Management-Informationssystem(e) zur Optimierung des Geschäftsreiseprogramms

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1 ON-TRAVEL.de 12. Thema des Monats, Mai 2013 Management-Informationssystem(e) zur Optimierung des Geschäftsreiseprogramms

2 Signifikante Verbesserung des Geschäftsergebnisses durch regelmäßiges Reporting In Unternehmen entstehen im täglichen Geschäftsbetrieb viele Informationen. Um Geld, Potenziale und Ressourcen effektiv zu nutzen, sind strategische Planungen, betriebswirtschaftliche Analysen, ein regelmäßiges Reporting und Controlling notwendig. Nicht nur am Jahresende und im Rahmen der Bilanzerstellung, sondern auch während eines laufenden Geschäftsjahres unterstützt regelmäßiges Controlling den Unternehmer dabei die richtigen strategischen Entscheidungen zu treffen. Durch das Reporting entsteht eine Verbindungsstelle zwischen Entstehungs- und Anwendungsort der Daten. Das Reporting-Tool für ein effizientes Informationsmanagement ist ein leistungsstarkes Instrument für wertvolle Informationen. Diese einfach anzuwendende Reporting Lösung hilft bei der Optimierung des Geschäftsreiseprogramms. Kunden können zwischen einer standardisierten Best-Practice-Lösung (Portfolio ) und einem kundenspezifischen Reporting auswählen. Dies spielt auch eine große Rolle für Unternehmen im Geschäftsreisebereich. Oft fehlt der genaue Überblick über die Geschäftsreiseausgaben in verschiedenen Märkten. Erst durch eine Konsolidierung der Daten werden die Reiseausgaben der Unternehmen transparenter und können gewinnbringend für strategische Geschäftsvorhaben eingesetzt werden. Wird beispielsweise das Flugvolumen detailliert analysiert, kann oft die Notwendigkeit eines neuen, verbesserten Vertrages mit einer Fluggesellschaft festgestellt werden. Auch durch die verstärkte Prüfung der Reiserichtlinieneinhaltung kann das Ergebnis der Unternehmen signifikant verbessert werden. Solche Resultate sind ohne aussagekräftiges Reporting nicht möglich. 1) Standardisierte Best-Practice-Lösung Hier kann der Kunde unter über 50 Standardreports auswählen, die ihm dann per zu definierten Zeitpunkten zugehen. 2) Web-basiertes Tool: Per Mausklick werden Geschäftsreiseausgaben analysiert, die Effektivität des Programms und die Einhaltung der Reiserichtlinien geprüft. Das bietet eine Basis um optimale Verträge mit Leistungsträgern zu verhandeln. Mit dieser web-basierten Reporting Lösung, auf Basis der igoogle Technologie, bleibt die Gesamtperformance des Reiseprogramms fest im Blick. Durch die jahrelange Entwicklung und Einbeziehung von Kundenfeedback ist eine dynamische, individuell konfigurierbare Homepage entstanden. Alle Kennzahlen sind auf einen Blick zu erkennen und graphische Darstellungen können nach Preund Post-Travel-Lösungen aufgeschlüsselt werden. Mit eigenen Warnungen können aktuelle Entwicklungen leicht nachverfolgt werden. 1

3 Profitieren Sie von Erfolgsmessung Umfassende Reiserichtlinien und ein klar de finierter ROI Verhandlungen steuern Strategisches Einkaufen, Benchmarking, Tarifoptimierung Verhaltensweisen lenken Change Management, Kontrollen im Vorfeld der Reise (Pre-Trip), Analysen im Nachgang der Reise (Post-Trip) und Programme zur Einhaltung der Reiserichtlinien Außergewöhnliche Datenqualität Pre- und Post-Travel Daten, Was-wäre-wenn - Analysen, Benchmarking Erhöhte Sicherheit für Reisende Beobachtung der Pre-Travel Indikatoren in Dashboards und Reports Zeit sparen bei der Realisierung der Einsparziele und deren Kontrolle. Informationen auf der Homepage können individuell festgelegt werden, sodass die wichtigsten Kennzahlen angezeigt werden. Im persönlichen Posteingang erhalten Kunden Zugang zu zahlreichen Karten- und Travelreports. 2

4 Beispielinhalte aus dem American Express Reporting: Travel Summary: Dieser Report gibt einen Überblick über die wichtigsten Kennzahlen der Flug-, Bahn-, Hotel- und Mietwagenbuchungen Online/ Offline Average Cost Summary: Zeigt auf, ob durch Online-Buchungen niedrigere Durchschnittskosten für Tickets erzielt werden konnten, was online und offline gebucht wurde und welcher Betrag durch Online-Buchungen gespart wurde Online Adoption Reporting: Zeigt den prozentualen Anteil der online gebuchten Reisen sowie das Online- Potenzial auf Advance Purchase Report: Gibt einen Überblick über die Vorausbuchungsfristen von Flug, Bahn, Hotel, Mietwagen Hotel/ Car/ Air/ Rail Report: Gibt einen Überblick über die jeweiligen Buchungen der Verkehrsmittel Fachkundige Beratung durch Advisory Service Experten Die Experten des American Express Advisory Services kennen die täglichen Herausforderungen der Travel Manager und unterstützen Sie gerne dabei, das gesamte Optimierungs- und Einsparpotenzial zu erschließen. Durch die Consulting-Experten der Advisory Services Beratungsabteilung können Reiseprogramme optimiert werden. Das Advisory Services Team hilft den Unternehmen bei der Optimierung des Einkaufs und der Reiserichtlinien sowie deren Einhaltung. Außerdem werden Online-Buchungen, Meetings & Events, interne Travel Management Prozesse, Nachhaltigkeit (z.b. umweltfreundliches Reisen), neue Technologien und Trends fokussiert. Informieren Sie sich jetzt: oder senden Sie uns eine an: Unsere Lösungen zu mehr Service, Kontrolle und Einsparungen: Persönliche Betreuung von Experten: Erfahrene, geschulte Reiseberater, schneller Zugriff auf Reiserichtlinien, Reiseprofile, Service Level Vereinbarungen und erstklassiges Qualitätsmanagement zur nahtlosen Abwicklung bei Buchungen Einsparungen bei Flugtarifen: Best Buy -Garantie durch Low Fare Tool, Industrievergleiche zur Maximierung der Einsparung bei Flügen, Stärken-Schwächen-Analyse über verschiedene Kategorien, Flugexpertenteam Optimierung Geschäftsreiserichtlinien: Analyse der Geschäftsreiserichtlinien sowie deren Optimierung und Einhaltung Einsparungen durch Online-Buchungen: Einführung Online-Buchungs-Tool und permanente Steigerung der Online-Nutzung Kontrolle durch Business Travel Monitor: Quartalsweise Analyse zu Flug- und Hotelbuchungen im Geschäftsreisemarkt, Überblick über wesentliche Branchen-Trends und regionale Preisentwicklungen, zusätzliche Informationen zur Optimierung der Reisekosten, Budgetplanung & Vergleich der Ausgaben, Bewertung der Ausgaben bei Änderungen in der Reiserichtlinie Informationen: Detaillierte Benchmarking-Berichte für alle Ebenen eines Reiseprogramms, inkl. Verträge, Compliance und Gesamtkosten und laufende Erfolgsmessung anhand aussagekräftiger Score-Cards und Key Performance Indicators (KPIs) 3

5 Zu den Autoren: Anton Lill: Vice President / General Manager Germany American Express Global Business Travel in Frankfurt Isabell Hebel: Studentin der FH Worms in International Tourism and Travel Management. Sie schreibt ihre Bachelorthesis in Kooperation mit American Express Global Business Travel Über American Express Global Business Travel American Express Global Business Travel ( ein Geschäftsbereich des Reise- und Finanzdienstleisters American Express International, Inc., entwickelt weltweit Lösungen für die Optimierung des Travel Managements in Unternehmen. Als globaler Dienstleister unterstützt der Geschäftsbereich Global Business Travel branchenunabhängig kleine, mittelständische und international tätige Konzerne in der Planung, Durchführung und Kontrolle des Geschäftsreisemanagements. Durch innovative Reisebuchungstechnologien, umfassende Beratungsleistungen in der Erarbeitung von Einkaufsstrategien sowie durch die Unterstützung in den Verhandlungen mit Zulieferern und Kunden stellt American Express Global Business Travel ein professionelles Einkaufs- und Mobilitätsmanagement zur Verfügung. American Express Global Business Travel verfügt über eines der größten Reisebüronetzwerke weltweit und ist in 140 Ländern vertreten. Der Gesamtumsatz im Bereich Global Travel und seiner Joint-Venture und Travel Partner Network Unternehmen betrug ,3 Milliarden US-Dollar. In unserer Newsplattform ON-TRAVEL.de finden Travel Manager, Buchungsverantwortliche und Reisende aktuelle Trends im Travel Management, wertvolle Prognosen für die Planung von Reisebudgets und praktische Tipps für die Geschäftsreise. Unsere Top-News-Rubrik bietet tagesaktuell die wichtigsten Branchennachrichten und jeden Monat lockt außerdem ein tolles Gewinnspiel. Dazu gibt es den monatlichen ON-TRAVEL -Newsletter, der kurz und kompakt informiert und mit einem Klick auf die ON-TRAVEL Internetseite bringt jetzt kostenfrei abonnieren unter: Jetzt informieren: oder senden Sie uns eine an: Amex-BusinessTravel@aexp.com Weitere Informationen erhalten Sie auch unter: American Express International, Inc. Theodor-Heuss-Allee Frankfurt am Main Niederlassung Deutschland, Frankfurt am Main Zweigniederlassung einer Aktiengesellschaft nach dem Recht des Staates Delaware, USA, mit Sitz in New York Registergericht Frankfurt am Main HRB State Register No Board of Directors: David L. Cornish, Christophe Y. Le Caillec, Carol V. Schwartz Bankverbindungen: Standard Chartered Bank Germany Branch Frankfurt am Main BLZ , Konto , SWIFT SCBLDEFX, IBAN DE USt-ID-Nummer: DE Steuer-Nr.: