WEB Portal Qualifikationsverfahren - Speseneingabe 2016

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1 Erziehungsdirektion des Kantons Bern Mittelschul- und Berufsbildungsamt Direction de l'instruction publique du canton de Berne Office de l'enseignement secondaire du 2 e degré et de la formation professionnelle WEB Portal Qualifikationsverfahren - Speseneingabe 2016 Inhaltsverzeichnis 1 Einleitung Kontakte WEB Zugriff Anmeldung Kennwort vergessen Kennwortänderung nach erfolgreicher Anmeldung Start Seite Entschädigungen und Spesen eingeben Auszahlungsangaben bestätigen Beleg erfassen Mögliche Fehler Beleg für das Visum CE freigegeben Chefexpertin / Chefexperte Visum setzen Übersicht Belege PEX gesamt Übersicht Belege pro Thema Export der Spesenbelege Administration Visum setzen Kontrolle Eingabe Entschädigung /Spesen und Erhalt Auszahlung Gruppe Expert(inn)en pro Beruf Koordinaten der Prüfexpert(inn)en Export und oder Druck der Adressdate Expert(inn)en Adressmutationen vornehmen Status wechseln Ergänzende Bemerkungen zu den PEX verwalten Nachfragen zu bestimmten Themen Dokumentenkontrolle Einleitung Im 2016 wird ein erweiterter Pilot zur Eingabe von Entschädigungen und Spesen durchgeführt. Herzlichen Dank im Voraus an alle Beteiligten. 1.1 Kontakte Abteilung Betriebliche Bildung, Qualifikationsverfahren Peter Kämpf, Prüfungsleiter peter.kaempf@erz.be.ch Ernst Heim, Prüfungsleiter Stv. ernst.heim@erz.be.ch Mails während der Prüfungszeit qv@erz.be.ch Hotline für Chefexpertinnen und experten FBI_QV_Web_Speseneingabe_2016.docx Seite 1 von 11

2 2 WEB Zugriff Wir empfehlen folgende Browser: Google Chrome, Mozilla Firefox, Microsoft Internet Explorer (IE) ab Version 10. Im Mittelschul- und Berufsbildungsamt werden Ihre Adressdaten und die Auszahlungsangaben im Zusammenhang mit dem Qualifikationsverfahren in einer Datenbank verwaltet. Die Daten sind pro Personengruppe entsprechend vorwaltet. Für die Chefexpert(inn)en (CE) gilt: Sichtbar sind die zugeteilten Berufe, Kandidat(inn)en der Berufe und die Gruppe(n) der Prüfungsexpert(inn)en. Für die Prüfungsexpert(inn)en (PEX) gilt: Sie haben die Berechtigung Spesen und Entschädigungen einzutragen für die entsprechenden Beruf(e) und Expert(inn)engruppe(n), jedoch keine Sicht auf die Kandidat(inn)en. Im April des Organisationsjahres erhalten Sie von der Prüfungsleitung vorgängig einen Benutzernamen und ein Passwort per Post zugestellt. 2.1 Anmeldung Bei Verwendung dieses Links gelangen Sie zur Eintrittsmaske. 2.2 Kennwort vergessen Klicken Sie im Anmeldefenster auf den Link [KENNWORT VERGESSEN?]. Geben Sie Ihre adresse ein. Bedingung, die Adresse muss aus Sicherheitsgründen in der Datenbank MBA vermerkt sein. Klicken Sie [KENNWORT ZUSTELLEN]. Am Ende des Dialogfeldes erscheint der Satz [IHR KENNWORT WURDE IHNEN PER MAIL ZUGESTELLT]. Haben Sie eine Adresse eingetragen, welche nicht in der Datenbank des MBA gespeichert ist, erscheint eine Fehlermeldung [Die eingegebenen Daten wurden im System nicht gefunden]. Bitte wenden Sie sich an das QV Team, es wird die aufgetretenen Probleme lösen. 2.3 Kennwortänderung nach erfolgreicher Anmeldung Nach erfolgreicher Anmeldung erscheint ein Dialogfeld, welches um eine Kennwortänderung auffordert. Aus Sicherheitsgründen sind Sie gebeten, dass zugesandte Passwort bei jedem Eintritt in das WEB-Portal oder in regelmässigen Abständen zu ändern. Die Passwortkriterien sind: Mindestens 6 Zeichen, davon mind. 1 Grossbuchstabe und eine Zahl. Ohne Anwendung dieser Kriterien erscheint eine Fehlermeldung. Sobald Sie das Passwort geändert haben, schliesst sich das Dialogfeld. FBI_QV_Web_Speseneingabe_2016.docx Seite 2 von 11

3 3 Start Seite Nach erfolgreichem Kennwortwechsel, sehen Sie das Begrüssungsdialogfeld. Hier wird Ihr Vorname, Name aufgeführt Informationen werden mit Datum publiziert Die Prüfungsleitung hat die Möglichkeit während des Jahreszyklus QV aktuelle Informationen an alle Web Portal Benutzerinnen und Benutzer zu publizieren. Diese Informationen werden mit Datum versehen. Sie können sich für französischsprachige und deutschsprachige Chefexpertinnen und Chefexperten unterscheiden. 4 Entschädigungen und Spesen eingeben Menüleiste [DATEN] - das Menü [SPESENEINGABE]. Die Chefexpert(inn)en sehen die Menü [SPESENEINGABE] und [VALIDIEREN]. Die Prüfungsexpert(inn)en sehen nur das Menü [SPESENEINGABE]. Vor Beginn der QV Phase wurden bei allen Expert(inn)en die benötigten Angaben für die Auszahlung von Spesen und Entschädigungen kontrolliert. Unentbehrliche Angaben: Name Vorname Geburtsdatum AHV Nummer Zivilstand, Zivilstand seit Auszahlung an Geschäft oder an Person Expertin/Experte Auszahlung über Bank / PC IBAN Nummer: Diese ist bei Bank und PC verpflichtend. Die Belege können ohne vollständige Angaben nicht gespeichert werden! FBI_QV_Web_Speseneingabe_2016.docx Seite 3 von 11

4 4.1 Auszahlungsangaben bestätigen Vor der Aufnahme des ersten Spesenbelegs erscheint ein Dialogfeld, welches die Auszahlungsangaben bei Ihnen zur Bestätigung nachfragt. Es erscheint automatisch und kann zu späteren Zeitpunkten über das Feld abgefragt werden. Falls Sie Fragen zu Ihren Angaben haben, können Sie unter Auskünfte einholen. Falls Sie eine Mutation vornehmen, erhält die Administration des Mittelschul-und Berufsbildungsamt ein Mail: 4.2 Beleg erfassen Das Feld wählen. Prüfungskreis auswählen Expert(inn)engruppe auswählen Beruf auswählen Aktuelles Tagesdatum erscheint Infos möglich FBI_QV_Web_Speseneingabe_2016.docx Seite 4 von 11

5 Sind Sie nur in einem Prüfungskreis tätig, wird dieser angezeigt. Sind Sie in mehr als einem tätig, so wählen Sie bitte aus. Gehören Sie einer Expert(inn)engruppe an, wird diese angezeigt. Sind Sie mehr als einer zugehörig, so wählen Sie bitte aus. Sind Sie für einen Beruf an Prüfungen tätig, wird dieser angezeigt. Sind Sie in mehr als einem tätig, so wählen Sie bitte aus. Das voreingetragene Datum entspricht jeweils dem aktuellen Datum. Die einzelnen Beleg Positionen sind identisch mit denjenigen auf Papiervorlage. Inhaltliche Nachfragen zur Speseneingabe: Mit am unteren Rand des Eingabebelegs werden Ihre Daten gesichert. Es erscheint: Bitte warten Sie einen Moment, das Dialogfeld schliesst von alleine. Die eingetragenen Belege erscheinen nun in der Übersicht als Zeile. Symbol: Beleg kann nochmals von der erfassenden Person bearbeitet werden. Symbol: Beleg kann gelöscht werden. Freigabe der eingereichten Belege Je nach Handhabung der verantwortlichen Chefexpertin / des verantwortlichen Chefexperten werden Belege pro Tag erfasst oder als Gesamtbeleg. Die erfassten Belege werden nach Absprache zum Visieren durch die Chefexpertin / den Chefexperten freigegeben Mögliche Fehler Sobald Sie den OK Button zur Bestätigung des / der Belege betätigt haben, warten Sie kurz. Das Dialogfeld verschwindet von alleine. Falls Sie mehrmals OK bestätigen, kommt eine Fehlermeldung: 4.3 Beleg für das Visum CE freigegeben. Falls Sie alle Entschädigungen und Spesen eingetragen haben, müssen diese freigegeben werden, damit die/ der CE die Belege elektronisch visieren kann. Sie können jeden Beleg einzeln freigeben, mittels Sie können alle Belege gesamthaft freigeben mit der Funktion in der oberen Menüleiste FBI_QV_Web_Speseneingabe_2016.docx Seite 5 von 11

6 Bestätigung der Rechtmässigkeit Mit OK wechseln die Symbole links zu Beginn der Zeile Symbol: Beleg wurde von der Expertin / dem Experten freigegeben zum Visieren durch Chefexpertin / Chefexperten, in der Bestätigungserwartung. Symbol: Beleg wurde von der Chefexpertin / vom Chefexperten visiert. Sie erhalten ein Mail, in dem Sie über das Visum des CE informiert werden Symbol: Der Beleg wurde von der Administration QV ABR im MBA freigegeben. Symbol: Spesenbeleg kann zur Dokumentation gedruckt werden. Das Symbol wird erst aktiv, wenn der Beleg vom Amt freigegeben wurde. Jeder Beleg / jede Zeile kann einzeln gedruckt werden mit dem Symbol am rechten Zeilenrand. Möchten Sie alle eingegebenen Spesenbelege auf einmal ausdrucken, wählen Sie Gesamtübersicht in der Menüleiste oben. FBI_QV_Web_Speseneingabe_2016.docx Seite 6 von 11

7 4.4 Chefexpertin / Chefexperte Visum setzen Für die CE steht zusätzlich das Menü [VALIDIEREN] zur Verfügung Übersicht Belege PEX gesamt Die Belege der Expert(inn)en sind zur Übersicht geordnet nach: Belege zum Überprüfen Diese sind pro Expertin / Experte nach Alphabet aufgelistet. Pro Expertin / Experte können alle Belege gesamthaft visiert werden mit dem Symbol neben dem Namen. Oder die Belege werden einzeln visiert mit dem Symbol auf jeder Belegzeile. rechts Oder einzelne / alle Belege werden mit dem Symbol abgelehnt. Belege, welche von der CE / dem CE visiert und angenommen wurden. Belege, welche von der Administration MBA freigegeben wurden. Belege, welche bei der Expertin / dem Experten in Bearbeitung sind / oder vom CE abgelehnt wurden. Ansicht Belege Beleg ohne Bestätigungsdatum der/des PEX Übersicht Belege pro Thema Wünschen Sie nur die Kontrolle für eine bestimmte Expertengruppe oder Beruf, so setzen Sie einen Filter am Spaltenkopf. FBI_QV_Web_Speseneingabe_2016.docx Seite 7 von 11

8 4.4.3 Export der Spesenbelege Sie erhalten eine Excel Datei mit der Auflistung aller Belege und den verschiedenen Zwischen- und Endsummen. 4.5 Administration Visum setzen Nur zur Info: Sobald die Belege von der Chefexpertin, dem Chefexperten visiert wurden, werden sie von der Administration bearbeitet und ebenfalls elektronisch visiert. Die verschiedenen Bestätigungsdaten im Spesenprozess sind in der Datenbank gespeichert. Administration MBA Expertin / Experte Chefexpertin, -experte FBI_QV_Web_Speseneingabe_2016.docx Seite 8 von 11

9 5 Kontrolle Eingabe Entschädigung /Spesen und Erhalt Auszahlung Zur Kontrolle der zu erfolgenden Auszahlung Export der Spesenbelege in eine Excel Datei. Oder Druck einer Gesamtübersicht 6 Gruppe Expert(inn)en pro Beruf Wählen Sie über das Menü DATEN die [EXPERT(INN)ENGRUPPEN] für die aufgeführten Berufe. Zugeordnete Expert(inn)en 6.1 Koordinaten der Prüfexpert(inn)en Auflistung der für diesen Beruf und Prüfungskreis zuständigen Prüfungsexpert(inn)en. Mit dem Pfeil öffnen sich weitere Angaben im Detail. FBI_QV_Web_Speseneingabe_2016.docx Seite 9 von 11

10 6.1.1 Export und oder Druck der Adressdate Expert(inn)en Ausbildung als Prüfungsexpert(in) Der Export geschieht für die Privat und Geschäftsadresse. Druck einer Adressliste. 6.2 Adressmutationen vornehmen Mutation Bei den aufgelisteten Expert(inn)endaten findet sich eine Spalte mit dem Symbol Bleistift. Damit können die CE die Daten aller Expert(inn)en mutieren und die PEX können jeweils ihre eigenen Daten mutieren. Die mutierten Daten werden in die Datenbank des MBA geschrieben und von der zuständigen Sachbearbeiterin quittiert. Über die Mutation wird zusätzlich noch mittels Mail informiert. Status wechseln Die AHV Nr. wird nur angezeigt, keine Mutation möglich. Geben Sie PLZ ein, OK, der Ort wird automatisch ausgefüllt. Informationen? Beispiel: Neue Geschäftsadresse melden Am Symbol in der Spalte MUTATION können Sie nachvollziehen, ob die Daten gelesen und angenommen wurden Status wechseln Falls PEX für die Prüfungsperiode pausieren, kann dies mittels Statuswechsel dokumentiert werden. FBI_QV_Web_Speseneingabe_2016.docx Seite 10 von 11

11 Diese Expert(inn)en sind nun in einer separaten Rubrik [PAUSIERT] aufgeführt. 6.3 Ergänzende Bemerkungen zu den PEX verwalten Mittels Symbol können ergänzende Bemerkungen / Notizen pro PEX verwaltet werden. Diese Bemerkungen werden mit den Adressdaten exportiert und können im Excel weiterverarbeitet werden. Die Daten können bei den Detailangaben der Expertin / des Experten abgerufen und exportiert werden. 7 Nachfragen zu bestimmten Themen Thema Ansprechpersonen Inhaltliche Nachfragen zur Speseneingabe ABB QV, oder 41 Nachfragen zur Auszahlung der Spesen Passwort vergessen qualifikationsverfahren.html abr.qv@erz.be.ch WEB - Portal Link Kennwort vergessen Username vergessen ABB QV, oder 41 Kontakt - für WEB Zugriff vergessen (nötig für die Funktion Kennwort zusenden ) ABB QV, oder 41 Spesen können nicht eingegeben werden FBI, Tel WEB Zugriff nicht möglich FBI, Tel Dokumentenkontrolle Version Datum Initialen Bemerkungen SUH Aktualisiert aufgrund der neuen Version Web Portal QV April 2016 FBI_QV_Web_Speseneingabe_2016.docx Seite 11 von 11