Betriebsvermögen ja oder nein? Wirtschaftsgüter richtig ins Unternehmen einbringen

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1 Betriebsvermögen ja oder nein? Wirtschaftsgüter richtig ins Unternehmen einbringen

2 Betriebsvermögen ja oder nein? Welche Gegenstände, Fahrzeuge und Räumlichkeiten zählen eigentlich zum Betriebsvermögen? Und welche steuerlichen Konsequenzen hat das für mich? Das Betriebsvermögen ist für Unternehmen eine wichtige Größe, um den Gewinn zu ermitteln. Dabei ist darauf zu achten, was überhaupt in die betriebliche Sphäre gehört, welche Kosten dadurch entstehen und welche Folgen eine mögliche private Nutzung hat. Wirtschaftsgüter im Betriebsvermögen können steuerliche Vorteile bringen, zum Beispiel, wenn die laufenden Kosten oder die Abschreibung den Gewinn senken. Aber der private Nutzungsanteil kann umgekehrt den Gewinn erhöhen. Und bei bestimmten Wirtschaftsgütern haben Unternehmer zu lange nicht im Blick, dass sie zwingender Bestandteil des Betriebsvermögens sind. Wir erklären, worauf Sie achten müssen und was regelmäßig zu überprüfen ist. 2 Betriebsvermögen

3 Betriebsvermögen: Was ist das eigentlich? Betriebsvermögen: Das klingt nach großen Werten, teuren Gütern, umfangreichen Lagerbeständen. Dabei ist das Betriebsvermögen schlicht ein Begriff aus dem Einkommensteuerrecht ein Begriff, der zwar nicht im Gesetzestext selbst steht, aber sich über die Jahre aus Rechtsprechung und Verwaltungspraxis entwickelt hat. Mit dem Wort Betriebsvermögen werden alle Gegenstände bezeichnet, die nach ihrer Art und Funktion in einem betrieblichen Zusammenhang mit dem Unternehmen stehen. Es gehören also sämtliche Wirtschaftsgüter, die in irgendeiner Weise dem Betrieb dienen, zum Betriebsvermögen. Geleaste Wirtschaftsgüter zählen nicht zu Ihrem Betriebsvermögen, weil sie nicht Ihnen gehören. Zumindest können Sie die laufenden Leasingzahlungen und andere damit zusammenhängende Kosten als Betriebsausgaben ansetzen. Ob Sie in solchen Fällen die betrieblichen Fahrten mit der Reisekostenpauschale von 0,30 Euro pro gefahrenen Kilometer ansetzen dürfen, ist umstritten. Die Finanzverwaltung geht davon aus, dass Unternehmer nur Kosten abziehen dürfen, die ihnen auch tatsächlich entstanden sind. Auch der Bundesfinanzhof hat sich in einem aktuellen Urteil ähnlich geäußert (Az. X R 24/12). Steuerlich können Sie Probleme vermeiden, indem Sie eine Nutzungsvereinbarung schließen und dem Ehepartner oder der Freundin tatsächlich Kosten erstatten. Aus steuerrechtlicher Sicht ist es wichtig, zwischen Betriebs- und Privatvermögen zu unterscheiden. Denn alle Ausgaben, die im Zusammenhang mit Wirtschaftsgütern im Betriebsvermögen stehen, werden als Betriebsausgaben gewertet. Was Betriebsvermögen und was Privatvermögen ist, spielt sowohl bei der Gewinnermittlung per Bilanzierung als auch bei der Einnahmen-Überschuss- Rechnung eine Rolle. Allerdings spricht man nur bei den Gewinneinkünften von Betriebsvermögen, also bei» Einkünften aus selbstständiger Arbeit» Einkünften aus Gewerbebetrieb» Einkünften aus Land- und Forstwirtschaft. Ein Wirtschaftsgut kann nur dann zum Betriebsvermögen gehören, wenn Sie als Unternehmer tatsächlich zivilrechtlicher Eigentümer sind. Ein Beispiel: Eine Kosmetikerin bietet unter anderem mobile Pediküre an, aufgrund der zahlreichen Anschaffungen für ihr neues Studio fehlt ihr aber derzeit das Geld für einen eigenen Firmenwagen. Daher leiht sie sich für die Fahrten zu Kunden und zu ihrem Studio das Auto ihrer Freundin. Der Wagen kann nicht zum Betriebsvermögen zugeordnet werden, weil der Pkw der Kosmetikerin nicht gehört. 3 Betriebsvermögen

4 Darf s ein bisschen mehr sein? Bei manchen Wirtschaftsgütern ist es klar, dass sie ausschließlich für betriebliche Zwecke dienen bestimmte Werkzeuge zum Beispiel, die Sie täglich im Unternehmen gebrauchen. Andere wiederum nutzen Sie ab und zu auch privat zum Beispiel den Computer oder das Handy. Wo aber verläuft die Grenze? Die Finanzverwaltung hat drei Bereiche eingeteilt, die für die Einordnung von Betriebs- und Privatvermögen entscheidend sind: 1. Nutzen Sie ein Wirtschaftsgut beispielsweise Ihr Auto zu mehr als 50 Prozent betrieblich, müssen Sie den Gegenstand ins Unternehmen einbringen. Das Wirtschaftsgut ist notwendiges Betriebsvermögen. 2. Unterschreitet die betriebliche Nutzung zehn Prozent, hat das Wirtschaftsgut im Betriebsvermögen nichts zu suchen. Es ist notwendiges Privatvermögen. Alle Wirtschaftsgüter, die zu mehr als 90 Prozent privat genutzt werden, gehören in die (steuerliche) Privatsphäre. 3. Bewegt sich die betriebliche Nutzung zwischen zehn und 50 Prozent, dürfen Sie sich aussuchen, ob das betreffende Wirtschaftsgut zu Ihrem Betriebsvermögen zählt oder im Privatvermögen bleibt. Der Steuerfachmann nennt dies gewillkürtes Betriebsvermögen. Was steuerlich die günstigere Variante ist, müssen Sie in jedem Einzelfall neu entscheiden. Ob es steuerlich günstig ist, beispielsweise das private Auto in das so genannte gewillkürte Betriebsvermögen einzubringen, ist von vielen Faktoren abhängig etwa von der Höhe des betrieblichen Nutzungsanteils und damit von der Höhe der Ausgaben, die Sie steuerlich ansetzen können. Es spielt aber auch eine Rolle, ob Sie in nächster Zeit planen, ein neues Auto zu kaufen. Bewegliche Wirtschaftsgüter betrieblich oder privat? Wie hoch ist die betriebliche Nutzung? Haben Sie ein Wahlrecht? Damit ist es Unter 10 Prozent Nein Privatvermögen Zwischen 10 und 50 Prozent Ja: Sie können das Wirtschaftsgut dem Betriebsvermögen oder dem Privatvermögen zuordnen Gewillkürtes Betriebsvermögen oder Mehr als 50 Prozent Nein Notwendiges Betriebsvermögen 4 Betriebsvermögen

5 Achtung: Gleich, ob Sie offiziell ein Wirtschaftsgut als Betriebsvermögen einstufen oder nicht die Nutzungsart macht das Ganze zwingend zum Betriebsvermögen. Beispiele für notwendiges Betriebsvermögen sind etwa» Geschäftsräume, Lager, Werkstatt oder die Praxis,» Waren und Vorräte,» Büromöbel oder» betriebliche Fahrzeuge. Umgekehrt gilt: Selbst wenn Sie Wirtschaftsgüter, die aufgrund ihrer Nutzung zum Privatvermögen zählen, im Anlageverzeichnis oder der Bilanz ausweisen das Private bleibt privat. Klassiker im Privatvermögen sind etwa» Kleidung,» Haushaltsgegenstände,» die Privatwohnung. 5 Betriebsvermögen

6 Nutzungsdauer: Was überwiegt? Damit Sie ein Wirtschaftsgut überhaupt zum gewillkürten Betriebsvermögen machen können, müssen Sie die jeweilige Nutzung feststellen. Der bekannteste Fall dafür ist das Auto, bei dem Sie sich überlegen, ob ein Wechsel sinnvoll ist. Zu den betrieblichen Fahrten zählen alle Wege, die durch Ihre unternehmerische Tätigkeit veranlasst werden, also zum Beispiel» Fahrten zu Kunden und Geschäftspartnern,» Fahrten zum Großmarkt und zur Bank,» Fahrten zur Kammer oder zum Berufsverband,» Fahrten zu Seminaren und Messen,» Fahrten zur Tankstelle und zur Werkstatt. Wenn Sie sämtliche betrieblich gefahrenen Kilometer durch die Jahresfahrleistung teilen und dann mit 100 multiplizieren, haben Sie den Wert für den prozentualen betrieblichen Nutzungsanteil. Ein Beispiel: Ihre jährlichen, betrieblich veranlassten Fahrten belaufen sich auf insgesamt Kilometer. Über das Jahr sind Sie mit dem Auto Kilometer gefahren: Kilometer : Kilometer = 0,2 0,2 x 100 = 20 Prozent betrieblicher Nutzungsanteil Zuordnung zum gewillkürten Betriebsvermögen möglich. Für den Nachweis der betrieblichen Nutzung ist kein Fahrtenbuch notwendig. Hier ist es ausreichend, repräsentativ über drei Monate alle Fahrten aufzuzeichnen. Das dürfen Sie auch am Jahresende erledigen anhand von Kalendereinträgen, Reisekostenaufstellungen oder anderen Unterlagen. Am Ergebnis sehen Sie, wie Sie Ihr Fahrzeug einstufen können. Für diese formlosen Aufzeichnungen sollten Sie» zu Beginn und zum Ende des Zeitraums den Kilometerstand notieren;» alle beruflichen Fahrten aufschreiben mit Datum, Ziel, Zweck und zurückgelegter Strecke;» die betrieblich gefahrenen Kilometer zur Gesamtfahrleistung im Aufzeichnungszeitraum ins Verhältnis setzen. Den Prozentsatz, den Sie auf diese Weise ermittelt haben, dürfen Sie aus Vereinfachungsgründen über die kommenden Jahre beibehalten. Achtung: Dies gilt nur dann, solange sich nichts Wesentliches an Ihrem Fahrverhalten, Ihrer Tätigkeit oder Ihrem Umfeld ändert. 6 Betriebsvermögen

7 Gewillkürtes Betriebsvermögen: Wie geht das? Nutzen Sie ein Wirtschaftsgut zu mehr als zehn Prozent (und weniger als 50 Prozent) betrieblich, haben Sie die Wahl: Sie dürfen den Gegenstand oder das Fahrzeug dem Unternehmen zuweisen. Das hat Vorteile. Denn auf diese Weise dürfen Sie Ausgaben für das betreffende Wirtschaftsgut steuerlich geltend machen. Für Freiberufler hat der Bundesfinanzhof noch engere Grenzen gesteckt. Demnach wird gewillkürtes Betriebsvermögen bei Freiberuflern nur anerkannt, wenn es auf das freiberufliche Leitbild beschränkt ist. Beteiligungen oder spekulative Geldanlagen zählen nicht dazu. Damit sind auch Verlustverrechnungen ausgeschlossen, wie verschiedene Finanzgerichte in jüngster Vergangenheit bestätigt haben (FG Baden-Württemberg, Az. 4 K 281/04; FG Köln, Az. 15 K 1235/04). Aber Vorsicht: Das Wirtschaftsgut muss tatsächlich betrieblichen Zwecken dienen. Im Zweifel müssen Sie dem Finanzamt erklären, welche wirtschaftlichen Überlegungen Sie dazu bewogen haben, das Wirtschaftsgut ins Betriebsvermögen zu übernehmen. Wenn das Finanzamt ein Wirtschaftsgut als gewillkürtes Betriebsvermögen anerkennen soll, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:» Sie müssen die Zuordnung klar und zeitnah dokumentieren.» Als Nachweis zählt zum Beispiel die kurzfristige Aufnahme in ein Bestandsverzeichnis.» Anschaffung (oder Einlage) müssen im Anlageverzeichnis sofort erfasst werden. Gerade zu Beginn der Selbstständigkeit nutzen viele Existenzgründer private Wirtschaftsgüter für ihr Unternehmen. Das können beispielsweise die Büroeinrichtung und das Notebook sein. Später dreht es sich oft um die Frage, ob das private Auto zum Betriebsvermögen gehören sollte. Wenn Sie ein Auto, eine Telefonanlage oder eine Regalwand vom privaten in den betrieblichen Bereich überführen wollen, müssen Sie dies ebenfalls schriftlich festhalten. 7 Betriebsvermögen

8 Betriebsvermögen und Steuern Falls Sie in den nächsten Jahren planen, in Ihr Unternehmen zu investieren, können Sie für diese Käufe bis zu drei Jahre im Voraus den Investitionsabzugsbetrag in Anspruch nehmen. Damit dürfen Sie eine vorgezogene Abschreibung in Höhe von 40 Prozent geltend machen. Allerdings ist dies an einige Voraussetzungen gekoppelt. Mehr Informationen finden Sie in unserem E-Book zum Investitionsabzugsbetrag. Wenn Sie ein Wirtschaftsgut in Ihr Betriebsvermögen aufgenommen haben, spielt es keine Rolle mehr, ob es notwendig oder gewillkürt ist. Die steuerlichen Folgen sind (fast) dieselben. Allerdings unterscheidet das Finanzamt, ob Sie ein Wirtschaftsgut gekauft oder aus dem Privatvermögen eingelegt haben. Bei der Investition in ein neues Wirtschaftsgut fürs Betriebsvermögen ist die Sache recht einfach: Sie buchen die Anschaffungskosten auf das entsprechende Konto. Falls Sie ein Darlehen aufgenommen haben, sind die Zinsen dafür betrieblich veranlasst und damit Betriebsausgaben. Handelt es sich um ein Wirtschaftsgut, das zuvor Teil Ihres Privatvermögens war, ist es wichtig, den Wert zu ermitteln, den der Gegenstand zum Zeitpunkt der Einlage hat. Denn diese Privateinlage ist im Grunde genommen nichts anderes als ein Kauf aus zweiter Hand. Und die Kosten dafür dürfen Sie entweder direkt als Betriebsausgabe absetzen oder über die Nutzungsdauer abschreiben. Welchen Wert Sie ansetzen dürfen, hängt davon ab, wie alt der Gegenstand ist. Liegt der tatsächliche Kauf weniger als drei Jahre zurück, können Sie den Einlagewert ermitteln, indem Sie die anteilige Abschreibung von den Anschaffungskosten abziehen. Ist der Kauf länger her, ist der sogenannte Teilwert entscheidend. Damit ist der aktuelle Marktwert des Wirtschaftsguts gemeint, den Sie schätzen müssen. Das Thema Abschreibungen ist höchst komplex und birgt Stolperfallen für den Steuerlaien. Lassen Sie sich bei Unsicherheiten vom Fachmann helfen. Laufende Kosten, die Ihnen durch das Betriebsvermögen entstehen, dürfen Sie in voller Höhe als Betriebsausgaben ansetzen. Umgekehrt gilt: Wenn Sie laufende Erträge aus der Nutzung des Wirtschaftsguts haben, müssen Sie diese als Betriebseinnahmen versteuern. Wenn Sie umsatzsteuerpflichtig sind, dürfen Sie die Vorsteuer aus allen Rechnungen rund um das betreffende Wirtschaftsgut als Vorsteuer geltend machen. Das greift sowohl bei den laufenden Ausgaben als auch bei den Anschaffungskosten. Verkaufen Sie ein Wirtschaftsgut aus Ihrem Betriebsvermögen, müssen Sie den Erlös versteuern. Gleiches gilt für die Entnahme ins Privatvermögen. Außerdem müssen Sie auf stille Reserven achten. Im Klartext: Ist der Marktwert des Wirtschaftsgutes höher als der Restbuchwert im Anlageverzeichnis, muss dies besteuert werden. Bei einer Betriebsaufgabe oder einem Unternehmensverkauf müssen alle stillen Reserven der Wirtschaftsgüter versteuert werden. 8 Betriebsvermögen

9 Privatnutzung steuerlich relevant Nutzen Sie Wirtschaftsgüter aus Ihrem Betrieb auch privat, müssen Sie sich gefallen lassen, dass das Finanzamt diesen Anteil als fiktive Einnahme betrachtet. Die Konsequenz: Sie müssen diese private Nutzung versteuern. Dies trifft vor allem die Fahrten mit dem Auto, das zum Betriebsvermögen gehört. Ihre privaten Fahrten müssen Sie versteuern. Dafür gibt es unterschiedliche Möglichkeiten: Entweder wenden Sie die pauschale Variante der 1-Prozent-Methode an oder Sie führen ein Fahrtenbuch. Bei der 1-Prozent-Methode versteuern Sie ein Prozent des inländischen Brutto-Neuwagen-Listenpreises monatlich als Einnahme. Der Brutto- Neuwagen-Listenpreis gilt unabhängig vom Fahrzeug, also auch für Gebrauchtwagen. Diese pauschale Methode dürfen Unternehmer aber nur anwenden, wenn das Auto Teil des notwendigen Betriebsvermögen ist. Außerdem deckt die 1-Prozent-Methode nur die reinen Privatfahrten ab. Für die Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb dürfen Sie die Entfernungspauschale von 0,30 Euro pro Kilometer für die einfache Entfernung als Betriebsausgabe ansetzen. Die täglichen Fahrten von der Wohnung in den Betrieb müssen Sie zusätzlich berechnen. Dafür multiplizieren Sie 0,03 Prozent des Listenpreises pauschal mit den Kilometern der einfachen Strecke zum Betrieb. Die Summe, die sich hierfür pro Jahr ergibt, zählt zu den nicht abziehbaren Betriebsausgaben und muss dem Gewinn wieder hinzugerechnet werden. Alternativ dürfen Sie für ein Auto im notwendigen Betriebsvermögen ein Fahrtenbuch führen. Das Finanzamt macht hierfür klare Vorgaben: In ein Fahrtengbuch gehören das Kennzeichen, der Kilometerstand am 1. Januar und am 31. Dezember eines Jahres, die betrieblichen Autofahrten, Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb sowie die Privatfahrten. Das Fahrtenbuch muss zeitnah geführt werden und lückenlos in seinen Aufzeichnungen sein. Das gilt vor allem für die betrieblichen Fahrten, bei denen Datum, Fahrtziel, Kunde und Tätigkeit genannt werden sollten. Bei den Privatfahrten sind die Kilometerangaben jeweils ausreichend. Außerdem muss das Fahrtenbuch in»geschlossener Form«geführt werden also zum Beispiel in einer nicht veränderbaren Datei. Damit sollen nachträgliche Änderungen ausgeschlossen sein. Bei Autos, die sich aufgrund der Nutzung im gewillkürten Betriebsvermögen befinden, sind die Vorgaben nicht ganz so streng. Hier genügt es, den betrieblichen Anteil nachzuweisen. Das Finanzamt lässt auch formlose Aufzeichnungen über einen repräsentativen Zeitraum von drei Monaten zu. 9 Betriebsvermögen

10 Kein Stillstand: Wenn sich die betriebliche Nutzung ändert So wie sich das Unternehmen und der laufende Betrieb verändern, ändert sich auch die Nutzung von Wirtschaftsgütern. Ob der betriebliche Nutzungsanteil steigt oder sinkt, wird häufig erst bei einer Betriebsprüfung festgestellt mit entsprechenden Folgen: Ein Wirtschaftsgut befindet sich im Betriebsvermögen. Die betriebliche Nutzung sinkt unter 10 Prozent. Folge: Das Wirtschaftsgut scheidet zwangsläufig aus dem Betriebsvermögen aus und wird zum Privatvermögen. Achtung: Überprüfen Sie Art und Umfang der Nutzung immer zum Jahresende! Ein Wirtschaftsgut ist bislang notwendiges Betriebsvermögen. Die betriebliche Nutzung sinkt allerdings von mehr als 50 Prozent auf (mindestens) 10 Prozent. Folge: Das Wirtschaftsgut bleibt im (gewillkürten) Betriebsvermögen. Bei Fahrzeugen ist die 1-Prozent-Methode dann nicht mehr erlaubt. Achtung: Wenn Sie wollen, dass das Wirtschaftsgut Privatvermögen wird, müssen Sie dies durch eine Erklärung oder Entnahmebuchung dokumentieren. Ein Wirtschaftsgut gehört zum Privatvermögen. Die betriebliche Nutzung steigt auf über 50 Prozent. Folge: Das Wirtschaftsgut wird automatisch dem Betriebsvermögen zugeordnet. Achtung: Solche Zwangseinlagen treffen vor allem Fahrzeuge, die der Unternehmer absichtlich aus steuerlichen Gründen im Privatvermögen belassen hat. 10 Betriebsvermögen

11 Besonderheiten bei Immobilien Bei Gebäuden gelten eigene Regeln, was das Betriebsvermögen betrifft. Entscheidend für die Einstufung sind die Eigentumsverhältnisse und die Art der Nutzung. Werden Grundstücke oder Gebäude gemischt genutzt, können die einzelnen Teile in eigenständige Wirtschaftsgüter aufgespalten werden. Diese können dann notwendiges Privatvermögen, gewillkürtes Betriebsvermögen oder notwendiges Betriebsvermögen sein. Die Konsequenz: In ein und demselben Gebäude kann es Räume geben, die notwendiges Privatvermögen sind und betrieblich genutzte Räume, die zwingend zum notwendigen Betriebsvermögen gehören. Wollen Sie in ähnlichen Fällen das Wirtschaftsgut nicht Ihrem Betrieb zuordnen, lässt sich dies wohl nur vermeiden, indem ein Dritter Eigentümer wird. Dies könnte zum Beispiel der Ehepartner sein. Übrigens: Wenn Sie Miteigentümer eines Gebäudes sind, können vermietete Räume auch dann zum notwendigen Betriebsvermögen werden, wenn Sie das nicht wollen. So musste es ein Apotheker erfahren, der im Erdgeschoss eines Gebäudes seine Apotheke betrieb. In den oberen Stockwerken waren Räume an Ärzte vermietet der Apotheker war Miteigentümer dieser Räume. Der Bundesfinanzhof erklärte in seinem Urteil, dass zwischen der Apotheke und dem Eigentumsanteil an den Arztpraxen ein bestimmungsmäßiger Funktionszusammenhang bestehe (A7. X B 129/11). Dem Apotheker brächten die Arztpraxen erhebliche Vorteile, sodass der Eigentumsanteil zwingend Betriebsvermögen der Apotheke darstelle. 11 Betriebsvermögen

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