OCTOPUS F X EFFIZIENTE KOMMUNIKATION FÜR DEN MITTELSTAND

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1 OCTOPUS F X EFFIZIENTE KOMMUNIKATION FÜR DEN MITTELSTAND

2 Perfekte Mit-Arbeiter Octopus F X Die intelligenten Octopus F X Systeme vereinheitlichen, vereinfachen und verbessern Ihre gesamte Unternehmenskommunikation. Die Lösung ist ideal für kleine und mittlere Unternehmen mit einem oder mehreren Standorten. Telefonanrufe, s, Voic s und Faxe gehören zum Büroalltag. Einerseits ist die schnelle Kommunikation im Geschäftsleben ein klarer Gewinn andererseits kann die Vielzahl der Kommunikationsmedien auch Arbeitsprozesse stören und die Produktivität der Mitarbeiter erheblich mindern. Mehr noch: Sie kann in letzter Konsequenz zu Ineffizienz, Frustration der Kunden und erhöhten Geschäftskosten führen. Mit unseren Octopus F X UC-Systemen können Sie die Produktivität in Ihrem Unternehmen steigern. Denn damit setzen Sie auf eine Unified Communication & Collaboration Lösung, die alle Kommunikationsarten standortübergreifend oder stand-alone an einem Ort bündelt und zur Verfügung stellt egal wann und wo. Zum Beispiel direkte Gespräche, Präsenzstatus, Konferenzen, Web Collaboration, , Instant Messaging, Voic , Fax sowie soziale Netz- werke und vieles mehr. Der lästige Wechsel zwischen unterschiedlichen Programmen, verschiedenen Kontaktlisten und -Konten entfällt. So können sich die Mitarbeiter wieder besser auf ihre Kunden konzentrieren, die Teamarbeit optimieren und die Kommunikationskosten werden dauerhaft reduziert. Octopus F X im Einsatz Alle UC-Funktionen der Octopus F X sind auf Wunsch direkt in Microsoft Outlook integriert. So haben Sie alles optimal im Blick: Transparente Mailbox Sie können Sprachnachrichten wie Dokumente in MS Outlook sichten, sortieren und wiedergeben so können Sie noch leichter auf Ihre Nachrichten zugreifen und sie priorisieren, an Kalendereinträge anhängen, zu Aufgaben wandeln oder weiterleiten. 7 8 Pop-up bei Anrufen Sehen Sie direkt auf Ihrem PC-Bildschirm, wenn ein Anruf eingeht. Sie können ihn entgegennehmen, weiterleiten oder aufzeichnen, eine oder eine Chat-Nachricht an den Anrufer schicken oder eine Web Collaboration Sitzung starten und das alles bequem per Mausklick. Sie möchten: kosteneffiziente und professionelle Sprachkommunikation, Unified Communication für mehr Produktivität und perfekten Kundenservice, übergangslose Mobilität und optimierte Zusammenarbeit und das extrem einfach zu bedienen, für alle Mitarbeiter im Unternehmen und für alle Technologien? Sie brauchen: Octopus F X! Live-Anrufaufzeichnung So entgehen Ihnen nie wieder wichtige Details und Sie sind nicht abgelenkt, weil Sie sich während eines Gesprächs Notizen machen müssen. 4 Fax-Mailbox Sparen Sie Zeit mit Ihrer eigenen Fax-Mailbox, mit der Sie eingehende Faxe in MS Outlook lesen und sie ebenso einfach versenden wie ausdrucken können. 2 Favoritenliste Damit haben Sie die Kontakt- und Präsenzinformationen wichtiger Kollegen immer zur Hand und können diese ganz einfach per Mausklick erreichen. 5 Journal Sie können Anrufhistorien anzeigen und sortieren, Listen mit unbeantworteten Anrufen überprüfen, bevor Sie das Büro verlassen, und so die Kommunikation mit Ihren Kunden stets im Blick behalten. 3 Integrierte Präsenzfunktionen Behalten Sie immer den Überblick, welche Team-Mitglieder verfügbar sind und wie Sie sie am besten erreichen können. Nutzen Sie außerdem die Präsenzfunktionen, um Anrufe automatisch z. B. auf Ihr Mobiltelefon weiterzuleiten, wenn Sie nicht im Büro sind. 9 Konferenzen per Drag & Drop Starten Sie Telefonkonferenzen innerhalb von Sekunden, indem Sie Kontakte ganz einfach per Drag & Drop direkt aus Ihrem Verzeichnis hinzufügen. Natürlich können Sie auch Konferenzen planen, z. B. für feste wöchentliche Termine. 10 Web Collaboration Nehmen Sie unabhängig von Ihrem Standort an Besprechungen teil (auch per Video) und bearbeiten Sie gemeinsam Dokumente, um effektiv mit Kunden und Kollegen zusammenzuarbeiten. Das Ganze kann automatisch mit einer Telefonkonferenz geplant und gestartet werden. 11 Sofortnachrichten/Instant Messaging Tauschen Sie sich mit Kollegen in Echtzeit aus, wenn es per zu lange dauert oder das Telefon gerade besetzt ist. 6 Verzeichnis-Suche Finden Sie ganz problemlos und schnell Einträge in Exchange- oder LDAP-Verzeichnissen bzw. Ihren persönlichen Outlook-Kontakten. 3

3 Effizienz trifft auf Vielseitigkeit Octopus F X Unified CommunicatIon & Collaboration (UCC) Unified Communication (UC) ist eine Technologie zur Verbesserung der Kommunikation in Unternehmen und integriert verschiedene Kommunikationsmedien in einer einheitlichen Anwendungsumgebung. Octopus F X vereinfacht damit die Geschäftsprozesse in Unternehmen und erleichtert den Kontakt zu internen und externen Teilnehmern. Dank eines durchgängigen Präsenzmanagements werden Anrufe anhand von Regeln automatisch zum Mobiltelefon (oder zu einem anderen Ziel) weitergeleitet, wenn der gewünschte Teilnehmer außer Haus ist. Aber auch die Bereitstellung von Einwahlkonferenzen, persönlicher Voic (Sprachbox), persönlicher Faxbox, Instant Messaging (IM), der Einsatz des Mobiltelefons als Nebenstelle der Telefonanlage, Contact Center, Video und Web Collaboration sind in dieser einheitlichen Lösung vereint. UC optimiert die Geschäftsabläufe, Arbeitszeit wird eingespart, die Mitarbeiter sind zufriedener und die Prozessabläufe im Unternehmen werden effizienter. DIE FEATURES Anwesenheitsstatus Behalten Sie den Überblick über die Verfügbarkeit und Erreichbarkeit Ihres Teams auch standortübergreifend! Über automatisch generierte Ansagen zum Anwesenheitsstatus können Sie interne und/ oder externe Anrufer über Ihren Status informieren, z. B. Im Meeting bis 12:00 Uhr. Dies erlaubt ein effektiveres Arbeiten, weil Ihre Kunden entscheiden können, was sie tun möchten: eine Nachricht hinterlassen oder gleich einen Kollegen kontaktieren. Sie ändern den Anwesenheitsstatus über Ihren UC-Client oder über Ihr Telefon. Durch die Verknüpfung mit dem Outlook-Kalender und dem Kalender für Mac (Ical) wird der Anwesenheitsstatus automatisch gesetzt, wenn im Termin bestimmte Schlüsselworte eingetragen wurden. Drag & Drop-Konferenzen Reisekosten sparen, schnell und effektiv Informationen austauschen: Nutzen Sie dazu die Konferenzmöglichkeiten von Octopus F X! Kein manueller Aufbau von Konferenzen am Telefon: Richten Sie Konferenzen ganz einfach mit ein paar Klicks in Ihrem UC-Client ein. Wählen Sie, ob Sie als Konferenzleiter eine spontane oder eine geplante Telefonkonferenz mit oder ohne Web Collaboration starten möchten. Favoritenliste Speichern Sie die Rufnummern Ihrer wichtigsten Geschäftspartner und Kollegen in Ihrer persönlichen Favoritenliste! Das erlaubt die schnelle Kontaktaufnahme ohne langes Suchen der Rufnummer. Verzeichnisse Durchsuchen Sie automatisch alle verbundenen Telefonbücher (Verzeichnisse im System, Exchange; verbunden über LDAP oder den OpenDirectory Service) mit einem einzigen Suchbefehl! Das garantiert den geringsten Aufwand beim Suchen eines Kontaktes. Wählen per Mausklick Sie finden die Rufnummer eines Kunden in einer Mail oder im Internet und möchten Kontakt aufnehmen? Kein Problem: Markieren Sie die Rufnummer und wählen Sie diese dann automatisch! Sie verlieren keine Zeit durch das Eintippen der Rufnummer am Telefon. Journal Wer hat wann angerufen, und wen habe ich nicht erreicht? Das Anrufjournal gibt jederzeit darüber Auskunft und erlaubt die Kontaktaufnahme mit einem Klick. Statusbezogene Anrufumleitung Leiten Sie gerne Ihr Telefon z. B. auf Ihr Mobiltelefon um, wenn Sie außer Haus sind? Vergessen Sie dies manchmal? Dann hilft Ihnen die automatische Weiterleitung von Anrufen. Nach dem Setzen des Anwesenheitsstatus etwa auf Außer Haus werden Ihre Anrufe z. B. automatisch zu Ihrem Mobiltelefon weitergeleitet. Mit dem mobilen Client geht das natürlich auch bequem von unterwegs. CallMe! Sie sind im Hotel, müssen aber noch einige dienstliche Telefongespräche führen und scheuen zusätzliche Kosten? Kein Problem: CallMe! hilft. Wählen Sie bei aktivierter CallMe! -Funktion Ihren Kontakt im UC-Client. Ihre Octopus F X ruft Sie dann im Hotelzimmer an und verbindet Sie mit dem gewünschten Gesprächspartner. Die Kosten für das Gespräch trägt Ihre Firma und Sie sparen Zeit. Persönlicher AutoAttendant Geben Sie den Anrufern Optionen, um Ihre Erreichbarkeit zu steigern: Drücken Sie die 1 und Sie erreichen mich auf dem Handy. Mit der 2 können Sie mir eine Nachricht hinterlassen. Pop-up-Fenster Eingehende Anrufe werden sofort am PC per Pop-up dargestellt. Sie entscheiden, was Sie tun: Anruf annehmen oder direkt weiterleiten und das alles per Mausklick. Nach der Annahme eines Gesprächs wechseln die angebotenen Optionen automatisch: Sie können z. B. Web Collaboration starten (s. u.). Sprach- und Faxbox Nutzen Sie Ihre persönliche Sprachbox effektiver: Lassen Sie sich eingehende Sprachnachrichten per Mail zusenden und greifen Sie über den UC-Client schnell auf die wichtigen Nachrichten zu. Sparen Sie sich lange Wege zum Faxgerät. Ihre persönliche Faxbox ermöglicht das Empfangen und Senden von Faxen direkt über Ihren PC. Benachrichtigungen Eingehende Sprach- und Faxnachrichten können automatisch per , SMS oder durch einen Anruf (z. B. auf dem Mobiltelefon) signalisiert werden. Instant Messaging Kommunizieren Sie über Chat in Echtzeit mit einem Kollegen, z. B. wenn dessen Telefon besetzt ist, Sie den Kollegen aber dennoch schnell erreichen müssen, weil Sie einen wichtigen Kunden am Telefon haben. Natürlich kann der Chat auch mit mehreren Teilnehmern erfolgen, ideal zur Abstimmung parallel zu einer Telefonkonferenz. Sprachaufzeichnung Schneiden Sie ein Gespräch oder eine Konferenz einfach mit. So gehen Ihnen keine Details verloren. Web Collaboration Web Collaboration ermöglicht, dass mehrere Teilnehmer unabhängig vom jeweiligen Standort parallel an einem Dokument arbeiten. Sie benötigen nur einen Rechner mit Zugriff auf das Internet. Die Lösung bietet sichere multimediale Web- Konferenzen und ist nahtlos in die Oberfläche von Octopus F X integriert. Durch integrierte Funktionen wie Desktop-/Datei-Sharing, Whiteboard und Videokonferenzen können beispielsweise Projekt- oder Vertriebsbesprechungen, Schulungen und Produktpräsentationen ohne kostenaufwendige Geschäftsreisen durchgeführt werden. Sicherheit und Zugriffsschutz Sicherheit wird großgeschrieben! Ein 6-stelliges Passwort sichert den Zugriff auf den Client und die Sprachbox. Um die Sicherheit zu erhöhen, müssen die von Octopus F X initial vergebenen Passwörter per Default beim ersten Zugriff durch den Nutzer geändert werden. Anbindung externer Datenbanken Octopus F X ermöglicht über den integrierten OpenDirectory Service die flexible Anbindung von verschiedenen Datenbanken in Kundenumgebungen. Bei eingehenden Anrufen werden bekannte Teilnehmer mit ihrem Namen in den UC-Clients angezeigt. Durch die sogenannte Feld-Mapping-Funktion sind individuelle Anpassungen jederzeit möglich. Konnektoren sind verfügbar für: Microsoft-SQL-Server PostgreSQL Sybase-SQL-Server LDAP-Konnektoren für externe LDAP-Server, wie z. B. Active Directory Zugriff auf Systemverzeichnisse Über den integrierten OpenDirectory Service können jetzt auch 3rd-Party-Applikationen oder auch Octophon F Telefone via LDAP auf die Octopus F X Telefonverzeichnisse zugreifen. Application Launcher Der Application Launcher ermöglicht es, anruferbezogene Daten wie Rufnummer, Name etc. an andere Applikationen wie CRM-, ERPoder Web-Applikationen zu übergeben und diese damit entsprechend anzusteuern. Die Ansteuerung der Applikationen erfolgt durch Ausführung einer Batch-Datei oder durch Aussenden eines HTTP-Requests, in dem die Daten vom Anrufer optional über den OpenDirectory Service, aus den Systemkurzwahlen, dem internen/externen Octopus F X Systemverzeichnis oder aus einer externen SQL-Datenbank enthalten sind. CSTA und TAPI Octopus F X verfügt selbstverständlich über die standardisierten Anschlussmöglichkeiten für 3rd-Party-Applikationen mittels CSTA und/ oder TAPI. 4 5

4 UC für alle UC Smart und UC Suite Die myportal Funktionen in der Übersicht OCTOPUS F X SYSTEME X1/3/5/8 X3/5/8/8S UC Smart UC Suite Anwesenheits- /Präsenzstatus myportal Smart myportal for Desktop myportal for Outlook myportal to Go myportal for Mobile/Tablet Persönliche Favoriten Journal nach Anrufarten Suche in Verzeichnissen Manuelle Wahl Wahlwiederholung Zugriff auf persönliche Voic Statusbezogene Anrufumleitung One Number Service Wahl aus Smartphone Kontakten / for Mobile/for Tablet / for Mobile/for Tablet / for Mobile/for Tablet Eigenes Desktop-Telefon vom Smartphone steuern Instant Messaging Sprachkonferenzen Wahl per Mausklick Drag & Drop Konferenzen CallMe! Persönlicher AutoAttendant ein und lässt sich kontext Pop Up Fenster bezogen bis zur vollen Größe Persönliche Faxbox aufziehen. Benachrichtigungen Sprachaufzeichnung Integration der Web Collaboration Ein wichtiges Merkmal der Octopus F X ist die überaus einfache, intuitive Bedienung der UC-Funktionen, unabhängig davon, welches Gerät man gerade verwendet. Sie nutzen z. B. im Büro Ihren UC-Client unter Windows oder Mac OS X (oder Sie entscheiden sich für eine Microsoft-Outlook-Integration) und unterwegs nehmen Sie Ihr Smartphone oder Tablet. myportal Smart myportal for Desktop besitzt alle UC Suite Funktionen der Octopus F X. Im Vergleich zu myportal Smart sind zusätzliche Funktionen verfügbar, wie z. B. Drag & Drop-Konferenzen, persönliche Faxbox oder persönlicher AutoAttendant (siehe Tabelle). Der UC-Client nimmt nur wenig Platz auf Ihrem Desktop myportal Smart ist die günstige UC-Einsteigerlösung (in jeder Octopus F X verfügbar auch in kleinsten Ausbaustufen) und bietet intuitiven Zugriff auf alle UC Smart Funktionen wie: Eigene Präsenz einstellen Persönliche Favoriten mit Präsenzanzeige Anrufjournale (gruppiert nach Anrufarten) schnelle schritthaltende Live-Suche nach Kontakten Schnellwahl per Namenseingabe Manuelle Wahl und Wahlwiederholung Click-to-Dial aus Office- und anderen Softwarepakten W eiterleitung zur Voic und Anrufübernahme Visual Voic Instant Messaging Sprachkonferenzen Komfortable Tastenprogrammierung für das eigene Telefon myportal for Desktop myportal to Go myportal to Go macht aus Ihrem iphone oder Android Smartphone einen vollwertigen Unified Communications Client, unterwegs oder am Arbeitsplatz. myportal for Mobile/Tablet läuft im Browser und ist daher mit fast allen mobilen Geräten zu nutzen. Schnell und extrem komfortabel greifen Sie auf alle wichtigen Funktionen zurück, wie Anwesenheits-/Präsenzstatus Favoriten und Journal Suche in Verzeichnissen Manuelle Wahl Wahlwiederholung Voic und statusbezogene Anrufumleitung Das mobile Gerät wird mit der myportal to Go App voll in die Unternehmenskommunikation integriert. Auch die direkte Wahl aus den eigenen Smartphone Kontakten ist möglich optional auch am Arbeitsplatz (sie steuern dann das eigene Festnetztelefon über Ihr Smartphone). Unterwegs können Sie durch einstellbare unterschiedliche Wahlverfahren (Callback, GSM oder Call-Through) die Kosten für Mobil gespräche deutlich senken. Scannen Sie einfach den QR-Code (passend zu Ihren Smartphone) und erfahren Sie mehr! Für Android Für ios 6 myportal for Mobile/Tablet Die Alternative zu myportal to Go, wenn Sie z.b. ein Windows Mobile Phone oder einen Blackberry besitzen oder ein beliebiges Tablet nutzen möchten. myportal for Octophon F660 IP Octophon F660 IP Nutzer haben optional die Möglichkeit, auch direkt vom Telefon aus z. B. auf ihre Präsenzfunktionen zurückzugreifen praktisch, wenn der PC schon herunter gefahren ist. ALLE Mobility Clients Hinweis: Die Clients von UC Smart und UC Suite können nicht parallel betrieben werden. Eine Migration von UC Smart auf UC Suite ist jederzeit möglich.

5 DIE VERMITTLUNGSPLÄTZE ZENTRALE ANLAUFSTELLE IHRES UNTERNEHMENS GRENZENLOSE MOBILITÄT INNERHALB UND AUSSERHALB DES UNTERNEHMENS Abhängig von der gewählten UC-Lösung (UC Smart oder UC Suite) stehen unterschiedliche Attendant-Clients als Vermittlungsplatz zur Verfügung. Die Geschäftswelt und die Arbeitsweise von Unternehmen und deren Mitarbeitern haben sich grundlegend geändert. Mitarbeiter arbeiten nicht nur im Büro, sie sind auch viel unterwegs und müssen dann ebenfalls Zugriff auf ihre Unternehmenskommunikation haben. PC AFT F PC AFT F ist der klassische Vermittlungsplatz und ist ideal integriert auf einem PC: Anstehende Anrufe, aktive, gehaltene und geparkte Gespräche sind immer im Blick (separate Queues). Zusätzlich stehen Informationen zum Besetztstatus der Nebenstellen sowie zum Präsenzstatus der Teilnehmer zur Verfügung. Alle Funktionen können über die Tastatur des PCs oder über Mausklicks ausgeführt werden. Die Belegtfelder für die Teilnehmer lassen sich individuell anpassen und optimieren so die Abläufe. myattendant myattendant ist ein komfortabler Vermittlungsplatz als Bestandteil der UC Suite. Er verbindet Telefonfunktionen optimal mit den UC-Funktionen der Octopus F X. Neben den klassischen Vermittlungsfunktionen liegt ein weiterer Schwerpunkt auf dem Verwalten der UC Suite. Der Präsenzstatus der Teilnehmer wird angezeigt und kann verwaltet werden. Das ist nützlich, z. B. wenn sich ein Mitarbeiter krankgemeldet hat und dessen Anwesenheitsstatus folglich geändert werden muss. Alle UC-Funktionen sind im Nachrichten-Center übersichtlich zusammengefasst und erlauben den zentralen Zugriff auf Sprach-, Fax- und Sofortnachrichten (diese Funktion setzt die Zustimmung des einzelnen Teilnehmers voraus). Company AutoAttendant ( Automatische Vermittlung ) Am Vermittlungsplatz eingehende Anrufe können auch automatisch z. B. zu bestimmten Abteilungen weitergeleitet werden. Nutzen Sie die Möglichkeiten von Informationsansagen, kombiniert mit einer automatischen Vermittlung nach Zifferneingabe durch den Anrufer. Der AutoAttendant ermöglicht die individuelle Anpassung an den Ablauf in Ihrem Unternehmen ob Werbeansage oder individueller Ansagebaum, wie z. B. Wählen Sie 1 für den Vertrieb oder 2 für den Service ). Über Zeitpläne lassen sich die Einsatzmöglichkeiten noch erweitern, abhängig vom Wochentag und/oder von der Uhrzeit (z. B. Tag-/Nachtschaltung mit unterschiedlichen Ansagen und Menüs). Die Ansagen und Menüs lassen sich individualisieren (z. B. Erkennung der Landessprache anhand der A-Rufnummer) und z. B. für mehrsprachige Menüs auch kaskadieren. Bereits vorhandene Ansagetexte oder professionell aufgezeichnete Ansagen können importiert werden. Octopus F X bietet Ihrem Unternehmen flexible integrierte Lösungen für die mobile Kommunikation an beliebigen Standorten. Diese beinhalten beispielsweise die Einbindung von Smartphones und Tablets, die Nutzung von Cordless-/DECT- und WLAN-Telefonen bis hin zur vollen Einbindung von Homeoffice- Mitarbeitern, die jederzeit Zugriff auf ihre Business-Kommunikation haben. Mobilität unterwegs Mitarbeiter im Außendienst verfügen mit myportal to Go und myportal for Mobile/Tablet über eine einheitliche geschäftliche Rufnummer, über die sie immer erreichbar sind ( One Number Service ), ganz gleich wo sie sich gerade befinden und welches Telefon gerade genutzt wird. Dank weitreichender UC-Funktionen auf dem Smartphone wie Präsenz, Favoritenanzeige, Zugriff auf die Sprachbox, Anrufjournale und vieles mehr ist Ihr Außendienstmitarbeiter stets voll in die Firmenkommunikation integriert. Aufgrund des webbasierten Ansatzes kann nahezu jedes Smartphone über einen Browser in diese Funktion eingebunden werden. Mobilität im Büro Für die volle telefonische Erreichbarkeit auf dem Unternehmensgelände stehen Ihnen passende schnurlose Lösungen zur Verfügung. Mit DECTund WLAN-Telefonen können Sie die mobile Kommunikation an die Bedürfnisse in Ihrem Unternehmen anpassen. Ihre Mitarbeiter sind im Büro, in der Produktion oder auf dem Unternehmensgelände immer für Kunden und Kollegen erreichbar. Zum Aufbau einer unternehmensweiten DECT-Infrastruktur (inkl. Roaming und Hand-over) stehen sowohl klassische DECT-/ Cordless-Basisstationen als auch eine DECTover-IP-Lösung zur Verfügung. Für Mitarbeiter, die nur gelegentlich im Büro arbeiten, oder auch bei einem ausgedehnten Desk-Sharing-Konzept erlaubt Octopus F X den Einsatz von IP-Telefonen, an denen sich Ihre Mitarbeiter bei Bedarf per PIN-Code anund abmelden und damit ihre persönlichen Einstellungen und ihre Rufnummer erhalten unabhängig vom gerade genutzten Gerät. Mobilität zu Hause Octopus F X bietet verschiedene Optionen, Homeoffice-Mitarbeiter einzubinden. Mit der CallMe! -Funktion ist der Mitarbeiter über seine geschäftliche Rufnummer z. B. an seinem privaten Anschluss zu erreichen. Die Firmenanrufe werden automatisch weitergeleitet. Möchte der Mitarbeiter selbst ein Gespräch aufbauen, nutzt er seinen UC-Client zum Verbindungsaufbau. Octopus F X stellt dann die Verbindung her, wobei stets die geschäftliche Rufnummer übertragen wird ( One Number Service ). Die ggf. private Rufnummer des Mitarbeiters wird für die geschäftliche Kommunikation nicht offengelegt und sämtliche Gesprächskosten gehen unmittelbar zulasten des Unternehmens. Sie müssen nicht separat abgerechnet werden.

6 Octopus F X Der Einsatz im Arbeitsalltag Lokal, National, Global Die Vernetzung Herr Leitner ist Inhaber eines mittelständischen Unternehmens. Er nutzt in seiner Firma (neben dem Hauptsitz gibt es noch zwei Filialen in der Umgebung) die neue Octopus F X. Lesen Sie hier, wie ein ganz normaler Arbeitstag des Firmenchefs abläuft und wie Octopus F X die Kommunikation in einem solchen Unternehmen effektiv unterstützt. 07:30 Uhr Herr Leitner ist Frühaufsteher und heute zeitig im Büro. Über die unternehmensweite Präsenzfunktion sehen auch die Filialleiter sofort, dass er verfügbar und im Hause ist. Sie können schon vor dem ersten Kundenansturm einige offene Fragen mit ihm besprechen. 10:00 Uhr Geschäftstermin bei einem Kunden. Für eine Detailfrage des Kunden muss sich Herr Leitner in seiner Firma rückversichern. Auf seinem Tablet checkt er die Verfügbarkeit der Mitarbeiter des Technik-Teams und schaltet dann einen Experten live in die Konferenz. Da alle Termine in seinem Outlook-Kalender verzeichnet sind, sorgt die statusbezogene Anrufumleitung automatisch dafür, dass er (außer im Notfall von seiner Sekretärin) nicht gestört wird. 12:30 Uhr Vom Termin geht es zurück ins Büro. Herr Leitner kann schon im Auto auf seinem Smartphone das Anrufjournal checken und von unterwegs einige Gesprächspartner zurückrufen. 14:00 Uhr Der Steuerberater meldet sich telefonisch mit einer Rückfrage. Leider sind alle Mitarbeiter in der Buchhaltung gerade am Telefon mit anderen Anrufen beschäftigt. Per Instant Messaging kann Herr Leitner den dafür zuständigen Mitarbeiter trotzdem sofort erreichen und die Information weiterleiten. 16:30 Uhr Online-Konferenz mit allen Außendienstmitarbeitern zu den laufenden Projekten. Diese Konferenz findet alle 14 Tage immer zur gleichen Zeit statt. Octopus F X stellt automatisch die Verbindungen her (sofern die Teilnehmer sich nicht selbst per PIN eingewählt haben), kündigt die Konferenz an und nimmt alle in den Konferenzraum. Herr Leitner sieht sofort, wer der Konferenz schon beigetreten ist, und kann weitere (zusätzliche) Teilnehmer dazunehmen. Die Web Collaboration startet automatisch. Mitarbeiter, die gerade unterwegs und nicht am Schreibtisch sind, sehen die Dokumente auf ihrem Tablet. Für nicht teilnehmende Kollegen kann die Konferenz aufgezeichnet werden. 18:30 Uhr Ein letztes Geschäftstelefonat, Herr Leitner ist schon zu Hause. Dank Call Me!- Service wird seine private Rufnummer dabei nicht offengelegt und die Gesprächsgebühren werden über seinen Büroanschluss abgerechnet. Bei allen Aktivitäten wechselt Herr Leitner einfach und schnell seine Kommunikationsgeräte und nutzt verschiedene Medien. Unterschiedliche Netzwerke sichern dabei den synchronisierten Zugriff auf die Kommunikationsdaten und Applikationen. Gesteuert wird das Ganze über einheitliche Oberflächen. So perfekt läuft ein Arbeitstag in seinem Unternehmen ab. Octopus F X unterstützt Vernetzungsszenarien mit bis zu Nutzern und 32 Standorten. In dieser netzweiten Unified Communication Lösung können Teilnehmer standortübergreifend Leistungsmerkmale wie Anwesenheitsstatus, Sprachbox und Konferenzen nutzen. Ergänzt durch die umfassenden Features im Bereich der Sprachvernetzung steht insbesondere mittelständischen Unternehmen ein Leistungsspektrum zur Verfügung, das dem großer Unternehmen in nichts nachsteht. Einheitliche UC-Lösung im Netzverbund Mit der integrierten UC Suite unterstützt Octopus F X eine Vielzahl von Funktionen auch im Netzverbund: systemweites Telefonverzeichnis mit Präsenzanzeige ( Im Büro, Meeting, Urlaub, Krank usw.) netzweiter Anrufstatus ( Mitarbeiter ist frei, Besetzt oder Wird gerufen ) netzweite Anrufübernahme, d. h., Gespräche von einem anderen Standort können innerhalb eines Teams übernommen werden. Austausch von Sofortnachrichten (Instant Messaging), auch mit Gruppen spontane oder geplante Drag & Drop- Konferenzen im Netz netzweite Zusammenarbeit (Web Collaboration), z. B. Bildschirmfreigabe (Desktop-Sharing), um Informationen auszutauschen, sowie Videoübertragung Vermittlungsplatz myattendant: netzweite Sicht auf den Präsenzstatus der Mitarbeiter im Netz, d. h., wer ist erreichbar, wer nicht externe Telefonverzeichnisse anbinden, um z. B. Datenbanken als zentrales Telefonbuch zu nutzen Integration in den Microsoft-Exchange-Kalender und in öffentliche Ordner Weiterleitung von Sprachnachrichten im gesamten Netz von Octopus F X Einbindung von Kunden und Geschäftspartnern über soziale Netzwerke (via XMPP), um Präsenz- und Chat-Informationen auszutauschen Zentrale Administration im Netz Das Netzwerk-Management für den kompletten Verbund ist im Octopus F X System integriert (kein separater Management-Server). Über den zentralen Netzknoten hat der Administrator Zugang zu allen Netzteilnehmern. Die verteilten Datenbanken der einzelnen Netzknoten werden bei Änderungen automatisch synchronisiert. Ein zusätzliches Plus: In einem Netzverbund sind die Nutzer-Lizenzen nicht mehr standortbezogen. So können Sie z. B. beim Umzug von Mitarbeitern von einem Standort zum anderen die Lizenzen einfach dorthin verschieben. VERNETZUNGSSZENARIEN Campus-Szenario Regionales/Nationales Szenario Hosting-Szenario Mehrere Standorte (auch im Laufe der Zeit gewachsene) in einem Gewerbepark oder Gründerzentrum Mittelständler mit einem neuen (zusätzlichen) Gebäude (z. B. Straßenseite gegenüber) Autohaus mit mehreren Standorten in der Region oder mehreren Standorten in einer Großstadt Bundesweite Filialstrukturen Zentraler Softswitch, gehostet bei einem Dienstleister oder im eigenen Rechenzentrum (ggf. zusammen mit weiteren Office-Application-Servern, Terminal-Server-Farm) Zentrale SIP-Trunking-Anbindung an die öffentliche Infrastruktur (ggf. ISDN lokal als Back-up) Einzel- oder Mehrfachstandorte 11

7 Das Octopus F X Multichannel Contact Center Immer eine gute Verbindung zu Ihren Kunden In Ihrem Unternehmen gibt es eine Kunden-Hotline und Sie nehmen Bestellungen oder Anfragen per Telefon, Fax oder entgegen? Dann nutzen Sie doch das integrierte Multichannel Contact Center in Octopus F X3/X5/X8/X8S Sie können damit Ihren Kundenservice deutlich verbessern und flexibel auf Veränderungen in Ihrem Unternehmen reagieren. So ist es wirklich einfach, jedem Kunden das Gefühl zu geben, jemand Besonderes zu sein! Das Multichannel Contact Center ist eine leistungsfähige Lösung zur optimalen Zuordnung und Bearbeitung von Anrufen, s und Faxen. Die intelligente, fähigkeitsbasierte Anrufverteilung stellt sicher, dass Kunden unabhängig vom Kontaktmedium mit dem am besten qualifizierten Mitarbeiter verbunden werden. Durch die Kombination verschiedener Medien innerhalb einer Kundeninteraktion reduziert das Contact Center Folgeanrufe und s. DIE FEATURES Flexible Warteschlangenoptionen Wenn gerade alle Ihre Mitarbeiter (Agenten) im Gespräch sind, können mit individuellen Warteschlangenoptionen anrufenden Kunden verschiedene Möglichkeiten angeboten werden, z. B. individuelle Ansagen oder die Weiterleitung zu anderen Servicegruppen. Zum Verkürzen ihrer Wartezeit können Kunden auch eine Nachricht hinterlassen. Ihre Mitarbeiter rufen dann zurück, wenn weniger neue Anrufe hereinkommen. Agent in mehreren Gruppen Um die Kompetenz Ihrer Mitarbeiter bestmöglich zu nutzen, können diese auch in mehreren Contact Center Gruppen aktiv sein. Dabei bekommt ein Mitarbeiter (Agent) immer zuerst die Anrufe der Gruppe, für die er den höchsten Kompetenzlevel besitzt, z. B. 100 % in der Gruppe Vertrieb, aber nur 80 % in der Gruppe Service. Dieser Agent bekommt also bevorzugt Anrufe für den Vertrieb und erst dann solche für den Service. Wandanzeige Wallboard Damit Ihre Mitarbeiter immer über die Auslastung des Contact Centers informiert sind, können Details z. B. wie viele Anrufer gerade in der Warteschlange sind in Echtzeit über einen Großbildmonitor oder einen Beamer dargestellt werden. Journal (Anruferliste) In der Anruferliste des Contact Centers sind Detailinformationen zu allen bisher geführten Anrufen, Faxen und s Ihrer Kunden zu finden. Such- und Sortierfunktionen unterstützen das schnelle Auffinden bestimmter Details. Bevorzugter Agent Zur Verbesserung der persönlichen Betreuung kann das Contact Center so eingestellt werden, dass ein bestimmter Kunde immer automatisch an seinen bevorzugten Ansprechpartner weitergeleitet wird. VIP-Betreuung VIP-Kunden können direkt an freie Agenten weitergeleitet werden, ohne lange in einer Warteschlange verweilen zu müssen. So ist sichergestellt, dass Ihre VIP-Kunden schnell bedient werden und kein wichtiger Auftrag verloren geht. Rufnummernabhängige Sprachführung Octopus F X kann, abhängig von der Rufnummer des Anrufers, individuelle Ansagen abspielen. Haben Sie z. B. internationale Kunden, so kann der Anrufer in seiner Landessprache empfangen werden und fühlt sich bestens aufgehoben. Nachbearbeitung Ihre Octopus F X gibt Ihren Mitarbeitern die Zeit, sich um die Nachbearbeitung ihrer Kundenanrufe zu kümmern. Die Nachbearbeitungszeit ist individuell anpassbar. Erweiterte Optionen wie z. B. der Grund des Anrufes (Bestellung, Information, Reklamation usw.) können in dieser Zeit erfasst und später ausgewertet werden. Berechtigungs-Level Je nach Struktur Ihres Contact Centers können verschiedene Berechtigungen für die Rolle eines Agenten (Mitarbeiter), Supervisors (Team-Leiter) oder Administrators vergeben werden. Administration des Contact Centers In Abhängigkeit von der zugewiesenen Rolle (Berechtigungs-Level) können Ihre Mitarbeiter alle Parameter des Contact Centers individuell anpassen. Alle Einstellungen sind einfach vorzunehmen und sofort verständlich. Hierzu gehören z. B. Skill-Management der Agenten Call-Flows, regelbasiertes Routing, Warteschlangen Zeitpläne und Pausen Nachbearbeitungscodes Ansagen Anbindung an bestehende Kundendatenbanken/CRM-Systeme myagent der Contact Center Client für Agenten Der myagent Client ist die Oberfläche, mit der Mitarbeiter (Agenten) die Kundenanrufe qualifiziert entgegennehmen. Dank der integrierten Präsenzanzeige können Agenten schnell weitere Experten hinzuziehen, weil der Agent sofort sehen kann, welcher Experte gerade verfügbar ist und ihn unterstützen kann. myagent sorgt auch dafür, dass Ihre Agenten immer erkennen, wie viele Anrufer noch in der Warteschlange sind, und sie so angemessen reagieren können. myreports Contact Center Reporting In Abhängigkeit von der zugewiesenen Rolle (Berechtigungs-Level) können standardmäßig mehr als 20 vordefinierte, aussagekräftige Berichte erstellt werden, um z. B. zu sehen, wie viele Anrufe die einzelnen Agenten entgegengenommen haben wie viele Ihrer Anrufer/Kunden wie lange in einer Warteschleife verbringen mussten oder wie viele Anrufe Sie verloren haben, weil die Anrufer aufgelegt haben Die myreports Option ermöglicht zusätzlich die Erstellung von umfangreichen Statistiken über die Auslastung Ihres Contact Centers, sortiert nach unterschiedlichen Kriterien, und bietet mehr als 100 weitere Berichtsvorlagen. Natürlich können Berichte auch individuell erstellt und angepasst werden

8 Octopus F X im Einsatz Das sagen unsere Kunden Lesen Sie verschiedene Antworten unserer Kunden auf diese Frage: Was hat Sie besonders dazu bewogen, Octopus F X in Ihrem Unternehmen einzusetzen? Nie wieder Papierstau oder kein Toner im Faxgerät Viele unserer langjährigen Kunden ordern noch per Fax bei uns Wir haben vier unserer fünf Papierfaxgeräte durch Abteilungsfaxboxen in Octopus F X und Funktionspostfächer ersetzt. Eingehende Faxsendungen werden automatisch zum Bearbeiter weitergeleitet und archiviert und wir haben deutlich weniger Papierflut auf unseren Tischen. (Groß- und Einzelhandel) Bring Your Own Device Unsere Mitarbeiter haben fast alle private Smartphones, die sie ständig mit sich führen. Mit myportal for Mobile können diese Geräte optimal mit Octopus F X zum Nutzen des Unternehmens eingesetzt werden, und wir haben keinerlei Management- Aufwand damit. Geht ein Gerät verloren, wird der Account einfach gesperrt. (Mittelständischer Logistikdienstleister) Telefonische Erreichbarkeit im Büro, zu Hause und unterwegs unter einer einheitlichen Rufnummer Mit myportal for Mobile bin ich, egal wie und wo ich gerade unterwegs bin, jederzeit kommend und gehend geschäftlich erreichbar, ohne dass z. B. jemand meine Privatrufnummer erkennen kann oder Gebühren für geschäftliche Auslandsgespräche auf meinem Privatanschluss anfallen. (Unternehmensberater) DECT-Lösung für Werkstatt und Fertigung Die integrierte Cordless-Lösung ist optimal für unseren großen Fertigungsbereich und das Freigelände. Die hohe Reichweite verbunden mit den außergewöhnlich robusten, professionellen DECT-Geräten, die sich auch bei hohem Geräuschpegel noch nutzen lassen, haben uns die Entscheidung für Octopus F X leicht gemacht. (Werkzeugmaschinenbau) Presencebasierte Ansagen bei Abwesenheit Herr Baumeister ist außer Haus bis heute 15:00 Uhr! Wenn ich kurz bei einem Kunden bin, ist das für meine Kollegen viel aussagekräftiger als eine einfache Sprachbox, wie wir das bisher hatten. (Größerer Handwerksbetrieb) Softswitch in virtualisierter Umgebung Für uns war wichtig, das System in unserer eigenen Server-Farm in einer virtualisierten Umgebung platzieren zu können. Der Ressourcenbedarf ist verglichen mit anderen Softswitches deutlich geringer, und wir können die bei uns im Einsatz befindlichen Standard-Management- Werkzeuge nutzen. Außerdem sind wir damit optimal vorbereitet auf den bevorstehenden Umstieg von ISDN zu einem All-IP-/SIP- Anschluss. (IT-Dienstleister) Ein Bild sagt mehr als tausend Worte Für die wöchentliche Statusrunde mit meinen zehn Filialleitern habe ich mit Octopus F X eine einfach zu bedienende und kostengünstige Sprachkonferenz- und Collaboration-Lösung gefunden. Inzwischen nutzen wir es täglich auch für Abstimmungen mit unseren Kunden und Lieferanten sowie für Online-Schulungen. Unser Budget für Web-Conference-Dienstleistungen konnten wir dadurch fast auf null reduzieren! (Dienstleister im Gesundheitswesen) Integriertes Contact Center Eine der üblichen Contact Center Lösungen wäre für uns eine Nummer zu groß und zu teuer gewesen. Mit Octopus F X verfügen wir jetzt über genau die richtige Lösung für unsere Kunden-Hotline. Wir können den Personaleinsatz besser planen und haben es nachweisbar geschafft, unsere Kunden schneller und besser zu bedienen. (IT-Systemhaus) Türsteher inklusive Mit Octopus F X und Gate View haben wir unseren Lieferanteneingang stets im Blick. Unsere Damen am Patienten-Empfang sehen auf dem großen Telefon-Display jederzeit, wer vor der Tür steht und bedienen ggf. auch den Türöffner direkt am Telefon! (Ärztliche Gemeinschaftspraxis) Gerüstet für den neuen All-IP Anschluss der Telekom Wir wollten darauf vorbereitet sein, wenn die Telekom ihr Netz auf Internet-Technologie (IP) umstellt. Mit den Octopus F X Systemen können wir flexibel und schrittweise alle unsere Häuser in der Region auf IP umstellen, ohne dass wir in das TK-System erneut investieren müssen. Alle festen und mobilen Telefone werden einfach weiter genutzt, mit allen Merkmalen die das neue Netz uns zur Verfügung stellt. (Autohaus mit Filialstruktur) Kostenlose 90-Tage-Evaluierungslizenzen! Alle Unified Communication Funktionen, das komplette Contact Center und die Funktionen zur IT-Systemintegration können Sie ohne Einschränkung 90 Tage lang testen. Ihr persönlicher Kundenberater hält weitere Informationen dazu für Sie bereit. 15

9 Stand 10/2014 Änderungen und Irrtum vorbehalten Cbm KONTAKT HERAUSGEBER Telekom Deutschland GmbH Bonn