Extras für Ihre Mitarbeiter

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1 Extras für Ihre Mitarbeiter - Optimale Gestaltung von steuer- und sozialversicherungsfreien Zuwendungen an Ihre Mitarbeiter- Dipl.-Vw. StB Jürgen Kopp VRT Linzbach Löcherbach und Partner Hennef Seite 1

2 Agenda - Überblick A. Grundlegendes B. Telefonüberlassung C. Computerüberlassung D. Warengutscheine E. Rabattfreibetrag F. Kindergartenzuschüsse G. Notstandsbeihilfen H. Gesundheitsbeihilfen I. Erstattung von Fahrtkosten J. Sonstiges Seite 2

3 A. Grundlegendes Seite 3

4 A. Grundlegendes Wichtig: die Steuer- und Sozialversicherungsfreiheit für die Extras gilt in den meisten Fällen nur wenn diese zusätzlich zu der vom Arbeitgeber geschuldeten Vergütung erbracht werden. Eine Umwandlung von Gehalt ist nicht möglich. Vereinbaren Sie die Extras für den Mitarbeiter als Zusatz zum Arbeitsvertrag! Beispiel: Mitarbeiter 25 Jahre; Steuerklasse I; Bruttogehalt 2.200,00 und Sie denken über eine Gehaltserhöhung von 100,00 nach: Differenz Grundgehalt 2.200, ,00 100,00 Abzüge Steuern 304,08 331,85 27,77 Sozialabgaben 450,45 470,93 20,48 Nettogehalt Arbeitnehmer 1.445, ,22 51,75 Arbeitgeberanteile SV 430,65 450,23 19,58 Gesamtkosten Arbeitgeber 2.630, ,23 119,58 zusätzliche Kosten Arbeitgeber für ein Jahr 1.434,96 Seite 4

5 B. Telefonüberlassung Wichtig: Handy muss im Besitz des Unternehmens bleiben! Unternehmen stellt einem Mitarbeiter ein IPhone zur Verfügung Telekom Tarif Mobil L Anschaffungskosten IPhone brutto 129,95 monatliche Gebühr brutto 59,95 Gesamtkosten pro Jahr 849,35./. Vorsteuer 135,61 Nettokosten pro Jahr Vertrag IPhone 713,74 Gesamtkosten Gehaltserhöhung 100,00 pro Jahr 1.434,96 Ersparnis auf ein Jahr 721,22 Seite 5

6 C. Überlassung eines Computers Die Überlassung eines betrieblichen Computers zur privaten Nutzung an den Arbeitnehmer ist steuer- und sozialversicherungsfrei Dies gilt unabhängig vom Verhältnis der betrieblichen zur privaten Nutzung, selbst eine 100% private Nutzung ist nicht schädlich Darüberhinaus können die Kosten für einen Internetzugang ersetzt werden Schenken Sie Ihrem Mitarbeiter den Computer, ist dies steuerbegünstigt Der Arbeitgeber kann den Vorteil der Computerschenkung pauschal mit 25 % versteuern und die Pauschalsteuer übernehmen. Die pauschal versteuerte Leistung ist sozialversicherungsfrei ( 40 Abs. 2 Nr. 5 EStG). Seite 6

7 D. Warengutscheine Waren- bzw. Wertgutscheine vom Arbeitgeber, die der Arbeitnehmer bei anderen Firmen, z. B. in einem Kaufhaus oder Supermarkt, einlösen können. Der geldwerte Vorteil aus Sachbezügen ist steuer- und sozialversicherungsfrei, wenn der Wert nicht höher ist als 44 EUR pro Monat ( 8 Abs. 2 Satz 9 EStG). Der Arbeitnehmer erhält verbilligt oder kostenlos Sachbezüge vom Arbeitgeber, die dieser nicht als eigene Produkte für den Markt hergestellt oder vertreibt oder als eigene Dienstleistung erbringt und die deshalb nicht unter die Personalrabatt-Regelung des 8 Abs. 3 EStG fallen. Der Arbeitnehmer erhält verbilligt oder kostenlos Sachbezüge von anderen Firmen (Konzernunternehmen, Fremdfirmen), an deren Vorteilsverschaffung der Arbeitgeber mitgewirkt hat und die deshalb nach der allgemeinen Regelung gemäß 8 Abs. 2 Satz 1 EStG zu bewerten sind. Gilt auch für Minijobs! Beispiele: - Tankgutscheine - Geschenkgutscheine - Einkaufsgutscheine - Gutschein für Fitnessstudio Seite 7

8 E. Rabattfreibetrag Der Arbeitgeber kann dem Arbeitnehmer Waren und Dienstleistungen, die er als eigene Produkte für den Markt herstellt, vertreibt oder erbringt, verbilligt oder kostenlos überlassen. Diese Preisvorteile gelten als steuerpflichtiger Sachbezug, doch der Arbeitnehmer kann dabei von einer interessanten Steuervergünstigung profitieren: Die Preisvorteile aus dem verbilligten Warenerwerb bleiben bis zu einem Jahresbetrag von EUR steuer- und sozialversicherungsfrei (sog. Personalrabatt-Regelung). Nur der übersteigende Betrag ist als geldwerter Vorteil steuer- und sozialversicherungspflichtig ( 8 Abs. 3 EStG). Maßgebend für die steuerliche Bewertung ist der um 4% geminderte Endpreis, zu dem der Arbeitgeber die Ware oder Dienstleistung an den Endkunden abgibt Beispiel: Ein Möbelhaus überlässt einem Arbeitnehmer eine Schrankwand zum Preis von 1.000,00 EUR. Der durch Preisauszeichnung im Geschäft angegebene Endpreisbeträgt 2.500,00 EUR Die Anwendung des Rabattfreibetrag ist möglich. Seite 8

9 E. Rabattfreibetrag Ermittlung des Sachbezugswerts Kürzung des Endpreises 2.500,00 EUR um 4% (100,00 EUR) verbleiben 2.400,00 EUR Unter Anrechnung der Zuzahlung des Arbeitnehmers von 1.000,00 EUR verbleibt ein geldwerter Vorteil von 1.400,00 Dieser Betrag übersteigt der jährlichen Rabattfreibetrag (1.080,00 EUR) um 320,00 EUR Beim Arbeitnehmer ist lediglich der geldwerte Vorteil i.h.v. 320,00 EUR anzusetzen. Seite 9

10 F. Kindergartenzuschüsse Leistungen des Arbeitgebers zur Unterbringung - einschließlich Unterkunft und Verpflegung - und Betreuung von nicht schulpflichtigen Kindern der Mitarbeiter in Kindergärten oder vergleichbaren Einrichtungen sind steuer- und sozialversicherungsfrei ( 3 Nr. 33 EStG). Steuerfrei sind folgende Arbeitgeberleistungen: Kostenerstattung für Kindergarten, Schulkindergarten, Kindertagesstätte, Kindergrippe, Kinderhort, Krabbelstube, Tagesmutter, Wochenmutter, Ganztagspflegestelle. Gewährung von Zuschüssen zu diesen Kosten. Kostenlose oder verbilligte Unterbringung in einem betriebseigenen Kindergarten. Zuwendungen des Arbeitgebers an einen Kindergarten oder eine vergleichbare Einrichtung, durch die er für die Kinder seiner Arbeitnehmer ein Belegungsrecht ohne Bewerbungsverfahren und Wartezeit erwirbt. Pauschalentgelt an Kinder- und Familienservice-Büros, die nach Bedarf für die Belegschaft als Ganzes kostenlos Beratungsleistungen durchführen, Kinderbetreuungskonzepte entwickeln oder Babysitter- bzw. Tagesmütterdienste vermitteln. Seite 10

11 G. Notstandsbeihilfen In Krankheits-, Geburts- Todesfällen oder Schäden durch höhere Gewalt kann der Arbeitgeber eine steuer- und sozialversicherungsfreie Unterstützung gewähren. Die Beihilfen und Unterstützungen sind bis zu einem Betrag von 600,00 EUR steuerund sozialversicherungsfrei. In Unternehmen für die ein Betriebsrat oder eine sonstige Arbeitnehmervertretung besteht, muss die Beihilfe von einer unabhängigen und mit ausreichender Selbstständigkeit ausgestatteten Einrichtung gezahlt werden (R 3.11 Abs. 2 LStR 2008) Kleinere Betriebe mit weniger als 5 Arbeitnehmern können die Zahlung, sofern ein rechtfertigendes Ereignis vorliegt, direkt gewähren. Seite 11

12 H. Gesundheitsbeihilfen Der Arbeitgeber kann etwas für die Gesundheitsprävention der Mitarbeiter tun, um so krankheitsbedingte Ausfallzeiten zu verringern. Er kann den Mitarbeitern die Möglichkeit bieten, Massagen in Anspruch zu nehmen oder an Rückentrainingsprogrammen teilzunehmen. Leistungen des Arbeitgebers zur Verbesserung des allgemeinen Gesundheitszustandes und der betrieblichen Gesundheitsförderung bleiben bis zu 500 EUR pro Mitarbeiter und Jahr steuer- und sozialversicherungsfrei ( 3 Nr. 34 EStG). Steuerfrei sind auch Zuschüsse des Arbeitgebers an die Mitarbeiter, die diese für extern durchgeführte Maßnahmen aufwenden. Häufig können kleine und mittlere Unternehmen nicht in dem Maße wie große Unternehmen eigene Gesundheitsförderungsmaßnahmen durchführen und sind daher auf externe Angebote angewiesen. Leider ist die Übernahme bzw. Bezuschussung von Mitgliedsbeiträgen an Sportvereine und Fitnessstudios nicht nach 3 Nr. 34 EStG begünstigt. Falls der Arbeitgeber solche Leistungen erbringt, sind diese steuer- und sozialversicherungspflichtig (hier kann der der kleine Sachbezugsfreigrenze von 44,00 EUR helfen) Seite 12

13 I. Erstattung von Fahrtkosten Fahrtkostenzuschüsse für die Fahrten zur Arbeit sind zwar steuerpflichtig, können aber vom Arbeitgeber pauschal mit 15 % versteuert werden. Der pauschal versteuerte Betrag ist dann sozialversicherungsfrei ( 40 Abs. 2 Satz 2 EStG), das gilt auch für Minijobber. Die Pauschalversteuerung gilt nicht nur für die Fahrten mit eigenem Pkw, sondern seit 2004 auch für Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln. Der Fahrtkostenzuschuss kann gewährt werden für jeden Arbeitstag, an dem das Fahrzeug zu Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte genutzt wird. Die Lohnsteuerpauschalierung ist möglich bis zu dem Betrag, der als Werbungskosten abziehbar wäre. Dabei braucht der Arbeitgeber den abzugsfähigen Jahreshöchstbetrag von EUR nicht zu beachten. Als Zuschuss kann also gewährt werden: - im Normalfall die Entfernungspauschale, - bei behinderten Menschen die Dienstreisepauschale oder die nachgewiesenen tatsächlichen Kosten für jeden gefahrenen Kilometer. Behinderte Menschen sind Personen, die einen Grad der Behinderung ( GdB) von mindestens 70 haben oder die einen GdB von mindestens 50 haben und in ihrer Bewegungsfähigkeit im Straßenverkehr erheblich 2 beeinträchtigt sind (Merkzeichen "G" oder "ag"). Seite 13

14 J. Sonstiges Sonstige Extras Jobticket Kostenloser Parkplatz Zuschüsse zu Internetkosten Essensmarken und Restaurantschecks Verbilligte Kantinenmahlzeiten Getränke und Speisen am Arbeitsplatz Sachgeschenke aus persönlichem Anlass Zinsgünstige Darlehen Betriebliche Weiterbildung etc. Seite 14