IWM Software AG Software für einen zukunftssicheren Einsatz

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1 IWM Software AG Software für einen zukunftssicheren Einsatz Sehr geehrte Damen und Herren, herzlichen Dank für Ihr Interesse an unserer Software! Mit den folgenden Unterlagen möchten wir Ihnen einen ersten Eindruck von unserer Software und unserem Unternehmen verschaffen. Wer heute wettbewerbsfähig sein will, muss immer die richtigen Informationen zur Hand haben und so den entscheidenden Schritt voraus sein. Rascher Zugriff auf Kunden- und Vertragsdaten spielen dabei eine wichtige, wenn nicht sogar die entscheidende Rolle. Denn sie sind das Potential, aus dem der Unternehmer schöpft! Die täglichen Arbeitsprozesse der Verwaltung werden immer stärker durch den Wachstumsmarkt Internet und seine zahllosen Möglichkeiten und Angebote geprägt von Internetportalen bis zur Online-Policierung. Bei unseren Lösungen bauen daher auch wir auf das Internet und all die Vorteile, die es eröffnet. Gleichzeitig garantieren wir absolute Datenhoheit und damit uneingeschränkte Unabhängigkeit. Sie erwarten vollkommen zu Recht eine Software, die sich ständig den Erfordernissen des Marktes anpasst und mit ihm wächst. Da wir über 25 Jahre Erfahrung in der Entwicklung von Softwareprodukten für die Versicherungswirtschaft haben, können wir Ihre Erwartungen auch wirklich erfüllen. Alle IWM Produkte wurden von Anfang an in enger Zusammenarbeit mit Experten aus der Versicherungs- und Finanzwirtschaft entwickelt. So wurde ein echtes Multitalent mit vielen nützlichen Innovationen, die von Anwendern wie Ihnen eingebracht wurden. Vom kreativen Einzelkämpfer bis hin zur erfolgs- und wachstumsorientierten Versicherungsgesellschaft findet jeder die für ihn passende Lösung. Unser System garantiert Ihnen einen langfristig zukunftssicheren Einsatz Ihrer Software. Sie erhalten ein anpassungsfähiges und vor allem komplettes System, das Ihnen schon in der Einstiegsversion eine vollständige Lösung bietet, mit der Sie erfolgreich arbeiten können. Preiswerte Ergänzungen sind zu einem späteren Zeitpunkt jederzeit erhältlich. Besondere individuelle Wünsche können Sie in enger Zusammenarbeit mit unseren Entwicklern schnell und kostengünstig umsetzen. Hierzu stellen wir Ihnen ein ständig wachsendes Team mit derzeit mehr als 40 Mitarbeitern zur Verfügung. Der Einsatz von ist kein fauler Kompromiss, der Sie an ein starres Standardprogramm bindet. IWM FinanzOffice ist vielmehr das sichere Fundament, die Basis, die bereits viele Leistungsmerkmale enthält. Ihr persönliches Leistungsprofil aber gestalten Sie selbst, so wie Sie es immer getan haben. Haben Sie noch Fragen? Rufen Sie uns an und lassen Sie sich von uns beraten. Ihr IWM Team Stand IWM Software AG Softwareprodukte für einen zukunftssicheren Einsatz Seite 1 von 57

2 IWM Software AG Unsere Softwareprodukte - Inhaltsverzeichnis 1. Produktübersicht IWM Softwareprodukte Leistungsmerkmale in Kürze Leistungsbeschreibungen - Basisversion 08 Zugriffsverwaltung 08 Integrierte Datensicherung 09 Kundenverwaltung 10 Vertragsverwaltung 11 TAPI/MAPI-Schnittstelle 12 Angebote/Deckungsnoten/Policierung 12 Deckungskonzepte 12 Gesellschaftsvertrag mit Produktverwaltung 12 Schadenverwaltung 13 Zusatztools im Programm integriert 13 Mitarbeiterverwaltung 14 Terminüberwachung, Terminplanung 15 Abfrage- und Berichtsgenerator 16 Dokumentarchivierung 17 Kontrolle der eingehenden Courtage/Provision 18 Provisionsabrechnung Preise und Systemvoraussetzungen Basisversion Leistungsbeschreibungen - Programmerweiterungen 23 Qualitätsmanagement 23 Barcodemodul 24 Wissensmanagement 25 Honorarberatung 26 Inkassomodul 27 Vertriebscontrolling 28 Vorgangsmanagement 29 Prozesssteuerung 30 Bestellwesen Leistungsbeschreibungen Zusatzsoftware 32 IWM Software AG Unsere Softwareprodukte - Inhaltsverzeichnis Seite 2 von 57

3 IWM Software AG Unsere Softwareprodukte Inhaltsverzeichnis Flexible Datenimportschnittstelle Preisermittlung und Software-Bestellschein 34 Betriebssystem-Varianten 34 Zusatzmodule 36 Schnittstellen 38 Produktschulung und Beratung IWM Internet Portal Leistungsmerkmale Preise und Systemvoraussetzungen Preisermittlung und Software-Bestellschein IWM FinanzAnalyse Leistungsmerkmale Lizenzvertrag IWM FinanzConsult Leistungsmerkmale Lizenzvertrag Allgemeine Geschäftsbedingungen Lizenzbedingungen 55 Leistungsmerkmale in Kürze Seite 3 von 57

4 1. IWM Software AG Produktübersicht IWM Softwareprodukte Software für Versicherungsmakler, Finanzdienstleister, Vertriebe und Honorarberater (Datenbank-unabhängige Client-Server Lösung. MS SQL-Server, PostgreSQL...). eröffnet eine neue Dimension einer professionellen und flexiblen Verwaltungssoftware, die bereits in ihrer Basisversion kaum Wünsche offen lässt. Dabei stellt eine nach den modernsten technischen Standards vollständig neu entwickelte Software dar. Bei der Entwicklung haben wir die Wünsche und Anregungen unserer Anwender nach einem individuell skalierbaren, unkomplizierten und zukunftssicheren Werkzeug zur Kundenund Vertragsverwaltung berücksichtigt. Die Version ermöglicht durch intuitives Arbeiten kurze Einarbeitungszeiten und sichert durch seinen modularen Aufbau einen mehr als preisgünstigen Einstieg mit Erweiterungsoptionen für den zukunftssicheren Einsatz einer komfortablen Bestandsverwaltung. IWM Internetportal Diese Online-Lösung ermöglicht Ihren Filialen, Mitarbeitern und Kunden den sicheren Online-Zugang zu den von Ihnen in freigegebenen Daten. IWM FinanzAnalyse Von der Erfassung der wirtschaftlichen Situation Ihrer Kunden bis zur automatischen Übernahme der erfassten Daten in bietet diese Software eine Vielzahl von zeitsparenden und nützlichen Funktionen. Das Erscheinungsbild der Software können Sie Ihren persönlichen Wünschen anpassen - durch das Einbinden Ihres Firmennamens, Ihres Firmen-Logos oder durch individuell vorbelegbare Auswertungstexte. IWM FinanzConsult Die IWM Software AG hat mit IWM FinanzConsult eine Beratungssoftware entwickelt, die in puncto Sicherheit und Risiko-Minimierung neue Maßstäbe setzt. Für Sie wird die Beratung leichter und sicherer, indem IWM FinanzConsult Ihnen alle zu berücksichtigenden Risiken im aktuellen Kontext vorgibt, die erforderlichen Formulare für Sie bereithält und sich Ihren individuellen Beratungserfordernissen flexibel anpassen lässt. Alle weiteren Produkteigenschaften, Leistungsmerkmale und Erweiterungsmöglichkeiten finden Sie auf den folgenden Seiten ausführlich beschrieben. Darüber hinaus gehende Eigenschaften oder Merkmale gehören nicht zur Beschaffenheit der dargestellten Produkte. IWM Software AG Produktübersicht IWM Softwareprodukte Seite 4 von 57

5 2.1 Leistungsmerkmale in Kürze Leistungsmerkmale der Basisversion Bereits in ihrer Basisversion lässt IWM kaum Wünsche offen. Ihr modularer Aufbau garantiert sowohl einen preisgünstigen Einstieg als auch einen zukunftssicheren Einsatz dank zahlreicher Erweiterungsoptionen. zeichnet sich aus durch übersichtliche Gestaltung und intuivitve Benutzerführung. Über die Hauptmaske haben Sie unmittelbaren Zugriff auf alle relevanten Daten und Funktionen. Zugriffs-/Benutzerverwaltung Kundenverwaltung Vertragsverwaltung Mitarbeiter-/Agenturverwaltung Kontrolle der eingehenden Courtage/Provision Terminplaner mit Aufgabenverwaltung, Ressourcenplaner, Fahrtzeitberechnung und Alarmfunktion (netzwerkfähig, inklusive Schnittstelle zu MS Outlook und damit zu allen mobilen Endgeräten Vorgangsmanagement (Anlegen und Delegieren von Vorgängen und den dazugehörigen Bearbeitungsschritten mit Eskalationsautomatik und Zeiterfassung) Abrechnungssysteme wahlweise nach Courtagetabelle, Einheiten, Multi-Level-Marketing oder Dynamischem Einheitensystem * Provisionssysteme auf der Grundlage eines Kontenrahmens zum detaillierten Zugriff auf alle Buchungen * Unteragenturabrechnung in beliebiger Tiefe * Automatische Vorlagen-/Formularverwaltung in Verbindung mit Microsoft Word Automatisches Dokumenten-Archivierungssystem für alle Dokumenttypen ( , Fax, Microsoft Office, Leistungsmerkmale in Kürze Seite 5 von 57

6 2.1 Leistungsmerkmale in Kürze Multimedia-Dateien bzw. allen sonstigen Dateiformaten) -Versand und Empfang über eigenen Mapi- Client oder MS Outlook (archivierbar im Dokumenten- Archivierungssystem) Verwaltung von Dokumenteneingangskörben mit der Möglichkeit der Unterverteilung an einen Mitarbeiter, eine Abteilung oder direkt zu einem Vorgang Automatisches Einbinden von Deckungskonzepten, Deckungsnoten und Offerten Erstellen von Policen Scannen und automatisches Archivieren von Dokumenten Gesellschafts- und Produktverwaltung Selbstrechnende Masken für alle Sachsparten Automatisches Anpassen von Summen und Prämien Indizes- und Steuertabelle Abfrage- und Berichtsgenerator Statistiken: Kunden - Verträge - Mitarbeiter - Produktion - Bestände... Schadenverwaltung/-abwicklung/-abrechnung Integriertes Informations- u. Kommunikationssystem TAPI-Schnittstelle Schnittstellen zu Microsoft Office (Outlook, Excel, Word) Adressdatenbank Automatische Datensicherung mit Datenkomprimierung Mehrwährungsfähigkeit Verwaltung von Mailing-Aktionen als Brief-, Fax-, -Aktion oder gemischt selbst erweiterbare Masken in Teilbereichen der Tarifdaten Online-Hilfe ins System integriert Die mit * gekennzeichneten Leistungsmerkmale sind in der Basisversion nicht enthalten und müssen zusätzlich bestellt werden. Mögliche Programmerweiterungen Verwendung einer beliebigen Client-Server-Datenbank Filialfähigkeit Inkasso-Modul Honorarberatung Vertriebscontrolling Prozesssteuerung Barcodemodul Bestellwesen/Lagerverwaltung Qualitätsmanagement Internetportale für Kunden und Mitarbeiter Notebook-Version Leistungsmerkmale in Kürze Seite 6 von 57

7 2.1 Leistungsmerkmale in Kürze Zusatzsoftware IWM FinanzAnalyse IWM FinanzConsult GDV-Schnittstelle* Flexible Datenimportschnittstelle* Online-Schnittstelle zum BCA-Broker Pool* (Kunden-, Vertrags-, Gesellschafts- und Produktdaten, Fondsdaten, Devisenkurse, Provisionsdaten) Schnittstellen zu Vergleichsrechnern* Datev-Schnittstelle* Fremdschnittstellen zu anderen Produkten der Versicherungswirtschaft auf Anfrage* *Diese Schnittstellen oder Schnittstellen zu anderen Produkten, beispielsweise zum Einlesen von externen Daten, sind nicht Bestandteil der Software, sondern stellen eigenständige Softwareprogramme dar. Auf Inhalt, Art und Umfang der durch die Schnittstelle übermittelten Fremddaten hat die IWM Software AG keinen Einfluss. Schnittstellen zu fremden Produkten bestehen nur für die Dauer der Bereitstellung durch die jeweiligen Anbieter und sind daher keine garantierten Leistungsmerkmale. Bei kostenpflichtiger Bereitstellung einer Schnittstelle durch Dritte ist die IWM Software AG nicht verpflichtet, diese Schnittstelle weiter anzubieten. Leistungsmerkmale in Kürze Seite 7 von 57

8 2.2 Leistungsbeschreibungen - Basisversion Zugriffsverwaltung Unkomplizierte Vergabe von Zugriffsrechten und Passwörtern In der Zugriffs-/Benutzerverwaltung können Sie Zugriffsberechtigungen und Passwörter vergeben. Ihre Daten sind so immer vor unbefugtem Zugriff geschützt. Sie können Ihren Mitarbeitern die Einsicht in bestimmte Daten oder Programmbereiche verweigern oder den Kreis der einzusehenden Kunden und Verträge auf die dem Mitarbeiter zugeordneten Kunden beschränken (Lesen/Schreiben/Löschen/Drucken). Einzelne Menüpunkte, wie z.b. Mitarbeiter, Benutzerverwaltung und Provisionsfaktoren, können ebenfalls einzeln gesperrt werden. Einrichten von Benutzergruppen Zusätzlich ist es hier möglich, einzelne Benutzer zu Benutzergruppen zusammenzufassen, wie z.b. Innendienst, Antragserfassung, Schadensbearbeitung, Außendienst. Mit der Benutzerverwaltung von können Sie den Zugriff auf Daten und Programmbereiche gezielt steuern und verwalten. Einzelne Benutzer können zu Benutzergruppen zusammengefasst werden. Leistungsbeschreibungen - Basisversion Seite 8 von 57

9 2.2 IWM FinanceOffice Leistungsbeschreibungen - Basisversion Integrierte Datensicherung Schnelle Datensicherung auf Datenträger oder Festplatte Mit einem Mausklick sichern Sie Ihre vollständigen Daten auf einen geeigneten Datenträger oder auf Ihrer Festplatte. Das Wiederherstellen bzw. Zurücksichern der Daten erfolgt ebenso problemlos wie schnell. Schnell und unkompliziert sichern Sie alle relevanten Daten auf Ihrem Datenträger oder Ihrer Festplatte. IWM FinanceOffice Leistungsbeschreibungen - Basisversion Seite 9 von 57

10 2.2 Leistungsbeschreibungen - Basisversion Kundenverwaltung Direkter Zugriff auf Kundendaten Sie erhalten eine Kundenverwaltung, die auch den höchsten Anforderungen gerecht wird. Kunden oder Interessenten werden automatisch ihren Betreuern und Sachbearbeitern zugeordnet. Sie haben direkten Zugriff auf alle wichtigen Kundendaten. Dabei können Sie bestimmen, welche Informationen vorrangig angezeigt werden und direkt in alle Programmteile wechseln. Sie können Pflichtfelder definieren oder bestimmte Felder mit Standardwerten vorbelegen. Die Kundenverwaltung der IWM FinanzOffice stellt Ihnen eine Vielzahl von Funktionen zur Verfügung, die es Ihnen ermöglichen, alle Ihre Kunden optimal zu verwalten. Sie können auf alle relevanten Daten zugreifen, Beratungsprotokolle erstellen, Verträge bearbeiten und drucken, Mitarbeiter zuordnen, Termine anlegen, u.v.m. Telefon- und -Anbindung Über die integrierte TAPI-Schnitt-stelle bauen Sie direkt aus Ihrer Software eine Telefonverbindung auf. Über die MAPI-Schnittstelle können Sie per Mausklick s aus erstellen und versenden. Die erstellte wird dabei automatisch zum Kunden archiviert. Such- und Selektionsfunktion Sie können zahlreiche komfortable Such- und Selektionsfunktionen nutzen und haben die Möglichkeit, beliebig lange Fließtextinformationen zu Ihren Kunden abzuspeichern. Ihre Kundendaten können Sie per Mausklick in Ihre vorbereiteten Geschäftsbriefe und Dokumente übernehmen. Dabei werden alle angelegten Briefe und Dokumente dem jeweiligen Kunden automatisch zugeordnet und archiviert. Beratungsprotokolle, Verträge, Terminplanung, u.v.m. Sie können Beratungsprotokolle gemäß den EU- Vermittlerrichtlinien erstellen und archivieren. Aus der Kundenmaske können Sie außerdem die Verträge des Kunden bearbeiten, Vertragsspiegel und Übersichten drucken, die Schadensquote des Kunden ermitteln, in die Maske des betreuenden Mitarbeiters wechseln, beliebig Leistungsbeschreibungen - Basisversion Seite 10 von 57

11 2.2 Leistungsbeschreibungen - Basisversion viele Wiedervorlagen und Termine eingeben, Ihren Terminkalender bearbeiten oder ausdrucken, den Kunden einem bestimmten Mitarbeiter zuordnen, Besuchsaufträge an diesen Mitarbeiter erstellen und die Erledigung überwachen. Vertragsverwaltung Schneller Zugriff auf Vertragsdaten Über mehr als 50 produktbezogene Masken haben Sie direkten Zugriff auf alle wichtigen Vertragsdaten und können in alle Programmteile wechseln. Dazu gehören z.b. selbst definierbare MultiRisk-Maske, Beteiligungsgeschäft, Summenermittlung von Betriebseinrichtungen, Inhalts- und Maschinenlisten, Antragsüberwachung, Folgeübersichten, Fremdvertragsverwaltung, Inkassodaten, Schadensspiegel, Vertragshistorie usw.. Mit der Vertragsverwaltung der können Sie über mehr als 50 produktbezogene Masken auf alle wichtigen Vertragsdaten zugreifen und in alle anderen Programmteile wechseln. Außerdem ist das Erstellen individueller Tarifmasken möglich. Erstellen individueller Tarifdatenmasken Im Bereich der Tarifdatenmasken können Sie nicht nur auf mehr als 50 fertige Masken zurückgreifen, Sie können sich auch Ihre eigene Tarifdatenmaske nach ganz individuellen Anforderungen erstellen, wobei die Updatefähigkeit ohne zusätzlichen Anpassungsaufwand erhalten bleibt. Selbstverständlich ist auch die Vertragsverwaltung ins Dokumentenarchivierungs- und Terminverwaltungssystem integriert. Leistungsbeschreibungen - Basisversion Seite 11 von 57

12 2.2 Leistungsbeschreibungen - Basisversion TAPI-/MAPI-Schnittstelle TAPI-Schnittstelle Die TAPI-Schnittstelle ermöglicht es Ihnen, bei geeigneter Telefonanlage und Hardware direkt aus der Software heraus zu telefonieren. Dabei wird die im Programm hinterlegte Telefon-Nummer an die Wählhilfe von Windows übergeben, die den Wählvorgang übernimmt. MAPI-Schnittstelle Die MAPI-Schnittstelle ermöglicht den -Versand aus, wobei Sie optional den Versanddialog von oder von MS-Outlook verwenden können. Angebote/Deckungsnoten/Policierung Schnelles Erstellen und Archivieren Sie können direkt aus den Vertragsmasken Angebote und Deckungsnoten frei erstellen, versenden und archivieren sowie, falls erforderlich, selbst Policen drucken. Deckungskonzepte Einfache Verwaltung individueller Deckungskonzepte Auch die Verwaltung von individuellen Deckungskonzepten/Sonderprodukten usw. ist durch unsere variable Produktverwaltung ein Kinderspiel. Die Produkteigenschaften/Leistungen können vorbelegt werden, wodurch ein erneutes Erfassen der Standarddaten entfällt. Hier ist ggf. eine Anpassung an Ihre speziellen Wünsche erforderlich. Gesellschaftsverwaltung mit Produktverwaltung Übersichtliche Koordination aller Kooperationspartner und Produkte Bequem verwalten Sie alle Daten der Gesellschaften und Kooperationspartner und Ihrer jeweiligen Ansprechpartner mit Abteilung, Funktion, Telefon und Fax außerdem alle Produkte, Deckungskonzepte, Courtagen, Provisionen und Preise. Durch die Vorgabe erfolgt eine Vorberechnung der Courtage, die beim Provisionseingang zur Kontrolle angezeigt wird und auf Wunsch als Abrechnungsgrundlage dienen kann. Es ist möglich, zwischen tatsächlichem Provisionseingang und der für Mitarbeiter wertungsfähigen Provisionsberechnung zu unterscheiden. Leistungsbeschreibungen - Basisversion Seite 12 von 57

13 2.2 Leistungsbeschreibungen - Basisversion Schadenverwaltung Komfortable Abwicklung und schneller Zugriff auf Informationen Mit der Schadenverwaltung wickeln Sie die gesamte Schadenbearbeitung komfortabel ab. Ohne langes Blättern in Akten können Sie alle gewünschten Informationen zu Schäden und deren Abwicklung einsehen, Gutschriften erstellen, Schecks ausdrucken oder diese mit den Gesellschaften über das Inkassomodul abrechnen. Auch allgemein gültige Schadensformulare lassen sich spielend leicht einbinden. Zusatztools im Programm integriert Mailen und Telefonieren ganz ohne Schnittstellen Schadenquoten, Deckungsaufgaben, Telefonieren und Mailen direkt aus. Die Daten können ohne Zusatzschnittstellen mit z.b. Word oder Excel gelesen und genutzt werden. Leistungsbeschreibungen - Basisversion Seite 13 von 57

14 2.2 Leistungsbeschreibungen - Basisversion Mitarbeiterverwaltung Mitarbeiterübersicht mit zahlreichen Anpassungsmöglichkeiten Einfach und bequem können Sie eine untervermittlerfähige Mitarbeiter-/Agenturverwaltung anlegen mit Leistungs-, Storno- und Umsatzübersichten. Hierarchien lassen sich problemlos in Sekunden ändern, wobei die Anzahl der Provisionsstufen quasi unbegrenzt ist und die Provisionsberechnung in Promille, Prozent, nach Einheiten, Courtagezusage, mit und ohne Karrieresystem berechnet werden kann. Mitarbeiter lassen sich mit einfach und bequem verwalten. Sie können viele verschiedene Abrechnungsverfahren wählen und Parameter individuell festlegen. Flexible Provisionsberechnung Auf Wunsch können in der Abrechnung Abschlussprovisionen, Mitprovisionen, Folgeprovisionen, Änderungsprovisionen, Vorschüsse, Rückforderungen, Stornos, konstante Auszahlungen, Abzüge oder Pauschalen vorbelegt und ausgewiesen werden. Auch Parameter für Provisionsermittlung, Folgezahlungen und Haftungskonzepte können variabel vorbelegt werden. Leistungsbeschreibungen - Basisversion Seite 14 von 57

15 2.2 Leistungsbeschreibungen - Basisversion Terminüberwachung, Terminplanung Automatische Anzeige von Wiedervorlagen Alle Wiedervorlagen werden in das integrierte Terminverwaltungsprogramm übernommen, übersichtlich aufbereitet und an die automatische Überwachung weitergegeben. Die Organisation von Aktivitäten, Tages-, Wochen- und Monatsplanungen wird so zur leichten Übung. Einsatz im Netzwerk möglich Wenn Sie im Netzwerk einsetzen, können Sie interne Mailings, Gruppentermine und Besprechungen spielend leicht planen und anzeigen. Eine integrierte Schnittstelle erledigt den Im- und Export von Terminen und Aufgaben zu MS Outlook oder Lotus Notes und damit auch zu den meisten PDA-Systemen wie z.b. Palm, Compaq, Casio. Mit dem Terminplaner von erledigen Sie die Tages-, Wochen- und Monatsplanung schnell und unkompliziert. Wiedervorlagen werden automatisch übernommen und angezeigt, über Schnittstellen können Sie Termine automatisch von Outlook oder Lotus Notes importieren. Leistungsbeschreibungen - Basisversion Seite 15 von 57

16 2.2 Leistungsbeschreibungen - Basisversion Abfrage- und Berichtsgenerator Abfragen und Berichterstellung nach individuellen Wünschen In diesem Statistikmodul gestalten Sie Ihre Abfragen und Berichte vollautomatisch nach Ihren Wünschen. Sie können die so selektierten Daten als Bericht, in MS Excel oder MS Word ausgeben und weiterverarbeiten. Die Abfragen sind unterteilt in die Bereiche Allgemein Kunden und Verträge, Provisionen und Inkasso, da der Zugriff auf diese Bereiche getrennt verwaltet werden kann. Mit dem Abfrage- und Berichtsgenerator von IWM FinanzOffice erstellen Sie Ihre Abragen und Berichte ganz nach indivuellen Wünschen. Mit nur einem Klick können Sie die Ergebnisse z.b. in MS Excel oder Word ausgeben. Statistiken Zugriff auf umfangreiches Informationsmaterial Hier stehen Ihnen zahlreiche vorbereiteten Statistiken und Auswertungen zu Gesellschaften, Sparten, Schäden, Mitarbeitern und Produktion zur Verfügung. Leistungsbeschreibungen - Basisversion Seite 16 von 57

17 2.2 Leistungsbeschreibungen - Basisversion Dokumentenarchivierung Unkomplizierte Dokumentarchivierung Die aus erstellten Angebote, Briefe, Policen, Faxe sowie eingescannte Dokumente werden automatisch zum jeweiligen Kunden/Vertrag/Mitarbeiter/Schaden gespeichert. Ein kompliziertes System zum Verwalten Ihrer Formulare, Briefe, Schadensmeldungen, Faxe entfällt somit. Empfang, Erstellung und Archivierung von Dokumenten gelingt mit IWM FinanzOffice schnell und mühelos. Auch gescannte Dokumente können Sie automatisch Ihren Kunden zuordnen. Dokumenterstellung per Drag & Drop Ihre Dokumentenvorlagen erstellen Sie aus den zu übernehmenden Datenfeldern ganz einfach mittels Drag&Drop. Bequemer Dokumentempfang Eingehende Dokumente in beliebigen Dateiformaten können Sie wie eingescannte Dokumente in den globalen Dokumenteneingangskorb legen. So können Sie die eingehende Post verteilen bzw. jeder Sachbearbeiten kann sich die entsprechenden Dokumente aus seinem Eingangskorb herausnehmen und dem zugehörigen Vorgang (z.b. Kunden) zuordnen. Leistungsbeschreibungen - Basisversion Seite 17 von 57

18 2.2 Leistungsbeschreibungen - Basisversion Kontrolle der eingehenden Courtage/Provision Automatische Courtageermittlung Durch Hinterlegung der Courtageformel zu den jeweiligen Produkten ermittelt die Software den Courtageanspruch/ Provisionsanspruch an den Versicherer. Dieser kann mit der Courtageabrechnung/ Provisionsabrechnung des Versicherers abgeglichen werden. Leistungsbeschreibungen - Basisversion Seite 18 von 57

19 2.2 Leistungsbeschreibungen - Basisversion Provisionsabrechnung Provisionsermittlung nach allen gängigen Abrechnungssystemen Mit dem integrierten Abrechnungsmodul lassen sich fast alle am Markt üblichen Abrechnungssysteme abbilden. Sie können als mögliche Abrechnungssysteme zwischen drei grundsätzlichen Systemen wählen: a) Abrechnung nach Courtagesystem In diesem für den Makler typischen System erhält der Mitarbeiter eine Provisionsabrechnung nach einer Courtagevereinbarung. Die Berechnungsgröße und die Berechnungsformel sind von Ihnen beliebig anpassbar. Hier gibt es eine Vielzahl von verschiedenen Kombinationsmöglichkeiten. Ein entsprechender Formelrechner unterstützt Sie hierbei. b) Abrechnung nach Einheitensystem Hier werden für jedes Produkt zuvor die Formel für die Ermittlung sowie der Wert einer Einheit festgelegt. Danach erfolgt bei Eingang der Provision vom Versicherer die Untervermittlerabrechnung vollkommen automatisch. Sie können hier ein Karrieresystem hinterlegen und Wettbewerbe definieren. Die Abrechnungsfaktoren der Mitarbeiter sind auf der Zeitachse beliebig einstellbar, so dass Sie auch für zurückliegende Jahre die Karriereentwicklung des Mitarbeiters jederzeit nachvollziehen können. c) Abrechnung nach prozentualem System In diesem System geben Sie einfach einen festen Prozentsatz der eingehenden Provision an den Mitarbeiter weiter. Mit können Sie Provisionsabrechnungen nach allen üblichen Abrechnungssystemen erstellen ob nach Courtagesystem, nach Einheitensystem oder nach prozentualem System. Leistungsbeschreibungen - Basisversion Seite 19 von 57

20 2.2 Leistungsbeschreibungen - Basisversion Zahlreiche Zusatzberechnungen möglich In allen drei Systemen werden die Mitprovisionen von Führungskräften entweder nach Differenzprovision oder durch von Ihnen voreingestellten Werten berechnet. Dabei gibt es für die Strukturtiefe nahezu keine Begrenzung. Auch ein automatisches Ermitteln der zu erwartenden Provisionen der einzelnen Gesellschaften ist für kein Problem. Weitere Leistungsmerkmale sind z.b. automatische Ermittlung des Haftungsvolumens pro Mitarbeiter, Führen von Stornoreserve-, Mitarbeiter- und Orgakontos, historische Archivierung sämtlicher Abrechnungen, Provisionsvorschau, Provisionszahlungen per Scheck oder DTA/Online-Banking, Versand der Abrechnung als PDF-Datei per Mail, u.v.m.. Leistungsbeschreibungen - Basisversion Seite 20 von 57

21 2.3 Preise und Systemvoraussetzungen - Basisversion (Alle Preisangaben zzgl. MwSt.) Schulungen in unseren Räumen nach Terminwunsch Nach Vereinbarung Jeweils inkl. Kaffeepausen, Tagungsgetränken und Imbiss Stundensatz 120,00 Jeweils zzgl. Fahrtkosten (km-pauschale, Bahn), Reisekosten zu 50 %, evtl. Hotelkosten Installation und Inbetriebnahme (Pauschal) 1.200,00 Wir unterbreiten Ihnen auf Anfrage gerne auch ein Leasing-Angebot ab einem Bestellwert von 2.500,00 Datenübernahme: Daten müssen in einem für die IWM Software AG lesbaren Format inkl. Feldbeschreibung vorliegen. Ein Angebot wird Ihnen nach Prüfung der bestehenden Daten durch die IWM Software AG unterbreitet. Die Übernahme beinhaltet jeweils ein einmaliges Übernehmen der Daten sowie eine weitere Nachbearbeitung nach erfolgter Überprüfung der übernommenen Daten durch den Kunden. Sonderentwicklungen: Für Ihre speziellen Sonderwünsche und Sonderentwicklungen unterbreiten wir Ihnen gerne zu dem von Ihnen vorgelegten Anforderungsprofil ein faires Angebot mit Festpreisgarantie. Zahlungsbedingungen: Standardprodukte Wartung und Mietkauf Sonderentwicklungen per Nachnahme oder gegen Vorkasse ausschließlich Abbuchungsauftrag/Bankeinzug 50% bei Auftragserteilung, 50% bei Installation Systemvoraussetzungen: Einzelplatz: aktueller Mehrkernprozessor (mind. 2 GHz Klasse), 4 GB RAM, 10 GB+ freier Festplattenspeicher, Bildschirmauflösung im Format 4:3 oder 16:9 mit mind x 1024 Bildpunkten bzw x 1050 Bildpunkten Betriebssysteme: Microsoft Windows Vista, Microsoft Windows 7 und Microsoft Windows 8 jeweils in Professional oder Business Edition, KEI- NE Home Editionen wahlweise 32bit oder 64bit Variante zusätzlich empfohlen: Microsoft Office bit Variante (Freigabe anderer Windows oder Office Versionen nur nach Rücksprache mit der IWM Software AG); Internetzugang zur Nutzung von Onlineschnittstellen und Fernwartung durch den Support der IWM Software AG Netzwerkbetrieb: Unter Netzwerkbetrieb versteht die IWM Software AG eine Client Server Architektur. Eine PeertoPeer ist zwar technisch realisierbar, sollte aber in einem Produktivsystem zur Verwendung professioneller Software nicht zum Einsatz kommen. Durch ein PeerToPeer Netzwerk können funktionale Einschränkungen entstehen, welche die IWM Software AG nicht beeinflussen kann. Arbeitsplatz: aktueller Mehrkernprozessor (mind. 2 GHz Klasse), 2 GB RAM, 1 GB+ freier Festplattenspeicher, Bildschirmauflösung im Format 4:3 oder 16:9 mit mind x 1024 Bildpunkten bzw x 1050 Bildpunkten. Betriebssysteme: Microsoft Windows Vista, Micro Preise und Systemvoraussetzungen - Basisversion Seite 21 von 57

22 IWM FinanceOffice Preise und Systemvoraussetzungen - Basisversion soft Windows 7 und Microsoft Windows 8 jeweils in Professional oder Business Edition, KEINE Home Editionen wahlweise 32bit oder 64bit Variante zusätzlich empfohlen: Microsoft Office bit Variante (Freigabe anderer Windows oder Office Versionen nur nach Rücksprache mit der IWM Software AG); Internetzugang zur Nutzung von Onlineschnittstellen und Fernwartung durch den Support der IWM Software AG Server: aktueller Mehrkernprozessor (mind. 2 GHz Klasse), mind. 4 GB RAM, 30 GB+ freier Festplattenspeicher, Bildschirmauflösung im Format 4:3 oder 16:9 mit mind x 1024 Bildpunkten bzw x 1050 Bildpunkten. Betriebssysteme: Microsoft Windows 2008 Server oder Microsoft Windows 2012 Server; alternativ als reiner Datenbank- und Dateiserver: Linux zusätzlich zur Nutzung automatisierter Abfragen: Microsoft Office bit Variante (Freigabe anderer Windows oder Office Versionen nur nach Rücksprache mit der IWM Software AG) zusätzlich empfohlen: Internetzugang zur Nutzung von Onlineschnittstellen und Fernwartung durch den Support der IWM Software AG Die IWM Software AG übernimmt keine Haftung dafür, dass das jeweilige Produkt für die vom Kunden vorgesehene Aufgabe geeignet ist. Alle aufgeführten Marken- und Produktnamen sind eingetragene Waren- oder Produktzeichen der jeweiligen Besitzer. Druckfehler, Irrtümer, Innovationen und technische Änderungen vorbehalten. Stand Softwareprodukte // // Leistungsmerkmale Seite 22 von 57

23 2.4 Leistungsbeschreibungen - Programmerweiterungen Qualitätsmanagement Verwendungsmöglichkeiten Das Modul Qualitätsmanagement ermöglicht dem Anwender einfach und effizient Kennzahlen für sein Unternehmen berechnen zu lassen. So kann zum Beispiel die Qualität einzelner Produkte oder Mitarbeiter ermittelt werden. Weiterhin bietet das Modul die Möglichkeit, die ermittelten Kennzahlen, z.b. mit Vorgaben der Unternehmensleitung oder mit den ermittelten Kennzahlen eines vergangenen Zeitraums zu vergleichen, um so das Erreichen geforderter Ziele und die Entwicklung des Unternehmens zu kontrollieren.basierend auf den Vorgaben der DIN EN ISO 9001:2000 sowie auf Anforderungen aus der Praxis bieten die mit Hilfe des Moduls ermittelten Kennzahlen dem Anwender die Möglichkeit, eine Zertifizierung nach dieser Norm zu erreichen bzw. zu bestätigen. Weiterhin können die Auswertungsergebnisse zu statistischen Zwecken wie Reporting und Controlling verwandt werden. Beispiele Hier ein paar Beispiele von möglichen Kennzahlen und deren Berechnungsmethoden: Kundenbetreuungsintensität: Die durchschnittliche Kundenbetreuungsintensität errechnet sich aus der Anzahl der im Betrachtungszeitraum durchgeführten Kundenbetreuungsgespräche multipliziert mit 100, dividiert durch die Gesamtanzahl der Kunden. Tatsächliche Kundenbetreuungsdichte: Die tatsächliche Kundenbetreuungsdichte errechnet sich aus der Anzahl der im Betrachtungszeitraum tatsächlich persönlich betreuten Kunden multipliziert mit 100, dividiert durch die Gesamtanzahl der Kunden. Kundensicherheitsquote: Die Kundensicherheitsquote errechnet sich aus der Gesamtsumme der im Betrachtungszeitraum durch Kunden beanspruchten Versicherungsleistungen multipliziert mit 100, dividiert durch die Summe der von den Versicherungsunternehmen tatsächlich erfüllten Ansprüchen. Kundenempfehlungsquote: Die Kundenempfehlungsquote ergibt sich aus der Anzahl der Kunden, welche mindestens eine Empfehlung für das Unternehmen oder einen seiner Mitarbeiter ausgesprochen haben multipliziert mit 100, dividiert durch die Gesamtkundenanzahl zum Jahresbeginn und der Anzahl der bis zum Ende des Abfragezeitraumes neu gewonnenen Kunden. Kundenbindungsquote: Die Kundenbindungsquote errechnet sich aus der Differenz der Gesamtkundenanzahl zum Jahresbeginn und der Anzahl der bis zum Abfragezeitpunkt durch Stornierung der Verträge verloren Kunden, multipliziert mit 100, dividiert durch die Gesamtkundenanzahl zum Jahresbeginn. Kundenzufriedenheitsindex: Der Kundenzufriedenheitsindex ergibt sich aus der Multiplikation von Kundenbindungsquote und Kundenempfehlungsquote. Kundenvertrauensindex: Der Kundenvertrauensindex errechnet sich aus Kundenbindungsquote multipliziert mit der durchschnittlichen Eigenvertragsquote. Eigenvertragsquote: Die durchschnittliche Eigenvertragsquote errechnet sich aus der Anzahl der Eigenverträge multipliziert mit 100, dividiert durch die Gesamtanzahl aller bestehenden Verträge der Kunden. Cross-Selling-Rate: Die durchschnittliche Cross-Selling-Rate ergibt sich aus der Gesamtanzahl der Eigenverträge dividiert durch die Gesamtanzahl der Kunden. Sie beschreibt die Anzahl der Eigenverträge je Kunde. Leistungsbeschreibungen - Programmerweiterungen Seite 23 von 57

24 2.4 Leistungsbeschreibungen - Programmerweiterungen Barcodemodul Über das Barcodemodul kann das Einscannen der Korrespondenz und die damit notwendige Zuordnung zu dem entsprechenden Vorgang im erheblich beschleunigt werden. Bislang gab es folgende Wege, Dokumente einzuscannen und zuzuordnen: a) Das Dokument erhält der zuständige Mitarbeiter zur Prüfung. Dieser öffnet den dazugehörigen Vorgang im und scannt das Dokument direkt zum Vorgang ein. b) Die Dokumente werden zentral gescannt, dann über den globalen Eingangskorb einzeln geöffnet. Erst danach können die Dokumente entweder an den zuständigen Mitarbeiter übergeben oder den jeweiligen Vorgängen zugeordnet werden. Sowohl der einzelne Scannvorgang als auch das Öffnen eines Dokumentes über den globalen Eingangskorb beansprucht sehr viel Zeit. Grundsätzlich wird es immer notwendig sein, dass der zuständige Sachbearbeiter die eingehenden Dokumente prüft und somit entscheidet, welchem Vorgang im diese zugeordnet werden müssen. Dies ist auch bei der Verwendung des Barcodemoduls weiterhin erforderlich. Der Sachbearbeiter erhält seine Post, prüft diese und versieht nun die Dokumente mit einem Barcode. Parallel dazu wird dieser Barcode im Reiter Dokumente des betreffenden Vorgangs manuell zugeordnet. Dies kann mittels Tastatur oder Barcode-Lesegerät erfolgen, wobei das eintippen oder ablesen eines Barcodes wesentlich weniger Zeit beansprucht wie der eigentliche Scannvorgang oder das Öffnen eines Dokumentes. Somit ist der Vorgang für den Sachbearbeiter erst einmal abgeschlossen. Die Dokumente können nun gesammelt und an einer zentralen Stelle eingescannt werden. Hier empfiehlt sich ein Scanner mit Mehrblatteinzug, der die Dokumente in eine Datei speichert. Grundsätzlich können wir jedoch keine Empfehlung für die benötigte Hardware aussprechen. Diese Dokumente werden manuell oder automatisch (optional) komplett ins übernommen. Durch die Erkennung des Barcodes werden sie nun automatisch korrekt zugeordnet. Folgende Barcode-Formate werden von unterstützt: BarCodes EAN 13 EAN 8 UPC A UPC E Code 3 of 9 Code 128 Code 12 of 5 CODABAR UCCEAN 128 Leistungsbeschreibungen - Programmerweiterungen Seite 24 von 57

25 2.4 Leistungsbeschreibungen - Programmerweiterungen Wissensmanagement Mit dem Modul Wissensmanagement steht Ihnen ein effektives Hilfsmittel zur Verfügung, um Ihr Unternehmenswissen in zu speichern und gezielten Zugriff darauf zu ermöglichen. Folgende Produkteigenschaften sorgen für Strukturierung, Sicherheit und Kontrolle: Legen Sie manuell Dokumente ab oder importieren Sie bereits existierende Dokumente. Diese können in diversen Dateiformaten vorliegen (pdf, doc, xls, usw.). Erstellen Sie eine übersichtliche Ordnerstruktur ganz nach Ihren Bedürfnissen oder nutzen Sie die zeitsparende Variante, ganze Ordnerstrukturen aus Ihrem System zu importieren. Nachträge, Änderungen und Ergänzungen sind jederzeit möglich. Finden sie Einträge in Sekundenschnelle über die Eingabe von Suchbegriffen. Bestimmen Sie, wer Zugang zu welchen Dokumenten hat. Kontrollieren Sie die Kenntnisnahme von Informationen durch eine einfache Anhak -Verpflichtung. Behalten Sie den Überblick, denn Verfasser, Erstelldatum, Änderungsdatum und der Urheber der letzten Änderung werden stets festgehalten und angezeigt. Dieses Modul wird jedem Kunden für bis zu zehn Benutzer kostenlos freigeschaltet. Sie können über die Benutzerverwaltung die Mitarbeiter markieren, die für das Wissensmanagement freigeschaltet werden sollen. Weitere Lizenzen können jederzeit erworben werden. Leistungsbeschreibungen - Programmerweiterungen Seite 25 von 57

26 2.4 Leistungsbeschreibungen - Programmerweiterungen Honorarberatung Dieses Modul bietet Ihnen die Möglichkeit, die Beratung komplett über zu verwalten und abzurechnen. Das Modul umfasst alle für das Kundenmanagement und für die Abrechnung von Honoraren erforderlichen Funktionalitäten: Rechnungen für die Produktarten Dienstleistung oder Servicecard können direkt aus den Verträgen erzeugt werden. Der Rechnungsausdruck kann auch als Seriendruck direkt aus der Fälligkeitsliste erfolgen. Für das Mahnwesen können frei definierbare Mahnstufen hinterlegt werden. Alle Rechnungs- und Mahnvorlagen für die jeweiligen Produkte bzw. Mahnstufen sind in MS Word frei zu erstellen. Der Kontenrahmen kann frei erstellt werden, es besteht aber auch die Möglichkeit, den DATEV SKR03 oder SKR04 Kontenrahmen zu importieren. Das Buchen von Honoraren löst auf Wunsch, alle erforderlichen Provisionsbuchungen und Folgebuchungen aus, sowohl den Firmeneingang als auch die beteiligten Mitarbeiter/Untervertreterprovisionen gemäß Ihrer Vorgabe. Abwickeln aller Standardbuchungen (wie Telefonkosten, Mieten...). Datenträgeraustausch (DTA) mit der Bank. Leistungsbeschreibungen - Programmerweiterungen Seite 26 von 57

27 2.4 Leistungsbeschreibungen - Programmerweiterungen Inkassomodul Dieses Modul zeichnet sich durch die vollständige Integration aus. Es bietet sämtliche für den Inkassomakler notwendigen Funktionalitäten: Rechnungen für sämtliche Produktarten können direkt aus den Verträgen erzeugt werden. Für Folgerechnungen können die Fälligkeiten automatisch ermittelt werden. Der Rechnungsausdruck kann auch als Seriendruck direkt aus der Fälligkeitsliste erfolgen. Überwachung der offenen Posten mit der Überwachung, ob bereits eine Mahnstufe erreicht wurde. Für das Mahnwesen können frei definierbare Mahnstufen hinterlegt werden. Alle Rechnungs- und Mahnvorlagen für die jeweiligen Produkte bzw. Mahnstufen sind in MS Word frei zu erstellen. Der Kontenrahmen kann frei erstellt werden, es besteht aber auch die Möglichkeit, den DATEV SKR03 oder SKR04 Kontenrahmen zu importieren. Datenträgeraustausch (DTA) mit der Bank. Automatische Verbuchung von Kontoauszügen nach dem elektronischen Format MT 940 Das Buchen von Prämien löst auf Wunsch, alle erforderlichen Provisionsbuchungen und Folgebuchungen aus, sowohl den Firmeneingang als auch die beteiligten Mitarbeiter/Untervertreterprovisionen gemäß Ihren Vorgaben. Abwickeln aller Standardbuchungen (wie Telefonkosten, Mieten...). Buchen von Beteiligungs- und Poolgeschäft. Gesellschaftsabrechnung Schadensabrechnung Zahlreiche Statistiken wie Summen-/Saldenliste, Einnahme/Überschuss, Prämien/Schäden, Betriebsübersicht oder Kontenübersicht. Die Arbeitsprozesse sind hier im Gegensatz zu einer normalen Buchhaltung auf die Bedürfnisse des Inkasso-Maklers und die Finanzdienstleistungsbranche optimiert. Hierdurch wird ein hoher Automatiersierungsgrad erreicht, welcher die Verwaltungskosten deutlich senken kann. Leistungsbeschreibungen - Programmerweiterungen Seite 27 von 57

28 2.4 Leistungsbeschreibungen - Programmerweiterungen Vertriebscontrolling Mit diesem Modul steht Ihnen ein Werkzeug zur Verfügung, betriebliche Kennzahlen auszuwerten, diese richtig zu interpretieren um daraus die notwendigen Schlüsse zu ziehen. Zum einen stehen Ihnen vordefinierte systeminterne Kennzahlen zur Verfügung, zum anderen können weitere benutzerdefinierte Kennzahlen dem System hinzugefügt werden. Durch eine Hinterlegung von mitarbeiterspezifischen Vorgabewerten ist das Modul als Planungs- und Steuerungswerkzeug einsetzbar. Die Auswertung kann über benutzerdefinierte Zeiträume, mit Unterteilung in Intervalle (Kalenderwoche bis Jahr) erfolgen. Es sind aber auch mitarbeiter-, struktur-, gesellschafts- und produkt- bezogene Auswertungen möglich. Es können Zeiträume zueinander, Mitarbeiter / Strukturen zueinander verglichen werden oder ein Soll / Ist Vergleich erstellt werden. Über die Benutzerverwaltung ist der Zugriff auf diese Auswertungen für jeden Benutzer steuerbar. Ein paar Sätze zur Statistik: Nur das Wissen darüber, warum etwas nicht so wie gewünscht ablief, bietet uns die Möglichkeit etwas für die Zukunft zu verbessern. Ebenso bietet uns die Erkenntnis über das Geheimnis unseres Erfolges die Gewissheit, diese zu reproduzieren. Hier setzt das Vertriebscontrolling an und liefert beispielsweise mit den ermittelten Kennzahlen genau diese Daten. Wählen Sie aus allen Kennzahlen immer die für Sie relevanten, versuchen Sie aber auch mal andere Kennzahlen oder Quotienten aus. Vielleicht eröffnen sich Ihnen Dinge, die Sie bisher gar nicht wussten. Statistik ist auch ein wenig Mathematik. Versuchen Sie daher auch die Möglichkeit von Quotienten, Kehrwerten, Negationen und logarithmischer Darstellung auszuschöpfen um Ihren Zielen Schritt für Schritt näher zu kommen. Controlling heißt Steuern. Dies bedeutet, dass ein Controllinginstrument wie das Vertriebscontrolling den Verkaufsvorgang steuernd beeinflussen soll. Leistungsbeschreibungen - Programmerweiterungen Seite 28 von 57

29 2.4 Leistungsbeschreibungen - Programmerweiterungen Vorgangsmanagement Grundlage für einen langfristigen Erfolg eines Unternehmens am Markt sind seine Kunden. Je länger ein Kunde Ihrem Unternehmen treu bleibt, desto profitabler wird in der Regel Ihre Geschäftsbeziehung. Ferner ist es 5-10-mal teurer, einen Neukunden zu gewinnen, als einen Bestandskunden zu halten. Daher muss es oberste Priorität eines Unternehmens sein, neugewonnene und bestehende Kunden langfristig an ein Unternehmen zu binden. Als allgemein bekannter Grundsatz hierbei gilt: Nur ein zufriedener Kunde ist auch ein guter Kunde. Kundenzufriedenheit ist und bleibt somit ein wichtiger Erfolgsfaktor eines Unternehmens! Ein wichtiger Aspekt, um den Kunden zufrieden zu stellen, ist hierbei die rasche und kompetente Beantwortung offener Fragestellungen sowie die Unterstützung bei Problemstellungen. Für den Kunden und aus Kostengründen natürlich auch für den Dienstleister ist es dabei von enormem Nutzen, wenn alle bereits besprochenen Sachverhalte und erstellten Dokumente zu einem Vorgang jedem zugänglich sind, der diesen Kontakt weiter bearbeitet. Vermeiden Sie so das zeit- und kostenintensive mehrfache Abfragen gleicher Inhalte und damit auch, den Kunden zu verärgern. Das Modul Vorgangsmanagement unterstützt sie in diesem Bereich der Kundenpflege effektiv und ist vollständig in die bestehende Software IWM Finanz- Office integriert: Registrieren und Nachverfolgen von Anfragen (Angebotsanfrage, Schadenmeldung, usw.) Verwaltung der sog. Trouble Tickets ( Zuordnung zu einem Sachbearbeiter, Festlegung von Prioritäten und dem Zeitraum, in dem Tickets einer best. Priorität zu bearbeiten sind, Bestimmung eines Supervisors) Zuordnung von Dokumenten zu einem Trouble Ticket Verknüpfung mit Einträgen aus dem Wissensmanagement (z.b. Checklisten) Eskalationsmanagement (automatisches Weiterleiten von Anfragen an den zuständigen Sachbearbeiter bei Überschreitung des Zeitlimits: Weiterleitung an einen festgelegten Stellvertreter) mit Statusangabe Bearbeitungshistorie ( Erfassung und Dokumentation der Bearbeitungsschritte) Zeiterfassungsfunktion (Dauer von der Aufnahme des Vorgangs bis zu seinem Abschluss) Möglichkeit des Ausdrucks von Tickets und Abfragen von Ihnen definierbarer Zugriffsrechte kostenlos in enthalten Leistungsbeschreibungen - Programmerweiterungen Seite 29 von 57

30 2.4 Leistungsbeschreibungen - Programmerweiterungen Prozesssteuerung Um nun das kostenlos in integrierte Modul Vorgangsmanagement noch effizienter nutzen zu können, bieten wir Ihnen darauf aufbauend das Modul Prozesssteuerung an. Dieses Modul nimmt die Anlage und Zuordnung der Tickets für von Ihnen definierte Vorgänge der Art Neuanlage, Änderungen oder Änderungen Felder vollkommen automatisiert vor. Sie legen je Vorgang (z.b. Kundenneuanlage, Änderung in der Vertragsmaske oder Änderung im Feld Familienstand ) fest, dass beim Anstoßen dieses Prozesses durch Betätigung des Speicher-Buttons ein Ticket an einen bestimmten Sachbearbeiter (und alternativen Empfänger) offengestellt wird. Im ebenfalls von Ihnen definierten Bearbeitungstext wird dem Sachbearbeiter dann auch gleich angezeigt, welches der nächste Arbeitsschritt sein sollte. Somit stellen Sie sicher, dass alle Sachbearbeiter nach dem gleichen Schema arbeiten und kein wichtiger Punkt in Vergessenheit gerät. Weiterhin bestätigt der Sachbearbeiter mit seinem Bearbeitungseintrag im Vorgang selbst, dass er die erforderlichen Punkte abgearbeitet hat. Im Überblick: Automatisierte Anlage von Vorgängen Von Ihnen definierbare Prozesse der Bereiche Neuanlage Änderung Änderung Feld Vorgabe von Bearbeitungsschemata Kontrolle über Bearbeitung Ausgabe auch als Dokument oder möglich Leistungsbeschreibungen - Programmerweiterungen Seite 30 von 57

31 Leistungsbeschreibungen - Zusatzmodule Praxisbeispiele: 1) Kostenreduktion: Bei Änderung einer Adresse oder Bankverbindung soll z.b. eine unter Angabe der Änderung an die jeweiligen Versicherer generiert werden. Da der Anwender durch Datenänderungen automatisch zu diesem Schritt hingeführt wird, spart er Zeit und dieser Vorgang kann auch nicht in Vergessenheit geraten. 2) Fehlerreduktion: Zur Fehlerreduktion in der Datenerfassung in können mittels Prozesssteuerung dem Anwender individuelle Arbeitshinweise aus gegeben werden. Z.B. erfasst das Backoffice einen Vertrag mit ungewöhnlich hoher Prämie. Solche Verträge sollen der Geschäftsleitung vorgelegt werden. Sie definieren einfach die maximale Prämienhöhe und bringt jedem Anwender beim Erfassen eines solchen Vertrages die Meldung Bitte Rücksprache mit der Geschäftsleitung! 3) Haftungsminimierung bei Änderung der Adresse: Hat der Kunde z.b. einen Vertrag, der mit dieser Adresse verbunden ist. (z.b. Hausrat), so ist es wichtig, dass der Vermittler diese Adressänderung erfährt und den Kunden korrekt beraten kann. Problematisch wird dies immer dann, wenn Datenänderungen nicht von Menschen sondern durch automatisierte Dateneinspielung vorgenommen werden. Erfolgt durch diesen automatisierten Prozess eine Adressänderungen, so wird der Kundenbetreuer/Vermittler automatisch vom System über die Haftungsproblematik z.b. in der Hausratversicherung des Kunden informiert. 4) Umsatzsteigerung: Heiratet ein Kunde oder sein Einkommen steigt signifikant, so sind dies z.b. alles Zeichen dafür, dass der Kunde Beratungsbedarf im Sinne von Neugeschäft hat. Hier lassen sich noch beliebig weitere Beispiele finden. Oftmals ist sich derjenige, der die Daten ändert hierüber allerdings nicht bewusst oder die Datenänderung erfolgt automatisch via Schnittstelle. Auch hier stellt die Prozesssteuerung diese Datenänderung fest und informiert den entsprechenden Vermittler/Abteilung usw. Dadurch ist eine erhebliche Umsatzsteigerung aus dem Bestand möglich. Des Weiteren können alle Ablauftermine (Vertragsablauf, Zinsfestschreibung bei Darlehen läuft aus, usw.) per Abfrage jede Nacht automatisch überprüft werden und der Vermittler automatisch informiert werden. Die Summe der hier möglichen Maßnahmen lässt eine signifikante Reduktion der Verwaltungskosten bei gleichzeitiger Steigerung der Vertriebsleistung zu. Leistungsbeschreibungen - Zusatzmodule Seite 31 von 57

32 Leistungsbeschreibungen - Zusatzmodule Bestellwesen/Lagerverwaltung Mit dem Modul Bestellwesen/Lagerverwaltung haben Sie ein effektives Werkzeug, um Ihren Mitarbeitern die Bestellung von standardmäßig benötigten Formularen, Büromaterialien, Hard- und Softwareprodukten, Werbeartikeln, etc. via FinanzOffice oder Mitarbeiterportal zu ermöglichen und gleichzeitig Ihren eigenen Bestand zu kontrollieren und zu verwalten. Folgende Moduleigenschaften erleichtern Ihnen die Abwicklung: Erstellen Sie den Lieferschein und die dazugehörige Rechnung in oder stellen Sie diese direkt ins Mitarbeiterportal. Verbuchen Sie den Rechnungsbetrag direkt auf dem Mitarbeiterkonto und verrechnen ihn mit der nächsten Provisionszahlung. Bestimmen Sie, welchen Saldo das Mitarbeiterkonto mindestens aufweisen muss, um eine Bestellung zu akzeptieren. Individuelle Regelungen sind möglich. Legen Sie eine Reklamationswartezeit fest, so dass erst nach Ablauf dieser Zeitspanne die Lieferungen und Rechnungen verbucht werden. Vermeiden Sie damit Fehlbuchungen und Stornierungen. Halten Sie den eigenen Lagerbestand jederzeit unter Kontrolle, indem Sie einen Alarmwert für den Bestand der Artikelpositionen generieren. Bei Erreichen des Mindesbestandes wird der Artikel automatisch auf die Bestellliste gesetzt. Erfassen und verwalten Sie darüber hinaus die Lieferanten der Artikel mit Kontaktdaten. Hinterlegen Sie beliebig viele Zusatzinformationen zu Artikeln, Versandmodalitäten, Lieferanten, etc. Leistungsbeschreibungen - Zusatzmodule Seite 32 von 57

33 2.5 Leistungsbeschreibungen - Zusatzmodule Flexible Datenimportschnittstelle Verwendungsmöglichkeiten Diese Schnittstelle dient dazu, externe Daten, wie Kundenstammdaten, Mitarbeiterstammdaten, Vertragsdaten inklusive Tarifdaten, Provisionen etc. im einzulesen. Wenn z.b.: Gesellschaften keine GDV-Daten dafür aber Exceltabellen liefern können. Gesellschaften die Provisionsdaten als Excel-Datei liefern können. Interessentendaten aus Fremdprogrammen (beispielsweise Klicktel) eingelesen werden sollen. Kundendaten aus Fremdprogrammen übernommen werden sollen. Die Gesellschaftsdaten dienen nur der Zuordnung, es ist also zwingend erforderlich, dass die Gesellschaft der zu importierenden Daten bereits im angelegt ist. Sollte dies noch nicht der Fall sein, so müsste dies erst über Hauptmaske à Gesellschaftsverwaltung nachgeholt werden. Voraussetzungen Unterstützte Dateiformate: Textdatei, Exceltabelle, FoxPro Tabelle 7.0, SQL-Tabelle. Es ist immer nur eine Tabelle auswählbar Format der Textdatei: Beschreibung der Datei: mit Trennzeichen feste Länge (pro Feld wird die Information benötigt, wie die Startposition dieses Feldes ist und welche Länge das Feld hat) Zeichensatz: ansi, oem Eine Tabellenbeschreibung wird benötigt, da diese die Informationen der Feldbezeichnungen, Datentypen, Formatierungen und ähnliches enthält. Ohne diese Information kann in der Regel keine Schnittstellenbeschreibung erstellt werden. Leistungsbeschreibungen - Zusatzmodule Seite 33 von 57