Heinrich-Heine-Universität Düsseldorf TYPO3 Basis-Handout für Redakteure

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1 Heinrich-Heine-Universität Düsseldorf TYPO3 Basis-Handout für Redakteure Stand: TYPO Schaafenstraße Köln Fon: +49(0) Fax: +49(0)

2 Inhalt A) Arbeiten mit Seiten a. Anlegen eines Teilbereiches im Auftritt b. Kopieren und Bewegen von Teilbereichen B) Arbeiten mit Seiteninhalten a. Erstellen von Inhaltselementen b. Erstellen einer SEO-Sitemap (Content-Navigation) c. Einstellen von Pressemeldungen d. Einstellen von Veranstaltungen e. Erstellen und Einstellen von Personendatensätzen f. Vergabe von Seitentemplates C) Arbeiten mit Medien a. Online Bilddatenbank und Dokumentenablage b. Dateiliste c. Dateiupload d. Dateiinformationen 2

3 A) Arbeiten mit Seiten Für das Arbeiten mit Seiten benötigen Sie die Module Web: Liste, Web: Ansicht, Web: Liste sowie Web: Info. a. Anlegen eines Teilbereiches im Auftritt Identifizieren Sie den zukünftigen Ort des neuen Teilbereiches im Seitenbaum nach dem Motto Wo möchte ich meinen Teilbereich anlegen? Hinweis: Sie können Bereiche des Seitenbaums aufklappen, indem Sie auf die Symbole vor den Seitenbaumelementen klicken. Das Icon Neue Seite anlegen oben links in der Seitenbaum-Spalte anklicken um eine Auswahlbox zu öffnen. Wählen Sie nun in der neuen Auswahlbox das Symbol für eine neue Seite. Ziehen Sie nun mit gedrückter linker Maustaste das Icon auf die gewünschte Position im Seitenbaum ziehen (Drag and Drop). Nach dem Loslassen der Maustaste wird dort eine neue Seite angelegt. Geben Sie im erscheinenden Feld nun den Titel der neuen Seite ein. Durch anklicken des Seitensymbols mit der linken Maustaste erhalten Sie ein Kontextmenü. Klicken Sie nun auf Bearbeiten um Eigenschaften wie Seitentitel und Sichtbarkeit einzustellen. 3

4 b. Kopieren und Bewegen von Teilbereichen Hinweis: Beachten Sie, dass das Bewegen von Bereichen in andere Seitenbäume eine Änderung der URL bewirken kann. Identifizieren Sie den zu verschiebenden Bereich nach dem Motto Was möchte ich verschieben / kopieren? Hinweis: Die ausgewählte Aktion bezieht sich sowohl auf die ausgewählte Seite und alle Ihre Unterseiten. Sie können auf die beschriebene Art und Weise also komplette Bereiche im Seitenbaum verschieben und kopieren. Durch Klicken auf das Seitensymbol der ausgewählten Seite erscheint deren Kontextmenü. Wählen sie Page Actions und im weiteren Menü Kopieren oder Ausschneiden Suchen Sie nun die Stelle im Seitenbaum, an die Sie den bereits kopierten Bereich verschieben wollen. Mit Klick auf das Seitensymbol zum Aufrufen des Kontextmenüs und dem anschließenden Auswählen der Option Einfügen in oder Einfügen nach platzieren Sie den kopierten oder ausgeschnittenen Teilbereich an die gewünschte Stelle. Mit Bestätigung des Popups ist der Vorgang abgeschlossen. Hinweis: Haben Sie die Kopieren-Aktion ausgeführt, verbleibt das kopierte Element im Zwischenspeicher die Optionen Einfügen in und Einfügen nach bleiben im Kontextmenü weiterhin sichtbar. Sie können den Zwischenspeicher durch erneutes Betätigen der Kopieren-Schaltfläche im Kontextmenü des ursprünglichen Datensatzes verwerfen. 4

5 B) Arbeiten mit Seiteninhalten Für das Arbeiten mit Seiten benötigen Sie die Module Web: Liste, Web: Ansicht, Web: Liste sowie Web: Info. Hinweis: Alle Seiteninhalte werden während des Anlegevorgangs bereits gespeichert. Entscheidet man sich während des Erstellens dazu, die Bearbeitung abzubrechen, wird das Element nur gelöscht, wenn man tatsächlich das Löschen- Symbol betätigt. a. Erstellen von Inhaltselementen Hinweis: Für das Anlegen von neuen Inhaltselementen empfiehlt sich die Nutzung des Seitenmoduls. Selektieren Sie die Seite im Seitenbaum, auf der das Inhaltselement eingefügt werden soll (Wo möchte ich mein Inhaltselement anlegen?). Hinweis: Sie können Bereiche des Seitenbaums aufklappen, indem Sie auf die Symbole vor den Seitenbaumelementen klicken. In der Seiteninhaltsansicht haben Sie die Möglichkeit, die Position des neuen Inhaltselementes festzulegen. Die Seitenstruktur ist in der Regel zweispaltig und teilt sich auf in den Hauptinhaltsbereich ( Inhalt links ) und die rechte Spalte ( Inhalt rechts ). Per Klick auf legen Sie ein neues Element an. In der Ansicht Neues Inhaltselement wählen Sie den gewünschten Elementtyp durch Klick auf den jeweiligen Text oder Icon aus. Hinweis: Direkt unter der Bereichsüberschrift Neues Inhaltselement wird Ihre momentane Position im Seitenbaum angezeigt. So können Sie sich vergewissern, dass sie Ihre Änderungen an der richtigen Stelle vornehmen. 5

6 In der sich nun öffnenden Ansicht können Sie über die zur Verfügung stehenden Reiter das neue Inhaltselement und damit den eigentlichen Seiteninhalt bearbeiten. Sie können hier den Seiteninhalt verstecken, sodass er im Frontend nicht sichtbar ist, und einen Titel vergeben. Dieser wird abhängig vom Typ des Datensatzes auch im Frontend angezeigt, hilft Ihnen darüber hinaus aber auch, den richtigen Datensatz beispielsweise in der Listenansicht schnell zu finden. Hinweis: Über die Typenauswahl können bereits definierte Elemente auch anders zugewiesen werden. Gespeicherte Eingaben bleiben dabei erhalten, nur die Anzeige der Eingabefelder ändert sich. Unter den genannten Einstellungen befindet sich der Texteditor. Hinweis: Links können Sie durch Klick auf das Symbol einfügen, wenn sie ein Wort markiert haben. Es öffnet sich ein Fenster, in welchem Sie die Auswahl zwischen der Generierung eines internen (innerhalb des Webauftritts der Heinrich-Heine-Universität) oder externen Links haben. Hinweis: Störende Formatierungen, wie sie manchmal entstehen, wenn man Text aus Text-verarbeitungsprogrammen einfügt, entfernen über das Symbol Unter dem Reiter Medien verbirgt sich die Funktion, mit der Bilder zu Seiteninhalten hinzugefügt werden können. Wählen Sie diese über den Typo3 Element Browser mit Klick auf das Symbol aus. Schließen Sie anschließend den Typo3 Element Browser. Im Eingabefeld Bilder werden nun die ausgewählten Materialien sichtbar. Hinweis: Die Vergabe von alternativen Texten für Alt- und Title-Attribut ist möglich. Diese Angaben überschreiben, sofern gesetzt, Angaben aus dem DAM. Passende Texte für die jeweiligen Attribute sind unbedingt empfehlenswert. Unter dem Reiter Zugriff ist die Erstellung eines zeitlich terminierten Seiteninhalts möglich, indem Start- und Stoppdatum angegeben werden. Hinweis: Es empfiehlt sich die Nutzung des Datepickers (Klick auf ) für eine korrekt formatierte Datumsangabe. 6

7 b. Erstellen einer SEO-Sitemap Die Sitemap / Content-Navigation erstellt man am besten mithilfe des Seitenmoduls. Selektieren Sie die Seite im Seitenbaum, auf der das Inhaltselement eingefügt werden soll (Wo möchte ich mein Inhaltselement anlegen?). Hinweis: Sie können Bereiche des Seitenbaums aufklappen, indem Sie auf die Symbole vor den Seitenbaumelementen klicken. In der Seiteninhaltsansicht haben Sie die Möglichkeit, die Position des neuen Inhaltselementes festzulegen. Die SEO-Sitemap wird im Hauptinhaltsbereich ( Inhalt links ) angelegt. In der Ansicht Neues Inhaltselement wählen Sie das Plug-In Erweiterte SEO Sitemap per Klick aus: Hinweis: Direkt unter der Bereichsüberschrift Neues Inhaltselement wird Ihre momentane Position im Seitenbaum angezeigt. So können Sie sich vergewissern, dass sie Ihre Änderungen an der richtigen Stelle vornehmen. In der sich nun öffnenden Ansicht können Sie über die zur Verfügung stehenden Reiter die Anzeige der SEO-Sitemap beeinflussen. Sie können hier den Seiteninhalt verstecken, sodass er im Frontend nicht sichtbar ist, und einen Titel vergeben. Dieser wird abhängig vom Typ des Datensatzes auch im Frontend angezeigt, hilft Ihnen darüber hinaus aber auch, den richtigen Datensatz beispielsweise in der Listenansicht schnell zu finden. 7

8 Wechseln Sie in den Reiter Plug-In. Im Feld Basis/Start definieren Sie durch Klick auf Seiten, von denen aus die Sitemap aufgebaut wird. Mehrfachauswahl ist möglich. Das Feld Überschrift aus SEO Sitemap erlaubt die Steuerung der Ausgabe des Seitentitels innerhalb der Sitemap. Wenn in den Seiteneigenschaften der in der Sitemap angezeigten Seite im Feld SEO Sitemap ein alternativer Seitentitel gepflegt ist, wird dieser statt dem eigentlichen Seitentitel verwendet. Mit der Option Tiefe steht Ihnen ein Werkzeug zur Verfügung, die Generierung des Seitenbaumes in der SEO Sitemap zu beeinflussen. Unter Wähle zu zeigende Seiten haben Sie die Möglichkeit, Seiten nach Ihrem Typ in der Sitemap ein- oder auszublenden. Darüber hinaus können sie mit der Einstellung Zwischenüberschriften ausblenden von Sysordnern dafür sorgen, dass Sysordner nicht in der SEO-Sitemap auftauchen. Schließlich können Sie mit dem Feld Ignoriere diese Seiten bestimmte Seiten von der SEO-Sitemap ausschließen. Hinweis: Am besten kann man Sitemaps erstellen, indem man sie sich immer wieder anschaut am besten auf einer in der Navigation versteckten Testseite. Speichern Sie die Änderungen mit Klick auf 8

9 c. Einstellen von Pressemeldungen Zum Einstellen von Pressemeldungen empfehlen wir die Nutzung der Listenansicht. Wechseln Sie in den Ordner News (ID 121) Hinweis: Nutzen Sie die TYPO3-interne Suchfunktion im oberen rechten Suchfeld, um schnell zu Seiten zu gelangen, die Ihnen bereits bekannt sind. Klicken Sie hierfür ind das Suchfeld und geben Sie den Suchbegriff in das erscheinende Eingabefeld ein. Starten Sie dann die Suche mit Enter. Fügen Sie eine neue Nachricht hinzu, indem Sie auf Datensatz erstellen unter Nachrichten klicken. Vergeben Sie in der sich öffnenden Ansicht einen Titel, deaktivieren Sie die Option Verbergen und setzen Sie, wenn gewünscht, ein Start- und Stopp-Datum, um die Nachricht zeitlich zu terminieren. Fügen Sie anschließend eine Kurzbeschreibung und den eigentlichen Text ein. Hinweis: Bilder können Sie im Reiter Relations definieren. Diese werden dann im Frontend automatisch positioniert und skaliert. Wechseln Sie in den Reiter Relations. Wählen Sie nun die Kategorie aus, zu der diese Nachricht gehören soll. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, den Artikel mit Bildern zu versehen und alternative Angaben zum Bild zu erfassen. Darüber hinaus können sie in Verbindung stehende Neuigkeiten und Seiten sowie Ressourcen aus dem DAM definieren. Speichern Sie die Änderungen mit Klick auf Hinweis: Mit Klick auf das Symbol speichern Sie die Änderungen und öffnen direkt einen neuen Datensatz, um eine weitere Nachricht zu erfassen. 9

10 d. Einstellen von Veranstaltungen Zum Einstellen von Veranstaltungen empfehlen wir die Nutzung der Listenansicht. Wechseln Sie in den Sysordner Kalender (ID501) Fügen Sie einen neuen Kalendertermin hinzu, indem Sie auf Datensatz erstellen im Bereich Kalendertermin klicken. Vergeben Sie in der sich öffnenden Ansicht einen Titel sowie ein Startdatum. Hinweis: Mit einem gelben Ausrufezeichen versehen Eingabefelder sind Pflichtfelder. Diese müssen angegeben werden, damit das System den Datensatz für die Anzeige berücksichtigt. Hinweis: Nutzen Sie die Option Ganztägiger Termin, ist es nicht erforderlich, ein Enddatum anzugeben. Nach Bestätigung des Popups verschwindet dieses Eingabefeld. Eventuell hinterlegte Werte bleiben erhalten, werden aber vom System bei der Ausgabe nicht berücksichtigt, bis die Option Ganztätiges Ereignis wieder abgewählt wird. Hinweis: Unter dem Reiter Wiederholung können Sie mit den zur Verfügung stehenden Optionen einen Termin zu einer Terminserie machen. Weisen Sie anschließend die gewünschten Kategorien zu. Mit diesen haben Sie beim Erstellen eines neuen Kalender-Plug-Ins als Seiteninhalt die Möglichkeit, die Anzeige von Kalenderterminen thematisch zu begrenzen. Fügen Sie zusätzlich eine Beschreibung hinzu. Hinweis: Anzuzeigende Bilder können Sie im Reiter Dateien definieren. Diese werden dann im Frontend automatisch positioniert und skaliert. Wechseln Sie in den Reiter Dateien. Hier haben Sie die Möglichkeit, den Artikel mit Bildern sowie Dateien zu versehen und alternative Angaben zum Bild zu erfassen. Dafür steht Ihnen wie gewohnt der Typo3 Element Browser zur Verfügung. Speichern Sie die Änderungen mit Klick auf Hinweis: Mit Klick auf das Symbol speichern Sie die Änderungen und öffnen direkt einen neuen Datensatz, um eine weitere Nachricht zu erfassen. 10

11 e. Erstellen und Einstellen von Personendatensätzen Zum Erstellen von Personendatensätzen empfehlen wir die Nutzung der Listenansicht. Wechseln Sie in Ihren Ordner Adressen Fügen Sie einen neuen Personendatensatz hinzu, indem Sie im Bereich Adressen auf Datensatz erstellen klicken. Fügen Sie in der sich öffnenden Ansicht alle gewünschten Angaben ein. Es ist die Definition von Funktionen möglich. Dies geschieht über die Schaltfläche Funktion anheften. Hinweis: Sie können beliebig viele Funktionen an eine Person anheften. Speichern Sie die Änderungen mit Klick auf Hinweis: Mit Klick auf das Symbol speichern Sie die Änderungen und öffnen direkt einen neuen Datensatz, um eine weitere Nachricht zu erfassen. Zum Einstellen von Personendatensätzen empfehlen wir die Nutzung der Seitenansicht. Selektieren Sie die Seite im Seitenbaum, auf der der Personendatensatz eingefügt werden soll (Wo möchte ich mein Inhaltselement anlegen?). Hinweis: Sie können Bereiche des Seitenbaums aufklappen, indem Sie auf die Symbole vor den Seitenbaumelementen klicken. In der Seiteninhaltsansicht haben Sie die Möglichkeit, die Position des neuen Personendatensatzes festzulegen. In aller Regel platzieren Sie ein solches Element im Hauptinhaltsbereich ( Inhalt links ). Per Klick auf legen Sie ein neues Element an. 11

12 In der Ansicht Neues Inhaltselement wählen Sie Adressen aus. Hinweis: Direkt unter der Bereichsüberschrift Neues Inhaltselement wird Ihre momentane Position im Seitenbaum angezeigt. So können Sie sich vergewissern, dass sie Ihre Änderungen an der richtigen Stelle vornehmen. Nachdem Sie unter dem Reiter Allgemein eine Überschrift vergeben haben, wechseln Sie in den Reiter Plug-In und wählen dort unter dem Punkt Erweiterungsoptionen, Reiter Auswahl, die anzuzeigenden Adressen aus. Speichern Sie nach dieser Auswahl ihr neu angelegtes Inhaltselement per Klick auf Bearbeitung., bleiben Sie aber in der In der unter dem Adresseingabefeld liegenden Multiselect-Box hat sich nun die Objektliste deutlich verringert, sodass Sie die zugehörigen Funktionen zur anzuzeigenden Person leicht auswählen können. Hinweis: die Reihenfolge der ausgewählten Funktionen ist beliebig. Das System ordnet diese in der Frontend-Ausgabe der jeweiligen Person zu. Mithilfe der Auswahl der Vorlage bestimmen Sie das Aussehen der Personendatensätze im Frontend. Bei Einzelnen Datensätzen bietet sich Standard bzw. die Graue Box an, bei mehr als drei darzustellenden Personen sollte die Liste mit Trenner genutzt werden. Es existiert auch ein Style für die Verwendung in der rechten Spalte. Weitere Inhalte, insbesondere die RTE-Felder der Datensätze, können unter dem Reiter weitere Inhalte zugeschalten werden. Speichern Sie die Änderungen mit Klick auf Hinweis: Mit Klick auf das Symbol speichern Sie die Änderungen und öffnen direkt einen neuen Datensatz, um eine weitere Nachricht zu erfassen. 12

13 f. Vergabe von Seitentemplates Für Fakultäten und Wissenschaftliche Einrichtungen gibt es verschiedene Seitentemplates. Diese werden jeweils durch den Administrator angelegt und können anschließend mit Inhalt gefüllt werden. Nachfolgend Beispiele für Templates: Fakultätstemplate (zweispaltig) Wissenschaftl. Einrichtung (groß) Wissenschaftl. Einrichtung (einspaltig) WE-Subebene / Institute Wichtige Oberseiten (Fakultät Start und WE Start) können zweispaltig sein, Regellayout für alle anderen Seiten sind einspaltige Templates mit oder ohne Bild. Nachrichten- und Termineplugins werden hier ebenfalls durch den Administrator freigeschaltet und können anschließend in den jeweiligen Ordnern über das Seitenmodul mittels der Listenansicht bearbeitet werden. 13

14 A) Arbeiten mit Medien a. Online Bilddatenbank und Dokumentenablage Wenn Sie einen Text auf einer Seite oder eine Pressemeldung veröffentlichen wollen, gehört dazu in den meisten Fällen auch ein Foto, eine Grafik oder ein Dokument. Für diesen Fall wurde eine erweiterte Bilddatenbank und Dateiverwaltung eingerichtet. Das Modul Datei im Abschnitt Medien ermöglicht es Ihnen, in einem Dateibaum neue Ordner anzulegen und Dateien hinzuzufügen. Über das quadratische Icon mit dem Plus- oder Minus-Zeichen können Sie Ordner und Unterordner auf- und zugklappen. Das Icon mit zwei grünen Pfeilen über dem Dateibaum ermöglicht es den Dateibaum jederzeit zu aktualisieren, z.b. wenn Sie neue Ordner anlegen und diese daraufhin nicht angezeigt werden. 14

15 Funktionsauswahl Im Arbeitsbereich befindet sich ganz oben zunächst eine Funktionsauswahl, in welcher Sie zwischen Liste und Hochladen wechseln können. b. Dateiliste Treffen Sie die Auswahl Liste und wählen im Dateibaum einen Ordner aus, können Sie über diverse Icons darin enthaltene Dateien und Unterordner bearbeiten, betrachten, umbenennen oder löschen. Über dem Auswahlfeld finden Sie zusätzlich drei kleine Symbole mit deren Hilfe Sie neue Ordner erstellen, Dateien hochladen oder neue Textdateien anlegen können. Unter dem Feld Einstellungen können Sie noch diverse Anpassungen zur Darstellung der Listenansicht vornehmen. Die hilfreichste Einstellung ist die Option Zeige Vorschaubilder. 15

16 c. Dateiupload Um zur Ansicht des Datei-Uploads zu gelangen, wählen Sie entweder die Option Hochladen in der Funktionsauswahl oder klicken auf das Symbol Dateien hochladen. Im Arbeitsbereich erscheint dann eine neue Ansicht mit folgenden Möglichkeiten: Auswahl der gewünschten Anzahl von Datei-Uploads Option zum Überschreiben von bereits vorhandenen Dateien Upload-Felder zum Durchsuchen und Auswählen der gewünschten Dateien auf der lokalen Festplatte Button zum Starten der gewählten Uploads 16

17 In der Dateiverwaltung spielen Dateigröße und Bildmaße keine Rolle; wichtig ist lediglich eine gute Bildqualität. Da aus Sicherheitsgründen nur 30 MB pro Vorgang hochgeladen werden können, ist es natürlich nicht notwendig, alle der angezeigten Durchsuchen-Felder mit Dateien vom lokalen Computer zu befüllen. Bei höheren Dateigrößen ist es ratsam, die Dateien einzeln hochzuladen. d. Dateiinformationen Sind die Dateien nun in der gewünschten Ordnerstruktur plaziert, beginnt der zweite Schritt der Dateiverwaltung: Die Eingabe der Dateiinformationen. Über das Stift-Symbol neben jeder Datei gelangen Sie in eine Eingabemaske für Dateiinformationen. Hier können Sie verschiedene Informationen zu jedem Bild angegeben, was die langfristige Verwaltung erheblich vereinfacht. Alle hier eingegebenen Daten sind über die Suchfunktion wieder abrufbar. Besonders bei Bildmaterial für Galerien oder für die öffentliche Bilddatenbank auf der Webseite werden die Beschreibungen aus diesen Angaben generiert. Ansicht mit aktivierter Funktion Zeige Vorschaubilder 17

18 Unter dem Reiter Übersicht gibt es folgende Felder, die für die Galerie und die Bilddatenbank wichtig sind: Titel: Überschrift für das Bild Stichworte: Keywords für ein schnelles wiederfinden Beschreibungstext Dateiname für Herunterladen: Hier können Sie einen Dateinamen angegeben, der beim User- Download verwendet wird. Kategorien: Hier können Sie den Bildern Kategorien zuordnen, die auch in der Bildsuche berücksichtigt werden. Unter dem Reiter Urheber können Sie noch folgende Angaben machen: Urheber Herausgeber Copyright Unter dem Reiter Verwendung befindet sich eine Auflistung von Seiten und Inhaltselementen in denen das jeweilige Bild aktuell verwendet wird. 18