Fertigstellung des Jahresabschlusses vom Vorjahr bis Ende Jänner Vorlage der Jahresabrechnung bei den FördergeberInnen

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1 B.2.2 Finanzen Finanzierungsplanung Vorjahr Zeitraum Fertigstellung des Jahresabschlusses vom Vorjahr bis Ende Jänner Vorlage der Jahresabrechnung bei den FördergeberInnen Jänner bis März Überprüfung und Feststellung der Korrektheit des Jahresabschlusses durch die FördergeberInnen März bis Juni Bei Vereinen: Entlastung des Vorstandes durch die Generalversammlung Mai bis Juli Folgejahr Festlegung inhaltlicher Schwerpunkte für das Folgejahr in der Jahresklausur Abstimmung der Klausurergebnisse mit der Geschäftsführung bzw. dem Vereinsvorstand Sammlung der nötigen Unterlagen und Erstellung des Gesamtfinanzplans Einreichung der Förderansuchen bei den FördergeberInnen Eventuelle Nachbesprechungen zu den Förderansuchen mit den FördergeberInnen Juni bis September bis Ende September September bis Oktober bis Ende Oktober November bis Dezember Laufendes Finanzjahr Begleitendes Finanzcontrolling durch monatlichen bzw. quartalsmäßigen Soll - Ist - Vergleich Jänner bis Dezember Erstellung der Abrechnungsunterlagen November bis Dezember Erstellung des Jahresabschlusses/der Jahresabrechnung Jänner des Folgejahres 1 Qualität und Qualitätsstandards in der Offenen Jugendarbeit Steiermark B.2.2 Finanzen 1

2 Planungsgrundlagen Finanzplanung Folgende Überlegungen fließen in die Finanzplanung für das Folgejahr ein: Begründung für allfällig geplante Veränderungen, wie z.b. zusätzliche Förderungsmöglichkeiten, Personalaufstockung, Mietpreissteigerung etc. Folgende Entwicklungen werden in den nächsten 1-3 Jahren für die Trägerorganisation/die Einrichtung/das Angebot von Bedeutung sein: Folgende Auswirkungen dieser Entwicklungen auf die Trägerorganisation/die Einrichtung/das Angebot sind zu erwarten: Folgende Investitionen werden in den nächsten 1-3 Jahren nötig sein: Weitere Überlegungen, die Einfluss auf die Finanzplanung haben werden: Qualität und Qualitätsstandards in der Offenen Jugendarbeit Steiermark B.2.2 Finanzen 2 1

3 Rechnungslauf Für die Behandlung von Eingangsrechnungen (Prüfung, Bezahlung, Verbuchung, Aufbewahrung) ist in der Regel der/die KassierIn in Abstimmung mit der Leitung verantwortlich. Jede eingehende Rechnung erhält einen Rechnungseingangsvermerk (z.b. Datum, Kontierung, interne Zuordnung). Zugleich erfolgt die Überprüfung und Bestätigung der ordnungsgemäßen Lieferung bzw. Leistung. Nach erfolgter Prüfung wird der Rechnungsbetrag (evtl. mehrere Rechnungsbeträge gesammelt z.b. wöchentlich) durch Banküberweisung beglichen. Überweisungsbelege werden zusammen mit den entsprechenden Rechnungsbelegen sowie den monatlichen Kontoauszügen in einer Rechnungsmappe fortlaufend geordnet deponiert. Diese Belege bilden zusammen mit dem Kassenbuch die Grundlage für die Erstellung des monatlichen Finanzüberblicks. Die monatlichen Geldflüsse werden in einer Plan-Ist-Tabelle festgehalten, die als Controllinginstrument sowie als Grundlage für die Jahresabrechnung dient. 1 Qualität und Qualitätsstandards in der Offenen Jugendarbeit Steiermark B.2.2 Finanzen 3

4 Kassenordnung Grundsätzliches Bargeldtransaktionen werden grundsätzlich nur dann getätigt, wenn eine andere Möglichkeit (z.b. mittels Bankomatkarte bzw. Einkauf auf Rechnung) nicht besteht oder unzweckmäßig wäre. In der Einrichtung wird ein Mitarbeiter/eine Mitarbeiterin mit der Abwicklung der Geldgeschäfte betraut (KassierIn). Um das Vieraugenprinzip zu gewährleisten, ist dies möglichst nicht der/die LeiterIn. Zum Tresor haben ausschließlich LeiterIn und KassierIn Zugang. Jede Bargeldeinnahme und Bargeldausgabe wird mit Originalbelegen dokumentiert. Der Bargeldbestand der Handkasse wird möglichst niedrig gehalten (Diebstahlrisiko Versicherungsgrenzen beachten). Nicht benötigte Bargeldbestände werden auf ein Einrichtungskonto eingezahlt. Kassenausgänge Für jede Bargeldausgabe wird möglichst noch am selben Tag ein entsprechender Kassenbeleg (Rechnungsbeleg) im Original an einem vereinbarten Ort (z.b. in der Rechnungsmappe) hinterlegt. Bis zum Vorliegen des entsprechenden Belegs wird interimistisch ein Behelfsbeleg erstellt und zum Bargeldbestand genommen. Der Behelfsbeleg enthält den Namen des Bargeldempfängers/der Bargeldempfängerin, das Datum, den entnommenen Betrag sowie den Verwendungszweck (z.b. Getränkeeinkauf). Für diese Hinterlegung ist der/die KassierIn verantwortlich, unterbleibt sie, ist der entsprechende Betrag in die Kassa einzuzahlen. Für Transaktionen mittels Bankomatkarte gilt das Reglement in entsprechender Form. Kasseneingänge Für Bargeldeinnahmen 1 wird ein fortlaufend nummeriertes Kassenbuch tagfertig 2 geführt. Bargeldtransfers von der Bank in die Handkasse werden im Kasseneingangsbuch als Transfer dokumentiert. Kassabuch Jede Ein- und Auszahlung wird chronologisch und laufend (mindestens wöchentlich) in das dafür vorgesehene Kassabuch (z.b. Excel-Tabelle) eingetragen. Für diese Eintragung sowie die monatliche Erstellung eines Gesamtfinanzüberblicks ist der/die KassierIn (evtl. gemeinsam mit der externen Buchhaltung) verantwortlich. 1 z.b. im Barbetrieb 2 spätestens am Ende eines Öffnungstages (z.b. der Bar) 1 Kassenordnung 1 Qualität und Qualitätsstandards in der Offenen Jugendarbeit Steiermark B.2.2 Finanzen 4

5 Überprüfung des Bargeldbestandes Ein- und Ausgänge bei Barbetrieb werden vor und nach jeder Öffnungszeit dokumentiert (z.b. mittels Kassenstandsliste). Der gesamte Bargeldbestand wird vom Kassier/von der Kassierin mindestens wöchentlich überprüft, d.h. das vorhandene Bargeld wird gezählt. Der Ist-Bestand wird mit dem aus den Aufzeichnungen des Kassabuches ersichtlichen Kassastand, also dem Soll-Bestand, verglichen. Mögliche Differenzen zwischen Ist- und Sollbestand werden sofort geklärt. Nicht zu klärende Differenzen werden dokumentiert. Im Zuge der wöchentlichen Kassenabrechnung wird vom Kassier/von der Kassierin ein Kassenkontrollbericht erstellt. Behelfsbelege werden zum Bargeldbestand genommen und extra ausgewiesen. Die/Der KassierIn und der/die LeiterIn bestätigen durch Unterschrift die Höhe des Bargeldbestandes. 2 Kassenordnung 2 Qualität und Qualitätsstandards in der Offenen Jugendarbeit Steiermark B.2.2 Finanzen 5

6 Kassenkontrollbericht Stk. Scheine zu 500,00 Stk. Scheine zu 200,00 Stk. Scheine zu 100,00 Stk. Scheine zu 50,00 Stk. Scheine zu 20,00 Stk. Scheine zu 10,00 Stk. Scheine zu 5,00 Stk. Münzen zu 2,00 Stk. Münzen zu 1,00 Stk. Münzen zu 0,50 Stk. Münzen zu 0,20 Stk. Münzen zu 0,10 Stk. Münzen zu 0,05 Stk. Münzen zu 0,02 Stk. Münzen zu 0,01 Barbestand (Ist-Bestand): Saldo lt. Kassabuch (Soll-Bestand): O Plusbetrag (Überschuss) O Minusbetrag (Fehlbetrag) Wie kann diese Differenz entstanden sein? Datum: Grund: Datum: KassierIn: Gegenzeichnung: 1 Qualität und Qualitätsstandards in der Offenen Jugendarbeit Steiermark B.2.2 Finanzen 6

7 Willkommen zur Installationsanleitung für EasyCash&Tax! EasyCash&Tax ist ein Freeware-Programm, das vom Steirischen Dachverband der Offenen Jugendarbeit zur Verwendung für Einrichtungen der Offenen Jugendarbeit adaptiert wurde, d.h. die Kostenarten stimmen mit denen im Formular Finanzplan überein. Die Adaptierung erfolgte unter der Annahme, dass keine Vorsteuerabzugsberechtigung vorliegt (Brutto gleich Netto) 1. Installationsanleitung Kopieren Sie zunächst die Setup-Datei und die Konfigurationsdatei auf den Desktop jenes Computers, auf dem Sie in weiterer Folge auch vorhaben, die Buchhaltung durchzuführen. Starten sie die Installation durch Doppelklick auf die Setup-Datei und folgen Sie dem Setup- Assistenten! 1 1 Sollten Sie bzw. Ihre Organisation vorsteuerabzugsberechtigt sein, bitte vor der Installation beim Dachverband melden, weil dann die Konfiguration entsprechend geändert werden muss! Installationsanleitung EasyCash&Tax 1 Qualität und Qualitätsstandards in der Offenen Jugendarbeit Steiermark B.2.2 Finanzen 7 1

8 2 3 4 Installationsanleitung EasyCash&Tax 2 Qualität und Qualitätsstandards in der Offenen Jugendarbeit Steiermark B.2.2 Finanzen 8 2

9 5 6 7 Installationsanleitung EasyCash&Tax 3 Qualität und Qualitätsstandards in der Offenen Jugendarbeit Steiermark B.2.2 Finanzen 9 3

10 8 Buchungsjahr eingeben Buchungsjahr eintragen (z.b. 2011) und OK klicken. Achtung: Bis das nächste Fenster aufgeht, kann etwas Zeit vergehen, NICHT nochmal auf OK klicken! 9 Auf OK klicken. 10 Nichts eintragen und OK klicken Installationsanleitung EasyCash&Tax 4 Qualität und Qualitätsstandards in der Offenen Jugendarbeit Steiermark B.2.2 Finanzen 10 4

11 11 Jetzt erscheint das Buchungsfenster, dieses bitte gleich wieder schließen! 12 Auf JA klicken. 13 Speichern Wählen Sie den Ordner, in dem EasyCash&Tax in Zukunft gespeichert werden soll (Standard dafür ist: C/Programme/EasyCash&Tax) und klicken Sie auf Speichern. Installationsanleitung EasyCash&Tax 5 Qualität und Qualitätsstandards in der Offenen Jugendarbeit Steiermark B.2.2 Finanzen 11 5

12 14 Konfigurationsdatei austauschen Bei der Installation erstellt EasyCash&Tax automatisch eine Standards-Konfigurationsdatei, und zwar unter Arbeitsplatz/C/Benutzer/Benutzername/Eigene Dokumente. Suchen sie diese Datei und löschen Sie sie! Kopieren Sie nun die Konfigurationsdatei, die Sie von der Dachverbandshomepage heruntergeladen haben, in diesen Ordner! Schließen Sie den Ordner, die Installation der adaptierten Version von EasyCash&Tax ist somit abgeschlossen. Installationsanleitung EasyCash&Tax 6 Qualität und Qualitätsstandards in der Offenen Jugendarbeit Steiermark B.2.2 Finanzen 12 6

13 Buchungsanleitung 1 Öffnen Sie EasyCash&Tax mit dem Desktop-Icon: 2 Buchungsjahr Es erscheint wieder die Frage nach dem Buchungsjahr, im entsprechenden Fenster wird nun im laufenden Buchungsjahr die von Ihnen bereits während der Installation eingegebene Buchungsjahr immer das aktuelle Kalenderjahr vorgeschlagen (wenn Sie diese Installation z.b. im Dezember 2010 vornehmen, wird bis zum vorgeschlagen). 3 Buchungsfenster Die wichtigsten Symbole betreffen zunächst das Verbuchen von Einnahmen und Ausgaben. Buchungsanleitung EasyCash&Tax 1 Qualität und Qualitätsstandards in der Offenen Jugendarbeit Steiermark B.2.2 Finanzen 13 7

14 4 Einnahmen verbuchen Öffnen Sie das Fenster Einnahmen verbuchen. Hier sehen Sie zunächst eine Wahlmöglichkeit Einnahmen (ausgewählt) und Ausgaben sowie das aktuelle Datum, unter dem die Buchung vorgenommen wird, sofern Sie kein anderes Datum eintragen. Betrag der Einnahme eintragen Beschreibung in Stichworten hinzufügen Nummerierung der Belege erfolgt automatisch (getrennt nach Einnahmen und Ausgaben) unter Konto in E/Ü-Rechnung die gewünschte Kostenart aussuchen MWSt. ist automatisch auf 0 gestellt Auswählen, ob die Transaktion bar (z.b. aus der Handkassa) oder unbar (also per Banküberweisung, Bankomatkarte o.ä.) erfolgt ist und das entsprechende Symbol anklicken (bar = Kasse; unbar = Bank für Sozialwirtschaft) Buchung übernehmen (grüner Pfeil) und weitere Buchung vornehmen oder Fenster schließen (Kreuz). Beispiel: unbar (z.b. Banküberweisung) Jahreswechsel: Bargeldbestände bzw. Kontoguthaben vom Vorjahr werden jeweils als erste Buchung unter der Bezeichnung Übertrag als sonstige Erlöse verbucht. Buchungsanleitung EasyCash&Tax 2 Qualität und Qualitätsstandards in der Offenen Jugendarbeit Steiermark B.2.2 Finanzen 14 8

15 5 Ausgaben buchen Öffnen Sie das Fenster Ausgaben verbuchen. Hier sehen Sie zunächst eine Wahlmöglichkeit Einnahmen und Ausgaben (ausgewählt) sowie das aktuelle Datum, unter dem die Buchung vorgenommen wird, sofern Sie kein anderes Datum eintragen. Betrag der Ausgabe eintragen Beschreibung in Stichworten hinzufügen Nummerierung der Belege erfolgt automatisch (getrennt nach Einnahmen und Ausgaben) unter Konto in E/Ü-Rechnung die gewünschte Kostenart aussuchen MWSt. ist automatisch auf 0 gestellt Auswählen, ob die Transaktion bar (Kasse) oder unbar (Bank) erfolgt ist und das entsprechende Symbol anklicken (Abschreibungszeitraum und Abschreibungsgenauigkeit spielen hier keine Rolle) Buchung übernehmen (grüner Pfeil) und weitere Buchung vornehmen oder Fenster schließen (Kreuz). Beispiel 1: unbar (z.b. Banküberweisung) Beispiel 2: bar (z.b. aus der Handkassa) Buchungsanleitung EasyCash&Tax 3 Qualität und Qualitätsstandards in der Offenen Jugendarbeit Steiermark B.2.2 Finanzen 15 9

16 6 Buchungsjournal Mit dem hier markierten Symbol können Sie eine Ansicht des Buchungsjournals auswählen: Ansicht 1: Einnahmen/Ausgaben geblockt Ansicht 2: Einnahmen und Ausgaben nach Kostenarten getrennt Qualität und Qualitätsstandards in der Offenen Jugendarbeit Steiermark B.2.2 Finanzen Buchungsanleitung EasyCash&Tax 4

17 7 Speichern Speichern Sie Ihre Buchhaltung an den von Ihnen bevorzugten Ort unter dem von Ihnen bevorzugten Ordnernamen (ansonsten wird ein Titel generiert und die Datei unter Arbeitsplatz/C/Benutzer/Benutzername/Eigene Dokumente gespeichert. 8 Buchungen bearbeiten. In weiterer Folge können Sie Ihre Buchhaltung mit diesem Symbol aufrufen (Beispieltitel): Qualität und Qualitätsstandards in der Offenen Jugendarbeit Steiermark B.2.2 Finanzen Buchungsanleitung EasyCash&Tax 5