direkt Themen: Ausgabe 01/2008

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1 Ausgabe 01/2008 direkt Themen: Strom sparen beim Einsatz von EDV-Geräten Neues von der Spam-Front Reformen im Standesamtswesen Rückblick auf die KOMCOM 2008 Neue Rubrik: Der Datenschutzbeauftragte empfiehlt

2 Inhalt Editorial... Seite 2 Veranstaltungen KOMCOM NORD Seite 3 Landtagswahl Seite 4 Gewinnspiel... Seite 4 Citrix Solutions Seminar... Seite 5 ESRI-Anwendertreffen... Seite 5 Anwendertreffen Zeiterfassung... Seite 6 Projekte EFA Statistik Fahrplanauskünfte... Seite 6 Neues von der Spam-Front... Seite 7 Stadt Barsinghausen und aha neue GIS-Kunden... Seite 8 HannIT Intermediär... Seite 9 Reformen im Standesamtswesen... Seite 9 Umstellung der Gauß-Krüger-Koordinaten... Seite 10 Strom sparen beim Einsatz von EDV-Geräten... Seite 10 EWO: Rückblick Seite 11 EWO: Intranetauskunft... Seite 12 Damals: Seite 12 Personalmitteilungen Verabschiedungen bei HannIT Herr Drosch, Herr Heuer... Seite 13 Datenschutz Weitergabe von Mail-Adressen ist Datenschutzverstoß... Seite 14 Tipps & Tricks Datum in Briefen Datenquelle für Serienbriefe Zoom-Einstellungen... Seite 15 Editorial Liebe Leserinnen, liebe Leser, Winfrid Strecker Geschäftsführer der HannIT Green-IT war eines der Schlagworte der diesjährigen CeBIT. Bei den offensichtlichen Klimaproblemen, die wir in unserer Welt haben, ist es gut, dass auch der Einsatz von IT vor dem Hintergrund der Energieeinsparung kritisch betrachtet wird. HannIT als Ihr IT-Dienstleister hat sich dieses Thema längst vorgenommen. So fiel 2002 die Entscheidung, auf Strom sparende Flachbildschirme zu setzen, nicht nur aus ergonomischen und ökonomischen Gründen, sondern bewusst auch mit dem Ziel, Energie zu sparen und damit die endlichen Ressourcen zu schonen. Im Zuge der Modernisierung des Rechenzentrums war das Thema Energieeffizienz aller Komponenten von ganz wesentlicher Bedeutung. Und auch bei jeder Neuanschaffung von Hardware wird genau geprüft, ob es mit Blick auf die Umwelt nicht bessere Lösungen am Markt gibt. Dass 2006 bei der Beschaffung eines Fahrzeuges für unseren Kundenservice die Wahl auf ein Auto mit Erdgasantrieb fiel, haben Sie nun sicher schon geahnt. Allein in Deutschland sind Büroarbeitsplätze zu fast 100 % mit PC s ausgestattet. In den privaten Haushalten wurde der Ausstattungsgrad mit über 75 % errechnet. Diese beeindruckenden Zahlen machen deutlich, dass für den Betrieb dieser Geräte gewaltige Mengen Strom benötigt werden. Leider benötigen viele Geräte auch dann noch Strom, wenn sie (scheinbar) ausgeschaltet sind. Häufig lassen sich durch kleine Maßnahmen diese Verbräuche reduzieren. Z. B. durch die Nutzung einer simplen Steckdosenleiste mit Schalter kann sichergestellt werden, dass kein Strom sinnlos verbraucht wird. Bei der Anschaffung von Peripheriegeräten lohnt es sich, auf den Energieverbrauch zu achten. Die Finger lassen sollten Sie von alten Röhrenmonitoren. Ein 19-Zoll-Gerät saugt bis zu 150 Watt aus der Steckdose. Dagegen kommt ein modernes TFT-Display mit gerade einmal 30 bis 40 Watt aus. Auch bei anderen Geräten wie beispielsweise Druckern gibt es deutliche Unterschiede. Wenn Sie genau wissen möchten, wie viel Strom Ihr PC, Display oder Drucker benötigt, messen Sie doch nach. Energiemessgeräte gibt es im Handel bereits ab 20 Euro. Diese werden einfach zwischen Steckdose und das zu prüfende Gerät geschaltet und zeigen dann den Stromverbrauch an. Dann wissen Sie auch, ob es sich lohnt, den alten Rechner zu entsorgen und sich einen neuen Stromspar-PC oder ein Notebook anzuschaffen. Allerdings sollten Sie insbesondere bei Tintenstrahldruckern berücksichtigen, dass diverse Modelle sinnlos Tinte verbrauchen, wenn sie wieder an das Stromnetz angeschlossen werden. Tinte gehört inzwischen zu den teuersten Flüssigkeiten, die es zu kaufen gibt. Den privaten Haushalt sollten Sie bei Ihren Überprüfungen nicht vergessen. Es gibt heute noch Gefrierschränke, die pro Tag 4 kw Strom benötigen. Mit einem modernen Gerät können Sie diese Menge leicht auf rund 0,5 kw pro Tag reduzieren. Gerne veröffentlichen wir in einer der nächsten Ausgaben Ihren persönlichen Stromspartipp, wenn Sie ihn uns mitteilen. Unter allen Tippeinsendern verlosen wir ein Strommessgerät. Als Einsendeschluss für Ihren Beitrag merken Sie sich bitte Dienstag, den vor. Weitere interessante Hinweise zu diesem Thema finden Sie im Innenteil dieser Ausgabe. Wir wünschen Ihnen bei Ihren Bemühungen Strom einzusparen einen hohen Wirkungsgrad. Winfrid Strecker Torsten Sander Stromspartipps bitte per an direkt@hannit.de oder per Hauspost an direkt 2

3 Veranstaltungen KOMCOM NORD am 26./ im Hannover Congress Centrum Viel Besuch auf dem Stand der HannIT Regionspräsident Hauke Jagau, Geschäftsführer Torsten Sander und Geschäftsführer Winfrid Strecker am Stand der HannIT (v. l. n. r. ) Reger Besuch auf dem Stand D 04 der HannIT Vom 26. bis zum 27. Februar 2008 präsentierten sich die Hannoverschen Informationstechnologien bereits zum dritten Mal auf der KOMCOM Nord im HCC. Die KOMCOM Nord ist die größte, eigenständige IT-Fachmesse im Norden und bietet mit über 200 Ausstellern ein einzigartiges Angebot an innovativen IT-Lösungen für den öffentlichen Bereich. Rund Fachbesucher, darunter ungefähr 100 Bürgermeisterinnen und Bürgermeister, kamen an den zwei Messetagen nach Hannover, um sich über die neuesten Entwicklungen in Sachen Impressum Herausgeber: HannIT Hannoversche Informationstechnologien Eigenbetrieb der Region Hannover Verantwortlich: Torsten Sander, Winfrid Strecker Redaktion: Nicole Adebahr, Beate Bartels, Marion Brandes, Britta Brodersen, Ina Dietrich, Josef Ehlert, Jörg Gilgen, Linda Kröning, Stefan Mayerhofer, Adele Plachta, Jens Schlayer, Ilona Strehl Informationstechnologie, Finanzen und Consulting zu informieren. Regionspräsident Hauke Jagau betonte in seiner Eröffnungsrede, dass die KOMCOM inzwischen eine feste und bekannte Größe in der bundesweiten Messelandschaft sei. Wie bereits in den vergangenen Jahren hatten sich die Messeplaner der HannIT für zwei Schwerpunktthemen für den Eigenbetrieb entschieden. So drehte sich in diesem Jahr am Stand der HannIT alles um die Themen Das Sicherheitsrechenzentrum sowie Dokumentenmanagementsystem (DMS). Passend zu diesen Themen wurden Workshops angeboten, die vom Messe- Layout: corinna.lorenz.grafik.design. Titelfoto: aboutpixel.de M. Stachurski Druck: Region Hannover Auflage: Stück Kommunikation: Telefon (05 11) /25 Fax (05 11) direkt@hannit.de Alle Rechte vorbehalten. publikum gut angenommen wurden. So beschäftigte sich der Workshop von Andreas Schwanke und Mechthild Smolinski an beiden Tagen jeweils mit dem Thema DMS in Verbindung mit GIS am Beispiel der Region Hannover. Am Mittwoch präsentierte Steffen Plapper seinen Workshop Citrix Solutions Seminar 2008 und erläuterte u. a. die Sicherheitsaspekte beim Fernzugriff für Telearbeitende. Der Geschäftsführer der HannIT, Torsten Sander, resümierte: Der Auftritt der HannIT auf der KOMCOM Nord hat sich auch in diesem Jahr wieder gelohnt. Da unsere Workshops sehr gut besucht waren, planen wir bereits jetzt, im kommenden Jahr bei der KOMCOM Nord das Angebot an Workshops weiter auszubauen. Den Termin für die kommende KOMCOM Nord können Sie sich schon heute vormerken. Die IT-Fachmesse findet am 10. und 11. Februar 2009 erneut im HCC statt. Jens Schlayer Telefon (05 11) Jens.Schlayer@HannIT.de

4 Veranstaltungen Wahl des 16. Niedersächsischen Landtages am Sonntag, den 27. Januar 2008 Ende des letzten und Anfang dieses Jahres war es wieder einmal so weit. Die Städte und Gemeinden in ganz Niedersachsen und natürlich auch in der Region Hannover bereiteten alles für die in Niedersachsen durchzuführende Wahl zum 16. Niedersächsischen Landtag vor. Hierbei kam unter anderem die Meldesoftware MESO der Fa. HSH Soft- und Hardware Vertriebs GmbH für die Erstellung der Wahldaten, Ausgabe von Briefwahlunterlagen und zum Druck der Wählerverzeichnisse zum Einsatz. Am Wahltag selbst wurde für die Erfassung der Ergebnisschnellmeldungen das Programm Wahlinfo der Fa. WRS Softwareentwicklung GmbH genutzt. Die sogenannten Schnellmeldungen wurden bei den Städten und Gemeinden für die jeweiligen Wahlbezirke sowie bei der Region Hannover für die Briefwahlbezirke erfasst und liefen zentral im Team Wahlen und Statistik der Region Hannover bzw. im Rechenzentrum der HannIT zur Ergebnisermittlung auf. Dieses Verfahren ermöglichte es auch, dass die aktuellen Ergebnisse am Wahlabend direkt im Intranet der Region Hannover sowie live im Internet auf in grafischer und auch in Listenform veröffentlicht werden konnten. Das Besondere an dieser Präsentation war, dass erstmalig zu einer Wahl alle Ergebnisse der Region Hannover mit denen der Landeshauptstadt Hannover auf einer Internetseite herausgegeben wurden. Beate Bartels Telefon (05 11) Beate.Bartels@HannIT.de Gewinner des Gewinnspieles aus der direkt 03/2007 In der jüngsten Ausgabe der direkt im Dezember 2007 hatte sich das Redaktionsteam mit einem Gewinnspiel bei seinen Lesern für deren Treue bedankt. Da ca. 60 TeilnehmerInnen die Chance auf den Gewinn eines attraktiven Preises nutzten, musste das Los entscheiden. Orangensaft in den Eigenbetrieb eingeladen. Aus terminlichen Gründen war es lediglich möglich, Herrn Dr. Krüger den Preis persönlich zu überreichen. Wir bedanken uns bei allen TeilnehmerInnen und hoffen, dass Sie uns weiter die Treue halten. Ihr Redaktionsteam Die glücklichen Gewinner eines USB- Sticks (1 GB) sind Eliane Augsburger, Sascha Sattler sowie Dr. Joachim Krüger. Am 5. Februar 2008 wurden die Gewinner zur Preisübergabe und auf ein Glas Dr. Joachim Krüger und Jens Schlayer bei der Preisübergabe (v. l.) Jens Schlayer Telefon (05 11) Jens.Schlayer@HannIT.de

5 Veranstaltungen HannIT auf dem Citrix Solutions Seminar 2008 in Hamburg Am 7. Februar 2008 fand in Hamburg das Citrix Solutions Seminar statt. Das Seminar war eigens für den öffentlichen Bereich in Medizin und Verwaltung ausgelegt. Zu den Teilnehmern gehörten IT-Verantwortliche und Systemadministratoren aus ganz Deutschland. Steffen Plapper, Systemadministrator bei HannIT Die Hannoverschen Informationstechnologien wurden hierzu eingeladen, einen Vortrag über den Einsatz des Citrix Access Gateway zur Herstellung der Vereinbarkeit von Familie und Beruf in der öffentlichen Verwaltung zu halten. Dank der hohen Teilnahme und des regen Interesses war der Vortrag ein voller Erfolg. Während und nach dem Vortrag wurden untereinander wertvolle Informationen und Erfahrungen ausgetauscht, die jedem Teilnehmer eine gute Basis über das Thema verschafft haben. Als Fazit kann gesagt werden, dass die Hannoverschen Informationstechnologien die richtige Entscheidung dabei getroffen haben, Citrix Access Gateway einzusetzen. Aufgrund der enorm umfangreichen Sicherheits- und Einsatzmöglichkeiten entspricht dieses System den Anforderungen unserer Kunden und denen, die es werden wollen. Steffen Plapper Telefon (05 11) Steffen.Plapper@HannIT.de ESRI-Anwendertreffen Norddeutschland 2008

6 Veranstaltungen Anwendertreffen mit den Zeitbeauftragten Inzwischen befinden wir uns im dritten Jahr mit unserem Zeiterfassungsprogramm ADICOM und so wird es wieder Zeit für ein Anwendertreffen mit den Zeitbeauftragten. Um nicht mit den Sommer- und den Herbstferien zu kollidieren, haben wir uns für den 29. August entschieden. So ist die Wahrscheinlichkeit recht hoch, eine Vielzahl von Kolleginnen und Kollegen zu diesem Termin begrüßen zu können. Wir werden etwa Mitte des Jahres eine neue Programmversion von ADICOM einspielen. Im Web Client wird es dabei kaum sichtbare Veränderungen geben. Lediglich das äußere Erscheinungsbild wird sich ein wenig verändern. Die meisten Neuerungen finden für den Großteil der Nutzer unsichtbar im Verborgenen statt. In diesem Zusammenhang haben wir auch Herrn Otto von der Fa. ADICOM eingeladen, der uns seinerzeit als Projektleiter bei der Einführung der neuen Zeiterfassung betreut hat. Er wird für Fragen zur neuen Programmversion und rund um die technische Seite der Zeiterfassung zur Verfügung stehen. Bis zu dem Anwendertreffen sollten auch bereits die ersten Erfahrungen mit der privaten Internetnutzung im Zusammenhang mit der Zeiterfassung gesammelt worden sein. Es gibt also genug interessante Themen, über die wir informieren und diskutieren können. Daher die Bitte an alle Zeitbeauftragten der Regionsverwaltung, den Termin schon einmal vormerken. Eine Einladung mit der endgültigen Tagesordnung werden wir rechtzeitig versenden. Rolf-D. Schmitz Telefon (05 11) Rolf-Detlef.Schmitz@HannIT.de Projekte Gelb (2007) schlägt Lila (2006) Steigerung der EFA-Fahrplanauskünfte um 40,5 % in 2007 zu informieren. Ferner wurde eine Funktion Fahrten schieben in die Fahrplanauskunft eingeführt, mit der der Kunde selbst seine Übergangszeiten beim Umstieg zwischen den Fahrzeugen verändern kann. Wir freuen uns über die Attraktivität der elektronischen Fahrplanauskunft www. EFA.de. Im Jahr 2007 wurden 33,29 Mio. Fahrplanauskünfte über das Internet gegeben. Das sind ca. 9,6 Mio. Auskünfte mehr als im Vorjahr und bedeutet, dass im Durchschnitt jeden Monat ca. 2,75 Mio. Auskünfte erteilt wurden. Dies ist Anlass zur Freude und Motivation zugleich, um den Umfang, die Qualität und die Erreichbarkeit der Fahrplanauskunft weiter zu steigern. Im Januar/Februar hatten wir bereits Zuwachsraten von ca. 41,6 % und wir hoffen darauf, dass Hellblau (2008) Gelb (2007) übertreffen kann wurde von der Region Hannover zusammen mit den anderen Connect- Partnern ein Softwaresystem ICS eingeführt, um die Kunden schnell über betriebsbedingte Fahrplanabweichungen Und 2008? Der GVH wird die mobile Fahrplanauskunft über SMS und Browser auf dem Handy einführen. Auch wird mit und für die Connect-Partner bei der HannIT ein landesweiter Haltestellenlayer (Google lässt grüßen) entwickelt, der in die Internetprogramme der Städte und Gemeinden, Verkehrsunternehmen, usw. eingebunden werden kann. Karl-Günter Zipfel Telefon (05 11) KG.Zipfel@HannIT.de 6

7 Projekte Neues von der Spam-Front Wie schon in der direkt 03/2007 berichtet, ist die Zahl der Spam-Mails rasant angestiegen. Dies ist in den letzen Wochen erneut beobachtet worden. Waren es beim letzten Bericht noch Mails pro Tag mit Spitzenwerten von (Abbildung 1), so liegen die Durchschnittswerte zurzeit bei durchschnittlich Mails pro Tag mit Spitzenwerten von Mails (Abbildung 2). Dabei ist klar, dass auch bei gleichbleibender Qualität unseres Spamfilters die Zahl der Spammails, die durchschlüpfen bzw. die falsch zugeordnet werden, steigt. In der KW 10/08 ( bis , Abbildung 3) betrug die Zahl der Mails, die durch den Spamfilter gingen, Davon wurden Mails (Abbildung 4) als sauber erkannt, was 2,875 % entspricht. Zählt man die 12 fälschlicherweise blockierten Mails hinzu, erhöht sich der Prozentsatz der sauberen Mails auf 2,876 %. Der Anteil der fälschlicherweise blockierten Mails liegt für den betrachteten Zeitraum bei 0,00775 Promille und bedeutet eine weitere Verbesserung der Filterung. Nun ist allerdings festzustellen, dass die Erkennungsraten mittlerweile nicht das primäre Problem unseres Spamfilters sind, sondern die reine Masse dessen, was geprüft werden muss. Hierbei kann es immer wieder einmal zu erheblichen Verzögerungen im Mailverkehr kommen. Ursache hierfür sind sogenannte Bot- Netze (Abbildung 5). Unter einem Bot (vom Begriff robot abgeleitet) versteht man ein Computerprogramm, das weitgehend autonom ständig sich wiederholenden, gleichen Aufgaben nachgeht. Es handelt sich dabei meist um ein eher simples, aber effektives Programm. Gebräuchlich ist die Bezeichnung auch für selbstständige Programme im Bereich der künstlichen Intelligenz. Kommunizieren Bots untereinander in einem fernsteuerbaren Netzwerk, so spricht man von einem Botnet (Bot-Netz). Dabei infiziert in der Regel ein Angreifer zahlreiche Rechner mit einem Bot, der sich dann mit einem IRC-Server (IRC = Internet Relay Chat) verbindet, einen bestimmten Channel betritt und dort auf Befehle des Botnet-Besitzers des sogenannten Botmasters wartet, um beispielsweise das Starten eines DDoS-Angriffs (DDoS = Distributed Denial of Service, verteilter Angriff auf einen Computer, mit dem Ziel, ihn nicht erreichbar zu machen) oder das Versenden von Spams auszuführen. Noch vor zwei Jahren waren Bot-Drohnen in aller Regel multifunktionelle Schädlinge, die viel konnten, aber nichts davon richtig gut. Mal stahlen sie Seriennummern vom Wirts-PC, dann wurden sie Teil von DDoS-Attacken, dann wiederum verschickten sie Spam. Sie waren auf dem Wirtssystem recht leicht zu entdecken. Wenn der Steuer-Server ausgemacht und ausgeschaltet war, brach auch das Netz zusammen. Das hat sich grundlegend geändert. Zwei Beispiele zeigten jüngst, wohin die Reise geht. Der -Wurm Warezov verfügt über eine eigene Spam-Engine und versendet auf Kommando Werbenachrichten. In diesem Zuge modifiziert er sich selbst und macht sich damit unsichtbar für Virenscanner. Gängige Personal Firewalls, die den Mail-Versand unterdrücken sollen, schaltet er einfach ab. Mit einiger Verzögerung haben die Antiviren-Hersteller Heuristiken entwickeln können, die Mutationen des Schädlings auch ohne topaktuelle Signaturen erkennen sollen. >> 7

8 Projekte Noch ausgefeiltere Technik als Warezov bietet ein anderer reinrassiger Spam-Bot namens Spamthru, der erste Ansätze von Peer-to-Peer-Kommunikation zeigt. Insbesondere die leistungsfähige Spam- Engine des Bots alarmiert die Viren- Spezialisten. Der Schädling holt sich GIF- Dateien vom Master-Server, die er später in die Mails einbaut. Beim Zusammenbau jeder Mail manipuliert er kaum sichtbar die GIF-Vorlage, sodass Hash- und Fingerprint-Analysen von Spam-Filtern oft versagen. Die beiden Bot-Familien verblüfften die Fachwelt. Das Fachportal SecureWorks analysierte die Funktionen von Spamthru und kam zum anerkennenden Ergebnis, es handle sich um eine feine Leistung. Spam-Forscher berichten übereinstimmend, dass die beiden Bots hauptsächlich für den fulminanten Anstieg von Mail- Werbemüll verantwortlich sein dürften. Insgesamt ist festzustellen, dass das Mailen dank Spamfilter immer noch funktioniert, es aber aufgrund der schieren Menge hier und da zu Engpässen kommen kann, die sich nur durch eine Erhöhung der Rechnerleistung für den Filter beheben lassen. Daher stellt sich die Frage, ob sich diese Art zu mailen überhaupt noch lohnt (angesichts des niedrigen Anteils an Nutzmails), oder ob es nicht an der Zeit ist, das Mailen neu zu definieren. Carsten Scheffler Telefon (05 11) Carsten.Scheffler@HannIT.de Stadt Barsinghausen und aha neue GIS-Kunden Seit dem 1. Januar 2008 ist der Zugriff für die Stadt Barsinghausen auf den Regionalen Geodatenpool ReGeo einschließlich eines webbasierenden Zugriffs zur Automatisierten Liegenschaftskarte (ALK) und zum Automatisierten Liegenschaftsbuch (ALB) freigeschaltet. Damit die Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter alle erforderlichen Informationen auf einen Blick griffbereit haben, wurden zusätzlich die Fachthemen Bebauungsplanübersicht und Einzeldenkmale in die Liegenschaftsauskunft integriert. Abgerundet wird die Informationsseite durch topografische Hintergrundkarten in unterschiedlichen Maßstäben und Luftbilder der Befliegung von 2006 sowie stadteigenen Luftbildern. Durch die Anbindung einer Schnittstelle zum Baugenehmigungsverfahren Gekos haben die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Bauaufsicht zusätzlich die Möglichkeit, aus dem Fachverfahren heraus per Mausklick das entsprechende Flurstück in der Karte anzeigen zu lassen. Geplant ist in einem weiteren Schritt, eine Übersicht über die Bebauungspläne in Barsinghausen den Bürgerinnen und Bürgern als webbasierten Kartendienst über das Internet zur Verfügung zu stellen. Bereits seit 2005 ist die Stadt Barsinghausen an der von der HannIT angebotenen Nutzung des Geodatenpools ReGeo interessiert. Seitdem rissen die e nicht ab und letztendlich entschied sich die Stadt am Deister für die HannIT als kompetenten IT-Dienstleister. Der Zweckverband Abfallwirtschaft Region Hannover (aha) nutzt seit Herbst 2007 ebenfalls die Dienstleistungen von der HannIT im GIS-Bereich. Über den Webbrowser können die Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter einen Kartendienst aufrufen, der ihnen einen Überblick über die Abfuhrtouren der verschiedenen Müllarten bietet und den sie neben vielen anderen nützlichen Werkzeugen auch großformatig bis DIN A0 ausdrucken können. Mit der Bereitstellung einer webbasierten Online- Editiermöglichkeit wurden seitens des Kunden alle Abfuhrtouren selbstständig in den Kartendienst eingepflegt. Änderungen und Neueinträge zur Sicherung der laufenden Aktualität der Informationen sind jederzeit vom Sachbearbeiter durchführbar. Neben der Geometrie können dabei auch die Sachdaten der Objekte erfasst und verändert werden. Die unbestreitbaren Vorteile des Editier- Clients sind die sofortige Verfügbarkeit der Änderungen in der Karte und die leichte Bedienbarkeit ohne spezielle Kenntnisse in GIS-Anwendungen. Die Möglichkeiten der geografischen Informationsdienste sind vielfältig und werden von der HannIT ständig weiterentwickelt. Wenn Sie Interesse an weitergehenden Informationen haben, schreiben Sie uns unter gis@hannit.de oder besuchen Sie auf unserer Website die Rubrik Leistungen und Produkte GIS-Technologien. Birgit Füllkrug Telefon (05 11) GIS@HannIT.de 8

9 Projekte Erfolgreicher Betrieb des HannIT-Intermediärs Seit dem sind die Meldebehörden in Deutschland gesetzlich verpflichtet, einen großen Teil der Nachrichten untereinander nur noch elektronisch statt auf Papier zu versenden. Für den Eingang dieser Nachrichten benötigen sie ein elektronisches Postfach, das HannIT auf seinem Governikus-Intermediär anbietet und sehr erfolgreich betreibt. Auf diesem Intermediär haben für das Meldewesen 131 Kommunen aus Niedersachsen, 38 aus Baden-Württemberg, 37 aus Hessen und 3 aus Nordrhein-Westfalen ein Postfach, in das die für sie eingehenden OSCI-Nachrichten automatisch abgelegt und jederzeit von ihnen individuell abgeholt werden können. Der durchschnittliche Eingang pro Tag liegt von Montag bis Freitag bei ca Nachrichten. Es ist aber davon auszugehen, dass sich diese Zahl noch erhöhen wird, da zukünftig weitere Beteiligte OSCI- Nachrichten an die Meldebehörden versenden werden. Besonders erfreulich ist, dass die neue technologische Umgebung sehr robust und störunanfällig ist. Das oben stehende Diagramm zeigt den wöchentlichen Nachrichteneingang seit der 34. Kalenderwoche 2007 (ab ). Dabei ist erkennbar, dass, abgesehen von der Neujahrswoche, mindestens Nachrichten bzw. maximal Nachrichten pro Woche eingehen. Auch ist deutlich zu sehen, dass in der 9. Kalenderwoche das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) angefangen hat, Nachrichten zu versenden. Mit den anstehenden Veränderungen im Bereich des Personenstandswesens und bei der Gewebeanmeldung wird es zu einer weiteren Nutzung der Intermediärtechnologie kommen. Anja Riekenberg Telefon (05 11) Anja.Riekenberg@HannIT.de Reformen im Standesamtswesen Neben dem Meldewesen rückt nun auch das Personenstandswesen näher in den Blickpunkt für egovernment-aktivitäten. Zunächst tritt zum ein neues Personenstandsgesetz in Kraft, mit dem lang bewährte Mechanismen im Bereich des Standesamtes reformiert werden. Im Mittelpunkt stehen dabei die Einführung der elektronischen Speicherung von Personenstandsbeurkundungen und somit die Ablösung der altbekannten seit 1875 als Papierbücher geführten Personenstandsregister. Mit einer Übergangsfrist bis zum Ende des Jahres 2013 ist diese grundlegende Änderung im Zusammenhang mit der erforderlichen Langzeitarchivierung von den Standesämtern technisch umzusetzen. Elektronisch geführte Personenstandsregister, die auch bei Rechenzentren angesiedelt werden könnten, bilden zukünftig die Grundlage für einen automatisierten Mitteilungsverkehr zwischen den unterschiedlichen Standesämtern, aber auch mit anderen Behörden. Um einen einheitlichen Datenaustausch gewährleisten zu können, wird, vergleichbar den Entwicklungen im Meldewesen, das herstellerunabhängige Format XPersonenstand (vgl. im Meldewesen XMeld ) entwickelt. Im Zuge dieser Entwicklungen möchte man den Bürgern mehr Service eröffnen, indem die Beantragung von Urkunden, aber auch eine Registerauskunft über das Internet, zur Verfügung gestellt wird. In den Standesämtern der Region Hannover ist derzeit überwiegend das Verfahren Autista des Verlags für Standesamtswesen im Einsatz. Da es sich mit den anstehenden umfangreichen rechtlichen und technischen Reformen um deutlich mehr als ein einfaches Update handelt, wird von einigen Kommunen derzeit sowohl die bisherige Softwareauswahl als auch die bisherige Einsatzweise überdacht. Aufgrund des zukünftig zu betreibenden finanziellen und technischen Aufwands ist es denkbar, dass u. U. das Programmund Datenhosting für das Standesamtsverfahren, der Aufbau des sogenannten epr-servers für das elektronische Personenstandsregister, die Umsetzung der elektronischen Langzeitarchivierung sowie die Zurverfügungstellung von Intermediärdienstleistungen, durch bzw. bei der HannIT erfolgt. Nach ersten Workshops und Softwarepräsentationen wurde eine Projektgruppe gebildet, die zunächst zur Vorbereitung des weiteren Entscheidungsverfahrens ein Pflichtenheft erarbeitet hat, welches als Arbeitsgrundlage für die Teststellung mit den beiden zur Verfügung stehenden Standesamtsverfahren dient. Nebenbei wird noch auf die eine oder andere Entscheidung der Gesetzgeber gewartet, die z. B. weitere Regelungen über die Langzeitarchivierung beinhalten soll. Die Reform im Standesamtswesen verspricht dem Fachbereich der Verwaltung nach Jahren mit wenig Änderungen zukünftig spannende Zeiten. Nicole Adebahr Telefon (05 11) Nicole.Adebahr@HannIT.de 9

10 Projekte Verzögerung bei der Umstellung der Gauß-Krüger- Koordinaten auf ETRS89/UTM Bereits 2006 berichtete HannIT an dieser Stelle über die geplante Umstellung der Gauß-Krüger-Koordinaten auf ETRS89/ UTM (siehe auch direkt Ausgabe 3/2006 Seite 6, Rubrik Service Kundenzeitschrift direkt). Die Nds. Vermessungs- und Katasterverwaltung kündigte die ersten Datenlieferungen im neuen System ursprünglich bereits für das Jahr 2007 an. Dieser Termin wurde bisher mehrfach verschoben. Im Moment ist eine Erstausstattung für Ende 2008 oder Anfang 2009 geplant. Ob die Nds. Vermessungs- und Katasterverwaltung diesen Termin einhalten kann, wird sich im Laufe des Jahres zeigen. Wie geplant, wird diese erste Datenlieferung im neuen Koordinatensystem bei der HannIT den Startschuss geben, um alle Geobasisdaten und Geofachdaten der Region Hannover zu konvertieren. Nach wie vor können wir Ihnen versichern, dass die HannIT in die aktuellen Entwicklungen eingebunden ist. Wir werden Sie rechtzeitig informieren. Wenn Sie weitere Informationen wünschen, Fragen oder Bedenken haben, wenden Sie sich gerne an Ihre GIS-Betreuer. Mechthild Smolinski Telefon (05 11) GIS@HannIT.de Strom sparen beim Einsatz von EDV-Geräten Die steigenden Strompreise und die Erderwärmung haben auch Einfluss auf den Bürorechner und heimischen PC. Macht man sich die eigenen Gewohnheiten bewusst, so spart man an Energie, aber nicht an Komfort und Leistung. Strom ist in den letzten Monaten bei fast jedem Anbieter in Deutschland teurer geworden. Aus finanziellen und ökologischen Gründen wollen wir Ihnen einige Tipps geben, wie Sie in der Arbeitsstelle und auch im Haushalt Strom sparen können. Erste Schritte zum Strom sparen Wenn man am Arbeitsplatz Strom sparen möchte, ist es notwendig, die Geräte ersteinzuschalten, wenn sie benötigt werden. Zum Beispiel können beim Verlassen des Arbeitsplatzes Monitor und Drucker ausgeschaltet werden. (Der Drucker darf kein Netzwerkdrucker sein.) Beim erneuten Einschalten des Monitors kann, wie gewohnt, an der letzten Stelle weiter gearbeitet werden. Wenn gedruckt werden soll, reicht es, ein paar Sekunden vorher den Drucker einzuschalten und nach dem Drucken wieder auszuschalten. Ausgeschaltet und trotzdem stromverbrauchend Auch wenn der Rechner und angeschlossene Systeme ausgeschaltet sind, wird weiterhin Strom verbraucht. Ähnlich wie beim Fernseher verfügen Monitore, Drucker oder Scanner über einen Bereitschaftsmodus, damit sie bei Bedarf in wenigen Sekunden ohne Betätigung des Hauptschalters wieder betriebsbereit sind. Auch wenn der Hauptschalter betätigt wurde, wird weiterhin Strom verbraucht. Denn viele elektrische Geräte verbrauchen auch im ausgeschalteten Zustand Strom. Hier leistet eine Stromleiste mit einem Schalter, der den Stromkreislauf unterbricht, wertvolle Abhilfe. Sind die Geräte in solch eine Stromleiste gesteckt, lassen sich alle mit einem Knopfdruck vom Stromnetz trennen. Energieoptionen in Windows Strom sparen lässt sich auch über die hauseigenen Bordmittel von Windows. Unter Start/Systemsteuerung/Energieoptionen können Sie auswählen, wann Ihr Monitor und PC in den Stand-by Modus wechseln soll. Ein konventioneller Röhrenmonitor verbraucht etwa die Hälfte des Energiebedarfs einer Computeranlage. Die flachen TFT-Monitore sind deutlich sparsamer. Am besten schalten Sie den Monitor bei Nichtgebrauch aus. Zumindest sollten in den Energieoptionen die Einstellungen so gewählt werden, dass der Monitor sparsam arbeitet und möglichst schnell schläft. Kein Bildschirmschoner Ursprünglich sollten Bildschirmschoner das Einbrennen des Bildes in die Phosphorschicht des (Röhren-)Monitors verhindern. Das kann bei heutigen (TFT-) Monitoren nicht mehr passieren. Bildschirmschoner sind heutzutage eher 10

11 Projekte schmückendes Beiwerk. Gerade die rechenintensiven Bildschirmschoner wie z. B. ein Aquarium usw., verhindern, dass der Monitor und der PC in den energiesparenden Modus wechseln kann. Am besten nutzen Sie den Bildschirmschoner schwarzer Bildschirm von Windows XP/2000. Dieser erfordert keine Rechenleistung, wenn er aktiv ist, bietet aber die Möglichkeit des Sperrens des Rechners bei Verwendung und erhöht damit die Datensicherheit. Einsatz von Thin Clients Thin Clients leisten hinsichtlich Ergonomie und Umweltschutz einen großen Beitrag. Ihr Betrieb ist nahezu lautlos und mit einer minimalen Wärmeentwicklung verbunden. Ein Ökologievergleich des Fraunhofer- Instituts bescheinigt Thin Client Umgebungen einen mindestens halb so niedrigen Strombedarf wie PC Umgebungen. Inklusive Leistungsanteil des Terminalservers und der anteiligen Kühlleistung im Serverraum kommt ein Thin Client demnach mit durchschnittlich 41 Watt aus. Ein PC verbraucht hingegen etwa 85 Watt. Die Energieeinsparung geht mit geringeren Stromkosten einher. Auch dafür gibt es Beispielberechnungen: Bei einem angenommenen Strompreis von 15 Cent je Kilowattstunde und einer Betriebsdauer von täglich acht Stunden ergeben sich bei einem PC-Arbeitsplatz jährliche Stromkosten in Höhe von 22,35 Euro. Im Vergleich dazu fallen für einen Thin Client inklusive anteiliger Server- und Kühlkosten nur 10,82 Euro im Jahr an eine deutliche Ersparnis. Linda Czerner Torsten Baltus Telefon (05 11) PC-Hotline@HannIT.de Ein Rückblick auf ein turbulentes Jahr 2007 im Einwohnerwesen Der Start in das Jahr 2007 wird wohl sämtlichen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Einwohnermeldeämter, Bürgerbüros und sonstigen Beteiligten recht denkwürdig in Erinnerung bleiben. Pünktlich zum sollten sämtliche 5400 Meldebehörden Deutschlands ihre Rückmeldungen auf elektronischem Weg verschicken. Weiterhin sollten die jeweiligen über 25 verschiedenen bundesweit eingesetzten Fachverfahren im Meldebereich diese Rückmeldenachrichten untereinander verstehen und in das Melderegister einarbeiten können. All dies sollte, streng genommen, ohne Testphase, Generalprobe o. ä. und ohne Übergangszeitraum pünktlich zum Jahresbeginn funktionieren. Hier in der Region Hannover hatten wir das enorme Glück, dass sich in der Vergangenheit alle Meldebehörden für den Einsatz der gleichen Meldesoftware ausgesprochen hatten, sodass der größte Teil der Einwohnerbewegungen zwischen der Landeshauptstadt und den Umlandgemeinden mit ein und demselben Programm abgewickelt werden konnte. Schlussendlich konnten wir sowohl als Intermediärs- als auch als MESO-Dienstleister unter den gegebenen Umständen von einem guten Start in das Zeitalter der elektronischen Rückmeldung sprechen. Auch wenn dies schon eine wirklich umfangreiche Umstellung gewesen ist, ließen weitere größere Projekte nicht lange auf sich warten. Zum mussten sämtliche Einwohnermeldedaten stichtagsgenau, mit einem so genannten vorläufigen Bearbeitungsmerkmal versehen, für die spätere Vergabe der Steueridentifikationsnummer an das Bundeszentralamt (BZSt) für Steuern, übermittelt werden. Die für den Herbst 2007 vom BZSt anberaumte Dublettenprüfung, mit der möglicherweise mehrfach in Deutschland gemeldete Personen ausfindig gemacht und in den Melderegistern bereinigt werden sollen, lässt noch heute auf sich warten. Wie in jedem Jahr stand zum die Erstellung der Lohnsteuerdaten im Terminkalender und zum wurde der biometrische Reisepass (epass) um den viel diskutierten Fingerabdruck erweitert. Gleichzeitig mussten die Passbehörden auf neue Nummernkreise für ihre Reisepässe umstellen und im Hintergrund wurde die für die elektronische Rückmeldung verantwortliche Programmbibliothek XMeld durch eine neuere Version ersetzt. Glücklicherweise war diese Änderung, die bei Fehlern recht folgenschwer hätte enden können, für die MESO-Kunden kaum zu bemerken. Zu guter Letzt wollte dann mit der Datenerstellung im Dezember auch die Landtagswahl am wieder gründlich vorbereitet werden. Die Vielzahl der Großereignisse aber auch Gesetzesänderungen zusätzlich zu den Routinearbeiten machten viele Programm-Updates für MESO notwendig, sodass wohl alle Beteiligten zuweilen Mitleid mit dem Verfahrenshersteller hatten, welcher sämtliche rechtlichen und technischen Änderungen auf die Minute genau zur Verfügung stellen musste. Ihnen als Melde- und Passbehörde und uns als Ihr Dienstleister im Einwohnermeldewesen haben die zeitweilig recht kurzfristig und jeweils unter Berücksichtigung der Öffnungszeiten der Bürgerbüros zu implementierenden Programmanpassungen viel Flexibilität abgefordert. Für Ihre Geduld und das Entgegenkommen bei der Zeitplanung bedankt sich das MESO-Team der HannIT recht herzlich. MESO-Team der HannIT: Nicole Adebahr Beate Bartels Britta Brodersen A. Manuel Griep Mark Seils Telefon (05 11) MESO@HannIT.de 11

12 Projekte Die neue MESO- Intranetauskunft Version Es gibt grundsätzlich drei praktizierte Wege für den elektronischen Zugriff auf Daten aus dem Melderegister: Zunächst einmal steht der Meldebehörde selbst die Meldebehörden-Software MESO zur Verfügung. Zur Erledigung der täglichen Aufgaben in einer Meldebehörde ist selbstverständlich ein direkter und umfassender Zugriff auf alle Daten des Melderegisters notwendig. Dann gibt es das MESO-Informationsregister für Online-Zugriffe der Polizei und anderer Behörden (z. B. hierzu befugte Fachbereiche der Regionsverwaltung). Hier sind insbesondere die strengen melderechtlichen Vorschriften über die Zulässigkeit von Datenübermittlungen zu beachten. Wollen andere Stellen derselben Gemeinde (z. B. Steueramt, Sozialamt, etc.) auf Daten aus dem Melderegister ihrer Gemeinde zugreifen, handelt es sich melderechtlich nicht um eine Datenübermittlung, sondern um eine interne erleichterte Datenweitergabe. Zur Abwicklung dieser Zugriffe dient die hier beschriebene MESO- Intranetauskunft (MIA). Auf allen drei Zugriffsebenen wird die Beachtung der jeweiligen datenschutzrechtlichen Vorschriften u. a. durch detaillierte Steuerungsmöglichkeiten für die Zugriffsrechte der BenutzerInnen sichergestellt. Mit der neuen Version der MIA hat sich zunächst das äußere Erscheinungsbild der Anwendung geändert. Die Anmeldung erfolgt jetzt mit einem eigenen Passwort für die MIA. Bisher war dies an die Domänenanmeldung gekoppelt. Auch ist neu, dass bei der Anmeldung die Gemeinde ausgewählt werden muss. Insgesamt ist die MIA flexibler, stabiler und sicherer geworden. Daneben gibt es noch folgende Neuerungen: Die Suchmaske ist an die Benutzerrechte angepasst worden. Man sieht also nur noch die Suchmöglichkeiten, für die man auch berechtigt ist. Es werden Wohnungsketten im Auskunftsbildschirm zu der Person dargestellt. Bei der Suche nach Wohnanschriften gibt es eine sehr hilfreiche Autovervollständigungsfunktion. Das Programm schlägt z. B. aufgrund der bereits eingegebenen Buchstaben passende Straßennamen vor. Über die Taste F10 ist eine Behördenauskunft eingebunden. Man erhält Anschriften und Telefonnummern von Meldebehörden. Es besteht (je nach gemeindeinterner Rechtefestlegung) die Möglichkeit zur Anzeige von - sprengstoffrechtlichen Erlaubnissen - zukünftig Bild- und Unterschrift (setzt voraus, dass die Meldebehörde bereits mit der elektronischen Akte arbeitet). Wichtig für die Zukunft, aber für die AnwenderInnen zunächst nicht sichtbar, ist die Möglichkeit, dass die neue MIA einen Webservice zur Verfügung stellen kann. Der Webservice ist eine Schnittstelle zum Melderegister, über die je nach gemeindeinterner Rechtefestlegung bestimmte Meldedaten anderen Programmen bereitgestellt werden können. Dies richtet sich an Verfahren, bei denen die gemeldete Person im Vordergrund steht. Das können z. B. Führerscheinverfahren, Ordnungswidrigkeitsverfahren, aber auch Geo-Informationssysteme sein. Die MIA wird derzeit bei unseren MESO- Kunden, die diese gemeindeinterne Datenweitergabe betreiben, schrittweise auf die neue Version umgestellt. - besonderen Eigenschaften (grünes Ausrufezeichen) - Folgelohnsteuerdaten im Zeitraum MESO-Team Telefon (05 11) MESO@HannIT.de 12

13 Personalmitteilungen Verabschiedung von Michael Drosch Zum wird mit Michael Drosch einer unserer ganz alten Hasen seinen aktiven Dienst beenden. Mit dann 63 Lebens- und 49 Berufsjahren kann er sich seinen Hobbys, dem Reisen und der Philatelie, ausgiebig widmen Ausbildung zum Elektriker bei der Fa. Hoesch, Dorsten Grundwehrdienst (18 Monate) Abendschule Ausbildungen in Buchführung und Datenverarbeitung Seine Berufskarriere im öffentlichen Dienst begann Herr Drosch im Jahre 1969 beim damaligen Kreis Neustadt am Rbge. als Operator. Zu der Zeit die jüngeren unter uns kennen das nur noch vom Hörensagen trug man in der aufstrebenden EDV noch weiße Kittel. In den 1970er Jahren wurde dann unter seiner Sachgebietsleitung ein EDV-gestütztes Einwohnermeldeverfahren eingeführt. Nach der Gebietsreform und Gründung des neuen Landkreises Hannover wurden vom Landkreis alle EWO-Daten der 20 Städte und Gemeinden verantwortlich übernommen. Der erworbene hohe Sachverstand qualifizierte Herrn Drosch für eine Mitarbeit im Arbeitskreis der niedersächsischen kommunalen Datenzentralen. Ein Wendepunkt ergab sich 1980 mit der Einführung des EWO-Online-Verfahrens auf dem Großrechner. Mit den Pilotverwaltungen Neustadt und Springe wurde begonnen, ab 1981 erfolgte die Umsetzung bei den restlichen 18 Verwaltungen. Diese verrückten Zeiten, wie er sagt, waren geprägt von Wochenend- und Nachtschichten, schließlich mussten sich die Rechenzeiten mit der Sparkasse, die den Großrechner ebenfalls nutzte, geteilt werden begann die Phase der Auswahl eines neuen Einwohnerverfahrens auf Client-Server-Basis mit der Datenzentrale Osnabrück. Im Jahr 2002 endete mit der erfolgreichen Einführung des heute noch im Einsatz befindlichen MESO-Verfahrens die Zeit im ehemaligen EDV-Amt des Landkreises für Herrn Drosch. Nach dem Wechsel zu HannIT ergab sich ein ganz neues Aufgabengebiet: die Verfahrensbetreuung des Zeiterfassungssystems BOTIME. Ende 2005 wurde dieses Verfahren vom jetzigen ADICOM-System abgelöst. Die Umsetzung, Datenübernahme und die Testphase hat Herr Drosch in wesentlichen Teilen mit gestaltet. Vielen in der Regionsverwaltung ist er als freundlicher, hilfsbereiter und kompetenter Ansprechpartner der Zeiterfassungshotline bekannt. Die Kolleginnen und Kollegen der Hannoverschen Informationstechnologien danken Michael Drosch für die gute und angenehme Zusammenarbeit über die langen Jahre und wünschen ihm und seiner Familie für den neuen Lebensabschnitt alles Gute und viele weitere Jahre mit vielen schönen Stunden. Verabschiedung von Axel Heuer Mit 64 Lebensund 47 Berufsjahren verabschiedet sich Axel Heuer zum in seinen wohlverdienten Ruhestand Lehre als Elektromechaniker auf dem Fliegerhorst Wunstorf Freiwilliger bei der Bundeswehr (Fliegerhorst Wunstorf) Betriebselektriker bei der Nienburger Glas 1972 Abendschule für Datenverarbeitung Nach erfolgreicher Bewerbung beim Landkreis Neustadt begann Herr Heuer am als Operator im Rechenzentrum in der EDV des damaligen Landkreises Neustadt am Rübenberge. Im Juni 1973 wechselte er in das Sachgebiet Einwohnerwesen. Als Programmierer und Anwendungsbetreuer war er auch für die Übernahme der Einwohnerdaten der damals noch selbständigen (oft sehr kleinen) Gemeinden zuständig. Scherzhaft erzählte er damals, dass einige Gemeindedirektoren die Daten ihrer Einwohner entweder im Kopf hatten oder die Kartei der Einwohner in einem Schuhkarton unter dem Sofa aufbewahrten. In den Folgejahren wurden dann die Meldedaten aller 20 Städte und Gemeinden des Landkreises Hannover auf dem Großrechner des EDV-Amtes gespeichert. Als verantwortlicher Programmierer wirkte er ab 1980 maßgeblich am Einsatz des neuen EWO-Online-Verfahrens für die Meldeämter mit. Ab Mitte der 80er Jahre wurden unter Beteiligung von Herrn Heuer weitere Online-Verfahren eingeführt. Dazu gehörten das automatisierte Liegenschaftskataster und nicht zu vergessen das KFZ-Zu- lassungsverfahren für die Zulassungsstellen in Burgdorf, Neustadt und Ronnenberg. Seine Erfahrungen für die Installation von Online-Systemen waren auch bei dem Einsatz des Führerscheinverfahrens, bei der Automation des Ausländerwesens und der Umstellung des Ordnungswidrigkeitenverfahrens auf eine Online-Version gefragt und haben diese Projekte immer wieder nach vorne getrieben. Im Jahre 2002 wurde der Großrechner des EDV-Amtes abgeschaltet und Herr Heuer wechselte zum neu gegründeten IT-Eigenbetrieb HannIT. Hier ist er seit dieser Zeit mit viel Engagement für die Verfahrensbetreuung OWI und Führerschein zuständig. Die Kolleginnen und Kollegen der Hannoverschen Informationstechnologien danken Axel Heuer für die konstruktive und angenehme Zusammenarbeit. Wir wünschen ihm und seiner Familie vor allen Dingen Gesundheit und viele schöne Stunden im Ruhestand. 13

14 Datenschutz Der Datenschutzbeauftragte empfiehlt: Die Weitergabe von Mail-Adressen ist ein Datenschutzverstoß Datenschutz durch Bcc-Funktion Es scheint banal, macht aber in der Praxis immer wieder Probleme: manchmal will man dieselbe an mehrere externe Empfänger schicken. Nutzt der Absender dabei nur das Cc-Feld, sieht jeder die Mail-Adressen aller anderen Adressaten. Durch die offene Angabe weiterer Adressen in einer können nicht nur Rückschlüsse auf die geschäftlichen oder privaten Beziehungen unbeteiligter Dritter gezogen werden, sondern es besteht auch die Gefahr, dass die Adressen auf Spam-Verteiler-Listen gelangen. Die Übermittlung von Mail-Adressen ohne Einwilligung an Dritte verstößt gegen das schutzwürdige Interesse der Betroffenen und ist daher unzulässig. Es kann u. U. auch ein Datenschutzverstoß sein, die private Mail-Adresse, die man von einem Bürger oder anderen Kunden der Behörde erhalten hat, ohne dessen Einwilligung an einen Kollegen in einem anderen Fachbereich weiterzugeben. Der Datenschutz ist meistens bereichs- und aufgabenspezifisch. Wie fast alle auf dem Markt erhältlichen Programme bietet auch Outlook ein spezielles Empfangsfeld Bcc (Blind-Carbon-Copy = unsichtbare Durchschrift), in das zusätzliche Mail-Adressen eingetragen werden können, die gegenüber anderen Empfängern dieser geheim bleiben sollen. In der Regel ist Outlook so eingestellt, dass Bcc erst dann erscheint, wenn Sie mit der linken Maustaste einmal direkt auf An klicken. Es öffnet sich ein Fenster, danach Name auswählen, markieren und unten unter Nachrichtenempfänger den gewünschten Button An ->, Cc -> oder Bcc -> anklicken. Auch wenn Sie eine der im behördeninternen Outlook-Adressbuch vorhandenen Verteilerlisten (z. B Service Recht ) oder eine selbst erstellte Verteilerliste (a e a Aktionen a Neue Verteilerliste) in An oder Cc eintragen, erfährt jeder Empfänger die einzelnen Mail-Adressen aller Verteiler-Mitglieder. Sie können auch bei Verteilerlisten das Feld Bcc nutzen, wenn Sie verhindern möchten, dass alle Empfänger die enthaltenen Mail-Adressen erfahren. Ein Klick auf den Button Optionen bietet bei Outlook übrigens die Möglichkeit, bei der vor dem Absenden die Wichtigkeit auf niedrig, normal oder hoch, die Vertraulichkeit auf normal, persönlich, privat oder vertraulich einzustellen. Standardmäßig sollte beides auf normal eingestellt sein. Beides ist aber nur eine Kennzeichnung. Mails mit vertraulichem Inhalt sollten an externe Empfänger nur mit einem dem Stand der Technik entsprechenden Verschlüsselungsverfahren versandt werden, es sei denn, der Empfänger hat vorher in die unverschlüsselte Übermittlung eingewilligt. Denn der Versand einer unverschlüsselten über s weltweite Internet entspricht einer Nachrichten- Übermittlung per Postkarte. Stephan Müller Datenschutzbeauftragter Telefon (05 11) Stephan.Mueller@Region- Hannover.de 14

15 Tipps & Tricks Datum in Briefen wird überschrieben Version: ab Word 2000 Problem: Beim Öffnen eines älteren Dokuments in Word kommt es vor, dass das ursprünglich verwendete Datum mit dem aktuellen Datum überschrieben wird. Bei einem Brief kann das sehr lästig sein, weil man nicht mehr erkennen kann, wann er erstellt wurde. Kann man das ändern? Lösung: Das Problem taucht immer dann auf, wenn das Datum in einer Briefvorlage über die Feldfunktion Date eingefügt wurde. Verwenden Sie stattdessen lieber die Feldfunktion CreateDate bzw. ErstellDat ; sie liefert immer das Datum, an dem das aktuelle Dokument angelegt wurde und verändert sich dementsprechend später nicht. Eine Alternative besteht darin, das aktuelle Datum fest, also ohne Feldfunktion einzufügen, indem Sie das Dialogfeld Einfügen-Datum und Uhrzeit in Word 2003, 2002/XP und 2000 verwenden. In Word 2007 wechseln Sie in der Multifunktionsleiste auf das Register Einfügen und klicken auf Datum und Uhrzeit. Und noch ein Tipp: Wenn Sie das Erstellungsdatum für Briefe herausfinden möchten, in denen Sie noch die Feldfunktion Date bzw. AktualDat verwendet haben, wählen Sie einfach das Dialogfeld Datei-Eigenschaften (Word 2003, 2002/XP und 2000) an und wechseln auf die Registerkarte Statistik. Beim Einsatz von Word 2007 klicken Sie auf das Office-Symbol und wählen dann Vorbereiten-Eigenschaften an. Anschließend klicken Sie auf Dokumenteigenschaften-Erweiterte Eigenschaften. Jörg Gilgen Telefon (05 11) Joerg.Gilgen@HannIT.de Datenquelle für Serienbriefe nicht gefunden Version: ab Word 2003 Klappte das Verbinden der Datenquelle mit dem Hauptdokument in Word2000 noch problemlos, so tritt bei Word2003 bei den gleichen Dokumenten zur Serienbrieferstellung häufig folgender Fehler auf: Word konnte die Datenquelle H:\Teamordner\...\... nicht finden. Kurioserweise hat dieses Problem nichts mit Word zu tun, sondern mit den Sicherheitseinstellungen des Internet Explorers. Um Abhilfe zu schaffen, führen Sie folgende Schritte aus: 1. Internet Explorer starten. 2. Menü Extras, Internetoptionen, Registerkarte Sicherheit auf lokales Intranet gehen und Sites auswählen. 3. Im folgenden Dialog lokales Intranet müssen alle drei Kontrollkästchen aktiviert sein. 4. Auf Erweitert klicken und den Speicherort der Datenquelle hinzufügen (Beispiel: \\Region Hannover\daten\team). 5. Dialogfelder mit OK abschließen. Damit sollte das Erstellen von Serienbriefen wieder problemlos funktionieren. Ina Dietrich Telefon (05 11) Ina.Dietrich@HannIT.de Zoom-Einstellungen einfach verändern Version: ab Word 2000 Normalerweise legen Sie die Größe der Anzeige in Word über das Dropdown- Feld fest. Es gibt allerdings auch eine einfachere Methode, wenn Sie über eine Maus mit Mausrad verfügen: Drücken Sie die Strg-Taste und halten Sie sie gedrückt, während Sie das Mausrad nach oben (Zoom erhöhen) oder nach unten (Zoom verringern) bewegen. So können Sie die Darstellung jederzeit verändern, ohne die Maus an eine andere Stelle bewegen zu müssen. Ilona Strehl Telefon (05 11) Ilona.Strehl@HannIT.de 15

16 Hannoversche Informationstechnologien Eigenbetrieb der Region Hannover Hildesheimer Straße Hannover Telefon (05 11) Fax (05 11) info@hannit.de Internet Ihr Weg zu uns Die Räume der HannIT befinden sich im Haus der Region Hannover. ÖPNV Haltestelle Aegidientorplatz Bus 100, 120, 200 Stadtbahn 1, 2, 4, 5, 6, 10, 11, 17 Haltestelle Schlägerstraße Stadtbahn 1, 2 und 8 Auto Es stehen einige Kurzzeitparkplätze an der Hildesheimer Straße zur Verfügung.