ecommerce Einrichtung und Verwendung

Transkript

1 ecommerce Einrichtung und Verwendung

2 1. ecommerce ecommerce Einstellungen Erweiterte Produktfelder Konten hinzufügen ebay-konto hinzufügen Die Einrichtung bei ebay Amazon Konto hinzufügen Die Einrichtung bei Amazon Amazon Reports Drupal Verkaufsverlauf am Beispiel von ebay Vorgang bearbeiten Produkt anlegen Verkäufe zusammenführen Vorgangsdaten erzeugen Rechnung, Lieferschein Packzettel erzeugen PDFs exportieren Logistik-Daten erstellen Rechnungen weiterverarbeiten Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 2 von 11

3 1. ecommerce Verbinden Sie Scopevisio mit Ihren Online-Shops bei ebay, Amazon, Magento oder Drupal. Bestellungen über diese Shops können in Scopevisio importiert, in Rechnungen und Lieferscheine umgewandelt und verbucht werden. Bestellungen können in einer CSV oder XML-Datei zusammengefasst und an den Logistiker weitergegeben werden. 1.1 ecommerce Einstellungen Richten sie ecommerce ein und verbinden Sie Ihre Shops mit Scopevisio. Wählen Sie im Menü Systemadministration > ecommerce > Einstellungen anpassen. Wählen Sie in dem Dropdown Menü unter Erweiterte Produktfelder anzeigen Ja. Wenn Sie nun in der Produktverwaltung ein neues Produkt anlegen oder ein bestehendes Produkt bearbeiten, werden zusätzliche Datenfelder eingeblendet, in denen Sie weitere Informationen (EAN, Einkaufspreis, Hersteller, Maße & Gewicht, Logistiker) zu Ihren Produkten eingeben können. Unter dem Punkt Rechnungs- und Lieferscheindatum können Sie bestimmen, ob das Ausstellungsoder das Auftragsdatum auf diesen Belegen angezeigt werden soll. Geben Sie außerdem an, ob pro Bestellung eine Rechnung erstellt werden soll oder ob Sie für jeden Logistiker eine gesonderte Rechnung erzeugen möchten. Wählen Sie unter dem Punkt Steuer aus, ob Sie bei der Rechnungsstellung und späteren Verbuchung den jeweiligen Steuersatz aus der Scopevisio Produktverwaltung oder aus dem jeweiligen Shop übernehmen möchten. 1.2 Erweiterte Produktfelder Haben Sie die entsprechende Einstellung festgelegt, erscheinen nun in den Details zu Ihren Produkten und Dienstleistungen weitere Datenfelder. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 3 von 11

4 Um einen Logistiker bei einem Produkt zu hinterlegen, legen Sie diesen zuerst im Kontaktmanagement als Gesellschaftskontakt an. Sie können diesen nun in der Produktverwaltung den einzelnen Produkten zuweisen. Bei der Erstellung von Warenlisten für Ihre Nachbestellung können so einzelne Listen für die einzelnen Logistiker erstellt werden oder Lieferscheine ausgebeben werden. 1.3 Konten hinzufügen Fügen Sie Ihre Marktplatzkonten hinzu. Gehen Sie zu Systemadministration > ecommerce > Konten/Zugänge bearbeiten und wählen Sie aus welche Kontoart Sie hinzufügen möchten ebay-konto hinzufügen Alle gelb unterlegten Felder sind Pflichtfelder. Unter Bezeichnung tragen Sie einen eindeutigen Namen für dieses Konto ein. Das Konto wird unter diesem Namen in der Vorgangsübersicht angezeigt. Neben der Bezeichnung können Sie das Konto durch das Setzen oder Entfernen des Hakens aktiv schalten oder es deaktivieren. Deaktivierte Konten werden bei dem Import neuer Bestellungen nicht berücksichtigt. Im Feld URL wird die Webadresse des ebay-marketplace eingetragen. Mit Klick auf den Link Produktiv-URL wird das Feld mit den Werten für den deutschen Marketplace ausgefüllt. Die Site-ID ist ein Wert, der von ebay vorgegeben wird, und der zur Identifizierung der verschiedenen Marketplaces dient. Mit Klick auf den Link Standardwerte wird das Feld mit den Werten für den deutschen Marketplace ausgefüllt. Hinweis: Der erstmalige Import Ihrer Bestelldaten ist kostenfrei. Jede weitere importierte Bestellung wird mit 0,20 berechnet. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 4 von 11

5 1.3.2 Die Einrichtung bei ebay Die Authentifizierung bei ebay erfolgt über eine Zeichenkette, die User-Token oder auch nur Token genannt wird. Um dieses Token bei ebay anzufordern, klicken Sie auf [Seite öffnen]. Jetzt öffnet sich in ihrem Webbrowser die Anmeldeseite von ebay. Melden Sie sich mit ihrem normalen Benutzernamen und ihrem Passwort an. Danach werden Sie von ebay auf eine besondere Seite weitergeleitet, auf der Sie bestätigen, dass Scopevisio für Sie ihre Verkaufsdaten abholen darf. Auf dieser Seite finden Sie auch unter Datenschutzerklärung einen Link auf die aktuellen Bedingungen von Scopevisio. Weiterhin ist hier ein Link, der Sie zu einer Seite führt, auf der Sie ihre Einstellungen bei ebay ändern können. Nach der Bestätigung mit Ich bin einverstanden werden Sie von ebay aufgefordert, den Browser zu schließen. In der Scopevisio-Anwendung drücken Sie dann bitte auf Importieren. Das soeben erzeugte Token wird dann in Scopevisio importiert. Das Token hat ein Ablaufdatum, nach der Erzeugung ist es 18 Monate gültig. Dieses Datum wird in dem Feld Gültig bis angezeigt. Wenn Sie sämtliche Felder gefüllt und diesen Stand gespeichert haben, wird das Bedienelement Konto testen aktiv geschaltet. Wenn Sie es betätigen, wird eine Verbindung zu ebay aufgebaut, um ihre eingetragenen Verbindungsdaten zu überprüfen. Als Rückmeldung wird Ihnen eine Statusmeldung angezeigt. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 5 von 11

6 1.4 Amazon Konto hinzufügen Ein neues ecommerce-konto für Amazon können Sie über folgendes Formular einrichten: Unter Bezeichnung tragen Sie einen eindeutigen Namen für dieses Konto ein. Das Konto wird unter diesem Namen in der Vorgangsübersicht angezeigt. Neben der Bezeichnung können Sie das Konto durch das Setzen oder Entfernen des Haken aktiv schalten oder es deaktivieren. Deaktivierte Konten werden bei dem Import neuer Bestellungen nicht berücksichtigt. Tragen Sie in dem Datenfeld URL die Webadresse für den Amazon Marketplace ein, für den Sie sich anmelden möchten. Möchten Sie sich für den deutschen Marketplace anmelden, wird die Adresse durch einen Klick auf den Link Produktiv-URL automatisch mit der gültigen Adresse gefüllt. Die Marketplace-ID ist ein Unterscheidungsmerkmal von Amazon für die verschiedenen Marketplaces. Die ID für den deutschen Marketplace kann durch einen Klick, auf den Link Standardseite, gefüllt werden. Die Händler-ID ist ein Merkmal, das Amazon bei der Einrichtung des Händlerkontos generiert Die Einrichtung bei Amazon Damit Scopevisio auf ihr Händlerkonto bei Amazon zugreifen darf, müssen Sie den Zugang gewähren. Amazon hat dafür eine Anleitung veröffentlicht. Besuchen Sie klicken Sie auf MWS Aktivierung und melden Sie sich mit den Zugangsdaten ihres Verkäuferkontos an. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 6 von 11

7 Danach betätigen Sie bitte Ich möchte einem externen Entwickler mittels MWS Zugriff auf mein Amazon Verkäuferkonto geben, und geben Sie in dem Textfeld den Namen der Anwendung ein, der Sie Zugang gewähren möchten. Wir empfehlen hier Scopevisio einzutragen. In das Feld Kontonummer des Entwicklers tragen Sie bitte die Scopevisio Entwicklerkontokennung ein, diese lautet Klicken Sie auf die Schaltfläche [Weiter], akzeptieren Sie die Amazon MWS-Lizenzvereinbarung und klicken Sie wieder auf [Weiter]. Kopieren Sie jetzt Ihre Kontonummern (Merchant ID und Marketplace ID). Die Merchant ID wird bei der Anlage des ecommerce-kontos benötigt, die Marketplace ID benötigen Sie nur, wenn Sie nicht auf dem deutschen Amazon-Marketplace handeln Amazon Reports Da Amazon mit Reports arbeitet, ist das direkte Abrufen von Bestellungen nicht möglich. In den Reports sind die Bestellungen für einen bestimmten Zeitraum enthalten. Die Reports werden auf Anforderung bei Amazon erstellt. Die fertigen Reports können dann abgeholt werden, um die Bestellungen zu importieren. Die einzelnen Schritte werden im Folgenden genauer erläutert Reports manuell anfordern Im Geschäftsobjekt Reports manuell anfordern finden Sie oben zwei Buttons [Report anfordern] und [Reports erneut anfordern]. Der Unterschied liegt im abgefragten Zeitraum. Bei [Report anfordern] wird der Startpunkt des Reports auf das Datum der letzten erfolgten Abfrage gesetzt. Hinweis: Der erstmalige Import Ihrer Bestelldaten ist kostenfrei. Jede weitere importierte Bestellung wird mit 0,20 berechnet. Dadurch werden nur die neuen Verkäufe abgefragt. Dagegen fordern Sie mit dem Button [Reports erneut anfordern] einen Report über alle Verkäufe an, die bei Amazon gespeichert sind. Die angeforderte Datenmenge ist dann natürlich wesentlich größer, weshalb der Import der Bestellungen länger dauern kann. Die darunter liegenden Einstellungen bieten eine Möglichkeit, den Status der Anfrage zu erhalten. Über das Element Status anfordern fragen Sie die aktuellen Status bei Amazon ab. Mit dem daneben liegenden Feld Start-Datum können Sie den Zeitraum der Abfrage einschränken Status Reports Die erstellten Reports werden unter Status Reports angefordert. Der Aufbau ist vergleichbar zu Reports manuell anfordern. Oben finden Sie ein Feld Reports anfordern, wenn Sie es anklicken, holen Sie die Liste der verfügbaren Reports von Amazon ab. Daneben können Sie ein Startdatum setzen, um den Zeitraum einzuschränken, darunter findet sich eine Tabelle mit den verfügbaren Reports. Wenn Sie jetzt einen Report auswählen, und Report abholen betätigen, wird der Report und damit die in ihm erhaltenen Bestellungen in die Scopevisio ecommerce Anwendung importiert Ablauf Die einzelnen Abrufe werden in beiden Tabellen verwendet. Für Sie als Anwender bedeutet dies, dass Sie dieses Formular von oben nach unten durchgehen sollten. Andernfalls kann die Anzeige weniger Werte enthalten, als zu erwarten wäre. Wir empfehlen folgenden Ablaufplan: Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 7 von 11

8 1. Report anfordern oder Reports erneut anfordern. 2. Status anfordern, diese Anforderung wiederholen, bis der Status _DONE_ erreicht ist. 3. Reports anfordern, diese Anforderung wiederholen, bis der Report vorliegt. 4. Den Report selektieren und mit Report abholen importieren. Hinweis: Amazon bedient sich eines Drosselmechanismus, wenn Sie zu viele Abfragen in zu kurzer Zeit stellen, wird Ihnen eine Fehlermeldung angezeigt. Warten Sie dann einige Minuten, und fragen Sie dann die Daten erneut ab. 1.5 Drupal Drupal bietet eine große Anzahl an Shop-Modulen. Bitte setzen Sie sich mit unserem Support unter in Verbindung, um zu erfahren, ob für Sie eine geeignete Schnittstelle angeboten wird. 2. Verkaufsverlauf am Beispiel von ebay Im Folgenden wird der Verlauf vom Kauf der Ware durch den Käufer in einem Online-Store und dem Abruf der Daten in Scopevisio bis hin zur Erstellung von Rechnung und Lieferschein am Beispiel eines Kaufs beschrieben. Sobald der Käufer ein Produkt gekauft und die von ebay angebotene Kaufabwicklung durchgeführt hat, sind die benötigten Daten vollständig und können in Scopevisio abgerufen werden. Wählen Sie im Menü ecommerce > Bestellliste und rufen Sie die seit dem letzten Import stattgefundenen Verkaufsvorgänge mit dem Button [Konten abfragen] ab. Mit [Konten rückwirkend abfragen] rufen Sie alle bisher stattgefundenen Bestellungen ab. Es erscheinen alle Verkäufe in Ihren angelegten Shops innerhalb des über den Kalender eingestellten Zeitraums. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 8 von 11

9 Hinweis: Für jede abgerufene Transaktion und manuell hinzugefügte Bestellung wird eine Gebühr von 0,20 fällig, die mit Ihrer monatlichen Abrechnung abgebucht wird. Über einen Klick mit der rechten Maustaste auf die Spaltenüberschriften können Sie sich weitere Spalten mit Informationen zu Ihrem Verkauf anzeigen lassen. Markieren Sie in der Tabelle den Eintrag, den Sie verarbeiten möchten. 2.1 Vorgang bearbeiten Wenn Sie Detailinformationen zu diesem Verkauf erhalten möchten oder dem Vorgang weitere Positionen oder Informationen hinzufügen möchten, klicken Sie auf [Bearbeiten]. Sie erhalten Detailinformationen zu Ihrem Verkauf. Hier wird auch die Nachricht angezeigt, die Ihr Kunde optional beim Bestellvorgang angeben kann. In der Tabelle können Sie die Positionen bearbeiten, weitere hinzufügen oder Angaben wie Menge und Preis ändern. Haben Sie Änderungen vorgenommen, speichern Sie sie über das Diskettensymbol Produkt anlegen Bieten Sie in Ihrem Shop ein Produkt an, das noch nicht in Ihrer Produktverwaltung hinterlegt wurde können Sie es aus den Vorgangsdetails heraus im Produktkatalog speichern. Markieren Sie dazu das entsprechende Produkt und klicken Sie auf [Produkt anlegen]. Es öffnen sich die Produktdetails und Sie können das Produkt wie gewohnt speichern. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 9 von 11

10 2.2 Verkäufe zusammenführen Hat ein Kunde in mehreren Bestellungen Produkte gekauft, können Sie diese über den Button [Zusammenführen] zu einer Bestellung zusammenfassen. Alle Positionen (auch Versandkosten) werden übernommen. Die Zusammenführung kann durch den Button [Auflösen] rückgängig gemacht werden. 2.3 Vorgangsdaten erzeugen Erstellen Sie aus den importierten Daten eine Rechnung oder einen Lieferschein oder exportieren Sie die Daten in XML. Die möglichen Formate werden im Folgenden erklärt. Hinweis: Markieren Sie mehrere Bestellungen um für alle in einem Lauf eine Rechnung, Lieferschein oder Logistik-Datei zu erstellen Rechnung, Lieferschein Packzettel erzeugen Erzeugen Sie neben der Rechnung bei Bedarf gleichzeitig einen Lieferschein. Als Quelle für die Belege werden die in den Stammdaten hinterlegten Standardlayouts verwendet. Sie können die Belege direkt über die Links in der Tabelle aufrufen (die Links werden in den Tabellenspalten Lieferschein Datei, Rechnung Datei und Packzettel Datei angezeigt). Hinweis: Wenn zu dem Lieferschein automatisiert ein Packzettel erstellt werden soll, können Sie dies in den Einstellungen zu Scopevisio ABRECHNUNG angeben PDFs exportieren Laden Sie die erstellten PDF-Dateien als ZIP-Datei auf Ihre Festplatte. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 10 von 11

11 2.3.3 Logistik-Daten erstellen Erstellen Sie wahlweise eine XML-, CSV- oder JSON-Datei, getrennt nach den Logistikern, die für die angebotenen Produkte zuständig sind. Diese können Sie dann übersenden um Ware nachzubestellen. 3. Rechnungen weiterverarbeiten Sobald Sie bspw. eine Rechnung erzeugt haben, können Sie diese in der Rechnungsübersicht unter Abrechnung > Rechnungen aufrufen und von hier aus weiterverarbeiten. So können Sie sie z. B. mit einem anderen Dokumentenlayout als PDF ausgeben lassen oder sie per an den Kunden versenden, sie verbuchen und dadurch der Offene-Posten-Liste zuzuführen oder Zahlungseingänge verzeichnen oder eine Gutschrift erstellen. Haben Sie keine CpD Konto in den Kontoeinstellungen Ihres Shops angegeben, wird bei der Erzeugung der Vorgänge ein neuer Kontakt mit den entsprechenden Informationen im Scopevisio Kontaktmanagement hinterlegt. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 11 von 11