Tool zur Dokumentationsunterstützung. Planung Errichtung Betrieb Bestand

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Maximilian Boer
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2 haben Dokumentenchaos? sie noch den überblick? Eine ordentliche Dokumentation verschafft in jeder Lebenszyklusphase eines Gebäudes den nötigen Überblick. Denn zu jedem Zeitpunkt entstehen eine Vielzahl von Dokumente, die auch später noch von Nutzen sein können! Planung dwg und dxf-dateien sind in der Planung keine Seltenheit setzen Sie eine CAD-Richtlinie ganz einfach um einfaches Codieren bzw. Umbenennen von Plänen schnelle vielfältige Einordnung in eine festgelegten Ordnerstruktur Bau Professionelle Fotodokumentationen bilden jeden Bauzustand nachvollziehbar ab benennen Sie Fotos unterschiedlichster Herkunft nach Ihrer Struktur chronologischer Nachweis durch einfache Integration des Aufnahmezeitpunktes gezieltes Ablegen innerhalb einer Informationsplattform Betrieb Bestand Wartung, Inspektion, Instandsetzung. Nachweise gehören zur Betreiberpflicht FM-gerechte Dokumentation nach einheitlicher Struktur einfaches Auffinden durch Zuordnung von Dokumententypen die wichtigsten Informationen auf einen Blick Digitalisieren und archivieren Sie Ihren Dokumentenbestand wertvolle Informationen wieder verfügbar machen Nutzung einer Dokumentationsstruktur im täglichen Betrieb und bei der Archivierung schaffen Sie Platz und Ordnung Nutzen Sie docsuite um jede Dokumentation nach Ihren Bedürfnissen zu strukturieren und zu codieren. Sparen Sie Zeit und schaffen Sie Klarheit!

3 Nicht Wir schaffen mit uns! Ordnung! Mit unserem Know How und unseren Produkten unterstützen wir Sie gern bei der Planung und Umsetzung einer FM-gerechten Dokumentation. Gewinnen Sie mit der richtigen Dokumentation einen Mehrwert! Optimales Betreiben Ein planbarer, effektiver und wirtschaftlicher Betrieb von Gebäuden und technischen Anlagen setzt eine lückenlose Dokumentation voraus. Die zentrale Verfügbarkeit aktueller Daten und Dokumente erleichtert das Arbeiten aller Beteiligter im Lebenszyklus einer Immobilie (Minimierung des Aufwandes und Einsparung von Zeit bei der Suche und Erstellung von Dokumenten). Betreiberverantwortung Der Betreiber hat die Pflicht alle erforderlichen Maßnahmen zu ergreifen und zu dokumentieren, damit aus dem Betrieb der Gebäude und Anlagen keine Gefahren oder Nachteile für Leben, Körper und Gesundheit hervorgehen. Kosten Unterstützung von Planungsentscheidungen setzt grundsätzliche Kosten- und Gebäudekenntnisse (FM-gerechte Dokumentation) voraus. Die Kosten für eine nachträgliche Dokumentation sind um ein Vielfaches höher, als bei Festlegung eines einheitlichen Dokumentationsprozesses bei Projektbeginn. Wir helfen Ihnen! docsuite ist unsere Unterstützung für Sie! Das Toolset docsuite ist ideal für den Aufbau und die Erstellung einer ganzheitlichen Dokumentation im Facility Management geeignet. Es basiert auf der Anpassung von Ordnerstrukturen und Dateinamen in klassischen Verzeichnissystemen, ohne dass Dateien einzeln analysiert und bearbeitet werden müssen. Unsere docsuite enthält: docconfigurator docconverter inkl. docfinder OutlookAddIn docstructure docscan docdate

docconfigurator Dient zum Konfigurieren Ihrer ganz eigenen Dokumentationsstruktur. Hinterlegen Sie kinderleicht Ihre Dokumentationsvorgaben für die Erstellung von einheitlichen Dateinamen.

4 docconfigurator Dient zum Konfigurieren Ihrer ganz eigenen Dokumentationsstruktur. Hinterlegen Sie kinderleicht Ihre Dokumentationsvorgaben für die Erstellung von einheitlichen Dateinamen. So wird die korrekte Benennung für alle Anderen zur Pflicht! Zur Auswahl stehen: einfaches Anlegen einer Codierung nach Ihrer Struktur Definieren von Abhängigkeiten Definieren einer maximalen Länge Bestimmen Sie welches Feld zur Pflicht wird Auswahlboxen Freitexte Datum Dateiversion Dateiname Suffix "ungültig" Wir unterstützen Sie gern bei der Erstellung einer optimal auf Sie zugeschnittenen Dokumentationsstruktur! Profitieren Sie von unserer langjährigen Erfahrung aus Kundenprojekten und Tätigkeiten in Arbeitskreisen für Dokumentationsrichtlinien!

docconverter Dient zum automatischen Umbenennen (Codieren), Verschieben und Speichern von einzelnen oder mehreren Dateien. Die Umsetzung einer Dokumentationsrichtlinie wird leicht gemacht!

5 docconverter Dient zum automatischen Umbenennen (Codieren), Verschieben und Speichern von einzelnen oder mehreren Dateien. Die Umsetzung einer Dokumentationsrichtlinie wird leicht gemacht! Auswahl und Markieren einzelner oder mehrere umzubenennender Dokumente Vorschau- und Ansichtsfunktion der Dateien (Microsoft Office, DWG, DXF, PDF, MP3, JPEG) einfaches Codieren der Dokumente mit Hilfe von Auswahllisten individuelle Konfiguration der Auswahllisten und Codierung intelligente Filter zur guten Übersicht automatisches Verschieben und Speichern der umbenannten Dateien individuelle Dokumentationsstruktur z.b. auf Grundlage der GEFMA 198 Durch die Wahl des Ziel-Pfades können Sie Ihre umbenannten Dokumenten sofort in der Zielstruktur ablegen. Die Codierung wird für Sie individuell angepasst.

docfinder Dient zum automatischen Suchen, Anzeigen und Öffnen umbenannter Dateien, nach frei defi nierbaren Suchkriterien. Finden Sie schnell und ohne Probleme Ihre gewünschte Datei.

6 docfinder Dient zum automatischen Suchen, Anzeigen und Öffnen umbenannter Dateien, nach frei defi nierbaren Suchkriterien. Finden Sie schnell und ohne Probleme Ihre gewünschte Datei. individuelle Dokumentationsstruktur auf Grundlage der GEFMA 198 Suche in frei wählbaren Laufwerken, Ordnern und deren Unterverzeichnissen frei defi nierbare Auswahl der Suchparameter mit Hilfe von konfi gurierbaren Auswahllisten überschaubare Einträge innerhalb der Listen durch Berücksichtigung von Filtern und Abhängigkeiten zwischen den einzelnen Auswahllisten Vorschau- und Ansichtsfunktion der markierten Dokumente (Microsoft Offi ce, DWG, DXF, PDF, MP3, JPEG) Durch einen Rechtsklick auf die markierte Datei, kann diese oder der Ordner, in dem sie sich befi ndet, geöffnet werden. Gleichzeitig ist es möglich die Datei als Anhang zu versenden oder zum weiteren Umbennen im docconverter zu öffnen.

7 Outlook Add-In docstructure Dient dem automatischen Ablegen und Umbenennen von -Anhängen inklusive des Empfangsdatums. Dient dem automatischen Generieren umfangreicher Ordnerstrukturen in wenigen Sekunden. Überführung eines oder mehrerer Anhänge aus MS-Outlook in den docconverter Erhaltung des Empfangsdatums im Dateinamen einfaches Codieren bzw. Umbenennen der Anhänge mit Hilfe von vordefi - nierten Auswahllisten einfache individuelle Erarbeitung der Dokumentationsstruktur in einer MS-Excelliste standardmäßige Hinterlegung der Dokumentationsstruktur nach GEFMA 198 automatisches Anlegen der defi nierten Dokumentationsstruktur im Windows Explorer docscan docdate Dient zum automatischen Auslesen der vorhandenen (Explorer) Dokumentationsstruktur mittels einer Excelliste Automatische Homogenisierung von Datumsangaben in Dateinamen. schnelles Scannen der im Quellpfad hinterlegten Dokumente Aufzeigen der vorhandenen Ordnerstrukturen in MS-Excel leichtes Öffnen/Anzeigen der Dateien durch Verlinkung der Dokumente Automatisches Erkennen und Umwandeln von Datumsangaben Umwandeln von Datumsangaben die am Anfang eines Dateinamens stehen Umwandlung in ein einheitliches Format, unabhängig vom Dateityp Einfache Bedienung durch überschaubare Masken

8 Unsere Dienstleistungen Energiedatenmanagement Messinfrastruktur Bestandserfassung und -bewertung Softwareentwicklung FM-Dokumentation Betriebskostenabrechnung Mit unserem Know How und unseren Produkten unterstützen wir Sie gern bei der Planung und Umsetzung einer FM-gerechten Dokumentation. EBCsoft GmbH Dohnanyistraße 30 D Leipzig T: F: info@ebcsoft.de

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