Mail-Order-IT. die Unternehmenssoftware für Versandhandel und e-commerce

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1 Mail-Order-IT die Unternehmenssoftware für Versandhandel und e-commerce

2 Mail-Order-IT e-commerce liegt im Trend: Immer mehr Endverbraucher und Unternehmen beziehen Produkte über das Internet. Ein durchdachtes Produktsortiment und die attraktive Darstellung der Angebote in einem modernen Online-Shop sind aber nur einige der Erfolgskriterien für gewinnbringenden e-commerce. Ebenso wichtig ist es, dass Zuverlässigkeit und Service stimmen, damit spontane Besucher zu immer wiederkehrenden Stammkunden werden. Daher müssen neben den Angeboten im Shop vor allem auch die nachgelagerten Geschäftsprozesse des Anbieters professionell abgewickelt werden. Integrierte Gesamtlösung für den Versandhandel für B2B und B2C Genau hier setzt Mail-Order-IT der prisma informatik an. Die auf dem ERP- System Microsoft Dynamics NAV basierende Lösung für den Versandhandel bietet eine breite, integrierte Modulpalette zur einheitlichen Steuerung der Unternehmensprozesse. Dabei profitieren alle Mitarbeiter eines Unternehmens abteilungsübergreifend von einer homogenen Informationsbasis. Vertrieb, Lager, Logistik, Einkauf und Rechnungswesen arbeiten somit möglichst effizient zusammen. Mit Mail-Order-IT haben Sie die Möglichkeit, das Unternehmen in seiner Wachstumsstrategie und internationalen Ausrichtung professionell zu unterstützen. Die Versandhandelslösung ist skalierbar und auf Mehrsprachigkeit und Mehrwährungsfähigkeit ausgerichtet. Neue Absatzkanäle bzw. Handelsplattformen können aufgrund des dynamischen Umfeldes somit schnell erschlossen werden. Die moderne technische Plattform von Mail-Order-IT ermöglicht ein reibungsloses Zusammenspiel mit allen an den e-commerce-prozessen teilnehmenden Partnern (Logistikdienstleister, Cash-Management- Unternehmen, Lieferanten etc.). 2

3 Microsoft Dynamics NAV Microsoft Dynamics NAV zählt zu den weltweit meistgenutzten ERP-Lösungen bei mittelständischen Unternehmen. Es bietet vollständig integrierte Funktionen für alle Geschäftsprozesse und kombiniert die Sicherheit einer bewährten Standardlösung mit der Flexibilität einer Individuallösung. Die grafische Benutzeroberfläche ist an Microsoft Office-Produkte angelehnt, wodurch das ERP-System intuitiv und leicht zu bedienen ist. Microsoft Dynamics NAV ermöglicht eine durchgängige Automatisierung von Geschäftsprozessen zwischen Mitarbeitern, Kunden, Lieferanten und Partnern. Die technische Umsetzung erfolgt auf Basis modernster Datenbanktechnologien und rollenbasierter Clients, die mit Zwei- oder Dreischicht-Architektur betrieben werden können. Die Webservices-Technologie ermöglicht es darüber hinaus, mit anderen Systemen effizient über das Internet zu kommunizieren. Microsoft Dynamics NAV ist skalierbar und kann dadurch Ihrem Unternehmenswachstum umfangreich angepasst werden. Durch die vollständige Kompatibilität zu Microsoft Office-Applikationen ergeben sich in der täglichen Anwendung viele praktische Vorteile. Microsoft SQL Server Der Microsoft SQL Server ist ein leistungsstarkes Datenmanagementsystem mit ausgezeichnetem Kosten- Nutzen-Verhältnis. Die relationale Datenbank sowie die Business Intelligence-Komponenten (OLAP, Data Mining, Analysis und Reporting) machen ihn zur idealen Plattform für das ERP- System Dynamics NAV. Microsoft SharePoint Technologie Microsoft SharePoint ist eine Kollaborations- Plattform, die es den Unternehmen ermöglicht, die Innovationskraft der Mitarbeiter zu unterstützen, indem sie die tägliche Zusammenarbeit mit Kollegen, Partnern und Kunden auf unterschiedliche Weise fördert. 3

4 Handelsplattformen Mit Mail-Order-IT lassen sich schnell und einfach neue Handelsplattformen anbinden. Dadurch erschließen sich für uns auch in kürzester Zeit wieder neue Absatzmärkte. Mail-Order-IT verbindet Handelsplattformen mit einem einheitlichen System zur Abbildung der eigenen Geschäftsprozesse. Es lassen sich mehrere Webshops und Verkaufsplattformen wie amazon oder ebay so anbinden, dass Informationen sowohl vom Frontend an das Backend geleitet werden als auch umgekehrt. Die Onlinedarstellung der Produkte im eigenen Webshop und die Aktivitäten auf Handelsplattformen werden direkt aus der Warenwirtschaft gesteuert. Änderungen im Sortiment, Abweichungen bei einzelnen Artikeln oder neue Preise sind ohne Zeitverlust online verfügbar. Die perfekt abgestimmten Übernahmemechanismen von Mail-Order-IT sorgen dabei für eine zügige Anlage beziehungsweise Übernahme der Artikel und einen redundanzfreien Artikelstamm in der Warenwirtschaft. Integration klassischer B2C-Webshops: OXID eshop, Magento, Intershop etc. Anbindung verschiedener Verkaufsplattformen wie z. B. ebay, amazon, Otto, Neckermann Individuelle B2B-Anwendung: Plattformen für Kundenportale, Vertriebsextranet, Bestellclients etc. Webservice-Anwendung zum standardisierten Informationsaustausch (z. B. Füllen von Preissuchmaschinen) 4

5 Informationsfluss ohne Grenzen Die Integration der Handelsplattformen sorgt für stets aktuelle Daten: So lassen sich im Webshop beispielsweise Preise und Konditionen, die im ERP-System gepflegt werden, in Echtzeit abrufen. Umgekehrt aktualisieren sich bei Verkaufstransaktionen sofort die Bestände, so dass dem Kunden auch die Verfügbarkeit eines Produkts zuverlässig angezeigt wird. Durch die vollständige Integration von Mail-Order-IT über standardisierte Schnittstellen ergeben sich zahlreiche Arbeitserleichterungen, da Stammdaten und e-commerce-prozessdaten lediglich in einem einzigen System verwaltet werden müssen. Kundenverwaltung Bestandskunden können auch vom ERP-System aus im Webshop hinterlegt werden. Mail-Order-IT steuert alle Vorgänge im Verkaufsprozess inklusive des automatischen Versands von wichtigen Informationen an die Kunden. Artikelverwaltung Mit wenigen Arbeitsschritten lassen sich Artikel aus dem Dynamics NAV-Artikelstamm auswählen, die online in der e-commerce-anwendung verfügbar sein sollen. Dabei können die Artikel unabhängig voneinander für unterschiedliche externe Systeme bestimmt werden. Die in Dynamics NAV hinterlegten Artikel lassen sich um weitere Informationen wie zum Beispiel Bilder, Produkteigenschaften und ausführliche Texte ergänzen. Weiterhin ermöglicht Mail-Order-IT die Konfiguration von Zubehörartikeln oder Zuordnungen für Cross-Selling oder Produkt-Kategorien. Zu jedem Artikel können verschiedene Ersatz- und Folgeartikelketten zur Verfügung gestellt und verwaltet werden. Darüber hinaus können suchmaschinenrelevante Informationen wie Suchbegriffe, Tags und weitere Daten hinterlegt werden. Auftragsverwaltung Über individuelle Einstellungen kann der Grad der Automatisierung festgelegt werden. Wahlweise erfolgt die vollständige Kontrolle und Verarbeitung sämtlicher Bestelldaten über ein Importcockpit oder die Kundenstammdaten und Verkaufsbelege werden automatisch angelegt. Übergreifende Benutzerverwaltung inklusive Dubletten-Prüfung Konfiguration der Preise im ERP-System Verfügbarkeit und Lagerbestandsermittlung zur Echtzeit Cross-Selling- und Kategorienzuordnung der Artikel Hinterlegung von Bildern und Texten zu Artikelstammdaten im ERP-System Hinterlegung von Suchbegriffen und suchmaschinenrelevanten Informationen wie Tags im Artikelstamm von Dynamics NAV Liefertermin-Berechnung Anbindungsmöglichkeiten von PIM (Product-Information-Management)-Systemen 5

6 Vertrieb Auch wenn der Kontakt mit dem Kunden beim e-commerce in der Regel nicht auf einer persönlichen Ebene stattfindet: Der Kunde schätzt schnelle Reaktionen und zeitnahe Statusmeldungen. Und wir können dies mit Mail-Order-IT auch leisten! Automatisierte Auftragsabwicklung Mit Mail-Order-IT erfolgt nach einer Bestellung über eine Webshopoder Portallösung eine automatisierte Auftragssteuerung mit zuverlässiger Datenübernahme und selbständiger Ansteuerung aller weiteren Prozesse. Mit flexiblen Workflows kann je nach Zahlungsform bestimmt werden, ob die Logistikprozesse sofort beginnen oder ob zunächst auf einen Zahlungseingang für den Auftrag gewartet werden muss. Durch die Integration des Bankmanagements können nach automatisiertem Abgleich der Zahlungseingänge die notwendigen Prozesse im Auftragsbereich wieder aufgenommen werden. Aber auch die effiziente Durchführung von Telefonverkäufen und die anschließende Prozessabwicklung spielen eine wichtige Rolle. Der Sachbearbeiter hat während des Telefonats alle relevanten Informationen (z. B. individuelle Kundenanforderungen, Verfügbarkeit oder Alternativartikel) übersichtlich und auf einen Blick zur Verfügung. Kundenmanagement und Marketing Mit geringem Rechercheaufwand können Sie durch die Generierung und Steuerung verschiedener Kampagnen die zielgruppengenaue Ansprache, die Aktionsverwaltung für alle Vertriebskanäle sowie die Definition von Sortimenten in Mail-Order-IT sicherstellen. Die transparente Verwaltung aller Kundeninformationen in einem leicht zu bedienenden CRM (Customer Relationship Management) bietet die ideale Basis, um die vorhandenen Daten zu analysieren und daraus erforderliche Maßnahmen abzuleiten. Prozessoptimierung durch automatischen Auftragseingang und automatische Auftragsfreigabe Telefonverkauf und optimierte Auftrags-Schnellerfassung für Call-Center Automatischer Dokumentenversand (Bestellbestätigung, Auftrag, Mahnungen, Rückholschein etc.) per / Fax Flexible Rabatt- und Konditionsverwaltung für Zeiträume, Artikel- und Kundengruppen, Mengenstaffeln und Verrechnung von Versandkosten und Gutschriften Direktlieferung und Verwaltung von Sonderbeschaffungen Kreditlimitüberwachung und Anzahlungsverwaltung Darstellung komplexer Artikelstrukturen (z. B. Setartikel, Varianten oder Stücklisten) Umfangreiche Kontaktverwaltung, Bewertungsprofile, Aufgabensteuerung Erstellung und Auswertung von Segmenten und Kampagnenplanung 6

7 Kundenservice Die Kundenzufriedenheit wird deutlich gesteigert, wenn die Servicequalität für den Kunden durch Zuverlässigkeit und zuvorkommendes Handeln deutlich wird. Im Bereich der Kundenanfragen und der Abwicklung von Servicefällen, insbesondere bei der Garantie- und Reklamationsbearbeitung, lässt sich die Servicequalität durch den Einsatz von Mail-Order-IT deutlich verbessern. Kundenberatung Mit einer steigenden Anzahl unterschiedlicher Geschäftskontakte muss professionell umgegangen werden, um durch zielführende Kommunikation und zuverlässige Servicefallabwicklung umfangreiches Vertrauen beim Kunden zu erzeugen. Hierzu werden alle Artikelinformationen, aber auch alle Vorgänge und Geschäftsvorfälle in der Kundenhistorie übersichtlich abgebildet und stehen zur Schnellauskunft über Statusanfragen und bei der Beratung strukturiert zur Verfügung. Abwicklung von Servicefällen Ob es um eine Bestelländerung oder um Reklamationsbearbeitung geht mit Mail-Order-IT haben Sie alle Prozesse im Servicefall sicher im Griff. Durch eine RMA-Vorgangsnummer werden alle diese Vorgänge gebündelt und stehen übersichtlich im ERP-System zur Verfügung. Hierbei unterstützen Sie automatisierte Statusmeldungen an den Kunden und an alle beteiligten Mitarbeiter. Reklamationsmanagement: Abholaufträge, Ersatzlieferung, Garantieaufträge Reklamations-Schnellerfassung für Call-Center Kundenbenachrichtigung über relevante Zustände in der Prozesskette Direkter Zugriff auf Kundeninformationen und Verkaufshistorie für professionelle Beratung 7

8 Einkauf & Disposition Optimale Beschaffungsprozesse und eine effiziente Disposition sind für den Versandhandel in den heutigen Zeiten unabdingbare Voraussetzungen geworden. Unser gesamtes Sortiment muss zu jeder Zeit verfügbar sein, um Kunden zuverlässig beliefern zu können. Mit dem Modul Einkauf & Disposition in Mail-Order-IT erhalten Sie durchgängige Unterstützung bei Beschaffungsplanung, Lagersteuerung und Lieferbereitschaft einhergehend mit einer bestmöglichen Entwicklung der Kostensituation. Mail-Order-IT ermöglicht es Ihnen, die Art der Zusammenarbeit mit Lieferanten und Spediteuren individuell zu gestalten. Dabei können Streckengeschäfte und Sonderbeschaffungen genauso konfiguriert werden wie umfangreiche und langlaufende Importgeschäftsfälle. EDI für Einkaufs- und Logistikprozesse Durch automatisierte, papierlose Bestellprozesse können nachhaltig Kosten reduziert und Zeit gespart werden. Nicht nur der Verwaltungsund Bearbeitungsaufwand reduziert sich, auch mögliche Fehlerquellen werden minimiert. Bestellungen können in EDI-Formaten, die den Anforderungen des Kommunikationspartners entsprechen, automatisiert und sicher übertragen werden. Die Rückantworten (zum Beispiel Bestellbestätigung) der Partner fließen in die Geschäftsprozesskette ein und steuern dort entsprechende Folgeaktionen. Somit hat die Anbindung von EDI an Mail-Order-IT positive Effekte auf sämtliche Unternehmensbereiche von der Beschaffung über den Verkauf bis hin zum Finanzwesen. Direkte Erstellung von Streckenbestellungen und Sonderbeschaffungen Integrierte Beschaffungsplanung mit flexiblen Dispositionsparametern / Bevorratungsstrategien Steuerung Zentrallager und interner Warenverkehr Planungsvorschlagsrechnung für Einkäufe und Umlagerungsaufträge Rabatt- und Konditionsverwaltung für Zeiträume, Artikel- und Lieferantengruppen, Mengenstaffeln, Bonusabrechnung, Zu- und Abschläge Lieferantenbewertung / -anmahnungen Verwaltung von Ersatzartikeln Unterstützung von gängigen EDI-Verfahren Rahmenbestellungen und Importvorgänge, Containerverwaltung Rücksendungen, Reklamationen und Garantieverfahren Unterstützung von e-procurement Plattformen und Lieferantenportalen 8

9 Lager & Logistik Kunden, die den Bestellprozess im Webshop oder auf einer Verkaufsplattform abgeschlossen haben, erwarten nun vor allem eines: dass die bestellte Ware schnellstmöglich bei ihnen eintrifft. Die sachgemäße und schnelle Auslieferung der Bestellungen beeinflusst als wesentlicher Faktor die Kundenzufriedenheit und somit die Anzahl von Wiederkäufern. Distributionsprozesse, Lagerorganisation sowie Kommissionierung und Versand können in Mail-Order-IT kundenindividuell und skalierbar konfiguriert werden. Sobald der Auftrag komplett erfasst, abgeschlossen und freigegeben wurde und die Ware verfügbar ist, startet die Kommissionierung. Die erforderlichen Versandpapiere werden vollständig automatisiert generiert, so dass die Ware rechtzeitig das Lager verlassen kann. Mit Mail-Order-IT wird der Datenaustausch mit mehreren Paketversendern und Spediteuren umfangreich abgebildet. Per automatisch erzeugter Benachrichtigung werden alle am Prozess beteiligten Personen über den aktuellen Status informiert. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, mit Fulfillment-Centern zusammenzuarbeiten, welche die kompletten Lager- und Distributionsprozesse übernehmen. Anbindung von Paketversendern und Speditionen (Verwaltung unterschiedlicher Zusteller und Transportarten, KEP-Dienste, Paketverfolgung / Tracking der Bestellung) Bidirektionale Anbindung von Fulfillment-Dienstleistern Flexible Frachtkostenberechnung Verwaltung von Gebinden / Verpackungen und Versandvorschriften Möglichkeit der Scanneranbindung mit unterschiedlichen Barcodesystemen (EAN) Permanente Bestands- und Verfügbarkeitsberechnung, Reservierungssystem Skalierbarer Aufbau der Lagerverwaltung (einfache Lagerorte, Zonen, Lagerplatz-Systeme, dynamische (chaotische) LagerplatzverwaItung), Anbindung von Lagerverwaltungssystem/ Hochregalsteuerung Unterschiedliche Lagerabgangsmethoden (FiFo, LiFo, Durchschnitt, Ausgewählt) für Verbrauchsfolge und detaillierte Lagerbewertung, Neu-Bewertung Prozessorientierte Abbildung von Wareneingängen, Einlagerungsvorschlägen, Warenausgängen und Kommissioniervorschlägen, interne Lagerprozesse für Lagerplatzumlagerungen und Umlagerungsaufträge Erstellung von Zoll- und Ausfuhrerklärung (ATLAS) 9

10 Finanzmanagement Integration von Adress-Identifizierung und Bonitätsprüfung, automatisiertes Mahnwesen Zahlungsverkehr und Bankmanagement mit automatischem Ausgleich von offenen Rechnungen und Zahlungseingängen Unterstützung unterschiedlicher Zahlungsformen (Vorkasse, Nachnahme, Lastschrifteinzug, Kreditkarte etc.) Flexibles Dimensionskonzept für Auswertungen GdPdU-Modul, Intrastat-MeIdung, Elster und XBRL-Schnittstelle Das Finanzmanagement beinhaltet nicht nur die reine Finanzbuchhaltung, sondern vereint verschiedene Aspekte des Finanz- und Berichtswesens. So werden die wertmäßigen Bestandteile aller anderen Unternehmensbereiche wie Einkauf, Verkauf, Lager und Lohn/Gehalt im Finanzmanagement zusammengefasst. Sie können per Knopfdruck auf die Kerninformationen zugreifen und jederzeit Ursprünge und Zusammenhänge ermitteln und analysieren. Mit effizienten Modulen für unterschiedliche Zwecke werden die täglichen Abläufe in der Finanzbuchhaltung (Haupt-und Nebenbücher) wirkungsvoll unterstützt. Management Information System (MIS) Durch ein individualisiertes und spezialisiertes Berichtswesen erreichen Sie maximale Transparenz: Mit Auswertungen über sämtliche Unternehmensbereiche können Sie die Vergangenheit beurteilen und Verbesserungen für die Zukunft einplanen. Die Auswertungsdimensionen lassen sich dabei frei gestalten und in unbegrenzter Anzahl mitführen. Wie entwickelt sich das Online-Business? Durch die integrierte Finanzbuchhaltung sind unsere operativen Prozesse sofort in den Unternehmensauswertungen abgebildet. Und wenn es nötig ist, können wir durch ein aktives Debitorenmanagement auch umgehend in die Prozessketten eingreifen. Monats- und Jahresabschluss (flexible Finanzberichte für GuV, Bilanz, HGB, IFRS, US-GAAP) Weitere Module: Anlagenbuchhaltung, Versicherungen, Wartung, Personalwesen, Lohn- und Gehaltsabrechnung Integrierte Liquiditätsprognose und Anbindungsmöglichkeit von Finanzplanungssoftware Internationale Ausrichtung möglich durch Mehrwährungsfähigkeit und durchgängige Mehrsprachigkeit sowie Mehrmandantenfähigkeit und Intercompany-Buchungen 10

11 Wir sind für Sie da! prisma informatik besitzt langjährige Marktkenntnis im gesamten Bereich des Versandhandels und e-commerce. Unsere Erfahrung aus einer großen Anzahl erfolgreich realisierter Projekte sowie unser strategisches Branchenverständnis bringen wir auch gerne für Ihr Unternehmen ein! Wir unterstützen unsere Kunden durch zuverlässige und effiziente Softwarelösungen auf der Basis von Microsoft- Produkten. Individuellen Nutzen erlangen die Anwendungen insbesondere durch unsere umfassenden und spezialisierten IT-Serviceleistungen. Unsere höchsten Ziele sind Ihre Zufriedenheit sowie eine termingerechte Abwicklung Ihres Projekts. Speziell die Betreuung der Software nach erfolgreicher Einführung ist bei prisma informatik ein sehr wichtiger Aspekt. Nach unserer Überzeugung stellt sich der Nutzen eines ERP-Systems erst im laufenden Betrieb ein. Deshalb legen wir großen Wert auf einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess. Dieser Anspruch ist in unserer Firmenphilosophie fest verankert und wird von zahlreichen Referenzen bestätigt. Unsere Leistungen für Sie Tiefgreifende Analyse des konkreten Bedarfs Erstellung ausgewogener und zukunftssicherer Konzepte für Ihre IT-Plattform Realisierung und Inbetriebnahme im Rahmen eines konsequenten Projektmanagements Nutzung bewährter Datenübernahmeprozeduren und Einrichtungsparametervorlagen Etablierung eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses Umfangreicher Wartungs- und Bereitstellungsservice Schneller und qualifizierter Support in einer langfristigen Betreuung 11

12 Der Ausgangspunkt für die großartigsten Unternehmungen liegt oft in kaum wahrnehmbaren Gelegenheiten. (Demosthenes von Athen, v.chr.) Mail-Order-IT auf der Basis von Microsoft Dynamics NAV ist eine moderne Unternehmenssoftware für alle Anwendungsgebiete speziell im Versandhandel und e-commerce. Als zertifizierter Microsoft Gold Partner bietet Ihnen prisma informatik GmbH langjährige Erfahrung, um die Unternehmensprozesse durchgängig und effizient zu gestalten. Kleine und mittelständische Unternehmen sehen sich in ihren dynamischen Märkten steigenden Anforderungen gegenüber. Unternehmensübergreifende Prozessintegration, effektive Datenkonsolidierung, Ad-hoc-Auswertungen und automatisierte Geschäftstransaktionen über Internetportale bringen bestehende Systeme schnell an ihre Grenzen. Werden kontinuierliche Verbesserungsprozesse mit Mail-Order-IT konsequent gesteuert, steigt die Produktivität des gesamten Unternehmens und jedes einzelnen Mitarbeiters. Unter Verwendung der Produkte Microsoft Dynamics NAV, der Microsoft SharePoint- und SQL Server-Technologien entwickeln wir zukunftsweisende Plattformen. Abgestimmt auf die gegenwärtigen Anforderungen unserer Kunden bilden diese eine flexible und dabei stabile Brücke in die IT-Welt von morgen. effizienzdurchdynamik prisma informatik GmbH Merianstraße Nürnberg Fon Fax info@prisma-informatik.de