Neue Methoden der Betriebsprüfung WENN DER BETRIEBSPRÜFER ZWEI MAL RECHNET

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1 Neue Methoden der Betriebsprüfung WENN DER BETRIEBSPRÜFER ZWEI MAL RECHNET

2 Abgeschlossene Prüfungsfälle 2012 im Kalenderjahr 2012 wurden Großbetriebe Mittelbetriebe Klein- und Kleinstbetriebe geprüft der Prüfungsturnus beträgt im Kalenderjahr 2012 bei Großbetrieben 4,63 Jahre bei Mittelbetrieben 15,21 Jahre bei Klein- u. Kleinstbetrieben 66,13 Jahre

3 Mehrsteuern nach Betriebsprüfungen Betriebsprüfungen haben im Kalenderjahr 2012 zu Mehrsteuern in Höhe von ca. 19 Mrd. Euro geführt davon Großbetriebe 14,6 Mrd Euro davon Kleinbetriebe 1,0 Mrd Euro Ergebnisse der Lohnsteueraußenprüfung, der Umsatzsteuer- Sonderprüfung und der Steuerfahndungsdienste sind in dem Ergebnis nicht berücksichtigt. Im Kalenderjahr 2006 wurden Prüfer eingesetzt.

4 Sie müssen jederzeit mit einer Prüfung rechnen!

5 Bisherige Prüfungspraxis Vergleich Rohgewinn und Aufschlagsätze mit der Richtsatzsammlung Interner Betriebsvergleich über mehrere Jahre Kontrolle Verhältnis Umsatz Rohgewinn - Gewinn Kontrolle der Kassenbuchhaltung insbesondere Kassenminusprüfung, Überprüfung der Privatentnahmen und -einlagen Stichprobenartige Kontrolle der Belege Kontrolle der Privatanteile

6 Problem Zeitintensiv (z.b. Kassenminusprüfung) Die Beweiskraft der Buchführung wurde nur bei gravierenden Mängeln erschüttert. Die Überprüfungsmöglichkeiten waren im Hinblick auf die zeitlichen und technischen Möglichkeiten beschränkt.

7 Neue Prüfungspraxis Trend: Infragestellen der Beweiskraft der Buchführung Bei: formellen oder materiellen Fehlern Folge: Wenn die Buchführung ihre Beweiskraft verliert, berechtigt dies zu Teil- oder Vollschätzungen.

8 Die häufigsten Fehler Nichtbeachtung der GOB Nichteinhaltung der Aufbewahrungspflichten Buchung der Tageseinnahmen ohne Beleg Keine zeitnahe Eintragung ins Kassenbuch Nicht zeitgerechte Buchung der Kasseneinlagen und Entnahmen End- und Anfangssaldo wird nicht überprüft

9 Die häufigsten Fehler Nichterfassung von Einnahmen Nichterfassung von Ausgaben Nicht chronologisch fortlaufend geführtes Kassenbuch Nichtzählen des täglichen Kassenbestandes Führen einer rechnerischen Kasse Keine Erstellung von Eigenbelegen für Privatentnahmen Nur summenmäßige tägliche Kassenbucheintragung falsch ausgestellte Rechnungen (u.a. MwSt-Ausweis)

10 Kassenbuch - Kassenbuchführung Große Bedeutung der Kassenbuchführung bei Unternehmen mit hohen Barverkäufen. Aufzeichnungspflicht für alle: Einnahmen Ausgaben Einlagen Entnahmen Zu unterscheiden sind: Ladenkasse / PC-Kasse ohne Testat Registrierkasse (mit fortlaufenden Z-Abschlägen)/ PC-Kasse mit Testat

11 Offene Ladenkasse - PC-Kasse - Täglicher Kassenbericht zwingend erforderlich: Kassenberichte dienen der nachvollziehbaren, systematischen und insbesondere der rechnerischen Ermittlung der täglichen Bareinnahmen. Das Berechnungsschema von Kassenberichten beginnt zwingend immer mit dem ausgezählten Tageskassenendbestand und endet mit der rechnerisch ermittelten Summe der Tageseinnahmen.

12 Offene Ladenkasse - PC-Kasse - Kassenberichte: Ein Kassenbuch ersetzt auch dann nicht den Kassenbericht, wenn in einer gesonderten Spalte die Kassenbestände ausgewiesen werden! (Musterkassenbericht) Täglicher Kassenbericht! Zählprotokoll (nicht) erforderlich (Beweissicherung) Aber: Hartgeld ist zwingend zu zählen (Kassensturzfähigkeit).

13 Registrierkasse - PC-Kasse mit Testat Wird eine elektronische Registrierkasse geführt, ist es ausreichend, wenn in einem Kassenbuch täglich die Tageseinnahmen in einer Summe (aber getrennt je Barkasse) sowie alle Ausgaben aufgezeichnet werden.

14 Registrierkasse - PC-Kasse mit Testat Aufzuhebende Belege bei Registrierkassen: (Gem. BMF-Schreiben vom 09. Januar 1996) Tagessummenendbons (Z-Abschläge), fortlaufend und vollständig Alle weiteren im Rahmen des Tagesabschlusses abgerufenen Ausdrucke der EDV-Registrierkasse (z.b. betriebswirtschaftliche Auswertung, Ausdrucke der Trainingsspeicher, Kellerberichte (X-Abschläge), Spartenberichte) Organisationsunterlagen der Kasse, insbesondere die Bedienungs-anleitung, die Programmieranleitung, die Programmabrufe nach jeder Änderung (z.b. der Artikelpreise) Protokolle über die Einrichtung von Verkäufer-, Kellner- und Trainingsspeichern sowie alle weiteren Anweisungen zur Kassenprogrammierung (z.b. Anweisung zum maschinellen Ausdrucken von Proforma-Rechnungen oder zum Unterdrücken von Daten und Speicherinhalten) Z-Bon 10 Jahre Aufbewahrungspflicht: beachte Thermopapier!

15 Begriffsdefinition X- & Z-Abschlag X-Bon Zwischenabruf des jeweiligen Speichers (Finanzen, Artikel,...) ohne Daten zu löschen Keine Nummer Ersetzt nicht den Z-Bericht Z-Bon Abfrage der gespeicherten Daten (Umsätze, WG,... ) mit anschließender Löschung des jeweiligen Speichers Enthält fortlaufende Nummer Enthält: Name, Brutto-, Nettoumsatz, Z-Zähler, Datum/Zeit, Zahlwege und Storno-, Retourebuchungen >>> Der Z-Bon ist zwingend aufzubewahren!

16 Digitale Betriebsprüfung Mit dem Steuersenkungsgesetz (StSenkG) vom (BStBl. Teil I Seite 1428, 1455) wurde der Datenzugriff für alle Außenprüfungen, die nach dem beginnen ( 19 b EGAO) eingeführt. Im Hinblick auf eine effiziente Prüfung wird damit der Finanzverwaltung das Recht eingeräumt, für alle nach dem beginnenden Außenprüfungen auf die Datenbestände buchführungspflichtiger Unternehmen digital zuzugreifen.

17 Digitale Betriebsprüfung - Zugriffsmöglichkeiten der Finanzverwaltung - Formen des Datenzugriffs: Unmittelbarer Datenzugriff Mittelbarer Datenzugriff Datenträgerüberlassung (Z1) (Z2) (Z3) Alle 3 Zugriffsarten müssen über 10 Jahre gewährleistet werden. Der unmittelbare Zugriff am System des Steuerpflichtigen kann nur umgangen werden, wenn ein Archivsystem vorliegt, das die gleichen Auswertungsmöglichkeiten bietet wie das Produktivsystem.

18 Digitale Betriebsprüfung 147 Abs. 6 AO (Ordnungsvorschrift für Buchführung und Aufzeichnung) (1) Sind Unterlagen nach Abs. 1 mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt worden, hat die Finanzbehörde im Rahmen einer Außenprüfung das Recht, Einsicht in die gespeicherten Daten zu nehmen und das Datenverarbeitungssystem zur Prüfung dieser Unterlagen zu nutzen (Z1). (2) Sie kann im Rahmen einer Außenprüfung auch verlangen, dass die Daten nach ihren Vorgaben maschinell ausgewertet (Z2) oder ihr die gespeicherten Unterlagen und Aufzeichnungen auf einem maschinell verwertbaren Datenträger (Z3) zur Verfügung gestellt werden. (3) Die Kosten trägt der Steuerpflichtige.

19 Digitale Betriebsprüfung Umsetzung des Datenzugriffs seitens der Finanzverwaltung Die Ausgestaltung des Datenzugriffs weicht in den Ländern stark ab. Einheitlich sind die Bestrebungen aller Ministerien und OFD, den Datenzugriff umzusetzen (Anwendung des Gesetzes). Der Umsetzungsstand in den Ländern beträgt in Abhängigkeit der Größenklasse zwischen 30-80% der abgeschlossenen Prüfungsfälle. Bei sehr kleinen Betrieben ist die Umsetzung relativ gering. Im Bereich der Konzernprüfung wird in nahezu allen Fällen ein Datenzugriff, in der Regel Z1, realisiert.

20 Digitale Betriebsprüfung Was und wie lange gespeichert wird, hängt vom Kassentyp ab. Im Wesentlichen sind zwei Typen zu unterscheiden. E-Prom-Kassensystem EDV-Kassensystem (Festplatte) Die Finanzverwaltung kann die digitalen Daten mittels des Programms Idea auswerten.

21 Digitale Betriebsprüfung - IDEA (DATEV-ACL-Tool) - IDEA ist ein Programm, mit dessen Hilfe Wirtschaftsprüfer, Revisoren und Controller Datensätze unterschiedlichster Art und Herkunft einfach und konsistent selektieren, analysieren und aufbereiten können. Es sind komplexe Analysen von Daten, Analysen spezieller Bereiche und viele weitere Funktionen unter Windows auszuführen. Das Programm wurde für die kanadische Regierung entwickelt, später von Wirtschaftsprüfern und der kanadischen Verwaltung eingesetzt.

22 Digitale Betriebsprüfung - IDEA Wesentliche Programmfunktionen - Analyse von Daten (vergleichende Statistiken, Profile, Analyse von Mehrfachbelegungen, Summierungen, Altersstrukturanalyse usw.) Suchen von Ausnahmen und Auffälligkeiten (mit Hilfe von ca. 80 Funktionen, arithmetischen Operatoren, Text- und Datumskriterien) Lückenanalysen eines Bereichs (z.b. Suche nach doppelten Einträgen) Erstellen von Pivot-Tabellen oder von multidimensionalen Analysen Automatische Generierung von komplett dokumentierten Historien der Analysen

23 Digitale Betriebsprüfung - IDEA Import von verschiedenen Dateien - ASCII fixe Länge ASCII delimited (=Comma Separated Value) EBCDIC fixe Länge dbase, Excel, Access, Lotus SAP/AIS Importdatei Format Sonstige Datenbankformate Druckdateien

24 Digitale Betriebsprüfung - IDEA zwei der wichtigsten Prüfverfahren - BENFORDS LAW Der Physiker Frank Benford stellte 1920 die Hypothese auf, dass es in der Welt mehr Zahlen mit niedriger Anfangsziffer gibt als solche mit einer hohen ersten Ziffer (Betrachtung der relativen Häufigkeit bestimmter Anfangsziffern). Ziffer Häufigkeit 1 30,10 % 2 17,60 % 3 12,46 % 4 9,69 % 5 7,91 % 6 6,69 % 7 5,79 % 8 5,11 % 9 4,57 %

25 Digitale Betriebsprüfung - IDEA zwei der wichtigsten Prüfverfahren - CHI-QUADRAT-TEST Karl Pearson ( ) entwickelte im Jahr 1900 den Chi-Quadrat- Anpassungstest. Er gehört zu den Signifikanztests und wird zur Überprüfung einer statistischen Hypothese über eine unbekannte Häufigkeitsverteilung eingesetzt. Im Gegensatz zu Benfords Law untersucht der Chi-Quadrat-Test nicht die Erstziffernverteilung, sondern soweit auswertbar und sinnvoll die Verteilung der letzten und vorletzten Ziffern vor dem Komma sowie die Verteilung der ersten und zweiten Nachkommastellen.

26 Digitale Betriebsprüfung - IDEA zwei der wichtigsten Prüfverfahren - CHI-QUADRAT-TEST In einer endlichen Zahlenmenge mit tatsächlich unbekannter Verteilung (Grundgesamtheit) wird angenommen, dass die Endziffern 0 bis 9 gleich häufig auftreten (Nullhypothese). Kleinere, zufällige Abweichungen einer Stichprobe werden nicht erheblich sein. Erhebliche Abweichungen rechtfertigen die Annahme, dass besondere Umstände vorliegen.

27 Digitale Betriebsprüfung - IDEA zwei der wichtigsten Prüfverfahren - CHI-QUADRAT-TEST Der CHI-Test drückt sein Ergebnis anhand eines sogenannten Chi-Test-Wertes aus. Dieser ermittelt sich aus: Der Differenz der erwarteten und der tatsächlichen Häufigkeit der einzelnen Zahlen Die Abweichungen werden quadriert und die Summe der Quadrate durch die erwartete Verteilung je Ziffer geteilt.

28 Digitale Betriebsprüfung - IDEA zwei der wichtigsten Prüfverfahren - CHI-QUADRAT-TEST Liegt das Ergebnis des Tests zwischen 20 und 30, kann eine zufällige Abweichung von der Regelverteilung mit einer sehr hohen Wahrscheinlichkeit ausgeschlossen werden. Überschreitet der Chi-Test-Wert 30, sollte mit einer fast 100%-igen Wahrscheinlichkeit eine systematische Manipulation der Zahlen vorliegen.

29 Digitale Betriebsprüfung - IDEA zwei der wichtigsten Prüfverfahren - CHI-QUADRAT-TEST Allerdings kann die Aussagekraft von Wahrscheinlichkeitsüberprüfungen begrenzt sein. Insbesondere dann, wenn beispielsweise bei Einzelhändlern häufig die Preise mit einer 9, einer 0 oder einer 5 bei den Euro- oder Centbeträgen enden. Auch fordert die Berechnung eine relativ hohe Anzahl von Werten, um den Wahrscheinlichkeitsgrad des Ergebnisses zu erhöhen.

30 Digitale Betriebsprüfung - IDEA zwei der wichtigsten Prüfverfahren - CHI-QUADRAT-TEST Auf das Ergebnis eines Chi-Quadrat-Tests alleine kann deshalb beispielsweise eine Zuschätzung nicht gestützt werden. Der Test liefert insoweit lediglich Anhaltspunkte für eine mögliche Fehlerhaftigkeit von Aufzeichnungen bzw. Erfassung von Zahlen. Hierzu bietet sich ggf. eine weitere Analyse nach Benfords Law an, um dann ggf. bei ebenfalls vorhandenen Normabweichungen eine Begründung für entsprechende Überprüfungen (z.b. Nachkalkulation) zu erhalten.

31 Digitale Betriebsprüfung - IDEA zwei der wichtigsten Prüfverfahren - CHI-QUADRAT-TEST Der Chi-Quadrat-Test bietet bei Geltendmachung des Datenzugriffsrechts einen schnellen Einstieg, die formelle Ordnungsmäßigkeit der Buchführung zu hinterfragen Signifikante Ergebnisse können in Verbindung mit anderen mathematisch statistischen Verfahren (z.b. Benfords Law) und weiteren Verprobungsmethoden (Kalkulation, Zeitreihenvergleich, Geldverkehrsrechnung) die Voraussetzungen für eine Zuschätzung schaffen. Das FG Münster hat in mehreren Entscheidungen die Zulässigkeit des Chi-Quadrat-Tests mit der Einschränkung bestätigt, dass allein die Ergebnisse des Chi-Quadrat-Tests noch keine Zuschätzung rechtfertigen.

32 Digitale Betriebsprüfung - Weitere Prüfungsmethoden - Zeitreihenvergleich Umsatz/Wareneinkauf Überprüfung der Validität von Daten: Bsp.: Schönes Wetter / Umsatzanstieg bei Eisdielen.

33 Prävention - Was kann zur Risikominimierung getan werden? - Erfüllung der formellen und materiellen Anforderungen an die Buchhaltung Erfüllung der Aufbewahrungspflichten bzgl. der digitalen Daten und Belege Überprüfung der Daten z.b. auf Benfords Law und Chi-Quadrat z.b. mit DATEV- ACL-Tool (Steuerberater) Handlungsempfehlungen befolgen: z.b. Kassenberichte, Zählprotokoll

34 Abschließende Bemerkungen UND JETZT?

35 Wird schon nicht so schlimm werden, weil

36 es gibt doch so viele schöne Gegenargumente!

37 Hier sind die beliebtesten Argumente Mein Steuerberater hat mich darauf noch nie angesprochen. Das wurde früher bei einer BP noch nie beanstandet. Die können mich erst für die Zukunft dazu verpflichten. Das erkläre ich dem Prüfer dann schon.

38 Es gibt noch mehr gute Argumente: Damit gehe ich notfalls bis zum höchsten Gerichtshof. Wenn die mir so kommen, dann mach ich den Laden halt zu. Dann haben wir halt noch ein paar Arbeitslose mehr. Ich bin doch einer kleiner Fisch, da gibt es doch ganz andere.

39 Machen Sie doch die Nagelprobe, wie gut die guten Argumente wirklich sind: Wenden Sie Ihre Argumente einfach auf einen anderen, strafbewehrten Sachverhalt, z. B. Trunkenheit im Straßenverkehr an. Wenn Sie sich sicher sind, dass Ihr Argument den Polizisten überzeugen würde, der bei Ihnen gerade eine Alkoholkonzentration von 1,2 Promille festgestellt hat, greift Ihr Argument auch beim Betriebsprüfer bzw. beim Richter des Finanzgerichtes. Für den Fall, dass Sie nicht sicher sind, dass der Polizist sich von diesem Argument überzeugen lässt, sollten Sie sich ein besseres überlegen!