Über 20 Jahre Erfahrung im Aufbau und der Umsetzung eines Travel Managements in Unternehmen

Transkript

1 Business Travel & Meeting Show Fachvortrag Travel goes MICE Andrea Zimmermann Düsseldorf, 13. April 2011 btm4u - Andrea Zimmermann Travel goes MICE, , BTMS, Düsseldorf Seite 1

2 Andrea Zimmermann Über 20 Jahre Erfahrung im Aufbau und der Umsetzung eines Travel Managements in Unternehmen Inhaberin der Unternehmensberatung btm4u in Darmstadt Initiatorin und Leiterin des VDR-Fachausschuss Mittelstand Dozentin an der VDR-Akademie Autorin verschiedener Publikationen sowie der Fachbücher aus dem Alabasta Verlag 2000 Geschäftsreisekosten Wirksame Reiserichtlinien Seite 2

3 Themenüberblick Aufgaben eines Veranstaltungsmanagers /-planers Herausforderung für Travel Manager die sich MICE stellen Effekte durch Kombination von Travel und Veranstaltungsmanagement Online-Unterstützung: Recherche-/ Buchungstools und Teilnehmermanagementsysteme Zahlung: Effekte durch Veranstaltungskreditkarten Seite 3

4 Operations & Strategy Veranstaltungsplaner (VAP) Zuständigkeit für die Details einzelner Veranstaltungen/-reihen Auswahl geeigneter Locations Auswahl von Referenten und Rahmenprogramme Veranstaltungen erfolgreich gestalten/durchführen VA-Budgets planen, kontrollieren und einhalten Umsetzung der Veranstaltung von der Vorbereitung bis zur Nachbereitung Basis der Tätigkeit: Ziele der Veranstaltung/des AG, Budget für die Veranstaltung, Innerbetr. Vorgaben (z.b. VA-RL) Zielsetzung meist: Ergebnisoptimierung Veranstaltungsmanager (VAM) Strategische Tätigkeiten wie Einkauf und Organisation Zuständig für das Große und Ganze (Management) Gesamtkosten kontrollieren Gesamtvolumen reporten Prozesse strukturieren/verschlanken Modernisierung durch Einsatz von Softwarelösungen Outsourcing prüfen Basis der Tätigkeit: Unternehmensziele und Gesamtbudget für Veranstaltungen Zielsetzung meist: Kostenoptimierung Seite 4

5 Was macht das Thema Veranstaltungsmanagement so komplex Seite 5

6 Komplexität im Veranstaltungsumfeld Organisationen Mittler / Planer Unternehmen Reisebüro Geschäftsleitung Marketing Vertrieb Produktbereiche VA-Management Travel-Management Aus- und Weiterbildung Personal Leistungsempfänger/ Besucher: Mitarbeiter/Mitglieder Kunden Sonstige Leistungsträger Reise Übernachtung Räume Catering Technik Entertainment Dekoration Veranstalter Messebau Logistik Hotels Event Agentur Prof. Congress Organizer Plattformen / Enabler Buchungs-Plattform Einkaufs-Plattform Software-Anbieter Anlehnung - Quelle: AirPlus Seite 6

7 VAM einige Zahlen und Fakten Quelle: Veranstaltungsplaner.de (2008) Seite 7

8 Recherche Recherche und Anbieterauswahl 84,7 % fragen 2-5 Veranstaltungsstätten an Diese Wege werden für die Recherche genutzt (Mehrfachnennungen waren möglich) 83,5 % nutzen das Internet 76,7 % nutzen Empfehlungen 49,2 % nutzen Hotelführer/Handbücher 35,3 % nutzen Agenturen/Hotelvermittler Seite 8

9 Synergien nutzen Schnittmenge Travel - und Event/Veranstaltungsmanagement Zu jeder Veranstaltung muss i.d.r. angereist werden. Agenturen bieten teilweise Full Service Packages an, in denen auch Anreise enthalten ist. Das muss nicht der günstigste Einkaufsweg sein! (Vertragsabhängig) Reiserichtlinien und Veranstaltungsrichtlinien müssen ineinandergreifen und sich ergänzen Steuerrechtliche Themen werden teilweise mehrfach abgeklärt Seite 9

10 Kosten senken Unternehmen, die diese Bereiche kombiniert haben konnten Prozesskosten senken (= wertvolle Mitarbeiterzeit) Direkte Kosten senken - durch Erhöhung des Gesamtvolumens und somit besseres Einkaufspotenzial - durch klare Steuerung (über die geänderten Prozesse) und somit höhere Verlässlichkeit für die Dienstleister (Hotel, Technik etc.) Seite 10

11 Veranstaltungsrichtlinie & Prozessschritte von Recherche bis Zahlung Handarbeit? Suche, Info Auswahl Vertrag AGBs Modifikation Teilnehmermanagement Rechnungsprüfung/ -zahlung Probleme? Seite 11

12 Das Äpfel-Birnen-Prinzip Was gilt es bei der Angebotseinholung zu beachten? Wie erhalten Sie vergleichbare Preise? Seite 12

13 Online oder Offline? Bedeutung von Softwareunterstützung für Recherche, Angebotseinholung und Buchung von Veranstaltungslocations Seite 13

14 Online-Buchungen? Zwei Grundsatzfragen zu Beginn Kann man Tagungen und Veranstaltungen einfach so online buchen? Was versteht man heute gewöhnlich unter Online -Tools im Tagungsgeschäft? Seite 14

15 Recherche-Aufwand Bekannte Veranstaltung Neue Veranstaltung Spezielle (Problem-)fälle Gleicher Ort? Gleicher Ablauf? Gleiche Teilnehmer? z.b. Jahrestagung Recherche- Aufwand hält sich in Grenzen Vorteil: Wenig Briefingzeit und Aufwand Verhandlungen basieren auf bekannten Werten (RISIKO!!!) Was ist vorgegeben? Welche Einschränkungen bei der Auswahl gibt es? Ist der Termin festgelegt? Ist der Ort festgelegt? Wie viele Teilnehmer? Wo soll es stattfinden? Was darf es kosten? Rahmenprogramm? Ausland Messetermine Viele Teilnehmer mit Übernachtung Spezielle Rahmenanforderungen Letztes Mal hat es nicht geklappt Seite 15

16 Angebote und Unterschiede Unterstützung (Service) Online-Buchung Erweiterte Services Anbieter, die über Telefon oder Fax/Mail oder auch Internetformular angefragt werden Anbieter die, die Recherche übernehmen Anbieter die eine Hotelvorauswahl treffen Angebote werden vorgelegt Recherche kann selbst vorgenommen werden Preisgebote werden eingeholt Auswahl kann selbst getroffen werden Preisverhandlungen werden selbst geführt Buchung wird selbst durchgeführt Nur Hotels oder auch andere Locations im Angebot? HRS die Ausnahme: Online-Buchung direkt von kleinen Standard- Veranstaltungen Full-Service-Anbieter Recherche der passenden Anbieter Preis- und Vertragsverhandlungen Rechnungsprüfung Teilnehmermanagement (Software) Auswertungstools Verwaltung eigener Raumkapazitäten Hinterlegung der eigenen AGBs Seite 16

17 Besonderheiten bei Direktbuchung Zwei Fragen: 1. Woher kommt der Preis? 2. Welche AGBs gelten? Insbesondere Stornobedingungen, Deposit, Optionen Hintergrundwissen - Tipps Seite 17

18 Ziel jedes Hotels: Hotelzimmerpreis versus Veranstaltungsmanagement Hohe Auslastung des Hotels bei hohen Durchschnittserträgen Dieses Ziel wird nur erreicht, wenn: das richtige Zimmer, an den richtigen Kunden, zum richtigen Preis, zum richtigen Zeitpunkt, verkauft wird! Dabei kommt es auf den richtigen Mix an! Seite 18

19 Hotelzimmerpreis versus Veranstaltungsmanagement Auch Hotels betreiben in der Zwischenzeit ein professionelles Yield Management. Yield Management ist ein Konzept der Gewinnsteuerung, bei dem mit Unterstützung von Informationstechnologie eine dynamische Preis-Mengen-Steuerung mit dem Ziel der gewinnmaximalen Nutzung von Kapazitäten durchgeführt wird. Es wird insbesondere eingesetzt bei»verderblichen Produkten«, d.h. Leistungen, die ihren Wert verlieren, wenn sie nicht zu einem bestimmten Verfallsdatum verkauft sind (u.a. Hotelzimmer). Hochsaison für Veranstaltungen ist lt. Hotelaussagen nur ca. 20 Wochen im Jahr, wegen: Urlaubszeit, Feiertage. Seite 19

20 Achtung: Vertragsklauseln, Optionen,... Vertragsklauseln Empfehlung Vereinbaren Sie zu den -aus Ihrer Sicht- kritischen Punkten eigene Bedingungen, die Sie den Veranstaltungslocationen bereits bei der Anfrage mitteilen auf die Sie bei Vertragsannahme Bezug nehmen. Kritische Punkte sind in der Regel: - Stornobedingungen, - Depositzahlungen, - Inhalt von Pauschalen, -... Seite 20

21 Prozessschritte von Recherche bis Zahlung Handarbeit? Suche, Info Auswahl Vertrag AGBs Modifikation Teilnehmermanagement Rechnungsprüfung/ -zahlung Seite 21

22 Teilnehmermanagement Wie erstellen Sie die Teilnehmerliste? Wie laden Sie ein? Wie gleichen Sie ab? Wie erstellen Sie Hotellisten? Wie erstellen Sie Tischpläne? Seite 22

23 Eventorganisation kann kompliziert sein! Seite 23

24 So funktioniert s / Beispielhaft 1.Teilnehmerverwaltung Import Teilnehmerdaten Stammdatenpflege 2. Event Kick-Off Eventtermine und -Inhalte Dynamische Anmeldeformulare Einladungen formulieren Versand der Einladungen 3. Empfang der Einladung Einladungsschreiben lesen Online Anmeldung Event- Organisation (Back End) 8. Nachbereitung Auswertung Controlling Statistiken Teilnehmerbefragungen 4. An- und Abmeldung Eigenes Profil verwalten genehmigungspfl. Prozesse Verrechnung 5. Eventorganisation Teilnehmerlisten Stornierung Korrespondenz Meilensteine 6. Abrechnung Rechnungsstellung Rechnungsversand Innerbetr. Leistungsverrechnung Event- Teilnehmer (Front End) 7. Zahlung Kreditkarte Rechnung Lastschrift Seite 24

25 Alternativen und Dienstleistungen Suche, Info Auswahl Vertrag AGBs Modifikation Teilnehmermanagement Rechnungsprüfung/ -zahlung Probleme? Seite 25

26 Rechnungsqualität Wie lange benötigen Sie für die Rechnungsprüfung? Wie hoch ist die Fehlerquote? Wo liegen die meisten Fehler? Was kann man daran ändern? Seite 26

27 Zahlungsmittel für Veranstaltungen Üblicher Weg: Zahlung gegen Rechnung per Überweisung Innovative Lösungen: Zahlung mittels spezieller Kreditkartenlösungen AirPlus (Meeting Solution Card) American Express (Corporate Meeting Card/MICE Solution) Seite 27

28 Achtung: Deposits,... Deposit laut Duden: Gelder, die bei einem Kreditinstitut gegen Verzinsung angelegt, aber nicht auf ein Spar- oder Kontokorrentkonto verbucht werden Häufig wird in den Verträgen eine Vorauszahlung (Deposit) gefordert. Wird die Vorauszahlung nicht rechtzeitig gezahlt, kann das Hotel vom Vertrag zurücktreten. Deposits sind i.d.r. verloren, bei einer Insolvenz des Hotels oder der Agentur! Seite 28

29 Abwicklung mittels VA-Karte Umstellung von Rechnungszahlung auf Kreditkarte Bei der Buchung entsprechend anzugeben und vertraglich zu sichern Anzahlungen können sofern noch erforderlich über die Karte abgedeckt werden Nach VA-Ende kann eine Abschlagszahlung vereinbart werden (z.b. 75 %) Leistungsschein (Proforma-Rechnung) wird durch das Unternehmen geprüft und nach möglichen Korrekturen erfolgt die Abrechnung über die VA-Karte = Rechnung = zum Vorsteuerabzug berechtigt (für Deutschland) Jetzt erfolgt die Aufteilung nach Kostenarten, Kontierungen = Basis für das Reporting Seite 29

30 Basis für die Umsetzung und den Erfolg: Suche, Info Auswahl Vertrag AGBs Modifikation Teilnehmermanagement Rechnungsprüfung/ -zahlung Veranstaltungsrichtlinie Planungshilfe Auswertungen Übersicht Steuerung Prozessklarheit Kostensenkung Seite 30

31 Bringen Sie Erfolg in Ihre Organisation! Seite 31

32 Das alles bekommen Sie bei der VDR-Akademie NEU NEU NEU Das komplette Seminarprogramm finden Sie unter Seite 32

33 Ihre Ansprechpartner Elisa Pfeil Projektmanagerin VDR-Akademie c/o Verband Deutsches Reisemanagement e.v. VDR-Service GmbH VDR-Akademie Institut für Geschäftsreisemanagement Darmstädter Landstraße Frankfurt am Main Tel.: Fax: Andrea Zimmermann btm4u Andrea Zimmermann Heidelberger Landstraße 52a Darmstadt Tel.: Fax: Seite 33