Versandanweisung für ab Werk Lieferungen an MANN+HUMMEL Automotive GmbH, Bad Harzburg

Transkript

1 Versandanweisung für ab Werk Lieferungen an MANN+HUMMEL Automotive GmbH, Bad Harzburg

2 Inhaltsverzeichnis 1 Änderungshistorie Gültigkeitsbereich Empfangswerke Einsatz Transportmanagement Auswahl der Verkehrsträger Pakete national und international: DHL Express Benutzer-Kurzanleitung zur Internetauftragserfassung für das MANN+HUMMEL Lieferantenportal von DHL Express Straßentransporte national: IDS Benutzeranleitung für IDS Online-Anmeldung Kontakt Straßentrasnporte Europa: KÜHNE+NAGEL Sonderfahrten national und Europa: IN TIME Luft- und Seefrachten international : Agility Logistics

3 1 Änderungshistorie Version Datum Bemerkung Layout überarbeitet Versandanweisung exklusiv für Bad Harzburg Layout überarbeitet Control Tower Informationen hinzugefügt 00 Erstellt 2 Gültigkeitsbereich Diese Versandvorschrift gilt für Lieferungen von Lieferanten und logistischen Dienstleistern an MANN+HUMMEL AUTOMOTIVE GMBH in Bad Harzburg. Werksspezifische Vorgaben können diese Anweisung ergänzen oder teilweise ersetzen. Bitte beachten Sie auch die Hinweise und Vorgaben in unserem Lieferantenhandbuch. 3 Empfangswerke MANN+HUMMEL AUTOMOTIVE GMBH Grubenweg Bad Harzburg Deutschland 4 Einsatz Transportmanagement MANN+HUMMEL plant im Laufe des Jahres 2016 / 2017 für das Empfangswerk in Bad Harzburg ein Transportmanagementsystem (TMS) einzuführen. Das TMS wird von einem durch MANN+HUMMEL beauftragen Dienstleister, die Firma Supply Chain Factory (SCF) mit Sitz in Willich, DE bedient. Für Sie als Versender bedeutet dies, dass Sie ab Einführung des TMS alle Straßentransporte für Stückgut, Teil- und Vollladungen über SCF anmelden und nicht mehr direkt bei den jeweiligen Speditionen. Dies gilt auch für Sondertransporte. 2

4 Von der Umsetzung für den Standort Bad Harzburg werden sie aber vorab informiert werden. Bis zur Umstellung gilt die Versandanweisung wie unten definiert. Prüfen sie aber bitte auch eigenständig vor Versand, ob laut dieser Versandanweisung Bad Harzburg bereits umgestellt wurde! 1

5 5 Auswahl der Verkehrsträger Pakete national und international: Straßentransporte national: Straßentransporte Europa: Sonderfahrten national und Europa: Luft- und Seefrachten international: DHL Express IDS Verbund Kühne & Nagel IN TIME Agility Logistics Auf den folgenden Seiten erhalten Sie Detailinformationen zur Anmeldung bei den einzelnen Dienstleistern. Generelle Rückfragen richten Sie bitte an: MANN+HUMMEL Herr Björn Gnoyke Tel.: +49 (5322) oder MANN+HUMMEL Sachgebiet Frachten Frau Elke Ertl Tel.: ++49 (0) Achtung: Mehrkosten, die durch die Nichteinhaltung dieser Anweisung entstehen, wird MANN+HUMMEL an Sie zurückbelasten. 2

6 6 Pakete national und international: DHL Express Registration bei DHL Express: für Sendungen national bis 31 kg bzw. bis max.120 x 60 x 60 cm international bis 15 kg bzw. 0,1 cbm Bitte avisieren Sie Ihre Paketsendungen bei DHL Express über das Internettool: EPP Expressversand Link: adab08bb fcc7027ab0902e3a1f94e31a51739c9 Für Rückfragen bei DHL Express kontaktieren Sie bitte: Service Telefonnummer ++49 (0) oder Key Account Manager DHL Express: Mr. Peter Lähr peter.laehr@dhl.com oder Sales Support Assistant: Mrs. Carmen Mazar carmen.mazar@dhl.com Vereinbarte Regellaufzeit bei DHL Express national : Tag A Anmeldung; Tag A Abholung; Tag B Zustellung bis 12 Uhr 3

7 6.1 Benutzer-Kurzanleitung zur Internetauftragserfassung für das MANN+HUMMEL Lieferantenportal von DHL Express Schritt 1: Eingabe des Internetpfades adab08bb fcc7027ab0902e3a1f94e31a51739c9 Es ist kein Passwort zur Eingabe einer Abholung notwendig. Abspeichern als Favorit ist für die Zukunft hilfreich. Schritt 2: Absender- und Empfängeradressen Am Beispiel des MANN+HUMMEL Werkes Ludwigsburg: 4

8 Schritt 3: Abholbuchung und Sendungsdetails Schritt 4: Sendung erstellen 5

9 Schritt 5: Abholbuchnungsnummer Schritt 6: Ausdruck / Versand des Frachtbriefes 6

10 Schritt 7: Muster der Versandlabels Schritt 8: Frachtbrief ausdrucken 7

11 Schritt 9: Kundendienst + Sendungsverfolgung + IT Support Kundendienst DHL Express Germany GmbH: Tel-Nr Sendungsverfolgung: Technischer Support für EPP via esolution.support@dhl.com Montag bis Freitag von 9:00 bis 18:00 Uhr 8

12 7 Straßentransporte national: IDS Registration bei IDS für Sendungen national über 31 kg bzw. größer 120 x 60 x 60 cm Bitte avisieren Sie Ihre Sendungen national künftig über das webbasierte Auftragserfassungsprogramm IDS-ORDER.com. Link: IDS Logistik GmbH Saaläckerstraße Kleinostheim Tel.: ++49 (0) 6027/ Fax: ++49 (0) 6027/ Mail: cs@ids-logistik.de Vereinbarte Regellaufzeiten bei IDS: Stückgut bis 2,5 to bzw. 3 ldm: o Bei Avis Tag A bis 11 Uhr; Abholung Tag A; Zustellung Tag B oder C o Bei Avis Tag A bis 14 Uhr; Abholung Tag B; Zustellung Tag C oder D Teil-/ Ladungen über 2,5 to bzw. 3 ldm: o Bei Avis Tag A bis 14 Uhr; Abholung Tag B oder C; Zustellung Tag C oder D 9

13 7.1 Benutzeranleitung für IDS Online-Anmeldung Allgemeines zum Ordermanagement Das IDS Ordermanagement dient dazu, Ihre Sendungsaufträge online mittels Webzugriffs zu erfassen, die notwendigen Etiketten und Übernahmelisten zu drucken und Ihre erfassten Sendungen an den IDS-Partner zu übermitteln. Somit bietet Ihnen das IDS Portal eine sichere Alternative, Ihre Sendungsaufträge direkt, schnell und elektronisch an den IDS-Partner zu senden und die Fehlerquote aufgrund von Medienbrüchen zu senken Browservoraussetzungen Die Anwendung ist für die nachstehenden Browser optimiert. Windows Internet Explorer 8 oder größer Mozilla Firefox 4 oder größer Apple Safari 4 oder größer PDF-Viewer Alle Druckausgaben werden als PDF-Datei ausgegeben. Damit lassen sich alle Dokumente millimetergenau erzeugen. Der Benutzer erhält damit gleichzeitig eine Dokumentenvorschau vor dem Drucken. Die erzeugten PDF-Dateien können Sie mit den aktuellen Versionen zum Beispiel folgender PDF-Viewer anzeigen und drucken. Adobe Reader PDF-Xchange-Viewer Xpdf Eventuell sind bei den PDF-Viewern Einstellungen notwendig, damit in der Datei eingebettete Bilder, Grafiken und Barcodes mit angezeigt und gedruckt werden können. 10

14 Erstmalige Anmeldung: Erstanmeldung als Lieferant Zur Erstanmeldung am Online-System starten Sie Ihren Internet Explorer (oder einen anderen Webbrowser), gehen auf die Webseite und melden sich einmalig mit dem Benutzer m-und-h und dem Passwort m-und-h und Drücken des Buttons Anmelden an. WWW-Link: Bild 1: Startseite IDS Portal 11

15 7.1.5 Erfassung Versandadresse Erfassen Sie bitte auf der nun aufgehenden Internetseite unter dem Menüpunkt GKBelog (Bild 2) Ihre Versandadresse und Ihre Kontaktdaten. Ihren Benutzernamen können Sie frei wählen, sofern er noch nicht vergeben ist. Die Erfassung schließen Sie mit dem linken Speicher-Button ab, danach wird eine Mail mit Ihren Benutzerdaten und einem Passwort an die von Ihnen angegebene Mailadresse gesendet. Mit diesen neuen personalisierten Benutzerdaten melden Sie sich erneut ein. Bild 2: Erstanmeldung MANN+HUMMEL Lieferanten Adresserfassung 12

16 7.1.6 Erstmaliges Anmelden mit personalisierten Anmeldedaten Wenn Sie sich das erste Mal mit Ihren personalisierten Anmeldedaten aus der Mail im IDS Portal anmelden, werden Sie aufgefordert, das Passwort zu ändern (Bild 3). Das von Ihnen gewählte Passwort muss mindestens sechs Zeichen und eine Zahl oder ein Sonderzeichen enthalten und zweimal übereinstimmend eingegeben werden. Tragen Sie Ihr neues Passwort ein und speichern Sie es anschließend mit dem linken Speicher-Button ab. Bild 3: Änderung Passwort beim erstmaligen Anmelden Adresserfassung 13

17 7.1.7 Sendungserfassung Auftragserfassung Melden Sie sich auf der Homepage mit dem personalisierten Benutzernamen und Passwort an. Unter dem Menüpunkt IDS- ORDER.COM/Standard im Reiter "Erfassung" kann dann ein Auftrag erfasst werden (Bild 4). Grundsätzlich bietet die Erfassung folgende Funktionen: Über die Buttons und können Sie die Anzeige zur Erfassung von weiteren Informationen ein- oder ausblenden, bzw. maximieren oder minimieren. Mit dem Button werden zur Eingabe die Informationen gesucht. Ist das Ergebnis der Suche eindeutig, werden die Daten sofort zurückgeben. Bei mehreren Treffern ist eine Auswahl aus der Ergebnisliste vorzunehmen. Der Papierkorb unterstützt das Löschen von den betreffenden Positionen. Mit dem Button können an diesen Positionen weitere Zeilen zur Erfassung eingefügt werden. Einen unfertigen Auftrag (z.b. fehlendes Gewicht, Anzahl, Art der Verpackungen etc.) können Sie bis zur Erledigung über diese Funktion vorläufig speichern. Eine vollständig erfasste Sendung speichern Sie mit diesem Button. Eventuelle Fehler und Hinweise werden am Ende der Erfassungsmaske angezeigt, die Details dazu können über [Meldungen anzeigen] abgerufen werden. Zusätzlich ist jedes fehlerhafte Feld rot markiert. Im Einzelnen sind zu erfassen: 1. Versenderadresse: Bitte Ihre Versenderadresse auswählen. Soll eine andere Abholadresse erfasst werden, die Adresse mit dem Button aufklappen und eine neue erfassen. Wenn bereits weitere Versandadressen erfasst und gespeichert wurden, können diese analog der Empfangsadresse gesucht und ausgewählt werden. 14

18 2. Empfängeradresse: Entsprechende MANN+HUMMEL Empfangsadresse aus der Liste auswählen. 3. Angaben zur Sendung: Die Frankatur ist ein Pflichtfeld. Unter den Hinweistexten haben Sie die Möglichkeit, optional sendungsbezogene Zusatzangaben zu erfassen. 4. Abholinformationen: Bei den Abholinformationen kann ein Abholdatum vorgegeben werden. 5. Sendungspositionen: In das Feld Markierung unbedingt die MANN+HUMMEL- Bestellnummer eintragen. Zusätzlich können unter den Sendungspositionen Gefahrgutpositionen erfasst werden. Nach der endgültigen Speicherung des Auftrages müssen die Aufträge noch aus dem Reiter "Übersicht" an die Spedition übermittelt werden (s. Punkt 3.2). Der Auftrag ist erst übermittelt, wenn er im Reiter "Übersicht" unter der Überschrift "Gesendete Aufträge" erscheint. 15

19 Bild 4: Sendungserfassung 16

20 7.1.8 Übermitteln des Auftrages an die Spedition Unter dem Reiter "Übersicht" werden die gespeicherten Aufträge verwaltet (s. Bild 5). Die Auftragsübersicht ist in 3 Tabellen aufgeteilt (getrennt nach dem Status des Auftrags). Offene Aufträge: Hier werden Ihre unfertigen Aufträge angezeigt bei denen noch eine Ergänzung der Sendungsangaben notwendig ist. Ihre Sendungen können Sie in dieser Liste mit einem Doppelklick in der Sendungszeile zur Bearbeitung aufrufen oder durch ein x markieren und mit dem Button löschen. Komplett erfasste Aufträge: In dieser Übersicht sind Ihre Aufträge gelistet die zum Etikettendruck und zum Senden der Daten bereit stehen. In der Spalte [ES] (=Etikettenstatus) wird der noch nicht erledigte Ausdruck mit und der erledigte mit symbolisiert. Mit einem Doppelklick auf den Auftrag kann dieser detailliert angezeigt und dann mit dem Button Buttons bearbeitet werden. Über die können alle Sendungen markiert, bzw. die Markierung wieder aufgehoben werden, um mit den nebenstehenden Buttons die Funktionen [Etikettendruck], [Daten senden] und [Auftrag löschen] für alle markierten Sendungen aufzurufen. Mit der Funktion [Daten senden] werden Ihre Sendungsdaten an den IDS-Partner übermittelt. Sollten Sie zu diesem Zeitpunkt noch nicht alle Etiketten/Label zu den ausgewählten Sendungen gedruckt haben, wird jetzt direkt der Etikettendruck aufgerufen. Gesendete Aufträge: Diese Liste zeigt Ihre Sendungen an, für die eine Ladeliste mit dem Button gedruckt werden kann. Der rote bzw. grüne Knopf zeigt Ihnen an, ob der Ausdruck bereits erfolgt ist oder noch offen ist. Es werden auch bei nur einer markierten Sendung alles Aufträge einer Datenübertragung auf der gleichen Ladeliste gedruckt. Mit einem Doppelklick auf einer Sendungszeile kann der Auftrag detailliert angezeigt werden. Zusätzlich ist es möglich, wenn die Sendung im IDS System verladen wurde einen selektierten Auftrag zu markieren und mit dem Button in das Track & Trace zu verzweigen. 17

21 Bild 5: Übersicht Etikettendruck Wurde der Etikettendruck ausgewählt, ist gemäß der Anfangsposition und der Druckrichtung die entsprechende Auswahl für die Druckposition zu treffen (s. Bild 6). Optional können Sie auch bei einem Nachdruck von Etiketten einzelne Label bzw. Packstücknummern auswählen. Mit den Buttons können alle Packstücknummern zum Drucken ausgewählt bzw. die Auswahl für alle wieder aufgehoben werden. 18

22 Bild 6: Etikettendruck 7.2 Kontakt Falls Sie weitere Fragen zur Auftragserfassung haben, können Sie sich gerne an unseren Customer Service wenden: IDS Logistik GmbH Saaläckerstr Kleinostheim Tel.: +49 (0) 6027 / oder - 39 oder - 43 Fax: +49 (0) 6027 / Mail: cs@ids-logistik.de 19

23 8 Straßentransporte Europa: KÜHNE+NAGEL Registration bei KÜHNE+NAGEL für: Sendungen aus Europa Über 15 kg bzw. größer 0,1 cbm Kühne & Nagel Sachsenring 37 D Straubing Telefon: (0) Fax: (0) Bitte avisieren Sie Ihre Sendungen per an: Senden Sie diese bitte 3 Tage bevor die Ware versandfertig ist und geben Sie alle sendungsrelevanten Daten wie Abgangsadresse, Warenabholzeiten, Kontaktperson, Versandtag, Anzahl Abmessungen und Gewicht der Packstücke sowie die Lieferbedingung und Empfangsadresse an. 20

24 9 Sonderfahrten national oder Europa: IN TIME Für Sonderfahrten aller Art kann IN TIME eingesetzt werden. IN TIME Express Logistik GmbH Valentin-Heider-Straße 6 D Augsburg Tel: +49 (0) Fax: +49 (0) customer.augsburg@intime.de 24 Std. Tag und Nacht erreichbar Zugangsdaten für die online Auftragserfassung und Sendungsverfolgung (Track & Trace) können per Mail an: vertrieb@intime.de angefordert werden. Bei der Beauftragung von Sonderfahrten müssen Sie beachten, dass die MANN+HUMMEL GMBH die Extrakosten hierfür nur tragen wird, wenn die MANN+HUMMEL GMBH auch Verursacher dieser Sonderfahrt ist. Es muss eine schriftliche Bestätigung/Bestellung der MANN+HUMMEL GMBH vorliegen, dass eine Sonderfahrt zu Lasten MANN+HUMMEL GMBH erforderlich ist. Diese muss den Sendungsdokumenten beigefügt werden. 21

25 10 Luft- und Seefrachten international: Agility Logistics Registration bei Agility Logistics für: Sendungen aus Übersee Über 15 kg bzw. größer als 0,05 cbm Anmeldung: Telefon: +49 (0) Kontakt Agility Logistics Key Account Manager Commercial Manager Seafreight Marlies Moeller Telefon: +49 (0) Fax: +49 (0) Mobil: +49 (0) Mail: 22