PC-Kaufmann. Schnelleinstieg (Startpaket/Komplettpaket)

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1 PC-Kaufmann Schnelleinstieg (Startpaket/Komplettpaket)

2 Editorial Willkommen bei Sage Im heutigen Wirtschaftsleben ist das Thema Sicherheit unabdingbar geworden. Sie benötigen sichere Grundlagen, um unternehmerische Entscheidungen treffen zu können, und müssen gleichzeitig auf eine maximale Zuverlässigkeit Ihrer Systeme vertrauen. Auch in puncto Datensicherheit wachsen die Herausforderungen durch eine stetig zunehmende Komplexität im Geschäftsalltag. Professionelle Anwendungen helfen dabei, eine sichere und zukunftsfähige Geschäftsgrundlage zu schaffen. Die Produkte von Sage werden unter dem Anspruch, ein hohes Maß an Sicherheit für eine sichere und reibungslose Handhabung Ihrer kaufmännischen Geschäftsprozesse zu gewährleisten, kontinuierlich weiterentwickelt. Der PC-Kaufmann steht dabei seit über 25 Jahren bei Kleinunternehmen und Selbstständigen für bewährte Topqualität. Die Sicherheit dieser etablierten Anwendung verschafft Ihnen eine solide Grundlage für die umfangreichen unternehmerischen Abläufe. Alleine der Jahresabschluss stellt jeden Kaufmann vor eine Herausforderung. Sie müssen grundlegende gesetzliche Anforderungen berücksichtigen und zudem auf eine zuverlässige Umstellung Ihrer Systeme vertrauen. So nimmt zum Beispiel der Umfang der Daten, welche der Arbeitgeber elektronisch zu übermitteln hat, im Jahr 2012 wieder spürbar zu. Ihr PC-Kaufmann ist darauf in jedem Fall vorbereitet und liefert Ihnen zugleich alle aktuellen steuerrechtlichen Formulare, damit Sie gesetzlich konform arbeiten können. Zeitgleich ist eine hohe Transparenz in Ihrer Unternehmenssteuerung immens wichtig, um Ihr neues Wirtschaftsjahr auch zuverlässig planen zu können. Verlässliche Dienstleister und eine effektive Kundenansprache sind heutzutage das A und O für erfolgreiche Unternehmen. Der PC-Kaufmann 2012 bietet deshalb neue Möglichkeiten zur Analyse und erweiterte Reportings im Cockpit. Bewerten Sie mit dem PC-Kaufmann 2012 so Ihre Kunden und Lieferanten nach ABC-Schema und erlangen Sie durch erweiterte grafische Auswertungen eine deutlich höhere Transparenz in Ihrer Unternehmensführung. Das ist aber noch nicht alles: Durch die Erweiterung Ihrer Möglichkeiten zur Datensicherung und Datenprüfung haben wir die Sicherheit in Ihren Abläufen noch einmal maßgeblich erhöht. Zudem haben wir bei der Umsetzung besonders darauf geachtet, die langjährig bewährte Qualität durch eine konsequente Verbesserung der effektiven Handhabung weiter auszubauen. Zusätzliche Verbesserungen und Verein fachungen der Bedienbarkeit sorgen nebenbei für eine deutlich höhere Nutzerfreundlichkeit und vervollständigen das leistungsstarke Paket für Sie im Jahr Werfen Sie gleich einen Blick in Ihren PC-Kaufmann 2012 und überzeugen Sie sich. Der Schnelleinstieg liefert Ihnen hierbei eine schnelle Orientierung und zeigt alle wichtigen Funktionen. Sage Software GmbH Willkommen bei Sage 3

3 Die lohnsteuerrechtlichen, sozialversicherungsrechtlichen und sonstigen Hinweise, welche in diesem Dokument gegeben werden, stellen keine Form der Beratung dar, sondern sollen zur praktischen Illustration der Programmanwendung dienen. Für die ordnungsgemäße Einhaltung aller gesetzlichen Vorschriften ist jeder Nutzer des Systems selbst verantwortlich. Der Leistungsumfang kann je nach eingesetzter Produktvariante von den hier beschriebenen Funktionalitäten abweichen. Alle Angaben ohne Gewähr. Für Fehler, insbesondere Druck- und Satzfehler, wird keine Haftung übernommen. Die Beschreibungen in diesem Dokument stellen ausdrücklich keine zugesicherte Eigenschaft im Rechtssinne dar. Copyright Sage Software GmbH, Postfach , Mönchengladbach Alle Rechte vorbehalten, besonders die der Verbreitung und Vervielfältigung durch (auszugsweisen) Nachdruck, fotomechanische Wiedergabe, Film, Funk und Fernsehen, Ton-, Bild- oder Datenträger jeder Art auch CD-ROM, Einspeicherung und Rückgewinnung in Datenverarbeitungsanlagen aller Art. Wir haben uns größte Mühe mit dem Text und den Abbildungen in diesem Buch gegeben. Trotz aller Sorgfalt und der Mithilfe von Computern dieses Handbuch wurde von Menschen gemacht. Daher können Fehler nicht ausgeschlossen werden. Weder Sage Software noch die Autoren haften für fehlerhafte Angaben oder deren Folgen. Alle Marken, Warenzeichen und registrierten Warenzeichen sind Eigentum der jeweiligen Inhaber.

4 Inhalt Themen in der Übersicht Navigation und Benutzerführung 6-7 Einrichtung des PC-Kaufmann 8-13 Die Auftragsbearbeitung Das Bestellwesen Buchhaltung mit dem PC-Kaufmann Offene Posten & Mahnwesen Berichte mit dem PC-Kaufmann erstellen Noch Fragen? 35 Themen in der Übersicht 5

5 Navigation und Benutzerführung Das Cockpit ist der Dreh- und Angelpunkt des PC-Kaufmann. Es enthält den Navigator, einen News -Bereich mit aktuellen Informationen und das Statistikmodul. Auf wichtige Geschäftszahlen wie etwa aktuelle Umsätze oder laufende Außenstände kann man jetzt direkt zugreifen, ohne erst in den betreffenden Programmbereich zu wechseln. Für die meisten Anwender ist es am einfachsten, sich mit der Maus durch grafisch gestaltete Übersichten, Eingabemasken und Auswertungen zu bewegen. Ausgangspunkt ist dabei das Regiezentrum. Eine Navigationsleiste, die nach dem Programmstart am linken Bildschirmrand zu finden ist. Das Regiezentrum führt Sie über den Unterpunkt Module direkt zu Programmbereichen wie Auftragsbearbeitung, Bestellwesen oder Finanzbuchhaltung. Auch die Servicewelt und das Cockpit sind im Regiezentrum zu finden. Klicken Sie auf den Eintrag Cockpit. Das Cockpit Das Cockpit besteht aus drei Bereichen: dem Navigator, dem Statistikmodul und dem News-Bereich für aktuelle Nachrichten. Die Navigationshilfe listet in den sechs Bereichen Grundlagen, Buchhaltung, Fakturierung, Kassenbuch, Zahlungsverkehr und Info die wichtigsten Funktionen auf. Ein Klick auf die einzelnen Schaltflächen führt direkt zum betreffenden Programmbereich. Dadurch lassen sich gleich mehrere Handgriffe einsparen. Der News-Bereich führt mit seinen Querverweisen auf die Internetangebote von Sage Software. Hierzu gehören etwa Fachbeiträge, Hinweise auf Gesetzesänderungen, Programmupdates oder Schulungsvideos. Die News werden neben den Bereichen Grundlagen und Info eingeblendet. Der Navigator führt auf sechs Ebenen zu den wichtigsten Funktionen. Das Regiezentrum führt direkt zu den einzelnen Programmbereichen. Die imposanteste Erscheinung des Cockpits ist das integrierte Statistikmodul. Basierend auf den erfassten Rechnungen und Buchhaltungsdaten, liefert es eine schnelle Übersicht über Kunden-, Lieferanten und Artikel umsätze sowie alle erdenklichen Details zu aktuellen Außenständen. Die Geschäftszahlen werden 6 Navigation und Benutzerführung

6 wahlweise als Business Charts oder Tabelle präsentiert. Über die Schalt flächen am unteren linken Rand können Sie zwischen beiden Darstellungsarten wechseln. Eine weitere Schaltfläche existiert am unteren rechten Bildschirmrand. Ein Klick hierauf aktualisiert die Zahlen. Für die nachfolgenden Beschreibungen der wichtigsten Programmfunktionen sind das Regiezentrum und der Navigator stets der Ausgangspunkt. Das Statistikmodul liefert aktuelle Umsätze. Navigation und Benutzerführung 7

7 Schnellstart Einrichtung des PC-Kaufmann Die meisten Vorgänge in den Bereichen Verkauf, Einkauf und Finanzbuchhaltung kommen immer wieder vor oft sogar mehrmals täglich. Sie lassen sich mithilfe des PC-Kaufmann rationalisieren. Voraussetzung hierfür ist allerdings, dass wichtige Informationen, auf die häufig zurückgegriffen wird, dauerhaft in der Software gespeichert werden. Dies betrifft etwa das Unternehmen, das zuständige Finanzamt oder die Buchhaltung. In diesem Kapitel zeigen wir Ihnen, wie Sie den PC-Kaufmann auf seine neuen Aufgaben vorbereiten. Mit dem PC-Kaufmann können Sie bis zu 999 rechtlich selbstständige Firmen verwalten. In Anlehnung an den Sprachgebrauch der Unternehmens- und Steuerberater spricht man dabei von Mandanten. Die Voreinstellungen, Stamm- und Bewegungsdaten jeder Firma werden in verschiedenen Mandanten-Dateien gespeichert. Sie sind für jeden verwalteten Betrieb einzeln einzugeben. Einen neuen Mandanten anlegen Beim ersten Start bietet der PC-Kaufmann die Einrichtung eines neuen Mandanten an. Wählen Sie die Option und klicken Sie anschließend auf Ausführen. 1. Der Mandanten-Assistent wird gestartet. In mehreren Schritten können Sie nun alle wichtigen Unternehmensdaten eingeben. Hierzu gehören etwa die Firmenanschrift, die Kontaktdaten des Steuerberaters oder das zuständige Finanzamt. Achten Sie darauf, dass Ihnen die notwendigen Informationen vorliegen. Die Eingabe der Daten ist selbsterklärend. Ein Assistent sorgt dafür, dass beim Anlegen neuer Mandanten nichts vergessen wird. Gleich beim Programmstart kann ein neuer Mandant angelegt werden. 2. Ein wichtiger Punkt ist die Wahl der Rechnungslegung und der Versteuerungsart. Der PC-Kaufmann beherrscht sowohl die für Handelsbetriebe und Kapitalgesellschaften obligatorische Bilanzierung als auch die von Kleinunternehmen und Freiberuflern 8 Einrichtung des PC-Kaufmann

8 präferierte Einnahmenüberschussrechnung. Bei der Versteuerungsart steht die Ist- oder Sollversteuerung zur Auswahl. Dabei ist zu beachten, dass innerhalb eines Geschäftsjahres kein Verfahrenswechsel möglich ist. Mit der Wahl der Rechnungslegung werden die Rahmenbedingungen für die Buchhaltung gesetzt. Hinweis Die Einnahmenüberschussrechnung Die Einnahmenüberschussrechnung ist ein vereinfachter Jahresabschluss, den Freiberufler und Kleinbetriebe nutzen können. Der Gewinn wird dabei als Differenz zwischen den Ein nahmen und Ausgaben eines Geschäftsjahres ermittelt. Während es bei Freiberuflern keine Einschränkungen gibt, ist die Einnahmenüberschussrechnung für gewerbliche Unternehmen nur dann zulässig, wenn sie nicht im Handelsregister eingetragen sind, der Umsatz unter Euro p. a. liegt und der Gewinn nicht höher als Euro p. a. ausfällt. Hinweis Ist- oder Sollversteuerung? Der wesentliche Unterschied zwischen Istund Sollversteuerung betrifft die Überweisung der Umsatzsteuerzahllast. Während bei der Sollversteuerung das Rechnungsdatum entscheidend ist, führen Unternehmen nach der Istversteuerung die Umsatzsteuerzahllast erst dann ab, wenn sie den Rechnungsbetrag tatsächlich vereinnahmt haben. Unterm Strich bringt die Istversteuerung einen Liquiditätsvorteil, weil die Umsatzsteuer nicht ausgelegt werden muss. Die Anwendung ist allerdings auf folgende Betriebe beschränkt: Freiberufler und Kleinunternehmen, die ihren Gewinn nach der Einnahmenüberschussrechnung ermitteln ab dem können Unternehmen, deren Umsatz Euro p. a. nicht übersteigt, die Istversteuerung beantragen. Davor galt ein maximaler Umsatz von Euro Für Unternehmen aus den neuen Bundesländern gilt eine generelle Umsatzgrenze von Euro. 3. Im nächsten Dialog geht es um die Auswahl des passenden Kontenrahmens. Hierfür schlägt der PC-Kaufmann geeignete Varianten vor. Die Auswahl fällt je nachdem, ob Sie sich für Bilanzierung oder Einnahmenüberschussrechnung entschieden haben unterschiedlich aus. Die Sachkontenrahmen SKR 03 und SKR 04 werden von der Einrichtung des PC-Kaufmann 9

9 DATEV, der genossenschaftlichen Datenverarbeitungsorganisation der Steuerberater, herausgegeben. Es gibt jeweils eine Variante für Kapital- und Personengesellschaften. Die Kontenrahmen für Personengesellschaften sind auf die Bedürfnisse kleiner Betriebe zugeschnitten. Im Unterschied zu den Kapitalgesellschaften fehlen zum Beispiel die verschiedenen Eigenkapitalkonten für die Darstellung der Besitzverhältnisse. Der SKR 03 lehnt sich an die aktuellen Vorschriften zur Buchführung (insbesondere an das Bilanzrichtliniengesetz, BiRiLiG) an, die vor allem für Kapitalgesellschaften eine hohe Bedeutung haben. Der SKR 04 folgt hingegen dem klassischen Aufbau von Bilanz sowie Gewinn-und-Verlust-Rechnung. Unternehmen, die ihren Jahresabschluss auf Basis der Einnahmenüberschussrechnung ermitteln, steht ein angepasster SKR 03-Kontenrahmen zur Verfügung. Hinzu kommen spezielle Varianten für Einzelhandel, Industrie, Rechtsanwälte, Ärzte, Berater, Immobilienmakler oder Vereine. Sie sind natürlich auch für artverwandte Berufe geeignet. Hinweis Beim Kontenrahmen lieber groß starten Sollten Ihnen die Kontenrahmen überdimensioniert erscheinen, denken Sie daran: Es ist wesentlich einfacher, mit einem großen Kontenrahmen zu starten, als einen kleinen später zu erweitern. Zudem lassen sich nicht benötigte Konten ausblenden. Wenn Sie sich unsicher sind, fragen Sie am besten Ihren Steuerberater nach der passenden Variante. Kunden, Lieferanten und Artikel erfassen Neben den Mandantendaten gibt es eine Reihe auftragsbezogener Stammdaten, die im PC-Kaufmann zur Wiederverwendung gespeichert werden. Die wichtigsten sind Artikel, Kunden und Lieferanten. Einmal erfasst werden Sie bei neuen Vorgängen recycelt, womit man sich eine Menge Schreibarbeit ersparen und potenzielle Fehlerquellen ausschließen kann. Artikeldaten eingeben Ein Artikel kann ein bewegliches Wirtschaftsgut oder eine Dienstleistung sein. Zur Artikeleingabe gelangt man am schnellsten über den Navigator: 1. Gehen Sie im Regiezentrum in den Bereich Module und klicken Sie auf den Unterpunkt Navigator. Wechseln Sie im Navigator über die Karteireiter zum Register Fakturierung. Klicken Sie hier auf das Symbol Artikelstamm. Der PC-Kaufmann hat mehrere Kontenrahmen an Bord. Der Navigator führt zum Artikelstamm. 10 Einrichtung des PC-Kaufmann

10 2. Die Artikelliste wird eingeblendet. Sie können jetzt entweder per Doppelklick einen vorhandenen Eintrag bearbeiten oder über die Schaltfläche Neu am rechten Fensterrand einen neuen Artikel anlegen. Die Artikelliste führt alle vorhandenen Artikel. Ebenen gegliedert. Gewechselt wird über die Karteireiter. 4. Im Bereich Hauptdaten werden Basisinformationen wie Bezeichnung, Artikelgruppenzuordnung oder Einkaufspreise gepflegt. Sollten Sie die Artikelgruppen nicht auswendig wissen, blendet der PC-Kaufmann über die?-schaltfläche den mehrstufigen Artikelstamm als Baumdiagramm ein. Zu den Besonderheiten zählen die Pflege von Mengenrabattstaffeln und die Verwaltung von Lagerorten. Geben Sie alle erforderlichen Daten ein und wechseln Sie anschließend zum Abschnitt Kalkulation. 5. Hier werden Preise, Mengeneinheiten und Meldebestände verwaltet. Die übrigen Ebenen sind für statistische Informationen, Produktbilder und Zusatzinformationen reserviert. 3. Der PC-Kaufmann blendet den Dialog für die Artikeleingabe ein. Die Maske ist in fünf Hinweis Bestandsverwaltung Der Artikelbestand kann lediglich bei der Neuanlage manuell eingegeben werden. Während des Geschäftsjahres führt der PC-Kaufmann die Bestände automatisch auf Basis der Geschäftsvorgänge. Manuelle Korrekturen sind dann nur im Rahmen einer Inventur möglich. Ein mehrstufiger Dialog hilft bei der Artikeleingabe. Einrichtung des PC-Kaufmann 11

11 Hinweis Artikelstamm pflegen Im Laufe der Jahre wachsen die Artikelbestände bei vielen Unternehmen geradezu inflationär an. Oft wird im operativen Geschäft jedoch nur ein Teil der Artikeldaten tatsächlich genutzt. Wenn ein Artikel längere Zeit brachliegt Sie aber nicht sicher sind, ob Sie ihn irgendwann nicht doch benötigen können Sie den betreffenden Posten einfach inaktiv setzen. Er lässt sich später jederzeit wiederbeleben. Die Kundenliste zeigt alle vorhandenen Kunden. Preise und Mengen lassen sich detailliert eingeben. 2. Der Eingabedialog für die Kundenerfassung wird eingeblendet. Er ist in neun Abschnitte gegliedert. Über die Karteireiter am oberen Fensterrand können Sie zwischen den einzelnen Bereichen wechseln. Die meisten Eingabebereiche etwa zur Adresse oder 6. Sind alle Informationen erfasst, steht der neue Artikel in der Auftragsbearbeitung und im Bestellwesen zur Verfügung. Neue Kunden eingeben Auch bei der Erfassung neuer Kunden führt der Einstieg über den Navigator. Klicken Sie hierzu im Abschnitt Fakturierung auf das Symbol Kunden: 1. Der PC Kaufmann öffnet daraufhin die Kundenliste. Sie können entweder einen bestehenden Eintrag bearbeiten oder über die Schaltfläche Neu am rechten Fensterrand einen neuen Kunden anlegen. Beim PC-Kaufmann gibt es viel Raum für die Pflege der Kundendaten. 12 Einrichtung des PC-Kaufmann

12 Bankverbindung sind selbsterklärend. Interessant ist im Abschnitt Adressdaten das Feld Selektionskennzeichen. Damit können Sie Ihren Kunden Schlüsselwörter zuweisen, um später Marketingaktionen effizienter vorzubereiten. Alle Kennzeichen lassen sich frei definieren. Eine Liste wird über die Schaltfläche? eingeblendet. 3. Im Abschnitt Rechnungsstellung ist die Option Sammelrechnung erwähnenswert, mit deren Hilfe sich mehrere Vorgänge periodisch bündeln lassen. Wichtig ist zudem das Feld Rabatt in %. Hier können individuelle pauschale Rabattvereinbarungen hinterlegt werden. Sie spielen bei langfristigen Geschäftsbeziehungen eine große Rolle. Hinweis Sie können Artikel, Kunden oder Lieferanten auch innerhalb der Auftragsbearbeitung beziehungsweise innerhalb des Bestellwesens über das Menü Stammdaten neu anlegen. 4. Im Abschnitt Fibudaten ist das Feld Kreditlimit relevant. Hier können Sie einen Grenzwert für die maximale Höhe der Außenstände eingeben. Ist das Budget ausgereizt, sperrt der PC-Kaufmann den Kunden für weitere Transaktionen. Kreditlimits unterstützen das Forderungsmanagement. 5. Wenn Sie alle Kundendaten erfasst haben, klicken Sie auf OK und schließen Sie den Dialog. Der neue Kunde erscheint in der Kundenliste und steht für die Auftragsbearbeitung zur Verfügung. Rabattvereinbarungen sichern langfristige Geschäftsbeziehungen. Neue Lieferanten anlegen Der Dialog für die Erfassung neuer Lieferanten ist mit dem Eingabedialog für Kundendaten weitgehend identisch. Einrichtung des PC-Kaufmann 13

13 Mehr verkaufen mit dem PC-Kaufmann die Auftragsbearbeitung Ziel der meisten Unternehmen und Freiberuflern ist es, Produkte oder Dienstlei s- tungen zu verkaufen. Vom Einzelhandel mit Laufkundschaft einmal abgesehen, ist der Weg dorthin durch die kaufmännischen Gepflogenheiten vorgezeichnet: Auf Angebot folgen Bestellung, Auftragsbestätigung sowie abschließend Rechnung und Lieferschein. Wer den gesamten kaufmännischen Schriftverkehr manuell erstellen muss, hat also ziemlich viel zu tun. Die Auftragsbearbeitung des PC-Kaufmann beschleunigt den Vorgang, indem sie beispielsweise Angebote per Mausklick in Auftragsbestätigungen oder Rechnungen überführt. Zum Modul Auftragsbearbeitung gelangen Sie über das Regiezentrum. Wie gut der PC-Kaufmann den kaufmännischen Schriftverkehr im Griff hat, zeigt ein kleines Beispiel. Dabei gilt es, zunächst ein Angebot zu erstellen, das anschließend zur Basis für Auftragsbestätigung und Rechnungsstellung wird. So erstellen Sie ein Angebot Erstellen Sie zunächst ein neues Angebot: 1. Wählen Sie aus dem Regiezentrum den Abschnitt Module -> Auftragsbearbeitung. Die Eingabemaske der Auftragsbearbeitung wird eingeblendet. Wählen Sie aus dem Aufklappmenü in der Spalte Vorgangsart den Eintrag Angebot. Der PC-Kaufmann blendet daraufhin die Kundenliste ein. Klicken Sie den Kunden, dem Sie ein Angebot schicken wollen, doppelt an. Alternativ können Sie einen Kunden markieren und die Schaltfläche Übernehmen am rechten Fensterrand wählen. Im ersten Schritt wird dem neuen Angebot ein Kunde zugewiesen. 2. Der gewählte Kunde wird im oberen Bereich des Dialogs eingeblendet. Der PC-Kaufmann springt automatisch in die erste Zeile des Angebots. Sie können jetzt nacheinander die verschiedenen Positionen erfassen. Die?-Schaltfläche erlaubt dabei den direkten Zugriff auf die Artikeldatenbank. Die Produkte und Leistungen werden auf gleiche Weise ausgewählt, wie zuvor die Kunden aus der Kundenliste. Ergänzen Sie die Mengen und gewähren Sie gegebenenfalls einen produktbezogenen Rabatt. Am schnellsten bewegen Sie sich mit der Tab-Taste durch die einzelnen Felder. Der PC-Kaufmann eröffnet dann bei Bedarf automatisch neue Angebotszeilen. 14 Die Auftragsbearbeitung

14 nutzen. Der PC-Kaufmann blendet daraufhin die Vorgangsübersicht ein. Hier sind zunächst alle aktuellen Vorgänge gelistet. Bei der Angebotserfassung wird auf vorhandene Daten zurückgegriffen. 2. Lange Vorgangslisten können Sie mit den Schaltflächen Auswahl beziehungsweise Statusauswahl am rechten Fensterrand auf die jeweils gefragten Vorgangsarten wie etwa Rechnungen oder Angebote beschränken. Markieren Sie anschließend das betreffende Angebot. 3. Wenn Sie alle Positionen erfasst haben, können Sie das Angebot über den Befehl Drucken endgültig aus dem Datei-Menü ausdrucken. Alternativ können Sie das Druckersymbol aus der Symbolleiste wählen. Bevor die Ausgabe startet, kann das Dokument in der Druckvorschau ein letztes Mal geprüft werden. Danach bekommt der Vorgang eine Angebotsnummer und wird automatisch gespeichert. Eine Auftragsbestätigung erstellen Reagiert Ihr Kunde mit einer Bestellung, braucht man den Vorgang kein zweites Mal zu erfassen. Das vorhandene Angebot wird stattdessen einfach in eine Auftragsbestätigung fortgeführt: 1. Wechseln Sie zunächst wieder über das Regiezentrum in die Auftragsbearbeitung. Wählen Sie anschließend aus dem Datei- Menü den Befehl Öffnen. Alternativ können Sie das Ordnersymbol aus der Symbolleiste Gespeicherte Angebote sind schnell ausgewählt. 3. Klicken Sie nun auf die Schaltfläche Ver arbeiten am rechten Rand des Ein- Ein Angebot lässt sich per Mausklick in einen Auftrag weiterführen. Die Auftragsbearbeitung 15

15 gabedialogs. Der PC-Kaufmann erkennt den Status des Dokuments und bietet Ihnen die Optionen Auftrag, Lieferschein und Rechnung für die Weiterverarbeitung an. Wählen Sie Auftrag aus. 2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Verarbeiten und wählen Sie die Option Rechnung mit Lieferschein aus. Die Daten aus dem Auftrag werden automatisch übernommen und können bei Bedarf geändert werden. 4. Die Daten aus dem Angebot werden automatisch übernommen. Sie können die Details des neuen Auftrags bei Bedarf anpassen. Drucken Sie danach das Dokument aus. Der Auftrag wird automatisch nummeriert und gespeichert. Rechnung und Lieferschein erstellen Auf gleiche Weise lässt sich der Auftrag in eine Rechnung mit Lieferschein umwandeln: 1. Wechseln Sie wieder über das Regiezentrum in die Auftragsbearbeitung. Öffnen Sie die Vorgangsliste und markieren Sie den gerade angelegten Auftrag. 3. Drucken Sie jetzt beide Dokumente endgültig aus. Rechnung und Lieferschein werden automatisch nummeriert und gespeichert. Zudem wird der Vorgang auf Wunsch in der Finanzbuchhaltung gebucht. Der PC-Kaufmann stellt den entsprechenden Buchungssatz in den Buchungsstapel und korrigiert den Lagerbestand. Dokumente per verschicken Alternativ zu Druck und Faxversand können Sie Dokumente direkt aus der Auftragsbearbeitung heraus per verschicken. Den passenden Befehl hierzu finden Sie in der Symbolleiste: die Schalt fläche Als schicken. Voraussetzung ist die Installation eines -Clients wie beispielsweise Microsoft Outlook. Welche Voreinstellungen erforderlich sind und wie Sie Standardtexte für s vor definieren, erfahren Sie im PC-Kaufmann- Handbuch. 16 Die Auftragsbearbeitung

16 Zeit sparen beim Einkauf das Bestellwesen Im Gegensatz zur Ausgangsrechnung gelten für Bestellungen grundsätzlich keine strengen Formvorschriften. Schließlich können Sie auch in einem Webshop einkaufen oder Ihre Ware telefonisch ordern. Die strukturierte Abwicklung des Einkaufs mit dem PC-Kaufmann hat jedoch eine ganze Reihe von Vorteilen: Sie können Ihre Bestellung schnell aus vorhandenen Lieferanten- und Artikelinformationen erstellen. Offene Lieferungen erkennen Sie auf einen Blick, und beim Wareneingang können Sie die eingetroffenen Positionen sofort mit der Bestellung abgleichen. Wir zeigen Ihnen, wie Sie dabei vorgehen. Bestellungen erfassen Wählen Sie im Regiezentrum den Abschnitt Module -> Bestellwesen. Er führt Sie zu den Einkaufsfunktionen des PC-Kaufmann. 1. Ein neuer Einkaufsvorgang wird geöffnet. Wählen Sie aus dem Aufklappmenü in der Spalte Vorgangsart den Punkt Bestellung. Zunächst ist der passende Lieferant auszuwählen. zu erfassen. Am schnellsten bewegen Sie sich mit der Tab-Taste durch die einzelnen Felder. Der PC-Kaufmann legt dabei automatisch neue Zeilen an. Ist Ihnen die Bestell- oder Artikelnummer unbekannt, finden Sie den gewünschten Artikel über das?-symbol. 2. Wechseln Sie jetzt in die Spalte Lieferant, um der Bestellung einen Lieferanten zuzuweisen. Wenn Sie auf die?-schaltfläche klicken, öffnet der PC-Kaufmann die Lieferantenliste. Doppelklicken Sie auf den gesuchten Zulieferer oder aktivieren Sie diesen und wählen anschließend die Schaltfläche Übernehmen am rechten Fensterrand. 3. Im Kopf der Bestellung erscheinen Name und Nummer des Lieferanten. Jetzt können Sie beginnen, die verschiedenen Artikel Neue Bestellungen sind schnell erfasst. Das Bestellwesen 17

17 Hinweis Belege hinterlegen In vielen Branchen macht es Sinn, einzelnen Bestellungen Lieferdokumente zu hinterlegen. Das ist vor allem dann der Fall, wenn die Details für spätere Reklamationen benötigt werden, Chargen- oder Seriennummern darauf vermerkt sind oder relevante Informationen zu den Bestandteilen oder zum Umgang mit der Ware mitgeliefert werden. Ab sofort können Sie derartige Papiere über die Dokumentenverwaltung den einzelnen Bestellvorgängen hinterlegen. Eine Bestellung ist mit wenigen Handgriffen in einen Wareneingang verwandelt. 4. Ist die Bestellung komplett, speichern Sie diese über den Punkt Speichern im Datei- Menü oder das Speichern-Symbol. Bis zur vollständigen Lieferung kann die Bestellung jederzeit geändert werden. Eine Bestellung in einen Wareneingang umwandeln Ähnlich wie beim Verkauf unterstützt der PC-Kaufmann die Weiterführung kaufmännischer Dokumente auch auf der Einkaufsseite. Gehen Sie hierzu folgendermaßen vor: 3. Die Daten der Bestellung werden automatisch in den Wareneingang übernommen. Sie brauchen lediglich die Lieferscheinnummer des Lieferanten zu ergänzen. 4. Wird nur ein Teil der ursprünglichen Bestellung geliefert, korrigieren Sie einfach im Feld Menge die Angaben. Der verbleibende Rest bleibt bis zur vollständigen Lieferung als offene Bestellung erhalten. 1. Wechseln Sie zunächst über das Regiezentrum zum Bestellwesen. Wählen Sie aus dem Datei-Menü den Unterpunkt Neu -> Wareneingang aus Bestellung. 2. Der PC-Kaufmann blendet die Liste offener Bestellungen ein, aus der Sie den betreffenden Vorgang auswählen können. Doppelklicken Sie hierfür einfach auf die Zeile oder aktivieren Sie den Vorgang und wählen Sie die Schaltfläche Übernehmen. Mengenabweichungen lassen sich beim Wareneingang korrigieren. 18 Das Bestellwesen

18 5. Sollte sich der Artikelpreis zwischenzeitlich geändert haben, überschreiben Sie einfach den Wert im Feld EK-Preis. Aktualisieren Sie anschließend den Vorgang über den Befehl Neu durchrechnen aus dem Menü Bearbeiten. Alternativ können Sie auch die Schaltfläche Neu durchrechnen nutzen. 6. Schließen Sie den Vorgang über Datei -> Speichern oder das Symbol Speichern. Der PC-Kaufmann aktualisiert daraufhin den Warenbestand. Wareneingang ohne Bestellung erfassen Natürlich können Sie auch Wareneingänge buchen, ohne dass hierfür eine Bestellung existiert: 1. Wechseln Sie über das Regiezentrum zum Bestellwesen. Wählen Sie anschließend aus dem Datei-Menü den Abschnitt Neu -> Wareneingang. 2. Der PC-Kaufmann blendet die Lieferantenübersicht ein. Doppelklicken Sie auf den richtigen Zulieferer oder aktivieren Sie die betreffende Zeile und wählen Sie anschließend die Schaltfläche Übernehmen am rechten Fensterrand. 3. Der Vorgang wird geöffnet. Lieferantenname und -nummer werden automatisch eingesetzt. Tragen Sie jetzt die Lieferscheinnummer ein. Anschließend können Sie die einzelnen Positionen erfassen. Hinweis Preisänderungen automatisch übernehmen Auf Wunsch übernimmt der PC-Kaufmann neue Preise automatisch in die Artikeldaten. Wechseln Sie hierzu über das Regiezentrum zum PC-Kaufmann Navigator. Klicken Sie im Abschnitt Grundlagen auf das Symbol Einstellungen Fakturierung. Auf der Ebene Optionen finden Sie den Unterpunkt Lieferanten-EK-Preis bei Lagereingang aktualisieren. Achten Sie darauf, dass hier ein Haken gesetzt ist. 4. Wenn Sie den Vorgang speichern, aktualisiert der PC-Kaufmann den Lagerbestand. Rücklieferung erfassen Für eine Rücklieferung gibt es viele Anlässe: Verdeckte technische Mängel, fehlende Komponenten oder unverkäufliche Kommissionswaren sind nur einige von mehreren Gründen. Der PC-Kaufmann sorgt mit klaren Arbeitsabläufen für eine schnelle Rückabwicklung des Einkaufvorgangs und eine lückenlose Dokumentation. Wechseln Sie hierzu über das Regiezentrum zum Bestellwesen. 1. Der PC-Kaufmann öffnet den Eingabedialog für neue Vorgänge. Wählen Sie aus dem Aufklappmenü in der Spalte Vorgangsart den Unterpunkt Warenrücklieferung. Ausgangsbasis der Rücklieferung ist in aller Regel ein zuvor verbuchter Wareneingang. Diesen können Sie über den Auswahldialog Warenrücklieferung dem Vorgang zuweisen. Das Bestellwesen 19

19 2. Wählen Sie mit der?-schaltfläche Lieferanten und Lieferschein aus. Klicken Sie anschließend auf OK. 4. Drucken Sie die Rücklieferung anschließend aus. Der PC-Kaufmann speichert den Vorgang und aktualisiert den Warenbestand. Warenrücklieferungen fließen automatisch in die Auswertungen etwa zu Umsätzen, Artikeln oder Bestellungen ein. Rücklieferungen sorgen für Transparenz und sparen Zeit. 3. Der PC-Kaufmann ruft jetzt die einzelnen Positionen des betreffenden Wareneingangs auf. Sie können nun die Warenrücklieferung bearbeiten, indem Sie beispielsweise Mengen korrigieren oder nicht beanstandete Positionen aus der Rücklieferung streichen. Hinweis Hat der Vorgang kein Vorleben, können Sie über die Option Warenrück lieferung ohne Wareneingangsgrundlage eine Warenrücklieferung ohne Rückgriff auf einen Wareneingang erzeugen. Sie müssen die einzelnen Artikel dann manuell erfassen. Die Mengen aus dem ursprünglichen Wareneingang lassen sich mühelos korrigieren. 20 Das Bestellwesen

20 Buchhaltung mit dem PC-Kaufmann Anhand der Geschäftsbücher sollte sich ein sachverständiger Dritter in angemessener Zeit einen Überblick über die Unternehmenssituation verschaffen können. Hierzu müssen die einzelnen Vorfälle nachvollziehbar, chronologisch und lückenlos aufgezeichnet werden. Doch nicht nur Finanzbehörden und Banken erwarten einen ordnungsgemäßen Jahresabschluss er dient auch der Selbst information. Der PC-Kaufmann unterstützt Sie dabei. In diesem Kapitel zeigen wir Ihnen, wie Sie mit dem PC-Kaufmann Ihre Buchhaltung erledigen. Zunächst sollten Sie klären, ob Sie den Jahresabschluss in Eigenregie durchführen wollen oder die Aufgabe lieber einem Steuerberater übertragen. Lassen Sie den Jahresabschluss von einem Steuerberater erledigen, können Sie Kontenbeschriftungen und Periodensalden im DATEV-Format exportieren. Ihr Steuerberater muss die einzelnen Buchungen dann nicht mehr einzeln erfassen und kann sie direkt weiterverarbeiten. Sie profitieren dann von geringeren Honoraren. Wenn Sie die Buchhaltung selbst übernehmen, müssen Sie zunächst bestehende Salden aus vorangegangenen Buchhaltungssystemen in den PC-Kaufmann übernehmen. Dies geschieht mithilfe von Eröffnungsbuchungen. Sie sind für alle Sachkonten und offenen Posten erforderlich. Salden vortragen Um Ihnen die Arbeit zu erleichtern, stellt der PC-Kaufmann für die Erfassung der Salden vorträge einen Assistenten bereit. Der Arbeitsablauf ist bei doppelter Buchführung und Einnahmenüberschussrechnung völlig identisch. Wechseln Sie zunächst über das Regiezentrum in den Abschnitt Module -> Finanzbuchhaltung. 1. Wählen Sie im Menü Extras den Eintrag Saldovortragsassistent. 2. Weisen Sie zunächst den Registern Debitoren, Kreditoren, Sach- und Bewegungskonten die Konten zu, deren Salden Sie vortragen möchten. 3. Wenn Sie die betreffenden Konten nicht im Kopf haben, können Sie im Feld Konto über die?-schaltfläche die Kontenliste ein blenden. 4. Tragen Sie im Feld Soll beziehungsweise Haben den Anfangsbestand der einzelnen Konten ein und bestätigen Sie diesen mithilfe der Tab-Taste. Hinweis Auf Wunsch automatische Saldenübernahme Die manuelle Eingabe der Eröffnungssalden ist lediglich beim ersten Einsatz des PC-Kaufmann zwingend notwendig. Später überträgt die Software auf Wunsch die Salden des vergangenen Geschäftsjahres beim Jahreswechsel automatisch ins Folgejahr. Buchhaltung mit dem PC-Kaufmann 21

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