1. Das ist neu in Outlook Neuer Look für bessere Übersicht Suchordner helfen bei verteilten Informationen 25

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1 1. Das ist neu in Outlook Neuer Look für bessere Übersicht Suchordner helfen bei verteilten Informationen 25 Schnellere und sichere s Spam-Filter effektiv einsetzen Kleine Detailverbesserungen Vereinfachter Regel-Assistent Liv s mit dem Windows Messenger Übersichtlicher Kalender Bild im Kontakteformular Unternehmenskontakte mit dem Business Contact Manager verwalten Unsichtbare Verbesserungen 31 Neues PST-Dateiformat 31 Weiterarbeiten auch bei Netzwerkausfall Internetverbindungen und -Konten einrichten DFÜ-Verbindung einrichten DFÜ-Verbindung mit T-Online DSL-Verbindung einrichten Ein neues -Konto für POP3 & Co. anlegen 38 -Konten 38 Ein neues -Konto einrichten 40 Authentifizierung des Mailzugangs einstellen 42 Die wichtigsten Verbindungsparameter Komfortable Migration von anderen Mailclients 45 Den Import-Assistenten verwenden 45 Ein Sonderfall: der Netscape Messenger Immer den günstigsten Provider anwählen 47 Die günstigste DFÜ-Verbindung Zeit ist Geld - Mail abholen und auflegen 49 Wenn die DFÜ-Verbindung nicht automatisch getrennt wird 50 Immer den schnellsten Server zuerst bearbeiten Outlook an die eigenen Wünsche anpassen Outlook minimiert starten 54 Outlook 2000/XP Outlook für mehrere Benutzer einrichten 55 Neues Profil anlegen 55 Daten mit Kennwort sichern Persönliche Einstellungen auf anderen Rechner übertragen Trennen zwischen beruflicher und privater Nutzung 60 Separate Kalenderansichten verwenden 60 Geschäftliche Daten herausfiltern Symbolleisten und Menüs anpassen und neu anlegen 62 Standard-Symbolleisten durch eigene Symbolleiste ersetzen 62 Ungewünschte Symbolleisten ausblenden 63 Bestehende Symbolleisten anpassen 64 Zugriff auf Ordner über Symbolleiste 66 Menüs anpassen 67 Mails über Menüs an wiederkehrende Empfänger verschicken Outlook Heute: alle Informationen auf einen Blick 70 Outlook Heute anpassen 71 Outlook Heute mit HTML-Kenntnissen einrichten 73 Anpassen-Seite speichern 74 Grafik speichern 74 Outlook Heute auf die neue HTML-Seite umleiten 75 Neues Outlook Heute testen 76 Wetter und Nachrichten in Outlook Heute 76 Outlook Heute mit Frames Outlook als Internet-/Dateibrowser nutzen 81

2 3.8 Auswahl eines geeigneten -Formats 82 Outlook 2002/3 82 Outlook Grundlegende Sicherungsmaßnahmen treffen 83 AutoArchivierung einschalten 84 Spezielle Archivierung aktivieren 85 AutoArchivierung manuell starten Praktisch und effizient s verwalten Nachrichten senden und empfangen 88 Zeitversetztes Senden und Empfangen von s 90 Schneller eine erstellen 91 Mehrere s gleichzeitig weiterleiten 91 Nachrichten vor Änderungen schützen 92 Den Standard-Anhang-Ordner einstellen 92 Beim Eintreffen neuer s benachrichtigen lassen 93 Lesebestätigungen von Mails anfordern 96 Die Wichtigkeit der Nachricht definieren 98 Re oder Aw - englische oder deutsche Antwort 98 Absendeadressen umleiten 99 Mehrere Konten in Übermittlungsgruppen zusammenfassen Formate individuell anpassen 102 Auswahl eines geeigneten -Formats 102 Word als -Editor 105 Besonderes Briefpapier für s nutzen 105 Schönere Anführungszeichen Die elektronische Visitenkarte - Signaturen erstellen und gestalten 111 Signaturen erstellen 111 Signaturen in s einfügen 113 Signaturen für unterschiedliche Anlässe 114 Das sichere Arbeiten mit vcards Einrichten eines Nachrichten-Verteilers 118 Nachrichten an einen festen Personenkreis schicken 118 Neue Namen hinzufügen und löschen 120 Nachricht an Verteilerliste schicken 121 Verteilerlisten automatisch aktualisieren Eine unerkannt als Blindcopy versenden 122 Können Bcc-Felder beim Empfänger ausgelesen werden? Gesendete Nachrichten wieder zurückrufen Empfangene Nachrichten automatisch bearbeiten 125 Der Regel-Assistent 126 Eingehende s in spezielle Ordner weiterleiten 130 Einzelne s automatisch an den Drucker leiten 131 s automatisch beantworten 131 Abwesenheitsbenachrichtigung im Netzwerk Gezielter Zugriff auf gesperrte Attachments ermöglichen 134 Die Anhangblockade umgehen oder aufheben Personalisierte Serienbriefe 137 Den Serienbrief als versenden Den Posteingang unter einem IMAP-Konto verwalten 141 Ein IMAP-Konto bei WEB.DE einrichten 141 Nachrichten empfangen und löschen 142 Neue Ordner anlegen 143 Ordner abonnieren und kündigen In Abwesenheit einen Stellvertreter einsetzen Mit Exchange im Cache-Modus arbeiten Komfortabel arbeiten mit Outlook Services Direkt aus Outlook faxen 150 Faxen in Outlook Fax mit WinFax SE senden 150

3 Faxen mit dem Adressbuch 151 Faxe senden unter Windows Windows XP: integriertes Faxprogramm nutzen 154 Faxe senden mit WinFax Pro Unified Message Services effizient nutzen 159 Eigenständige UMS-Lösung 160 Die integrierte Profi-Lösung 162 Die Einzellösungen 163 MAIL 163 brusms 164 CallAudit Voice 165 by phone Kontakte pflegen, verwalten und bearbeiten Neue Kontakte effizient erfassen und bearbeiten 168 Kontakte eingeben 168 Telefonnummern normgerecht eingeben 169 Zeit sparen: neuer Kontakt in gleicher Firma 170 Benutzerdefinierte Felder anlegen 171 Alle Kontaktinformationen auf einen Schlag 172 Kontakt als Visitenkarte via Mail verschicken 173 vcards in Kontakte übernehmen Aus der Kontaktedatenbank Listen generieren 175 Ansicht der Kontakte ändern 175 Telefonliste generieren 176 Geburtstagsliste 1: die schnelle Lösung bei bestehenden Kontakten 177 Geburtstagsliste 2: korrekte Sortierung bei neuen Kontakten 179 Geburtstagsdaten eingeben und Liste erstellen 181 Kontaktlisten an Excel oder Access übertragen Aktivitäten von Kontakten verfolgen 184 Kontakte mit Outlook-Elementen verknüpfen 185 Aktivitäten anzeigen lassen 186 Suche nach Aktivitäten beschleunigen Kontakte und Adressen ausdrucken 187 Einzelne Einträge im Memoformat drucken 188 Adresskarten-Druckvorlage für papiergebundenen Terminplaner anlegen Kundenmanagement mit dem Business Contact Manager 192 Bestehende Kontakte in den Business Contact Manager übernehmen 194 Mitarbeiter einer Firma zuordnen 195 Geschäftsprozesse mit Berichten auswerten Effektive Zeitplanung und Organisation von Aufgaben Termine, Besprechungen, Ereignisse - die richtige Wahl der Einträge Aus s einen Termin erstellen Termine, Ereignisse oder Besprechungen ändern Freie Termine blitzschnell und komfortabel finden Automatische Erinnerung an wichtige Termine Termine auf dem Windows-Desktop darstellen Liste der eingetragenen Feiertage erweitern 209 Feiertage einblenden 209 Eigene Feiertage eintragen Kalender sofort vom Desktop aufrufen Navigieren in verschiedenen Kalenderansichten 213 Vollständige Angaben im Kalender einblenden 214 Arbeitswoche einrichten 215 Tages-/Wochen-/Monatsansicht anpassen 215 Ändern der Schriftart des Datumsnavigators 216 Wochennummern im Datumsnavigator einblenden 216 Ändern der Hintergrundfarbe der Tages- und Arbeitswochenansicht Kalender im HTML-Format speichern und online stellen Besprechungen planen und organisieren 220

4 7.12 Besprechungsanfragen beantworten 223 Eine andere Besprechungszeit vorschlagen Privatkalender anlegen Zweite Zeitzone - wenn der Partner im Ausland sitzt Aufgaben anlegen, delegieren und verfolgen 225 Wiederkehrende Aufgaben erstellen 226 Eine Aufgabe aus einer Aufgabenserie überspringen 227 Aufgabenserie stoppen Aufgaben anderen Personen zuordnen 227 Aufgabe einer Person zuordnen 227 Aufgaben annehmen oder ablehnen 228 Aufgabe nach Ablehnung erneut zuordnen 228 Eine zugeordnete Aufgabe einer anderen Person übertragen 229 Zuständigkeit für eine abgelehnte Aufgabe übernehmen Zugeordnete Aufgaben verfolgen 229 Aufgaben anzeigen, die anderen Personen zugeordnet wurden 229 Kopien behalten und Statusberichte empfangen 229 Statusbericht senden Termine online abstimmen 230 Kalender mit Frei/Gebucht-Service veröffentlichen 232 Frei/Gebucht über Webinterface aufrufen 233 Frei/Gebucht-Informationen online anzeigen Journal und Notizen nutzen Notizen als Merkzettel nutzen 238 Notizen sofort anywhere 239 Notizen ausdrucken 240 Mehr Details in der Ordneransicht 240 Nach Notizen suchen 241 Notizen umwandeln Notizzettel anpassen 242 Das Schriftbild verändern 242 Symbolfarbe 243 Notizen auf dem Desktop ablegen 243 Notizen ohne Datum und Uhrzeit Aufwandserfassung mithilfe des Journals 244 Elemente in das Journal eintragen Aufwandserfassung für einen Kontakt Telefonanrufe manuell in das Journal eintragen 251 Excel-Dateien in das Journal eintragen 252 Dateien automatisch in das Journal eintragen 253 Ein Element statt eines Journaleintrags öffnen 254 Einen neuen Journaleintragstyp festlegen Archivierung, Suchen und Finden in Outlook Informationen schnell wiederfinden 258 Die einfache Suche 258 Die Trefferliste einengen - erweiterte Suchfunktionen ausreizen 259 Suchordner 261 Elemente aus unterschiedlichen Ordnern gleichzeitig ausdrucken 263 Suchen nach Elementen, die einer Kategorie zugewiesen wurden 264 Nach Namen im Adressbuch suchen 265 So entgehen Ihnen keine Nachrichten mehr Unterschiedliche Informationen miteinander verknüpfen 267 Verknüpfen von Elementen mit einem Kontakt 268 Nachrichten zum gleichen Thema mit einer Aufgabe verknüpfen 269 Aufgaben, Notizen und s mit einem Kontakt verknüpfen Wichtige Outlook-Dateien sichern und ablegen 271 Grundregeln zur Datensicherung 271 AutoArchivierung und persönliche Ordner 272 Hier finden Sie alle Outlook-Dateien 273

5 Datendateien Die AutoArchivierung nutzen 275 Grundzüge der AutoArchivierung 276 Die Standardeinstellungen für alle Ordner definieren 277 Die Standardeinstellungen für einzelne Ordner definieren 278 Die AutoArchivierung abschalten 279 Archive gegen unbefugten Zugriff schützen Gelöschte Daten wiederherstellen PST-Dateien komprimieren, aufräumen und reparieren 281 Diese Informationen werden in der PST-Datei gespeichert 281 Eine neue PST-Datei erstellen 281 PST-Dateien finden 282 PST-Datei importieren 282 PST-Dateien exportieren 284 Den Speicherplatz für Outlook-Daten individuell festlegen 289 Wie Sie eine defekte PST-Datei reparieren 290 Persönliche Ordner mit einem Passwort schützen 291 PST-Dateien nicht zu groß werden lassen 292 Das 2-GByte-Problem älterer Outlook-Versionen Daten auf externen Medien sichern 293 Große Outlook-PST Dateien auf CD sichern Austausch mit anderen Programmen (Import/Export) 296 Datenaustausch mit Word 298 Datenaustausch mit Excel Outlook gegen Spam, Viren und Trojaner sicher machen Die neuen Anti-Spam-Funktionen in Outlook 2003 effektiv einsetzen 306 Der Junk- -Filter 306 Den Junk- -Filter einrichten 308 Den Junk- -Ordner leeren Die Spam-Listen 311 Adressen hinzufügen 313 Importieren und Exportieren von Adressen 314 Mailabsender aus einer Spam-Liste wieder entfernen Neue Filterregeln anlegen und abspeichern 316 Wörter filtern 316 s von unbekannten Absendern filtern 318 Bestehende Regeln auf einen Zweitrechner übertragen Externe Spam-Filter einbauen 319 SpamPal 319 Ella Allgemeine Sicherheitseinstellungen Zusammenarbeit von Firewalls und Virenprogrammen mit Outlook optimieren 325 Arten von Schädlingen 326 Virenscanner oder Firewall? 327 ZoneAlarm 328 Norton AntiVirus Verdächtige HTML-Mails automatisch entschärfen 332 Alarm bei einem Wurmbefall 332 Übergroße s löschen 333 s vor dem Download untersuchen 333 Dateianhänge gefahrlos löschen 334 Externe Inhalte sperren 335 Die AutoVorschau deaktivieren Gibt es unsichere -Formate? 336 Sicherer Zugriff auf HTML-Mails Exkurs: Digitale Signatur - Verschlüsselung 337 Digitale Signatur 338 Nachrichten verschlüsseln 341

6 11. Outlook im Netzwerk noch effektiver Was geht auch ohne Exchange? 346 Gemeinsame Datendatei nutzen 346 Ordner freigeben 347 Outlook-Datendatei umlenken Terminplanung ohne Exchange Server Abwesenheit ohne Exchange anzeigen 352 Vorlage für Abwesenheitsmail anlegen 352 Regel für Abwesenheit festlegen 353 Abwesenheitsmeldung an- und ausschalten Outlook mit Public Folder nutzen 357 Administrator einrichten 358 Datendatei einrichten 359 Rechte vergeben 359 Clients einrichten 360 OutlookFolders einrichten Warum Exchange einsetzen? LDAP-kompatible Verzeichnisdienste abfragen Virtuellen POP3-Server einrichten 366 VPOP3 einrichten 366 Download der Mails festlegen 368 Neuen Benutzer hinzufügen 368 Mapping - Weiterleitung an die Teilnehmer 370 Mails mit Outlook bei VPOP3 abholen Neue Formulare erstellen und bestehende anpassen Schnelles Arbeiten mit dem Formular-Generator 374 Formular veröffentlichen und verwenden Steuerelemente in Formulare integrieren Ein eigenes Formular anlegen 378 Neuen Ordner für die Fahrzeuge erstellen 379 Neues Formular anlegen 379 Standardformular festlegen Formularwerte überprüfen Formularaktionen anlegen Outlook-Formulare in der Originalansicht drucken Wenn Outlook spinnt: Formular-Zwischenspeicher löschen 385 Wenn Sie Frmcache.dat nicht finden Outlook mit externen Geräten synchronisieren Notebook und Desktop-PC synchronisieren 388 Synchronisation ohne Exchange Server Alle Kontakte und Termine aufs Handy 392 Nokia Ericsson T 39m von unterwegs mit dem Handy abrufen 396 Nokia D1 (T-Mobile) 397 D2 (Vodafone) 399 O SMS direkt aus Outlook heraus schreiben Outlook und Handheld aufeinander abstimmen 403 s synchronisieren 403 Aufgaben, Kalender, Notizen Mit Outlook Web Access Mails abrufen 405 OWA in der Praxis Die besten Outlook-Add-Ins auf einen Blick Lesen, schreiben und empfangen 410 Schmaili 410

7 Li l MailChecker 411 AntiSpamWare 411 ExSign 412 MailAlert 413 TextMan 414 Forwarder 415 New Mail Notifier 416 SunnyMail 416 Send Zipped 417 Mail Proxy 417 TickerMyMail Adressbuch und Kontakte 419 Telchange 419 Microsoft (MS) Word-Vorlagensystem mit MS-Outlook-Anbindung 420 Outlook Rufnummer Regeln und Suchen 422 FACT-Finder 422 MailTrackhound Retriver Dateianhänge 425 Attachment Reminder 425 bxautozip 426 Attachment Sniffer Sicherheit und Backup 428 SynchPST for Outlook 429 Duplicates Remover 430 ABF Password Recovery 430 NoHTML 431 OLGateKeeper 432 Outlook Cleaner 432 ABF Outlook Backup Sonstiges 435 Feiertage einstellen (Set Holidays) 435 Nelson Organizer 435 Nicht vergessen (für Outlook) 436 OutClock 437 Six Degrees 438 My Reality Bar 439 NewsGator 440 Outlook XP Tweaker 441 Pocket Auction CE 442 Auctioneer 442 Desktop Sidebar 442 Desk-Timer 443 Desk Look 444 ProCall Troubleshooting Outlook Allgemeine Fehlermeldungen 448 Fehler in kernel32.dll 448 Schaltfläche Senden fehlt nach Update 449 Wenn s scheinbar verschwinden 450 Installer-Fehler nach Update 450 Outlook Heute wird nicht angezeigt 451 Fehler im Modul outex.dll 452 Bilder in s werden nicht angezeigt Verbindungen gemeinsam nutzen Verbindung optimieren - erweiterte Einstellungen vornehmen 456 Mehrere Verbindungen mit dem Internet Explorer gleichzeitig starten Zugangsprobleme schnell gelöst 458 Überprüfen, ob der Dienstanbieter erreichbar ist 458

8 Wenn der Einwahlknoten permanent besetzt ist 459 Wenn die Verbindung automatisch getrennt wird 460 Lange Leitung - den Servertimeout ändern Probleme beim Senden und Empfangen Kontakte Programmeinstellungen Tastenkombinationen in Outlook 462 Stichwortverzeichnis 473