Management Information Design DAMIT BERICHTE ETWAS BERICHTEN Rolf Hichert

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1 Management Information Design DAMIT BERICHTE ETWAS BERICHTEN Rolf Hichert HICHERT+PARTNER AG,

2 Inhaltsverzeichnis Zum Thema MANAGEMENTBERICHTE UND PRÄSENTATIONEN FORMEN DER GESCHÄFTSKOMMUNIKATION Managementberichte PRÄSENTATIONEN regeln für BERICHTE UND PRÄSENTATIONEN: 'success' say botschaft verfassen unify inhalt VEREINHEITLICHEN condense information verdichten CHECK RICHTIGKEIT VERLANGEN ENABLE Konzept umsetzen Simplify darstellung vereinfachen structure strukturen verdeutlichen OBJEKTE VON BERICHTEN UND PRÄSENTATIONEN Diagramme TABELLEN TEXTE GRAFIKEN Andere objekte 7 anwendungsbeispiele 9 9 Literatur Kontakt

3 Zum Thema Managementberichte und Geschäftspräsentationen sind neben persönlichen Gesprächen wichtige Medien für die Vermittlung der von Führungskräften gewünschten Informationen. Wenn aber einerseits viele Berichtsersteller beklagen, dass ihre Berichte nicht die gewünschte Aufmerksamkeit erlangen, und andererseits viele Berichtsempfänger sagen, dass sie die erhaltenen Berichte gar nicht lesen, sollte dies Besorgnis auslösen. Ähnliches kann man bei Geschäftspräsentationen beklagen. Die heute leider häufig gleichzusetzen sind mit: Ich zeige Euch meine PowerPoints.... Dies bedeutet, dass im Hintergrund des Präsentierenden eine Art Film abläuft, in dem mehr oder weniger synchron zum Vortrag Auflistungen, Texte und nicht immer sprechende Bilder gezeigt werden. Bei dieser PowerPoint-Kultur sind die Zuhörer meistens froh, wenn die Vortragenden ankündigen, dass sie nun zum Schluss kämen. Zugaben gibt es hier selten, und in der PowerPoint-Kultur bedankt sich nicht das Publikum für das Gelernte, sondern der Referent bedankt sich bezeichnenderweise für die Aufmerksamkeit... Folgende Ansätze können zu Verbesserungen an diesem wenig erfreulichen Zustand führen: +Antworten: Berichtsersteller und Präsentierende sollten die Fragen ihrer Leser oder Zuhörer kennen. Wenn die Geschäftsführung sagen würde, was sie interessiert, würden wir das schon beantworten, wird häufig geäußert. Berichte und Präsentationen sollten Antworten sein auf die von den Empfängern gestellten Fragen sie werden kaum erfolgreich sein, wenn diese Fragen nicht bekannt sind. +Botschaften: Berichte sollten eine Sachlage darlegen, erklären und möglicherweise sogar Empfehlungen aussprechen. Präsentationen sind dann erfolgreich, wenn die Vortragenden mit der Präsentation ihr Ziel erreicht haben nämlich die von ihnen gewünschten nächsten Schritte nach der Präsentation. +Regeln: Berichte und Präsentationen sollten Regeln wie eine einheitliche Notation, hohe Informationsdichte und klare Botschaften befolgen. Vor diesem Hintergrund wird auf die beiden hier behandelten Formen der Geschäftskommunikation Managementberichte und Präsentationen näher eingegangen, und es werden deren inhaltliche Objekte, Diagramme, Tabellen und Texte diskutiert. Es werden allgemeine Empfehlungen ausgesprochen, die sich in der Praxis bewährt haben. Rolf Hichert

4 MANAGEMENTBERICHTE UND PRÄSENTATIONEN Erfahrungen aus drei Jahren Inhouse-Seminaren Nachfolgend soll in Stichworten auf praktische Erfahrungen im Zusammenhang mit der Erstellung von Managementberichten und Präsentationen eingegangen werden, gegliedert nach () schriftlicher und () mündlicher Kommunikation, () Kommunikationsregeln und () Werkeuge. SCHRIFTLICHE KOMMUNIKATION Bei der schriftlichen Informationsvermittlung lassen sich formelle und informelle Ausprägungen unterscheiden.. Formelle schriftliche Kommunikation Als formelle schriftliche Kommunikation sollen hier Berichte mit vorgegebener und wiederholt angewendeter Struktur wie + Geschäftsberichte (Annual Reports, Quarterly Reports) + Monatsberichte, Quartalsberichte + Projektberichte, Projektstatusberichte + Entscheidungsvorlagen, Tischvorlagen + Protokolle + Berichte in Webportalen, Intranet verstanden werden. Interne Berichte an Führungskräfte werden hier als Managementberichte bezeichnet. Die klassische Form der Papierberichte besteht auch heute noch in unveränderter Form, wird aber in vielen Bereichen zunehmend durch elektronische Medien ersetzt. Der Erstellung von formellen Berichten wird oft großer Aufwand gewidmet, da sie meistens nicht nur Informations-, sondern auch Dokumentationscharakter haben. Typische Managementberichte haben einen Umfang von bis 0 A-Seiten, es gibt aber auch Berichte mit 00 und mehr Seiten. Eine besonders negative Entwicklung sind die so genannten PowerPoint-Berichte, bei denen einige Seiten PowerPoint ausgedruckt und geheftet werden: Geringe Informationsdichte, keine vollständigen Sätze, Auflistungen (Bullets) statt Argumentationen und Rauschen durch falsch verstandenes Corporate Design führen zu schlechten Ergebnissen.. Informelle schriftliche Kommunikation Als informelle schriftliche Kommunikation sollen hier Schriftstücke verstanden werden, die aus der Situation heraus (ad hoc) geschrieben werden. Sie unterliegen weniger den formellen Regelungen wie dies bei den oben genannten Managementberichten der Fall ist. Hierzu kann man Ausprägungen wie + s + Memos + Notizen + Posts in Web-Portalen und Intranet zählen. Vielfach werden formelle Berichte an informelle Schriftstücke angehängt: Als Papieranhang zu einem Memo oder als pdf-datei zu einer -Nachricht. Informellen Schriftstücken wird im Einzelfall weitaus weniger Aufmerksamkeit als den formellen Berichten gewidmet, der dafür insgesamt benötigte Zeitaufwand ist infolge ihrer großen Anzahl aber mindestens gleich groß wie bei den formellen Berichten. Dieses Thema wird hier nur am Rande behandelt. MÜNDLICHE KOMMUNIKATION Mündliche Informationsvermittlung kann man in ähnlicher Weise wie oben in eine formelle und in eine informelle Art einteilen: Präsentationen und Gespräche.. Formelle mündliche Kommunikation (Präsentationen) Als formelle mündliche Kommunikation sollen hier Präsentationen verstanden werden, die sich dadurch auszeichnen, dass sich die Vortragenden eine gewisse Zeit vorbereitet haben, ein meist größeres Publikum anwesend ist und Unterbrechungen nur durch Zwischenfragen entstehen. Typische Präsentationen in diesem Sinne betreffen Situationen wie + Stand und geplante Entwicklungen bei Projekten + Vorstellung und Interpretation aktueller Finanzzahlen + Vortrag des Managements zur Geschäftslage + Entscheidungsvorbereitung für große Investitionen + Monatliche Zusammenfassung des Controllers + Schulungen Der klassische Vortrag allenfalls unterstützt durch Tageslichtprojektor, Tafelanschrieb und Flipcharts ist heute in fast allen Fällen durch so genannte Powerpoint-Präsentationen ersetzt worden: Hier läuft hinter den Referenten eine Art Film ab, bei dem die Referenten die einzelnen Bilder erklären. Es sollte aber nicht so sein, dass die Referenten ihre Bilder erkären, sondern die Bilder sollten helfen, die Referenten besser zu verstehen. Es ist in der PowerPoint-Kultur häufig nicht so, dass ein Bild mehr als tausend Worte sagt, sondern es werden viele Worte benutzt, um ein Bild zu erklären. Ich will hier nicht die vielen sinnvollen Produkteigenschaften von PowerPoint kritisieren, sondern die ungeschickte praktische Nutzung dieses Werkzeugs. Eine leider weit verbreitete Praxis ist es, dass die an der Leinwand gezeigten Schaubilder in gleicher Form auch als Tischvorlage verteilt werden: Dadurch wird die Textlastigkeit bei den an der Wand gezeigten Schaubildern oft zu groß, gleichzeitig sind die Texte für das spätere Nachvollziehen des Gesagten zu knapp, weil keine vollständigen Sätze vorhanden sind.. Informelle mündliche Kommunikation (Gespräche) Als informelle mündliche Kommunikation sollen hier alle Formen von Gesprächen mit ad-hoc-charakter verstanden werden. Hierzu gehören vor allem + Telefonate (aktiv, passiv) + Allgemeine Fachgespräche + Diskussionsbeiträge in Gesprächsrunden Dieses Thema wird hier nicht weiter behandelt.

5 MANAGEMENTBERICHTE UND PRÄSENTATIONEN KOMMUNIKATIONSREGELN Es ist für eine erfolgreiche Geschäftskommunikation in Form von Berichten und Präsentationen hilfreich, wenn die folgende grundlegenden Regeln befolgt werden.. Botschaft im Mittelpunkt Wenn man nicht sagt, was man zu sagen hat, wird man auch nicht verstanden. Diese scheinbar selbstverständliche Regel wird in der praktischen Geschäftskommunikation oft vernachlässigt. Hierzu gehören folgende Aspekte: + Die Botschaft sollte die Antwort sein auf die von den Lesenden oder Zuhörenden gestellten Fragen. Deshalb müssen die Berichtenden wissen, was die Leser oder Zuhörer brennend interessiert. + Jedes Schaubild erhält nicht nur einen Titel, sondern auch eine Botschaft in Form eines Aussagesatzes. + Jede Textpassage beginnt mit einer Zusammenfassung der Botschaft, nämlich der wichtigsten Aussage oder der wichtigsten Erkenntnis. + Jeder Bericht beginnt mit einer Zusammenfassung der Empfehlungen, Entscheidungsvorlagen oder wichtigsten Erkenntnissen. + Auch eine umfangreichere Präsentation sollte sich in einem Satz zusammen fassen lassen. + Botschaften sind immer ganze Sätze, sie können Feststellungen, Erklärungen, Warnungen oder Empfehlungen sein. Diese erste Regel ist besonders wichtig: Berichte sollten etwas zu berichten haben, sonst sollte man sie als Datenauswertung, Statistik oder Zahlenübersicht bezeichnen.. Notation und Bedeutung Die Informationsaufnahme beim Hören und Lesen kann deutlich beschleunigt und erleichtert werden, wenn eine einheitliche Notation wie bei Landkarten, Notenblättern oder technischen Zeichnungen verwendet wird. Jedes Berichtsobjekt und das gilt nicht nur für Diagramme sollte mit einer einheitlichen Bedeutung verwendet werden. Dies betrifft nicht nur Farben und Formen, sondern auch Schriften, Rahmen, Ränder, Hintergründe, Symbole usw. Hierzu gehören folgende Empfehlungen: + Farben vermitteln starke visuelle Eindrücke, sie dürfen aber nur dann eingesetzt werden, wenn sie im Einzelfall eine klare Bedeutung haben. Wenn Farben auch für dekorative Zwecke verwendet werden, wird dadurch ihre Wirksamkeit deutlich reduziert. + Für Formen, Muster, Ränder, Schriften, Absätze und ähnliche typische Stilelemente gilt die Regel, was gleich aussieht, auch die gleiche Bedeutung haben sollte. Umgekehrt sollte all das, was die gleiche Bedeutung hat, auch gleich aussehen. + Eine einheitliche Notation sollte möglichst in den Berichtsobjekten Text, Tabellen und Diagramme in ähnlicher Weise verwendet werden: Das heisst, dass beispielsweise ein abgerundeter Rahmen bei den Diagrammen wie auch bei den Tabellen und Textpassagen die gleiche Bedeutung hat.. Informationsdichte für besseres Verständnis Darstellungen wie Diagramme und Bilder sind besser zu verstehen, wenn sie in hoher Informationsdichte präsentiert werden; aber selbstverständlich müssen sie auch dann noch gut erkennbar und lesbar bleiben. Es ist nicht richtig, dass man komplexe Dinge besser versteht, wenn sie in stark vereinfachter Form was meistens mit geringer Informationsdichte einhergeht dargestellt werden. Hierzu gehören folgende Empfehlungen: + Auf viele der heute in Berichten und Präsentationen verwendeten Business Charts kann verzichtet werden, weil sie nur Banalitäten dekorieren (Beispiel: Der Hinweis, man hätte beim Umsatz einen Exportanteil von x Prozent muss nicht durch ein Kreisdiagramm visualisiert werden). + Wenn auf einem Bild dagegen hunderte von Zahlen visualisiert werden, wenn es Tatbestände in zwei und mehr Dimensionen aufzeigt, wenn es Erklärungen oder Beweise zeigt dann ist ein Bild richtig eingesetzt. + Bilder sind dafür da, komplexe Tatbestände zu vermitteln, die man nicht ohne weiteres durch Hören oder Lesen verstehen kann. + Vor allem bei den typischen PowerPoint-Schaubildern liegt oft eine geringe Informationsdichte vor (wenn man einmal von den Textschaubildern und Tabellen absieht, die aber in Präsentationen möglichst nicht verwendet werden sollten). Es ist teilweise möglich, den Informationsgehalt von zehn oder mehr Power- Point-Bildern auf einer einzigen A-Seite Fließtext zusammen zu fassen. + Falsch verstandenes Corporate Design verhindert häufig eine hohe Informationsdichte, weil ein großer Teil der zur Verfügung stehenden Druck- oder Präsentationsfläche für redundante und dekorative Darstellungen verwendet wird, wozu auch ein übergroßes Logo zählt. KOMMUnikationsWERKZEUGE Bei der Geschäftskommunikation insbesondere bei den Berichten werden heute unterschiedliche Werkzeuge eingesetzt, auf deren Vor- und Nachteile kurz eingegangen werden soll. Hierbei soll der Fokus nicht bei der Datenextraktion und -aufbereitung liegen, sondern bei der visuellen Gestaltung der Ergebnisse.. Excel Microsoft Excel ist heute das Standardwerkzeug im Berichtswesen, mit dem intensiv und mit dem fast überall gearbeitet wird. Sowohl bei der Verarbeitung der Daten in Tabellen- als auch Diagrammform hat Excel eine sehr große praktische Bedeutung. + Excel sollte bei umfangreichen Managementberichten möglichst nicht für die Datenhaltung, sondern nur als Oberflächen- und Schnittstellenwerkzeug verwendet werden. + Mit Hilfe von fertig anwendbaren Templates für Diagramme, Tabellen und vollständige Berichtseiten ist es möglich, eine einheitliche Notation durchzusetzen.

6 MANAGEMENTBERICHTE UND PRÄSENTATIONEN + Excel ist bei vielen Business Intelligence- und Data-Warehouse- Anwendungen das Frontend erster Wahl.. PowerPoint Microsoft PowerPoint ist das bei Präsentationen verwendete Standardwerkzeug. Vielfach wird die eigentliche Präsentation (Vortrag) mit den dabei verwendeten PowerPoint-Schaubildern gleich gesetzt, was natürlich Unfug ist: Der Vortrag soll dazu dienen, durch die Fachkompetenz, das Ansehen und die Glaubwürdigkeit der Referierenden die gewünschten Veränderungen durchzusetzen. Die gezeigten Schaubilder ( PowerPoints ) können nie die Referierenden ersetzen, sie können allenfalls bei komplexen und verbal nicht einfach zu kommunizierenden Themen eine visuelle Hilfestellung bieten. + Wenn das Produkt PowerPoint als Träger für Bilder oder Filme eingesetzt wird, ist dagegen nichts einzuwenden. Wenn aber der Vortrag darin besteht, dass PowerPoint-Bilder nacheinander vorgelesen oder erklärt werden, PowerPoint sozusagen als öffentlicher Spickzettel verwendet wird, dann ist dies für die Zuhörenden eine Zumutung, und man muss dies als lästige PowerPoint-Kultur bezeichnen. + Vielfach bestehen die Tischvorlagen (Handouts) aus Kopien der Schaubilder, die die Referierenden an der Leinwand zeigen. Dies führt zu den oben genannten Problemen: zu viel Text an der Leinwand, zu wenig Text, um die Tischvorlagen ohne Vortrag zu verstehen. + Es ist zweckmäßig, bei sich wiederholenden Präsentationen mit gleicher Struktur aber verändertem Datenmaterial, möglichst alle Inhalte in Excel zu pflegen und lediglich diese Excel-Tabellen oder -Diagramme mit den einzelnen Powerpoint-Bildern zu verknüpfen. (Bei Anwendung einiger Tricks kann man fast alle PowerPoint-Darstellungen mit Hilfe von Excel realisieren.) Bissantz, Cubeware oder Business Objects, Berichtssysteme wie Crystal Report und Content Management-Systeme wie ez-publish. Auf diese Kommunikationswerkzeuge wird hier nur am Rande eingegangen. Viele der nachfolgend gezeigten Schaubilder nicht nur diejenigen mit Zahlendarstellungen wurden mit Hilfe von Excel erstellt und dann mit PowerPoint verknüpft. Einige davon können bei excel.hichert.com herunter geladen werden.. Word Microsoft Word ist das Standardwerkzeug bei schriftlichen Berichten. MS-Word ist sehr weit verbreitet und bietet alle für Managementberichte benötigte Funktionen. MS-Word (oder ein anderes Textverarbeitungssystem) ist das geeignete Werkzeug zur Berichterstellung, denn Berichte sollten in erster Linie aus Text bestehen. + Leider werden zunehmend schriftliche Berichte auch mit PowerPoint erstellt, was zu voluminösen Dokumenten führt (ganz zu schweigen von der fehlenden Übersicht, unvollständigen Sätzen und vieler Auflistungen). + Die Verknüpfung von Excel-Tabellen und -Diagrammen sowie PowerPoint-Bildern mit Word ist bei neueren Versionen recht stabil und bietet brauchbare Integrationsmöglichkeiten.. Spezialwerkzeuge Als Spezialwerkzeuge sollen alle Produkte bezeichnet werden, die speziell für das Berichtswesen entwickelt wurde. Hierzu zählen BI- Werkzeuge oder Management-Informationssysteme wie Cognos,

7 FORMEN DER GESCHÄFTSKOMMUNIKATION 7 Die hier diskutierten Kommunikationsformen sind vor allem Managementberichte und Geschäftspräsentationen, aber die genannten Empfehlungen sind auch für andere Kommunikationsformen wie , Sitzungsprotokolle, Angebote oder Entscheidungsvorlagen anwendbar. Managementberichte sind schriftliche Dokumente, im Idealfall in A-Hochformat. Der Text wird wie in einem Fachbuch bei Bedarf von Tabellen, Diagrammen und Grafiken unterbrochen. Diese Berichtsobjekte haben einen verständlichen Titel und möglichst eine klare Botschaft, sie sind durchnummeriert und werden einzeln im Text erwähnt. Heute werden vielfach Datensammlungen in Form von Tabellen und Diagrammen oftmals in PowerPoint-Format und den bereits erwähnten PowerPoint-Nachteilen bereits als Managementberichte bezeichnet. Ein Bericht sollte aber etwas berichten, und dies ist in der Regel nur mit ganzen Sätzen möglich. Auflistungen, Tabellen und Diagramme allein sind dafür nicht ausreichend. Geschäftspräsentationen Formelle Vorträge mit dem Ziel, bestimmte fachliche Inhalte zu vermitteln, Entscheidungen vorzubereiten oder auch Produktvorteile darzulegen, sollen als Geschäftspräsentationen bezeichnet werden. Wenn es erforderlich ist, kann eine derartige Präsentation durch das Zeigen von Schaubildern (meistens in Form von PowerPoint, aber auch Exponate oder Flipchart- Blätter sind hier anwendbar) unterstützt werden. Wichtig bei einer Präsentation ist die klare Botschaft der Referierenden und ihr Ziel, dass nach der Präsentation auch etwas passiert. Dies kann beispielsweise ein Kaufentscheid, eine Einstellungsänderung der Zuhörenden oder eine Projektfreigabe sein. Viele PowerPoint-Präsentationen werden diesen Anforderungen nicht gerecht. Um es überspitzt zu sagen: Die Einstellung ich zeige Euch meine meine Bilder führt in der Regel nicht zu einer erfolgreichen Präsentation. Viele Unternehmen wären gut beraten, wenn sie die Unkultur von PowerPoint-Präsentationen zugunsten gut strukturierter und klar formulierter Berichte eindämmen würden. Statistiken, Datenaufbereitungen Neben den (schriftlichen) Managementberichten und den (mündlichen) Präsentationen ist bei der heutigen Geschäftskommunikation noch eine dritte Form zu unterscheiden, die hier als Statistik oder Datenaufbereitung bezeichnet werden soll. Im Gegensatz zu Managementberichten und Präsentationen geht es hier nicht darum, gewisse Botschaften an Zielgruppen zu vermitteln. Es handelt sich bei diesen Statistiken um einzelne Analysen in Tabellen- oder Diagrammform sowie um allgemeine Datenzusammenstellungen in tabellarischer oder grafischer Art ohne eine spezielle Botschaft, meistens auch ohne erklärenden Text oder Interpretation. Diese Statistiken sind strukturierte Datensammlungen mit dem Ziel, bestimmte Fragestellungen zu beantworten. Während gute Managementberichte und Präsentationen die Leser und Zuhörer gezielt ansprechen, verlangen diese Statistiken die aktive Mitarbeit der Leser, die sich selbstständig durch das angebotene Datenmaterial arbeiten müssen. Formen der Geschäftskommunikation Managementberichte Berichte sollen etwas berichten Managementberichte sind von Fachkräften erstellte schriftliche Zusammenfassungen meist quantitativer Daten in vorgegebener Struktur beispielsweise Geschäftsberichte, Monatsberichte und Projektberichte. Folgende Aspekte sind hier von besonderer Bedeutung: +Gliederung: Eine übersichtliche Gliederung eines Managementberichts ist entscheidend für das Verständnis. Wenn ein Bericht schwer verständlich ist, so liegt es häufiger an einer unübersichtlichen Gliederung als am vielfach bemängelten zu großen Umfang. +Seitentypen: Bei einem übersichtlichen Berichtskonzept werden vorgegebene Seitentypen unterschieden, auf denen die unten genannten Berichtsobjekte in standardisierter Form angeordnet sind. Neben den Seitenypen mit fachlichem Inhalt gibt es weitere Seitentypen wie Titelblatt, Inhaltsverzeichnis und Zusammenfassung (Management Summary). +Berichtsobjekte: Die wichtigsten Objekte von Managementberichten sind Texte, Diagramme und Tabellen. Daneben gibt es auch Grafiken, Landkarten und Fotos. Aber auch andere Objekte wie Seitenzahlen, Raster und Symbole sind zu berücksichtigen.

8 Formen der Geschäftskommunikation PRÄSENTATIONEN Mit Hilfe von Präsentationen sollen Botschaften vermittelt werden 8 Als Präsentation soll die formelle mündliche Kommunikation verstanden werden, die sich dadurch auszeichnet, dass die Vortragenden ihre vorbereitete Botschaft einem meist größeren Publikum vorstellen allenfalls unterbrochen durch Zwischenfragen. Bei typischen Präsentationen wird beispielsweise der aktuelle Projektstand vorgestellt oder die monatliche Geschäftslage erläutert. Auch viele Schulungen und Seminarvorträge sind in diesem Sinne Präsentationen. An einer Präsentation teilzunehmen heisst vor allem Zuhören. Diese Kommunikationsform lebt vor allem vom Vertrauen in die Referierenden, da dem gehörten Wort mehr Vertrauen entgegengebracht wird als dem gelesenen. Viele in der betrieblichen Praxis gehaltenen Präsentationen könnten vermieden werden, wenn die Vortragenden stattdessen richtige Berichte schreiben und verteilen würden. Folgende Aspekte einer Präsentation sollten beachtet werden: +Einleitung: Zur Einleitung einer Präsentation gehören Punkte wie die Darlegung der Ausgangssituation, die Herausarbeitung der Problemstellung und die Nennung der mit Hilfe der Botschaft zu beantwortenden Frage. Die Einleitung dient dazu, die Zuhörer auf die Bedeutung der zu vermittelnden Botschaft vorzubereiten. +Botschaft: Im Mittelpunkt einer Präsentation steht ihre Botschaft: Der Vortrag wird gehalten, um gerade diese Botschaft zu beweisen oder zumindest glaubhaft zu machen. Präsentationen ohne Botschaft sind kaum verständlich. (Der Hinweis...ich muss ja das Management informieren ist in diesem Sinne keine Botschaft, sondern eine Selbstverständlichkeit.) +Storyline: Entscheidend für den Erfolg einer Präsentation ist ihr fachlich-fundierter Inhalt als glaubhafte Antwort auf die beim Publikum bestehende Frage. Hierbei bietet das Prinzip des pyramidalen Denkens von Barbara Minto eine wesentliche Hilfe, um die zu vermittelnde Botschaft zu beweisen oder zumindest plausibel zu machen. +Nächste Schritte: Ziel der Präsentation ist es, dass nach der Präsentation die von den Vortragenden gewünschten nächsten Schritte eingeschlagen werden. +Schaubilder: Ein Bild sagt mehr als tausend Worte ist ein geflügeltes Wort, das leider viele Vortragenden nicht beachten, ganz im Gegenteil: Sie benötigen viele Worte, um ihre Bilder zu erklären. Bilder sollen Dinge zeigen, die durch Worte nicht oder nur sehr schwer auszudrücken sind. Textschaubilder und Auflistungen sollten nicht an die Leinwand geworfen werden, sie gehören als ausformulierter Langtext in die Tischvorlage.

9 FORmeN DeR GeSChÄFTSKOmmuNIKaTION PRÄSeNTaTIONeN PowerPoint 9 Die Herausforderung besteht darin, trotz PowerPoint gute Präsentationen zu halten (Wir veranstalten hierzu ein Tagesseminar mit dem Titel: Haben Sie Powerpoints oder haben Sie etwas zu sagen...) Der unbedachte begleitende Einsatz von PowerPoint-Schaubildern bei einer Präsentation ist ein häufiger Grund für den Misserfolg eines Vortrags: Die Doppelnutzung der Zuhörenden lässt sie den roten Faden und damit die Lust am Zuhören verlieren. Daneben sind der fehlende Spannungsbogen in der Einleitung (Situation, Komplikation, Frage) und eine nicht vorhandene oder nicht erkennbare Storyline weitere Gründe dafür, dass viele Firmen- und Projektpräsentationen schlichtweg langweilig sind. Eine gute Geschäftspräsentation lebt neben dem Content vor allem von der Glaubwürdigkeit der Vortragenden. Eine verständliche Geschichte, glaubhaft vorgetragene Argumente im Rahmen einer durchdachten Pyramide sind sehr wichtig für den Erfolg vor allem bei weniger geübten Referierenden. Ein klares Präsentationskonzept, das vom Inhalt und nicht vom Layout getragen wird, ist der Schlüssel für den Erfolg. Nur so ist es möglich, dass Firmen- oder Produktpräsentationen von einer großen Zahl von Personen eines Unternehmens in einheitlicher und professioneller Der pyramidale Aufbau einer Präsentation ist der Schlüssel für besseres Verständnis Beispiel: Präsentationsaufbau Form vermittelt werden können. Es ist ein Irrtum zu glauben, dass mit den heute vielfach verwendeten mehr vom Corporate Design als vom Inhalt getragenen Unternehmens-Präsentationen (in Form von PowerPoint) ein einheitlicher Firmenauftritt vermittelt werden kann. Wenn hier nämlich die zu erzählende Geschichte unklar bleibt, wenn die gezeigten Schaubilder keine Botschaften vermitteln bzw. die genannten Botschaften nicht unterstützen, so wird der Präsentationserfolg ausschließlich von den einzelnen Vortragenden abhängen: Jeder Vortragende wird das zu den einzelnen Schaubildern erzählen, was ihm dazu einfällt bzw. was er meint berichten zu müssen. Aber gerade dies soll ja durch standardisierte Unternehmens- und Produktpräsentationen vermieden werden. Einziger Ausweg hierbei ist und bleibt ein ausformulierter Langtext, den die Referierenden vorzutragen haben. Zur Vertiefung dieses Abschnitts siehe die Arbeiten von Barbara Minto und Gene Zelazny. Es geht hier um die folgenden Themen: +Einleitung mit Situation, Komplikation und Frage +Storyline mit deduktiver oder induktiver Argumentation + Pyramidaler Aufbau der zu vermittelnden Gedanken +Aussagen, logischer Aufbau +Nächste Schritte Situation: Die Unternehmenssteuerung ist wichtig Komplikation: Die Anforderungen haben sich geändert, und es werden deshalb neue Lösungen benötigt Frage: Wer ist ein geeigneter Partner für die Lösung dieser neuen Anforderungen? ANTWORT SIM ist ein geeigneter Partner für zukunftsweisende Lösungen der Unternehmenssteuerung SIM hat die richtige Softwarelösung SIM hat die geeigneten Service-Konzepte SIM hat viele Kunden und gute Referenzen SIM hat ein gesundes Unternehmen SIM basieren auf modernsten Technologien mit Branchenerfahrung in der gleichen Branche SIM hat rund 00 Mitarbeiter darauf aufbauende Lösungen sind individuell skalierbar mit Projektmanagementerfahrung im gleichen Funktionsbereich SIM hat mehr als tausend Kunden darauf aufbauende Lösungen lassen sich schnell implementieren mit Produkterfahrung internationale Referenzen Der Umsatz in den letzten Quartalen stieg kontinuierlich mit Integrationserfahrung Die Erfolgsaussichten sind sehr gut Logischer Aufbau einer Vertriebspräsentation auf der Basis des Pyramidenprinzips von Barbara Minto (Beispiel) Die Vortragenden sollten sich im Klaren darüber sein, was das Ziel ihrer Präsentation ist es ist das, was die ZuhörerInnen nach der Präsentation tun oder denken sollen. Hier sind sechs Beispiele für denkbare 'nächste Schritte' im Anschluss an die Präsentation genannt: Nächste Schritte +: Wir können bei Ihnen eine kostenlose Demo-Version installieren +: Wir bieten Ihnen ein Vertiefungsgespräch mit Ihrem IT-Leiter und der Geschäftsführung an +: Wir stellen Ihnen ein Angebot zum weiteren Vorgehen zur Verfügung +: Wir senden Ihnen unsere Preisliste +: Wir laden Sie zu unserem Einführungsseminar ein +: Wir nennen Ihnen den geeigneten Partner in Ihrer Nähe

10 REGELN FÜR BERICHTE UND PRÄSENTATIONEN: 'SUCCESS' 0 Erfolgreiche Geschäftskommunikation basiert auf verbindlichen Regeln, hier ist weder Kreativität bei der verbalen Ausdrucksweise noch bei der visuellen Gestaltung gefragt stattdessen geht es um konsequente Standardisierung und Reduzierung auf das Wesentliche. Die folgenden Empfehlungen werden nachfolgend näher erläutert. SAY KLARE BOTSCHAFT VERMITTELN UNIFY EINHEITLICHE NOTATION VERWENDEN CONDENSE HOHE INFORMATIONSDICHTE BIETEN CHECK QUALITÄT SICHERSTELLEN ENABLE KONZEPT UMSETZEN SIMPLIFY DARSTELLUNG VEREINFACHEN STRUCTURE STRTUREN VERDEUTLICHEN say botschaft verfassen Sagen was zu sagen ist Neben der eigentlichen Botschaft werden hier auch deren Hervorhebung in Bild oder Text sowie Titel und Kommentare verstanden: +Botschaft: Die als Satz formulierte Botschaft steht im Mittelpunkt der Geschäftskommunikation. Wenn sie fehlt, wird nichts berichtet, und man könnte auch von einer automatisch herstellbaren Statistik sprechen. Botschaften sollten so formuliert sein, dass mit ihrer Hilfe der dargestellte Inhalt auf seine Richtigkeit hin überprüft werden kann. Banale Feststellungen als Überschriften zu Schaubildern wie Unser Exportanteil beträgt % sind wenig hilfreich. Botschaften sollten möglichst nicht nur Feststellungen, sondern Erklärungen oder auch Empfehlungen sein. +Hervorhebung: Die als Aussagesatz formulierte Botschaften von Diagrammen und Grafiken sollten durch geeignete Hervorhebungen wie Umkreisungen, Trendpfeile oder Unterstreichungen schneller verstanden werden. +Titel: Ein einheitliches Konzept für die Titel von Diagrammen, Tabellen und Texten erleichtert das Verständnis. Titel beinhalten die wiedergegebenen Dimensionen wie die organisatorische Einheit, die Messgröße mit Einheit sowie Zeiträume und Datenarten.

11 say botschaft verfassen Sagen was zu sagen ist Empfehlungen und Erklärungen werden vom kritischen Leser am meisten geschätzt. In der folgenden Tabelle stehen drei Beispiele mit unterschiedlichen Arten von Botschaften: Viele PowerPoint-Botschaften lassen sich zu den Arten A bis E einordnen. Erklärungen (F) und Empfehlungen (G) wären die von den Empfängern am meisten geschätzten Botschaften. Botschaften bei PowerPoint: Beispiel Beispiel Beispiel A Titel Personalkosten Projektphasen Systembausteine B Titel höhere Personalkosten Phase verspätet fehlende Integration C Banal bei den Personalkosten gibt es diverse Kostenarten Das Projekt gliedert sich in Phasen Einige Systembausteine sind nicht integriert D Banal, TREFFENDER Die Peronalkosten unterscheiden wir in drei Kostenarten Das Projekt gliedert sich in vier Phasen Die Systembausteine A und C sind nicht integriert E Feststellung Die Personalkosten übersteigen das Budget um drei Prozent F Erklärung Die Ist-Personalkosten sind drei Prozent höher als budgetiert, weil von CO- eine geringere Lohnsteigerung geplant wurde Phase wurde mit vier Tagen Verzug abgeschlossen Phase wurde mit vier Tagen Verzug abgeschlossen, weil der kalte Januar die Betonarbeiten erschwert hatte Fehlende Integration verursacht Mehrkosten von. Mio. EUR Die fehlende Integration der Bausteine A und C verursacht Mehrkosten von EUR pro Stück aufgrund von Redundanz G Empfehlung Mit der Planänderung vom. März können wir das Personalkostenbudget trotz Lohnsteigerung einhalten Die geplante Kapazitätserweiterung in Phase wird uns ermöglichen, Phase termingerecht zu beginnen Mit zusätzlichem Entwicklungsaufwand von etwa 00 Stunden könnten wir Mehrkosten von EUR pro Stück vermeiden

12 unify inhalt VEREINHEITLICHEN Was gleich aussieht, sollte auch das Gleiche bedeuten und umgekehrt Bei der Gestaltung von Managementberichten und Präsentationen sollten nur dann Regeln des Corporate Design zur Anwendung kommen, wenn sie dem erleichterten Verständnis dienen. Alle dekorativen und nicht-informationstragenden Gestaltungselemente sollten wegfallen. Klare Konventionen in der Darstellung erleichtern das Verständnis, was leicht bei Landkarten, technischen Zeichnungen oder Notenblättern demonstriert werden kann. Gleiche Inhalte sollte gleich dargestellt werden und umgekehrt: Was gleich aussieht, sollte auch gleich sein. Beispielhaft geht es um die Gestaltung folgender Aspekte: +Raster: Ein durchgehendes Rasterkonzept bei Managementberichten und Präsentationsfolien erleichtert die Übersicht. Ärgerlich sind Rasterkonzepte, bei denen für überdimensionierte Logos und zu große Schrifttypen wertvolle Darstellungsfläche verloren geht. +Formen: Ein klar umrissener Vorrat für Formen und Regeln für deren Anordnung in allen Berichtstypen ist dann hilfreich für den Leser, wenn ein Bedeutungskonzept hinterlegt ist. +Farben: Eine der häufigsten Gestaltungssünden liegt darin, dass Farbe ohne Bedeutung eingesetzt wird lediglich aus der Situation heraus, für das gerade betrachtete Diagramm oder die gerade vorliegende Tabelle. Farbe sollte in einem guten Berichtskonzept nie ohne klares und einheitliches Konzept zum Einsatz kommen. +Schriften: Einheitliche Schriftschnitte und -größen sind nicht nur optisch ansprechend, sondern erleichtern das Verständnis. Unterstreichungen sollten für Links vorbehalten sein, fette und kursive Schriften sowie Serifenschriften sollten möglichst vermieden werden. Alle wichtigen Dimensionen wie Periodenarten, Datenarten, Produktbereiche oder Währungen sollten eine sprechende Notation erhalten, damit die Inhalte möglichst schnell verstanden werden. In vielen fachlichen Disziplinen sind verbindliche Notationen eine Selbstverständlichkeit nur im Geschäftsleben ist hier noch nichts in Sicht Bei Geschäftsdiagrammen konnte noch keine Einigkeit über die Bedeutung der verwendeten Stilelemente gefunden werden. Vielfach ist dafür das Verständnis nicht vorhanden, dass dies einer der wichtigsten Gründe für das Nicht-Verstehen der Managementberichte ist. Kreativität und Individualität sind hier falsch am Platz.

13 unify INhalT vereinheitlichen Was gleich aussieht, sollte auch das Gleiche bedeuten und umgekehrt. unify Applications and objects: Similar use of charts, diagrams, tables.. Unify applications: presentations and reports Presentations Reports Title pages Dashboards.. Unify objects: tables e.g. time, deviation, and cross Charts.. Unify objects: charts e.g. time, structure, and specialties Time Specialties Structure. unify components: Measures, dimensions, analyses.. Unify measures: values and volumes, flow and stock.. Unify standard dimensions: time periods e.g. years, months Periods Grid Axes Frames Applications Years Quarters Months Weeks Days Value measures ($) Flow Stock Sales Cash flow Value Flow Profit/sales Stock Profit/capital Volume Flow Price Stock Sales/staff Equity Receivables Days of stock Equity ratio Equity/unit Capital/staff Volume measures (#) Flow Stock Shipment, Employees New products Sales area kwh/sales Area/sales hl/investment Staff/capital Load factor kwh/unit Staff/shipments Staff/machine Q Q Q Q.. Unify standard dimensions: categories e.g. actual, budget. unify elements: Data series, headers, etc... Unify chart elements: data series, axes, and labels Unify title concept Avoid value (y) axes Use axes for meaning Unify title concept Unify column notation Avoid vertical grid lines Highlight sums Alpha Corporation Sales in EUR Place sums here 0 Berlin Use form 8 for meaning 0 Zurich Avoid legends, 8 Vienna label here '0 '07 '08 Switzerland Rest '09.. Unify table elements: headers, columns, and rows Alpha Corporation Sales in EUR Unify page layout: grids, frames, and spaces Write horizonally Direction of time Right-align labels and values Always place sums below Time table Deviation table '09 '0 PY ACT ΔPY Italy Italy Rest Rest Cross table Sales Profit Italy Rest Categories Previous Actual Budget Forecast w/o Colors w/ Colors Forms Applications ACT BUD Unify objects: graphs e.g. org graphs, networks, and maps.. Unify individual dimensions: entities e.g. products, companies.. Unify colors, lines, and fonts Output Products Projects Processes Organization Companies Divisions Accounts Regions Relations.. Unify analyses: accumulations, differences, averages Analyses Difference Time span Year to date Rolling Average First day Last day Sorting Countries Customers Symbol x-y a..b _x ~x Ø.x x. Comparisons PY ACT USA Districts Suppliers Example ACT'0-ACT'09 Feb..Jun'0 _Jun'0 ~Jun'0 Ø'0.Aug'0 Aug.0 Sales.. Unify analyses: comparisons and deviations Locations Partners Application "Year to date" _Jan _Feb _Mar 8 J F M A M Deviations Absolute Percent ΔPY ΔPY% pt Arial 0 pt Times 7 pt Times pt Verdana 0 pt Verdana pt Arial pt Arial pt Arial pt Arial pt Arial pt Arial. unify language: Sentences, words, and characters.. Unify sentences: summaries, contents, and structures + Our market share will grow to five or six percent + Because of three models we are now able to reach + In Finance profit will reach again more than fifteen + Markets: Market share will grow to five or six percent + Products: Three new models will enable us to + Finance: Profit will reach again more than fifteen.. Unify words: define meanings in a glossary USA USA FC BUD ΔBUD ΔFC ΔBUD% ΔFC% Term + Return on investment + Accounts receivable + Profit before tax + Profit & Loss statement + Human Resources + Net sales per capita Abbreviations short ROI AR PBT P&L HR NS/c long Ret. on inv. Acc. receiv. Profit b. tax Prof. & loss st. Human Res. NS per cap. Definition ROI is defined as AR PBT P&L HR NS/c.. Unify characters and symbols: numbers, units, and dates m. kg. 0 sec m kg 0 s tons [kg] sqm US$ t kg m² EUR USD GBP /0/0 II/00 W7-00 0/ Q 00-W7 00-0

14 condense information verdichten Eine hohe Informationsdichte erleichtert das Verständnis Schaubilder und auch komplette Berichte sind dann einfacher zu verstehen, wenn sie eine hohe Informationsdichte aufweisen: Es ist leichter, vier Diagramme auf einer Seite zu analysieren als diese Diagramme auf vier aufeinanderfolgenden Seiten zu betrachten. Je mehr gemeinsam gezeigt wird, desto einfacher werden komplexe Themen verstanden vorausgesetzt, man kann den Sachverhalt noch deutlich genug erkennen. Viele Powerpoint-Konzepte leiden darunter, dass infolge zu geringer Informationsdichte zu viele Seiten gezeigt werden und dadurch die Übersicht verloren geht. +Nichts weglassen: Es sollte möglichst alles gezeigt werden, vor allem auch Extremwerte und Ausreißer. Details erhöhen nicht nur die Glaubwürdigkeit, sondern auch das Verständnis. +Vergleiche zeigen: Der Hauptzweck von Diagrammen ist es, Vergleiche zu zeigen. Je mehr Vergleichsmöglichkeiten möglichst in zwei oder mehr Dimensionen gezeigt werden, desto verständlicher und aussagekräftiger werden die Diagramme. Wenn Diagramme nur eindimensionale Zusammenhänge wie beispielsweise Kreisdiagramme zeigen, so sind die Erkenntnisse trivial. +Ursachen zeigen: Wenn möglich, soll mit Diagrammen eine gewisse Kausalität aufgezeigt werden. Mit Diagrammen soll bewiesen, erklärt und plausibel gemacht und nicht dekoriert werden. +Texte und Beschriftungen integrieren: Wenn möglich, werden Beschriftungen und Hinweise unmittelbar im Diagramm gezeigt, alle Verweise oder Legenden erschweren das Verständnis.

15 CONDeNSe INFORmaTION verdichten Eine hohe Informationsdichte erleichtert das Verständnis a Ein Negativbeispiel mit nicht nur geringer Informationsdichte, sondern auch noch mit viel Rauschen. B Hier ist die Informationsdichte 0 mal so hoch wie bei A. C Nachteile von Kuchen- oder Kreisdiagrammen: Viel Platzbedarf, schlechte Vergleichsmöglichkeiten, schwierig zu verstehen. D Eine Ausnahme sind Mehrfach-Kreisdiagramme wie hier gezeigt: Sie ermöglichen den schnellen Überblick. e Ein Beispiel aus dem Dashboard-Schreckenskeller, siehe schreckenskeller.hichert.com F Ein mit Excel erstelltes Dashboard-Beispiel, siehe excel.hichert.com a B C D e F

16 CheCK RIChTIGKeIT verlangen 'Richtig' sollen sie sein, die in Berichten und Präsentationen vermittelten Inhalte. Hierbei ist bei den Zahlenwerten die Datenqualität in Bezug auf die betriebswirtschaftlichen Messgrößen, ihre Einheit und ihre 'Dimensionen' wie Produkt, Land oder Gesellschaft gemeint. Bei den textlichen Informationen geht es um die Richtigkeit der abgegebenen Erklärungen und der verfassten Botschaften. Präzise und treffende Angaben und Formulierungen werden gefordert, da nur so die Richtigkeit überprüft werden kann... Use correct, complete, current, and relevant data Correct Complete Current Relevant Data should be collected, calculated and condensed without mistakes Data should be exhaustive in relation to the message Data should be as current as possible in order to support the message Data should support the respective message.. Combine tables and charts Jan Feb Mar Apr Berlin Zurich Vienna 8 Berlin Zurich Vienna Jan Feb Mar Apr.. Give presentations without text or bullet slides.. Use proper visualization, do not cut axes Text slide Bullet slide + Explain the arguments, use whiteboards or flipcharts + We look at pictures, but we read or listen to texts Texts belong in handouts, not on the projector screen 0 0 enable KONZePT umsetzen SUCCESS ist mehr als nur eine Verschönerung von Diagrammen und Tabellen. SUCCESS greift in die Kultur der Geschäftskommunikation ein, eine praktische Umsetzung muss daher sorgfältig geplant werden. Sind sich die Betroffenen des Problems bewusst? Kennen sie den Nutzen aus der Anwendung von SUCCESS? Stehen brauchbare Werkzeuge zu Verfügung? Ist das Regelwerk in der Organisation etabliert? Diese Themen müssen im Rahmen eines in einem Projekts geplant und umgesetzt werden. Ohne und benötigen die Unterstützung durch die Geschäftsleitung ist hier keine nachhaltige Veränderung möglich. Problembewusstsein schaffen: Notwendigkeit zur Veränderung erkennen einführung planen: Evolution vs. Revolution System realisieren: Menschen und Software Organisation aufbauen: Unterstützung und Weiterentwicklung.. Plan rollout in defined steps.. Install professional project organization SUCCESS Rollout A Develop notation and layout B Select software C Develop templates D Test reports and presentations E Roll-out concept and tools Project Management: Experienced project leader Steering: Top management support Team: Relevant departments, communications, IT Budget: Software development, training, consulting Schedule: Roll-out plan.. Use prototyping to prove usability Prototype Full application.. Use software to guarantee standardization Software functions Data collection: Facilitate correct acquisition Data presentation: Support clear messages Report layout: Enable uniform concepts Presentation support: Produce slides and handouts

17 SImPlIFy DaRSTelluNG vereinfachen Rauschen vermeiden, Redundanz minimieren 7 Es geht bei der vereinfachten Darstellung darum, vermeidbare Dinge wegzulassen: Information statt Dekoration! Dies kann im wesentlichen durch zwei Ansätze erreicht werden: Rauschen vermeiden und Redundanz minimieren Man kann sagen: Information ist gewissermaßen das, was zwischen Rauschen (unverständlich, unnötig) und Redundanz (doppelt, bekannt) liegt. Vermiedenes Rauschen und möglichst geringe Redundanz in Berichten und Präsentationen kann erheblich zum besseren Verständnis beitragen. +Rauschen vermeiden: Unter Rauschen wird falsch verstandenes Design verstanden, das nicht zur Verständlichkeit beiträgt. Typische Beispiele hierfür sind Pseudo-D, Rahmen, Hintergrundmuster, Schatten und unnötige Farben. Es sollte nichts dargestellt werden, dem keine Bedeutung zukommt. +Redundanz minimieren: Auf ein gewisses Maß an Redundanz kann nicht verzichtet werden, aber unnötige Redundanz erschwert das Verständnis. Ein typisches Beispiel für Redundanz ist die Angabe der Jahreszahl bei allen zwölf Monaten eines Jahres. Wenn der Titel einer Berichtsseite Nettoumsatz in Mio. EUR lautet, so sollten diese Wörter nicht noch einmal auf dieser Seite auftauchen.. Avoid noise: Information instead of decoration.. Avoid D visualization without meaning. minimize redundancy: Focused information.. Avoid redundant terms such as sum, total, and overall Alpha Corporation total Sales sum in EUR Switzerland Rest Grand Total Alpha Corporation Sales in EUR Switzerland Rest Avoid lines, marks, and value axes without meaning.. Avoid redundant text: sentences, words, and characters Account Table CO Account CO7 Account CO7 Account CO8 Account CO899 Account CO9 Account CO97 Accounts CO Avoid colors without meaning.. Avoid redundant axis labels Sales by region 00 Sales by region 00 Region East East Region West West Q Q Q Q Q Q Q Q. simplify content: Less is more.. Simplify elaborate visuals Sales Profit Sales Receivables Profit Cash. Omit distracting details: Concentration on the essentials.. Omit labels for small values Berlin 0 Zurich Vienna Berlin 0 Zurich Vienna Receivables Cash Jan Feb Mar Apr Jan Feb Mar Apr.. Simplify "special and transition effects" in presentations.. Omit long numbers: use digits in charts and tables USD mill. USD Simplify crude lines and forms.. Avoid unnecessary labels

18 SImPlIFy DaRSTelluNG vereinfachen a B C D 8

19 structure strukturen verdeutlichen Strukturieren, Ordnen, Gliedern 9 Berichte und Präsentatioinen werden dann schneller verstanden, wenn bei allen Gliederung und Auflistungen folgende Strukturregeln berücksichtigt werden: + Gleichartige Elemente auflisten + Überschneidungsfreie Gliederungen bilden + Erschöpfende Darstellung zeigen Bei jeder Form der fachlichen Kommunikation sollte der Inhalt im Mittelpunkt stehen, geht es doch darum, Neues, Interessantes und Wichtiges zu vermitteln. Schlechte Qualität und uninteressante Inhalte können auch durch die beste Darstellungsform nicht kompensiert werden. Andererseits wäre es schade, wenn guter und wichtiger Inhalt durch eine schlechte Darstellung vom Empfänger nicht oder falsch verstanden würde. Hier kann die Beachtung folgender Strukturregeln eine wertvolle Hilfe sein: +Gleichartig: Auflistungen und Strukturen sollten auf jeder Ebene gleichartige Elemente enthalten, dies ist beispielsweise bei den Begriffen Umsatz, Kosten, Vertrieb und Ergebnis nicht der Fall. +Überschneidungsfrei: Strukturen sind wenig verständlich, wenn sich ihre Elemente überschneiden wie beispielsweise die drei Gliederungspunkte Projektziele, Projektanforderungen und Projektergebnisse. +Erschöpfend: Erst dann, wenn alle Aspekte eines übergeordneten Themas abgedeckt sind, spricht man von einer erschöpfenden Gliederung. Die Aufteilung von Mitteleuropa nach Deutschland, Österreich, Schweiz und Belgien ist beispielsweise nicht erschöpfend. 7.. Use homogeneous statements 7.. Define report dimensions without overlaps Objectives Improve quality Reduce costs Many delays Reduce price Objectives Improve quality Reduce costs Avoid delays Reduce price Switzerland + Norway + Sweden + Scandinavia + Denmark + Finland Switzerland + Norway + Sweden + Denmark + Finland 7.. Use homogeneous wording 7.. Build exhaustive arguments Report Balance sheet figures List of payables Receivables list Costs Staffing ratios Sales report Report Balance sheet Payables Receivables Costs Staff Sales We think of all options + New products, old location + Old products, old location + New products, new location We think of all options + New products, old location + Old products, old location + New products, new location + Old products, new location 7.. Define business measures without overlaps 7.. Build exhaustive structures in charts Calculation + Sales + Costs of goods sold + Discounts + Contribution + Fixed costs + Depreciation and interest + Profit + Earnings before Tax Calculation + Sales + Costs of goods sold + Discounts + Contribution + Fixed costs + Depreciation and interest + Profit + Earnings before Tax Switzerland Switzerland Rest of

20 SuCCeSS-POSTeR 0 Eine Zusammenfassung aller 9 SUCCESS-Regeln gibt das SUCCCESS-Poster wieder SUCCESS RULES These 9 rules can help produce even better business reports and presentations. Many examples refer to financial topics, but they can be applied to other business areas, as well. Design: Anne Hichert, hichert.ch 00 HICHERT+PARTNER AG, Kreuzlingen, Switzerland. All rights reserved and any use permitted only with our express written consent. poster.hichert.com ISBN Say Unify Deliver messages Standardize content Condense Check Concentrate information Ensure quality Enable Simplify Structure Implement concept Avoid complication Group content. Express messages: Say what must be said. Unify Applications and objects: Similar use of charts, diagrams, tables. Use space: No free room. Check data: Useful information. Build awareness: Realize the need. Avoid noise: Information instead of decoration 7. Structure homogeneously: Similar structures.. Say the message first, then explain it.. Unify applications: presentations and reports.. Use existing space.. Use correct, complete, current, and relevant data.. Realize missing messages.. Avoid D visualization without meaning 7.. Use homogeneous elements.. Avoid frames and shades without meaning 7.. Use homogeneous statements Title pages We should stop Project B + Market is too small + Competition is very high + Costs are above plan + Quality cannot be reached The market for Project B is too small and we expect high competition. In addition, costs are above plan and the quality cannot be reached. Therefore, we should stop the project. Complete Data should be exhaustive in relation to the message Current Data should be as current as possible in order to support the message.. Use handouts consisting of more than merely copied slides.. Unify objects: charts e.g. time, structure, and specialties Time Specialties Structure Suggestion therefore we should '0.. Say messages of interest, avoid mundane messages.. Unify objects: tables e.g. time, deviation, and cross "Our project has four phases" "We should invest in five more people in order to..." "We had a peak in April" "We can avoid the peak in April by using..." Time table Deviation table J F MAM.. Support the message, substantiate the claim Cross table PY ACT ΔPY '09 '0 Italy Rest D.. Use empty space for additional information Italy Rest Italy Sweden Denmark Sales in EUR Jan Unify objects: graphs e.g. org graphs, networks, and maps. Unify components: Measures, dimensions, analyses...therefore we should invest in... Sales Cash flow Equity Receivables Shipment, Employees New products Sales area Days of stock Equity ratio Area/sales kwh/sales hl/investment Staff/capital Volume Flow Price Stock Sales/staff "...and I hope that I could get this message across" Thank you for your attention! Volume measures (#) Stock Flow Value Flow Profit/sales Stock Profit/capital.. Conclude the presentation with the overall message.. Show small multiples Value measures ($) Stock Flow.. Unify standard dimensions: time periods e.g. years, months Periods Grid Axes Frames.. Replace radar, funnel and other misleading structure charts Sales decreased by 9 % Days - 9% w/ Colors Forms Jan Feb Mar Apr ACT BUD Actual Jan Feb Mar Apr Berlin Paris Berne Rome.. Show more elements Berlin Paris Berne Rome Trend Organization Difference Projects Companies.. Show more details to avoid manipulation of scaling Sales 00 Sales 00 Processes Divisions , 7,7 Accounts +,% 9 90 Regions Countries Districts Locations Relations Customers Suppliers Partners Berlin Zurich Vienna +,% Ø ACT Jan Feb Mar Apr,0.. Unify analyses: accumulations, differences, averages.. Replace traffic lights with more meaningful visualization mill. EUR Δ PY Net sales COGS Contribution Fixed costs Profit before Tax Tax Profit after Tax Δ PY Net sales - - COGS Contribution Fixed costs Profit before Tax - Tax -0, Profit after Tax -0, + + ACT'0-ACT'09 Feb..Jun'0 _Jun'0 ~Jun'0 Ø'0.Aug'0 Aug.0 Sales Comparisons Alpha Corporation Net Sales in mill. EUR Jan..Jul 00 Profit ratio: TEUR per Employee in Division D Actual and Budget in 00 ABC Corporation, Division D Profit per Employee in TEUR 00 ACT, BUD.. Name line and column dimensions in table titles Application "Year to date" 8.. Write titles without fill words e.g. structure and development + Sales 009 ACT + Headcount in FTE + Stock in mill. USD + Cost by department + Profit Q..Q + ROI, EBIT, and Sales + Sales + Sales table 009 actual + Headcount statistic + Stock development (mill. USD) + Cost structure by department + Profit trend quarters Q..Q + Key performance diagram + Sales total Deviations Absolute Percent ΔPY ΔPY% ACT USA PY Rest ΔBUD% ΔFC FC. Use small elements: Better overview. Realize the system: People and tools Log. ABC Productions, Inc. London IT ES. Unify elements: Data series, headers, etc. Avoid value (y) axes Use axes for meaning 8 8 '0 '07 '08 Avoid vertical grid lines Highlight sums Switzerland Rest Dir. Ind. Direct Indir. Right-align labels and values Shipments 0 00 USA 0 % North South USA One dimension pt Verdana 0 pt Times 0 pt Verdana pt Arial pt Arial pt Arial Comments Comments Handout '0 '09 ' + Finance: Profit will reach again more than fifteen Abbreviations short long + Return on investment ROI Ret. on inv. + Accounts receivable AR Acc. receiv. + Profit before tax PBT Profit b. tax + Profit & Loss statement P&L Prof. & loss st. + Human Resources HR Human Res. + Net sales per capita NS/c NS per cap. 7 + In Finance profit will reach again more than fifteen Term Ø Staff in FTE + Products: Three new models will enable us to Cash Sales Account Table CO Content: Learn about data quality Account CO7 Account CO7 Account CO8 Account CO899 Account CO9 Account CO97 Software: Learn to use the tools.. Offer solution templates for objects and applications Charts, tables, graphs '0 '09 ' Full-time employees Including externals.. Show clusters Reports and presentations ROI is defined as AR PBT P&L HR NS/c tons [kg] sqm US$ t kg m² EUR USD GBP /0/0 II/00 W7-00 0/ Q 00-W Show correlations Net Sales F B C E G D A Q 00 Net Sales A F B D G E C Profit in % Q 00 Region East East Region West West Q 00 Q 0 Presentations: Successful speeches 0 Berlin Zurich Vienna Charts: Useful templates Tables: Unified display Texts: Well-written examples.. Learn from the experience of others 7 8 Hamburg Berlin North Munich Stuttgart South J 9 9 F 7 0 M Q With consultants In external seminars In user meetings 8 7 Q 9 8 Munich Stuttgart South Berlin 0 Vienna 7.. Show structures in notes mill. USD. 7.9 Notes Notes Build well-structured reports and presentations Content 9 Dashboard Summary page 9 Hamburg Berlin North P & L Statement Sales Profit 7.. Show structures in tables Title page Within associations 8 Q.. Avoid unnecessary labels Exchange + Cash Flow Jan Feb Mar Apr Balance sheet Stock Equity 0 Zurich USD. Across the organization 7 Q.. Omit long numbers: use digits in charts and tables Graphs: Convincing layout 0 Q 0 7 Reports: Well structured content Content 7.. Show structures in reports References Content Sales by region 00.. Omit labels for small values Personal presentation: Name and prove the message 7.. Build symmetric structures + Balance sheet + Stock + Equity + Cash Flow + P & L Statement + Sales + Profit.. Give centralized support for rules and tools Visual realization: Use notation rules properly 0 America Asia Africa Rest of World 7.. Build logical structures. Omit distracting details: Concentration on the essentials.. Present best-of solutions in central data base Establish organization: Support and enhancements Written text: Structure reports and presentations.. Use creative charts to compare extreme values Profit in % Switzerland Rest of Accounts CO Sales by region 00 Technical application: Understand the software 009 Switzerland Rest.. Avoid redundant axis labels Support functions.. Use uniform class sizes of distributions Definition.. Unify characters and symbols: numbers, units, and dates m m kg. kg 0 sec.. 0 s. We think of all options + New products, old location + Old products, old location + New products, new location + Old products, new location.. Avoid redundant text: sentences, words, and characters Training plan Development: Understand the process Cost - We think of all options + New products, old location + Old products, old location + New products, new location 7. Structure applications: Reports and presentations Alpha Corporation Sales in EUR Switzerland Rest Grand Total Notation: Apply uniform methods of content and layout.. Use flat display when comparing area sizes Profit Countries Switzerland + Norway + Sweden + Denmark + Finland World.. Avoid redundant terms such as sum, total, and overall Q 00 0 Calculation + Sales + Costs of goods sold + Discounts + Contribution + Fixed costs + Depreciation and interest + Profit + Earnings before Tax. Minimize redundancy: Focused information.. Use proper visualization, do not distort elements.. Show causes Project Proposal + Steps + Name + Schedule + Objective + Manager + Costs + Team + Milestones + Calendar + Results America Asia I lie to you! Clouds.. Simplify crude lines and forms Three and five dimensions Profit Storm Clouds Switzerland Jan Feb Mar Apr Slide.. Name sources and definitions Ø Staff in FTE + Markets: Market share will grow to five or six percent + Because of three models we are now able to reach.. Unify words: define meanings in a glossary.. Use long text in handouts only, avoid them in slides Presentation slide + Our market share will grow to five or six percent Snow Storm 7.. Build exhaustive structures in charts Message: Transform messages into reports 0 pt Arial pt Arial pt Arial.. Unify sentences: summaries, contents, and structures Report layout: Enable uniform concepts.. Train the people involved. Unify language: Sentences, words, and characters.. Link explanations to the table content Data presentation: Support clear messages 0.. Show more than two dimensions pt Arial 7 pt Times Snow.. Simplify "special and transition effects" in presentations Alpha Corporation total Sales sum in EUR Software functions Presentation support: Produce slides and handouts. Check scaling: No manipulation. Show interrelations: Causes and dependencies Software details Data collection: Facilitate correct acquisition 0 Headcount Wind World 70.. Integrate explanations into charts Rain Windy 7.. Build exhaustive structures in tables.. Use software to guarantee standardization Use small icons, symbols, and highlightings.. Unify colors, lines, and fonts Sun Rainy Text concept 80 + Cost cut of, mill. EUR + Between 98 and 0 units + Deviations of +9% + or 7 tons + % above plan Cash.. Document useful information Notation rules.. Use proper visualization, do not cut axes + Relevant cost cut + Around 00 units + Significant deviation + More than tons + Much better than plan Weather Sunny Layout of reports and presentations Weather Table and chart concept Use pie charts alternatively 788 Depreciation, interest Furniture, fixtures Documentation..8 Use scaling bars to allow different scales 00 Receivables Team: Relevant departments, communications, IT Budget: Software development, training, consulting Schedule: Roll-out plan, Operations, service Jan Feb Mar Apr May, 80 Buildings, equipment Glossary for terms and abbreviations.. Explain with precise words Headcount 0 Jan Feb Mar Apr May 0 0 -, 009 Accounts Building & Equipment Depreciation / Interest Furniture, fixtures Structure of reports and presentations +, South Accounts Operations + Service 7. Build complete listings: Exhaustive structures Steering: Top management support , +0,7 +, Always place sums below.. Unify page layout: grids, frames, and spaces 0 % North Profit Management: Experienced project leader..7 Use correct relations when comparing measures in maps.. Use small tables Direction of time 00 Acc. Contr. -, Write horizonally Sales Italy +0,7 Avoid legends, label here Vienna Finance Spain 7, Use form for meaning 0 Zurich Shipments Place sums here 0 Berlin Alpha Corporation Sales in EUR 009 AC CO Logistics Sales Project (log).. Use small charts.. Unify table elements: headers, columns, and rows Unify column notation Sales Staff Sales report Board of Directors Fin. Sales.. Install professional project organization.. Compare without logarithmic scales ABC Productions, Inc. London Costs Staffing ratios Profit Use small fonts Receivables Costs 7.. Build exhaustive arguments Sales Receivables ΔFC% BUD Alpha Corporation Sales in EUR.. Simplify elaborate visuals Full application Payables Receivables list Countries Switzerland + Norway + Sweden + Scandinavia + Denmark + Finland. Simplify content: Less is more.. Use prototyping to prove usability Prototype Balance sheet List of payables 7.. Define report dimensions without overlaps Develop notation and layout Select software Develop templates Test reports and presentations Roll-out concept and tools.. Use bar charts instead of pie and ring charts PY '09 '0 Board Unify title concept. Give explanations: Understandable texts Rest '09 '0 D D Alpha Corporation Sales in EUR..8 Avoid gridlines in tables without meaning.. Plan rollout in defined steps J F M A M ΔBUD Unify title concept Jan Feb Mar Switzerland PY Alpha Corporation Sales in EUR _Jan _Feb _Mar.. Unify chart elements: data series, axes, and labels Alpha Corporation Profit in TEUR by country and by month Jan..Mar 00 Jan Feb Mar x-y a..b _x ~x Ø.x x. USA Net Sales Development January to July 00 Alpha Corporation [mill. EUR] Switzerland Difference Time span Year to date Rolling Average First day Last day Sorting USA.. Name all title elements: all dimensions, measures, and units Jan..Mar 00 Example J F M A M J J A S O N D.. Show visual elements integrated within tables.. Unify analyses: comparisons and deviations. Name title: Clear and complete Alpha Corporation Profit in TEUR Symbol '09 mill. EUR Analyses 0,0 ACT BUD C A B C 00% Line 80 B Report Balance sheet figures Calculation + Sales + Costs of goods sold + Discounts + Contribution + Fixed costs + Depreciation and interest + Profit + Earnings before Tax SUCCESS Rollout A Report 7.. Define business measures without overlaps A B C D E Reduce price Project Proposal + Name + Steps + Objective + Schedule + Manager + Costs + Team + Milestones + Results + Calendar SUCCESS.. Use small multiples instead of spaghetti charts Ø BUD Avoid delays Reduce price 7.. Write tables of content without overlaps.. Involve people in charge of corporate design Berlin 8 Zurich Vienna Jan Feb Mar Apr Forecast Products Reports Profit Combine tables and charts Output Report Data Sales Sales Profit ww.hich rt.com e Reduce costs Many delays 7. Structure without overlap: Mutually exclusive structures..7 Avoid special fonts without meaning Budget Warning Improve quality Reduce costs 7.. Use homogeneous forms S Operational Data Applications Previous.. Unify individual dimensions: entities e.g. products, companies.. Systemize the different types of highlighting.. Involve people in charge of IT Q Q Categories w/o Colors RULES FOR S REPORTS UCCESSF U AND PRES ENTATIONL Objectives Improve quality 7.. Use homogeneous characters.. Avoid colors without meaning.. Use correct chart types for time and structure.. Unify standard dimensions: categories e.g. actual, budget Sales decreased by 9 %.. Avoid layout concepts without meaning 7x7 w.. Show multi charts Weeks.. Highlight your messages in charts, tables, and graphs.8.. Avoid colored or structured backgrounds without meaning Months. Highlight messages: Underline what is important...9 Objectives 7.. Use homogeneous wording. STER AVA PO I Q Q Quarters.. Avoid lines, marks, and value axes without meaning.. Present alternatives, let senior management decide. Check visualization: Correct chart type Applications Years...and then the audience says "Thank you". ΔBUD ΔBUD ΔBUD ΔBUD Staff/shipments Staff/machine Load factor kwh/unit Equity/unit Capital/staff LE + We look at pictures, but we read or listen to texts + Texts belong in handouts, not on the projector screen.. Unify measures: values and volumes, flow and stock Variance ACT-BUD ΔBUD +/- Budget.. Start from the top of the organization + Explain the arguments, use whiteboards or flipcharts Bullet slide...and thus affected our margin... Jan'0 0/0 00/ Give presentations without text or bullet slides + Many different colors. Plan introduction: Evolution vs. revolution Text slide TEUR TEUR TEUR TEUR.. Prefer quantitative charts over conceptual graphs + Variety of different forms Our sales went down because of..., '... Realize where standardized visualization is needed. Select objects: Suiting display + Best of class functionality.. Say your messages between two slides '0. Condense data: More data per area.. Show overlay charts + Designed to customer needs '0 000EUR keur TEUR T B LA We offer three models in three colors We offer suited solutions for every need Sales in EUR Jan Feb Mar Sales Profit Italy Rest '0 NE W Explanation because of a 0% increase "Strategy change" Exhibits (Slides) Every exhibit should contain a message; charts, graphs, etc. should explain or prove this message.. Realize where standardized content is needed.. Use normalized data: inflation and currency adjusted Statement Sales are EUR mill. below "Prices up" Presentations Every presentation should start with a clear message which should be an answer to questions of the audience Relevant Data should support the respective message "Sales down" C Reports Every report should have a message (abstract) of one page summarizing the major findings or suggestions Correct Data should be collected, calculated and condensed without mistakes Reports PowerPoint language B Charts Presentations.. Say messages which detect, explain, or suggest A Dashboards.. 9