Handbuch. CleanConsult Pro. Kalkulationssoftware für die Gebäudereinigung

Transkript

1 Handbuch CleanConsult Pro Copyright (C) All rights reserved Seite 1 von 14 Seiten

2 Inhaltsverzeichnis 1. Installation von CleanConsult Programmbeschreibung Definition der Leistungswerte Kalkulation erstellen Unterhaltsreinigung Rechnungen & Angebote Grundwerte definieren Grunddaten Turnus der Reinigung Tariflohn Definition der Reinigungsarten Kalkulation Stundensatz Verwaltung Kundenverwaltung Personalverwaltung Informationen Copyright (C) All rights reserved Seite 2 von 14 Seiten

3 1. Installation von CleanConsult Vorbemerkung: Die Kalkulation basiert auf Microsoft Access. Das Programm setzt daher Microsoft Office ab Version 2002 voraus. Starten Sie die Installationsdatei auf dem Datenträger und folgen Sie den Installationshinweisen. Nach Abschluss der Installation können Sie sofort das Programm starten. Beim erstmaligen öffnen des Programms sehen Sie auf der Startseite eine SICHERHEITSWARNUNG. Sie müssen hier einmalig die Inhalte aktivieren. Copyright (C) All rights reserved Seite 3 von 14 Seiten

4 Danach müssen Sie das Programm als ein vertrauenswürdiges Dokument erklären, die Abfrage also bejahen. Danach steht Ihnen das Programm zur Nutzung zur Verfügung. Copyright (C) All rights reserved Seite 4 von 14 Seiten

5 2. Programmbeschreibung Die Kalkulation wird über Meine Programm -> Cleanconsult Pro (Voreinstellung bei der Installation) mit Microsoft Access geöffnet. Es erscheint folgende Übersicht, über welche Sie direkt in nachfolgende Module springen können. 1. Unterhaltsreinigung ( Kalkulation, Leistungswerte, Rechnung & Angebot) 2. Sonderleistungen ( Kalkulation, Leistungswerte, Rechnung & Angebot) 3. Glasreinigung ( Kalkulation, Leistungswerte, Rechnung & Angebot) 4. Verwaltung (Kunden, Personal) 5. Grundwerte definieren (Reinigungsturnus, Stundensätze, Tariflohn, Währung/Steuer) 6. Informationen (Programminfo, Taschenrechner, Kalender, Outlook Termin/Aufgabe) 7. Sonstiges (Handbuch, Mail an BKConsult-FM) 8. Um eine größtmögliche Flexibilität zu gewährleisten, wurden neben den bestehenden Feldern ( Definition der Leistungswerte, Reinigungsgruppen und Arbeitsstage) eine Vielzahl von optionalen Feldern direkt auf die Startseite mit aufgenommen. Copyright (C) All rights reserved Seite 5 von 14 Seiten

6 3. Definition der Leistungswerte Ein elementarer Bestandteil der Kalkulation ist die Festlegung der Leistungswerte für die turnusmäßige Unterhaltsreinigung, der Sonderleistungen, sowie der Glasreinigung. Es können für jedes Verfahren und Art der Reinigung individuelle Leistungswerte definiert werden. In der objektspezifischen Kalkulation wird dann mit Auf bzw. Abschlägen gearbeitet. Am Beispiel der Unterhaltsreinigung: Es wurden 108 Reinigungsgruppen mit Leistungswerten vordefiniert. Diese können natürlich geändert werden. Außerdem können Sie neue Reinigungsgruppen Anlegen und Löschen. Für jede Reinigungsgruppe kann für folgende Reinigungsverfahren Nasswischen, Feuchtwischen, Saugen und Sichtreinigung Bild 2: eine Leistungszahl zugeordnet werden. Copyright (C) All rights reserved Seite 6 von 14 Seiten

7 In der Kalkulation der einzelnen Objekte kann jeden Raum der entsprechenden Raumgruppe (entsprechend der Gegebenheiten) einen Korrekturfaktor zuordnen. Beispiel: Raumgruppe Sanitär LZ: 75 m²/h In der Kalkulation kann einen Raum der Raumgruppe Sanitär ein positiver oder negativer Korrekturfaktor von 0-100% zugeordnet werden. Positiv: Mehrleistung gegenüber der allgemeinen Raumgruppenzuordnung Negativ: Minderleistung der allgemeinen Raumgruppenzuordnung 4. Kalkulation erstellen Im nachfolgenden werden die einzelnen Elemente der Kalkulation am Beispiel der Unterhaltsreinigung näher vorgestellt. Für die Kalkulation von Sonderleistungen und Glasreinigung ist das Vorgehen identisch. 4.1 Unterhaltsreinigung Sie haben für die Kalkulation der Unterhaltsreinigung die Möglichkeit ein bestehendes Objekt auszuwählen, ein Neues Objekt anzulegen, ein bestehendes Objekt zu löschen. Objektauswahl für die Unterhaltsreinigung Copyright (C) All rights reserved Seite 7 von 14 Seiten

8 Sie erhalten mit der Auswahl eines Objektes den Überblick aller kalkulierten Raumgruppen. Gesamtübersicht im kalkulierten Objekt Es bestehen folgende Auswahlmöglichkeiten: Eingabe des Stundenverrechnungssatzes für das zu kalkulierende Objekt Folgende Informationen können hinterlegt bzw. ausgewählt werden Raumdaten Eintrag der Raumbezeichnung Auswahl des Leistungsverzeichnisses Auswahl der Raumgruppe Eingabe des Bodenbelages Copyright (C) All rights reserved Seite 8 von 14 Seiten

9 Eingabe der Reinigungsfläche Auswahl des Reinigungsturnus Leistungsdaten Auswahl des Reinigungsverfahrens automatische Zuordnung der Richtleistung (gemäß des Moduls Leistungswerte Unterhaltsreinigung) Zuordnung eines raumspezifischen Korrekturfaktor zu den Leistungswert Berechnungen Es werden die Ausführungszeit ( Stunden pro Jahr, pro Monat, pro Reinigung) und die Netto-Kosten ( jährlich, monatlich, pro Reinigung) automatisch berechnet. 5. Rechnungen & Angebote Im nachfolgenden werden die einzelnen Elemente der Kalkulation der Glasreinigung näher vorgestellt. Aufbau und Umsetzung für die Unterhaltsreinigung und Sonderleistungen ist identisch. Copyright (C) All rights reserved Seite 9 von 14 Seiten

10 1. Sie haben die Möglichkeit zwischen Typ Angebot und Rechnung zu wählen. 2. Sie wählen das kalkulierte Objekt aus. 3. Sie wählen den zugehörigen Kunden aus. 4. Sie definieren die Anrede und einführenden Text, sowie weitere Informationen wie Datum, Skonto, Nachlass, Zahlungsziel etc. Sie können nun das Angebot / Rechnung drucken bzw. an Excel exportieren. Nachfolgend ein Beispiel für einen Angebotsdruck. Copyright (C) All rights reserved Seite 10 von 14 Seiten

11 6. Grundwerte definieren 6.1 Grunddaten In dieser Maske legen Sie die wesentlichen Informationen Ihres Unternehmens für die Maske Angebot & Rechnung fest. 6.2 Turnus der Reinigung In dieser Maske legen Sie für die drei Reinigungsarten Unterhaltsreinigung, Sonderleistungen, Glasreinigung für den Turnus der Reinigung die Tage / Jahr fest. Copyright (C) All rights reserved Seite 11 von 14 Seiten

12 6.3 Tariflohn In dieser Maske legen sie den Tariflohn fest. Sie können dies für alle Lohngruppen und Bundesländer hinterlegen. 6.4 Definition der Reinigungsarten In dieser Maske finden Sie die Definition der hinterlegten Reinigungsarten. Sie können individuell auf ihre Bedürfnisse angepasst/erweitert und gedruckt werden. Sie lassen sich somit z.b. einen Angebot beilegen. Copyright (C) All rights reserved Seite 12 von 14 Seiten

13 6.5 Kalkulation Stundensatz In dieser Maske erfolgt die Kalkulation des eigenen Stundensatzes. Es können Daten manuell eingetragen und teilweise direkt ausgewählt werden. Im Installationsorder ist eine Hilfsdatei hinterlegt die bei der Kalkulation des Stundensatzes behilflich ist. 7. Verwaltung 7.1 Kundenverwaltung In dieser Maske erfolgt die Verwaltung der Kunden. Copyright (C) All rights reserved Seite 13 von 14 Seiten

14 7.2 Personalverwaltung In dieser Maske erfolgt die Verwaltung des eigenen Personals 8. Informationen In diesen Masken finden Sie weitere Programminformationen, einen Taschenrechner, einen Kalender, sowie eine Maske für das Erstellen von Outlook Terminen / Aufgaben. Copyright (C) All rights reserved Seite 14 von 14 Seiten