Runbook Ein Projektbeispiel!

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1 Runbook Ein Projektbeispiel!

2 Inhaltsübersicht Informationen zu Runbook Company und Runbook ONE Projektbeispiel Statistische Daten zu Runbook Projekten Ausblick auf das nächste Webinar Fragen?

3 Runbook Company Erster RELEASE IN INSTALLATIONEN bei den Top Firmen Anwender weltweit in SHARED SERVICE CENTERS, BPOS, CORPORATE und REGIONAL FINANCE DEPARTMENTS Die Entwicklungspartner von Runbook sind Novartis, P&G, Bayer und Siemens AG.

4 Projektbeispiel Wo liegen die Herausforderungen? Der (Monats-)Abschlußprozess in SAP ist komplex Besteht er doch häufig aus einzelnen Schritten Als roter Faden dient häufig eine Excel- Tabelle 1) Verantwortlichkeiten im Abschlussprozess müssen klar zugeteilt sein 2) Aktuell geht der Trend zur Zentralisierung der Finance Services in ein SSC 3) Zentralabteilung und lokale Büros müssen Ausnahmen regeln und abzeichnen 4) Reports sollen per an zentrale und lokale Geschäftseinheiten versendet werden 5) Integration des internen Kontrollsystems (IKS) wird verlangt 6) Dokumentation jedes Abschlusses wird von Wirtschaftsprüfern eingefordert

5 Projektbeispiel Voraussetzungen: Zieldefinition: Standardisierung? Automatisierung? Dokumentation? Monitoring? Umfang: Wie viele Buchungskreise? Wie viele Schritte? Wie schnell? Projektteam: Finanzabteilung (Buchhaltung & Controlling), BPC(?), BPO(?), SAP 6 Buchungskreise

6 Projektbeispiel Wie schnell ein Runbook Smart Close Projekt live gehen kann, hängt von der Vorarbeit ab! Einfaches hochladen der ersten Schritte Jetzt wieder neu in Runbook 5.0 (released letzte Woche), Modify Aufgaben

7 Projektbeispiel Wo liegen erfahrungsgemäß die Herausforderungen: Automatisierungen Automatische Report Verfikationen Dynamische Varianten Detailkonzeptionen: Entscheidung sind Schritte global oder lokal für alle Buchungskreise? Wie den Kalender pflegen? (unterschiedliche Feiertage der Regionen Schritte automatisch vor- und zurückrechnen? Etc.) Key User Verantwortlich für nachhaltige und kontinuierliche Prozessverbesserung Train-the-trainer Konzept Kontaktpunkt für Runbook Anwender Bindeglied zwischen Usern dem Runbook Berater (Lösung technischer oder prozessualer Schwierigkeiten)

8 Statistische Daten zu Runbook Projekten Beispiel Projektdauer* Software Start Datum Go-live Datum Monate Rb version Rb Buchungskr. Zielsetzung Anzahl SAP Systeme Smart Close Feb 2014 Mai RB5 SP Automatisierung, Monitoring 1 Smart Close Jul 2014 Sep RB4 SP13 5 Automatisierung, Monitoring 1 Smart Close Sep 2014 Jan RB5 SP Automatisierung 1 Smart Close Okt 2014 Nov RB5 SP06 1 Standardisierung 1 (mult. System scope) *Vorgestellt von Runbook Berater während jährlichen Review- Meetings in November 2014 Eine zügige, aber sorgfältige Umsetzung erhöht die Akzeptanz des Tools. Wenn die Anwender die Vorteile des Tools erleben mit Automatisierungen und Report Verifikationen, dann ist Runbook Smart Close nachhaltig erfolgreich!

9 Statistische Daten zu Runbook Projekten Wie viel Zeitersparnis bringt Runbook? Aufgabe Aufgabenbeschreibung Art manuell automat. 1 Check and release scenario 10 Open new G/L, AR, AP, MM Posting Period Check for unprocessed IDOCs Create Journal posting 52 Balance sheet and p/l report 60 Reconciliation of GL account with bank statement Send suspense account balances Reconciliation of GL account with bank statement 64 GL Account balance check =< 5K GL Account 194XXX balance value =<5K check GL Account 195XXX account open item aging Pre-Closing tasks finalized 2 1 Total Minuten Zeitersparnis: mind. 90 Minuten! Skaleneffekte bei multiplen Buchungskreisen! Nicht mit eingerechnet: Vorteil, dass jeder Anwender direkt über Meine Aufgaben einen Statusüberblick hat Wegfall von Kommunikationsschritten per Automatische Erinnerung von Runbook statt mühsamer Nachverfolgung Schnellere Abarbeitung, da Schritte durch Abhängigkeiten direkt ausgelöst werden

10 Statistische Daten zu Runbook Projekten Beispiel Berechnung ROI Aspects XXXX Buchungskreise 5 Anzahl der Abschlussaufgaben 30 pro Buchungskreis Dokumentation pro Buchungskreis 10 Berichte/ Files lassen sich automatisieren Dauer der Closing Periode (heute) 3 Tage Abschlüsse pro Jahr 12 Monat-, Quartals-, Jahresabschluss Kontrollen (buchungstechnische Abgleiche) 10 Kontrollen pro Buchungskreis mögliche Automatisierung der Kontrollen 50% Automatisierungsgrad Fehler ohne Automatisierung bzw. zu frühes Starten einer abhängigen Aufgabe Interner durchschnittlicher Stundensatz 1% aller Abschlussaufgaben pro Stunde Abschlussprozess Integration und Automatisierung Kontrollautomatisierung 10 benötigte Minuten pro Kontrollschritt xx jährliche Kosten automatische Mails bei x% aller Abschlussaufgaben 5 durchschn. benötigte Minuten pro Kommunikationsschritt (30%) xx jährliche Kosten automatische Dokumentation 15 benötigte Minuten pro Bericht xx jährliche Kosten Monitoring Kosten für Monitoring 30 Minuten pro Tag und Buchungskreis xx jährliche Kosten Maintenance Rework Change Management verglichen mit IT gewarteten Closing Werkzeugen oder manueller dezentraler. Listenführung 6 Fehler beim Abschluss ohne Automatisierung bzw. zu frühes Starten einer abh. Aufgabe 15 Change Requests pro Jahr und Buchungskreis (Ticket 500 ) xx jährliche Kosten Minuten für die Suche und Korrektur der zu korrigierenden Abschlussaufgaben xx jährliche Kosten Die Berechnung soll aufzeigen, wie viele Kosten der aktuelle Standardprozess in den meisten Unternehmen verursacht.

11 Ausblick auf das nächste Webinar Runbook und Partnership Management Eine Partnerschaft von Runbook mit einer Wirtschaftsprüfung- und Beratungsgesellschaft, ermöglicht die optimale Vernetzung von Wissen und Umsetzung bei der Einführung einer Monatsabschluss- Software (Smart Close). Erfahren Sie mehr dazu in dem Webinar am 16. Dezember 2014, in dem sich PwC Deutschland und Runbook gemeinsam vorstellen!

12 Fragen? Kontakt: Runbook Company B.V. Graf-Adolf-Platz Düsseldorf Sales Director: Omar Kleijer Tel.: Runbook ONE Runbook Webinare Service Manager Deutschland: Marena Grautoff Tel.:

13 Disclaimer Die erwähnten SAP Produkte und SAP Services SAP, R/3, mysap, mysap.com, SAP NetWeaver, Duet, PartnerEdge und andere, sowie die entsprechenden Logos sind Marken oder eingetragene Marken der SAP Deutschland SE & Co. KG in Deutschland und in diversen anderen Ländern der Welt. Alle weiteren erwähnten Produkte und Dienstleistungen sind Warenzeichen ihrer jeweiligen Unternehmen. Runbook ist ein eigenständiges Unternehmen und weder im Besitz von SAP noch durch dieses gesteuert.

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