachprozesse (klinische Behandlungspfade), im Hinblick auf die Codierung (SwissDRG) und das Medizincontrolling. Wandel von Abteilungs- resp. Ressourcensicht (vertikal) zu Prozesssicht (horizontal) und zu klinischen Behandlungspfaden. Bedürfnis- und Prozess-Analyse Ist-Analyse, Soll-Konzepterstellung und GAP-Analyse der bestehenden Systeme Best Practice Konzept für optimale Harmonisierung und optimierte Nutzung der bestehenden Systeme Evaluation von neuen, zu ersetzenden, resp. ganz neuen Systemen Begleitung bei der praktischen Umsetzung (Rolle zu definieren) Seite 15 Januar 2011 Jost Tödtli

16 Ihr Kontakt Jost Tödtli Geschäftsinhaber toedtli-consulting Neudorfstrasse Wädenswil Telefon Web Seite 16 Oktober 2011 Jost Tödtli

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