Integriertes Hochschul-Management mit HIS-Software. HISinOne 6.0 GX/QIS 17.0

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1 Integriertes Hochschul-Management mit HIS-Software HISinOne 6.0 GX/QIS 17.0

2 Herausgeber HIS Hochschul-Informations-System eg Goseriede Hannover Postfach Hannover Tel.: +49(0) Fax: +49(0) Vorstand Prof. Dr. Thomas Walter (Vorsitz), Rudolf Becker Aufsichtsratsvorsitzender Jens Andreas Meinen Registergericht Amtsgericht Hannover, GnR Umsatzsteuer-Identifikationsnummer DE Verantwortlich Dr. Sven Gutow Redaktion Theo Hafner (verantwortlicher Redakteur) Ihr Ansprechpartner Dr. Tom Karasek Telefon Diese Broschüre ist im Internet unter als PDF-Download verfügbar. Gestaltung und Satz Peter Juzak, HIS Ausgabe Oktober 2014 Diese Broschüre und alle in ihr enthaltenen Beiträge sind urheberrechtlich geschützt. Das Copyright kann jedoch bei der Redaktion eingeholt werden und wird in der Regel erteilt, wenn die Quelle ausdrücklich genannt wird.

3 Vorwort...I Ausgewählte Highlights...V GX/QIS-Software... 1 HISinOne... 3 Kernsegment... 5 Infrastruktur... 6 Business Intelligence... 8 Community...11 Campus-Management Bewerbung und Zulassung...14 Prüfungs- und Veranstaltungsmanagement...16 Studierendenmanagement...18 Alumni-Management...20 Personalmanagement Ressourcenmanagement... 27

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5 I Vorwort Liebe Leserin, lieber Leser, Sie haben vor sich eine Übersicht über das aktuelle Softwareangebot Ihrer HIS eg. Auf den folgenden Seiten informieren wir Sie anhand dieser Broschüre über die Leistungsfähigkeit und den Umfang der Hochschulmanagement-Software von HIS. Die Version 6.0 unseres integrierten Campus- Managementsystems HISinOne sowie die Version 17.0 der GX/QIS-Generation sind die ersten Softwareversionen aus Ihrer neuen HIS eg. Wir nehmen die an uns gerichteten Wünsche nach einem verlässlichen und zukunftsfähigen Geschäftsmodell der Genossenschaft ernst und können Ihnen mit der Version 6.0 von HISinOne einen erneut gewachsenen Funktionsumfang zeitgerecht und zu attraktiven Konditionen zur Verfügung stellen neben Funktionalitätserweiterungen liegt der Fortschritt auch in Verbesserungen der Usability und der Performance der Software. Mit dem nun beginnenden nächsten Entwicklungszyklus beginnt eine neue Ära. Als Mitglied der Genossenschaft können Sie über die Beraterkreise direkt Einfluss auf die Entwicklung der Software aus Ihrer Genossenschaft ausüben. Damit werden Sie gemeinsam mit uns in Zukunft die Entwicklung stärker an Ihrem Bedarf ausrichten können. Die weit verbreitete GX/QIS-Generation wird auch weiterhin von uns gewartet und gepflegt. Die neue GX/QIS-Version 17.0 gibt Ihnen auch in Zukunft die gewohnte Sicherheit in Ihrem täglichen Ablauf an Ihren Hochschulen und bereitet Sie auf den Weg für eine bequeme, reibungsarme Migration zu HISinOne vor.

6 II Generell ist die Integrierbarkeit unserer Softwaregenerationen GX/QIS und HISinOne an vielen Stellen sichtbar etwa beim Personalmanagement oder der Gebühren-Schnittstelle von FSV und dem HISinOne Campus-Management. Ein weiteres Thema steht für uns in der Weiterentwicklung von HISinOne ganz weit oben, das ist der mobile Zugang zur HIS-Software Fast alle Studierenden und Lehrenden an Hochschulen benutzen heute Smartphones und/oder Tablets. Damit ist ein radikaler Wechsel der Nutzungsgewohnheiten verbunden. HISinOne wird dem gerecht und ist ab Version 6.0 auch auf mobilen Endgeräten benutzbar. Die Benutzeroberfläche passt sich automatisch den Eigenschaften des jeweiligen Geräts an. Hierzu müssen keine speziellen Apps entwickelt oder installiert werden. Die wichtigen Funktionalitäten des Campus- Managements von Studierenden, Lehrenden und Hochschulleitungen können mit HISinOne direkt auf Mobilgeräten verwendet werden. Werfen Sie auf den folgenden Seiten einen umfassenden Blick auf die Neuerungen in unseren Produktlinien. Lassen Sie sich unsere Lösungen für Sie vorführen und beraten Sie sich mit uns zu allen Fragen Ihrer zukünftigen Nutzung von HIS-Software an Ihrer Hoch-

7 III schule. Die Hochschulen haben mit der HIS eg bewusst den Weg für eine effiziente Selbstversorgung mit Software für das Hochschulmanagement beschritten; über den Stand und die Möglichkeiten möchten wir Sie hier informieren. Ihr Thomas Walter Ihr Rudolf Becker

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9 V Ausgewählte Highlights Mit der Business Intelligence bieten wir ein Management-Informationssystem mit schneller zugänglichen Kennzahlen, Grafiken und Berichten. Das Campus-Management bietet den Hochschulen frei konfigurierbare Bewerbungsbestandteile. Prüfungs-und Lehrveranstaltungspläne können per Konfliktplan auf potenzielle Raum- bzw. Personalkonflikte hin überprüft werden. Zentrale Funktionalitäten für Studierende werden übersichtlich zusammengefasst. Alumni-Beauftragte erhalten zur optimalen Unterstützung ihrer täglichen Arbeit eine Übersicht von Aktivitäten und Ereignissen im persönlichen Portal. HISinOne unterstützt ab der Version 6.0 die mobile Nutzung bei Lernenden und Lehrenden für alle aktuellen Kategorien von Endgeräten. Das HIS-Personalmanagement kann sowohl Mitarbeitern als auch Bewerbern Kompetenzen mit unterschiedlichen Kompetenz- Niveaus zuordnen. Ein konfigurierbares Stellenbewerberportal ermöglicht das Bewerbermanagement. Und per Workflowmanagement stehen webgestützte Dialoge zur Beantragung von Urlaub, Dienstreisen und Zeiterfassungsänderungen zur Verfügung. Die HIS-Finanz-Software unterstützt mit SEPA (Single Euro Payments Area) ein wesentlich einfacheres Lastschriftverfahren für den Zahlungsverkehr innerhalb der Euro-Zone. Die GX/QIS-Generation 17.0 bildet für Sie die ideale Basis für ein schrittweises Upgrade auf die vollständig webbasierte Software-Generation HISinOne. Die erwähnten Highlights stellen nur einen knappen Auszug der Neuerungen in HISinOne 6.0 bzw. GX/QIS 17.0 dar. Informieren Sie sich im Folgenden ausführlich über neue Funktionalitäten der HIS-Software.

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11 GX/QIS 1 GX/QIS-Software GX und QIS stehen für Sie ab Oktober 2014 in der fortentwickelten Version 17.0 bereit. Dies spricht für sich selbst: Zuverlässigkeit und Kontinuität sind Charakteristika der bewährten GX/QIS-Lösungen, die wir auch in Zukunft für Sie warten und pflegen. Die GX/QIS-Generation bildet für Sie die ideale Basis für ein schrittweises Upgrade auf die vollständig webbasierte Software-Generation HISinOne. Wir unterstützen Sie in allen Projekten durch immer weiterentwickelte Migrationstools auf einem immer leichter zu beschreitenden Upgrade-Weg. Als Markstein für die kontinuierliche Weiterentwicklung der GX/QIS-Software in Version 17.0 kann die SEPA-Unterstützung (Single Euro Payments Area) hervorgehoben werden: Das Zahlverfahren für Lastschriften und Überweisungen startete im Februar 2014 HIS-Software unterstützt die Hochschulen dabei und ermöglicht mit den Modulen FSV und KBS ein wesentlich einfacheres Lastschriftverfahren für den Zahlungsverkehr innerhalb der Euro-Zone. Die GX- und QIS-Software bietet weiterhin die bewährten Lösungen für alle Geschäftsprozesse und Strukturen einer Hochschule an.

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13 3 HISinOne HISinOne ist ein technisch und funktional integriertes, webbasiertes Hochschul-Management-System für sämtliche Prozesse und Strukturen an Hochschulen beliebiger Organisationsart und Größe. HISinOne besteht aus drei Segmenten: dem Kernsegment (Identitätsmanagement, Business Intelligence/Data Warehouse, Dokumenten- Management und weitere Infrastruktur-Funktionen), dem Campus-Management sowie dem Personalmanagement. Sie bilden das Fundament für eine hochschulspezifische IT-Infrastruktur für Lehre, Studium und Verwaltung. HISinOne ist unabhängig von Plattformen und Betriebssystemen nutzbar und damit besonders zukunftssicher und robust. Durch herstellerneutrale, langfristig konstante Schnittstellen und Austauschformate sowie einen offengelegten, transparenten Aufbau fügt sich HISinOne nahtlos in heterogene IT-Landschaften ein. Als HISinOne-Portal kombiniert das System umfangreiche Funktionen aus dem Hochschulalltag mit den individuellen Anforderungen der Benutzer: Nach der Anmeldung am Portal stehen -Account, Benutzerservice der Bibliothek, Lehrplattformen und viele weitere Anwendungen übersichtlich zur Verfügung.

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15 Kernsegment 5 Kern Kernsegment Das Kernsegment ist das Herz von HISinOne. Mit einer einheitlichen, barrierefreien Benutzeroberfläche, modernster Web-Technologie, Single-Sign-On und differenzierter Verwaltung von Rollen und Rechten integriert der Kern von HISinOne Daten, Personen und Technologien. HISinOne ist vollständig webbasiert, d. h. sämtliche Funktionen für Interessenten, Studierende, Mitarbeiter(innen) und Lehrende ebenso wie für das Management der Hochschule können zu jeder Zeit und an jedem Ort genutzt werden. Ein einheitliches Management von Identitäten, Rollen und Rechten reguliert den Zugang zu den zentral gespeicherten Nutzer- und Organisationsdaten sowie zu den bereitgestellten Funktionen.

16 6 Infrastruktur Der Bereich Infrastruktur enthält die technischfunktionale Basis von HISinOne: Neben der Systeminfrastrukturinstallation (etwa Datenbank, Tomcat, Webserver) wird hier auch die Anwendungsinfrastruktur, also die Basisfunktionalitäten wie Authentifizierungsmöglichkeiten, Konfiguration und Protokollierung realisiert und kontinuierlich weiterentwickelt. Durch den Einsatz moderner Webtechnologien wird gewährleistet, dass HISinOne den Benutzer(inne)n auch in Zukunft einen hohen Bedienkomfort bietet. Die HISinOne-Oberflächen sind zukunftssicher und barrierefrei, ohne auf einen hohen Komfort und breite Konfigurierbarkeit für die Anwender(innen) zu verzichten. Das HISinOne-Portal führt alle Funktionen und Informationen im Hochschulalltag unter einer Oberfläche zusammen. Es ermöglicht die Einbindung von individuellen HISinOne-Inhalten für den Nutzer, wie z. B. Anzeige des individuellen Stundenplans, s, Wiedervorlagen oder auch Auswertungen aus der Business Intelligence für Entscheider(innen). Das HISinOne-Portal bietet eine komfortable Möglichkeit, unterschiedlichste an der Hochschule verwendete Anwendungen zu integrieren. Mit der Anbindung der Lernplattform Moodle demonstriert HISinOne das Zusammenspiel zwischen Verwaltung und Lehre. Die automatische Übernahme der Veranstaltungsdaten samt verknüpfter Lehrpersonen oder Belegungen aus HISinOne minimiert den Pflegeaufwand. Neben der Web-Service-Schnittstelle steht ein Single-Sign-On-Verfahren zur Verfügung.

17 Kernsegment 7 Neu in Version 6.0 Rechte können jetzt parametrisiert werden, so dass sie für bestimmte Zeiträume gültig sind. Beim Eventsystem wurde die Ausfallsicherheit durch Anfordern einer Antwort des informierten Systems erhöht. Portalkonfigurationen können über die 3 Säulen (Customizing, Test, Produktion) ex- und importiert werden. nicht mehr bei jedem Tomcat-Start ein automatischer Import dieser Daten stattfinden. Die Usability des DataDictionary ist an den Standard der Sachbearbeitermasken angeglichen worden. Ergebnismengen der Generischen Suche können über UND- und ODER-Verknüpfungen eingeschränkt werden. Im- und Export der Daten der Oberflächentexte werden durch Knopfdruck gestartet. Es wird

18 8 Business Intelligence HISinOne enthält eine webbasierte Business Intelligence Suite mit integriertem Data-Warehouse. Damit werden die in HISinOne und GX-Modulen vorgehaltenen operativen Daten kombiniert, mit externen Daten zusammengeführt und nach gewählten Kriterien ausgewertet. Die hieraus gewonnenen Daten und Auswertungen können in einem nutzerfreundlichen Format abgerufen werden, etwa als HTML-, PDF-Datei, Excel-Tabelle oder Grafik. Alle gewünschten Informationen sind nur wenige Klicks entfernt. Berichte, Meldungen, Kennzahlen die ganze Uni in einer Hand Für Entscheider(innen) bietet die HISinOne- Business Intelligence ein ideales Werkzeug, um sich jederzeit über den aktuellen Stand der Entwicklungen an der Hochschule zu informieren. Kennzahlen, tagesaktuelle Bewerberzahlen, verfügbare Projektmittel für Forscher im Management-Cockpit werden leicht bedienbar die wichtigsten Informationen der Hochschule tagesaktuell und grafisch ansprechend, schnell und präzise zur Entscheidungsvorbereitung bereitgestellt.

19 Kernsegment 9 Mit Auswertungen wie Kohortenanalysen, individuellen Studienverlaufsdaten, Studiendauern, Prüfungsergebnissen, Genderbetrachtungen und Herkunftsanalysen unterstützt die HISinOne-Business Intelligence Qualitätsmanagement und -sicherung von Studium und Lehre; auch zu Themen wie Frauenförderung und Internationalisierung ist sie auskunftsfähig. Mit einem umfangreichen Satz konfigurierbarer Standardberichte deckt die HISinOne-Business Intelligence den Bedarf ab, den Hochschulen in Sachen Auswertung haben sei es zu Bewerbungen, Studierenden, Prüfungen; sei es zu Rechnungswesen, Anlagenbuchhaltung, Kostenrechnung, Personalstellen oder Räumen und Flächen. Neben den Standardberichten bietet die HISinOne-Business Intelligence auch webbasierte Oberflächen zur flexiblen Datenanalyse. Durch ihre Vorkonfiguration ist die HISinOne-Business Intelligence intuitiv nutzbar; Steuerungsinformationen lassen sich ohne Expertenwissen abrufen. Minutenschnell lassen sich Bilder über Fakultäten, Studiengänge oder Forschungsprojekte zeichnen und ein Erfolgsstatus einer Hochschule darstellen. Wahlweise lässt die HISinOne-Business Intelligence Auswertungen nach hochschulinternen oder hochschulübergreifend vereinbarten Berichtskategorien zu und eignet sich dadurch als Instrument der Hochschulsteuerung und des Landesberichtswesens. Datenschutzrechtlich befinden sich die Nutzer(innen) der HISinOne-Business Intelligence durch klassische Anonymisierungs- und Pseudonymisierungsroutinen von Anfang an auf der sicheren Seite.

20 10 Cost Accounting mit HISinOne transparent und effizient Die HISinOne-Business Intelligence vereint die Geschäftslogikfelder der Campus-Intelligence und Ressourcen-Intelligence in sich. Mit dem integrierten Cost Accounting verfügen Hochschulen über eine passgenaue Lösung zur effizienten Planung und Steuerung von Ressourcen. Die leistungsstarke Kostenrechnungsfunktionalität bietet wertvolle hochschulspezifische Features wie beispielsweise Auswertung der Lehrverflechtung, unterstützende Zuschlagskalkulation, oder die komfortable Erstellung von Verteilschlüsseln. Neu in Version 6.0 Kennzahlen, Grafiken und kommentierte Berichte sind leichter und schneller zugänglich. Das Management-Cockpit mit Portletgrafiken ermöglicht den Sprung in tabellarische Kennzahlenübersichten mit wählbarem Detaillierungsgrad, bietet eine breitere Auswahl an Grafiktypen und ist komfortabel konfigurierbar. Analysen und Standardberichte lassen sich über ein differenziertes Rechtemanagement datenschutzgerecht einschränken und bieten im Bewerbungsbereich bedarfsweise minutenaktuelle Daten (durch inkrementelles Laden). Mit Version 6.0 bietet HISinOne für Ad-hoc- Analysen mit tabellarischer oder grafischer Ergebnisdarstellung nun ein komfortables OLAP- Tool mit erweiterter Grafikvielfalt und Analysefunktionalität. Das Angebot an Standardberichten wurde nochmals erweitert. Die Oberfläche der HISinOne Business Intelligence wurde besonders im Bereich der Standardberichte durch einen neuen Aufbau der Seitenelemente modernisiert und die Benutzerführung durch eindeutigere Bezeichnungen, Erläuterungen und direkte Links zur Dokumentation stark verbessert. Die HISinOne-Kostenrechnung hat Verbesserungen erfahren hinsichtlich funktionaler Breite (Dauerbuchungen) und funktionaler Qualität. Für jede einzelne BI-Komponente unterstützen Validierungsskripte die Prüfungen der Datenqualität.

21 Kernsegment 11 Community Als Basisbestandteil der Community werden in HISinOne die Daten zu Personen in einem zentralen Profil zur Ansicht und Pflege bereitgestellt dabei ist stets gewährleistet, dass die Daten nur von denjenigen Personen eingesehen werden können, die auch Zugriff auf sie erhalten dürfen. Durch das differenzierte Rechte- und Rollenkonzept in HISinOne wird der persönliche Datenschutz gesichert: Benutzer(innen) können ihre eigenen Daten individuell zielgruppenspezifisch freigeben. Die Community stellt als zentrales Medium in HISinOne Informations- und Kommunikationsdienste zur Verfügung. Diese reichen von der Selbstdarstellung in einem eigenen Community-Profil über die Kontaktpflege mit anderen Kommilitonen oder Lehrenden bis hin zu der Organisationsform in so genannten Gruppen, in denen fachbezogene Inhalte z. B. für Lernund Übungsgruppen, Fachbereichsdarstellungen oder Vereinsrepräsentanzen bereitgestellt werden. Die Community bietet darüber hinaus über das zentrale Angebots-Management Bereichen wie dem Studierenden-Management, dem Alumni- Management oder auch der Personalverwaltung die Möglichkeit, abonnierbare Angebote für gewünschte Zielgruppen festzulegen. Die Bereitstellung der Angebote erfolgt zentral oder auch dezentral auf Fachbereichs- oder Fakultätsebene.

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23 Campus- Management 13 Campus- Management Campus-Management Das HISinOne-Campus-Management bildet alle Stationen des Student-Life-Cycle ab und begleitet den Prozess von der Bewerbung über das Studium bis hin zu den Alumni. HISinOne begleitet Studierende durch die Organisation ihres Studiums: Assistenten helfen bei der Immatrikulation, im Studienalltag wird das individualisierte Portal zum zentralen Einstiegspunkt: Stundenplan, Prüfungsanmeldung, Pflege der Kontaktdaten, Ausdruck von Bescheiden all das kann online erledigt werden. Die Mitarbeiter(innen) der Hochschule werden mit fortschrittlichen Oberflächen z. B. bei der Konzeption von Studiengängen unterstützt, ebenso werden die Erstellung und Pflege von Prüfungsordnungen, Modulen, Vorlesungsverzeichnissen und alltägliche Aufgaben wie die Eingabe von Prüfungsergebnissen oder das Management der Veranstaltungen einfacher als zuvor.

24 14 Bewerbung und Zulassung Die Funktionen zur Bewerbung und Studienplatzvergabe mit HISinOne senken nicht nur die Hürde für Studieninteressierte und unterstützen Bewerber(innen) bei der Online-Bewerbung durch Assistenten; auch der Aufwand bei der Zulassung und Immatrikulation der Studierenden wird auf Sachbearbeiterseite minimiert. Alle Angaben der zukünftigen Studierenden liegen von Beginn an im System vor, die Bewerber(innen) und die Sachbearbeiter(innen) können sich stets über den Stand der Bewerbung, oder z. B. fehlende Unterlagen informieren und werden automatisch z. B. über Statusänderungen ihrer Bewerbung informiert. Der Austausch mit anderen bewerbungsrelevanten Verfahren wie dem Dialogorientierten Serviceverfahren (DoSV) oder uni-assist unterstützt dabei den reibungslosen Ablauf der Verfahren ebenso wie deren Betrieb durch die Unterstützung paralleler und mehrerer Bewerbungssemester, unterschiedlicher Zeiträume und Fristen. Durchdachte Weboberflächen und Workflows für den Gesamtablauf begleiten die Bearbeitung der Daten vom Interessenten bis zum zu immatrikulierenden (Neu-)Studierenden. Dabei kann HISinOne freie Studiengänge verwalten sowie solche, die über das Dialogorientierte Serviceverfahren koordiniert werden, in lokalen Verfahren vergeben werden oder die auf Teilzulassungen aus unterschiedlichen Verfahren basieren, um dann in der Folge diese zu neuen, vollständigen Anträgen zusammenzufassen. Die Bewerbung und Zulassung mit HISinOne bietet Oberflächen, die nach dem Master-Detail-Prinzip gegliedert sind und passt sich so dem individuellen Workflow an. Das Campus-

25 Campus- Management 15 Management bietet auch im Bereich Bewerbung und Studienplatzvergabe genau die richtige Mischung aus Standardisierung und Flexibilität: Vorkonfigurierte Standardprozesse und Regelassistenten sorgen für den routinierten Ablauf des Verfahrens, vielfache Abfragemöglichkeiten und fachweise organisierte Bewerbungs- und Vergabeverfahren für die notwendige Individualisierbarkeit. Neu in Version 6.0 Von Hochschulen abfragbare Bewerbungsbestandteile (Fragen etwa zu Praktika, Qualifikationen, Lebensumständen) sind in ihrem Aufbau durch die Hochschule frei konfigurierbar. Die Form kann flexibel gestaltet werden (Freitext, Zeitraum, Eingabefelder, Auswahlmöglichkeiten) und kann auch mehrere Antworten auf eine bestimmte Frage enthalten. Über Regeln kann die Hochschule festlegen, welche Bewerber welche Bewerbungsbestandteile sehen. Diese Bewerbungsbestandteile können im Vergabeverfahren ausgewertet werden und einzeln von Sachbearbeiter(inne)n geprüft und gültig gesetzt werden. Lokales Nachrücken nach Abschluss der von HISinOne APP unterstützten DoSV-Kampagne: Sollten nach Abschluss der DoSV-Kampagne die angenommenen Bewerber(innen) dennoch nicht zur Einschreibung an der Hochschule erscheinen, können die Hochschulen in einem eigenständigen, autonomen lokalen Nachrückverfahren freigewordene Studienplätze neu vergeben.

26 16 Prüfungs- und Veranstaltungsmanagement Mitarbeiter(innen) der Hochschule unterstützt HISinOne bei der Erstellung der Prüfungsordnungen durch übersichtlich strukturierte Bäume, es ermöglicht komfortable Massenbearbeitung von Prüfungsordnungselementen, die Verwaltung von Semestergruppen sowie die unkomplizierte Konfiguration von Belegungsund Verteilungsverfahren. Das Vorlesungsverzeichnis kann in einem komfortablen Editor bearbeitet werden. Das System unterstützt die Studiengangsentwicklung inkl. der Möglichkeit, alle dafür relevanten Dokumente zentral im System vorzuhalten. HISinOne bietet einen flexiblen Regelerstellungseditor: Jede Regel kann im System abgebildet werden. Die Erstellung von Prüfungsordnungen und -änderungen (z. B. Kopieren von Prüfungsordnungen) wird dank durchdachter Oberflächen deutlich vereinfacht. Für Mitarbeiter(innen) in Prüfungsämtern und Lehrende bestehen komfortable Eingabemöglichkeiten für Prüfungsergebnisse sowie Import- und Export-Funktionen für Microsoft Excel. Darüber hinaus kann schnell auf Prü- fungskandidatenlisten zugegriffen werden, Regeln für die Modul- und Abschlussnotenberechnung sowie für die Belegung können wiederverwendet werden, Workflowunterstützung für die Notenveröffentlichung vereinfacht den gesamten Prozess. Die Funktionen des Curriculum Designers wurden weiter ausgebaut, z. B. die Massenzuordnungen von Fristen, Regeln und tabellarische Bearbeitung von Elementen, die Konfiguration der Modulbeschreibungen und Sichtbarkeiten auch in unterschiedlichen Ausgabemedien sowie die Versionierung von Modulen. Der Studiengangseditor bietet die Möglichkeit der tabellarischen Bearbeitung von Studiengängen und Massenzuordnung von Zeiträumen. Im Prüfungs- und Veranstaltungsmanagement ist die Organisation von mündlichen Prüfungen und Klausuren in mehreren Räumen sowie die Organisation von mündlichen Ergänzungsprüfungen durch Prüfer möglich. Ein übersichtliches Raumanfragemanagement zählt ebenso zu den Neuerungen wie eine konfigurierbare Semesterübernahme von Veranstaltungen und eine tabellarische Bearbeitung der Prüfungsund Veranstaltungstermine.

27 Campus- Management 17 Die Bearbeitung von Leistungen beinhaltet für Sachbearbeiter(innen) das Umbuchen (auch individuell) von Leistungen sowie eine erweiterte Benachrichtigungsfunktion für Studierende, wenn neue Noten eingegeben wurden oder die Dozent(inn)en bzw. das Prüfungsamt sonstige Nachrichten übermitteln. Studierenden ermöglicht HISinOne die einfache Anmeldung zu Prüfungen und Veranstaltungen aus der Prüfungsordnungsansicht, die Planung des weiteren Studienverlaufs über den Modulplan sowie übersichtliche Vergleiche der bereits abgelegten und noch zu absolvierenden Leistungen. Mit dem Studienplaner steht den Studierenden ein bequemes Werkzeug zur Verfügung, das eine Fristenkontrolle ebenso wie Soll-Ist-Vergleiche ermöglicht und basierend auf einem Modulplan einen umfassenden Überblick über ihren gesamten Studienverlauf verschafft. Das System kann auch mehrsemestrige Module und Übersichten der Credit Points je Modul anzeigen. Die Hochschule kann die Oberfläche in einzelnen Bereichen individuell konfigurieren und damit z. B. den besonderen Bedingungen einzelner Institute anpassen, etwa bei der Erfassung von Prüfungsordnungen. Ebenso frei konfigurierbar sind Modulbeschreibungskategorien. Neu in Version 6.0 Mit Version 6.0 kommt eine vereinheitlichte, kompaktere Menüstruktur und einige weitere Usability-Verbesserungen wie etwa die erweiterte -Funktion und die tabellarische Überarbeitung der Prüfungstermine zum Einsatz. Für Prüfungs- und Lehrveranstaltungspläne leisten Konfliktpläne einen Check, so dass Räume und Personen ohne Überschneidungen geplant werden können. Bei Prüfungsan- und -abmeldungen sowie bei Rücktritten von Prüfungen sind seit Version 6.0 relative Fristen möglich ohne jeweils individuell absolut definierte Fristen eintragen zu müssen. Für den Curriculum Designer wurde eine Unterstützung für die Pflege großer Wahlbereiche (z. B. Studium generale oder Schlüsselqualifikationen) eingeführt: Derartige große Wahlbereiche können per gespeicherter Suchanfrage definiert und ins entsprechende Curriculum eingehängt werden, ohne jedes einzelne Element separat auswählen zu müssen.

28 18 Studierendenmanagement Studierende können vom zentralen HISinOne- Portal aus viele wichtige Schritte online selbst erledigen, die früher den Gang zum Studierendensekretariat notwendig machten, z. B. die Aktualisierung ihrer Daten, ihre Rückmeldung oder den Ausdruck von Bescheiden. Für Hochschulmitarbeiter(innen) bedeutet dies einen erheblich geringeren Aufwand bei niedrigerer Fehleranfälligkeit, da Daten zentral aufgenommen und gepflegt werden. Bewerber(innen) geben z. B. die Daten zum Antrag auf Immatrikulation selbst ein, die Bearbeiter(innen) müssen diese Angaben später nur noch mit den eingereichten Dokumenten abgleichen und die Immatrikulation vornehmen. Das studentische Forderungsmanagement und der Zahlungsverkehr erfolgen direkt mit HISinOne. Anhand der in HISinOne abgebildeten Gebührenordnung werden die Beiträge für die Studierenden ermittelt und Rechnungen erzeugt und bei Änderung oder Wegfall von Gebühren automatisch storniert und ggf. neu geschrieben. Die Rechnungen sind dabei einsehbar, die Gebühren können per Lastschrift, Überweisung oder bar bezahlt werden. Zur Weiterverarbeitung stehen Ex- und Import von Bankdateien in den gängigen Formaten zur Verfügung. Konfigurierbare Matchingalgorithmen ordnen die Zahlungen den Rechnungen zu, darüber hinaus ist auch eine manuelle Zuordnung möglich. Bei Überzahlungen werden vorhandene Guthaben angezeigt und eine Gutschrift kann angestoßen werden. Eine Erfassung von Gasthörern mit reduziertem Datenumfang ist möglich. Die Zuordnung eines Studiengangs kann individuell gestaltet werden, je nachdem, ob die Hochschule Gasthörer(innen) zu sämtlichen Veranstaltungen zulassen will oder hier Einschränkungen z. B. nach Fachbereichen vornehmen möchte. Neu in Version 6.0 In Version 6.0 wurden bisher einzeln angebotene Funktionalitäten für Studierende in der Funktion Studienservice zusammengefasst. Hier können Studierende von einer Seite aus beispielsweise ihren Studierendenstatus prüfen, sich rückmelden, Bescheide ausdrucken und Zahlungen durchführen. Bei der Bezahlung per Lastschrift werden in Version 6.0 Einzelmandate unterstützt. Das Mandat für die Lastschrift ist sofort gültig für die einmalige Verwendung durch die Studierenden und wird nach der Übermittlung an die Bank geschlossen. Ein verfeinertes Rechtekonzept für die Hochschulmitarbeiter(innen) ermöglicht es, durch Parameter zu definieren, welche eingeschränkten Bereiche (etwa nach persönlichen Daten der Studierenden oder nach Studiengängen) für den/die einzelne Bearbeiter(in) zugänglich sein sollen. Für die Suche nach Bewerber(inne)n oder Studierenden können Schnellsuchkriterien definiert werden, so dass der Aufbau der Suchen-Maske wesentlicher schneller erfolgt und in einem ersten Schritt sehr übersichtlich nur die Suchkrite-

29 Campus- Management 19 rien sichtbar sind, über die auch die meisten Suchen erfolgen. Ist eine Suche nach anderen Kriterien gewünscht, so kann zur Ansicht sämtlicher möglichen Suchkriterien umgeschaltet werden. Ab Version 6.0 kann auch nach Gruppen von Studierenden gesucht werden, die etwa eine für die Rückmeldung notwendige Prüfung noch nicht absolviert haben, um diese im Anschluss anzuschreiben.

30 20 Alumni-Management HISinOne ermöglicht ein zentrales sowie dezentrales Alumni-Management. Ebenso lässt sich die Teilung von Aufgaben und Zuständigkeiten für zentrale Stellen, Fach- bzw. Studienbereiche wie auch für externe Einrichtungen sowie die Bereitstellung fachspezifischer Inhalte und Angebote hochschulspezifisch organisieren. Die einfache assistentengesteuerte Übernahme von Daten in das System inklusive der Datenkonsolidierung sowie das Zusammenführen und Vereinheitlichen von Daten aus externen Systemen ermöglicht eine reibungslose Migration von bestehenden Alumni-Lösungen. HISinOne bietet eine einzigartige, integrierte Lösung des gesamten Student-Life-Cycle: Durch die nahtlose Integration des Alumni- Managements in die Gesamtlösung HISinOne, besonders durch das Zusammenspiel mit dem Studierenden-Management, lassen sich hochschulweit einheitliche optimierte Prozesse umsetzen. Dies wird zusätzlich durch die durchgängige Nutzung der zentralen Dienste wie Berichts- bzw. Auftragsdienste verstärkt, mittels derer vielfältige Berichte und Aufträge wie z. B. Serienbriefe, Serien- s oder konfigurierbare Exporte zur Verfügung stehen. Das Alumni-Management ist datenschutzgerecht individuell konfigurierbar und berücksichtigt so die rechtlichen (auf Bundes- sowie Landesebene) sowie hochschulspezifischen Vorgaben. Vor diesem Hintergrund verwaltet das System auch die Einwilligungen der Nutzer(innen) zur Verarbeitung ihrer Daten innerhalb des Alumni-Managements.

31 Campus- Management 21 Neu in Version 6.0 Der Career Service bietet als zentraler Stellenmarkt Hochschulen die Möglichkeit, Stellenanbieter zentral wie dezentral zu pflegen und Stellenangebote für Studierende, Alumni oder Mitarbeiter bereitzustellen. Mittels Selbstbedienungsfunktionen können Unternehmen auch selbstständig Stellenanbieterprofile sowie Stellenangebote pflegen und somit die Hochschulen entlasten. Durch die Integration in die personifizierten Portale stehen die gewünschten Stellenangebote ebenfalls als Portlet zur Verfügung. Per Änderungshistorie für die Verwaltung von Alumni können Änderungen an Daten nachverfolgt, Unstimmigkeiten gezielt ermittelt und qualitätssichernde Prozesse unterstützt werden. Alumni-Beauftragte werden zusätzlich durch Benachrichtigungen bei Datenänderung zeitnah über das System, per oder RSS- Feed informiert. Hierdurch können qualitätssichernde Maßnahmen schnell und effizient eingeleitet werden. Alumni-Beauftragte erhalten im persönlichen Portal eine Übersicht ausgewählter Aktivitäten und Ereignisse im Alumni-Netzwerk zur optimalen Unterstützung der täglichen Arbeit. Hierunter fallen auch diverse Portlets wie z. B. Portlets zur Darstellung der persönlichen Meldungen oder auch Portlets über ausstehende Bewerbungen. Konfigurationsassistenten ermöglichen im Alumni-Management eine einfache Einrichtung, Pflege und Wartung der Konfigurationen und Einstellungen und liefern geführte Handlungsanweisungen und Checklisten für die Alumni-Arbeit.

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