Energie- und Facility Managementsoftware

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1 Energie- und Facility Managementsoftware

2 Energie- und Facility Managementsoftware Vitricon ist eine für alle Lebenszyklusphasen ausgelegte Facility Management Software zur Erfassung und Verwaltung von Liegenschaften, Gebäuden und technischen Anlagen sowie aller zugehörigen Prozesse. Als webbasierte Anwendung dient Vitricon FM als ganzheitliches Lösungskonzept, um die FM-Prozesse im Rahmen der Bewirtschaftung von Immobilien transparent und umfassend darzustellen und zu optimieren. Um eine hohe Qualität nachweisen und gewährleisten zu können, wird Vitricon FM regelmäßigen Audits unterzogen. So ist unsere CAFM-Software in allen Kriterien nach der GEFMA Richtlinie 444 zertifiziert. Vitricon EM ist eine speziell auf das Energiemanagement ausgerichtete Software. Die webbasierte Anwendung bietet unzählige etablierte Schnittstellen zur Gebäudeautomation, Datenloggern und anderen Zählwerterfassungssystemen. Einfache Eingabemasken (Wizard), ein fl exibler Berichtsbaukasten und umfangreiche Plausibilitäts- und Auswertungsfunktionen helfen bei der Eingabe und Überwachung Ihrer Zähl- und Verbrauchswerte. Die umfangreiche Ausstattung mit Schnittstellen und Standards ermöglicht eine einfache Implementierung und schnelle Erfolge bei der Nutzung des Systems. Durch den modularen Aufbau können neue Module jederzeit nachlizenziert werden. Neben der Installation auf Ihrem Server können Vitricon FM/EM ebenfalls als Hostingmodell betrieben werden. Gern stellen wir Ihnen die Anwendungen im Rahmen eines kostenlosen Webmeetings vor und lassen Ihnen Informationsmaterial zukommen. Kontaktieren Sie uns! Wir helfen Ihnen gern weiter. Besuchen Sie uns auch online auf unserer Webseite! Hier fi nden Sie weitere Informationen und haben die Möglichkeit Vitricon in vollem Umfang zu testen.

3 Vitricon im Überblick Raum- und Flächenmanagement mit CAD-Anbindung Defi nition und Verwaltung von Flächen zur Optimierung der Raum- und Gebäudenutzung Anlagenverwaltung Bereitstellung einer einheitlichen technischen Dokumentation zur Gewährleistung eines optimalen Anlagenbetriebs Energiemanagement Erfassung und Auswertung von Verbräuchen, Tarifen und Kosten als Grundlage eines gesamtheitlichen Energiemanagements Kostenmanagement Erfassung, Überwachung und Auswertung von Einnahmen und Ausgaben, Kostenumlagen, Benchmarks Projektmanagement Abwicklung und Verfolgung von Projekten und Aufgaben durch das Steuern von Ressourcen, Budgets und Terminen Instandhaltung und Betriebsoptimierung Instandhaltung technischer Anlagen zur Gewährleistung der Betriebssicherheit und Einhaltung der Sorgfaltspfl icht des Betreibers Inventar und Artikelverwaltung Erfassung und Inventarisierung von Ausstattung und Bestand Vertragsmanagement Verwaltung und Fortschreibung aller Verträge im Rahmen der Bewirtschaftung von Liegenschaften, Immobilien und Anlagen Vermietungsmanagement und Betriebskostenabrechnung Erfassung und Verwaltung vermieteter Einheiten zur Erstellung von Betriebskostenabrechnungen nach BetrKV und II. BV Serviceportal Zentrale Erfassung von Aufgaben und Meldungen über Internet und/oder Intranet durch Mieter oder Mitarbeiter Stand:

4 Störungen und Helpdesk Analyse und Bearbeitung von Störmeldungen zur Sicherstellung eines reibungslosen Betriebes der technischen Anlagen Reinigung Erfassung und Verwaltung von Reinigungsobjekten und -fl ächen zur Unterstützung der Vergabe und Abwicklung von Reinigungsprojekten Sanierungsmanagement Erstellen von Sanierungsvarianten und Verwalten der durchzuführenden Maßnahmen und Kosten Arbeitsschutz und Sicherheit Erfassung und Dokumentation von Sicherheit und Arbeitsschutz Umzüge Variantenplanung, Kostenermittlung und Dokumentation Umweltmanagement Darstellen der Emissionen und Gewässereinleitungen sowie Erstellen von Abfallbilanzen auf Grundlage aktueller Gesetzesgrundlagen Zutrittskontrolle und Schlüsselverwaltung Verwaltung und Überwachung der Schließanlagen und Zutrittsberechtigungen Dokumentenmanagement Lebenszyklusübergreifende Dokumentenverwaltung und Abbildung einer FM-gerechten Dokumentation Organisationsmanagement Koordination von Personal und Vernetzung der Informationen durch die Abbildung komplexer Unternehmensstrukturen Baucontrolling Verwaltung und Organisation von Bauprojekten, Aufträgen und Terminen Kalender und ToDo-Dashboard Darstellung und Überwachung von Terminen und Aufgaben Digitales Baumkataster Inventarisierung, Zustandsbewertung und Dokumentation des Baumbestandes Vitriapp CAFM Software für mobile Endgeräte als perfekte Ergänzung zu Vitricon

5 Raum- und Flächenmanagement mit CAD-Anbindung Erfassen, Strukturieren und Pfl egen von Verwaltungen, Liegenschaften und Gebäuden bis hin zu Etagen, Räumen und Raumzonen Hinzufügen und Hinterlegen von Grundrissen, Ansichten und Flächennutzungsplänen Erstellen und Generieren von fl ächenund raumbezogenen Auswertungen und Berichten Verbessern und Optimieren der Raum- und Flächennutzung Konfi gurieren individueller Raumbücher Verknüpfung grafi scher Informationen mit der Vitricon - Datenbank Nutzung einheitlicher Schnittstellen DWG/ DXF - Format Bidirektionaler Datenaustausch zwischen Vitricon und der CAD-Anwendung

6 Anlagenverwaltung Erhöhung der Datentransparenz in der technischen Gebäudeausrüstung durch eine umfangreiche Stammdatenverwaltung Anlagenstruktur auf Grundlage der DIN 276 in drei Ebenen Generierung von Barcodes und Anlagenkennzeichnungsschlüsseln Verbesserung der Informationsqualität und der Informationsbereitstellung im Gebäudemanagement durch die Erstellung von Berichten und Anlagendatenblättern Bewertung des Zustands technischer Anlagen zur Unterstützung des Instandhaltungsmanagements mit Betriebsinformationen aus angeschlossener Gebäude-automation Erfassung und Archivierung von Plänen und Schemata zur Schaffung einer einheitlichen technischen Dokumentation nach GEFMA 198 Unterstützung und Umsetzung der führenden Richtlinien und Normen im FM (z.b. Checkliste nach GEFMA 922)

7 Energiemanagement Erfassung von Zählerständen und Verbräuchen als Basis für ein effi zientes Energiemanagement (konform zur DIN EN ISO 50001) Erkennen von Energieeinsparpotentialen durch die fl exible Auswertung (Berichtsbaukasten) der Energie- und Medienverbräuche Optimierung gebäudetechnischer Anlagen durch ein permanentes Energiecontrolling Simulation von Tarifen als Grundlage für die Rechnungsprüfung und Kostenüberwachung Erstellen eigener Auswertungen mit Referezen, Grenzwerten und verschiedensten Bereinigungen (z.b.: Klimafaktoren) für ein individuelles Benchmarking Integration von Messdaten aus Gebäudeautomation und smart metering sowie die Kontrolle auf Plausibilität der Eingangswerte Schnittstelle zu Vitriapp Zähler, die perfekte Ergänzung für die Erfassung von Zählerdaten mit mobilen Endgeräten

8 Kostenmanagement Erfassen und Pfl egen der Betriebs- und Nutzungskosten einer Liegenschaft, eines Gebäudes nach Kostentypen (z.b. DIN 18960) Verursachergerechte Kostenzuordnung nach Verträgen, Kostenträgern und Kostentypen Gegenüberstellung von Einnahmen und Ausgaben von Beginn bis zur Beendigung der Nutzung Umfangreiche Auswertungen und Analysen zum Aufzeigen der Kostentreiber, sowie Imund Exportfunktion zum ERP-System Ermittlung der Einsparpotentiale durch die Erstellung von Benchmarks mit Hilfe von Gebäude- und Kostenvergleichen Umlage und innerbetriebliche Verteilung der Kosten auf Flächen, Objekte, Projekte, Aufträge, etc.

9 Projektmanagement Anlegen und Defi nieren von Projekten, Aufgaben und Tätigkeiten unterschiedlichen Umfangs Erstellung und Koordination von Arbeitsaufträgen und Personal Feststellung von Projektabweichungen und Optimierung der Abläufe durch umfangreiches Berichtswesen Unterstützung des Tagesgeschäfts bei der Planung von Ressourcen, Budgets und Terminen Visualisierung und Überwachung von Termin- und Kostenüberschreitungen Überwachung wiederkehrender Tätigkeiten und zyklischer Termine

10 Instandhaltung und Betriebsoptimierung Planung, Verwaltung und Organisation von Instandhaltungsmaßnahmen und Terminen Erhöhung der Planungs- und Betriebssicherheit durch die Kennzeichnung und Visualisierung prüfpfl ichtiger Anlagen Unterstützung und Optimierung der Arbeitsprozesse durch die Erstellung von Arbeitsaufträgen, Wartungsplänen und Personaleinsatzlisten Automatische Anzeige von Terminen zur Einhaltung und Wahrnehmung der Instandhaltungspfl ichten des Betreibers Unterstützung des Imports von Leistungsbeschreibungen aus Checklisten (z.b. AMEV) Integration einer GAEB-Schnittstelle zum Austausch von Leistungsverzeichnissen

11 Inventar und Artikelverwaltung Anlegen und Pfl egen von Inventar und Artikeln Verwaltung, Reservierung und Zuweisung von Ausrüstung und Mobiliar zu Flächen und Organisationselementen Erstellung eines Bestandsverzeichnisses für die Durchführung einer Inventur Inventarkennzeichnung und Barcodegenerierung zur Identifi zierung des Bestands Eindeutige Lokalisierung des zugewiesenen Inventars alphanumerisch und im CAD-Plan

12 Vertragsmanagement Anlegen und Verwalten von Verträgen im Lebenszyklus einer Immobile Archivierung und Erfassung von Verträgen und Dokumenten in objektorientierter Form Defi nieren variabler Workfl ows in Abhängigkeit der Vertragstypen Signalisierung und Kontrolle von Fristen, Statusänderungen und Terminen Verknüpfung und Hinterlegung von umfangreichen Vertragsgegenständen und Projekten Berücksichtigung von Vertragsänderungen durch das Hinzufügen komplexer Vertragskonditionen

13 Vermietungsmanagement und Betriebskostenabrechnung Bildung vermieteter Einheiten, wie zum Beispiel Wohnungen, Gewerberäume, Mietfl ä- chen etc. Defi nition der Mietsache durch anpassbare Standardeigenschaften Automatisches Anlegen der angemieteten Räume (inklusive derer Eigenschaften) durch Zuweisen des Mietvertrages Zuweisen von Zählpunkten und Kosten für die automatische Erstellung der Nebenkostenabrechnung Erstellen von Mietverträgen aus der vermieteten Einheit heraus Verknüpfung relevanter Dokumente über das systeminterne Dokumentenmanagementsystem

14 Serviceportal Zentrale Erfassung von Aufgaben und Meldungen Einfacher Zugriff auf das Portal über Internet und/oder Intranet Selbstständige Registrierung der Nutzer (z.b. Mieter, Dienstleister) am Portal Einfache Lokalisierung der gestörten Bereiche oder Objekte Nahtlose Integration in die vorhandene Service Desk/Hotline-Infrastruktur Berücksichtigung betreiberspezifischer Eigenschaften wie z.b. Vertragsnummer, Datum, etc.

15 Störungen und Helpdesk Automatische Erfassung und Zuordnung von Störmeldungen Reduzierung der Ausfallzeiten durch das Bearbeiten und Quittieren von Störmeldungen Erstellung von Störungsstatistiken als Grundlage für Erneuerungs- und Instandhaltungsmaßnahmen Manuelles Anlegen und Verschieben von Störmeldungen und Ereignissen an Teams mit Relevanzzeiten und Vertretungen Übermittlung aller störungsrelevanten Informationen durch Anbindung an ERP-Systeme (z.b. SAP) Bereitstellung von Schnittstellen zu den führenden GA-Systemen (z.b. Siemens, Kieback&Peter, SAUTER, Johnson Controls)

16 Reinigung Erfassung und Verwaltung von Reinigungsobjekten und -fl ächen Hinterlegung und Planung umfangreicher Reinigungsleistungen und Aufgaben Unterstützung bei der externen Vergabe von Aufträgen und Erstellung von Ausschreibungen Erstellung von Reinigungsplänen, Terminund Flächenübersichten Planung und Kontrolle von Terminen, Reinigungsintervallen, Budgets und Kosten Umfangreiche Verknüpfung mit Projekten, Verträgen und Organisationselementen (z.b. Reinigungskolonnen)

17 Sanierungsmanagement Zustandsbewertung Prozessorientierte Erfassung von baulichen Veränderungen Darstellung verschiedener Sanierungsvarianten Defi nition der Sanierungsmaßnahmen und zu erledigenden Arbeiten Offene Maßnahmenkataloge zur individuellen Erweiterung Bauteilbezogene Kostenkataloge Priorisierung von Maßnahmen und langfristige Budgetplanung der Sanierung Kostenschätzung der Sanierungsarbeiten nach DIN 276 GAEB-Schnittstelle zum Export von Ausschreibungen / Import von Angeboten Berechnung der Restlebensdauer in Abhängigkeit zur Wartungsstrategie

18 Arbeitsschutz und Sicherheit Anlegen und Verwalten von sicherheitsrelevanten Objekten Ausgabe von Feuerwehr- und Rettungswegplänen Zuordnung von Objekten zu Gefährdungsgruppen und Zuweisung von Schutzmaßnahmen Erstellen von Gefährdungsbeurteilungen für Arbeitsplätze und Stellen Darstellung von Gefahrstoffsymbolen und Rettungswegebeschilderung Führung von Verbands- und Unterweisungsbüchern Überblick über die Erfüllung gesetzlicher Vorgaben

19 Umzüge Planung und grafi sche Visualisierung von Umzügen und Umzugsvarianten Umsetzung von Umzügen vollständiger Unternehmen, Abteilungen, einzelnen Personen oder Inventarobjekten Automatische Umsetzung der geplanten Variante Hinterlegung und Vergleich von Angeboten sowie zugehöriger Umzugsleistungen und Preisen Erstellung von Umzugsetiketten, Stücklisten und Türschilder

20 Umweltmanagement Erfassen von Abfällen (NachwV) und Erstellen von Abfallbilanzen Aufnahme der Emissionen und Berechnung des CO ² -Footprints von Anlagen und Gebäuden Erstellen von Abfallnachweisen und Begleitscheinen sowie Stoffdeklarationen nach NachwV Ermittlung von nachweispfl ichtigen Anlagen und Stoffkonzentrationen Hervorragende Grundlage für ein Umweltmanagementsystem (z.b. nach DIN EN ISO oder EMAS) Generierung von Kennzahlen für ein Umweltbenchmarking

21 Zutrittskontrolle und Schlüsselverwaltung Anlegen und Verwalten der Schließanlagen Dokumentation und Kontrolle der Ausgabe sowie Rücknahme von Schlüsseln Automatisches Erzeugen von Schließgruppen Darstellung des Zusammenhanges zwischen Schlüssel, Nutzer, Raum und Schließanlage Überwachung der Zutrittskontrolle durch Schlüsselzuweisung zu Raum und Nutzer

22 Dokumentenmanagement Lebenszyklusübergreifende Dokmentablage und -historisierung (objekt- und prozessorientiert) Umsetzung einer FM gerechten Dokumentation nach GEFMA Richtlinie 198 Anlegen und Bearbeiten von Dokumenten unterschiedlicher Art und Herkunft Leichte Bedienung durch Drag&Drop Funktionalität und Ein- und Auschecken der Dokumente Aufbau individueller Ordnerstrukturen zur nutzerspezifi schen Ablage der Dokumente Vermeidung redundanter Dokumente durch Verknüpfung der Datei mit mehreren Objekten unterschiedlicher oder gleicher Module (n-m Beziehung)

23 Organisationsmanagement Anlegen und Pfl egen komplexer Unternehmensstrukturen Verwaltung von Firmenadressen und Geschäftskontakten Verknüpfung und Vernetzung der einzelnen Organisationseinheiten innerhalb von Vitricon. Anlegen von Personen und Arbeitsplatzprofi len auf allen Organisationsebenen Unterstützung des vcard - Im- und Exports (z.b. von/zu Microsoft Outlook ) Angelegte Organisationsstrukturen lassen sich einfach als Organigramm in Microsoft Visio exportieren

24 Baucontrolling Verwaltung und Organisation von Bauprojekten, Aufträgen und Terminen inklusive Erinnerungsfunktion und Bauprojektdokumentation Hinterlegung von Planungs-, Entwurfs- und Ausführungsdaten, Abnahme- und Pfl ichtdokumentation Grafi sche Darstellungen mittels GANTT- Diagramm zeigen etwaige Abweichungen und Differenzen zwischen verschiedenen Planungsständen Verknüpfung mit dem Meldungs- und Mängelmanagementsystem zur Unterstützung der Mängelbeseitigung und Gewährleistungsverfolgung nach Baufertigstellung Verknüpfung der Informationen und Dokumente im digitalen Raumbuch und im technischen Anlagenbuch Daten Im- und Export zum Informationsaustausch (Soll-Ist-Stand) Automatische Generierung von Auftragsschreiben und Berichten aus Vorlagen

25 Kalender und ToDo-Dashboard Zusammenführung der modulübergreifenden Aufgaben und Termine Überwachung und Darstellung der Einträge in einem zentralen Kalender Detaillierte Übersicht zur Steuerung von kurz-, mittel- und langfristigen Aufträgen und Arbeiten, Verträgen und Kosten Nutzerspezifische Anzeige der individuellen Informationen Direkte Verknüpfung der Einträge mit den spezifischen Modulen in Vitrion Darstellung sämtlicher Aufgaben des Tagesgeschäfts

26 Elektronisches Baumkataster Zentrale Verwaltung von Liegenschaften, Arealen und Bäumen Import und Export von Daten und Erstellung von Maßnahmenplänen Verfolgung der individuellen Entwicklung von Bäumen, sowie Historie von Schäden und Maßnahmen Kataloge für Baumarten und Schadenstypen Anbindung an Auftrags- und Dokumentenverwaltung mit Versionierung Mobile Erfassung mit Vitriapp Baumkataster

27 BÄUME INVENTAR AUFTRÄGE TECHNIK ZÄHLER Vitriapp Baumkataster nimmt die mobile Erfassung Ihres Baumbestandes in die Hand. Durch die Anbindung an eine zentrale Datenbank behalten Sie jederzeit die Übersicht. Damit sind Sie in der Lage, alle durchgeführten Regelkontrollen, Verkehrssicherungs- sowie Pfl egemaßnahmen gerichtsverwertbar zu dokumentieren. Mit Vitriapp Inventar gelingt die Inventarisierung von ortsveränderlichen Objekten mühelos. Ein mobiles Endgerät mit einem QR-Codescanner und -drucker kennzeichnet die Objekte eindeutig, erfasst sie und weist sie einem Standort zu. Anschließend stehen die Daten in Ihrem CAFM-System Vitricon zur Verfügung. Vitriapp Aufträge erfasst alle Maßnahmen in Checklisten und ermöglicht so das mobile Abarbeiten und Dokumentieren von Aufträgen. Jeder Arbeitsschritt wird protokolliert, besondere Vorkommnisse werden aufgenommen und anschließend mit der zentralen Datenbank synchronisiert. Vitriapp Technik ist der Alleskönner auf dem Gebiet der mobilen Erfassung von technischen Anlagen und Gebäuden. Direkt vorort können so Gebäude erfasst werden selbstverständlich konform zu DIN 276/277. Ein weiteres Plus: die gesicherte Datenbasis liefert auch Empfehlungen zur Verbesserung der Energieeffi zienz. Vitriapp Zähler meistert die mobile Erfassung von Zählwerten jeglicher Art. Bei manuell abzulesenden Zählern überzeugt diese Anwendung durch ihre intuitive Bedienung eine wertvolle Hilfe für Ablesedienste, Energiemanager, FM-Dienstleister und Hausmeister. Als Basis für diese Apps dient unsere CAFM-Software Vitricon. Mit ganzheitlichen Lösungskonzepten werden die FM-Prozesse im Rahmen der Bewirtschaftung von Immobilien transparent und umfassend dargestellt. Mit unseren vielfältigen Apps, durchdachten Schnittstellen und effi zienten Standards ist die Implementierung einfach und der Erfolg bei der Nutzung des Systems schnell und trotzdem nachhaltig.

28 Unsere Dienstleistungen Energiedatenmanagement Messinfrastruktur Bestandserfassung und -bewertung Softwareentwicklung FM-Dokumentation Betriebskostenabrechnung EBCsoft GmbH Dohnanyistraße 30 D Leipzig T: F: info@ebcsoft.de