Inhalt. Word 2016 was zuerst?!? Menü à la carte

Transkript

1 Word 2016 was zuerst?!? Beim Start keinen Startbildschirm Mal ein anderes Outfit Finger drauf Touch me! Auf das Menü kommt es an Das Menüband reduzieren Tasten fürs Menü Schnell zwischen den Fenstern wechseln Die Standardschrift festlegen Ansichten eines Dokuments Was fürs Auge der Zoom Eine Leiste für den Status No problem eine andere Sprache einstellen Menü à la carte Ihr persönliches Menü Persönliche Registerkarten Damit der Schnellzugriff auch schnell ist So haben Sie wichtige Befehle im Griff Weitere Befehle Befehle auswählen Alle Befehle Eigene Tastenkombinationen Word-Optionen Mal alle Befehle ausdrucken

2 3 Neu, Speichern und Drucken Klick mal Neu! Dokumentvorlagen Schneller speichern Wie speichern? Das Symbol»Speichern unter«das Dialogfeld»Speichern unter«aus Neu mach Alt Niemand soll die Datei lesen Bearbeitungen einschränken Wann gespeichert? Datei schnell öffnen Aus Alt mach Neu Das ist wohl das letzte Dokument Zuletzt verwendet mal erweitern Dokument schnell schließen Erst prüfen, dann drucken Der Schnelldruck Der Druck im Detail Damit alles auf eine Seite passt Buch oder Broschüre erstellen? Her mit dem PDF Zwei Klicks, ein PDF PDF-Dateien als Text einfügen Mal eine andere Seitenfarbe

3 Texte bearbeiten und gestalten Was möchten Sie tun? Da kommt Freude auf: Cursor-Sprünge! Befehle wiederholen Mal Groß, mal klein! Muss Word immer groß anfangen?»in Anführungszeichen«Formatierungszeichen Ein Mausklick: leichtes Überschreiben Taste zum Einfügen/Überschreiben Schnell ein Datum einfügen Schriftart und Schriftgrad Die Farbe der Schrift Texte hervorheben Zeichen besonders! Klick-Fix: Formate übertragen Formate mal auf Vorlage Spart Zeit: korrektes Markieren Die Minisymbolleiste Texte farblich markieren Rasche Umbrüche Korrekte Umbrüche Layout für bestimmte Seiten wechseln Richtig Abstand gewinnen Buchstabenabstand Einzüge auch mal hängen lassen

4 Zeilen ausrichten 96 1, 2, 3, 97 Was kommt nach 1, 2, 3,? 98 1, 2, 3, richtig sortiert! 99 Aufzählungszeichen 100 Neues Aufzählungszeichen 101 A bis Z: Texte sortieren 102 Erst mal gliedern 103 Schnell ans Ziel: der Navigationsbereich 104 Überschriften nummerieren 105 sverzeichnisse 106 Schnelles Finden: Textmarken 107 Verbindungen im Dokument 108 Gesucht und gefunden 109 Schnell ersetzt! 110 Verschieben und Kopieren 111 Verschieben und Kopieren mit der Maus 112 Verschieben und Kopieren in mehreren Dokumenten 113 Die Zwischenablage 114 Die Einfügeoptionen 115 Drag-and-drop: Einfügeoptionen deaktivieren 116 Seitenzahlen anlegen 117 Zeilen nummerieren und Wörter zählen 118 Fußnoten einfügen 119 Schlag nach im Index 120

5 Texte prüfen und layouten Rechtschreibung Wörterbücher Optionen für die Dokumentprüfung Rechtschreibung: AutoKorrektur Die Sil-ben-tren-nung Recherchier mal, Word! Texte einrahmen Rahmen und Schattierung Ein Rahmen für die ganze Seite Das Papierformat auswählen Seitenränder ändern Die Seite einrichten Schöne Buchstaben Verschönerung am Textrand: Initialen Schöne Symbole Schreiben in Spalten Spalten im Detail Präzise Spalten

6 6 Schnelles Arbeiten fast wie von selbst! 7 Top-Briefe Blindtexte per Tastendruck Stopp einmal eingeben reicht doch Schnelle Textbausteine Die AutoKorrektur (1) Viele Grüße Ihre AutoKorrektur (2) Schaltfläche: AutoKorrektur (3) Noch eine Registerkarte: Entwicklertools Steuerelemente: eine Auswahl treffen Makro aufzeichnen (1) Makro aufzeichnen (2) Makros starten und bearbeiten Einer für alle: der Serienbrief Die Quelle eines Serienbriefes Die Eingaben verkürzen Feldnamen festlegen und löschen Feldnamen hinzufügen Feldnamen sortieren Daten erfassen Die Datenquelle (Liste) speichern Die Datenquelle bearbeiten Zurück zum Serienbrief-Dokument Die Seriendruckfelder einfügen

7 Mal die Vorschau einschalten Die persönliche Anrede: Frau oder Mann Wenn Dann Sonst Bedingungen vergleichen Die persönliche Anrede vollenden Den Serienbrief checken Den Serienbrief drucken und senden Adressen aus einer Datei einfügen Adressen aus Excel einfügen Viele Umschläge erstellen Das Briefkuvert gestalten Persönliche Kuverts Der Assistent Kopf- und Fußzeile In der Kopf- und Fußzeile Kopf- und Fußzeile mal anders Ein Wasserzeichen einfügen Das Wasserzeichen bearbeiten Ein Wasserzeichen selbst erstellen Tolles Layout Die Registerkarte Entwurf Die Dokumentformatierung Mit Designs verschönern Deckblätter fürs Dokument Registerkarten: was man braucht Onlinegrafiken einfügen

8 ClipArts suchen und verwenden ClipArts bearbeiten Effekte für eine Grafik Der entscheidende Textumbruch Bilder einfügen Bilder bearbeiten Bilder formatieren Bildunterschriften einfügen Abbildungsverzeichnisse erstellen Grafiken: alle zusammen Bilder freistellen Künstlerische Effekte Bilder in 3D Bringen Sie Ihr Bild auf die Seite Formen einfügen Formen bearbeiten Eigene Bilder in einer Form Formen in 3D Textfelder einfügen Transparente Textfelder Textfelder umwandeln Mal die Textrichtung ändern Mal eine Urkunde basteln Sprechblasen SmartArt-Grafiken Videos einfügen WordArt Ein Ausschnitt mit Screenshot Der Screenshot: Wo treffen wir uns? Keine Bewegung! Grafiken fixieren

9 Übersichten mit Tabellen Den besten Überblick mit Tabellen In einer Tabelle Der Tabellenstift Die Tabelle layouten Tabellenrahmen Der Kopf der Tabelle Zellen verbinden Schnell in Tabellen markieren Die Spalten schnell anpassen Spalten, die sich selbst anpassen Bilder in Tabellen Spalten und Zeilen schnell einfügen (1) Spalten und Zeilen schnell einfügen (2) Tabellen ruck, zuck löschen Eine Tabelle teilen Tabellentexte ausrichten Sortieren: A bis Z Sortieren: 1, 2, 3 Rechnen mit Word Rechnungen aktualisieren Schaltfläche Berechnen Summieren mit Word Berechnen: Extra hoch 2 Einmal Tab: Der Cursor springt Verschiedene Tabstopps Tabstopps bearbeiten Text in Tabelle umwandeln Fix und fertig: Schnelltabellen

10 10 11 Austausch mit anderen Programmen In Word mit Excel rechnen In Excel rechnen und in Word einfügen Verbunden: Word und Excel Verbunden mit einer Excel-Datei Diagramme in Windeseile Diagramme miteinander verknüpfen Diagramme in Excel bearbeiten Schneller Datentransfer aus anderen Programmen Dateien verknüpfen Texte aus Dateien Notizen einfügen PDF-Dateien in ein Dokument umwandeln Mit Word auf einer Wolke Ein Microsoft-Konto anmelden Benutzerinformationen Einen Speicherort hinzufügen In der Cloud synchronisieren Die Einstellungen von OneDrive Auf OneDrive speichern Ein Dokument auf OneDrive öffnen Screenshots in der Cloud

11 Im Team arbeiten Nichts vergessen? Dokument prüfen! Dokument im Trust Center überprüfen Änderungen gemeinsam vornehmen Überarbeitungsmodus in der Statusleiste anzeigen Überarbeitungen bearbeiten Der Aufgabenbereich Überarbeitungen Die Markup-Darstellungen Änderungen wie anzeigen? Änderungen nicht ausdrucken Liste der Überarbeitungen drucken Nachverfolgung sperren Änderungen bearbeiten Geben Sie Ihren Kommentar ab Einen Kommentar einfügen Optionen für Kommentare Übers Kontextmenü Kommentare nicht ausdrucken Kommentare in einer Liste drucken Nur Kommentare zulassen Dokumente vergleichen Vergleichseinstellungen Dokumente kombinieren Die Darstellung am Bildschirm Die zweite Cloud: SharePoint Dokument für Twitter und LinkedIn freigeben Freigabe eines Dokuments

12 Personen zur Bearbeitung einladen Einen Link versenden -Anhang: PDF oder eine Kopie Mit Word Online arbeiten Zu Word Online einladen Let s work together Optionen für das Teilen Ein Blogkonto registrieren Einen Blogbeitrag erstellen Downloaden Ihres Dokuments erlauben Dokumente online vorführen Vorlagen erstellen Praktische Dokumentvorlagen Alles auf Vorlage legen Vorlagen anheften Eine Vorlage erstellen Eigene Vorlagen öffnen Dokumente mit anderen Vorlagen verbinden Vorlagen: Formatvorlagen und Vorlagen übernehmen Vorlagen für das Team

13 Die Word-Trickbox Trickreich: Suchen und Ersetzen Überschriften in der Kopfzeile anzeigen Richtige Brüche einfügen Notizen am Rande erwähnt Tastenkombinationen Index

14 Das Kapitel im Überblick XXEiner für alle: der Serienbrief XXDie persönliche Anrede vollenden XXDie Quelle eines Serienbriefes XXDen Serienbrief checken XXDie Eingaben verkürzen XXDen Serienbrief drucken und senden XXFeldnamen festlegen und löschen XXAdressen aus einer Datei einfügen XXFeldnamen hinzufügen XXAdressen aus Excel einfügen XXFeldnamen sortieren XXViele Umschläge erstellen XXDaten erfassen XXDas Briefkuvert gestalten XXDie Datenquelle (Liste) speichern XXPersönliche Kuverts XXDie Datenquelle bearbeiten XXDer Assistent XXZurück zum Serienbrief-Dokument XXKopf- und Fußzeile XXDie Seriendruckfelder einfügen XXIn der Kopf- und Fußzeile XXMal die Vorschau einschalten XXKopf- und Fußzeile mal anders XXDie persönliche Anrede: Frau oder Mann XXEin Wasserzeichen einfügen XXWenn Dann Sonst XXDas Wasserzeichen bearbeiten XXBedingungen vergleichen XXEin Wasserzeichen selbst erstellen

15 7 Top-Briefe Die Frage ist: Was sind Top-Briefe? Die Antwort ist sicherlich sub jektiv. Ein Brief geht in Serie! Also an mehrere Personen gleichzeitig. Sie müssen nicht jedes Mal die Adressen einfügen. Das können Sie sich sparen, denn es gibt in Word die Serienbrief-Funktion. Wie sprechen Sie die Person an? Mit»Sehr geehrte(r) Herr/Frau «? Kein schöner Stil! Eleganter sieht es aus, wenn Sie die Anrede einbin den. So werden Frauen mit»sehr geehrte Frau «und Männer mit»sehr geehrter Herr «angesprochen. Dazu erfahren Sie etwas über den kleinen Unterschied, ob der Empfänger männlich oder weiblich ist. Aber gestalten Sie auch Ihren Brief, zum Beispiel mit einem Wasser zeichen. Vermitteln Sie, dass es dringend ist, indem Sie als Wasser zeichen»eilt«verwenden. Kopf- und Fußzeilen bieten Platz für kon krete Eingaben wie Firmenbezeichnungen, Logos und/oder die Angaben der Bankverbindung und Steuernummer.

16 7 Einer für alle: der Serienbrief Ein Brief geht in Serie! Wenn Sie einen Brief an mehrere Empfänger versenden, müssen Sie nicht jedes Mal die Adressen einfügen, denn es gibt in Word die Serienbrief-Funktion. Ein Serienbrief besteht aus zwei Bestandteilen: dem immer identisch lautenden Brieftext, den einzelnen Angaben, durch die der Empfänger persönlich an gesprochen wird. 1 Sie schreiben die Angaben der Briefempfänger (Name, Straße, Ort usw.) in eine separate Datei und verbinden diese mit dem Hauptdokument Sämtliche Werkzeuge für den Serienbrief finden Sie auf der Registerkarte Sendungen. Die meisten Schaltflächen sind aus gegraut und können daher nicht ausgeführt werden. 3 Sie sind erst verfügbar, wenn eine Adressenliste (Schaltfläche Empfänger auswählen) mit dem aktuellen Dokument verbun den ist. TIPP Für einen Seriendruck-Anfänger bietet sich der Serien druck-assistent an, den Sie über die Schaltfläche Seriendruck starten öffnen können. Hier gehen Sie schrittweise vor.

17 Top-Briefe Die Quelle eines Serienbriefes 1 Jeder Serienbrief benötigt eine Datenquelle. Erst wenn diese eingebunden ist, können Sie die Schaltflächen auf der Regis terkarte Sendungen komplett nutzen. 2 Wenn Sie die Schaltfläche Empfänger auswählen auf der Regis terkarte Sendungen aktivieren, legen Sie eine neue Liste an und/oder binden bereits vorhandene Listen ein. 3 Zunächst wird hier eine neue Liste erstellt, indem Sie Neue Liste eingeben wählen. Sie müssen die Adressen für Ihren Brief noch anlegen, also die in Schritt 1 erwähnte Datenquelle er stellen. 4 Sobald Sie zum Beispiel eine Adressdatei erstellt haben, kön nen Sie diese über den Eintrag Vorhandene Liste verwenden stets in den Serienbrief einbinden. Achten Sie aber immer auf den Speicherort! 5 Für das Einfügen von Outlook-Kontakten gehen Sie auf den Eintrag Aus Outlook-Kontakten auswählen. 159

18 7 Die Eingaben verkürzen Die einzelnen Spaltenüberschriften der Eingabemaske werden Feldnamen genannt. Als Nächstes gelangen Sie zur Eingabe der Adresslisten. Benötigen Sie wirklich sämtliche Einträge wie Firmenname oder Bundesland? Daher sollten Sie diese Eingabemaske erst mal nach Ihren Bedürfnis sen anpassen. Das macht die Eingaben hinterher übersichtlicher und schneller. In dem hier gezeigten Beispiel beschränken wir uns auf das Wesentliche: Anrede, Vorname, Nachname, Straße, Ort. Bei»Ort«werden Postleitzahl und Ort zusammengefasst. Feldname Beispiel Anrede Herr Vorname Franz Nachname Schmitz Straße Münchener Str. 41 Wohnort Dorfhausen 1 Die Adresslisten geben Sie im Dialogfeld Neue Adressliste ein. 2 Klicken Sie im geöffneten Dialogfeld auf die Schaltfläche Spal- ten anpassen, Sie gelangen dann in das Dialogfeld Adressliste anpassen. 160

19 Top-Briefe Feldnamen festlegen und löschen Wie Sie Ihre Liste anfertigen, bleibt Ihnen überlassen! Word gibt meist zu viele Feldnamen vor. Solche Angaben können Sie für die spätere Eingabe aus der Liste entfernen. 1 Wählen Sie den»überflüssigen«feldnamen an. 2 Klicken Sie auf die Schaltfläche Löschen. 3 Bestätigen Sie die Rückfrage mit Ja. 4 Löschen Sie die Einträge, bis die Liste der Feldnamen (im Bei spiel) so aussieht: Vorname Nachname Ort W I C H T I G E I N F O R M A T I O N Später werden diese Feldnamen im Serienbrief als Seriendruckfelder eingefügt. 161

20 7 Feldnamen hinzufügen Über die Schaltfläche Hinzufügen tragen Sie neue Feldnamen in die Adressliste ein. In diesem Beispiel fügen Sie noch die folgenden Angaben hinzu: Anrede Straße 1 Aktivieren Sie die Schaltfläche Hinzufügen. 2 Geben Sie den neuen Feldnamen ein, in unserem Beispiel Anrede. 3 Bestätigen Sie mit der Schaltfläche OK. Der neue Feldname wird in die Liste aufgenommen. So besteht das Beispiel aus den folgenden Feldnamen: Anrede, Vorname, Nachname, Straße, Ort. Gegebenenfalls müssen diese noch sortiert werden! W I C H T I G E I N F O R M A T I O N Über die Schaltfläche Umbenennen ändern Sie Feldnamen. 162

21 Top-Briefe Feldnamen sortieren Analog zum Aufbau des Briefes sollte die Reihenfolge der Einträge folgendermaßen sein: Anrede Vorname Nachname Straße Ort Die richtige Reihenfolge vereinfacht die Sache später erheblich. 1 Mithilfe der Schaltflächen Nach oben und Nach unten können Sie Ihre Liste entsprechend ändern. 2 Verändern Sie die Reihenfolge der Feldnamen so, wie sie im Brief erscheinen soll. 3 Bestätigen Sie Ihre Angaben mit der Schaltfläche OK. 4 Später im Serienbrief werden die Feldnamen als Seriendruck felder eingefügt. 163

22 7 W I C H T I G E I N F O R M A T I O N Über die Schaltfläche Neuer Eintrag legen Sie neue Datensätze an. Doch achten Sie darauf, dass Sie keine leeren Datensätze angeben. Diese würden dann im späteren Serienbrief auch berücksichtigt werden. Daten erfassen Die Anpassung des Eingabe-Dialogfeldes ist nun beendet. Die Spal ten (Feldnamen) sind so angeordnet, wie Sie es wünschen. Tragen Sie die Angaben zu den einzelnen Personen ein. Dazu klicken Sie in das jeweilige Eingabefeld. Alternativ dazu bewegen Sie die Einfügemarke durch Drücken der T-Taste von einem Feld zum an deren. Zur Vereinfachung werden hier nur zwei Adressen eingetragen. Das reicht vollkommen aus, um die Funktion der Serienbriefe zu erklären. 1 Neue Datensätze legen Sie über die Schaltfläche Neuer Eintrag an. 2 Hier im Beispiel verwenden Sie jeweils einen männlichen und einen weiblichen Empfänger. 3 Haben Sie sämtliche Datensätze eingetragen, verlassen Sie das Eingabefenster über die Schaltfläche OK. 164

23 Top-Briefe Die Datenquelle (Liste) speichern Damit Sie die Datei, die Sie hier anlegen, auch für andere Serien briefe nutzen können, speichern Sie diese ab. Verwenden Sie soge nannte sprechende Namen (wie Kunden, Lieferanten, Verwandte), damit Sie später wissen, welche Daten in welcher Datei stehen. 1 Geben Sie den Speicherort der Datei an. 2 Tippen Sie den Dateinamen ein. 3 Speichern Sie die Datei. 4 Gespeicherte Datenquellen geben Sie später über die Schalt fläche Empfänger auswählen und den Eintrag Vorhandene Liste verwenden an. TIPP Beachten Sie den Speicherort (meist das Verzeichnis Meine Datenquellen), falls Sie Ihre Datei später für einen anderen Serienbrief verwenden möchten. Sie sollten sich überlegen, dafür vielleicht ein Verzeichnis anzulegen, das Sie jederzeit schnell wiederfinden. 165

24 7 Die Datenquelle bearbeiten Im nächsten Schritt können Sie die Adressen über die entsprechen den Schaltflächen bearbeiten. 1 Wählen Sie dazu unter Datenquelle die Datei an. 2 Klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten. 3 Sie gelangen in die (zuvor bekannte) Dateneingabe. Bestätigen Sie mit der Schaltfläche OK. Wenn Sie die Schaltfläche OK aktivieren, gelangen Sie wieder in das Dokument des Serienbriefes zurück. 4 Unter Empfängerliste verfeinern können Sie zum Beispiel die Adressen sortieren und nach einem bestimmten Empfänger suchen. 5 Über Duplikate suchen stellen Sie fest, ob Datensätze gleich sind. TIPP Über die Tastenkombination A+H+e können Sie schnell die Datenquelle bearbeiten. 166