Mobil-flexibles Arbeiten: Chancen, Risiken und Bedingungen für den Erfolg Mobilität im öffentlichen Sektor 5. November 2014 Bern

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1 Mobil-flexibles Arbeiten: Chancen, und Bedingungen für den Erfolg Mobilität im öffentlichen Sektor 5. November 2014 Bern Dr. Johann Weichbrodt ifk Institut für Kooperationsforschung und -entwicklung

2 Mobil-flexibles Arbeiten: Chancen, und Bedingungen für den Erfolg des s und und Bedingungen für den Erfolg

3 Worum geht es? Örtlich und zeitlich flexibles Arbeiten, d.h. unabhängig von fixen Orten und Zeiten Arbeitsplatz im Unternehmen vorhanden festes Anstellungsverhältnis Beispiele: Immer freitags im Home Office Im Zug auf der Fahrt ins Büro s bearbeiten Verkäufer: je nach Bedarf beim Kunden, unterwegs, zu Hause

4 Studien zu mobil-flexibler Arbeit am ifk (Auswahl) SwissFlexWork 2014 Schweizweite Umfrage SwissFlexWork 2014 N = Verbreitung von Home Office und mobilem Arbeiten Repräsentativ für die Schweizer Erwerbstätigen Befragung Home Office 2012 und Home Office 2013 N = 295 / 632 Im Rahmen des Schweizer Home Office Day Befragung von Home Office Routiniers Studie WorkAnywhere N = 228 Einfluss von flexiblem Arbeiten auf die Pendlerspitzen Mitarbeitende von SBB und Swisscom Studentische Werkstatt Policy für mobil-flexibles Arbeiten N = 102 / 16 Studie in 6 Partnerunternehmen, Vergleich Ist/Soll Fragebogen & Interviews FlexWork Phasenmodell N = 423 Einschätzung der Arbeitsflexibilität in 5 Phasen auf 5 Dimensionen Wissensintensive Dienstleistungen sowie Verwaltung

5 Wer macht das? Alle Arbeitnehmenden, Deutsch- und Westschweiz SwissFlexWork 2014 Wie häufig praktizieren Sie Mobiles Arbeiten? nicht möglich wegen Arbeitsaufgabe 50% sehr häufig 10% des Öfteren 10% eher selten 11% Home Office Tage Etwa ein Viertel der Arbeitnehmenden in der Schweiz macht tageweise Home Office, und zwar durchschnittlich 0.8 Tage pro Woche möchte nicht 5% oder 3 Tage pro Monat. nicht erlaubt 10% Technik fehlt 4%

6 Kern der Veränderung: Die Grenzen von Arbeit

8 Vorteil: Höhere Mitarbeitendenzufriedenheit «Durch das Arbeiten im Home Office. stimme nicht zu/stimme eher nicht zu stimme völlig zu/stimme eher zu bin ich beim Arbeiten stärker motiviert.» unregelmässig HO regelmässig HO 22% 35% 78% 65% bin ich mit meiner Arbeit zufriedener.» unregelmässig HO regelmässig HO 15% 28% 85% 72%...kann ich Arbeits- und Privatleben besser in Einklang bringen.» unregelmässig HO regelmässig HO 15% 34% 85% 66%

9 Vorteil: Mehr Produktivität «Durch das Arbeiten im Home Office. stimme nicht zu/stimme eher nicht zu stimme völlig zu/stimme eher zu fühle ich mich meinen beruflichen Anforderungen besser gewachsen.» unregelmässig HO regelmässig HO 31.8% 57.3% 68.2% 42.7% hat sich meine Arbeitsleistung verbessert.» unregelmässig HO regelmässig HO 19.6% 40.5% 80.4% 59.6%

10 Vorteil: Autonomie «Durch das Arbeiten im Home Office. stimme eher bis völlig zu habe ich mehr Nähe zu meiner Familie.» 66.3% Privatleben kann ich Arbeits- und Privatleben besser in Einklang bringen.» 75.4% habe ich deutlich weniger Reisezeit.» 84.5% kann ich Aufgaben erledigen, die ich normalerweise im Büro nicht so gut bearbeiten kann.» 82.5% Arbeitsweise kann ich flexibel entscheiden, wann ich arbeite.» 89.2% kann ich ungestört in Ruhe arbeiten.» 93.2% Home Office als Refugium für ungestörtes Arbeiten

11 Home Office = Kinderbetreuung? Home Office ist beliebt bei Eltern aber: Betreuung von Kleinkindern ist ein Vollzeitjob und daher nicht vereinbar mit Home Office. Allenfalls möglich bei älteren Kindern, die sich alleine beschäftigen können. Home Office kann das «Familienmanagement» erleichtern. Home Office wird tendenziell etwas mehr geschätzt von Männern in Vollzeitjobs -> mehr Nähe zur Familie.

12 Weitere und «Für kreative und konzeptionelle Arbeit müssen Gedanken und Ideen reifen.» «Konnte dadurch mein Pensum behalten und trotzdem einen teilzeitlichen Master beginnen und Hunde- Hütedienst übernehmen.» «Kann sofort starten nach dem Aufstehen, Verliere keine Zeit zum 'Stylen.» «Entscheidungskompetenz der Mitarbeiter wird gefördert (der Chef ist nicht immer greifbar)» «Man bekommt keine internen Intrigen mit im Geschäft, kein Mobbing. Man ist zwangsläufig neutral.» «Arbeitszeit selber einteilen und shoppen gehen, wenn alle anderen arbeiten.»

14 Nachteil: Informeller Austausch geht verloren Nach wie viel Zeit des Arbeitens im Home Office, ist es für Sie wichtig, sich mit Kolleginnen / Kollegen wieder face-to-face zu treffen? 28% 28% 14% 9% 10% 5% 1% 4% 1 Tag 2 Tage 3 Tage 4 Tage 5 Tage 6 Tage 7 Tage 7 Tage und mehr

15 Risiko: Entgrenzung der Arbeit SwissFlexWork 2014 Work any time oder work all the time? Home Office de arbeiten laut Selbsteinschätzung im Schnitt 47 h pro Woche (gegenüber 43 h bei ortsgebundener Arbeit; Vollzeitäquivalente). 27% der routinierten Home Office den arbeiten auch an Wochenenden (Sa/So). 13% der routinierten Home Office den arbeiten auch regelmässig nachts (22-6 Uhr) Etwa die Hälfte dieser Nacht- und Wochenendarbeit erfolgt zusätzlich zur regulären Arbeitszeit, wird also nicht kompensiert.

16 Weitere und «Der «normale» Lärm im Openspace wirkt auch stimulierend auf die Arbeitsleistung. Das fehlt in der Ruhe des Home Offices.» «Negativ, finde ich die Finkenwirtschaft, man kommt nicht ausser Haus.» «Der Teamgeist leidet.» «Koordinations- und Organisationsaufwand des Home Office Tages.» «Schlechter über interne Vorgänge im Betrieb informiert.» «Nachteil, man ist immer allein, in der Stunde der Freude wie der Stunde des Frustes.»

18 Bedingungen für den Erfolg: Technische Ausstattung Als notwendige Grundvoraussetzungen wurden gesehen: Laptop Smartphone Mobiler Internetzugang Remote Access Service / VPN Als «nice to have»: Unified Communication & Colaboration Lösung

19 Bedingungen für den Erfolg: Individuelle Kompetenzen Die Arbeit von zu Hause oder von unterwegs erfordert gewisse persönliche Fähigkeiten. In welchen Bereichen haben Sie persönlich während WorkAnywhere dazugelernt? 0% 20% 40% 60% 80% 100% Selbstdisziplin (Arbeit) 39% 45% 15% Selbstdisziplin (persönliches) 31% 52% 16% Koordination mit Kollegen/-innen 29% 52% 18% Arbeit besser planen/organisieren 25% 50% 23% Richtigen Ort für eine Tätigkeit wählen 24% 47% 26% nichts Neues dazugelernt ein bisschen dazugelernt viel dazugelernt sehr viel dazugelernt

20 Bedingungen für den Erfolg: Boundary Management & Masterarbeit Leila Gisin Mischtyp 24% Integrierer 14% Segmentierer 62% Empfehlungen für Segmentierer: - HO Tage fest und wiederkehrend einplanen - Tagesziele und Rituale für HO Tage setzen - Rituale für HO Tage festlegen Empfehlungen für Mischtypen: - Bedürfnisklärung wann wird segmentiert, wann integriert? - Im Zweifelsfall besser Segmentationsstrategien wählen Empfehlungen für Integrierer: - Kontrolle der Arbeitszeit - Zeitliche Flexibilität maximieren - HO flexibel nach Bedarf nutzen

21 Bedingungen für den Erfolg: Führung über Vertrauen und Eigenverantwortung Welches sind aus Ihrer Sicht die wichtigsten für flexibles Arbeiten? Anzahl Nennungen davon an 1. Stelle Vertrauen Eigenverantwortung, (Selbst-)Disziplin, Selbständigkeit 23 8 Tools, Infrastruktur, etc Führen von flexiblen Mitarbeitenden erfordert... Ziel- und ergebnisorientiertes Führen Kontrolle abgeben, Vertrauen aufbauen passende Regeln und Abmachungen finden... zusätzlich zum üblichen Tagesgeschäft Der meiste Widerstand bei der Umsetzung kommt daher oft vom mittleren Management.

22 Bedingungen für den Erfolg: Schutz vor Selbstgefährdung Es braucht klare Regeln zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitenden, dass der Vorgesetzte beispielsweise auch ausdrücklich sagt, ich erwarte nicht, dass du abends um 21:00 Uhr erreichbar bist oder Mails verschickst. Man muss manche vor sich selber schützen und als gutes Beispiel vorangehen ( ) In nützlicher Frist das Optimum machen und nicht immer mehr und mehr arbeiten.

23 Bedingungen für den Erfolg: Unternehmens-Policy Der Grossteil der Interviewten und Befragungsteilnehmenden erachtet eine Policy in einer Organisation als notwendig. Genannte Gründe für Bedarf: im Zusammenhang mit Umzügen bzw. Wechsel von Bürokonzept zur Vereinheitlichung, Orientierung und als Diskussionsgrundlage als Ausdruck der Haltung des Managements zum mobilen Arbeiten als Anpassung an aktuelle Gegebenheiten zur Steigerung der eigenen Attraktivität als Arbeitgeber

24 Bedingungen für den Erfolg: Policy Zusammenfassung der Ergebnisse der Policy-Studie: Mitarbeitende erwarten Klarheit bezüglich mobil-flexiblem Arbeiten. Möglichkeiten für mobil-flexibles Arbeiten erhöht Arbeitgeberattraktivität. Policies für mobil-flexibles Arbeiten stehen im Spannungsfeld zwischen Vereinheitlichung und Handlungsspielraum. Erfahrung mit mobil-flexiblem Arbeiten reduziert Regelungsaufwand.

25 Bedingungen für den Erfolg: Ganzheitliche Entwicklung Phase 1: Ortsgebundene Arbeit Phase 2: Flexible Arbeit als Ausnahme Phase 3: Umbruch / schleichende Ablösung Phase 4: Flexible Arbeit weitgehend etabliert Phase 5: Netzwerk- Unternehmen Infrastruktur / Architektur Technologie Regelungen Führung Werte & Normen

26 Ergebnisse FlexWork Phasenmodell: Vergleich zwischen den Branchengruppen Phase 5 2% Phase 4 16% Wissensintensive DL Keine Zuordnung 12% Phase 1 10% Phase 2 25% Phase 4 0% öffentliche Verwaltung Phase 3 16% Phase 5 0% Phase 1 14% Keine Zuordnung 7% Phase 3 35% Phase 2 63%

27 Einschätzung der öffentlichen Verwaltungen Phase 1: Ortsgebundene Arbeit Phase 2: Flexible Arbeit als Ausnahme Phase 3: Umbruch / schleichende Ablösung Phase 4: Flexible Arbeit weitgehend etabliert Phase 5: Netzwerk- Unternehmen Infrastruktur / Architektur Technologie Öffentliche Verwaltung heute (M = 2.0) Regelungen Führung Werte & Normen Öffentliche Verwaltung in 1-3 Jahren (M = 2.7)

28 Mobil-flexibles Arbeiten: Chancen, und Bedingungen für den Erfolg Fragen und Diskussion Dr. Johann Weichbrodt Tel

29 Weiterführende Links: SwissFlexWork