Inhalt Berechtigungen und Workflows... 3

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2 Inhalt Berechtigungen und Workflows... 3 Berechtigungsgruppen in u:cris... 3 Ernennung von Personen zu SachbearbeiterInnen oder u:cris-beauftragten:... 3 Workflows... 4 u:cris-konto:... 5 Eigene Einstellungen:... 7 Eigene Inhalte:... 9 Veröffentlichungen: Veröffentlichungen suchen: Veröffentlichungen eingeben: Neuen Eintrag erstellen: o Anleitung zum Erstellen eines Eintrags: Publikationen die nicht im Namen der Universität Wien entstanden sind Aktivitäten: Datenexport Anhang: Suchoptionen, Zeichen und Boolsche Operatoren Eingabehilfe Veröffentlichungen Eingabehilfe Aktivitäten Checkliste aller wissensbilanzrelevanten Pflichtfelder zur Validierung und Erstellung von Einträgen (Veröffentlichungen und Aktivitäten) in u:cris Stand: April

3 Berechtigungen und Workflows Berechtigungsgruppen in u:cris Ernennung von Personen zu SachbearbeiterInnen oder u:cris-beauftragten: Die Ernennung von SachbearbeiterInnen oder u:cris-beauftragte muss in Absprache mit der Leitung der jeweiligen Subeinheit an das u:cris-team gemeldet werden. Bitte teilen Sie Ihre Ernennung an mit CC: an den/die LeiterIn der Subeinheit bzw. melden Sie uns als LeiterIn einer Subeinheit die Ernennungen gesammelt. Es können jederzeit Berechtigungen vergeben und entzogen werden. Eine Übersicht, welche Berechtigung an der jeweiligen Subeinheit aktuell vergeben sind, kann beim u:cris-team angefordert werden. Trusted User: jeder User in u:cris kann einem anderen User Zugriff auf das eigene ucris-konto gewähren. Der Trusted User kann mit der Funktion User wechseln auf das jeweilige u:cris-konto zugreifen und ALLE damit assoziierten Anwendungen nutzen bzw. Aufgaben erfüllen. Es wird geraten, einen Trusted User mit bedacht zu vergaben und diesen auch wieder zu entziehen. Stand: April

4 Workflows In Bearbeitung: Einträge können von EinzelnutzerInnen oder SachbearbeiterInnen (oder u:cris-beauftragten) zwischengespeichert werden, um sie zu einem späteren Zeitpunkt weiterzubearbeiten. Der Eintrag ist im Forschungsportal NICHT sichtbar und wird auch NICHT für die Wissensbilanz und andere Analysen herangezogen! Zur Validierung: Einträge sind vollständig und werden zur Validierung und zur Darstellung im Portal durch EinzelnutzerInnen, oder SachbearbeiterInnen, (oder u:cris-beauftragte) freigegeben: Es wird empfohlen die Einträge regelmäßig vorzunehmen, um schnellstmöglich die Sichtbarkeit der Forschungsleistungen im Portal zu gewährleisten! Der Eintrag ist im Forschungsportal sichtbar, wird aber NICHT für die Wissensbilanz und andere Analysen herangezogen! Validiert: Einträge werden durch u:cris-beauftragte auf inhaltliche Korrektheit und/oder formale Vollständigkeit überprüft und zur Auswertung freigegeben. Der Eintrag ist im Forschungsportal sichtbar und wird für die Wissensbilanz und andere Analysen herangezogen! Re-Validierung: Bei bereits validierten Einträge können Änderungswünsche in Revalidierungsphasen von EinzelnutzerInnen, oder SachbearbeiterInnen gemeldet werden. Zuständige u:cris-beauftragte können diese akzeptieren oder ablehnen. Der Eintrag ist im Forschungsportal NICHT sichtbar und wird auch NICHT für die Wissensbilanz und andere Analysem herangezogen! Stand: April

5 u:cris-konto: Ihr u:cris-konto umfasst mehrere Bereiche: Allgemeine Suche: Suche in allen Inhalten von u:cris, auf die man im Rahmen der Berechtigung Zugriff hat. Eigene Einstellungen: Die Eigenen Einstellungen finden Sie rechts oben neben Ihrer u:net ID. Hier ist es möglich Spracheinstellungen, Einstellungen bezüglich , Mitteilungen und Aufgaben sowie Trusted User festzulegen. Außerdem finden Sie hier eine Verlinkung zum Eigenen Profil. Eigene Inhalte: Die Eigenen Inhalte finden Sie in der oberen Navigationsleiste. Darunter werden alle im Forschungsportal abbildbaren Tätigkeiten - Ihr Forschungsoutput in Form von Veröffentlichungen, Aktivitäten, Vorträgen, Presseberichten und Projekten sowie die nur unter Ihrem u:cris-konto sichtbaren Bereiche die Fördermittelanträge und Bewilligungen, verstanden. Stand: April

6 Eigene Inhalte erscheinen automatisch wenn Sie eigenen Forschungsoutput im System haben. Sollte dies nicht der Fall sein, können Sie die Eigenen Inhalte in den Eigenen Einstellungen (siehe unten) selbständig zuschalten. o Eigene Übersicht (linke Navigationsleiste): Übersichtsdarstellung der Eigenen Inhalte und des Eigenen Profils. Zum bearbeiten des Eigenen Profils klicken Sie bitte Profil bearbeiten an. o Eigenes Portalprofil: Zeigt Ihr Profil im u:cris-portal an. Eigene Mitteilungen (rechte Navigationsleiste): Die Systemmitteilungen zu Ihrem u:cris- Konto befinden sich in der rechten Navigationsleiste. ACHTUNG! Das kleine Zahnrad-Icon über welches Sie zu den Einstellungen gelangen, wird erst sichtbar wenn Sie den Mauspointer in das Feld Eigene Mitteilungen bewegen. Eigene Favoriten (rechte Navigationsleiste): Die Liste Ihrer gekennzeichneten Favoriten befindet sich in der rechten Spalte. Sie können Ihre Favoriten durch das Anklicken des Sterns rechts neben Inhalten verwalten. Eigener Verlauf: Wird angezeigt sobald durch Dokumente oder Einträge geöffnet wurden oder ein Eintrag erstellt wurde.? Hilfe und Support (rechts unten): Hier haben Sie Zugang zu Handbüchern und Videohilfen in englischer Sprache und Sie können direkt eine an das u:cris-team verfassen um Supportinformationen zu erlangen. Stand: April

7 Eigene Einstellungen: Zu erreichen über EinzelnutzerInnnen SachbearbeiterInnen, u:cris-beauftragte Allgemein: o Spracheinstellungen: Sprache ist jene Sprache in der sich Ihr u:cris-konto präsentiert. Sie können hier zwischen Deutsch und Englisch wählen. Mit Eingabesprache ist jene Sprache gemeint, in der Sie Ihren wissenschaftlichen Output eingeben. ACHTUNG! Die Eingabesprache ist eine Voreinstellung, kann aber auch direkt bei der Dateneingabe geändert werden. o Dem u:cris-konto zugeordnetes Personenprofil: Wenn Sie auf Personenprofil bearbeiten klicken, kommen Sie direkt in Ihr Eigenes Profil. Stand: April

8 Personen mit der Berechtigungsgruppe SachbearbeiterInnen oder u:cris- Beauftragte können sich wahlweise die Eigenen Inhalte anzeigen lassen. Sollten eigene Einträge (Publikationen oder Aktivitäten) im System vorhanden sein, werden die Eigenen Inhalte automatisch angezeigt. o Rollen: Auflistung, der Ihnen zugewiesenen Rollen. Sollten Sie keine weiteren Aufgaben, im Workflow von u:cris, als die Eingabe Ihres wissenschaftlichen Outputs haben, steht hier nur die Rolle Personal User. Einstellungen (linke Navigationsleiste): Hier können Sie einstellen welche Mitteilungen des Systems Sie auch als empfangen möchten und die Frequenz festlegen. Mitteilungen Einstellungen (linke Navigationsleiste): Hier können Sie einstellen welche Mitteilungen des Systems in Ihrem Ordner Eigene Mitteilungen empfangen werden. Aufgaben Einstellungen (linke Navigationsleiste): Hier können Sie die Grundeinstellungen bezüglich der Anzeige Ihrer Eigenen Aufgaben einstellen. Trusted Users (linke Navigationsleiste): Hier können Sie Ihre Trusted User anlegen und verwalten. Stand: April

9 Eigene Inhalte: Unter Eigene Inhalte können Sie Ihre eigenen wissenschaftlichen Tätigkeiten importieren, exportieren, dokumentieren, verwalten und je nach Status bearbeiten. Außerdem können Sie auch in allen Einträgen der Universität Wien suchen und Listen exportieren. Eigene Übersicht: Die Eigene Übersicht enthält eine Zusammenfassung Ihres wissenschaftlichen Outputs, verweist auf Ihr Profil im Potal und enthält eine Verlinkung zum Bearbeiten Ihres Profils. Unter dem Reiter Mein Profil und Lebenslauf/CV können Sie Ihren Lebenslauf erstellen und aktualisieren. Unter Beziehungsdiagramm anzeigen wird Ihr Forschungsumfeld bildlich dargestellt. Profil bearbeiten: Wenn Sie auf Profil bearbeiten klicken, kommen Sie automatisch in die Metadaten Ihres Profils. Einige Daten werden direkt über die Personalverwaltung in u:cris eingespielt. ACHTUNG! Es werden nicht alle übernommenen Profildaten im Portal angezeigt! o Persönliche Identifizierung: Hier können Namenszusätze und Pseudonyme ergänzt werden. Sie können hier auch Ihre persönliche, schon vorhandene ORCID hinzufügen. o Organisationszugehörigkeit: Zeigt alle Ihre bisherigen Arbeitsverhältnisse an der Universität Wien, wobei nur Ihre aktuelle Organisationszugehörigkeit im Stand: April

10 Forschungsportal sichtbar ist. Die Daten werden permanent synchronisiert, bei Bedarf können jedoch Adressdaten etc. unter Bearbeiten ergänzt werden. Supervision ist eine Funktion, die im Moment noch nicht genutzt wird. o Lebenslauf und Forschungsbeschreibung: Unter Profilinformationen hinzufügen können Sie universitätsinternes Engagement, Lehre, Auszeichnungen sowie Forschungsinteressen und auch besondere Qualifikationen hinzufügen. Unter Personalfoto können Sie eine Bilddatei hochladen. o Schlagwörter: Wählen Sie hier bitte ihre Zuordnung zu dem/den wissenschaftlichen Fachgebiet/-en aus ÖFOS 2012 aus. Pflichtangabe für die Wissensbilanz (max. 4 Kategorien auswählbar)! o Sichtbarkeit: Als aktive MitarbeiterIn der Universität Wien ist Ihr Profil automatisch im Portal auf sichtbar gestellt. Sollten Sie keine weiteren Daten hinzufügen, wird auch nicht mehr Information öffentlich dargestellt als auf der vorhandenen Personalseite der Universität Wien. Weiter Menüpunkte in der Anzeige Profil Bearbeiten: o Zugehöriges u:cris-konto (linke Navigationsleiste): Zeigt den damit verknüpften Nutzernamen an und listet die verschiedenen Rollen und Rechte in u:cris auf. o Automatisierte Suche (linke Navigationsleiste): Wenn Sie möchten, dass u:cris selbständig nach Ihren Publikationen in Online-Quellen sucht, können Sie hier Einstellungen dazu treffen. Der Menüpunkt Übersicht (linke Navigationsleiste) birgt verschiedene Anzeigen der eigenen Daten: o Verknüpfungen (linke Navigationsleiste): Alle eigenen Publikationen und Aktivitäten werden hier zusammengefasst angezeigt. Durch Anklicken des Stand: April

11 Datensatzes wird der gesamte Datensatz angezeigt und je nach Status bearbeitetet werden. o Anzeigen (linke Navigationsleiste): Zeigt die Adressen der zugeordneten Organisationen und zum Export verfügbare Adressformate. Im Menüpunkt Verlauf und Kommentare (linke Navigationsleiste) finden Sie Information zu den Systemsynchronisationen. Stand: April

12 Veröffentlichungen: In den Veröffentlichungen befindet sich der gesamte publizierte Output der Universität Wien. Als Startseite für die Veröffentlichungen wurden die Eigenen Veröffentlichungen gewählt, jenen Bereich der Beiträge wo man selbst daran beteiligt war. Wenn Sie in alle sichtbaren publizierten Inhalte Einsicht nehmen möchten, müssen Sie nur unterhalb der Suchleiste Eigener Inhalt wegklicken. Jetzt sehen Sie alle bisher eingegebenen Veröffentlichungen. Die Reihung der Einträge erfolgt über das Feld sortieren rechts unterhalb der Suchleiste. Veröffentlichungen suchen: Sie können in der Suchleiste nach Namen, Organisation, Begriff aus dem Titel, Name der Zeitschrift, etc. suchen. In der Suchleiste können Boolesche Operatoren verwendet werden (bitte beachten Sie, dass diese nur bei Großschreibung (z.b. AND) als Operatoren erkannt werden). (Siehe Suchoptionen und Boolsche Operatoren im Anhang.) Wenn Sie ähnlich einer Detailsuche vorgehen wollen, können Sie die Filterfunktionen von u:cris verwenden. Unter der Suchleiste befindet sich das Symbol eines Trichter mit einem +. Durch Anklicken dieses Feldes können Sie verschiedene Filter setzen und dadurch Ihre Suche einschränken. Bitte beachten Sie, dass Einträge aufgrund von mehreren internen AutorInnen, Organisationen im Workflow zugeordnet werden, welche nicht in Ihrem Berechtigungsschema enthalten sind. Um sich diese Einträge anzeigen zu lassen müssen Sie Eigener Inhalt deaktivieren und mit anderen möglichen Filtereinstellungen operieren! Stand: April

13 Veröffentlichungen eingeben: Für die Neueingabe einer Veröffentlichung können Sie entweder das + neben Veröffentlichungen (linke Spalte) oder rechts das grüne Feld Neuen Eintrag hinzufügen benutzen. Ein Fenster mit der Bezeichnung Neuen Eintrag erstellen geht auf. Unter Veröffentlichungen sind schriftliche Publikationen, Posterbeiträge, Patente oder Dokumente mit audiovisuellen Inhalten gemeint. (Siehe Eingabehilfe mit Übersichtstabelle im Anhang.) Stand: April

14 Neuen Eintrag erstellen: o Anleitung zum Erstellen eines Eintrags: Wenn Sie bei der Eingabe Ihrer Veröffentlichung Hilfe benötigen, empfiehlt es sich den Assistenten heranzuziehen. Im oberen Teil des Fensters wird eine Übersicht über die häufigsten Vorlagen aus Veröffentlichungen und Aktivitäten, Vorträge, Mitgliedschaften, gezeigt. Im unteren Teil des Fensters haben Sie die Möglichkeit zum Self-Import Modul zu wechseln, wo Sie Publikationen in Online-Quellen suchen und aus diesen importieren können. Stand: April

15 Veröffentlichungen: Sie können Einträge zu Veröffentlichungen Aus Vorlage erstellen, Aus Online-Quelle importieren oder Aus Datei importieren. o Aus Vorlage erstellen: Es gibt verschiedene Vorlagen zur Erstellung Ihres Eintrags, die über den Publikationstyp erfasst sind. (z.b.: Ist ein wissenschaftlicher Artikel als Beitrag in einer Fachzeitschrift zu verstehen oder ein Poster als Beitrag zu einer Konferenz, etc.) Sie können hier je nach Art Ihrer Publikation eine Vorlage durch anklicken auswählen. Um einen Eintrag abzuspeichern müssen die mit rotem * gekennzeichneten Pflichtfelder ausgefüllt werden. ACHTUNG! Es gibt Pflichtfelder für Evaluierungen die NICHT als Pflichtfelder in u:cris ausgewiesen werden konnten. Das sind die Seitenangaben bei Beiträgen in Fachzeitschriften und in Büchern, der Verlag und HerausgeberInnen bei Büchern und die ÖFOS 2012 in allen Einträgen (max. 4 Kategorien auswählbar)!: Stand: April

16 Publikationsstatus: Der Status Ihrer Publikation ist ein Pflichtfeld. ACHTUNG! Für die Wissensbilanz und andere Analysen zählen nur validierte Einträge Einträge mit anderem Status als Veröffentlicht werden nicht durch die u:cris-beauftragten validiert! Publikationsinformationen: Originalsprache und Titel in Originalsprache sind Pflichtfelder. Alle anderen Felder sind optional, tragen aber maßgeblich zur Datenqualität bei! VerfasserIn (ErfinderIn), Organisation und Zugehörigkeit: Die Verfasserangabe ist ein Pflichtfeld, es müssen alle Autoren eingegeben werden! Als eintragende Person werden Sie dem Eintrag automatisch zugeordnet. Eine weitere Person kann entweder durch das + vor dem Personensymbol (rechts) oder unterhalb der Verfasserangabe mittels Person hinzufügen eingetragen werden. Wenn Sie eine/n VerfasserIn, hinzufügen möchten, erscheinen zuerst jene internen Personen die schon mit Ihnen publiziert haben. Über die Suche können Sie interne und externe Personen suchen und hinzufügen. Wurde keine Person gefunden, muss diese neu angelegt werden. Hierzu ist nur die Angabe von Vor- und Nachname verpflichtend. Die zugehörende Organisation ist optional, trägt Stand: April

17 aber maßgeblich zur Datenqualität bei! Organisationen als Verfasser können analog hinzugefügt werden. Publikationsdaten: Datum der Veröffentlichung, wobei nur das Jahr ein Pflichtfeld ist. Andere Pflichtfelder: Je nach Publikationstyp gibt es zusätzliche Pflichtfelder, die das Publikationsmedium betreffen, z.b.: Die Angabe der Zeitschrift oder Reihe bei Veröffentlichungen in Periodika sowie der Verlag bei Monographien. Bei Fachzeitschriften gibt es das zusätzliche Feld Begutachtet als Pflichtfeld. Begutachtete wissenschaftliche Fachzeitschriften unterstellen die eingereichten Beiträge einem echten Peer-Review- Verfahren, d.h. unabhängige, externe Gutachter prüfen die eingereichten Beiträge. Weitere für die Wissensbilanz relevante Felder sind die Seitenzahlen (auch evtl. als Buchstabenzählung abbildbar!) bzw. bei reinen Online-Publikationen die Aufsatznummer und sowie die ÖFOS 2012 (max. 4 Kategorien auswählbar)! Generell können bei jedem Eintrag auch direkt Spracheinstellungen getroffen werden. Die jeweilige Flagge symbolisiert die Sprache. Unter Übersetzungen können auch einzelne Felder, Bereiche übersetzt werden. Es ist daher möglich sowohl einen deutschen als auch einen englischen Abstract hinzuzufügen. Sollte Ihre Veröffentlichung falsch zugeordnet sein, können Sie oben rechts die Vorlage wechseln und eine andere Publikationsart auswählen. o Aus Online-Quelle importieren: u:cris bietet einige Online-Quellen für den Import Ihrer Einträge an. Wählen Sie eine Online-Quelle aus und suchen Sie nach eigenen Einträgen. Wenn Ihre Publikation/en in diesen Datenbanken indiziert sind, können Sie fehlende oder neue Veröffentlichungen einfach aus den Suchergebnissen importieren. Stand: April

18 Durch Bestätigung des Imports wird eine Vorlage geöffnet. Sollten Verfasser, Zeitschrift, Verlag oder Organisationen noch nicht in u:cris erfasst sein, werden diese automatisch in der jeweiligen Anwendung angelegt! ACHTUNG! Bitte kontrollieren Sie die im Import vorgeschlagenen Personen, bei Namensgleichheiten oder sehr ähnlichen Namen kann es sonst zur Verknüpfung mit den falschen Personen kommen! Stand: April

19 Sind noch Daten zu ergänzen oder ändern, können Sie diese Änderungen in der Vorlage vornehmen. Die Publikationsart aus den Online-Quellen ist auf jene in u:cris abgestimmt. Sollte Ihre Veröffentlichung falsch zugeordnet sein, können Sie oben rechts die Vorlage wechseln eine andere Publikationsart auswählen. Stand: April

20 o Aus Datei importieren: Datenformate verschiedener Literaturverwaltungssoftwares können in u:cris importiert werde. Dazu wählen Sie das von Ihnen verwendete Datenformat aus und importieren den Text oder die Datei direkt aus Ihren Literaturlisten. Durch Bestätigung des Imports wird eine Vorlage geöffnet. Sind noch Daten zu ergänzen oder ändern, können Sie diese Änderungen in der Vorlage vornehmen. Die Publikationsart aus den Literaturverwaltungssoftwares ist auf jene in u:cris abgestimmt. Sollte Ihre Veröffentlichung falsch zugeordnet sein, können Sie oben rechts unter Vorlage wechseln eine andere Publikationsart auswählen. Nach Neueingabe einer Veröffentlichung muss der Eintrag abgespeichert werden (unterer Fensterrand). Zum Speichern eines Eintrags müssen zumindest alle gekennzeichneten Pflichtfelder ausgefüllt werden! Fertige Einträge werden im Status Zur Validierung abgespeichert und sind damit im Forschungsportal sichtbar. In einem nächsten Workflow-Schritt wird eine u:cris- BeauftragteR Ihren Eintrag inhaltlich überprüfen. Sind alle Angaben richtig wird der Status Validiert vergeben. Ab diesem Zeitpunkt wird Ihr Eintrag für die Auswertung der Wissensbilanzkennzahlen und andere Analysen verwendet. Ist der Eintrag fehlerhaft wird der Eintrag zurück in den Status Zur Bearbeitung gesetzt und mit einem Kommentar zur Änderung des Eintrags versehen. Den Kommentar können Sie direkt beim Eintrag unter Verlauf und Kommentare oder auch in Ihren Eigenen Mitteilungen finden. Am unteren Rand des Eingabefensters eines abgespeicherten Eintrags (egal in welchem Status) sieht man abhängig von der eigenen Berechtigung in u:cris die Funktionen Löschen als rotes X und Datensatz duplizieren als zwei weiße Blätter. Stand: April

21 Publikationen die nicht im Namen der Universität Wien entstanden sind Es können auch Publikationen interner Mitarbeiter, welche an anderen Institutionen verfasst wurden, eigetragen werden. Um die externe Einrichtung zur internen Person hinzuzufügen, klicken Sie auf Bearbeiten und ein neues Fenster zum bearbeiten der Person öffnet sich. Um die Publikationen einer anderen Institution zuzuordnen müssen Sie die Zugehörigkeit zur Universität Wien entfernen (Häkchen wegklicken) und eine Zugehörigkeit zu einer externen Organisation hinzufügen und mit Update bestätigen. ACHTUNG! Formal steht eine interne (zur Person zugehörige) Stand: April

22 Organisationseinheit unter Im Workflow zugeordnet, jedoch gibt es für diese Datensätze keinen Workflow, daher können sie auch nicht validiert werden! Der Datensatz wird automatisch einer internen Organisation, die für die Validierung zusatändig ist, zugeordnet. Unter Organisation ändern können Sie auch eine andere beteiligte Organisationen anführen. Sollte keine Einheit ausgewählt sein, können Sie den Datensatz nicht abspeichern. ACHTUNG! Egal welche Organisation für die Validierung eines Datensatzes zuständig ist, bei Evaluierungen wird der Eintrag für jede teilhabende interne Einrichtung gezählt! Alle weiteren Eingabeschritte sind mit Veröffentlichungen im Namen der Universität Wien ident! Stand: April

23 Aktivitäten: Die Neueingabe in dieser Kategorie funktioniert ähnlich wie in den Veröffentlichungen. Analog können Sie für eine Neueingabe entweder das + neben Aktivitäten (linke Spalte) oder rechts das grüne Feld Neuen Eintrag hinzufügen benutzen. Ein Fenster mit der Bezeichnung Neuen Eintrag erstellen geht auf. Unter Aktivitäten sind Ihre wissenschaftlichen Aktivitäten wie Vorträge, Konferenzteilnahmen, Gäste etc. und Ihr Engagement neben Ihrer Publikationstätigkeit gemeint (z.b.: Mitgliedschaften). (Siehe Eingabehilfe mit Übersichtstabelle im Anhang.) Aktivitäten: Diese Einträge können nicht importiert werden. Sie können daher nur direkt in die Vorlagen eingeben. Wie bei der Eingabe Ihrer Veröffentlichungen gibt es mit rotem * gekennzeichnete Pflichtfelder, die ausgefüllt werden müssen, um Ihren Eintrag zu speichern: o Art der Aktivität: Das Pflichtfeld Typ stellt die Art Ihrer Aktivität dar; z.b.: Vortrag, Teilnahme an Konferenz, etc. o Person und Zeitraum: Hier finden Sie Pflichtfelder Person, Rolle und Zeitraum. Als eintragende Person werden Sie dem Eintrag automatisch zugeordnet. Rolle bezieht sich je nach Art der Aktivität auf Ihre genaue Funktion. Unter Zeitraum muss ein Bestimmtes Datum oder ein Zeitraum ausgewählt werden. o Verantwortlichkeit: Dieses Pflichtfeld ist automatisch mit der mit Ihnen verknüpften internen Organisation befüllt. o Andere Pflichtfelder: Je nach Typ der Aktivität gibt es zusätzliche Pflichtfelder, die eine Beziehung oder Verbindung darstellen, z.b.: Die Verbindung zu einer bestimmten Veranstaltung oder Organisation bei der man teilgenommen hat oder Mitglied ist. Weiters gibt es in den meisten Vorlagen das Pflichtfeld Titel unter Beschreibung der Aktivität um z.b.: den Titel des Preises oder der Lehrveranstaltung einzutragen. ACHTUNG! Aktivitäten durchlaufen in u:cris keinen Workflow und können daher immer bearbeitet werden. Es gibt daher keinen Status für Aktivitäten. Stand: April

24 Datenexport Sie können über die Anzeige einer in u:cris abgesetzten Suche, oder mit Hilfe der Option Favoriten, Publikationslisten exportieren (unterer Fensterrand). Dies umfasst sowohl Ihre Eigenen Inhalte als auch alle anderen in u:cris vorhandenen Inhalte. Sie können alle Veröffentlichungen in den Formaten PDF, HTML, Word oder den Datenformaten von Literaturverwaltungssoftwares RIS und BibTex exportieren. Die Exportfunktion von Publikationslisten finden Sie immer wenn Sie im Menü Veröffentlichungen befinden ganz unten mittig. In den Formaten PDF, HTML und Word ist es zusätzlich möglich einen bestimmten Zitierstil auszuwählen, die Reihung der Einträge erfolgt über die Sortierfunktion der Anzeige. Den Export von Aktivitäten finden Sie im Menü Aktivitäten. Diese Einträge können nicht in RIS oder BibTex exportiert werden. ACHTUNG! SachbearbeiterInnen und u:cris-beauftragte können Listen auch als Excel exportieren. Stand: April

25 Anhang: Suchoptionen, Zeichen und Boolsche Operatoren Suche Notiz Beispiel Einzelne Begriffe Wortgruppen oder Phrasen doi Einzelne Begriffe werden automatisch trunkiert. Achtung! Wenn mehr als ein Wort gesucht wird nicht automatisch trunkiert! Wird die Wortgruppe unter Anführungszeichen gesetzt, wird exakt diese Phrase gesucht. Bei der Suche nach dem doi muss immer vor dem Zahlen-Buchstaben-Code doi: stehen. Achtung! Keinen Abstand setzen und doi in Kleinbuchstaben! Univers: Es werden alle Einträge mit Begriffen von Universa bis Universz angezeigt Titel einer Publikation doi: /j.jinsphys Zeichen Exakte Begriffsuche (s.o. Wortgruppen): Mit dem Setzen von Anführungszeichen schränkt man die Suchoperation in dem Sinne ein, dass entsprechend den festgelegten Suchkriterien nur nach jenen Wörtern bzw. Wortgruppen in der angegebenen Reihenfolge gesucht werden, die diese Übereinstimmungen aufweisen. Titel einer Publikation * (Sternchen) * ersetzt einen oder mehr Buchstaben am Ende oder in der Mitte eines Wortes. Sehr nützlich bei Begriffen mit verschiedenen Schreibweisen oder häufig falsch geschriebenen Wörtern. In den Suchergebnissen werden Einträge mit den verschiedenen Varianten des Begriffes gezeigt.? (Fragezeichen)? ersetzt nur einen Buchstaben am Ende oder in der Mitte eines Wortes ~ (Tilde) ~ findet Suchbegriffe, die ähnlich in der Aussprache sind. Achtung! Relativ unübersichtlich, nicht für alle Suchen geeignet! Art* : Arten, Arterie, Artikel, Artist, etc Te*t : Test, Testament, Text Bei Namen: Schn*der: Schnaider, Schnayder, Schneider, Schneyder Ban?: Band, Bank, Bann Te?t: Test, Text Kind~: Sinn, Rind, etc Operatoren AND OR NOT Werden verwendet um Suchbegriffe miteinander zu verbinden. Achtung! Operatoren müssen groß und in englischer Bezeichnung geschrieben werden! Es wird nach zwei UND anderen Begriffen gesucht. In den Ergebnissen müssen alle Suchbegriffe enthalten sein. Achtung! AND ist in den Voreinstellungen automatisch eingestellt! Es wird nach einem ODER mehreren Begriffen gesucht. Es wird nach einem Begriff gesucht, der NICHT mit einem anderen verbunden wird. Gesucht wird immer das erststehende Wort. Wort1 AND Wort2 Kunst AND Malerei Kunst AND Malerei AND Ornament Wort1 OR Wort2 Kunst OR Malerei Kunst OR Malerei OR Ornament Wort1 NOT Wort2 Kunst NOT Malerei Kunst NOT Malerei NOT Ornament Stand: April

26 Eingabehilfe Veröffentlichungen Artikel Review Bezeichnung Meeting Abstract/Conference Paper Short communication Editorial Entscheidungsbesprechung Correction Beitrag in Buch/Sammelband Beitrag in Konferenzband Eintrag in Nachschlagewerk Beitrag in Kunstkatalog oder künstlerischem Druckwerk Beitrag in Gesetzeskommentar Sonstiger Beitrag Buch Sammelband Konferenz-/Tagungsband Nachschlagewerk Kunstkatalog oder künstlerisches Druckwerk Gesetzeskommentar Zeitungs-/Magazinartikel Interview Rezension Beitrag in Fachzeitschrift Beschreibung Publikation originärer, wissenschaftlicher Ergebnisse in einer Fachzeitschrift. Überblick über ein Forschungsgebiet und/oder Beurteilung bereits veröffentlichter Literatur zu dem jeweiligen Thema. Üblicherweise werden keine originären, neuen Erkenntnisse präsentiert. Beitrag zu einer Konferenz oder Tagung, der in einer Fachzeitschrift veröffentlicht wurde. Kurztexte oder Kurzbeschreibungen neuer Ergebnisse, z.b. Letters. Artikel mit Standpunkten/der Sicht der Herausgeber/-innen. Entscheidungs- oder Urteilsanmerkung. Korrekturen, welche sich auf einen früher publizierten Artikel beziehen und nach dessen Veröffentlichung bekannt wurden. Beitrag in Buch Kapitel oder Teil eines Buches oder Sammelbandes. Beitrag zu einer Konferenz oder Tagung, der in einem Konferenz-/Tagungsband veröffentlicht wurde. Ein kurzer Beitrag zu einem Thema in einer Enzyklopädie, einem Wörterbuch oder einem anderen Nachschlagewerk. Beitrag zu einem Buch oder ähnlichem Werk in einem künstlerischen Kontext. Abschnitt, Kapitel oder anderer Beitrag zu einem Gesetzeskommentar. Beitrag zu einer Monographie oder Sammelband, der nicht einer anderen Kategorie zugeordnet werden konnte. Buch Abgeschlossenes Werk, welches in einem oder mehreren Bänden publiziert wurde. Die Verfasser/-innen sind für das gesamte Werk verantwortlich. Sammlung von klar ausgewiesenen Beiträgen in Buchform. Sammlung von Beiträgen zu einer Konferenz in Buchform. Buch oder ähnliches Werk, welches schnellen Zugang zu Wissen ermöglicht, z.b. Enzyklopädie, Wörterbuch. Buch oder ähnliches Werk, welches in einem Kunst-/künstlerischen Kontext veröffentlicht wurde. Erläuterung der Paragraphen bzw. Artikel eines oder mehrerer Gesetze. Anderer Beitrag in Periodikum Beitrag in einer Zeitung, einem Magazin oder einem anderen nichtwissenschaftlichen Periodikum. Textbeitrag zu einem Thema basierend auf einem transkribierten Interview. Rezension oder Besprechung zu einem Buch, Film oder kulturellen Ereignis. Beitrag zu Konferenz Poster Präsentation einer wissenschaftlichen Arbeit auf einer Konferenz. Oftmals mit grafischem Schwerpunkt bei der Vermittlung der Ergebnisse. Stand: April

27 Paper Sonstiger Beitrag Wissenschaftlicher Text, welcher für eine Konferenz vorbereitet wurde. Verfügbar z.b. über die Website der Konferenz, jedoch nicht in einem Journal oder einem Konferenzband veröffentlicht. Publikation im Rahmen von Konferenzen oder Tagungen, die keiner der anderen Kategorien zugeordnet werden konnte. Working Paper Working Paper Preprint/Draft Vorläufiges wissenschaftliches oder technisches Papier, das in einer Reihe einer Institution veröffentlicht wird, in der die Forschung stattfindet. Vorläufiges wissenschaftliches oder technisches Papier, das NICHT in einer institutionellen Reihe veröffentlicht wurde. Elektronische/multimediale Veröffentlichung Film Fernsehsendung Radiosendung Webpublikation oder Website Software oder Datenbank Film oder Dokumentation - sowohl eigenständige, wie auch TV Produktionen. Rundfunksendung, z.b. Nachrichtensendung, Reportage, Talkshow. Rundfunksendung, z.b. Nachrichtensendung, Reportage, Talkshow. Veröffentlichung im Internet - z.b. Webpublikation, Beitrag in Online-Forum, Website. Programme, Anwendungen sowie (Beiträge zu) Datenbanken. Multimediale Veröffentlichung Multimediale Veröffentlichung, die keiner anderen Kategorie zugeordnet werden konnte, z.b. Podcasts, Animationen, Fotografien, Tonaufnahmen. Patent Patentschrift Veröffentlichung im Rahmen der Erteilung eines Patents. Sonstige Veröffentlichung Übersetzung Reprint Broschüre Lehrveranstaltungsskript Sonstiges Übersetzung eines anderen Werkes. Ein Artikel der bereits veröffentlicht wurde. Schriftwerk von geringem Umfang, das zu Bewerbungs- oder Informationszwecken dient. Skriptum oder Unterlage zu einer Lehrveranstaltung, z.b. Reader Veröffentlichung, die in keine andere Kategorie passt. Stand: April

28 Eingabehilfe Aktivitäten Vortrag Buchpräsentation Organisation von Teilnahme an Bezeichnung Herausgabe einer Fachzeitschrift oder Reihe Begutachtung einer wissenschaftlichen Publikation Andere redaktionelle Tätigkeit Forschungsnetzwerk oder Arbeitsgruppe Begutachtungskommission Berufungskommission Habilitationskommission Verein, NGO oder Stiftung Vorstand oder Beirat eines Unternehmens Anderes Komitee, Rat oder Gremium Preis, Auszeichnung oder Ehrung Stipendium Andere Anerkennung Anbahnung eines Projekts Forschungsaufenthalt Lehrtätigkeit an externer Institution Vorträge Beschreibung Vorträge bei wissenschaftlichen oder öffentlichen Veranstaltungen oder bei Veranstaltungen einer Organisation oder eines Unternehmens Buchpräsentationen bei wissenschaftlichen, öffentlichen Veranstaltungen oder bei Veranstaltungen einer Organisation Wissenschaftliche Veranstaltungen Organisation einer wissenschaftlichen Veranstaltung, die Information über die Art (Konferenz, Workshop, Ausstellung, etc ) der Veranstaltung ist mit der Veranstaltung verknüpft Teilnahme an einer wissenschaftlichen Veranstaltung, die Information über die Art (Konferenz, Workshop, Ausstellung, etc ) der Veranstaltung ist mit der Veranstaltung verknüpft Herausgabe und Begutachtung von wissenschaftlichen Publikationen Herausgabe oder Mitgliedschaft in einem HerausgeberInnengremiums einer Fachzeitschrift oder Serie GutachterInnentätigkeiten von wissenschaftlichen Publikationen Alle anderen redaktionellen Tätigkeiten oder Mitgliedschaft in einem Beratungsgremiums einer Fachzeitschrift oder Serie Funktionen in Gremien und Organisationen Funktionen oder Mitarbeit in einem Forschungsnetzwerk oder Arbeitsgruppe Funktionen oder Mitarbeit in einer Begutachtungskommission Funktionen oder Mitarbeit in einer externen Berufungskommission Funktionen oder Mitarbeit in einer externen Habilitationskommission Funktionen oder Mitarbeit in einem Verein, NGO oder Stiftung Funktionen oder Mitarbeit in einem Vorstand oder Beirat eines Unternehmens Funktionen oder Mitarbeit in einem Komitee, Rat oder Gremium Preise und Stipendien Nationale und internationale Ehrungen, Forschungspreise etc. Alle Arten von Stipendien, Forschungsstipendien, Postdoc-Stipendien etc. Alle anderen Anerkennungen, die in keine der anderen Kategorien passt Externe akademische Tätigkeiten Treffen zur Anbahnung eines Projektes Forschungsaufenthalte und Forschungsreisen Lehrtätigkeiten und Gastprofessuren an anderen Institutionen GastwissenschafterInnen Anbahnung von Projekten, Archivarbeiten, Austausch im Rahmen einer Uni- Partnerschaft, Bibliothektsarbeiten, ERASMUS Lehrtätigkeit, Gutachtertätigkeit, Kongressteilnahme, Lehrtätigkeit, Praktikum, Projektkoordination, Projektmeeting, Vorbereitung von Publikationen, Vortagstätigkeit, Wissenschaftliche Kooperation Zweck des Aufenthalts Stand: April

29 Checkliste aller wissensbilanzrelevanten Pflichtfelder zur Validierung und Erstellung von Einträgen (Veröffentlichungen und Aktivitäten) in u:cris Bezeichnung Felder Veröffentlichungen Beitrag in Fachzeitschrift Beitrag in Buch Buch Anderer Beitrag in Periodikum Beitrag zu Konferenz Working Paper Begutachtung, Status veröffentlicht, Originalsprache, Titel in Originalsprache, Seiten (von - bis auch Buchstabenzählung möglich) oder Aufsatznummer (bei e-only), VerfasserInnen, Zeitschrift, Publikationsdaten (es gilt das Erscheinungsjahr im Print außer bei e-only), ÖFOS 2012 Status veröffentlicht, Originalsprache, Titel in Originalsprache, Seiten (von - bis auch Buchstabenzählung möglich), VerfasserInnen, Titel des Sammelwerks, Verlag, Ort des Erscheinens, Herausgeber, Publikationsdaten (es gilt das Erscheinungsjahr im Print außer bei e-only), ÖFOS 2012 Status veröffentlicht, Originalsprache, Titel in Originalsprache, VerfasserInnen, Verlag, Ort des Erscheinens, Publikationsdaten (es gilt das Erscheinungsjahr im Print ausser bei e- only), ÖFOS 2012 Status veröffentlicht, Originalsprache, Titel in Originalsprache, Seiten (von - bis auch Buchstabenzählung möglich), VerfasserInnen, Periodikum, Publikationsdaten (es gilt das Erscheinungsjahr im Print außer bei e-only), ÖFOS 2012 Begutachtung, Status veröffentlicht, Originalsprache, Originalsprache, Titel in Originalsprache, VerfasserInnen, Publikationsdaten (es gilt das Erscheinungsjahr), Veranstaltung, ÖFOS 2012 Status veröffentlicht, Originalsprache, Titel in Originalsprache, Seiten (von - bis auch Buchstabenzählung möglich), VerfasserInnen, Datum (es gilt das Erscheinungsjahr im Print außer bei e-only), ÖFOS 2012 Elektronische/multimediale Veröffentlichung Patent Sonstige Veröffentlichung Status veröffentlicht, Originalsprache, Titel in Originalsprache, Medium, VerfasserInnen, Publikationsdaten (es gilt das Erscheinungsjahr), ÖFOS 2012 Status veröffentlicht, Originalsprache, Titel in Originalsprache, VerfasserInnen, Schutzrecht (IPC und Veröffentlichungsnummer), Publikationsdaten, ÖFOS 2012 Status veröffentlicht, Originalsprache, Titel in Originalsprache, Seitenumfang, VerfasserInnen, Publikationsdatum, ÖFOS 2012 Bezeichnung Felder Aktivitäten Vorträge Typ, Verbindung zu (Achtung nur eine Verbindung auswählbar, wenn möglich Vorträge mit einer Veranstaltung verknüpfen!), Titel in Originalsprache, Person, Rolle, Zeitraum, ÖFOS 2012 Gäste Typ, Gast, interne Person, Rolle der internen Person, Zeitraum, (keine ÖFOS notwendig) Stand: April