IWM FinanzOffice Leistungsmerkmale in Kürze

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1 Leistungsmerkmale in Kürze Leistungsmerkmale der Basisversion Bereits in ihrer Basisversion lässt IWM kaum Wünsche offen. Der modulare Aufbau garantiert sowohl einen preisgünstigen Einstieg als auch einen zukunftssicheren Einsatz dank zahlreicher Erweiterungsoptionen. zeichnet sich aus durch übersichtliche Gestaltung und intuivitve Benutzerführung. Über die Hauptmaske haben Sie unmittelbaren Zugriff auf alle relevanten Daten und Funktionen. Zugriffs-/Benutzerverwaltung Kundenverwaltung Vertragsverwaltung Mitarbeiter-/Agenturverwaltung Kontrolle der eingehenden Courtage/Provision Terminplaner mit Aufgabenverwaltung, Ressourcenplaner, Fahrtzeitberechnung und Alarmfunktion (netzwerkfähig, inklusive Schnittstelle zu MS Outlook und damit zu fast allen Pocket-PCs (Palm, Compaq, Casio usw.) Vorgangsmanagement (Anlegen und Delegieren von Vorgängen und den dazugehörigen Bearbeitungsschritten mit Eskalationsautomatik und Zeiterfassung) Abrechnungssysteme wahlweise nach Courtagetabelle, Einheiten, Multi-Level-Marketing oder Dynamischem Einheitensystem * Provisionssysteme auf der Grundlage eines Kontenrahmens zum detaillierten Zugriff auf alle Buchungen * Unteragenturabrechnung in beliebiger Tiefe * Automatische Vorlagen-/Formularverwaltung in Verbindung mit Microsoft Word Automatisches Dokumenten-Archivierungssystem für alle Dokumenttypen ( , Fax, Microsoft Office, Stand Leistungsmerkmale in Kürze Seite 1 von 10

2 Leistungsmerkmale in Kürze Multimedia-Dateien bzw. allen sonstigen Dateiformaten) -Versand und Empfang über eigenen Mapi- Client oder MS Outlook (archivierbar im Dokumenten- Archivierungssystem) Verwaltung von Dokumenteneingangskörben mit der Möglichkeit der Unterverteilung an einen Mitarbeiter, eine Abteilung oder direkt zu einem Vorgang Automatisches Einbinden von Deckungskonzepten, Deckungsnoten und Offerten Erstellen von Policen Scannen und automatisches Archivieren von Dokumenten Gesellschafts- und Produktverwaltung Selbstrechnende Masken für alle Sachsparten Automatisches Anpassen von Summen und Prämien Indizes- und Steuertabelle Abfrage- und Berichtsgenerator Statistiken: Kunden - Verträge - Mitarbeiter - Produktion - Bestände... Schadenverwaltung/-abwicklung/-abrechnung Integriertes Informations- u. Kommunikationssystem TAPI-Schnittstelle Schnittstellen zu Microsoft Office (Outlook, Excel, Word) Adressdatenbank Automatische Datensicherung mit Datenkomprimierung Mehrwährungsfähigkeit Verwaltung von Mailing-Aktionen als Brief-, Fax-, -Aktion oder gemischt selbst erweiterbare Masken in Teilbereichen der Tarifdaten Online-Hilfe ins System integriert Die mit * gekennzeichneten Leistungsmerkmale sind in der Basisversion nicht enthalten und müssen zusätzlich bestellt werden. Mögliche Programmerweiterungen Verwendung einer beliebigen Client-Server-Datenbank Filialfähigkeit Inkasso-Modul Honorarberatung Vertriebscontrolling Prozesssteuerung Barcodemodul Bestellwesen/Lagerverwaltung Qualitätsmanagement Internetportale für Kunden und Mitarbeiter Notebook-Version

3 Leistungsmerkmale in Kürze Zusatzsoftware IWM FinanzAnalyse IWM FinanzConsult GDV-Schnittstelle* Flexible Datenimportschnittstelle* Online-Schnittstelle zum BCA-Broker Pool* (Kunden-, Vertrags-, Gesellschafts- und Produktdaten, Fondsdaten, Devisenkurse, Provisionsdaten) Schnittstellen zu Vergleichsrechnern* Datev-Schnittstelle* Fremdschnittstellen zu anderen Produkten der Versicherungswirtschaft auf Anfrage* *Diese Schnittstellen oder Schnittstellen zu anderen Produkten, beispielsweise zum Einlesen von externen Daten, sind nicht Bestandteil der Software, sondern stellen eigenständige Softwareprogramme dar. Auf Inhalt, Art und Umfang der durch die Schnittstelle übermittelten Fremddaten hat die IWM Software AG keinen Einfluss. Schnittstellen zu fremden Produkten bestehen nur für die Dauer der Bereitstellung durch die jeweiligen Anbieter und sind daher keine garantierten Leistungsmerkmale. Bei kostenpflichtiger Bereitstellung einer Schnittstelle durch Dritte ist die IWM Software AG nicht verpflichtet, diese Schnittstelle weiter anzubieten.

4 Leistungsbeschreibungen - Basisversion Zugriffsverwaltung Vergabe von Zugriffsrechten und Passwörtern In der Zugriffs-/Benutzerverwaltung können Sie Zugriffsberechtigungen und Passwörter vergeben. Ihre Daten sind so immer vor unbefugtem Zugriff geschützt. Sie können Ihren Mitarbeitern die Einsicht in bestimmte Daten oder Programmbereiche verweigern oder den Kreis der einzusehenden Kunden und Verträge auf die dem Mitarbeiter zugeordneten Kunden beschränken (Lesen/Schreiben/Löschen/Drucken). Einzelne Menüpunkte, wie z.b. Mitarbeiter, Benutzerverwaltung und Provisionsfaktoren, können ebenfalls einzeln gesperrt werden. Einrichten von Benutzergruppen Zusätzlich ist es hier möglich, einzelne Benutzer zu Benutzergruppen zusammenzufassen, wie z.b. Innendienst, Antragserfassung, Schadensbearbeitung, Außendienst. Integrierte Datensicherung Datensicherung auf Datenträger oder Festplatte Mit einem Mausklick sichern Sie Ihre vollständigen Daten auf einen geeigneten Datenträger oder auf Ihrer Festplatte. Das Wiederherstellen bzw. Zurücksichern der Daten erfolgt ebenso problemlos wie schnell. Kundenverwaltung Direkter Zugriff auf Kundendaten Sie erhalten eine Kundenverwaltung, die auch den höchsten Anforderungen gerecht wird. Kunden oder Interessenten werden automatisch ihren Betreuern und Sachbearbeitern zugeordnet. Sie haben direkten Zugriff auf alle wichtigen Kundendaten. Dabei können Sie bestimmen, welche Informationen vorrangig angezeigt werden und direkt in alle Programmteile wechseln. Sie können Pflichtfelder definieren oder bestimmte Felder mit Standardwerten vorbelegen. Telefon- und -Anbindung Über die integrierte TAPI-Schnitt-stelle bauen Sie direkt aus Ihrer Software eine Telefonverbindung auf. Über die MAPI-Schnittstelle können Sie per Mausklick s aus erstellen und versenden. Die erstellte wird dabei automatisch zum Kunden archiviert. Such- und Selektionsfunktion Sie können zahlreiche komfortable Such- und Selektionsfunktionen nutzen und haben die Möglichkeit, beliebig lange Fließtextinformationen zu Ihren Kunden abzuspeichern. Ihre Kundendaten können Sie per Mausklick in Ihre vorbereiteten Geschäftsbriefe und Dokumente übernehmen. Dabei werden alle angelegten Briefe und Dokumente dem jeweiligen Kunden automatisch zugeordnet und archiviert. Beratungsprotokolle, Verträge, Terminplanung Sie können Beratungsprotokolle gemäß den EU- Vermittlerrichtlinien erstellen und archivieren. Aus der Kundenmaske können Sie außerdem die Verträge des Kunden bearbeiten, Vertragsspiegel und Übersichten drucken, die Schadensquote des Kunden ermitteln, in die Maske des betreuenden Mitarbeiters wechseln, beliebig viele Wiedervorlagen und Termine eingeben, Ihren Terminkalender bearbeiten oder ausdrucken, den Kunden einem bestimmten Mitarbeiter zuordnen, Besuchsaufträge an diesen Mitarbeiter erstellen und die Erledigung überwachen. Preise und Systemvoraussetzungen - Basisversion Seite 4 von 10

5 Leistungsbeschreibungen - Basisversion Vertragsverwaltung Schneller Zugriff auf Vertragsdaten Über mehr als 50 produktbezogene Masken haben Sie direkten Zugriff auf alle wichtigen Vertragsdaten und können in alle Programmteile wechseln. Dazu gehören z.b. selbst definierbare MultiRisk-Maske, Beteiligungs-geschäft, Summenermittlung von Betriebseinrichtungen, Inhalts- und Maschinenlisten, Antragsüberwachung, Folgeübersichten, Fremdvertragsverwaltung, Inkassodaten, Schadensspiegel, Vertragshistorie usw. Erstellen individueller Tarifdatenmasken Im Bereich der Tarifdatenmasken können Sie nicht nur auf mehr als 50 fertige Masken zurückgreifen, Sie können sich auch Ihre eigene Tarifdatenmaske nach ganz individuellen Anforderungen erstellen, wobei die Updatefähigkeit ohne zusätzlichen Anpassungsaufwand erhalten bleibt. Selbstverständlich ist auch die Vertragsverwaltung ins Dokumentenarchivierungsund Terminverwaltungssystem integriert. TAPI-Schnittstelle/MAPI- Schnittstelle TAPI-Schnittstelle Die TAPI-Schnittstelle ermöglicht es Ihnen, bei geeigneter Telefonanlage und Hardware direkt aus der Software heraus zu telefonieren. Dabei wird die im Programm hinterlegte Telefon-Nummer an die Wählhilfe von Windows übergeben, die den Wählvorgang übernimmt. MAPI-Schnittstelle Die MAPI-Schnittstelle ermöglicht den -Versand aus, wobei Sie optional den Versanddialog von oder von MS- Outlook verwenden können. Angebote/ Deckungsnoten/ Policierung Schnelles Erstellen und Archivieren Sie können direkt aus den Vertragsmasken Angebote und Deckungsnoten frei erstellen, versenden und archivieren sowie, falls erforderlich, selbst Policen drucken. Deckungskonzepte Einfache Verwaltung individueller Deckungskonzepte Auch die Verwaltung von individuellen Deckungskonzepten/Sonderprodukten usw. ist durch unsere variable Produktverwaltung ein Kinderspiel. Die Produkteigenschaften/Leistungen können vorbelegt werden, wodurch ein erneutes Erfassen der Standarddaten entfällt. Hier ist ggf. eine Anpassung an Ihre speziellen Wünsche erforderlich. Gesellschaftsverwaltung mit Produktverwaltung Übersichtliche Koordination Bequem verwalten Sie alle Daten der Gesellschaften und Kooperationspartner und Ihrer jeweiligen Ansprechpartner mit Abteilung, Funktion, Telefon und Fax außerdem alle Produkte, Deckungskonzepte, Courtagen, Provisionen und Preise. Durch die Vorgabe erfolgt eine Vorberechnung der Courtage, die beim Provisionseingang zur Kontrolle angezeigt wird und auf Wunsch als Abrechnungsgrundlage dienen kann. Es ist möglich, zwischen tatsächlichem Provisionseingang und der für Mitarbeiter wertungsfähigen Provisionsberechnung zu unterscheiden. Softwareprodukte // // Leistungsmerkmale Seite 5 von 10

6 Leistungsbeschreibungen - Basisversion Schadenverwaltung Schneller Zugriff auf Informationen Mit der Schadenverwaltung wickeln Sie die gesamte Schadenbearbeitung komfortabel ab. Ohne langes Blättern in Akten können Sie alle gewünschten Informationen zu Schäden und deren Abwicklung einsehen, Gutschriften erstellen, Schecks ausdrucken oder diese mit den Gesellschaften über das Inkassomodul abrechnen. Auch allgemein gültige Schadensformulare lassen sich spielend leicht einbinden. Zusatztools im Programm integriert Mailen und Telefonieren ganz ohne Schnittstellen Schadenquoten, Deckungsaufgaben, Telefonieren und Mailen direkt aus. Die Daten können ohne Zusatzschnittstellen mit z.b. Word oder Excel gelesen und genutzt werden. Mitarbeiterverwaltung Zahlreiche Anpassungsmöglichkeiten Einfach und bequem können Sie eine untervermittlerfähige Mitarbeiter-/Agenturverwaltung anlegen mit Leistungs-, Storno- und Umsatzübersichten. Hierarchien lassen sich problemlos in Sekunden ändern, wobei die Anzahl der Provisionsstufen quasi unbegrenzt ist und die Provisionsberechnung in Promille, Prozent, nach Einheiten, Courtagezusage, mit und ohne Karrieresystem berechnet werden kann. Flexible Provisionsberechnung Auf Wunsch können in der Abrechnung Abschlussprovisionen, Mitprovisionen, Folgeprovisionen, Änderungsprovisionen, Vorschüsse, Rückforderungen, Stornos, konstante Auszahlungen, Abzüge oder Pauschalen vorbelegt und ausgewiesen werden. Auch Parameter für Provisionsermittlung, Folgezahlungen und Haftungskonzepte können variabel vorbelegt werden. Terminüberwachung, Terminplanung Automatische Anzeige von Wiedervorlagen Alle Wiedervorlagen werden in das integrierte Terminverwaltungsprogramm übernommen, übersichtlich aufbereitet und an die automatische Überwachung weitergegeben. Die Organisation von Aktivitäten, Tages-, Wochen- und Monatsplanungen wird so zur leichten Übung. Einsatz im Netzwerk möglich Wenn Sie im Netzwerk einsetzen, können Sie interne Mailings, Gruppentermine und Besprechungen spielend leicht planen und anzeigen. Eine integrierte Schnittstelle erledigt den Im- und Export von Terminen und Aufgaben zu MS Outlook oder Lotus Notes und damit auch zu den meisten PDA-Systemen wie z.b. Palm, Compaq, Casio. Abfrage- und Berichtsgenerator Individuelle Abfragen und Berichterstellung In diesem Statistikmodul gestalten Sie Ihre Abfragen und Berichte vollautomatisch nach Ihren Wünschen. Sie können die so selektierten Daten als Bericht, in MS Excel oder MS Word ausgeben und weiterverarbeiten. Die Abfragen sind unterteilt in die Bereiche Allgemein Kunden und Verträge, Provisionen und Inkasso, da der Zugriff auf diese Bereiche getrennt verwaltet werden kann. Softwareprodukte // // Leistungsmerkmale Seite 6 von 10

7 Leistungsbeschreibungen - Basisversion Zugriff auf umfangreiches Informationsmaterial Hier stehen Ihnen zahlreiche vorbereiteten Statistiken und Auswertungen zu Gesellschaften, Sparten, Schäden, Mitarbeitern und Produktion zur Verfügung. Dokumentenarchivierung Unkomplizierte Dokumentarchivierung Die aus erstellten Angebote, Briefe, Policen, Faxe sowie eingescannte Dokumente werden automatisch zum jeweiligen Kunden/Vertrag/Mitarbeiter/Schaden gespeichert. Ein kompliziertes System zum Verwalten Ihrer Formulare, Briefe, Schadensmeldungen, Faxe entfällt somit. Dokumenterstellung per Drag & Drop Ihre Dokumentenvorlagen erstellen Sie aus den zu übernehmenden Datenfeldern ganz einfach mittels Drag&Drop. Bequemer Dokumentempfang Eingehende Dokumente in beliebigen Dateiformaten können Sie wie eingescannte Dokumente in den globalen Dokumenteneingangskorb legen. So können Sie die eingehende Post verteilen bzw. jeder Sachbearbeiten kann sich die entsprechenden Dokumente aus seinem Eingangskorb herausnehmen und dem zugehörigen Vorgang (z.b. Kunden) zuordnen. Kontrolle der eingehenden Courtage/Provision Automatische Courtageermittlung Durch Hinterlegung der Courtageformel zu den jeweiligen Produkten ermittelt die Software den Courtageanspruch/Provisionsanspruch an den Versicherer. Dieser kann mit der Courtageabrechnung/ Provisionsabrechnung des Versicherers abgeglichen werden. Provisionsabrechnung Alle gängigen Abrechnungssysteme vorhanden Mit dem integrierten Abrechnungsmodul lassen sich fast alle am Markt üblichen Abrechnungssysteme abbilden. Sie können als mögliche Abrechnungssysteme zwischen drei grundsätzlichen Systemen wählen: a) Abrechnung nach Courtagesystem In diesem für den Makler typischen System erhält der Mitarbeiter eine Provisionsabrechnung nach einer Courtagevereinbarung. Die Berechnungsgröße und die Berechnungsformel sind von Ihnen beliebig anpassbar. Hier gibt es eine Vielzahl von verschiedenen Kombinationsmöglichkeiten. Ein entsprechender Formelrechner unterstützt Sie hierbei. b) Abrechnung nach Einheitensystem Hier werden für jedes Produkt zuvor die Formel für die Ermittlung sowie der Wert einer Einheit festgelegt. Danach erfolgt bei Eingang der Provision vom Versicherer die Untervermittlerabrechnung vollkommen automatisch. Sie können hier ein Karrieresystem hinterlegen und Wettbewerbe definieren. Die Abrechnungsfaktoren der Mitarbeiter sind auf der Zeitachse beliebig einstellbar, so dass Sie auch für zurückliegende Jahre die Karriereentwicklung des Mitarbeiters jederzeit nachvollziehen können. c) Abrechnung nach prozentualem System In diesem System geben Sie einfach einen festen Prozentsatz der eingehenden Provision an den Mitarbeiter weiter. Zahlreiche Zusatzberechnungen möglich In allen drei Systemen werden die Mitprovisionen von Führungskräften entweder nach Differenzprovision oder durch von Ihnen voreingestellten Werten berechnet. Dabei gibt es für die Strukturtiefe nahezu keine Begrenzung. Auch ein automatisches Ermitteln der zu erwartenden Provisionen der einzelnen Gesellschaften ist für kein Problem. Weitere Leistungsmerkmale sind z.b. automatische Ermittlung des Haftungsvolumens pro Mitarbeiter, Softwareprodukte // // Leistungsmerkmale Seite 7 von 10

8 Leistungsbeschreibungen - Basisversion Führen von Stornoreserve-, Mitarbeiter- und Orgakontos, historische Archivierung sämtlicher Abrechnungen, Provisionsvorschau, Provisionszahlungen per Scheck oder DTA/Online-Banking, Versand der Abrechnung als PDF-Datei per Mail, u.v.m.. Softwareprodukte // // Leistungsmerkmale Seite 8 von 10

9 Preise und Systemvoraussetzungen - Basisversion (Alle Preisangaben zzgl. MwSt.) Schulungen in unseren Räumen nach Terminwunsch Nach Vereinbarung Jeweils inkl. Kaffeepausen, Tagungsgetränken und Imbiss Stundensatz 120,00 Jeweils zzgl. Fahrtkosten (km-pauschale, Bahn), Reisekosten zu 50 %, evtl. Hotelkosten Installation und Inbetriebnahme (Pauschal) 1.200,00 Wir unterbreiten Ihnen auf Anfrage gerne auch ein Leasing-Angebot ab einem Bestellwert von 2.500,00 Datenübernahme: Daten müssen in einem für die IWM Software AG lesbaren Format inkl. Feldbeschreibung vorliegen. Ein Angebot wird Ihnen nach Prüfung der bestehenden Daten durch die IWM Software AG unterbreitet. Die Übernahme beinhaltet jeweils ein einmaliges Übernehmen der Daten sowie eine weitere Nachbearbeitung nach erfolgter Überprüfung der übernommenen Daten durch den Kunden. Sonderentwicklungen: Für Ihre speziellen Sonderwünsche und Sonderentwicklungen unterbreiten wir Ihnen gerne zu dem von Ihnen vorgelegten Anforderungsprofil ein faires Angebot mit Festpreisgarantie. Zahlungsbedingungen: Standardprodukte Wartung und Mietkauf Sonderentwicklungen per Nachnahme oder gegen Vorkasse ausschließlich Abbuchungsauftrag/Bankeinzug 50% bei Auftragserteilung, 50% bei Installation Systemvoraussetzungen: Einzelplatz: aktueller Mehrkernprozessor (mind. 2 GHz Klasse), 4 GB RAM, 10 GB+ freier Festplattenspeicher, Bildschirmauflösung im Format 4:3 oder 16:9 mit mind x 1024 Bildpunkten bzw x 1050 Bildpunkten Betriebssysteme: Microsoft Windows Vista, Microsoft Windows 7 und Microsoft Windows 8 jeweils in Professional oder Business Edition, KEI- NE Home Editionen wahlweise 32bit oder 64bit Variante zusätzlich empfohlen: Microsoft Office bit Variante (Freigabe anderer Windows oder Office Versionen nur nach Rücksprache mit der IWM Software AG); Internetzugang zur Nutzung von Onlineschnittstellen und Fernwartung durch den Support der IWM Software AG Netzwerkbetrieb: Unter Netzwerkbetrieb versteht die IWM Software AG eine Client Server Architektur. Eine PeertoPeer ist zwar technisch realisierbar, sollte aber in einem Produktivsystem zur Verwendung professioneller Software nicht zum Einsatz kommen. Durch ein PeerToPeer Netzwerk können funktionale Einschränkungen entstehen, welche die IWM Software AG nicht beeinflussen kann. Arbeitsplatz: aktueller Mehrkernprozessor (mind. 2 GHz Klasse), 2 GB RAM, 1 GB+ freier Festplattenspeicher, Bildschirmauflösung im Format 4:3 oder 16:9 mit mind x 1024 Bildpunkten bzw x 1050 Bildpunkten. Betriebssysteme: Microsoft Windows Vista, Micro- IWM FinanceOffice Preise und Systemvoraussetzungen - Basisversion Seite 9 von 10

10 IWM Software AG Preise und Systemvoraussetzungen - Basisversion soft Windows 7 und Microsoft Windows 8 jeweils in Professional oder Business Edition, KEINE Home Editionen wahlweise 32bit oder 64bit Variante zusätzlich empfohlen: Microsoft Office bit Variante (Freigabe anderer Windows oder Office Versionen nur nach Rücksprache mit der IWM Software AG); Internetzugang zur Nutzung von Onlineschnittstellen und Fernwartung durch den Support der IWM Software AG Server: aktueller Mehrkernprozessor (mind. 2 GHz Klasse), mind. 4 GB RAM, 30 GB+ freier Festplattenspeicher, Bildschirmauflösung im Format 4:3 oder 16:9 mit mind x 1024 Bildpunkten bzw x 1050 Bildpunkten. Betriebssysteme: Microsoft Windows 2008 Server oder Microsoft Windwos 2012 Server; alternativ als reiner Datenbank- und Dateiserver: Linux zusätzlich zur Nutzung automatisierter Abfragen: Microsoft Office bit Variante (Freigabe anderer Windows oder Office Versionen nur nach Rücksprache mit der IWM Software AG) zusätzlich empfohlen: Internetzugang zur Nutzung von Onlineschnittstellen und Fernwartung durch den Support der IWM Software AG Die IWM Software AG übernimmt keine Haftung dafür, dass das jeweilige Produkt für die vom Kunden vorgesehene Aufgabe geeignet ist. Alle aufgeführten Marken- und Produktnamen sind eingetragene Waren- oder Produktzeichen der jeweiligen Besitzer. Druckfehler, Irrtümer, Innovationen und technische Änderungen vorbehalten IWM Software AG Lizenzbedingungen Seite 10 von 10