SupplyOn Empties Management System Online Schulung SupplyOn, die gemeinsame Supply-Chain- Kollaborationsplattform der Fertigungsindustrie

Transkript

1 SupplyOn Empties Management System Online Schulung SupplyOn, die gemeinsame Supply-Chain- Kollaborationsplattform der Fertigungsindustrie R. Schmitz April SupplyOn AG SupplyOn Intern

2 Lernziel der Online Schulung Nach Abschluss dieser Schulung verstehen Sie die Rolle des Lieferanten die Rolle des einkaufenden Unternehmens in welchem System was gebucht wird Nach Abschluss dieser Schulung können Sie eine Bestellung für Leergut auslösen Gebinde / Favoriten erstellen und bearbeiten Kontobewegungen ansehen Kontostand ansehen einen Kontenabgleich durchführen Reklamationen erstellen eine Inventur durchführen 2015 SupplyOn AG Page 2 SupplyOn Intern 2

3 Übersicht über den Leergut Prozess Lieferant SupplyOn / EMS Kunde Lieferant bestellt Leergut Kunde bestätigt Bestellung Kunde liefert Leergut Kunde erinnert Lieferanten per E- Mail an Kontenabgleich Lieferant führt Kontenabgleich durch Lieferant sendet bei Bedarf Reklamation Lieferant führt Inventur durch 2015 SupplyOn AG Page 3 SupplyOn Intern 3

4 Definitionen für den Prozess Kunde (Bosch) Einkaufendes Unternehmen besitzt das Leergut Lieferant Sendet Waren an Kunden auf Mehrwegleergut. Bestellt Mehrwegleergut wie Paletten, KLT oder Einsätze beim Kunden. SupplyOn / EMS System das die Leergutverwaltung beim Kunden und beim Lieferanten elektronisch unterstützt SupplyOn AG Page 4 SupplyOn Intern 4

5 Bestellprozess für Leergut Lieferant Bestellt Leergut beim Kunden SupplyOn / EMS Kunde Bearbeitet die Bestellung und liefert das Leergut 2015 SupplyOn AG Page 5 SupplyOn Intern 5

6 Übersicht und Definitionen für die Leergut Bestellung Lieferant fordert Mehrwegleergut in EMS an Kunde bearbeitet Bestellung in EMS und führt Buchung (in SAP) durch Lieferant kann die Kundenbestätigung anhand der Ampelfunktionalität sehen Kunde versendet Mehrwegleergut an Lieferanten Lieferant kann anhand der Kontobewegung die versendete Menge einsehen 2015 SupplyOn AG Page 6 SupplyOn Intern 6

7 Kontenabgleich durchführen Automatische Erinnerung aus EMS zum Stichtag* Lieferant führt Kontenabgleich durch, bestätigt Salden oder startet den Reklamationsprozess Mahnung bei nicht durchgeführtem Kontenabgleich *Der Kontenabgleich erfolgt erst, nachdem die Buchungsperiode geschlossen ist, zum Beispiel am 10ten des Folgemonats. Der Stichtag wird vom Kunden festgelegt SupplyOn AG Page 7 SupplyOn Intern 7

8 Übersicht und Definitionen für den Kontenabgleich EMS erinnert Lieferanten automatisch per , den Kontenabgleich (Online Abgleich) durchzuführen. Lieferant prüft Kontostand und bestätigt Salden. Lieferant erstellt und prüft Abgleich Dokument. Falls Abgleichfrist überschritten, sendet EMS Mahn zu einem festgesetzten Stichtag des Folgemonats. Falls Lieferant den Kontenabgleich nicht durchführt, kann Kunde die Salden bestätigen / fixieren. Falls nötig erstellt Lieferant Reklamation. Kunde bearbeitet Reklamation und erstellt die Änderungsbuchung SupplyOn AG Page 8 SupplyOn Intern 8

9 Reklamation erstellen zu Kontobewegung Lieferant bestellt Leergut beim Kunden SupplyOn / EMS Kunde bestätigt die Bestellung und liefert das Leergut Lieferant vereinnahmt Ware, stellt fehlende Menge fest und reklamiert. SupplyOn / EMS Kunde bearbeitet Reklamation Lieferant prüft Kontostand 2015 SupplyOn AG Page 9 SupplyOn Intern 9

10 Freie Reklamation erstellen Lieferant Verfolgt Leergutbewegung in EMS, stellt Unstimmigkeit fest und reklamiert SupplyOn / EMS Kunde bearbeitet Reklamation Automatische aus EMS an Lieferanten-User ob Reklamation angenommen oder abgelehnt wurde Lieferant prüft Ergebnis Reklamations- Bearbeitung und Bewegungen 2015 SupplyOn AG Page 10 SupplyOn Intern 10

11 Übersicht und Definitionen für die Reklamation der Bestellung Lieferant erstellt Bestellung Kunde bestätigt Bestellung und liefert Leergut Lieferant vereinnahmt Leergut und stellt fest dass zu wenig geliefert wurde dass das Falsche geliefert wurde dass von 10 Stück 2 beschädigt sind Lieferant erstellt Reklamation in EMS Kunde bearbeitet die Reklamation in EMS Lieferant erhält eine aus EMS mit der akzeptierten/abgelehnten oder angepassten Menge vom Kunden Lieferant kann Kontobewegung am gleichen Tag im EMS nachvollziehen 2015 SupplyOn AG Page 11 SupplyOn Intern 11

12 Inventur durchführen Kunde fordert Lieferant zur Inventur auf Lieferant führt Inventur bei sich durch und meldet alle vorhandenen Behälter SupplyOn / EMS Kunde nimmt Inventurmeldung an 2015 SupplyOn AG Page 12 SupplyOn Intern 12

13 Übersicht und Definitionen für eine Inventur Kunde fordert zur Inventur auf Lieferant nimmt physikalischen Bestand auf (entweder Menge Null oder positive Menge) Lieferant erfasst Inventur Meldung (nur vollständig möglich) Kunde prüft und nimmt Inventurmeldung an 2015 SupplyOn AG Page 13 SupplyOn Intern 13

14 Wie wird die Internetplattform mit Daten versorgt? Elektronische Datenübertragung 3 x Tag Kunde bucht seine Geschäftsvorgänge in SAP auf Leergutkonten Lieferant sieht Leergutbewegungen und Kontenstände in SupplyOn EMS Anlegen von neuem Leergut erstmalige Buchung in den SAP Konten Erstmalige Datenübertragung Automatische Stammdatenanlage in SupplyOn EMS Erstmaliger Versand von neuem Leergut vom Kunde an Lieferant erfolgt durch Abstimmung außerhalb der Applikation zwischen Kunde und Lieferant SupplyOn AG Page 14 SupplyOn Intern 14

15 Live-Vorführung Absprung in EMS Grundlegende Navigation Bestellung für Leergut erstellen Gebinde / Favoriten erstellen und bearbeiten Vorerfasste Buchung Auftragsausgang einsehen Kontobewegungen ansehen Kontostand ansehen Kontenabgleich durchführen Reklamation erstellen Inventur melden 2015 SupplyOn AG Page 15 SupplyOn Intern 15

16 Live Demo 2015 SupplyOn AG SupplyOn Intern

17 Einloggen in SupplyOn Öffnen Sie den Internet Explorer und tragen Sie supplyon.com ein. In Ihrer Firma gibt es einen Administrator der Ihnen den Benutzernamen und Ihr initiales Passwort mitteilt. Klicken Sie auf Login und geben Sie diese Daten ein SupplyOn AG Page 17 SupplyOn Intern 17

18 Absprung von SupplyOn ins EMS Fahren Sie mit der Maus über SupplyOn-Services (1) und wählen Sie den Eintrag EMS (2) aus SupplyOn AG Page 18 SupplyOn Intern 18

19 Grundlegende Navigation Hauptmenü und Masken 1/4 1) Übersicht der Maske 2) System-Ebenen: Mandant Filiale Konto (von links nach rechts); Button öffnet Kontosuche und ermöglicht Kontowechsel, von einem Kundenwerk zum anderen (3) Suchfenster für Kontowechsel bzw. Gegenkontosuche (4) Buttons: Abmeldung vom EM Systeminformationen Kontaktliste Dokumenten Management 2015 SupplyOn AG Page 19 SupplyOn Intern 19

20 Grundlegende Navigation Einkaufendes Werk wechseln 2/4 1) In der obersten Zeile erkennen Sie die Werkszuordnung (2) Durch Klick auf den Button wird das Fenster zur Ermittlung des Kunden Gegenkontos geöffnet (3) Auf Suchen klicken und sie erhalten die Liste der einkaufenden Werke, für die das Leergut Management mit ihrer Firma aufgesetzt ist (4) Mit einem Klick auf die Kontonummer (Hyperlink) vollziehen Sie den Werkswechsel. Nachfolgend haben Sie Zugriff auf alle Kontobewegungen und Prozesse mit dem selektierten Werk SupplyOn AG Page 20 SupplyOn Intern 20

21 Grundlegende Navigation Dokumenten Management 3/4 1) Hier erkennen Sie ob bereits Dokumente hinzugefügt wurden 2) Sie haben die Möglichkeit Dokumente hinzuzufügen oder bestehende einzusehen oder zu löschen. Erlaubte Formate: Pdf; gif; jpeg und bmp SupplyOn AG Page 21 SupplyOn Intern 21

22 Grundlegende Navigation Arbeiten in EMS 4/4 Aktive Buttons sind hervorgehoben, Inaktive Funktionsbuttons sind ausgegraut Jeder Funktionsbutton ist mit einem beschreibenden Tooltip hinterlegt. Buttons Zurück, Vorwärts, Aktualisieren Abbrechen des Browsers sollten nicht verwendet werden. Statt dessen müssen die verfügbaren Buttons innerhalb des EMS verwendet werden. Seiten sollten komplett geladen werden bevor weitere Aktionen ausgeführt werden. Das Mehrfach-Login in einem Browser (verschiedene Reiter) ist nicht möglich. Parallele Verwendung von mehreren Browser-Fenstern ist erlaubt. Bei einer großen Anzahl an Treffern, bieten manche Masken die Funktion die Ergebnisliste je Seite zu erweitern: 2015 SupplyOn AG Page 22 SupplyOn Intern 22

23 Bestellung für Leergut erstellen 1/2 Die Applikation startet im Reiter Buchungen (1) und da im Reiter Neue Buchungen (2). Hier erstellen Sie Ihre Bestellung. Geben Sie das gewünschte Lieferdatum (3) (Versanddatum beim Versender Werk) ein. Das frühestmögliche Versanddatum ist pro Versender Werk individuell gesetzt. Bestellmenge (4) für das Leergut. Hinweis: Datum unter (3) so wählen, dass eine Auslieferung gemäß dem Ablauf im Versender Werk umsetzbar ist. Wochenenden und Feiertag entsprechend aussparen, außer eine Versendung ist im Versender Werk üblich SupplyOn AG Page 23 SupplyOn Intern 23

24 Bestellung für Leergut erstellen 2/2 Hier geben Sie die Bestellmenge (4) für das Leergut ein. Bei Referenz (5) geben Sie die Kalenderwoche oder das tagesaktuelle Datum ein. In die Transport Bemerkung (6) tragen Sie die Adresse der Abladestelle ein, falls diese von der regulären Adresse abweicht. Bestätigen Sie die Bestellung mit Speichern (7) SupplyOn AG Page 24 SupplyOn Intern 24

25 Gebinde erstellen und Leihgüter bestellen 1/2 Sie haben die Möglichkeit Gebinde zu speichern. Stellen Sie sich häufig bestellte Leihgüter zusammen (1) und speichern Sie diese ab (2) SupplyOn AG Page 25 SupplyOn Intern 25

26 Gebinde erstellen und Leihgüter bestellen 2/2 Geben Sie dem Gebinde einen Namen (1) und klicken auf Ok (2). Bestellen Sie die Anzahl der Gebinde (3). In diesem Beispiel benötigen Sie 2 Gebinde (4), die Gesamtbestellmenge wird automatisch errechnet (5) und die Bestellung gespeichert durch einen Klick hier (6) SupplyOn AG Page 26 SupplyOn Intern 26

27 Vorerfasste Buchung Auftragsausgang einsehen 1/3 Über den Reiter Buchungen (1) und Vorerfasste Buchungen (2) können Sie im Auswahlmenü bei Buchungsart (3) den Auftragsausgang einsehen.: 2015 SupplyOn AG Page 27 SupplyOn Intern 27

28 Vorerfasste Buchung Auftragsausgang einsehen 2/3 Anhand des Status (1) sehen Sie ob der Auftrag vom Kunden schon bestätigt ist. Sie können einen Auftrag bearbeiten (2) solange der Status nicht grün, grün-gelb oder rot ist. Hier sehen Sie die möglichen Statusanzeigen SupplyOn AG Page 28 SupplyOn Intern 28

29 Vorerfasste Buchung Auftrag löschen 3/3 Öffnen Sie den Auftragsausgang, wählen Sie die Zeile mit dem Auftrag der gelöscht werden soll, klicken Sie Bearbeiten (1) und Zurücksetzen (2) SupplyOn AG Page 29 SupplyOn Intern 29

30 Favoriten / Gebinde bearbeiten Ein erstelltes Gebinde können Sie bearbeiten und löschen über den Reiter Einstellungen (1) und mit einem Klick auf Lademittelgruppen (2). Sie erhalten eine Übersicht aller bereits erstellten Favoriten. Klicken Sie in den Favoriten den Sie ändern möchten (3). Sie können die Menge ändern (4), den Behältertyp löschen (5) oder einen neuen (6) hinzufügen SupplyOn AG Page 30 SupplyOn Intern 30

31 Kontobewegungen ansehen 1/4 Klicken Sie auf den Reiter Kontobewegungen (1) und bestimmen Sie den Zeitraum (2) den Sie ansehen möchten. Bitte beachten Sie: der Zeitraum ist frei wählbar muss aber innerhalb von 30 Tagen liegen. Klicken Sie auf Suchen (3) SupplyOn AG Page 31 SupplyOn Intern 31

32 Kontobewegungen ansehen 2/4 Das Ergebnis aller Mehrwegleergüter wird Ihnen angezeigt. In der Spalte Konto (1) und Gegenkonto (2) sehen Sie den Warenfluss von (Konto) an (Gegenkonto). Sie können die Kontobewegung als pdf (3) öffnen oder herunterladen (4) SupplyOn AG Page 32 SupplyOn Intern 32

33 Kontobewegungen ansehen 3/4 Um Kontobewegungen für einzelnes Leergut anzusehen klicken Sie auf das Auswahlmenü bei Typ (1), selektieren ein Leergut (2) und klicken auf Suchen (3) SupplyOn AG Page 33 SupplyOn Intern 33

34 Kontobewegungen ansehen 4/4 Das Ergebnis für das ausgewählte Leergut wird angezeigt. Das Leistungsdatum (1) entspricht dem Datum vom Lieferschein und ist das führende Datum in SupplyOn/EMS. So wird zum Beispiel das Leistungsdatum für den Kontenabgleich verwendet SupplyOn AG Page 34 SupplyOn Intern 34

35 Kontostand ansehen 1/3 Klicken Sie auf den Reiter Kontostand (1) und dann auf das Icon (2) um die Gegenkontonummer zu suchen. Klicken Sie auf Suchen (3) und wählen Sie eine angezeigte Kontonummer (4) aus SupplyOn AG Page 35 SupplyOn Intern 35

36 Kontostand ansehen 2/3 Das Ergebnis wird Ihnen aus Ihrer Sicht angezeigt. Sie können sich den Kontostand herunterladen (1) oder den Schirm mit einem Klick auf Abbrechen (2) verlassen SupplyOn AG Page 36 SupplyOn Intern 36

37 Kontostand ansehen 3/3 Wenn Sie auf Forderungen/Verbindlichkeiten (1) klicken erhalten Sie diese Anzeigevariante SupplyOn AG Page 37 SupplyOn Intern 37

38 Kontenabgleich durchführen 1/5 Um einen Kontenabgleich durchzuführen wählen Sie den Reiter Kontostand (1). Über das Auswahlmenü bei Auswertung wählen Sie Online Abgleiche (2) aus. Tragen Sie das Datum (3) zu dem Sie den Abgleich machen wollen ein und klicken Sie auf Suchen (4) SupplyOn AG Page 38 SupplyOn Intern 38

39 Kontenabgleich durchführen 2/5 Der nächste Schirm zeigt alle Positionen die zum Kontenabgleich bereitstehen. Sie können den Abgleich öffnen und herunterladen (1), korrekte Salden einzeln (2) oder gesammelt (2) aktivieren und mit einem Klick bestätigen (3) SupplyOn AG Page 39 SupplyOn Intern 39

40 Kontenabgleich durchführen 3/5 In diesem Fall hat der Kunde den Abschluss für Sie durchgeführt, zu erkennen an dem Benutzernamen und dem Tagesdatum (1). Der letzte Eingang (2) zeigt an, wann der Kunde zuletzt gesendet hat und der letzte Ausgang (3) zeigt an wann Sie zuletzt an den Kunden gesendet haben SupplyOn AG Page 40 SupplyOn Intern 40

41 Kontenabgleich durchführen 4/5 Hier sehen Sie einen Auszug aus dem heruntergeladenen Dokument SupplyOn AG Page 41 SupplyOn Intern 41

42 Kontenabgleich durchführen 5/5 Wie bereits in der Prozessbeschreibung erwähnt wird der Kontenabschluss zum Beispiel nicht vor dem 10ten eines laufenden Monats durchgeführt SupplyOn AG Page 42 SupplyOn Intern 42

43 Reklamation erstellen - mit Bezug zu einer Kontobewegung 1/3 Für eine Reklamation mit Bezug zu einer Kontobewegung klicken Sie (1). Suchen Sie den Vorgang für die Reklamation aus und klicken Sie auf das Icon Reklamation erfassen (2). Das Icon mit Lupe (3) zeigt an dass die Reklamation vom Kunden bearbeitet wurde. Kein Icon (4) zeigt an, dass eine Reklamation erstellt wurde aber noch nicht bearbeitet ist SupplyOn AG Page 43 SupplyOn Intern 43

44 Reklamation erstellen - mit Bezug zu einer Kontobewegung 2/3 Das Leergut (1) dass Sie ausgesucht haben zeigt die erhaltene Menge, die Lieferschein-Nummer (1) und das Leistungsdatum (1) automatisch an. In diesem Beispiel haben Sie nur 30 (2) Behälter bekommen und reklamieren daher die falsche Menge (2). Um die Reklamation zu sichern klicken Sie Buchen (3) SupplyOn AG Page 44 SupplyOn Intern 44

45 Reklamation erstellen - mit Bezug zu einer Kontobewegung 3/3 Hier (1) sehen Sie dass die Reklamation erstellt wurde. Bitte beachten Sie dass der Kunde zu jeder Reklamation einen Nachweis zum Lieferschein sehen möchte. Scannen Sie den Lieferschein und laden Sie ihn hoch. Das starten Sie mit einem Klick hier (2). Klicken Sie auf Durchsuchen (3), wählen Sie das relevante pdf Dokument aus und klicken Sie hier (4) SupplyOn AG Page 45 SupplyOn Intern 45

46 Freie Reklamation erstellen 1/2 Klicken Sie auf den Reiter Buchungen und selektieren Sie welche freie Reklamation Sie erstellen möchten. In diesem Beispiel reklamieren Sie, dass der Kunde zu wenig Behälter eingebucht hat. Selektieren Sie Reklamation Ausgang (2) 2015 SupplyOn AG Page 46 SupplyOn Intern 46

47 Freie Reklamation erstellen 2/2 Bestimmen Sie für welches Leergut (1) Sie die Reklamation erstellen, tragen Sie die gesamt gelieferte Menge (2) und Ihre Lieferschein-Nummer (3) ein. Selektieren Sie den Reklamationsgrund, in diesem Beispiel falsche Menge (4). Übernehmen Sie das Leistungsdatum aus Ihrem Lieferschein (5) und klicken Sie auf Buchen (6) SupplyOn AG Page 47 SupplyOn Intern 47

48 Erfasste Reklamationen ansehen Nachdem Sie eine erhalten haben mit dem Status und den Angaben zur Korrektur können Sie das auch im EMS direkt überprüfen. Über den Reiter Buchungen, Vorerfasste Buchungen und die Buchungsart Erfasste Reklamationen können Sie den Status (1) einer Reklamation einsehen SupplyOn AG Page 48 SupplyOn Intern 48

49 Inventur melden 1/3 Was Sie vorab beachten sollten: Die Inventur ist gleich dem Bestellvorgang - ein bilateraler Vorgang: Lieferant erfasst die Inventur vollständig Bosch bestätigt und gibt frei Erst nach Freigabe durch Bosch kann eine neue Inventur durchgeführt werden. Bis dahin sind weitere Eingaben blockiert. Die Inventur lässt sich nur vollständig erfassen (alle Behälter). Zwischenstände können nicht gespeichert werden SupplyOn AG Page 49 SupplyOn Intern 49

50 Inventur melden 2/3 Klicken Sie auf den Reiter Buchungen (1) und selektieren Sie über das Auswahlmenü bei Buchungsart die Inventurmeldung (2). Bestimmen Sie das Datum im Feld Erfassungsdatum Inventur (3) und klicken Sie auf das Icon Lademittelsuche (4) SupplyOn AG Page 50 SupplyOn Intern 50

51 Inventur melden 3/3 Hier können Sie pro Leergut Ihr Inventur (1) Ergebnis eintragen und bei Bedarf eine Bemerkung (2) hinzufügen bevor Sie das Ergebnis Speichern (3). Nur nach kompletter Eingabe ist das Speichern möglich. Bitte beachten Sie: erstellen Sie einen Screenshot vor dem Speichern um diesen als Ablage zu sichern SupplyOn AG Page 51 SupplyOn Intern 51

52 SupplyOn macht Ihnen die Nutzung leicht Fragen zur Nutzung? Rufen Sie uns einfach an! Weltweit kostenfrei in acht Sprachen Deutsch, Englisch, Französisch, Spanisch, Portugiesisch, Chinesisch, Japanisch und Koreanisch Rund um die Uhr erreichbar 95 Prozent unserer Kunden sind mit dem Support überwiegend bis sehr zufrieden * 365 Tage, 24 Stunden Kurze Lösungszeiten Customer Support Sehr hohe Kundenzufriedenheit Customer- Support@SupplyOn.com 97 Prozent der Anfragen werden innerhalb von 24 Stunden beantwortet * aus Kundenumfrage SupplyOn AG Page 52 SupplyOn Intern Telefon (kostenfrei) aus Deutschland: aus anderen Ländern: