Work von American Express alles Wichtige schnell erfahren

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1 Work von American Express alles Wichtige schnell erfahren Die folgenden Informationen sind als unternehmenseigene und vertrauliche Informationen zu behandeln. Sie dürfen ohne schriftliche Genehmigung von American Express weder kopiert oder gedruckt noch in anderer Form reproduziert werden American Express Alle Rechte vorbehalten

2 2 Work Work Bleiben Sie schnell und einfach über Ihr Corporate Card Programm auf dem Laufenden: mit der Internetplattform Work von American Express. Über Work stehen Ihnen vier Management Information Reports zur Verfügung. Diese sind fertig aufbereitet zum bequemen Herunterladen: wahlweise als Adobe Acrobat PDF oder als Microsoft Excel-Datei zur weiteren Bearbeitung. Mit diesen Basisreports lassen sich Ausgaben analysieren, kontrollieren und Einsparungen erreichen. Die vier monatlichen Basisreports Konten- und Karteninhaber-Überblick Überblick über die Kartenaktivitäten Auflistung der überfälligen Zahlungen Ausgabenübersicht auf Firmenebene Sie setzen in Ihrem Unternehmen die American Express Corporate Purchasing Card ein? Dazu steht Ihnen über Work zusätzlich ein Report zur konsolidierten Mehrwertsteuerabrechnung (CPS) zur Verfügung. Über diese Kurzanleitung Diese Kurzanleitung zeigt Ihnen, wie Sie die Work Reports am besten für Ihr Unternehmen nutzen. Sie finden darin Beispiel-Reports im PDF-Format sowie Kurztipps zu den wichtigsten Funktionen und Vorteilen. (Hinweis: In manchen Fällen verweisen die Kurztipps auf das Excel-Tabellenformat eines bestimmten Reports.) Inhaltsverzeichnis Konten- und Karteninhaber-Überblick 3 Überblick über die Kartenaktivitäten 4 Auflistung der überfälligen Zahlungen 5 Ausgabenübersicht auf Firmenebene 6 Konsolidierte Mehrwertsteuer (Purchasing Card) 7 Die Corporate Card Reports auf einen Blick 8 Mit den Hyperlinks im Inhaltsverzeichnis können Sie in diesem Dokument einfach und schnell navigieren. Sie brauchen den Mauszeiger nur über die Seitenzahl zu bewegen und dann darauf zu klicken, um den entsprechenden Abschnitt aufzurufen.

3 3 Corporate Card Konten- und Karteninhaber-Überblick Mit diesem Report erhalten Sie einen detaillierten Überblick über alle Karteninhaber und Konten Ihres Unternehmens. Sie sehen auf einen Blick, welche Karten aktiv, inaktiv oder gesperrt sind. So können Sie das Programm einfach und schnell managen. 1. Behalten Sie die Karten im Auge, über die Ausgaben außerhalb der Unternehmensrichtlinien getätigt werden. 2. Aktualisieren Sie bei Bedarf den Status von Karteninhabern und Konten. 3. Ermitteln Sie die Karten, die in Kürze ablaufen. Überprüfen Sie, ob die richtigen Karten storniert wurden. EXCEL-TABELLENVERSION Mit den Reports im Excel-Format können Sie sich auch den Zahlungsverlauf der letzten 12 Monate anzeigen lassen. 1. STATUSÜBERSICHT FÜR KARTENKONTEN ANZEIGEN 2. PROFILE VON KARTENINHABERN VERWALTEN 3. ABGELAUFENE UND GESPERRTE KARTEN VERWALTEN

4 4 Corporate Card Überblick über die Kartenaktivitäten Alle Ausgaben des letzten Kalendermonats werden den Karteninhabern zugeordnet. Damit erhalten Sie schnell einen zuverlässigen Überblick über die Ausgaben Ihrer Mitarbeiter. Zugleich erkennen Sie sofort, ob Ihre Richtlinien eingehalten werden. 1. Prüfen Sie anhand der Namen der Lieferanten, ob die Karteninhaber die bevorzugten Partner nutzen. EXCEL-TABELLENVERSION Excel bietet Ihnen flexible Möglichkeiten, um die Ausgaben zu überprüfen. Bei Programmen mit vielen Karteninhabern ist dies besonders vorteilhaft. 1. KARTENAKTIVITÄTEN UND AUSGABEN AUSSERHALB DER RICHTLINIEN ÜBERWACHEN

5 5 Corporate Card Auflistung der überfälligen Zahlungen Der Report zeigt Ihnen, bei welchen Kartenkonten Zahlungen überfällig sind. Sie sehen den Fälligkeitsstatus der Zahlungen (30 Tage bis mehr als 120 Tage) und die erhobenen Verzugszinsen. So können Sie eingreifen, bevor Verzugsgebühren anfallen oder ein Kartenkonto gesperrt wird. 1. Bestimmen Sie die Gesamtzahl der Konten mit überfälligen Zahlungen, sortiert nach Fälligkeitsstatus. 2. Behalten Sie Konten im Auge, bei denen überfällige Zahlungen die 60-Tage-Frist fast erreicht oder überschritten haben. Damit reduzieren Sie Verzugsgebühren und das Risiko, dass das Konto gesperrt wird. EXCEL-TABELLENVERSION Die Excel-Tabelle zeigt die gesamten Verzugsgebühren der Mitarbeiter über 12 Monate und enthält Details zum Verlauf und zum Zahlungsstatus. 1. ÜBERSICHT ÜBER DIE KARTENKONTEN MIT ÜBERFÄLLIGEN ZAHLUNGEN 2. KONTEN NACH FÄLLIGKEITSSTATUS

6 6 Corporate Card Ausgabenübersicht auf Firmenebene In diesem Report werden alle Ausgaben nach Branchen und Lieferanten sortiert: monatlich, quartalsweise und jährlich. Außerdem enthält der Report eine Grafik mit den Ausgaben pro Branche im Jahresvergleich. Damit erhalten Sie eine gute Grundlage für die Lieferantenauswahl und für Verhandlungen über Konditionen. 1. Sie erkennen sofort, wie viel Ihr Unternehmen in einem Jahr pro Branche ausgegeben hat. Das ist wertvoll für Ihre Budgetplanung. 2. Betrachten Sie die Ausgaben pro Branche im Vergleich zum Vorjahr grafisch aufbereitet. So erkennen Sie Veränderungen schnell und einfach. Ermitteln Sie Ausgabentrends und Ansatzpunkte, um mit Ihren Lieferanten bessere Konditionen auszuhandeln. Auf Seite 2 der PDF-Version finden Sie eine Liste der Top 50-Lieferanten. Das hilft Ihnen dabei, Ausgaben gezielt auf bevorzugte Lieferanten zu lenken und Rabatte auszuhandeln. EXCEL-TABELLENVERSION Excel liefert Ihnen eine vollständige Zusammenfassung der genutzten Lieferanten nach Monat und Jahr. 1. AUSGABEN PRO BRANCHE IM JAHRESVERGLEICH 2. GRAFIK ZU DEN AUSGABEN PRO BRANCHE IM JAHRESVERGLEICH

7 7 Corporate Purchasing Card Konsolidierte Mehrwertsteuer* Dieser Report enthält detaillierte steuerliche Angaben zu allen Corporate Purchasing Card Transaktionen auf der Ebene der Einzelposten- Details (Level 3-Daten). Dieses steuerlich relevante Dokument stellt American Express im Namen Ihrer Lieferanten aus. Sie können es als konsolidierte erechnung verwenden: Der Report erfüllt die EU-Auflagen für die Mehrwertsteuer-Abrechnung und die erechnungen und wird den Anforderungen der lokalen Steuerbehörden gerecht. *Dieser Report steht nur Unternehmen zur Verfügung, die American Express Corporate Purcasing Cards nutzen. 1. Dieser Report enthält die erforderlichen Nachweise, um Mehrwertsteuer- Rückerstattungsansprüche zu belegen. 2. Laden Sie diesen Report monatlich auf einen sicheren Server, um stets die Einhaltung der steuerrechtlichen Bestimmungen durch Ihr Unternehmen zu gewährleisten. 3. Der Report unterscheidet sich von den American Express Zahlungsaufforderungen: Er enthält nur Level 3-Daten und keine speziellen Anpassungen oder Gebühren von American Express. 1. VERWEIS AUF LIEFERANTENDATENSÄTZE MIT ORIGINAL-RECHNUNGSDETAILS 2. LIEFERANTENDETAILS ANZEIGEN 3. TRANSAKTIONEN MIT EINZELPOSTENANGABEN ANZEIGEN

8 8 Work Basisreports zur Corporate Card Überblick Konten- und Karteninhaber-Überblick Mit diesem Report erhalten Sie einen detaillierten Überblick über alle Karteninhaber und Konten Ihres Unternehmens. Sie sehen auf einen Blick, welche Karten aktiv, inaktiv oder gesperrt sind. So können Sie das Programm einfach und schnell managen. Überblick über die Kartenaktivitäten Alle Ausgaben des letzten Kalendermonats werden den Karteninhabern zugeordnet. Damit erhalten Sie schnell einen zuverlässigen Überblick über die Ausgaben Ihrer Mitarbeiter. Zugleich erkennen Sie sofort, ob Ihre Richtlinien eingehalten werden. Auflistung der überfälligen Zahlungen Der Report zeigt Ihnen, bei welchen Kartenkonten Zahlungen überfällig sind. Sie sehen den Fälligkeitsstatus der Zahlungen (30 Tage bis mehr als 120 Tage) und die erhobenen Verzugsgebühren. So können Sie eingreifen, bevor Verzugsgebühren anfallen oder ein Kartenkonto ausgesetzt wird. Ausgabenübersicht auf Firmenebene In diesem Report werden alle Ausgaben nach Branchen und Lieferanten sortiert: monatlich, quartalsweise und jährlich. Außerdem enthält der Report eine Grafik mit den Ausgaben pro Branche im Jahresvergleich.Damit erhalten Sie eine gute Grundlage für die Lieferantenauswahl und für Verhandlungen über Konditionen. Statusübersicht für Kartenkonten anzeigen lassen Profile von Karteninhabern managen Membership Rewards -Status überprüfen Abgelaufene und gesperrte Karten verwalten Excel zeigt den gesamten Zahlungsverlauf über 12 Monate an. Nutzung bevorzugter Lieferanten sicherstellen Transaktionen außerhalb der Richtlinien erkennen Excel bietet eine flexiblere Prüfung der Ausgaben bei vielen Karteninhabern. Kartenkonten mit überfälligen Zahlungen anzeigen lassen Kartenkonten mit Verzugsgebühren ermitteln Excel zeigt alle Verzugsgebühren der Mitarbeiter über 12 Monate. Jährlichen Ausgaben pro Branche anzeigen lassen Grafik zu den Ausgaben pro Branche im Jahresvergleich sichten (nur PDF-Version) Top 50 der Lieferanten im bisherigen Jahresverlauf ermitteln Excel zeigt alle Lieferanten, bei denen die Karte eingesetzt wurde.