MPS Managed-Print-Services. modex.ch

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1 MPS Managed-Print-Services

2 Kennen Sie Ihre Druckkosten? Welche Kosten verursacht eine gedruckte Seite? Wenn Sie diese Frage nicht beantworten können, befinden Sie sich in "guter" Gesellschaft. Die wenigsten Betriebe haben auf diese oder andere Fragen eine Antwort. Welche Systeme sind in Ihrem Unternehmen im Einsatz? Während Kopiersysteme in der Regel über einen Fachhändler angeschafft werden, sieht es bei Druckern und Faxsystemen oft ganz anders aus. Je nach Bedarf werden diese Systeme bei unterschiedlichen Anbietern bezogen. Allein der Zeitaufwand für Organisation und Verwaltung ist unverhältnismässig hoch. Hinzu kommen verschiedene Vertragsformen wie Kauf, Leasing oder Miete. Ähnlich sieht es bei der Beschaffung von Verbrauchsmaterialien oder bei Service-Calls aus. Wie hoch ist die Auslastung der einzelnen Systeme? In vielen Betrieben sind verschiedene Arbeitsplatzdrucker, Abteilungs- und Etagen- Multifunktionssysteme im Einsatz. Aber sind all diese Geräte auch effizient ausgelastet? Wie viele Seiten hat ein Drucker bis zu seiner Ablösung tatsächlich gedruckt?

3 Druckkosten-Übersicht Sichtbare Kosten Versteckte Kosten Verbrauchsmaterial Wartung und Support 9% Strom Papier 5% 2% 15% 33% IT Infrastruktur und Gerätemanagement 22% 14% Druck- und Kopiersysteme Einkauf, Lager und Logistik

4 Druckkosten-Analyse Voraussetzungen für eine kostenlose Druckkosten-Analyse: In Ihrem Unternehmen sind mind. 10 Drucker oder Kopiersysteme im Einsatz Sie informieren uns über die aktuellen Prozessabläufe Sie legen uns kaufmännische Daten wie Kauf-, Leasing,- Supportverträge dar. Sie erlauben uns die Installation einer Software für die Erfassung der Druckerdaten.

5 Die Lösung zur Druckkostensenkung heisst MPS Ein Lieferant Eine Rechnung Effiziente Hardwarenutzung Optimierung der Druckprozesse Druckkostenreduktion und Transparenz MPS Managed Print Services Entlastung der Administration Steigerung der Produktivität

6 Weniger Kostendruck durch tiefere Druckkosten Der Einsatz von MPS (Managed-Print-Services) macht die Druckinfrastruktur und deren Gesamtkosten in einem Unternehmen transparent und entwickelt auf dieser Basis optimierte Druckprozesse. Konsolidierung und Definition einheitlicher Standards gewährleisten den Einsatz des optimalen Systems am richtigen Ort. Service, Pflege und Wartung von Drucksystemen durch betriebsinterne oder externe Serviceorganisationen. Effiziente Serviceprozesse erhöhen die Verfügbarkeit von Geräten und optimieren Kosten. Transparenzsteigerung durch herstellerübergreifendes MPS-System. Daten werden gesammelt und in einer zentralen Datenbank bereitgestellt. Die Performance der Systeme wird stetig analysiert und verbessert. Die automatische Anforderung von Service, Wartung und Verbrauchsmaterial steigert die Verfügbarkeit und Produktivität und entlastet zudem die Administration.

7 Tools 1. Fleet- und Service- Management (FSM) 2. Accounting 3. Follow Me und Secure Printing 4. Global Printer Driver Printer, Historie, Tonerstand, Service etc. SNMP Feedback Hostsystem OS400 zos Linux Unix Windows ERP/SAP Daten Parser FSM Datenbank Follow Me + Rerouting SNMP Walker Card Reader Fleet+Service Management Conditional Processing Accounting Druckdaten Job Ticket Accounting Datenbank Budgets User, Pages, Simplex/Duplex, Color/SW SNMP Feedback

8 1. Fleet- und Service- Management (FSM) Die Fleet- und Service-Management Software (FSM) dient zur Druckerüberwachung, als Service-Tool und für just in time Lieferungen des Verbrauchsmaterials. Die FSM Client Software wird im Netzwerk (PC oder Server) installiert. Der FSM Client erfasst alle erforderlichen Informationen (Zähler, Tonerlevel, Alarme etc.) der verschiedenen Druck- und Kopiersysteme in einer Datenbank. Meldungen über Zählerstände und Tonerlevel werden in eine verschlüsselte Datei verpackt, in frei definierbaren Intervallen via SNMP an den FSM Server übermittelt, entpackt und in einer Datenbank gespeichert. Die Übergabe dieser Informationen an die zentrale Datenbank erfolgt ohne Gefährdung von Kundennetzen, mittels einer unidirektionalen Kommunikation zum FSM Server per oder XML-RPC. Die Kommunikationsintervalle zwischen Client Software und FSM Server können individuell konfiguriert werden. Es können Informationen als kritisch definiert werden, welche sofort zum FSM Server übertragen werden. Auswertungen erfolgen am zentralen Server über einen Web-Client.

9 FSM Leistungsmerkmale Umfassendes, webbasiertes Tool zur Druckkostenermittlung und Geräteüberwachung. Die SNMP Analyse wertet alle Druckermodelle herstellerübergreifend aus. Mandantenfähigkeit (Global Hosting) und/oder dezentrale Datenarchivierung. Überwachung und Steuerung multifunktionaler Drucksysteme (MFP). XML (RPC) Schnittstelle zur universellen Anbindung von externen Programmen. Flexible und dynamische Reports mit wählbaren Inhalten. Berechnung des Deckungsgrades nach Herstellerangaben zum Toner. Auslesen und Anzeigen der Gerätefeatures. Automatische Ermittlung der Tonerkosten pro Seite, bezogen auf den Deckungsgrad. Reports können je nach Gerätetyp individuell angepasst und erstellt werden. Benachrichtigung per bei Wechsel des Verbrauchsmaterials vor Unterschreiten des definierten Schwellwertes. Zählerstands s können in einem Intervall automatisch versendet werden. Automatische Generierung von Tonerbestellungen und Serviceeinsätzen.

10 Meldungen über Störungen, Zählerstände oder Schwellenwertunterschreitungen werden vom Fleet-Manager überwacht. Serviceinterventionen oder Verbrauchsmaterial-lieferungen werden eingeleitet. Die Automatisierung der Tonerbestellung und die Überwachung der Lieferung entlasten Ihre Administration. Der Austausch der Tonerkartusche geschieht zum idealen Zeitpunkt. Schwellenwertregeln für Verbrauchsmaterial können auf Prozent-, Tages- oder Seitenreichweite definiert werden. Alternativ zur automatischen Suche durch einen Client-Dienst können Drucker über eine definierte CSV Datei am Server zugefügt, verändert und gelöscht werden. Alarmmeldungen können automatisch als im CSV-Format aktiv an nachgelagerte Programme und Prozesse übergeben werden. Asset-System Supplies Datenbank Derivat Datenbank Hersteller Datenbank Global Printer Driver GPD Konfiguration Monitoring Drucker + MFP Tonerlevel/-wechsel Status + Alarme MPS / FSM Server Zählerstände/Geräte-Events Verbrauchsmaterial (Supplies) Device-Informationen Auswertung Zählerstände/Klick-Volumen Deckungsgrad/Kosten pro Klick Tonerverbrauch Statistik Firmware-Verwaltung Monitoring Drucker + MFP Wartung + Vorschau Auslastung Netzwerkscan Druckererfassung Lokale Client Software Datenübertragung Zählerstände Informationen WEB Auswertung Benachrichtigung XML-Schnittstelle Lokales Kunden- Netzwerk Aktion Servicesteuerung Suppliessteuerung Bestellshop ERP Anbindung Aktion Kostenabrechnung Kostencontrolling Verbrauchskalkulation Statistik

11 2. Accounting Lückenlose Erfassung von Druckdaten. Druckdatenscanner für zusätzliche Analysen wie Simplex/Duplex, Color/SW, Papierschächte und Hostdaten. Erfassung und Auswertung nach Benutzern, Mandanten und Kostenstellen. Anwenderspezifisches Pop-up am lokalen PC mit Kostenstellenanwahl vor dem anstehenden Druck. Budgetanzeige und Kosten- Preview mit tatsächlich erzeugten Kosten. Erfassung von Kopien multifunktionaler Geräte durch Kartenleser. Web-Client mit universeller Kostenauswertung und CSV Export. Schnittstelle zu Follow Me und Secure Printing.

12 3. Follow Me und Secure Printing Eigenständiges Modul zur automatisierten und gesicherten Druckausgabe und Umleitung auf beliebige Drucksysteme Nach der Authentifizierung können Druckjobs an jedem gewünschten Druckausgabesystem entgegengenommen werden. Vertrauliche Dokumente können von niemand Anderem aus dem Drucksystem entnommen werden. Authentifizierungen über Embedded App, Barcode oder Smartcard. Jobauswahl Follow Me Queue Druckausgabe MFP Anwendung Personalisierte Jobliste Embedded App QR Barcode Smartcard Reader PIN-, Reader-, Smartphone-Authentifizierung

13 4. Global Printer Driver (GPD) Nur noch ein Druckertreiber für alle Geräte. Weniger Administrationsaufwand dank einheitlichem Druckertreiber. Der "Global Printer Driver" (GPD) ermöglicht das herstellerübergreifende Drucken aus allen Windows Anwendungen - und das ohne Verwendung eines spezifischen Druckertreibers. Der GPD greift in Echtzeit auf die Geräteeigenschaften im Netzwerk zu. Selbstlernendes und auto-konfigurierendes Drucksystem. Auf Microsoft Printserver kann vollständig verzichtet werden. Ein optimaler Ausdruck wird zu jeder Zeit geräteunabhängig und herstellerübergreifend garantiert. Ein Indexserver sorgt für die netzwerkübergreifende Verteilung von Druckjobs sowie den benutzerbezogenen globalen Cloud Druck über mobile Endgeräte.

14 MPS Projektablauf 1 Analyse: Druckkosten, Auslastung, Prozessabläufe, laufende Verträge 2 Strategie: Ausstattung, Standorte, Leistungsumfang, Arbeitsprozesse 3 Assessment: Offerte, Output-Strategie, Bestellprozesse, Terminplanung 4 Roll-Out: Hardwarelieferung, Rückführung Altgeräte und Verpackung 5 Inbetriebnahme: Softwareinstallation, Integration, Funktionskontrolle 6 Workshops: Schulung der Anwender, Dokumentationen

15 Firmenportrait Die modex GmbH wurde 1997 in Uster ZH gegründet. Als herstellerunabhängiges Unternehmen sind wir auf folgendes spezialisiert: Beratung und Verkauf von Output-Systemen wie Drucker, Kopierer und Plotter. Druckkosten- Analysen und Optimierungen. Managed-Print-Services (MPS). Service, Support und Reparaturen in der ganzen Schweiz. Serviceverträge für Kopier- und Drucksysteme. Verkauf von Verbrauchsmaterial ( Toner, Tinte, Kopierpapier)

16 Service-Points