IT & Recht - Wien März Vertragsmanagement Spider Contract

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1 IT & Recht - Wien März 2011 Vertragsmanagement Spider Volker Diedrich Senior Business Consultant brainwaregroup

2 Themen Risikomanagement und Compliance- Anforderungen im Vertragsmanagement Komplexe Vertragsbeziehungen verwalten Prozesse und interne Abläufe organisieren und optimieren Verantwortlichkeiten im Vertragsmanagement brainwaregroup

3 Fakten Gegründet 1989 Führender Anbieter: IT Lifecycle Management Management Offices Zug (HQ) Zürich Bern Hamburg Essen München Frankfurt Brainware Group Spider LCM GmbH Brainware Solutions AG Johannesburg Tokio Brainware brainwaregroup

4 Geschäftsbereiche Vertrags Management Software IT Management Software Vertrags Management Consulting IT Management Consulting brainwaregroup

5 brainwaregroup +

6 Praxis Vertragsmanagement brainwaregroup

7 Bedeutung von Verträgen in Unternehmen Verträge haben eine überragende Stellung im Geschäftsverkehr Austauschverhältnisse werden verlässlich vereinbart Kraft ihrer Kalkulierbarkeit sind Verträge oft das Fundament unternehmerischer Entscheidungen Summe der vertraglichen Verpflichtungen (Ausgaben) und Ansprüche (Einnahmen) bilden u.a. die Grundlage für die Finanzanalyse eines Unternehmens brainwaregroup

8 Ziele des Vertragsmanagement Vertrags- u. Lieferanten Konsolidierung Risiken + Chancen managen Vertragscontrolling Potentiale heben, Kosten senken Verhandlungserfolge kommunizieren Compliance sicherstellen Juristische- u. kaufmännische Prioritäten durchsetzen brainwaregroup

9 Optimierung brainwaregroup

10 Vertragsmanagement in 4 Phasen Optimale Vertragstexte vorbereiten und zur Verfügung stellen Verhandeln Compliance sicherstellen Wirksamkeit herstellen Compliance prüfen Bewirtschaftung managen Risiken überwachen Wissen verfügbar halten. Garantie & Gewährleistung Risiko einstufen Kosten senken. Unterschriften eingeholt? Chancen nutzen brainwaregroup

11 Optimierung: Vertragsqualität brainwaregroup

12 Komplexe Vertragsbeziehungen verwalten brainwaregroup

13 Standleitung Versicherung DB Lizenz SW Wartung Oracle Rahmenvertrag Der Server verlässt das Unternehmen, sind alle Verträge im Griff? SLA Outsourcing SW Maintenance Server OS Lizenz brainwaregroup

14 Wartung Aufzüge PBX Telefonie Vertragsbeziehungen Facility Mgmt Miete Untervermietung Umzug einer Niederlassung. Alle Verträge im Griff? Parkplätze Versicherung Telekommunikation brainwaregroup

15 Verantwortlichkeiten im Vertragsmanagement brainwaregroup

16 Teamwork: Rollen & Rechte Ich arbeite mit diesem Partner bereits seit 5 Jahren zusammen. Nur bei diesem Lieferanten gibt es das Produkt zu diesen Konditionen. Vertragsmanagement ist Teamwork. Welcher Vertrag Ist eigentlich gültig? Meiner ist neuer! Warum nutzen wir den Vertrag nur hier, der gilt doch weltweit? Das gemeinsame Wissen verbessert die Ergebnisse - wenn es strukturiert zur Verfügung steht brainwaregroup

17 Ein neuer Mitarbeiter kommt Kennt er die Verträge? Wird er sie optimal nutzen? Kennt er die Pflichten? Kennt er die Ansprüche? brainwaregroup

18 Unternehmensbereiche und Themen Der Niederlassungsleiter oder Geschäftsführer sieht alle Verträge seiner Einheit. Die Geschäftsleitung, der Einkauf und die Unternehmens- Juristen bearbeiten alle Verträge. Die Fachbereichsleiter sehen alle Vertragstypen, die ihrem Bereich zugeordnet sind Fachbereiche I T Facility Management Personalabteilung brainwaregroup

19 Compliance & Risiko Management brainwaregroup

20 Compliance im Vertragsmanagement Einhaltung von Gesetzen und Richtlinien, aber auch freiwillig auferlegte Regeln eines Unternehmen festlegen und einhalten. Unternehmensweite Compliance ist das Zusammenspiel vieler Abteilungen, Funktionen und Mitarbeiter. Regelverstöße können empfindliche Strafen für ein Unternehmen nach sich ziehen. Verträge gehen verloren, Fristen werden versäumt, und im Hintergrund droht die Keule Compliance - die überwiegende Mehrzahl der Unternehmen im deutschsprachigen Raum ist mit ihrem Vertrags-Management unzufrieden. Die IT soll Abhilfe schaffen: 86 Prozent der Befragten geben in einer Studie von Bearing Point an, Systeme zur Vertragsverwaltung einführen zu wollen. Quelle: CIO, brainwaregroup

21 Compliance im Vertragsmanagement Sicherstellung der Compliance im Vertragsmanagement durch: Ausschluss von Vertragspartnern oder Lieferanten Zuweisung von Verantwortlichkeiten Strukturierte Ablage der Metadaten und Dokumente Einhaltung von Aufbewahrungsfristen Zugriffskontrolle für Vertragsdaten Spezielles Reporting Übergreifendes Vertragscontrolling brainwaregroup

22 Risiko Management Vermeidung ungewollter Vertragsverlängerungen Vermeidung ungewollter Vertragsbeendigungen Vermeidung von Überzahlung Vermeidung von ungeplantem Liquiditätsbedarf Strukturierte Handhabung von anzeigepflichtigen Generelle Risikobewertung von Verträgen brainwaregroup

23 Individuelle Risikobetrachtung pro Vertrag Risikoklasse: Risiko unternehmenskritisch Risiko hoch Risiko normal Risiko niedrig Risiko nicht erwartet Risikostatus: Eskalation aktuell Eskalation erwartet Eskalation möglich Keine Eskalation Risikobeschreibung: Lieferant hat Insolvenz angemeldet brainwaregroup

24 brainwaregroup

25 brainwaregroup

26 brainwaregroup

27 brainwaregroup

28 Wie Das sieht können Ihr Sie Vertragsmanagement einfach erreichen! heute aus? brainwaregroup

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