Formulare/Sprungmarken

Transkript

1 Formulare/Sprungmarken In Word 2007 Von Kerstin Armbrust-Krinn Dieses Kurzskript zeigt Ihnen den Umgang mit Sprungmarken und Formularen Zielgruppe: Geübte Anfänger und Fortgeschrittene, die nachschlagen, lesen und lernen wollen. Übungsmaterial und Schulungen bitte nachfragen bei Kerstin Armbrust-Krinn ( ) oder Ich freu mich über jede Rückmeldung! Nur so werden wir besser! Viel Spaß beim Lesen! Kerstin Armbrust-Krinn

2 2 Word 2007 Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis Vordrucke - Grundregeln für die Gestaltung Sprungmarken... 3 a. Wo finde ich die Formularfelder?... 4 b. Wo finde ich einzelnen Felder?... 4 c. Welche Typen von Formularfeldern gibt es?... 4 d. Formular - Unterschied zwischen Offline-und Online-Formular... 4 e. Formular - Nutzen und Vorteile... 5 f. Formular schützen... 5 g. Formular - Schutz aufheben... 5 Kerstin Armbrust-Krinn 9. Dezember 2010, Seite 2 von 5

3 Word Vordrucke - Grundregeln für die Gestaltung Regeln: Vollständig, ablaufgerecht, schreibgerecht, verständlich, behandlungsgerecht, umweltverträglich. Im einzelnen: Ausreichend Raum zum Ausfüllen frei lassen Durchgezogen Linien anstelle von punktierten Linien Nur genormte Papierformate verwenden Fluchtlinien einhalten OLE-Prinzip für Leitwörter beachten Bei Auswahlantworten sind Kästchen voranzustellen Logische Reihenfolge beachten Schriftarten-, größen und -stärken gezielt, aber sparsam einsetzen Leitwörter eindeutig formulieren Abkürzungen vermeiden 2. Sprungmarken Mit Sprungmarken kann ich feste Stellen in Word-Dokumenten anspringen. Zwei Schritte sind nötig: 1. Sprungmarken setzen (STRG + F9) - überall, wo gewünscht. 2. Sprungmarke anspringen (F11), rückwärts SHIFT + F11. Die Sprungmarke wird beim Anspringen markiert. Durch das Überschreiben verschwindet die markierte Sprungmarke. Bei Rückgängig taucht die Sprungmarke wieder auf. Sprungmarken sind nötig, um in einem Formular schnell an die immer gleichen Stellen zu gelangen. Sprungmarken werden angezeigt (mit/ohne Steuerzeichen), aber nicht mit ausgedruckt. (Über Feldfunktionen werden sie sichtbar/unsichtbar mit ALT + F9) Tipp: Die Datei wird als Vorlage gespeichert, dann funktionieren die Sprungmarken. Beim Anspringen werden sie markiert und durch den neuen Text ersetzt. Formular Kerstin Armbrust-Krinn 9. Dezember 2010, Seite 3 von 5

4 4 Word 2007 a. Wo finde ich die Formularfelder? In den Entwicklertools (Menü). Zum Herholen: Office-Button - Word- Optionen - Entwicklerregisterkarte in der Multifunktionsleiste anzeigen - ok. b. Wo finde ich einzelnen Felder? Bei Entwicklertools - Legacyformulare. c. Welche Typen von Formularfeldern gibt es? Die Formularsteuerelemente : Textfeld [ab] kann Text/Zahlen enthalten. Bearbeiten über Doppelklick. Kontrollkästchen kann angekreuzt werden. Bearbeiten über Doppelklick. Kombinationsfeld (Dropdown-Auswahlliste). Bearbeiten über Doppelklick. ==> Dieses Feld enthält eine vorgegebene Auswahl an Werten, die im Formularmodus sichtbar sind. Bei den Active-X-Steuerelementen unten im Legacy-Feld ist die Befehlsschaltfläche wichtig. Es gibt weitere Felder, die genannten sind aber ausreichend. d. Formular - Unterschied zwischen Offline-und Online-Formular Hauptunterschied: Wie wird es ausgefüllt?? Unter einem Offline-Formular versteht man einen Vordruck, der mit der Hand ausgefüllt wird. Ein Online-Formular wird direkt am PC ausgefüllt; feststehende Benennungen werden mit einem Formularschutz vor Veränderungen geschützt. Nachdem die einzelnen Ausfüllpositionen angesprungen wurden, wird das ausgefüllte Formular ausgedruckt oder z. B. als PDF verschickt. Kerstin Armbrust-Krinn 9. Dezember 2010, Seite 4 von 5

5 Word e. Formular - Nutzen und Vorteile Kosten- und Zeiteinsparung: fast 80% Individuelle, übersichtliche und einfache Gestaltungsmöglichkeit Tippfehler können sofort korrigiert werden, weniger Papierverbrauch Formula lässt sich bei Bedarf leicht verändern oder aktualisieren. Keine Vorratshaltung bei Vordrucken Ausfüllen geht viel Schneller als von Hand (und bequemer) kann ohne Medienbruch als oder Datei geschickt werden f. Formular schützen Formular erstellen Felder: Entwicklertools - Legacytools (NICHT ActiveX- Steuerelemente) Formularfelder bearbeiten: per Doppelklick öffnen Schutz: - Nach dem Erstellen auf Dokument schützen - Formatierung und Bearbeitung einschränken - 3-Schritt-Dialogfeld öffnet sich. dann: falls es nicht funktioniert, die Datei einmal speichern, schließen und wieder öffnen. Dann Dokument schützen nochmals anklicken. Ja, Schutz jetzt anwenden sollte dann zu öffnen sein. Passwort vergeben - ok. Formular kann jetzt nur in Feldern ausgefüllt werden! (anspringen mit TAB). g. Formular - Schutz aufheben Formular aufrufen Schutzfeld aufrufen: Entwicklertools - Dokument schützen - Formatierung und Bearbeitung einschränken Dialogfeld erscheint - Schutz aufheben anklicken (nichts weiter) Schutz ist aufgehoben. Dialogfeld oben bei Bedarf mit x schließen. Kerstin Armbrust-Krinn 9. Dezember 2010, Seite 5 von 5