Tipps & Tricks für ERP-Projekte Auswahl, Einführung und Optimierung von Business Software anhand von Praxisbeispielen.

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1 Tipps & Tricks für ERP-Projekte Auswahl, Einführung und Optimierung von Business Software anhand von Praxisbeispielen. Peter Treutlein, Trovarit AG Praxistage März, Wien, Palais Eschenbach

2 Wer wir sind? Gründung: Gründer: als Spin-Off des FIR an der RWTH Aachen Dr.-Ing. Karsten Sontow Dipl.-Ing. Peter Treutlein Mitarbeiter: 30 (Stand 12/2011) Ingenieure, Kaufleute, Informatiker und Geisteswissenschaftler Partnernetzwerk: Kooperationen: ca. 20 zertifizierte Fachberatungen Fachinstitute Fachverbände Fachverlage, -veranstalter Fachlich fundiert interdisziplinär - umfassend vernetzt

3 Welche Leistungen bieten wir Ihnen an? Prozessberatung Online-Potenzialanalyse Prozessanalyse Prozessoptimierung Software-Auswahl Lastenheft, Marktrecherche Ausschreibung, Anbieterpräsentation Vertragsverhandlungen Entscheidungsunterstützung IT-Matchmaker Konfliktlösung & Mediation Projektmanagement Fachmoderation Software-Strategie Einsatz-Analyse & -Optimierung Ableitung & Priorisierung von Handlungsfeldern Entwicklung & Umsetzung Roadmap Software-Einführung Projekteinrichtung Projektcontrolling Projektabnahme Projektsanierung Wir begleiten, managen, steuern, sanieren Ihr Software-Projekt durchgängig und fokussiert

4 Referenzen (Auswahl) 2012 Trovarit AG

5 Leistungen einer ERP-Einführung Die Einführung einer ERP-Software erfordert ein ganzes Bündel von Leistungen : Erstellung eines Pflichtenheftes Überlassung von Standardsoftware Erbringung von Customizing- Leistungen Erstellung von Softwareanpassungen und Individualsoftware Einräumung von Nutzungsrechten an der Software Beratungsleistungen (z. B. zur Geschäftsprozessoptimierung) Integration der Software in das anwendereigene System Installation der Software Datenübernahme Inbetriebnahme Schulung Dokumentation Unterstützung im Echtbetrieb Quellcodeüberlassung oder -hinterlegung Pflege und Wartung

6 Mittlere Dauer von ERP-Projekten Größere Unternehmen (500+ MA) Mittelstand ( MA) Vorarbeiten Implementierung Kleinere Unternehmen (01-49 MA) Trovarit AG, Aachen / Durchlaufzeit in Monaten (N=3543) Mögliche Einflussfaktoren Komplexität der Installation Anzahl der Standorte (national/international) Personalressourcen

7 Index Investition je Arbeitsplatz (Mittelwert = 100%) 2012 Trovarit AG Kostengrössen von ERP-Projekten 140% 120% 117.3% 100% 104.6% 88.1% 107.4% 100.3% 108.2% 93.2% 83.7% 88.9% 80% 60% 40% 20% Software-Kosten Größenklasse Grob ( ) Beratungskosten ( ) Hardware-Kosten ( )* <100 MA 2736, , , MA 2653, , ,19 >500M A 2386, , ,98 Alle Größen 2667, , ,12 *Starke Abhängigkeit von der vorhandenen Inf rastruktur Software-Kosten Beratungs-Kosten Hardware-Kosten 0% <100 MA MA 500+ MA Größenklasse (# Mitarbeiter) Trovarit AG, Aachen / - z.de, 2010

8 Hauptprobleme bei der Systemeinführung nach Grössenklassen Datenaufbereitung, -migration Umfang d. Systemanpassungen Einhaltung Terminplan Personalkapazität (Anwender) Abbildung der Geschäftsprozesse Budget-Einhaltung Personalkapazität (Anbieter) Branchenkompetenz (Anbieter) Schulungsaufwand Kommunikation im Projekt Projektmanagement Fachkompetenz (Anbieter) Projekt-Methodik Auftreten des Anbieters Andere Probleme keinerlei Probleme 500+ Mitarbeiter (N=280) Mitarbeiter (N=720) <100 Mitarbeiter (N=805) Trovarit AG, Aachen / % 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% 40% 45% Anteil der Projekte

9 Verlieren Sie nicht den Kopf! Fehlende Managementunterstützung... ERP-Projekt ist Chefsache

10 Bleiben Sie Stratege! Fehlende IT-Strategie und Projektziele... die Zukunft schon heute vordenken

11 Ziele von ERP-Projekten nach Unternehmensgröße Abläufe / Prozesse vereinfachen & beschleunigen Schneller Zugriff auf Informationen Bessere Information Prozesse automatisieren Höhere Prozessintegration Höhere Datenintegration Konsolidierung der Software-Landschaft Sicherheit / Datensicherheit erhöhen IT Aufwand und Kosten senken Bessere Performance der IT Prozess-Kosten senken Bessere externe Integration (EDI) Komplexität der IT reduzieren IT unter Kontrolle der Geschäftsleitung bringen Andere Ziele 500+ Mitarbeiter (N=682) Mitarbeiter (N=1817) <100 Mitarbeiter (N=2327) Trovarit AG, Aachen / % 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% Anteil der Projekte

12 Nutzen Sie eigene Stärken! Mangelnde Einbeziehung der Anwender... die fachlich kompetentesten Anwender gehören ins Projektteam

13 Sicheres Fundament schaffen! Strukturiertes Auswahlverfahren... Basis für erfolgreiche Einführung

14 Projektschritte einer strukturierten ERP-Auswahl IT-Matchmaker Implementierung Vertragsverhandl. 8 Endauswahl 7 Vorauswahl 6 Marktrecherche 5 Lastenheft 4 Prozessanalyse 3 Potenzialanalyse 2 Projekteinrichtung 1 Projektmanagement

15 Nichts vergessen: der Einkaufszettel! Fehlendes oder unzureichendes Lastenheft... Anforderungsdefinition und -priorisierung

16 IT-Matchmaker Lastenheftvorlagen 2012 Trovarit AG

17 Studieren Sie das gesamte Marktangebot! Unvollständige Marktrecherche... effektiv das passende System und den richtigen Partner finden

18 IT-Matchmaker Marktrecherche Differenzierte Recherchemöglichkeiten Strukturierte Gegenüberstellung Anforderungsprofil/Leistungsprofil Detaillierte Anbieter/Produktsteckbriefe Parallele Analyse der Referenzprojekte der Anbieter Übersichtliche Zusammenfassung der Rechercheund Analyseergebnisse in Ihrem individuellen Top 20 Report Komfortable Marktrecherche zur effizienten Erstellung eines qualifizierten Favoritenkreises

19 Investition absichern! Orientierungslose Vertragsverhandlungen... verlässliche Basis für eine partnerschaftliche Zusammenarbeit schaffen

20 Merkmale eines sicheren Projekt-Vertrages Der gesamte Leistungsumfang (Dienstleistungen und Software-Lizenzen) des Einführungsprojektes sollten in einem Vertragswerk geregelt werden. Idealerweise sollte ein solcher Projektvertrag als Werkvertrag gestaltet werden. Folgende Inhalte/Merkmale sollten hierbei enthalten sein: Ausdrückliche Einordnung des Vertrages unter das Werkvertragsrecht. Die Leistungsspezifikation/Pflichtenheft wird so formuliert, dass ein bestimmter Erfolg geschuldet wird. Ein gesetzlich gestütztes Abnahmeverfahren wird vereinbart. Eine Vorgehensweise für Vertragsänderungen (sog. Change Request-Verfahren) ist definiert. Die Verjährungsfrist für Ansprüche wegen Mängeln beginnt erst mit der Abnahme zu laufen. Die Geltung der Untersuchungs- und Rügepflicht wird ausgeschlossen.

21 Leitplanken des Projektes festlegen! Strukturierte Einführungsmethode... sollte sich an Meilensteinen orientieren

22 Projekt-Cockpit /-Management 2012 Trovarit AG Implementierung Projektschritte und Meilensteine Mögliche Meilensteine/Abnahmen: Abnahme Feinkonzept Teilabnahmen kritischer Anpassungen Echtstart ggf. Roll Out Optimierung Datenübernahme Realisierung Freigabe Echtstart Echtstartvorbereitung Schulung & Testbetrieb Systemeinstellung u. Datenübernahme Feinkonzeption (ggf. Prototyp-Erstellung) Initialisierung (KickOff-Vorbereitung u. Durchführung)

23 Bleiben Sie auf Kurs! Konsequentes Projektmanagement und -controlling... ohne Transparenz verliert man das Ziel aus dem Auge

24 Effektives Projektmanagement mit Online-Portal Projektmanagement während des Projektes Informationsmanagement: Gezieltes Verteilen von Informationen innerhalb des Projektteams Projektfortschritt Meilensteinüberwachung Projektorientierter Leistungsnachweis Budgetcontrolling Verwaltung von offenen Punkten Dokumentation von Ergebnissen entlang der Projektstruktur PM-Portal und -Cockpit: Alles im Blick Fortschritt je Teilprojekt Phase Feinkonzeption EK 100,0% 80,0% 60,0% IT LG 40,0% 20,0% 0,0% MIG VK SO FIBU SER TEC Projektbudget je Teilprojekt PL EK LG 10 0 VK Beratungsaufwand davon MIG FIBU Tage gesamt geplant noch offen

25 Anpassungen vermeiden! Auf Standards der Software bauen... und die Chancen von organisatorischen Verbesserungsmaßnahmen nutzen

26 Herausforderung Datenmigration erkennen! Technische Datenübernahmekonzepte... lösen keine Probleme der Datenqualität

27 Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser! Sicherheit kommt nicht von alleine... ausreichend Zeit und Kapazität für Tests und Schulung einplanen

28 Projektende nicht zu früh definieren! Erfolgreiche Projekteinführung/ Gesamtabnahme... frühestens nach ersten Monatsabschluss

29 Denken Sie weiter als bis zur Ziellinie! Nach erfolgreichem Echtstart... regelmäßig Status Quo überprüfen und strukturiert optimieren

30 Ergebnisse Arbeitsschritte Phase 2012 Trovarit AG ERP-Roadmap Projektschritte Initialisierung Einsatzanalyse Validierung Management- Workshop Umsetzung Projektierung/ Scoping Initialisierung Unternehmens-/ Bereichsstrategie Anwenderbefragung Auswertung Konsolidierung Nutzen- & Aufwandsabschätzung Prioisierung Managementbewertung Prozess-/Referenzmodelle ERP-Audit PM-Portal IT-Matchmaker Betrachtungsbereich Teilnehmerkreis Zeitplan Strategische Ziele Prozesslandschaft Software-Landschaft Prozessunterstützung Prozessreife Potenziale Handlungsfelder Maßnahmen ERP-Raodmap Quick Wins Projektskizzen Prio A-Maßnahmen Verbesserungsvorschläge Woche 1 Woche 2-3 Woche 4 Woche 5

31 Vertrieb, Service Übergreifende Themen 2012 Trovarit AG Methodik & Tools Methodik Managementsicht Strategie Veränderung Prozessreife Prozesswertigkeit Anwenderbefragung Zufriedenheit Prozessunterstützung Nutzungshäufigkeit Verbesserungsvorschläge Tools Onlinetool für Anwenderbefragung Referenzmodell für Prozesse Verifikation & Priorisierung durch Management Quick wins Handlungsfelder ERP-Roadmap Kurzfristig Mittelfristig Langfristig 2015 CRM Einführung Kennzahlen- System Rollout CRM Implemtierung BI-Lösung Channel Management Forecasting Vordefinierte Tools zur Auswertung Remote Maintenance tbd tbd Konstruktion PDM Entwicklung, Fertigung Materialwirtschaft, Beschaffung Rollout, IT

32 Fazit Voraussetzung für ein langfristig erfolgreiches ERP-Projekt: Commitment der Geschäftsführung Akzeptierter Projektleiter Engagiertes Projektteam Strukturiertes Auswahlprojekt Fundiertes Lastenheft Kompetenter Implementierungspartner Abgestimmte Projektspezifikation (Pflichtenheft) Partnerschaftlicher Projektvertrag Zielführende Projektmethodik Konsequentes Projektmanagement (Zeit, Kosten, Fortschritt) Transparenz durch Projektkommunikation und -dokumentation Nutzung der Standardfunktionalitäten und prozesse Regelmäßige Überprüfung des Status Quo und ggfs. Kurskorrektur

33 Herzlichen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Peter Treutlein Trovarit AG Pontdriesch 10/12 D Aachen Fon: +49 (241) peter.treutlein@trovarit.com Michael Schober Trovarit AG Büro Österreich Pyrkergasse 35 A-1190 Wien Fon: +43 (0) michael.schober@trovarit.com