KIVBF-News 04/2010. Themenübersicht Führungskräfte und Mitarbeiter-/innen der Städte, Gemeinden und Landkreise und ihrer Unternehmen

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1 KIVBF-News 04/2010 Themenübersicht Editorial Aktuelles aus Sicht der Geschäftsführung Neues Dokumentenmanagement-System in Kuppenheim KIVBF-Lösung DOKUMEA wurde erfolgreich eingeführt Die Vorteile unserer Fernwartungssoftware Netviewer Effektive Unterstützung telefonischer Supportdienstleistungen Absolventen der DHBW erweitern KIVBF-Personalstamm Sechs Auszubildende nach erfolgreicher Abschlussprüfung übernommen Präsentationen / Infoveranstaltungen IT-Referat des Landratsamts Calw zu Gast bei KIVBF Ordnungswidrigkeiten - KIVBF an Hausmesse der Firma ERA beteiligt dvv.dokumentenmanagement KIVBF auf dem Kundentag von OPTIMAL SYSTEMS vertreten Technologietag in Karlsruhe Terminvorschau Leserkreis Führungskräfte und Mitarbeiter-/innen der Städte, Gemeinden und Landkreise und ihrer Unternehmen Geschäftsbereich Marketing und Vertrieb Fon Fax muv@kivbf.de Sehr geehrte Damen und Herren, das Jahr 2010 neigt sich dem Ende zu. In unserer 4. Ausgabe der KIVBF-News 2010 berichten wir Ihnen unter anderem über den erfolgreichen Verlauf eines Projektes zur Einführung unserer Lösung für Dokumentenmanagement (bei gleichzeitiger Ablösung eines vorhandenen Systems). Die geschilderten Erfahrungen zeigen uns, dass die Integration in die Fachverfahren - in Verbindung mit den Leistungen eines zentralen RZ-Betriebes einen wesentlichen Vorteil für unsere Kunden darstellt. Dies gilt im Übrigen für alle zentralen Lösungen, die KIVBF für die Abbildung der Geschäftsprozesse einer Kommune anbietet. Wie bereits angekündigt, findet unsere Hausmesse Forum 2011 im Mai 2011 statt. Die Termine finden Sie neben Informationen zu weiteren Veranstaltungen der KIVBF in der Terminvorschau am Ende des Newsletter. Wir wünschen Ihnen und Ihrer Familie ein ruhiges und besinnliches Weihnachtsfest und einen guten Rutsch in ein erfolgreiches Neues Jahr. Ihr William Schmitt, Hauptgeschäftsführer -1

2 Neues Dokumentenmanagement-System in Kuppenheim Zufriedenheit in Kuppenheim: Mit Einführung von DOKUMEA, der KIVBF-Lösung für Dokumentenmanagement, Workflow und Archivierung, wurde die elektronische Aktenverwaltung in der etwa Einwohner zählenden Stadtverwaltung modernisiert. Das bisher in den Ämtern der Kernverwaltung eingesetzte REGISAFE wurde in Kuppenheim abgelöst. Thorsten Ackermann, verantwortlich für die IT-Organisation bei der Stadt Kuppenheim, zeigte sich sehr zufrieden mit dem Ergebnis. Wir sprachen mit Herrn Ackermann über die Beweggründe und über den Projektverlauf. Bild: Stadt Kuppenheim (Luftbild vom Stadtkern) F: Herr Ackermann, warum haben Sie sich für eine neue DMS-Lösung entschieden und weshalb sind Sie auf die Lösung DOKUMEA der KIVBF umgestiegen? A: Die Stadt Kuppenheim hat im Jahr 2010 eine neue EDV-Landschaft beschafft und eingerichtet. Dabei wurde auch das vorhandene Dokumentenmanagementsystem neu bewertet. Kuppenheim nutzt bereits viele Fachverfahren der KIVBF und strebt eine umfassende Integration der Verfahren an. Damit einhergehend planen wir die Komplettverwaltung aller Dokumente in einem einzigen Dokumentenmanagementsystem. Der Vorteil des DMS-Systems DOKUMEA der KIVBF liegt im Vergleich zu anderen Systemen gerade in der Integration der Fachverfahren; die Lösung überzeugte insbesondere im Zusammenspiel mit der von KIVBF angebotenen Lösung für die Archivierung von Kassenbelegen. Weiterhin überzeugte uns die flexible Anpassbarkeit des Verfahrens an spezifische Anforderungen der Verwaltung. F: Wie war Ihre Einführungsstrategie? A: Der Einführungsplan sah folgenden Ablauf vor: Installation der Lösung, Übernahme des landeseinheitlichen, mit individuellen Anpassungen der Stadt Kuppenheim versehenen Aktenplans aus REGISAFE, Migration der Dokumente aus dem Altsystem, Schulung der Mitarbeiter, zügige Umstellung im Anschluss an die Schulungen. Nach Abschluss der Datenmigration wurden alle 35 Mitarbeiter geschult. Wichtig für uns war, dass die Schulungen mit dem bereits gefüllten System anhand der Originalakten durchgeführt wurden. Dadurch entstand von Beginn an eine hohe Akzeptanz: Die Kolleginnen und Kollegen konnten sofort nach ihren Dokumenten suchen und fühlten sich in dem neuen System schnell zuhause. Unser Vorgehensmodell, erst die Datenmigration vollständig durchzuführen und nach der Schulung schnell auf das neue System umzuschalten, erwies sich als richtig. Dafür musste natürlich das neue Basissystem stehen, aber dafür hatten wir in Zusammenarbeit mit der KIVBF gesorgt. Heute arbeiten alle Mitarbeiter der Kernverwaltung gern mit dem neuen System. -2

3 F: Was hat aus Ihrer Sicht gut geklappt, was war weniger gut? A: Unser Hauptaugenmerk lag auf der Datenübernahme. Die Datenmigration verlief einwandfrei. Alle Daten konnten problemlos aus dem alten Verfahren exportiert und in DOKUMEA importiert werden. Bei der Übernahme wurde die komplette Verschlagwortung aus dem Altsystem übernommen. Auch die Zusammenarbeit mit der KIVBF im Support hat gut geklappt. Die Schulungen waren gut und verständlich. Dank der Echtdaten konnten spezifische Situationen und Fragen der Mitarbeiter direkt angesprochen werden. Nach Inbetriebnahme des Systems hatten wir deshalb nur wenige Rückfragen. Lediglich bei den Add-Ins in Office-Anwendungen kam es anfänglich zu kleineren Problemen. Das Look-and-Feel von DOKUMEA ist modern, daher war auch gleich Akzeptanz da. Die Akzeptanz war aber auch deshalb hoch, weil die KIVBF DOKUMEA so angepasst hat, dass die Verschlagwortung mit gewohnter Terminologie stattfinden kann. F: Was kommt als Nächstes? A: Zum ist die Archivierung der Kassenbelege vorgesehen. Dazu wird DOKUMEA an die Finanzwesenlösung der KIVBF angebunden, mit der Möglichkeit des direkten Absprungs aus SAP zur Anzeige des Belegs. F: Welche Empfehlungen geben Sie Kommunen, die DOKUMEA als Dokumentenmanagementsystem einführen wollen? A: Man muss Ordnung reinbringen jede Verwaltung sollte eine klare interne Struktur vorgeben. Jeder Mitarbeiter und jede Mitarbeiterin muss wissen, was er oder sie wo ablegen soll. Zudem muss klar geregelt sein, dass alle Dokumente in DOKUMEA abzulegen sind (und keine Ablagen auf dem lokalen Rechner oder einem Netzlaufwerk erwünscht sind). Eine durchgängig strukturierte Zugriffs- und Berechtigungsverwaltung ist aus Datenschutzgründen notwendig. Hier bietet DOKUMEA sehr gute Möglichkeiten, die wir auch umfassend genutzt haben. Wir empfehlen anderen Kommunen, von den Möglichkeiten der Zugriffsstrukturierung Gebrauch zu machen. Das KIVBF-Team bedankt sich für dieses Gespräch. Bei Rückfragen zum Einführungsprojekt der Stadt Kuppenheim wenden Sie sich an Herrn Thorsten Ackermann, Stadt Kuppenheim Fon 7222/ Herrn Jochen Schach, KIVBF Lösungen für Dokumentenmanagement & Archivierung Fon

4 Wir lassen Sie nicht alleine Kundenzentrierter Service unter Einsatz unserer Online-Support- und Fernsteuerungssoftware Netviewer Die KIVBF hat in den letzten Monaten ihren Weg zum serviceorientierten IT-Dienstleister konsequent fortgeführt und dabei ihre Supportstrukturen zu einem kundenzentrierten Service weiter entwickelt. Hierfür wurde für Sie eine zentrale Anlaufstelle für alle Service-Themen eingerichtet, der sogenannte Service-Desk. Ziel dieser Maßnahme ist, Ihnen einen eindeutigen und stets verfügbaren Zugang zu gewähren. Unser Service-Desk wird dabei durch den Einsatz unserer Online-Support- und Fernsteuerungssoftware Netviewer unterstützt. Mit Hilfe dieser Softwarelösung entfallen oftmals zeit- und kostenintensive Anreisen für einen vor Ort-Support. Gleichzeitig verbessert sich die Qualität unseres Supports, da Sie mit Ihrem KIVBF-Service-Desk-Mitarbeiter gemeinsam an einer Lösung Ihrer Support-Anfrage arbeiten können. Dies natürlich unter voller Einhaltung datenschutzrechtlicher Belange. Im Folgenden wollen wir Ihnen die Möglichkeiten dieser Softwarelösung genauer vorstellen und würden uns freuen, wenn Sie im Supportfall von den Möglichkeiten dieser Lösung regen Gebrauch machen würden: Seit der Bildschirmaufbau immer dynamischer wird und viele Funktionen über Icons gesteuert werden, ist es für beide Seiten sehr hilfreich, wenn jeder den gleichen Bildschirminhalt sieht und einer dem anderen etwas mit der Maus zeigen kann. Genau dies ermöglicht Netviewer : Bei dieser Form der Fernwartung und Fernunterstützung können sich die KIVBF-Service-Mitarbeiter(innen) direkt auf die Server und Arbeitsstationen der Kunden aufschalten. Ein besonderer Vorteil von Netviewer besteht darin, dass keine Installation erforderlich ist, und das Produkt bei jedem Kunden spontan zu Hilfe genommen werden kann: Ein Mausklick auf einen per zugesandten Link und die Eingabe einer einmaligen Sitzungsnummer genügen, um die Bildschirmanzeige zu übertragen. Der Kunde bestimmt, welche Anwendungen der Service-Mitarbeiter sehen darf. Optional kann er ihm die Möglichkeit der Maussteuerung einräumen und Eingaben überlassen. Aber auch der umgekehrte Weg ist möglich: Der Service-Mitarbeiter zeigt dem Kunden etwas auf seinem Bildschirm im Rechenzentrum. Bei all dem behält der Kunde immer die volle Kontrolle: Für die Anzeige seines Bildschirminhalts auf dem Bildschirm seines Service- Mitarbeiters und für die Abgabe der Steuerung ist seine Zustimmung explizit erforderlich. Zudem hat der Kunde die Möglichkeit, bestimmte Anwendungen von der Übertragung auszuschließen und die Sitzung durch Tastendruck jederzeit abzubrechen. Das Netviewer -Teilnehmerprogramm kann von unserer Homepage heruntergeladen werden (>Kundenbereich>downloads). Wir möchten unsere Anwender und die IT-Verantwortlichen unserer Kunden bitten, im Bedarfsfall die Fernunterstützung zuzulassen. Auf diese Weise erhalten Sie effektive Unterstützung und sparen dabei Zeit und Kosten. Übrigens: Auch Privatanwender können die Software unter kostenlos herunterladen und z.b. für eine Online-Zusammenarbeit mit Bekannten nutzen. Während allerdings in diesen Fällen die Verbindung über das Internet aufgebaut wird, werden für die Verbindungen zwischen den KIVBF-Service-Mitarbeiter und ihren Kunden aus Gründen des Datenschutzes und der Datensicherheit ausschließlich das kommunale Verwaltungs-Netz und die Server der KIVBF verwendet. Jürgen Heß, Fachbereich Datenbanken Fon Juergen.Hess@kivbf.de -4

5 Absolventen der DHBW erweitern den Personalstamm der KIVBF Nach erfolgreich bestandener Abschlussprüfung wurden zum 1. Oktober 2010 sechs Auszubildende in ein dauerhaftes Beschäftigungsverhältnis übernommen. Nach insgesamt dreijähriger Ausbildung in Kombination mit einem Studium an der Dualen Hochschule Baden-Württemberg - legten fünf Absolventen ihre Prüfung zum Bachelor of Science Wirtschaftsinformatik ab und werden jetzt in unseren Fachbereichen IT-Consulting, Service dvv.personal, Kommunale Finanzverwaltung, Veranlagung Vorverfahren, Ausländerangelegenheiten/Ausbildung sowie Applikationen - Implementierung und Management beschäftigt. Eine Absolventin legte ihre Abschlussprüfung zum Bachelor of Arts Dienstleistungsmarketing ab und hat ihre Tätigkeit im Fachbereich Marketing und Öffentlichkeitsarbeit aufgenommen. Wir gratulieren zur erfolgreich bestandenen Abschlussprüfung und wünschen Ihnen im Interesse der Fortsetzung eines kooperativen Dialogs mit unseren Kunden - einen guten Start und eine erfolgreiche Tätigkeit in unserem Hause. Autorin: Barbara Hauber, Ausbildungsbeauftragte Fon Barbara.hauber@kivbf.de Präsentationen und Infoveranstaltungen der KIVBF IT-Abteilung des Landkreises Calw zu Gast bei KIVBF in Karlsruhe Am Freitag, 19. November 2010, war die IT-Abteilung des Landkreises Calw am Hauptsitz der KIVBF in Karlsruhe zu Gast. Ziel des ca. 2½stündigen Besuchs war das persönliche Kennenlernen und der fachliche Austausch über die wechselseitigen Interessen und Anliegen. Nach einer kurzen Begrüßung stand die Besichtigung Technikräume und des Maschinensaals der KIVBF mit zentralem Großrechner und Serverlandschaft - auf dem Programm. Geschäftsbereichsleiter Lutz Hirthe informierte über das neue Service-Konzept und ging dabei auf die Erreichbarkeit per Telefon, und Webservices sowie auf den Ablauf der Bearbeitung von Anfragen über das zentrale Ticketsystem ein. Mit vielfältigen Informationen versorgt, machten sich die Gäste am frühen Abend wieder auf den Heimweg. Geschäftsführung und Kundenmanagement der KIVBF danken ihren Gästen aus dem Landratsamt Calw herzlich für ihren Besuch. Wir freuen uns über das an unserem RZ-Betrieb gezeigte Interesse (Bild: KIVBF). Dieter Wagner, Kundenmanager für das Landratsamt Calw Fon Dieter.Wagner@kivbf.de -5

6 Ordnungswidrigkeiten - KIVBF beteiligt sich an der Hausmesse der Firma ERA Über 100 Teilnehmer sind der Einladung der Firma ERA zu ihrer Hausmesse am nach Heilbronn gefolgt, um sich dort über die neueste Technik zur Überwachung des fließenden und des ruhenden Verkehrs zu informieren. Neben Workshops wurden Fahrzeuge zur Geschwindigkeitsüberwachung, eine neue Säule zur stationären Geschwindigkeitsmessung und Tafeln zur Geschwindigkeitsanzeige vorgestellt. Trotz früher Stunde hat der von KIVBF organisierte Vortrag Ist das Kosten-Nutzen-Verhältnis der Bußgeldstellen noch optimierbar? bei vielen Zuhörern Interesse gefunden. Abbildungen: KIVBF Dank stetiger und rascher Umsetzung von Anregungen aus der Praxis ist unsere Lösung owi21togo für die mobile Datenerfassung bei der Parkraumüberwachung heute in Baden-Württemberg bereits bei über 50 Gemeindevollzugsdiensten im Einsatz. Unsere Kundenmanagerin Carina Hohn (obere Abbildung, Mitte) und Mitarbeiter unseres Fachbereiches Ordnungswidrigkeiten (untere Abbildung, rechts) informierten in zahlreichen Gesprächen über unsere Lösung und erläuterten die Funktionsweise der mobilen Erfassungsgeräte. Unsere Philosophie, Partnerschaften zu leben, Technologien zu verbinden und Optimierungen zu nutzen, mit dem Ziel, unseren Kunden eine tolle Lösung zu bieten, hat sich voll und ganz bewährt. Martin Hornecker, Fachbereichsleiter Ordnungswidrigkeiten Fon Martin.Hornecker@kivbf.de dvv.dokumentenmanagement - KIVBF auf dem Kundentag von OPTIMAL SYSTEMS vertreten OPTIMAL SYSTEMS, unser langjähriger Partner für Dokumentenmanagement-, Workflow- und Archivierungslösungen, veranstaltete am 7. Oktober 2010 in Konstanz einen Kundentag. Mit einem Vortrag und Informationen über unsere Lösung dvv.dokumentenmanagement, haben wir uns an dieser Veranstaltung beteiligt. Stefan Rotter erläuterte, wie sich der Posteingang einer Kommune elektronisch als Workflow gestalten lässt. Unsere Lösung dvv.dokumentenmanagement, die auf dem ECM 1 -System von OPTIMAL SYSTEMS basiert, ist in allen Bereichen einer Verwaltung einsetzbar. Sie kann in die verschiedensten Fachverfahren integriert und um Komponenten wie Posteingangsworkflow und E- Mail-Archivierung ergänzt werden (Bild: OPTIMAL SYSTEMS). Stefan Rotter, Fachbereichsleiter für Dokumentenmanagement & Archivierung Fon Stefan.Rotter@kivbf.de 1 ECM:= Enterprise Content Management; siehe -6

7 Technologietag in Karlsruhe Technologie ist Zukunft Themen wie Cloud-Computing und Desktop-Virtualisierung werden derzeit in IT-Kreisen intensiv diskutiert. Beim Technologietag in Karlsruhe informierten sich über 40 Teilnehmer darüber, wie KIVBF sich dieser Themen angenommen hat. Es wurden Möglichkeiten und Funktionen aufgezeigt, wie diese neuen Technologien zukünftig genutzt werden, um Desktops, Anwendungen, Server, Netzwerke und Speicher zu virtualisieren. Beiträge zur breitbandigen Außenstellenanbindung und Netzöffnung, BSI- Zertifizierung, Port-Security rundeten das Programm ab. Referenten und Kundenmanager standen auch außerhalb der Vorträge den interessierten EDV-Organisatoren Rede und Antwort. So zogen die Teilnehmer am Ende die Tages das erfreuliche Fazit: KIVBF ist auf dem richtigen Weg - weiter so! (Bild: KIVBF). Autorin: Claudia Götz, Fachbereichsleiterin Marketing und Öffentlichkeitsarbeit Fon Claudia.Goetz@kivbf.de Terminvorschau Im Folgenden erhalten Sie eine Übersicht über die anstehenden Termine für Veranstaltungen und Kundeninformationstage. Zu den Terminen wird jeweils auch gesondert eingeladen. Kundeninfotag Dokumentenmanagement Betriebsstätte Karlsruhe: 19. Januar 2011 (für kommunale Kunden) Hausmesse Forum 2011 bereits im Mai 2011 Wie bereits angekündigt, werden wir unsere Hausmessen Forum 2011 im Mai 2011 durchführen. Bitte merken Sie sich folgende Termine vor: Betriebsstätte Heilbronn: 11. Mai 2011 (für kommunale Kunden) Betriebsstätte Karlsruhe: 18. Mai 2011 (für kommunale Kunden) Betriebsstätte Karlsruhe: 19. Mai 2011 (für gewerbliche Kunden) Betriebsstätte Freiburg: 25. Mai 2011 (für kommunale Kunden) -7