Neue Trends bei Sicherheit und Krisenvorsorge im Travel Management

Transkript

1 ON-TRAVEL.de 6. Thema des Monats, November 2012: Neue Trends bei Sicherheit und Krisenvorsorge im Travel Management

2 Sicherheit auf Reisen ein Top Thema im Travel Management Beinahe täglich werden die Nachrichten von Streiks, Unfällen, politischen Unruhen, Wetter- und Naturkatastrophen beherrscht. Diese stellen besonders für das Travel Management eine große Herausforderung dar. Denn Geschäftsreisen sind unverzichtbar, auch wenn die Risiken nicht immer abschätzbar sind. Doch ganz gleich, wohin eine Geschäftsreise führt, die Sicherheit des Reisenden sollte stets oberste Priorität für seinen Arbeitgeber haben. Auch die Reisenden selbst sind zufriedener und motivierter, wenn die Risiken einer Geschäftsreise soweit möglich minimiert werden und sie mit dem sicheren Gefühl unterwegs sind, dass sie rund um die Uhr, an 7 Tagen in der Woche unterstützt werden. Geht die Reise in ein Krisengebiet, kann ein Unternehmen vorab weitgehend die potenziellen Gefahren für Mitarbeiter einschätzen und Sorgfaltsmaßnahmen ergreifen. Doch auch in vermeintlich sicheren Regionen können unvorhersehbare Ereignisse Reisende in eine Notlage bringen: Der Hurrikan Sandy an der US-Ostküste oder ein Tornado unweit von Marseille in diesem Oktober sind aktuelle Beispiele. Eine allgemeine Zunahme an Naturkatastrophen weltweit verzeichnet auch der WeltRisikoBericht 2012 des Bündnis Entwicklung Hilft. 1 Pläne zu Krisenmanagement, Sicherheitsrichtlinien, Notfallevakuierungen und Rücktransporten sind daher von zentraler Bedeutung für jedes verantwortungsbewusste Unternehmen. Die Basis für ein wirksames Krisenmanagement bilden: > aktuelle, exakte und umfassende Informationen > schnelle und zuverlässige technologische Lösungen > Unterstützung der Reisenden weltweit Gut zu wissen, dass es heutzutage intelligente Lösungen gibt, die Reisende und Unternehmen im Notfall unterstützen. American Express Global Business Travel kann dabei auf seine langjährigen weltweiten Erfahrungen zurückgreifen und sich immer wieder auf neue Herausforderungen einstellen. Dabei werden neben wertvollen intelligenten Lösungen zur Sicherheit der Reisenden, die Vernetzung und eine effiziente Two-Way-Kommunikation in Echtzeit immer wichtiger. Thesen 1) Vorausschauend planen und Risikosituationen vermeiden dazu bedarf es zuverlässiger und zeitnaher Informationen und effektiver Sicherheitsrichtlinien. 2) In Krisensituationen benötigen Reisende und Unternehmen schnelle Antworten und Hilfe. Effiziente, technologische Lösungen sind dabei unverzichtbar. 3) Der Trend geht in Richtung einer neuen Generation von Tools: Reisende im Notfall unverzüglich lokalisieren, mit ihnen in Echtzeit kommunizieren und unmittelbar handeln.. 1 WeltRisikoBericht 2012 des Bündnis Entwicklung Hilft: 1

3 1) Den Überblick behalten vor, während und nach einer Reise Ein wirksames Reise- und Risikomanagement ist ohne zuverlässige und zeitnahe Information undenkbar. Mit exakten und detaillierten Informationen zu Sicherheits-, Gesundheits- und Wetterverhältnissen des Reiseziels in Echtzeit lässt sich der Überblick behalten. Travel Manager können schon vor der Buchung rechtzeitig steuernd eingreifen, denn geplante Reisen lassen sich mit der richtigen Information bereits im Voraus auf eventuelle Risiken überprüfen. Das ermöglicht es, die Reisepläne der Mitarbeiter in einer Krisensituation vorsorglich anzupassen, noch bevor Unannehmlichkeiten oder Risiken für die Reisenden entstehen. Auch nach der Buchung und während der Reise ist ein ständiger Informationsaustausch mit schnellen Handlungsoptionen unerlässlich. Denn Krisen und Gefahrensituationen entstehen meist unerwartet. American Express Global Business Travel bietet Unternehmen deshalb eine ganze Reihe von intelligenten Tools und Lösungen die Sicherheit unserer Kunden hat für uns höchste Priorität. Vor der Buchung: Vorausschauend planen Mithilfe des PRE-TRIP AUDITOR können Travel Manager das Reiseverhalten noch vor der Buchung unternehmensweit gezielt steuern und Gefahren vorbeugen. Die Lösung überwacht automatisch alle Online- und Offline-Transaktionen und verhindert Verstöße gegen aktuelle Reisevorgaben. Nicht-genehmigte Reisen in Gefahrengebiete können damit im Vorfeld verhindert werden. Denn durch gezielte -Benachrichtigungen der Bevollmächtigten wird die Änderung solcher Buchungen veranlasst, noch bevor Risiken und unnötige Kosten entstehen. Zusätzlich unterstützt das kundenspezifische Internet-Portal AX EXPLORE die Reisenden dabei vorausschauend zu planen. Über das Portal haben sie zentralen Zugriff auf alle reisebezogenen Informationen, Funktionen und Services wie Buchungstools, Reiserichtlinien oder aktuelle Nachrichten und Reisewarnungen. Das erhöht den Buchungskomfort, reduziert den Aufwand und fördert die Einhaltung der Reiserichtlinien. Nach der Buchung: Zeitnah informiert bleiben Unsere Informationssysteme liefern Reisenden weltweit und zeitnah relevante Nachrichten, mit denen die aktuelle Sicherheitslage im Reiseland eingeschätzt werden kann: TRAVEL ALERT stellt up-to-the-minute die neuesten Nachrichten und Gefahrenmeldungen per bereit. Unsere Prognosen und Analysen von aktuellen und zukünftigen Entwicklungen geben zusätzliche Planungssicherheit. Unsere Internetplattform INFOPOINT liefert zudem umfangreiche Informationen zu Reisezielen, wie aktuelle Nachrichten, Reise- und Sicherheitswarnungen, Wetter-, Währungs- oder Visainformationen, aber auch Tipps für geschäftliche Kontakte, Umgangsformen etc. Mit MOBILEXTEND erhalten Ihre Geschäftsreisenden zusätzlich aktuelle Informationen und hilfreiche Funktionen für unterwegs direkt auf ihre mobilen Endgeräte. Nicht nur das Reisebüro kann damit jederzeit mit dem Reisenden in Kontakt bleiben, auch Einkäufer und Travel Manager können mit der Lösung zu jedem Zeitpunkt und an jedem Ort gezielt und direkt mit den Reisenden kommunizieren. Für den Ernstfall: Rettungspläne und Evakuierungen Tritt eine Krisensituation ein, arbeiten die American Express Mitarbeiter weltweit mit Hochdruck daran, betroffene Firmen und Reisende mit allen Mitteln zu unterstützen. Wir beobachten kontinuierlich die Lage und potenzielle Auswirkungen für die Reisenden und bieten Lösungen an, um die Sicherheit der Reisenden zu gewährleisten. Wie sich die Zusammenarbeit mit dem Kunden in Krisenfällen gestaltet und welche Maßnahmen seitens des Reisebüros getroffen werden, hängt von den Wünschen des Kunden ab. Wir helfen Unternehmen dabei, dass ihre Richtlinien und Prozedere für Krisenfälle eingehalten werden. Je nach Situation unterstützen wir mit weiteren Maßnahmen, zum Beispiel beschaffen wir Charter- Flüge oder -Busse für Reisende und Mitarbeiter. Unterstützung rund um die Uhr Unser 24 Stunden Notfallservice stellt sicher, dass wir jederzeit für Sie und Ihre Reisenden erreichbar sind. Sie können sich auf schnelle und unkomplizierte Hilfe verlassen, z.b. für Umbuchungen oder Stornierungen, um beispielsweise Krisengebiete schnell verlassen zu können. 2

4 2) Höhere Sicherheit für Reisende durch effiziente Tools Planen Reisende in ein Krisengebiet zu reisen, sind sie eventuell schon unterwegs oder befinden sie sich bereits in einem Krisengebiet? Wer ist betroffen und wo befinden sich die Betroffenen genau? Sind Sicherheit und Gesundheit von Reisenden gefährdet und wie können sie schnell und sicher Krisengebiete wieder verlassen? Um stets schnelle und akkurate Antworten auf all diese Fragen und zuverlässige Lösungen hierfür zu finden, empfiehlt American Express seinen Kunden die Nutzung von TRACKPOINT. Das internetgestützte Informationssystem liefert weltweit und zeitnah Gefahrenmeldungen und bietet aktuelle, exakte und umfassende Informationen über die Reiserouten der Mitarbeiter. So sind Travel Manager immer top-informiert. Die Lösung ist zugänglich über das webbasierte Management Information System von American Express und wird vom Anwender über eine einfach zu bedienende Benutzeroberfläche gesteuert. Darüber hinaus können Travel Manager mit Hilfe von TRACKPOINT direkt Kontakt mit den Reisenden aufnehmen. Nachverfolgen, reagieren, kontrollieren TRACKPOINT unterstützt Travel Manager im Notfall rund um die Uhr. Einzige Voraussetzung hierzu ist die Zustimmung des Reisenden zur Kontaktaufnahme und der Zugang zu den Reisedaten. In Notsituationen können Unternehmen ihre Geschäftsreisenden damit unverzüglich lokalisieren, kontaktieren und die benötigte Hilfe leisten. TRACKPOINT aktualisiert automatisch alle Reisedaten. Buchungs-, Ticketausstellungs- und Umbuchungsprozesse können so laufend erfasst und eingesehen werden. Damit ermöglicht die intelligente Lösung eine proaktive, vorausschauende Reiseplanung. Entscheidet sich ein Kunde für TRACKPOINT, ist diese Anwendung ein integraler Bestandteil unseres Management Informationssystems (MI) WORK und kann außerdem über unser kundenspezifisches Internetportal AX EXPLORE globalen Zugriff ermöglichen. Vermeiden: > Sie behalten den Überblick vor und während einer Reise, denn TRACKPOINT liefert Sofortmeldungen zu sicherheitsrelevanten Ereignissen weltweit und die dazugehörigen Sicherheitsinformationen sowie Einschätzungen zur Gefahrenlage, die geplante Reisen beeinträchtigen können. So können Reisepläne vorsorglich angepasst und Risiken vermieden werden. Nachverfolgen: > Über ein benutzerfreundliches, interaktives Dashboard können betroffene Reisende mit Hilfe von TRACKPOINT schnell ausfindig gemacht werden. Die Suche kann hierfür über Zielgebiet, Airline, Flug, Hotel, Datum/Zeitspanne, Länderrisikoklassen oder Namen des Reisenden erfolgen. > Außerdem zeigt das Dashboard auf einen Blick das tagesaktuell größte Gefährdungspotenzial für die Mitarbeiter an. Reagieren: > Über TRACKPOINT können Travel Managermittels verschiedener Kommunikationswege direkt mit den Reisenden kommunizieren. > So ermöglicht die Lösung den zeitgleichen Versand von Nachrichten via oder Textmitteilung/SMS an die Reisenden vor, während und nach der Reise. Der Travel Manager kann hierbei Rückmeldungen von den Reisenden anfordern und deren Rücklauf überwachen. > Darüber hinaus bietet American Express mit unserem weltweiten Netzwerk in über 140 Ländern weltweit persönliche Hilfe vor Ort. Ihre Mitarbeiter reisen mit der Gewissheit, dass Hilfe nur einen Anruf entfernt ist bei Tag, bei Nacht, an Wochenden und Feiertagen. Vorteile für den Reisenden: > Mitarbeiter erhalten über TRACKPOINT automatisch Reisehinweise gemäß der Reiseroute via vor, während und nach der Reise. Auf diese Weise unterstützt die Lösung Mitarbeiter dabei, ihre Reisen vorausschauend zu planen. > Reisende haben zudem direkten Zugriff auf Sicherheitstools, die es ermöglichen, den Sicherheitsstatus einzelner Länder und Reiseziele einzusehen. 3

5 3) Eine neue Generation von Sicherheitslösungen Ein Radarausfall am Flughafen, ein Streik des öffentlichen Nahverkehrs oder ein sehr kurzfristig verschobenes Meeting mit vielen Teilnehmern. Diese und ähnliche Situationen sind nahezu alltäglich. Dennoch können sie Travel Manager und Reisende schnell in eine unangenehme, schlimmstenfalls sogar in eine gefährdende Lage bringen. Denn Geschäftsreisen werden durch die fortschreitende Vernetzung und deren Abhängigkeiten immer anfälliger für unvorhergesehene Störungen, welche die Reiseplanung und die Reise wesentlich beeinflussen können. Nicht immer und überall ist die Kontaktaufnahme mit den Reisenden so einfach möglich. Schon die exakte Lokalisation von Reisenden kann zur unlösbaren Aufgabe werden. Diese Lücke können nur intelligente, automatisierte Anwendungen der neueren Generation schließen. Sie sollten Travel Manager dabei unterstützen, reisende Mitarbeiter zuverlässig und schnell zu finden. Richtungsweisend: Two-Way-Kommunikation Darüber hinaus sollten moderne Anwendungen die Möglichkeit bieten, mit den Reisenden innerhalb des betroffenen Gebietes zu kommunizieren. Nachrichten sollten sowohl an einen Einzelnen als auch an eine Gruppe versendet werden können. Umgekehrt sollten die Reisenden auch mit dem Travel Manager kommunizieren können. Idealerweise wird der Travel Manager bei der Lokalisierung der betroffenen Reisenden von einer leicht zu bedienenden, geographischen Suchoberfläche unterstützt, mit dem er den Suchradius einfach per Maus definieren kann im besten Fall sogar bis auf Straßenebene. Eine solche Lösung sollte es ermöglichen, alle Reisenden sofort und in Echtzeit darzustellen, die gegenwärtig oder in Kürze kritische Gebiete bereisen, und deren Kontakt zum Travel Manager umgehend herzustellen. So kann im Ernstfall schnell und ohne Zeitverlust umgeplant werden. Oder es können notwendige Maßnahmen zum Schutz von bereits im Krisengebiet befindlichen Mitarbeitern umgesetzt werden. AX CONNECT ist eine solche Two-Way-Lösung, welche American Express bereits in einigen Ländern, wie z.b. in Großbritannien, anbietet. In Kürze wird sie auch in Deutschland verfügbar sein. Fazit Weltweit nehmen Fälle von Streiks, Unfällen, politischen Unruhen, Wetter- und Naturkatastrophen zu und damit steigen auch die Gefahren für Reisende: Travel Manager müssen sich immer wieder neuen Krisensituationen stellen. Doch Risiken für Reisende müssen nicht einfach hingenommen werden. Mit geeigneten Maßnahmen kann höchstmöglicher Schutz für die Reisenden und auch für die Unternehmen gewährt werden. Und die Reise geht weiter in Richtung effiziente Two-Way-Kommunikation in Echtzeit. Jetzt informieren: oder senden Sie uns eine an: 4

6 Über American Express Global Business Travel American Express Global Business Travel ( ein Geschäftsbereich des Reise- und Finanzdienstleisters American Express International, Inc., entwickelt weltweit Lösungen für die Optimierung des Travel Managements in Unternehmen. Als globaler Dienstleister unterstützt der Geschäftsbereich Global Business Travel branchenunabhängig kleine, mittelständische und international tätige Konzerne in der Planung, Durchführung und Kontrolle des Geschäftsreisemanagements. Durch innovative Reisebuchungstechnologien, umfassende Beratungsleistungen in der Erarbeitung von Einkaufsstrategien sowie durch die Unterstützung in den Verhandlungen mit Zulieferern und Kunden stellt American Express Global Business Travel ein professionelles Einkaufs- und Mobilitätsmanagement zur Verfügung. American Express Global Business Travel verfügt über eines der größten Reisebüronetzwerke weltweit und ist in 140 Ländern vertreten. Der Gesamtumsatz im Bereich Global Travel und seiner Joint-Venture und Travel Partner Network Unternehmen betrug ,3 Milliarden US-Dollar. In unserer Newsplattform ON-TRAVEL.de finden Travel Manager, Buchungsverantwortliche und Reisende aktuelle Trends im Travel Management, wertvolle Prognosen für die Planung von Reisebudgets und praktische Tipps für die Geschäftsreise. Unsere Top-News-Rubrik bietet tagesaktuell die wichtigsten Branchennachrichten und jeden Monat lockt außerdem ein tolles Gewinnspiel. Dazu gibt es den monatlichen ON-TRAVEL -Newsletter, der kurz und kompakt informiert und mit einem Klick auf die ON-TRAVEL Internetseite bringt jetzt kostenfrei abonnieren unter: Jetzt informieren: oder senden Sie uns eine an: Weitere Informationen erhalten Sie auch unter: American Express International, Inc. Theodor-Heuss-Allee Frankfurt am Main Niederlassung Deutschland, Frankfurt am Main Zweigniederlassung einer Aktiengesellschaft nach dem Recht des Staates Delaware, USA, mit Sitz in New York Registergericht Frankfurt am Main HRB State Register No Board of Directors: Douglas Buckminster, Alexander Filshie, Carol V. Schwartz Bankverbindungen: Standard Chartered Bank Germany Branch Frankfurt am Main BLZ , Konto , SWIFT SCBLDEFX, IBAN DE USt-ID-Nummer: DE Steuer-Nr.: