Controlling-Berichte. mit. Intrexx Professional. Ein Beispiel für Einfachheit und Effizienz

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1 Controlling-Berichte mit Intrexx Professional Ein Beispiel für Einfachheit und Effizienz Intrexx Professional System Integration Partner der United Planet GmbH Freiburg

2 Inhaltsverzeichnis Das Berichtswesen im Controlling 3 1. Schritt Das Controlling legt einen Bericht an 4 2. Schritt Der Mitarbeiter wird über den Bericht informiert 5 3. Schritt Der Anwender füllt den Bericht aus 6 4. Schritt Die Übergabe an Excel 8 Auch andere anspruchsvolle Auswertungen sind möglich 8 Präsentation 9 Was Sie unbedingt noch wissen sollten 9 EasyTransfer e. Kfr Frankfurt Otto-Loewe-Straße 3 AG Frankfurt am Main HRA Tel +49(0) intrexx@easytransfer.de 2

3 Das Berichtswesen im Controlling Immer wichtiger werden sie, die Kostenstellenberichte, Produktionskennzahlen, Umsatzlisten oder betriebswirtschaftlichen Auswertungen und niemand wird bestreiten, dass die zeitnahe Kenntnis von Abweichungen wichtige Grundlage für eine erfolgreiche Reaktion darauf ist. Und so landen unzählige dieser Berichte auf den Schreibtischen der Führungskräfte. Doch im Umfeld dieser Handhabung entstehen in der Praxis immer wieder Fragen: Wie werden diese Berichte sinnvoll angefordert und so einfach wie möglich erstellt? Wo werden sie abgelegt, damit die Berichte ohne aufwändiges Kopieren und Verteilen für alle sichtbar sind? Welche Plattform erlaubt den gleichzeitigen Zugriff auf die Berichte? Wie kann man die Plausibilität der Eingaben sicherstellen? Wie können die Berichte verschiedener Abteilungen oder Business-Units ohne zusätzlichen Aufwand zusammengeführt und konsolidiert werden? Wie entsteht aus den einzelnen Berichten automatisch die Gesamtberechnung und Auswertung? Natürlich bietet sich ein Unternehmensportal mit dem durch Rechte gesteuerten gleichzeitigen Zugriff aller Personen dafür an. Wir haben anhand eines kleinen Beispiels es handelt sich um ein Controlling- Bericht für die Personalkennzahlen skizziert, wie eine derartige Lösung in einem Unternehmensportal mit Intrexx aussehen kann! Beachten Sie bitte, dass es sich hier um ein einfaches Beispiel handelt, das in Intrexx in jeder gewünschten Tiefe und in jedem Umfang einfach erstellt werden kann! Die vorliegende Anwendung ist in Intrexx in weniger als einer Stunde komplett erstellt und betriebsfertig. Intrexx Professional System Integration Partner der United Planet GmbH Freiburg 3

4 1. Schritt Das Controlling legt einen Bericht an Der erste Schritt ist das Anlegen eines derartigen Berichts. Das geschieht in unserer Anwendung entweder automatisch in einem anzugebenden Turnus oder durch das Controlling, das den Bericht mit wenigen Mausklicks anlegt: In der Anlage wird die Person angegeben, die diesen Bericht auszufüllen hat sowie das Datum, bis wann der Bericht auszufüllen ist. Auch der benötigte Berichtszeitraum spielt natürlich eine wichtige Rolle. Ergänzend kann eine Zusatzfrage definiert werden, die außerhalb der Standardangaben beantwortet werden muss. Der Bericht wird angelegt und alles geht vollkommen automatisch seinen weiteren Gang! Hier lassen sich natürlich sehr viele Erweiterungen denken: Der Bericht wird gleich in mehrfacher Ausfertigung für die verschiedenen Bereiche oder Abteilungen angelegt. Es wird nicht nur eine Zusatzfrage ermöglicht, sondern unbegrenzt viele, die als Liste angehängt und abgearbeitet werden. Es werden spezielle Standardberichte für unterschiedliche Zeiträume und Zwecke hinterlegt und bei Bedarf einfach aufgerufen und verschickt. EasyTransfer e. Kfr Frankfurt Otto-Loewe-Straße 3 AG Frankfurt am Main HRA Tel +49(0) intrexx@easytransfer.de 4

5 2. Schritt Der Mitarbeiter wird über den Bericht informiert Der oder die betroffenen Mitarbeiter erhalten mit dem Abspeichern durch das Conden Bericht trolling binnen Sekunden eine mit der Aufforderung, auszufüllen: Diese kann weitere Daten zur Anforderung enthalten oder einen freien Text, der beim Anlegen des Berichts erfasst wird. Der Anwender klickt auf den Link in der oder geht in seinem Intrexx auf die Seite mit seinen Berichten: Wenn der Anwender den Bericht nicht bis zum Stichtag ausgefüllt hat, wird nach 3 Tagen eine Erinnerungsmail geschickt: Intrexx Professional System Integration Partner der United Planet GmbH Freiburg 5

6 3. Schritt Der Anwender füllt den Bericht aus Der Anwender öffnet den angelegten Bericht mit einem einzigen Mausklick und füllt die Felder am Bildschirm aus. Dabei werden Pflichtfelder und nicht zulässige Eingaben selbstverständlich zurückgewiesen: Die Kennzahlenberechnung erfolgt im Hintergrund, wobei auch komplexere mathematische Berechnungen möglich sind, als die hier gezeigten... Und wenn der Anwender neugierig ist, klickt er auf das Kassensymbol, um die eingegebenen Werte berechnen zu lassen. Da eine Zusatzfrage gestellt wurde, kann der Anwender den Bericht nicht abspeichern, ohne diese beantwortet zu haben: EasyTransfer e. Kfr Frankfurt Otto-Loewe-Straße 3 AG Frankfurt am Main HRA Tel +49(0) intrexx@easytransfer.de 6

7 Wenn alles korrekt ausgefüllt, ist, wird der Status auf abgeschlossen gesetzt. Dadurch kann der Anwender den Bericht nicht mehr verändern, sondern nur in einer Ansichtsseite einsehen. Selbstverständlich kann das Controlling auf Anforderung hin den Bericht wieder entsperren, damit eine irrtümliche Eingabe korrigiert werden kann: Und genauso selbstverständlich erhalten die betreffenden Personen im Controlling eine mit der Nachricht, dass der Bericht ausgefüllt und abgeschlossen wurde: Auch hier: Die kann bei Bedarf mit weiteren Daten für einen ersten Überblick etwa bestückt werden. Intrexx Professional System Integration Partner der United Planet GmbH Freiburg 7

8 4. Schritt Die Übergabe an Excel Für das Controlling kann man nun weitere Möglichkeiten der Erfassung von Daten und Kommentaren einräumen, wir haben uns hier auf das Wesentliche beschränkt: Die Berichte werden in einem natürlich einstellbaren Turnus in eine Excel- Tabelle übergeben, in der die nötigen weiteren Berechnungen, Vergleiche, Statistiken und Diagramme bereits vorgefertigt sind. Der oder die Controller machen die Tabelle auf und alles ist schon da... Damit auch eine Übergabe außerhalb des Turnus möglich ist, reicht ein Mausklick auf den entsprechenden Link auf der Seite in Intrexx, um die Daten an die Excel- Tabelle zu übergeben. Wenn Sie die Excel-Tabelle in Intrexx anzeigen lassen wollen, bitte sehr: Die Tabelle wird direkt mit einem Link schreibgeschützt geöffnet: Auch andere anspruchsvolle Auswertungen sind möglich Selbstverständlich können die Daten auch in anspruchsvollen BI-Tools ausgewertet werden. Wir haben bereits Anbindungen an QlikView realisiert, einer der (laut Gartner) anwenderfreundlichsten BI-Umgebung. Die Daten werden automatisch aus der Intrexx- Datenbank geholt und einfach per Mausklick ausgewertet. EasyTransfer e. Kfr Frankfurt Otto-Loewe-Straße 3 AG Frankfurt am Main HRA Tel +49(0) intrexx@easytransfer.de 8

9 Dieses Beispiel soll nur zeigen, wie einfach ein derartiger Workflow in einem professionellen Unternehmensportal aussehen kann. Natürlich kann und wird in vielen Fällen auch eine derartige Anwendung noch sehr viel umfangreicher werden: Ein Workflow nach dem Ausfüllen kann bei genau definierten Stellen und Abteilungen Kommentare einholen. Der Umfang der abzufragenden Daten ist jederzeit erweiterbar. Es können komplexe Zusammenhänge gebildet werden eine bestimmte Antwort auf eine Frage löst eine ganz bestimmte weitere Frage aus. Zu jeder Frage können dem ausfüllenden Mitarbeiter die betriebswirtschaftlichen Hintergründe auf Knopfdruck erläutert werden. Den ausfüllenden Mitarbeitern kann bereits beim Bearbeiten Gelegenheit zur Kommentierung ihrer Eingaben gegeben werden. Und: Bei definierten Antworten auf bestimmte Fragen kann im Hintergrund ein weiterer Workflow ausgelöst werden, etwa Benachrichtigungen, Änderungen einer ABC-Einordnung, Änderungen von Projektionswerten, Änderungen von Potenzialberechnungen hier ist nicht Intrexx, sondern nur die Fantasie die Grenze Präsentation Und wenn Sie einmal sehen möchten, wie ein derartiges Portal den Erfolg Ihres Unternehmens unterstützen kann, dann rufen Sie uns an ( ) und vereinbaren Sie Ihren persönlichen Präsentationstermin. Natürlich können Sie uns auch nach speziellen Lösungen fragen! Was Sie unbedingt noch wissen sollten Neben unseren weit ausformulierten Power-Anwendungen Personalmanagement Reklamationsmanagement Vertragsmanagement Risikomanagement Dokumentenmanagement Wissensmanagement Veranstaltungsmanagement Seminar- und Schulungsmanagement haben wir noch fast 100 fertige Anwendungen, die wir unseren Kunden im Rahmen eines Intrexx-Projektes kostenfrei zur Verfügung stellen! Also worauf warten Sie noch? Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme Intrexx Professional System Integration Partner der United Planet GmbH Freiburg 9