Der Einzelabschluss mit Runbook ONE ein Überblick

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1 Der Einzelabschluss mit Runbook ONE ein Überblick Alle Teilnehmer sind stumm geschaltet während des Webinars Einwahlnummern: Deutschland: +49 (0) Österreich: +43 (0) Schweiz: +41 (0) Zugangscode:

2 Inhalt 25 February 2015 Runbook Inc. 2 Runbook ONE Vorstellung Runbook SMART Close Runbook SAFE Controls Runbook TRUE Reconciliation Zusammenfassung der Vorteile von Runbook ONE

3 25 February 2015 Runbook Inc. 3 Runbook Company overview RUNBOOK ist SAP Gold Partner (SAP software and technology solution partner) Erhältlich im SAP partner portal und SAP Store Runbook solutions sind SAP zertifiziert und integriertin in SAP Applikationen Runbook solutions sind zertifiziert für die Integration mit SAP HANA Runbook Solutions sind zertifiziert für die Integration mit SAP Simple Finance Runbook Solutions sind zertifiziert für SAP Fiori Erstinstallation in Installationen in den Top Unternehmen Anwender weltweit in Shared Service Centern, BPOS, Corporate und lokalen Finanzabteilungen

4 Runbook ONE Produkte 25 February 2015 Runbook Inc. 4 Runbook ist spezialisiert auf Technologien die den Monatsabschluss und die Reporting Prozesse für global aufgestellte Unternehmen automatisieren und verbessern. Runbook Lösungen basieren auf smarter Software die sich nahtlos in das bestehende ERP- System integrieren. Damit schlägt Runbook die Brücke zwischen Finanzen und IT.

5 Inhalt 25 February 2015 Runbook Inc. 5 Runbook ONE Vorstellung Runbook SMART Close Runbook SAFE Controls Runbook TRUE Reconciliation Zusammenfassung der Vorteile von Runbook ONE

6 Runbook SMART Close 25 February 2015 Runbook Inc. 6

7 Runbook SMART Close 25 February 2015 Runbook Inc. 7 Masterszenario Abschlußprozess: Workflow (Abhängigkeit) Interne Kontrolle (Status) Status & Ausführungsikon Verantwortlichkeit

8 Runbook SMART Close 25 February 2015 Runbook Inc. 8 Status des Monatsabschlusses: pro Buchungskreis, pro Geschäftseinheit oder pro Region Status der IK: Prozessstatus der IK Ergebnisstatus der IK Sowie Aufschlüsselung möglich nach: Geschäftsprozess Teilprozess Kontrollart (IT, manuell) Risikogebiet Etc.

9 Inhalt 25 February 2015 Runbook Inc. 9 Runbook ONE Vorstellung Runbook SMART Close Runbook SAFE Controls Runbook TRUE Reconciliation Zusammenfassung der Vorteile von Runbook ONE

10 Runbook SAFE Controls 25 February 2015 Runbo19-Feb-15ok Inc. 10

11 Runbook SAFE Controls 25 February 2015 Runbook Inc. 11 Control logging Reporting & Monitoring Details pro Kontroll- Schritt

12 25 February Runbook SAFE Controls Mehr Kontroll- Effizienz Ausführung und Kontrolle sind bei Runbook SAFE Controls bereits im SAP integriert. Automatisch unterstützt Runbook Smart Close die Durchführung der Kontrollen und ermöglicht klare Sicht auf alle Unternehmensbereiche. Nachverfolgung und Lösung der Control issues sind vereinfacht, und der Runbook ONE Prozess stellt sicher, dass die Kontrollen sauber remediated und erneut getestet werden. Einfaches Control- Testing Runbook hat ein Test- Modul, dass die internen Kontrollen überwacht, und die Test Planung mit Instruktionen vereinfacht. Remediation, Re- testing und das Testen von remediated Controls, wird im SAP Finance System gesichert und dokumentiert für die Auditoren. Finanzielle Risiken eingrenzen und bessere Datenqualität Runbook SAFE Controls sind in die täglichen Arbeitsprozesse integriert und die Automatisierung von Prüfungshandlungen garantiert höhere Datensicherheit. Runbooks Reporting gibt eine verständliche Übersicht, und zeigt die Key Risk Indicators auf. Durchgehendes Control Monitoring Mit der Integration des IKS und der Durchführung der Kontrollen im SAP FI, kann man auf Runbook durchgehend den Status der Kontrollen sehen. Detective Controls könnnen auf Basis der Runbook Schritte automatisiert werden. So können Kontrollen pro- aktiv gemonitored werden, und Sonderfälle werden sofort zurückverfolgt für schnelle Remediation. Integriertes Audit und größere Effizienz Interne und Externe Prüfer können basierend auf den Runbook Reportings sehr einfach alle Kontroll- Ergebnisse und zugehörigen Dokumente abrufen. Runbook ONE nutzt die Verflechtung von internen Kontrollen und Monatsabschluss positiv, und hilft, überflüssige bzw. doppelte Prüfungshandlungen zu vermeiden.

13 Inhalt 25 February 2015 Runbook Inc. 13 Runbook ONE Vorstellung Runbook SMART Close Runbook SAFE Controls Runbook TRUE Reconciliation Zusammenfassung der Vorteile von Runbook ONE

14 Runbook TRUE Reconciliation 25 February 2015 Runbo19-Feb-15ok Inc. 14

15 Runbook TRUE Reconciliation - Kontoüberblick 25 February 2015 Runbook Inc. 15 Ausführungsikone für direkten Template- Zugang Buchungskreis / Konto/ Bezeichnung Kontosaldo in SAP Lokale Währung Anzahl offener Aktionen und damit verbundener Saldo Reconciliation Bewertung / Anhänge / Kommentare/ Aktionen Reconciliation Verantwortungsgruppe und Prozessstatus Abstimmungssaldo (erklärter Saldo) Value at risk Risikokategorisierung des Kontos

16 Inhalt 25 February 2015 Runbook Inc. 16 Runbook ONE Vorstellung Runbook SMART Close Runbook SAFE Controls Runbook TRUE Reconciliation Zusammenfassung der Vorteile von Runbook ONE

17 Zusammenfassung: was zeichnet Runbook ONE aus? 25 February 2015 Runbook Inc. 17 Kosten der (Monats)Abschlussprozesse reduzieren Reduktion der Prozessrisiken und Automatisierung von manuellen Aktivitäten Globale Harmonisierung von Abschlussprozessen, IKS und Reconciliation EIN System (SAP FI) für alle erweiterten Funktionen: Dokumentation Archivierung Abgleich Integration der Kontroll- Durchführung während der Monatsabschlussarbeiten Manuell Automatisiert SOD Prozesstransparenz Monitoring Flexible Lösung Anwenderfreundlich Kommende Webinare: TRUE Reconciliation Matching & Clearing

18 Runbook ONE: Fragen und Antworten Runbook- 25 February F: Woher weiss Runbook, in welcher Periode man sich befindet (z.b. welche Buchungsperiode geschlossen werden soll)? Liefert Runbook eine Lösung für dynamische Varianten mit? A: Ja, Runbook hat eine Lösung mit dynamischen Varianten zur Anpassung der Daten an die jeweilige Periode. Die Kalkulation um die korrekte Periode zum buchen zu öffnen kann in Verbindung mit dem Runbook Kalender erfolgen oder auch einfach per dynamischer Variante. Je nach dem, was man erreichen möchte bietet sich die eine oder andere Lösung an. F:Inwieweit müssen Prozesse geändert werden in eine Firma für die Software- Lösungen von Runbook? A: Runbook Software passt sich sehr flexibel den Prozessen jeder Firma an. Wenn man jedoch ein Projekt mit Runbook startet, sollte man die Chance wahrnehmen Prozesse zu verbessern, z.b. in dem man die Automatisierungsmöglichkeiten für Transaktionen (Perioden öffnen/ schliessen) oder die automatische Report Verification (alle Idocs verbucht? Abgleich FI- AA? Kontosaldo XY < ,-?) nutzt. Wenn man sich für eine zentrale Steuerung entscheidet, kann man durch Harmonisierung und Standardisierung von Prozessen viele Vereinfachungen erreichen. F: Was unterscheidet Runbook TRUE Reconciliation von Konkurrenzprodukten der SAP? A: SAP hat in dem Bereich Account Reconciliation kein vergleichbares Produkt, von daher kann nicht von einer Konkurrenzsituation gesprochen werden. Es gibt Anbieter, die sehr gute Software haben, um Account Reconciliation zu dokumentieren. Diese basieren meist auf einer Cloud- Solution. Das bedeutet einerseits die Speicherung der Daten außerhalb des Systems (bzw der eigenen Server) und andererseits muss die Aktualität der Kontendaten sichergestellt werden über eine Schnittstelle.

19 Runbook- 25 February Kontakt: Runbook Company B.V. Graf-Adolf-Platz Düsseldorf Sales Director: Omar Kleijer Tel.: Service Manager Deutschland: Marena Grautoff Tel.: Runbook ONE Runbook Webinare

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