16 Dezember PwC und Runbook Partner für erfolgreiche Finanzprozesse

Transkript

1 Partner für erfolgreiche Finanzprozesse

2 Agenda Ihr -Team für erfolgreiche Finanzprozesse Runbook Ihr -Team für erfolgreiche Finanzprozesse 3 Runbook

3 Ihr -Team für erfolgreiche Finanzprozesse Ihr -Team für erfolgreiche Finanzprozesse Runbook Ihr -Team für erfolgreiche Finanzprozesse 3 3

4 Ihr -Team für erfolgreiche Finanzprozesse Runbook Ihr -Team für erfolgreiche Finanzprozesse Nico Flemming New-York-Ring Hamburg Tel: Mobil: WP Mark-Benjamin Strauer Moskauer Straße Düsseldorf Tel Mobile Kurzinformation Nico Flemming ist Senior Manager bei in Hamburg und leitet das bundesweite Finance & Reporting Team, welches auf die Optimierung und den Aufbau der Finanzfunktion spezialisiert ist. Herr Flemming ist Diplom-Wirtschaftsingenieur (FH), Bachelor of Arts Hons in Management with IT und hat ergänzend dazu ein Executive MBA Programm an der Duke University. Projekt- und Branchenerfahrung Herr Flemming besitzt über 10 Jahre Berufserfahrung im Bereich Finance & Reporting. Seine Schwerpunkte liegen sowohl in der fachlichen Konzeption als auch in der Systemimplementierung. Sein technischer Fokus liegt auf SAP basierten Systemen. Kurzinformation Mark Strauer ist Manager bei in Düsseldorf und ist Teil des Finance & Reporting Teams. Er hat einen Master in Betriebswirtschaft von der Universität Mannheim (Master of Sciences), ist Diplom-Ingenieur sowie Wirtschaftsprüfer. Projekt- und Branchenerfahrung Mark Strauer besitzt über 7 Jahre Berufserfahrung im Bereich der gesetzlichen Abschlussprüfung nach HGB und IFRS. Er ist Spezialist für die Optimierung von Abschlussprozessen auf Einzel- und Konzernabschlussebene. Seine Schwerpunkte liegen sowohl in der fachlichen Konzeption von Maßnahmen vor dem Hintergrund rechtlicher Rahmenbedingungen als auch in der Umsetzung. 4

5 Ihr -Team für erfolgreiche Finanzprozesse Runbook Finanz- und Rechnungswesen im Spannungsfeld zwischen Zeit, Qualität und Kosten Unterschiedliche Einflussfaktoren Das Reporting muss sich den unterschiedlichsten Herausforderungen, aus einer Kombination von internen (z. B. organisatorischen) wie auch externen (z. B. regulatorischen) Einflussfaktoren, stellen. Qualität rückt immer stärker in den Fokus Eine hohe Qualität und Verlässlichkeit des internen und externen Reportings ist für fundierte Managemententscheidungen und für das Vertrauen der Stakeholder in das Unternehmen sicherzustellen. Verkürzung der Abschlusszeiten bei gleichem Ressourceneinsatz Stetig wachsende Berichterstattungsumfänge bei gleichem Ressourceneinsatz in immer kürzeren Zeiträumen sind zu bewältigen. Kostendruck auf die Finanzfunktion Die meisten Unternehmen messen der Dimension Kosten im Spannungsfeld zwischen Zeit, Qualität und Kosten die geringste Bedeutung bei, jedoch planen viele Unternehmen weitere Kostenreduzierungen. Weitere Optimierungen im Reporting Neun von zehn Unternehmen planen, sich mindestens in einer der Dimensionen Zeit, Qualität oder Kosten kurz- bis mittelfristig zu verbessern. 5

6 Ihr -Team für erfolgreiche Finanzprozesse Runbook Optimierungspotenziale zur Verkürzung der Abschlusszeiten Intercompany-Abstimmung Anhangserstellung 40% 39% Erstellung Einzelabschluss Erstellung Geschäftsbericht Harmonisierung internes und externes Reporting Datentransfer (soweit keine automatisierte Schnittstelle) latente Steuern/Steuerüberleitung automatisierte Cashflow-Ermittlung 32% 30% 30% 28% 27% 27% weitere Abstimmung zwischen Abschlusserstellung und Prüfung Erstellung Datenmeldung parallele Rechnungslegung (HGB/IFRS) Konsolidierung 19% 18% 17% 16% Sonstiges 7% Mehrfachnennungen waren möglich Quelle: Reporting Survey,

7 Ihr -Team für erfolgreiche Finanzprozesse Runbook Optimierungspotenziale zur Erhöhung der Abschlussqualität weitergehende Standardisierung integrierte Systeme und Schnittstellen 55% 60% Schulung zu den Konzernanforderungen in den Einzelgesellschaften Automatisierung von internen Kontrollen 41% 38% Harmonisierung internes und externes Reporting 27% Reduzierung der Anzahl der Reporting-Packages (Aufriss Bilanz und GuV) Vorgabe einheitlicher Wesentlichkeitsgrenzen Übertragung von Kennzahlen in den Anhang/Geschäftsbericht parallele Rechnungslegung (HGB/IFRS) Incentivierung der Qualität im Reporting Sonstiges 15% 13% 13% 11% 10% 6% Mehrfachnennungen waren möglich Quelle: Reporting Survey,

8 Ihr -Team für erfolgreiche Finanzprozesse Runbook Optimierungspotenziale zur Reduzierung der Abschlusskosten Optimierung der Organisation (Shared-Service-Center, Rollen, Verantwortlichkeiten etc.) Optimierung der Abschlussprozesse 47% 47% Optimierung der IT-Infrastruktur 47% Reduzierung der Prozesskomplexität 38% Erhöhung der Datenqualität 30% Fokussierung auf die Informationsbedürfnisse zur Unternehmenssteuerung 20% Verkürzung der Abschlusszeiten 17% Outsourcing 1% Sonstiges 6% Mehrfachnennungen waren möglich Quelle: Reporting Survey,

9 Ihr -Team für erfolgreiche Finanzprozesse Runbook Ausgangsituation und Maßnahmen Ein Praxisbeispiel: Die SmartClose GmbH Hintergrund: Geschwindigkeit und Qualität der Abschlussprozesse soll verbessert werden aufgrund zeitlicher Anforderungen seitens der Banken. Zeitpläne der Monats-, Quartals- und Jahresabschlüsse Ausgangssituation Einzelgesellschaften (U*+20 AT) Konzernabschluss (U*+30 AT) Zielsetzung Einzelgesellschaften (U*+8 AT) Ersparnis: 12 AT Konzernabschluss (U+13 AT) Ersparnis: 5 AT *Zahlenangaben erfolgen in Arbeitstagen U (=Ultimo) bezeichnet jeweils den letzten Tag der Berichtsperiode Umgesetzte Maßnahmen zur Optimierung der Finanzprozesse (Auszug) Einzelabschluss - Entwicklung und Automatisierung von ca. 5 AT Schätzungsmethoden (Konform zur gesetzlichen Abschlussprüfung) ca. 4 AT - Standardisierter Intercompany Buchungsprozess - Automatisierung eines manuellen Abrechnungsprozesses Ersparnis ca. 3 AT Konzernabschluss - Einführung eines Tools zur Erstellung des Konzernanhangs (SmartNotes) - Konzeption und Einführung einer SAP- Konsolidierungslösung - Einheitliche/konzernweite Bilanzierungs- und Kontierungsrichtlinie Ersparnis ca. 2 AT ca. 2 AT ca. 1 AT Planung aller Einzel- und Konzernaktivitäten in einem Zeit- und Ressourcenplan 9

10 Runbook Agenda Ihr -Team für erfolgreiche Finanzprozesse Runbook Runbook 10 10

11 Runbook Company SAFE Controls RUNBOOK ist SAP Gold Partner (SAP software & technology solution partner) Runbook Software ist als SAP Applications eingebettet im SAP ERP SMART Close Reconciliation Runbook ONE TRUE Marena Grautoff Service & Support Runbook D/A/CH Implementierungsprojekte Runbook TRUE Reconciliation Präsentation Runbook SMART Close u. SAFE Controls marena.grautoff@runbook.com

12 Runbook Smart Close Runbook SMART Close

13 Runbook Smart Close Runbook SMART Close Masterszenario Abschlussprozess: Workflow (Abhängigkeit) Interne Kontrolle (Status) Status & Ausführungsikon Verantwortlichkeit

14 Runbook Smart Close Runbook SMART Close Status des Monatsabschlusses: pro Buchungskreis, pro Geschäftseinheit oder pro Region Status der IK: Prozessstatus der IK Ergebnisstatus der IK Sowie Aufschlüsselung möglich nach: Geschäftsprozess Teilprozess Kontrollart (IT, manuell) Risikogebiet Etc.

15 Ihr -Team für erfolgreiche Finanzprozesse Runbook 16 16

16 Ihr -Team für erfolgreiche Finanzprozesse Runbook Ihr Nutzen Effizienzsteigerung und Automatisierung Transparenz von Finanzprozessen bis auf Aktivitätenebene Personenunabhängige Prozesse Ziele Kostenersparnis Qualitätsverbesserung Systeme und Prozesse, die den regulatorischen Anforderungen gerecht werden (z. B. IKS) Zeitersparnis Es geht nicht um das Ob, sondern um das Wie Das konsequente Hinterfragen aller bestehenden Lösungen ist erforderlich und es handelt sich um einen kontinuierlichen Prozess, der von der frühzeitigen Auseinandersetzung mit neuen Themen bis hin zur Umsetzung im Tagesgeschäft reicht. 17

17 Ihr -Team für erfolgreiche Finanzprozesse Runbook Ihr -Team für erfolgreiche Finanzprozesse Nico Flemming New-York-Ring Hamburg Tel: Mobil: WP Mark-Benjamin Strauer Moskauer Straße Düsseldorf Tel Mobile Kurzinformation Nico Flemming ist Senior Manager bei in Hamburg und leitet das bundesweite Finance & Reporting Team, welches auf die Optimierung und den Aufbau der Finanzfunktion spezialisiert ist. Herr Flemming ist Diplom-Wirtschaftsingenieur (FH), Bachelor of Arts Hons in Management with IT und hat ergänzend dazu ein Executive MBA Programm an der Duke University. Projekt- und Branchenerfahrung Herr Flemming besitzt über 10 Jahre Berufserfahrung im Bereich Finance & Reporting. Seine Schwerpunkte liegen sowohl in der fachlichen Konzeption als auch in der Systemimplementierung. Sein technischer Fokus liegt auf SAP basierten Systemen. Kurzinformation Mark Strauer ist Manager bei in Düsseldorf und ist Teil des Finance & Reporting Teams. Er hat einen Master in Betriebswirtschaft von der Universität Mannheim (Master of Sciences), ist Diplom-Ingenieur sowie Wirtschaftsprüfer. Projekt- und Branchenerfahrung Mark Strauer besitzt über 7 Jahre Berufserfahrung im Bereich der gesetzlichen Abschlussprüfung nach HGB und IFRS. Er ist Spezialist für die Optimierung von Abschlussprozessen auf Einzel- und Konzernabschlussebene. Seine Schwerpunkte liegen sowohl in der fachlichen Konzeption von Maßnahmen vor dem Hintergrund rechtlicher Rahmenbedingungen als auch in der Umsetzung. 18

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