Benutzerh andbuch CleanConsult Professionell Kalkulationsmodul für die Gebäudereinigung Copyright 2007 (C)

Transkript

1 Benutzerhandbuch Kalkulationsprogramm für die Gebäudereinigung Seite 1 von 29 Seiten

2 Inhaltsverzeichnis 1. Installation von CleanConsult Programmbeschreibung Definition der Leistungswerte Unterhaltsreinigung Sonderleistungen Glasreinigung Kalkulation erstellen Unterhaltsreinigung Vorkalkulation Unterhaltsreinigung Glasreinigung Sonderleistungen Kostenübersicht Glasreinigung Sonderleistungen Informationen Objekte Dienstleistungsunternehmen Kunden Leistungsverzeichnisse Rechnungen/Angebote Definition der Reinigungsverfahren Grundwerte definieren Reinigungsturnus Stundensätze Tariflohn Währungen/Steuern Allgemeines Tariflohn Bildschirmauflösung...28 Seite 2 von 29 Seiten

3 1. Installation von CleanConsult Vorbemerkung: Das Programm wurde mit Excel und VBA (Visual Basic for Applications) entwickelt. Es setzt eine MS Excel Version ab Version 97 sowie Visual Basic for Applications" voraus (i.d.r. Bestandteil der Standardinstallation von MS Excel). Starten Sie die Installationsdatei auf dem Datenträger und folgen Sie den Installationshinweisen. Bild 1 : Installation (1) Bild 2 : Installation (2) Wenn Sie das Häckchen bei Launch. Aktivieren, so wird die Kalkulation geöffnet. Ansonsten finden Sie das Programm unter Start -> Alle Programme -> und direkt im gewählten Installationsordner. Bild 3 : Installation (3) Für eine fehlerhafte Berechnung ist es zwingend notwendig die Makros bei Abfrage zu aktivieren. Bild 4 : Sicherheitswarnung Seite 3 von 29 Seiten

4 Sollte Sie Probleme haben, so kann es notwendig sein unter der Excel Option Extras -> Makro -> Sicherheit, die Sicherheitsstufe auf Mittel einzustellen. Bild 5 : Sicherheitseinstellung (1) Bild 6 : Sicherheitseinstellung (2) 2. Programmbeschreibung Das Programm wird über <Alle Programme> <CleanConsult können Sie natürlich auch die Datei im Installationspfad auswählen > geöffnet. Alternativ Für eine korrekte Berechnung ist es notwendig die Makros zu aktivieren (siehe dazu Kap. 1 - Installation). Es erscheint die Startseite, über welche Sie direkt in die nachfolgenden Module springen können. 1. Kalkulation erstellen (Unterhaltsreinigung, Vorkalkulation Unterhaltsreinigung,Glasreinigung, Sonderleistungen) 2. Leistungswerte definieren (Unterhaltsreinigung, Glasreinigung, Sonderleistungen) 3. Grundwerte definieren (Reinigungsturnus, Stundensätze, Tariflohn, Währung/Steuer) 4. Kostenübersicht (Glasreinigung, Sonderleistungen) 5. Informationen (Objekte, Dienstleister, Kunden, Leistungsverzeichnisse, Rechnungen,Definitionen etc.) 6. Allgemeines (Informationen, Bildschirmauflösung) Seite 4 von 29 Seiten

5 Um eine größtmögliche Flexibilität zu gewährleisten, wurden neben den bestehenden Feldern (Definition der Leistungswerte, Reinigungsgruppen und Arbeitstage) eine Vielzahl von optionalen Feldern mit aufgenommen. Bild 7: Startmenü der Kalkulation 3. Definition der Leistungswerte Ein elementarer Bestandteil der Kalkulation ist die Festlegung der Leistungswerte für die turnusmäßige Unterhaltsreinigung, der Sonderleistungen, sowie der Glasreinigung. 3.1 Unterhaltsreinigung Es wurden 108 Reinigungsgruppen mit Leistungswerten vordefiniert. Diese können natürlich geändert und erweitert werden. Außerdem können Sie neue Reinigungsgruppen Anlegen und Löschen. Seite 5 von 29 Seiten

6 Für jede Reinigungsgruppe kann für folgende 8 vordefinierte Reinigungsverfahren Nasswischen, Feuchtwischen, Saugen, Kehren, Kehren und Fechtwischen, Sichtreinigung und 2 optionale Reinigungsverfahren eine Leistungszahl zugeordnet werden. Bild 8: Leistungswerte für die Unterhaltsreinigung Natürlich können Sie die Namen der 8 Verfahren ändern und anders definieren! Bild 9: Änderung der Kategorie Seite 6 von 29 Seiten

7 Wichtiger Hinweis: Eine Änderung der Leistungswerte hat Auswirkung auf die Leistungswerte aller getätigten Kalkulationen. Deshalb wurde für die Kalkulationen ein Korrekturfaktor (Auf- bzw. Abschläge) des Leistungswertes eingeführt. Definieren Sie also einmalig Ihre Leistungswerte und arbeiten in den Kalkulationen entsprechend mit dem Korrekturfaktor. Beispiel: Raumgruppe Sanitär LZ: 75 m²/h In der Kalkulation kann einen Raum der Raumgruppe Sanitär ein positiver oder negativer Korrekturfaktor von 0-100% zugeordnet werden. Positiv: Mehrleistung gegenüber der allgemeinen Raumgruppenzuordnung Negativ: Minderleistung der allgemeinen Raumgruppenzuordnung 3.2 Sonderleistungen Für jedes aufgeführte Reinigungsverfahren können die Leistungswerte zugeordnet werden. Es wurden 66 Reinigungsverfahren bzw. Tätigkeiten vordefiniert. Es wird zwischen Reinigungsverfahren bzw. Tätigkeiten mit der Einheit [m²/h] und [Stk/h] unterschieden. Es kann für jedes Reinigungsverfahren bzw. Tätigkeit nur eine Einheit zugeordnet werden. Die Datensätze können natürlich geändert werden. Außerdem können Sie Neue Anlegen und Löschen. Bild 10: Leistungswerte für die Sonderleistungen Seite 7 von 29 Seiten

8 3.3 Glasreinigung Für jede aufgeführte Reinigungsgruppe können die Leistungswerte zugeordnet werden. Diese können natürlich geändert werden. Außerdem können Sie neue Reinigungsgruppen Anlegen und Löschen. Es stehen 4 weitere optionale Felder zur Verfügung, welche definiert werden können. Bild 11: Leistungswerte für die Glasreinigung 4. Kalkulation erstellen Im nachfolgenden werden die einzelnen Elemente der Kalkulation der Unterhaltsreinigung näher vorgestellt. 4.1 Unterhaltsreinigung Sie haben für die Kalkulation der Unterhaltsreinigung die Möglichkeit ein bestehendes Objekt auszuwählen, ein bestehendes Objekt zu löschen. ein Neues Objekt anzulegen, Bild 12: Objektauswahl für die Unterhaltsreinigung Seite 8 von 29 Seiten

9 Sie erhalten mit der Auswahl eines Objektes den Überblick aller kalkulierten Raumgruppen. Bild 13: Gesamtübersicht im kalkulierten Objekt Es bestehen folgende Auswahlmöglichkeiten: Objekttyp (Verwaltung, Schule, sowie 3 optionale Felder) Bundesland Eingabe des Stundenverrechnungssatzes Auswahl der Währung (Euro oder SFr) Auswahl des Steuersatzes (MwSt oder USt) Sie erhalten weiterhin eine Objekt Zusammenfassung nach folgenden Kriterien kalkulierte Zeit ( jährlich) kalkulierter Betrag ( Netto pro Jahr) Gesamtfläche Seite 9 von 29 Seiten

10 Druckansicht des Objektes Bild 14: Seiten/Druckansicht Detailansicht Kalkulationsmaske Mit der Auswahl eines Datensatzes ( Doppel-Klick im Listenfeld oder Drücken des OK Buttons) gelangen Sie in dies Kalkulations-Maske des Datensatzes Bild 15: Einzelposition bei der Kalkulation der Unterhaltsreinigung Es können alle wesentlichen Bestandteile der Kalkulation eintragen oder ausgewählt werden: Seite 10 von 29 Seiten

11 Raumdaten Eintrag der Raumbezeichnung Auswahl des Leistungsverzeichnisses Auswahl der Raumgruppe Eingabe des Bodenbelages Eingabe der Reinigungsfläche Auswahl des Reinigungsturnus Leistungsdaten Auswahl des Reinigungsverfahrens automatische Zuordnung der Richtleistung (gemäß des Moduls Leistungswerte Unterhaltsreinigung) Zuordnung eines raumspezifischen Korrekturfaktor zu den Leistungswert Berechnungen Es werden die Ausführungszeit ( Stunden pro Jahr, pro Monat, pro Reinigung) und die Netto-Kosten ( jährlich, monatlich, pro Reinigung) automatisch berechnet. 4.2 Vorkalkulation Unterhaltsreinigung Sie haben die Möglichkeit sehr schnell eine Überschlagskalkulation für die Unterhaltsreinigung zu erstellen. So haben Sie schnell im Überblick ob sich ein Angebot für Sie lohnt! Sie können wie in allen anderen Modulen auch, mehrere Objekte verwalten (Anlegen, Ändern, Löschen). Es kann zwischen 2 Objekttypen unterschieden werden. So lassen sich innerhalb eines Objektes 2 Szenarien entwickeln und vergleichen. Es wird mit max. 9 Raumgruppen kalkuliert. Jede Gruppe wird prozentual gewichtet. Die Kalkulation geht dann konform mit der normalen Unterhaltsreinigung. (Auswahl Bundesland, Reinigungsverfahren, Turnus, Eingabe der Reinigungsfläche, Stundensatzes, etc.) Seite 11 von 29 Seiten

12 Bild 16: Vorkalkulation 4.3 Glasreinigung Im nachfolgenden werden die einzelnen Elemente der Kalkulation der Glasreinigung näher vorgestellt. Sie haben für die Kalkulation der Glasreinigung die Möglichkeit ein bestehendes Objekt auszuwählen, ein Neues Objekt anzulegen, ein bestehendes Objekt zu löschen. Bild 17: Objektauswahl Glasreinigung Seite 12 von 29 Seiten

13 Sie erhalten mit der Auswahl eines Objektes den Überblick aller schon kalkulierten Raumgruppen. Bild 18: Kalkulation der Glasreinigung Stundenverrechnungssatz und Bundesland Hier erfolgt die Eingabe des Stundenverrechnungssatzes ( /h). Die Berechung des Stundensatzes erfolgt über das Modul Stundensatz. Außerdem erfolgt hier die Auswahl des entsprechenden Bundeslandes. Das Bundesland wird für die Berechnung der Reinigungshäufigkeit benötigt. Die verrechenbaren Tage können über das Modul Reinigungsturnus geändert werden. Bild 19: Parameter (1) Rauminformationen Hier werden die allgemeinen Informationen, welche das Objekt/Raum beschreiben dargestellt. Dazu gehören die Auswahl der Art der Reinigung (Außenverglasung, Innenverglasung, etc.) und die m² - Fläche des Raumes Seite 13 von 29 Seiten

14 Bild 20: Parameter (2) Grundlagen der Kalkulation Wesentlich für die korrekte Berechung ist die die Auswahl der Technik (Hebebühne, Leiterarbeit, etc.) Auswahl des Reinigungsturnus Auswahl eines Korrekturfaktors für den Leistungswert autom. Berechnung der Jahresreinigungsfläche (m²/jahr) autom. Zuordnung des Leistungswertes (entsprechend der Auswahl Art der Reinigung und Technik ) Bild 21: Parameter (3) Berechnungen Folgende Berechnungen werden auf der Grundlage der Eingaben/Auswählen (siehe vorhergehende Kapitel durchgeführt: Bild 22: Parameter (4) Seite 14 von 29 Seiten

15 Zeitvorgaben [h] für die Reinigung (jährlich, monatlich, pro Reinigung) Nettopreise [ ] (J ahr, Monat, pro Reinigung) Verfügbare Buttons Durch Drücken des Buttons Startseite gelangen Sie wieder auf die Hauptseite. Sie haben die Möglichkeit durch Drücken des Buttons Kopieren die Kalkulation unverknüpft auf ein neues Tabellenblatt zu übertragen. Bild 23: Abfrage Sie haben natürlich die Möglichkeit durch Drücken des Buttons Spalten ein/aus die einzelnen Spalten ein- und auszublenden. Bild 24: Spalten ein/aus Sie haben die Möglichkeit durch Drücken des Buttons Zeile einfügen in die Kalkulation eine neue Zeile einzufügen. Bild 25: Zeile einfügen Seite 15 von 29 Seiten

16 Sie haben die Möglichkeit durch Drücken des Buttons Zeile löschen in der Kalkulation eine Zeile zu löschen. Bild 26: Zeile einfügen 4.4 Sonderleistungen Im Modul Sonderleistungen erfolgt die Kalkulation für die Sonderleistungen. Der Aufbau der Kalkulation geht konform mit der Glasreinigung. Unter den Sonderleistungen sind alle Leistungen zu verstehen welche nicht mit der regulären Unterhaltsreinigung erledigt werden. Die Maßgabe hierfür ist immer das vertraglich vereinbarte Leistungsverzeichnis. Typische Fälle von Sonderleistungen sind z.b. Grundreinigungen, Pflegefilmsanierungen, etc. Bild 27: Kalkulation der Sonderleistungen Seite 16 von 29 Seiten

17 5. Kostenübersicht Sie erhalten in diesen Modul die Kostenübersicht für die Glasreinigung und die Sonderleistungen. Die Kostenübersichten werden pro Objekt dargestellt. 5.1 Glasreinigung Sie haben für die Kostenübersicht der Glasreinigung die Möglichkeit ein bestehendes Objekt auszuwählen. Bild 28: Objektauswahl Kostenübersicht Es wird für die Glasreinigung eine Kostenübersicht sortiert nach Reinigungsgruppen erstellt. Bild 29: Kostenübersicht der Glasreinigung Folgende Werte werden ausgegeben: Fläche [m²] Jahresreinigungsfläche [m²] für die Glasreinigung Reinigungszeit pro Jahr [h/jahr], Monat [h/monat] und pro Reinigung [h] Preis pro Jahr [ oder SFR ],pro Monat [ oder SFR], pro Reinigung [ oder SFR] Preis Anteil an den Jahreskosten für jedes Objekt und Reinigungsgruppe Seite 17 von 29 Seiten

18 Entscheidend ist, dass nur die Reinigungsgruppen angezeigt werden, welche wirklich kalkuliert wurden. 5.2 Sonderleistungen Hier wird für die Sonderleistungen eine Kostenübersicht sortiert nach Reinigungsgruppen erstellt. Der Aufbau der Kostenübersicht Sonderleistungen ist konform mit der Kostenübersicht Glasreinigung. Bild 30: Kostenübersicht der Sonderleistungen 6. Informationen In diesen Bereich werden die Objektinformationen für die Unterhaltsreinigung, Informationen des Dienstleistungsunternehmen / Kundeninformationen, die Leistungswerte für die Unterhaltsreinigung definiert, Rechnungen und Angebote erstellt, sowie die Reinigungsverfahren definiert. 6.1 Objekte In diesen Modul erhalten Sie eine Zusammenfassung (Fläche, Zeit, Nettopreis) der bestehenden Kalkulation der Unterhaltsreinigung Bild 31: Objektinformationen Übersicht Seite 18 von 29 Seiten

19 Mit der Aktivierung des Buttons Objektinformationen anzeigen Können Sie die Anschrift und Kontaktinformationen des Objektes hinterlegen. Bild 32: Objektinformationen Anschrift 6.2 Dienstleistungsunternehmen In diesen Modul können Sie Ihre Anschrift, Kontaktmöglichkeiten, Bankverbindung etc. hinterlegen. Diese Informationen werden bei der Angebots-/Rechnungserstellung abgerufen Bild 33: Dienstleister-Informationen Seite 19 von 29 Seiten

20 6.3 Kunden In diesen Modul können die Kundeninformationen hinterlegt werden. Bild 34: Kundeninformationen 6.4 Leistungsverzeichnisse In diesen Modul können für die einzelnen Raumgruppen das Leistungsverzeichnis definiert werden. Bild 35: Übersicht Leistungsverzeichnisse Seite 20 von 29 Seiten

21 Nach der Auswahl der Raumgruppe können die Leistungsart, der Leistungsinhalt und der Turnus beschrieben werden. Bild 36: Auswahl eines LV Die Zuordnung der Leistungsverzeichnisse erfolgt in im Kalkulationsmodul der Unterhaltsreinigung. Bild 37: Auswahl eines LV in der Kalkulationsmaske 6.5 Rechnungen/Angebote In diesen Modul können Sie auf der Grundlage bestehender Kalkulationen der Unterhaltsreinigung, Glasreinigung und der Sonderleistungen Rechnungen und Angebote erstellen. Sie können diese dann natürlich ausdrucken und an ein neues Excelblatt exportieren. Seite 21 von 29 Seiten

22 Folgende Auswahl/Eingaben sind notwendig: 1. Wahl Unterhaltsreinigung, Glasreinigung, oder Sonderleistungen 2. Wahl Rechnung oder Angebot 3. Auswahl des kalkulierten Objektes 4. Auswahl eines Kunden 5. Eingabe des Datums und der Rechnungs- bzw. Angebotsnummer 6. evtl. Skonto und die Tage 7. evtl. Nachlass auf die Nettosumme 8. Eingabe der Bankverbindung Bild 38: Rechnungen/Angebote - Formular Einbinden eines eigenen Firmenlogos Sie haben die Möglichkeit ein eigenes Firmenlogo in Ihre Rechnungen und Angebote mit einzubinden. Es wird im rechten oberen Rand des Dokuments eingebunden (siehe Seitenansicht). Aufgrund der Blattaufteilung sollte das Logo aber die Abmasse 215 x 125 Pixel nicht überschreiten. Das Einbinden eines eigenen Firmenlogos ist denkbar einfach: Seite 22 von 29 Seiten

23 A: Ersetzen Sie die Datei Firmenlogo.jpg durch Ihre eigene Datei. Beachten Sie hierbei bitte das der Dateiname auf Firmenlogo.jpg lautet. B: Wählen Sie in der Übersicht Rechnungen Angebote den Button Firmenlogo C: Sie haben hier die Möglichkeit Ihr Logo auf der Seite zu positionieren. Zur Kontrolle gehen Sie bitte in Übersicht Rechnungen Angebote auf die Seitenansicht Seitenansicht/Druckansicht Bild 39: Firmenlogo Bild 40: Seitenansicht Rechnung/Angebot Seite 23 von 29 Seiten

24 6.6 Definition der Reinigungsverfahren In diesen Modul werden die gängigen Reinigungsverfahren nach folgenden Schemata definiert: Definition Ziel/Ergebnis Bemerkung 7. Grundwerte definieren Bild 41: Definition der Reinigungsverfahren In diesen Bereich werden für die Kalkulation wesentliche Grundwerte definiert Definition des Reinigungsturnus Kalkulation des Stundenverrechnungssatzes Definition der Tariflöhne die Steuern (MwSt und USt) und Währungen (Euro und SFr) definiert, 7.1 Reinigungsturnus In diesen Modul werden für die Kalkulation der Unterhaltsreinigung, Glasreinigung und Sonderleistungen notwenigen Reinigungstage definiert. Die Arbeitstage sind für jedes Bundesland in der Kalkulation vorgegeben und können bei Bedarf geändert werden. Es sind 4 weitere optionale Felder definiert. Beispiel: Die verrechenbaren Arbeitstage für eine Schulreinigung sind anders als für die normale Unterhaltsreinigung in Verwaltungen. Seite 24 von 29 Seiten

25 Bild 42: Definition des Reinigungsturnus Sie haben natürlich die Möglichkeit die Bezeichnung der Bundesländer zu ändern. (sinnvoll für Interessenten außerhalb Deutschlands) Bild 43:Änderung Bundesländer Weiterhin kann auch die Beschriftung des Turnus (Reinigungshäufigkeit) geändert werden. Bild 44: Änderung des Turnus Seite 25 von 29 Seiten

26 7.2 Stundensätze Es besteht die Möglichkeit für die Berechnung des Stundenverrechnungssatzes. Bild 46: Zuschläge Bild 45: Berechnung des StdSatzes Es können Daten manuell eingetragen und teilweise direkt ausgewählt werden. Es ist eine Hilfsdatei hinterlegt die bei der Kalkulation des Stundensatzes behilflich ist. Seite 26 von 29 Seiten

27 7.3 Tariflohn Es sind für alle Bundesländer die aktuellen Tarife für die Tarifgruppe 1 bis 9, sowie die Ausbildungsvergütungen für das Lehrjahr 1 bis 3 hinterlegt Sie können natürlich bei Bedarf geändert werden. Bild 47: Definition der Tariflöhne 7.4 Währungen/Steuern In diesen Modul können die Steuern (MwSt und USt) und Währungen (Euro und SFr) definiert werden. Als Standard sind bei der Kalkulation der Unterhaltsreinigung die Steuerart MwSt und die Währung Euro hinterlegt. Bild 48: Stammdaten: Steuersätze/Währungen Die Währung und der Steuersatz kann innerhalb der Kalkulation durch einen Button geändert werden. Die Werte passen sich dementsprechend an. Seite 27 von 29 Seiten

28 8. Allgemeines 8.1 Tariflohn Sie erhalten hier allgemeine Informationen zudem Programm und Ihren System. Bild 49: Informationen 8.2 Bildschirmauflösung Sie haben die Möglichkeit die Bildschirmauflösung zu ändern. Die Anwendung wurde für eine Auflösung von 1024 x 768 Pixel optimiert. Sollten Sie eine andere Auflösung benutzen und somit Teile der Anwendung nicht oder nut teilweise sehen können, so haben Sie hier die Möglichkeit für diese Anwendung eine höhere Auflösung zu wählen. Nach Beendigung der Anwendung wird diese wieder zurückgesetzt. Seite 28 von 29 Seiten

29 Bild 50: Bildschirmauflösung Bitte beachten Sie die maximale Auflösung Ihrer Grafikkarte! (Desktop -> rechte Maustaste -> Eigenschaften von Anzeige -> Einstellungen -> Bildschirmauflösung ) Seite 29 von 29 Seiten